如何在 Gmail 和 Outlook 中发送看起来像是私人邮件的群发邮件
5 个步骤，让你看起来很出色，而不是尴尬
想从你的 Gmail 或 Outlook 收件箱发送群发电子邮件，同时在收件人面前表现得很出色吗？😎
不用再搜了。这正是适合你的指南。
我会介绍：
- 什么是群发电子邮件
- 发送群发电子邮件的三种不同方式，以及该如何选择
- 从 Gmail 或 Outlook 发送群发电子邮件所需采取的步骤
- 如何在群发电子邮件之外进行规模化跟进
- 如何避免垃圾邮件过滤器
- 如何保持符合 GDPR 要求
什么是群发电子邮件？
群发电子邮件也称为批量电子邮件或邮件群发，是一次发送给大量人员的消息。它通常用于电子邮件营销活动，以触达线索、客户或订阅者，用于推广产品或传达重要信息等目的。无论是推广电子邮件活动的一部分，还是单纯分享最新动态，群发电子邮件都能帮助企业高效地连接受众。
发送群发电子邮件的 3 种不同方式（以及专业人士怎么做）
还在到处搜索、阅读各种建议吗？
以下是发送群发电子邮件最常见的 3 种方式：
让我总结一下它们各自的优缺点，并告诉你哪种方式最适合你。😄
1. 人人都讨厌的密送 BCC 选项
我们都知道这种发送群发电子邮件的方式。它快捷又简单，但结果往往很尴尬。而且看起来也不太专业。
此外，你还得费一番功夫，把收件人列表正确复制到 BCC 字段中，而且收件人数量总是有限制。
简而言之：这几乎从来都不是正确的选择。除非你实在没时间，或者不在乎自己不可避免地显得不专业。😟
2. 使用 Mailchimp 等电子邮件服务商发送看起来不像私人邮件的群发电子邮件
需要在今天给超过 2000 个人发送批量电子邮件（而且真的必须是今天，只能是今天）？那这可能就是你的首选。如果不是，请跳到选项 3！
这种方式的优点是，你可以快速地一次给数千人发送电子邮件。
这种方式的缺点是：
- 你的电子邮件看起来不会像私人邮件。训练有素的眼睛（如今人们已经很会识别群发电子邮件了）总能看出这是一封群发邮件。
- 它不会进入受众的优先收件箱。如今，像 Gmail 和 Outlook 这样的邮箱会把通过电子邮件服务提供商发送的邮件，分到名为“促销”或“其他”的标签页中。
- 这也会导致更低的打开率（因此点击和回复也会更少）。
- 而且，由于许多电子邮件服务提供商都会被一小部分但数量相当可观的人滥用，你的电子邮件也更有可能被拦截到垃圾邮件文件夹中。
如果这些都没问题，那就看看我们的 Mailchimp 使用指南 吧（我们的电子邮件简报就是用它发送的）。
如果你想发送看起来像私人邮件、也更有可能被读到的群发电子邮件，我现在就来讲讲。👇
3. 直接从你的 Gmail 或 Outlook 收件箱发送看起来像私人邮件的群发电子邮件
需要一次向数百或数千人发送一封看起来像私人邮件的群发电子邮件？那这个选项绝对最适合你。
使用一个能连接到你的收件箱、并大规模发送个性化电子邮件的平台（比如 Salesflare）。这些邮件看起来会和你手动逐封发送的邮件毫无区别（如果你等不及了：下面就是实现这一点的 5 个简单步骤！）。
这样做的优势包括：
- 你的电子邮件看起来会 100% 像私人邮件。
- 它会进入受众的优先收件箱。
- 这样可以带来很高的打开率（选一个好的主题行！）和成效。
- 你的电子邮件是否出现在垃圾邮件文件夹中，会更受你自己控制，因为邮件不是从一个被许多人共同使用的电子邮件服务提供商的中央邮件服务器发送出去的，而是从你自己的电子邮件收件箱和自己的电子邮件域名发送出去的。
这种强大功能也有一个限制：使用 Google Workspace（专业版 Gmail）或 Microsoft / Office 365（Microsoft 旗下的竞品电子邮件服务）时，你每天最多可以发送 2000 封电子邮件。如果你需要发送更多邮件，这个平台通常会把邮件分摊到多天发送。
如果这对你不起作用，那就回到选项 2。
如果可以，那就继续读下去吧！我马上就告诉你该怎么做。🤩
专业人士的做法：发送一系列私人群发电子邮件
如果你想确保人们回复（或者打开或点击），并且想要多次给他们发送电子邮件，直到他们这样做呢？
没问题，这也可以实现。如今，大多数平台（比如 Salesflare）都支持这样做。
以下是我们的客户选择这样做的一些常见原因（点击下面的链接观看 YouTube 操作演示）：
可能性无穷无尽。🤯
想要进阶使用吗？创建一系列电子邮件，而不是只发送一封，是我的分步骤指南中的第 4 步（可选）。👇
发送看起来像私人邮件的群发电子邮件：5 个简单步骤
市面上大多数群发电子邮件平台，都有这 5 个共同步骤。
我会用 Salesflare 来演示具体做法，因为这是我们自己开发并使用的软件，同时它还具备一系列优势：
- 你可以从现有的联系人数据库开始（无需再处理 .csv 文件）
- 你可以使用数据库中的任意数据来个性化电子邮件（甚至可以根据这些数据自动触发电子邮件！）
- 你可以免费连接多个收件箱（大多数竞品平台都做不到这一点）
- 它非常易于使用
- 你还可以在 Salesflare 中组织后续跟进（毕竟它是一款 CRM）
- 你甚至可以跟踪潜在客户和客户查看你的网站的情况！
还没被使用 Salesflare 说服？别担心，就像我说的，不同平台上的步骤基本相同，所以我们直接开始吧。🤓
1. 连接你的邮箱
要使用你选择的平台，从 Gmail 或 Outlook 邮箱发送群发电子邮件，你首先需要连接邮箱。使用 Salesflare 时，注册时你做的第一件事就是连接邮箱，具体可以前往注册。
需要连接多个邮箱来发送电子邮件？只要前往设置 > 电子邮件设置，点击橙色的大加号按钮即可。（使用 Salesflare 时无需额外付费！）
2. 选择要群发电子邮件的受众
现在，是时候选择需要接收这封群发电子邮件的受众了。
你可能会在以下三个常见位置之一保存这份列表：
- 在你的 CRM 系统中
- 在另一个系统中
- 在 Excel 表格 或 .csv 文件中
如果是第一种情况，最好使用像 Salesflare 这样将群发电子邮件和 CRM 集成在一起的平台。这样可以避免大量不必要的工作。
如果是第二种情况，你可以考虑将那个系统与电子邮件平台集成起来。比如，我们的客户就会使用 Zapier 或 Make 来完成这件事。
如果是第三种情况，你就需要将数据导入群发电子邮件平台。如果你使用的是 Salesflare，可以前往设置 > 导入数据开始操作。至少要确保导入电子邮件地址和名字。
每个人只有一个全名？别担心。Salesflare 会自动将它拆分为名字、中间名、姓氏、前缀和后缀。这样一来，你就能轻松个性化电子邮件。
3. 撰写电子邮件，并使用合并字段进行个性化
魔法就要在这里发生了！✨
像给某一个特定的人发送电子邮件一样撰写电子邮件，然后将特定词语（比如对方的名字、公司名字以及其他内容）替换为合并字段。
轰！你现在发送的是完全个性化的电子邮件。🔥
更棒的是：你还可以跟踪对方是否打开并点击了电子邮件。
另外，如果你使用 Salesflare，还可以查看那些点击了电子邮件中链接的人是否访问了你的网站、查看了哪些页面，以及他们何时访问、停留了多长时间。你只需安装在Salesflare 的设置页面这里找到的脚本即可。
4. 可选（进阶玩法）：把它变成一个工作流！创建一个包含多封电子邮件的序列。
想要连续发送多封电子邮件，而不只是发送一封？那就把它做成一个工作流吧！
使用 Salesflare 时，这很简单：
- 点击“添加步骤”，为工作流添加一个额外步骤。
- 设置这封电子邮件与上一封电子邮件之间的延迟时间。（进阶用法：你还可以设置某人打开、点击或回复后的延迟时间。）
- 想要让它以同一线程中的电子邮件形式发送？勾选“作为回复”。
不知道这些功能可以用来做什么？去 YouTube 看看这些来自我们客户的使用案例视频吧。
5. 点击发送，并开始规模化分析回复
准备好发送了吗？也许可以先发一封快速测试电子邮件，确认一切无误（只需在 Salesflare 中点击“发送测试电子邮件”），然后……就可以发往订阅者的邮箱了！
这就结束了吗？不，这才只是开始。
从这里开始，你就能根据内置的电子邮件跟踪功能，实时了解你的受众如何与你的电子邮件互动：
- 他们会打开你的电子邮件吗？
- 他们会点击你分享的链接吗？还是会回复电子邮件？
- 电子邮件是否会因为电子邮件地址存在问题而退回？或者，如果你添加了取消订阅链接：他们会取消订阅吗？
- 一个电子邮件模板的表现与另一个相比如何？
无论你想分析打开率、点击率、取消订阅率，还是其他电子邮件指标：所有数据都会在一个地方清晰呈现。
接下来，你还可以继续跟进。👇
如何在群发电子邮件之外进行规模化跟进
你已经发送了一封电子邮件（或者完整的电子邮件序列），也开始收到回复了吗？
太棒了！我们来确保你把这些 deal 成功拿下。这可能意味着：
- 成功完成实际销售 deal
- 成功达成合作伙伴 deal
- 在会议、播客等平台上获得推荐……
- 敲定客座文章或反向链接
- 让人们报名参加你的活动
- ……
这正是 CRM 发挥作用的地方！
你只需要创建一个可视化管道，并设置好需要让潜在客户经过的阶段。这样，你就能获得完成尽可能多 deal 所需的概览和控制力。
想进一步了解如何成功做到这一点？继续阅读我们的指南：如何构建稳健的销售管道，并像专业人士一样管理它。
如何避开垃圾邮件过滤器
群发电子邮件时避开垃圾邮件过滤器可能有点棘手。下面是一些提高群发电子邮件送达率的建议：
- 使用专业的电子邮件地址：始终使用带有自定义域名的企业电子邮件地址发送邮件，例如通过 Google Workspace 或 Microsoft 365 使用。Gmail 或 Yahoo 等个人地址更容易触发垃圾邮件过滤器。
- 预热新域名和 IP：如果你使用新的 IP 或新域名发送邮件，请逐步增加电子邮件数量。你可以使用 Warmup Inbox 等工具，慢慢建立信任并提升 IP 声誉。
- 设置 SPF 和 DKIM 记录：确保你的域名已在 DNS 中正确设置 SPF 和 DKIM 记录。这会验证你的发件人身份并提升域名声誉，从而降低电子邮件被标记为垃圾邮件的可能性。了解如何为 Google Workspace 和 Microsoft Office 365 设置这些记录。
- 撰写吸引人的主题行：编写有说服力的主题行，避开垃圾邮件常见词汇（例如“免费”“折扣”等）。一段好的电子邮件预览文本，也有助于让你的电子邮件看起来更专业、更吸引人。
- 避免使用 BCC 字段：使用 BCC 字段发送群发电子邮件，可能会让垃圾邮件过滤器觉得可疑。相反，你可以使用电子邮件营销平台或 Salesflare 这样的 CRM，为每条消息进行个性化处理并正确发送。
- 个性化你的电子邮件：始终使用合并字段个性化你的电子邮件，用收件人的名字称呼对方，或加入相关信息。看起来像批量制作的电子邮件，更容易进入垃圾邮件文件夹。为个性化失败设置备用选项，可以避免出现尴尬情况。
- 加入取消订阅链接：始终在电子邮件页脚中提供一个容易找到的取消订阅链接。这有助于降低垃圾邮件率，并确保你遵守 GDPR 等法规。
- 限制链接数量：链接太多，尤其是指向不同域名的链接，可能会让你的电子邮件被标记为垃圾邮件。坚持使用与你的发件人地址属于同一域名的链接。
- 监控打开率：密切关注你的打开率。如果打开率低于 20%–30%，请检查你的电子邮件工作流，从主题行到电子邮件内容都要查看。必要时调整电子邮件，以改善效果。
- 定期清理电子邮件列表：发送前，使用 EmailListVerify 等验证工具检查你的列表，删除无效的电子邮件地址。这会降低你的 Bounce 率，并改善整体发件人声誉。
……但最重要的是：不要发送任何从收件人角度看起来像垃圾邮件的电子邮件。
如何确保符合 GDPR
担心群发电子邮件时无法保持 GDPR 合规？别紧张——下面是一些简单建议，帮助你遵守欧盟法规：
- 确保每个人都主动选择订阅：发送电子邮件前，确保所有收件人都通过清晰的注册表单或订阅表单主动选择订阅。这样，你收集电子邮件地址时就获得了完整同意，符合 GDPR 的要求。
- 始终加入取消订阅链接：这不仅是为了避开垃圾邮件过滤器，也是 GDPR 的要求：每封电子邮件都需要在页脚中加入清晰的取消订阅链接。如果有人不想再接收你的电子邮件，他们应该能够轻松、立即地取消订阅。
- 保持数据整洁：定期清理列表，删除无效或过期的电子邮件地址，并妥善处理取消订阅请求。这样可以让你的数据保持最新并符合规定。
- 使用符合 GDPR 要求的平台：选择符合 GDPR 的电子邮件工具，确保个人数据得到安全存储和处理。这包括负责任地管理电子邮件地址，并尊重取消订阅请求。
- 透明说明你的电子邮件结构：使用一个能清楚标识你的组织的 邮件头，并坦诚说明人们为什么会收到你的电子邮件。这样可以建立信任，并确保你符合 GDPR 指南。
遵循这些建议，你就更有可能在专业地群发电子邮件的同时，符合 GDPR 要求！
现在就去发送那些让你看起来很棒、而不是很尴尬的电子邮件吧！😎
如果你对如何做到这一点还有其他问题，可以查看以下资料：
- 如何使用 Salesflare 的电子邮件工作流发送群发电子邮件［视频］
- 如何使用 Salesflare 的电子邮件工作流发送群发电子邮件［文章］
- 我们的客户使用电子邮件工作流发送邮件的不同场景［视频］
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