Een CRM kiezen: Praktische gids met proces, criteria en checklist

Uw CRM-selectie kan uw verkoopproces maken of breken

De juiste CRM kiezen is een game-changer voor elk bedrijf. Het kan de manier waarop je je verkoop, je leads en je klantrelaties beheert volledig veranderen.

Maar het is ook makkelijk om de verkeerde te kiezen. Als je dat doet, verspil je niet alleen tijd en geld. Het kan de productiviteit van je team belemmeren en leiden tot gemiste kansen.

Ik heb met duizenden kleine en middelgrote bedrijven gewerkt en heb met eigen ogen gezien hoe een CRM je proces kan stroomlijnen of vertragen. De afgelopen 10 jaar heb ik teams geholpen om CRM op de juiste manier in te zetten en de vele valkuilen onderweg te vermijden.

In deze gids laat ik je zien hoe je een CRM kiest dat perfect past bij jouw bedrijf en verkoopproces. We bespreken alles - wat je prioriteit moet geven, hoe je je team erbij kunt betrekken en waar CRM-systemen vaak tekortschieten.

Een kort overzicht van wat we zullen behandelen:

  1. Waarom het kiezen van de juiste CRM cruciaal is
  2. Het CRM-selectieproces
  3. Belangrijkste kenmerken van een CRM
  4. Een CRM selectiechecklist
  5. De beste CRM voor uw bedrijf kiezen

Laten we erin duiken!

Waarom de juiste CRM kiezen cruciaal is

Laten we meteen ter zake komen: je CRM is meer dan alleen software en het is meer dan een klantendatabase. Het is de ruggengraat van je verkooporganisatie.

Als je het goed doet, heeft het veel voordelen: het helpt je om de follow-ups bij te houden, herhaalde taken te automatiseren en je verkooppijplijn in beweging te houden. Als je het verkeerd aanpakt, loop je het risico leads uit het oog te verliezen, belangrijke interacties te missen en meer werk voor je team te creëren in plaats van minder.

Ik heb teams gezien die maanden bezig waren om een CRM aan de praat te krijgen, om er vervolgens mee op te houden en terug te keren naar rommelige spreadsheets. De oorzaak van het probleem? Ze kozen geen CRM dat aansloot bij hun behoeften of ze onderschatten het belang van gebruikersadoptie.

Een goed CRM doet meer dan contacten beheren. Het brengt structuur aan in je verkoopproces, volgt elke interactie en geeft je inzicht in waar deals zich op elk moment bevinden. Het maakt verkopen makkelijker, niet moeilijker.

Veelvoorkomende valkuilen in CRM-selectie vermijden

Een van de grootste fouten die ik zie is dat bedrijven een CRM kiezen met te veel functies die ze niet nodig hebben. Tijdens de demo ziet het er indrukwekkend uit, maar in de praktijk maken al die extra functies het systeem alleen maar complexer.

Wat gebeurt er dan? Het verkoopteam stopt met het gebruik ervan. Ze vinden het te omslachtig en zonder regelmatige updates wordt je CRM nutteloos.

Daarom raad ik altijd aan om het eenvoudig te houden. Richt je eerst op de kernfuncties: leads beheren, interacties bijhouden en follow-ups automatiseren.

Salesflareis bijvoorbeeld ontworpen met eenvoud en automatisering in gedachten. We konden geen CRM vinden dat we konden blijven gebruiken, dus gingen we op zoek naar een intelligentere. Salesflare integreert diepgaand met tools die je verkoopteam al gebruikt, zoals e-mail, kalender en LinkedIn. Op deze manier voelt het voor hen natuurlijk aan om te gebruiken, wat een betere adoptiegraad betekent.

Het CRM-selectieproces

Nu je begrijpt waarom het belangrijk is om de juiste CRM te kiezen, laten we eens kijken hoe je het selectieproces aanpakt. Dit is waar veel kleine bedrijven struikelen. Ze overhaasten de beslissing of besteden te veel tijd aan het vergelijken van functies zonder na te denken over wat echt belangrijk is.

Zo doe je dat. 👇

1. Bepaal eerst uw zakelijke behoeften

Voordat je begint met het vergelijken van cloudgebaseerde CRM's, moet je eerst weten wat je behoeften zijn. Elk bedrijf is anders en er is geen pasklare oplossing.

Begin met het bekijken van je verkoopproces. Hoe komen leads binnen? Hoe laat je ze door je pijplijn stromen? Waar zitten de grootste knelpunten?

Als je dat in kaart hebt gebracht, bedenk dan wat je nodig hebt van een CRM:

  • Gaat het om verkoop beter volgen in een B2B-context? Of gaat het om het automatiseren van e-mails in eCommerce?
  • Heb je automatisering nodig voor follow-ups en gegevensinvoer?
  • Hoe belangrijk is het om integraties te hebben met je e-mail (zoals Gmail of Outlook), agenda en LinkedIn?
  • Heb je een diepgaande rapportage nodig om de verkoopprestaties bij te houden?

Hoe duidelijker je bent over je behoeften, hoe makkelijker het zal zijn om een CRM te vinden die daarbij past.

Onthoud dat het beste CRM het CRM is dat aansluit bij je verkoopproces. Als het je dwingt om je manier van werken te veranderen, is het waarschijnlijk niet de juiste keuze.

2. Betrek je verkoopteam bij de beslissing

Dit is een belangrijke. Kies niet zelf een CRM.

Je verkoopteam zal de primaire gebruikers zijn, dus hun inbreng is cruciaal. Zij kennen de pijnpunten in je huidige systeem. Ze weten wat werkt en wat niet.

Betrek ze al in een vroeg stadium bij het besluitvormingsproces. Vraag het hen:

  • Wat is de grootste uitdaging in hun dagelijkse werkproces?
  • Hoe volgen ze momenteel hun interacties met leads?
  • Wat zou hun werk gemakkelijker maken?

Als je verkoopteam zich gehoord voelt, is de kans groter dat ze bereid zijn om het nieuwe CRM te gebruiken. Bovendien kunnen ze je helpen potentiële problemen op te sporen voordat je een verplichting aangaat.

3. Profiteer van gratis proefversies

Je zou geen auto kopen zonder er een proefrit in te maken. Hetzelfde geldt voor de selectie van CRM-software.

Als je eenmaal een paar opties op een rijtje hebt gezet, meld je dan aan voor gratis proefversies. En maak er ook echt gebruik van.

Doe praktijkervaring op. Zet een basis verkooppijplijn op, voeg een aantal leads toe en volg ze. Test de andere belangrijke functies.

Salesflare's CRM verkooppijplijn
Probeer een verkooppijplijn op te zetten en een aantal leads te traceren.

Waar moet je je op richten tijdens het proces?

  • Is het CRM intuïtief en gebruiksvriendelijk?
  • Kan het de kerntaken aan die je nodig hebt?
  • Hoe goed integreert het met je bestaande tools (zoals e-mail en agenda)?
  • Zie je het met je team opschalen?

Een goed CRM voelt natuurlijk aan. Als je constant op zoek bent naar functies of moeite hebt om door het systeem te navigeren, is dat een rode vlag.

SalesflareZo kun je het gebruiken zonder veel instellingen. Het is gemaakt om out of the box te werken, dus je kunt testen lead traceringopvolgingsautomatisering en e-mailintegratie meteen.

Belangrijkste kenmerken voor een CRM

Bij het evalueren van CRM's is het makkelijk om afgeleid te worden door flitsende functies. Maar vergeet niet dat meer niet altijd beter is.

Hier zijn de functies die er echt toe doen:

1. Gebruiksgemak

Hier valt niet over te onderhandelen. Als het CRM niet gebruiksvriendelijk is, zal je team het niet gebruiken. Zo eenvoudig is het.

Zoek naar een schone, eenvoudige interface. De navigatie moet intuïtief zijn en veelvoorkomende taken, zoals het toevoegen van leads of het bijwerken van dealfases, moeten slechts een paar klikken in beslag nemen. Zowel op je computer als in de mobiele app.

Salesflareis bijvoorbeeld een verkoop-CRM ontworpen met verkopers in gedachten. Het is niet overladen met functies die je niet nodig hebt en de interface is zo ontworpen dat je je kunt concentreren op de verkoop.

2. Integratie met uw tools

Je CRM mag geen geïsoleerde tool zijn. Het moet naadloos samenwerken met de tools die je team al gebruikt, vooral e-mail, agenda en LinkedIn.

Waarom? Omdat dat de tools zijn die je gebruikt om met leads te communiceren. Een goed CRM haalt automatisch gegevens op uit deze bronnen, zodat je geen tijd verliest met alles handmatig bij te werken.

Salesflare integreert diepgaand met e-mail en agenda, waarbij interacties automatisch worden geregistreerd en follow-ups worden gepland. Het integreert zelfs in LinkedIn, zodat je je leads overal vlekkeloos kunt beheren.

kies een CRM met de juiste integraties, zoals LinkedIn
Integraties met je meest gebruikte tools, zoals LinkedIn, zijn een pluspunt.

3. Automatisering voor repetitieve taken

Automatisering is je vriend.

Voor kleine verkoopteams kan het automatiseren van repetitieve taken, zoals follow-up e-mails en gegevensinvoer, elke week uren werk besparen.

Zoek naar een CRM dat de dingen automatiseert die anders door de mazen van het net zouden glippen. Salesflare logt bijvoorbeeld automatisch e-mails, houdt interacties met klanten bij en herinnert je eraan wanneer het tijd is om op te volgen. Op deze manier wordt er niets gemist en blijft je team gefocust op het sluiten van deals.

4. Aanpassing en flexibiliteit

Elk bedrijf heeft unieke behoeften, dus het is belangrijk om een CRM te kiezen dat maatwerk biedt.

Zoek naar een CRM waarmee je pijplijnen kunt aanpassen, aangepaste velden kunt maken en rapporten kunt genereren die bij jouw bedrijf passen. Je wilt geen rigide systeem dat je dwingt om eromheen te werken. Het CRM moet zich aanpassen aan jouw proces, niet andersom.

5. Schaalbaarheid

Je hoeft niet te ver vooruit te kijken: 3-5 jaar is prima. Maar zorg ervoor dat het systeem grotere teams aankan, zonder het te complex te maken.

Dit betekent meestal dat je een machtigingssysteem nodig hebt, de mogelijkheid om gebruikers te groeperen en de mogelijkheid om aangepaste rapporten te maken.

Checklist CRM-selectie

Hier is een snelle checklist om je te helpen de juiste beslissing te nemen:

  1. Gebruiksgemak: Is het intuïtief voor uw verkoopteam?
  2. Integraties: Werkt het met je e-mail, agenda en LinkedIn?
  3. Automatisering: Kan het terugkerende taken zoals follow-ups automatiseren?
  4. Aanpassing: Kunt u het aanpassen aan uw verkoopproces?
  5. Schaalbaarheid: Zal het de komende 3-5 jaar meegroeien met je team?

Gebruik deze checklist om opties te vergelijken zonder overweldigd te worden door een overdaad aan functies.

De beste CRM voor uw bedrijf kiezen

Uiteindelijk is het juiste CRM het CRM dat je team ook echt gaat gebruiken. Laat je niet meeslepen in de wapenwedloop van functies. Focus op wat belangrijk is: gebruiksgemak, automatisering en naadloze integratie met de tools waar je al op vertrouwt.

Neem de tijd voor gratis tests. Vraag je verkoopteam om input. En zorg ervoor dat je een CRM kiest dat meegroeit met je bedrijf, niet een dat je tegenhoudt als je groter wordt.

Als je een B2B bedrijf bent dat op zoek is naar een CRM dat dit allemaal doet en meer-kijk dan eens naar Salesflare. Het is speciaal ontworpen voor kleine en middelgrote verkoopteams, met de automatisering en integraties die er het meest toe doen. We helpen veel consultants, marketingbureaus en startups.

Je CRM moet een aanwinst zijn, geen last. Kies verstandig en het zal je helpen meer deals te sluiten, je verkoopproces te stroomlijnen en je team de structuur te geven die ze nodig hebben om te slagen.

Wilt u uw huidige CRM-opties of een specifieke use case bespreken? Neem dan contact op met ons team via de chat op salesflare.com. We zijn er om u te helpen 😄

En als je klaar bent voor de volgende stappen: lees dan verder over hoe je een CRM gebruikt!

Ik hoop dat je deze post leuk vond. Als je het leuk vond, vertel het dan verder!

👉 Je kunt @salesflare volgen op Twitter, Facebook en LinkedIn.

Wil je blijven ontdekken?

Er is nog veel meer waar dit vandaan kwam. Bekijk onze nieuwste gidsen hier:
Jeroen Corthout
Laatste berichten door Jeroen Corthout (bekijk alle)