7 CRM-Herausforderungen und wie man sie überwindet [2025]
Mögliche Probleme und Schlüssel für eine erfolgreiche Umsetzung
CRM-Systeme können für kleine und mittelständische Unternehmen ein entscheidender Faktor sein, so viel ist sicher. Sie haben das Potenzial, Ihren Vertriebsprozess zu verändern, die Kundenbeziehungen zu verbessern und den Umsatz zu steigern.
Die schlechte Nachricht: Wenn Ihre CRM-Implementierung auf Schwierigkeiten stößt, könnten all diese CRM-Vorteile unerreichbar bleiben. In jahrelanger praktischer Arbeit mit Tausenden von Unternehmen habe ich immer wieder die gleichen CRM-Fallen gesehen.
Die gute Nachricht? Diese Herausforderungen sind häufig, aber sie sind nicht unüberwindbar. Die noch bessere Nachricht ist, dass die Lösungen oft einfacher sind, als Sie denken.
Ich möchte Ihnen die wichtigsten Herausforderungen erläutern, mit denen Unternehmen bei der Einführung von CRM konfrontiert sind, und Ihnen zeigen, wie Sie diese überwinden können, damit Ihre CRM-Reise reibungslos und lohnend wird. Ich habe auch einige Beispiele dafür angeführt, wie Salesflare Unternehmen wie dem Ihren geholfen hat, diese Herausforderungen zu bewältigen.
1. CRM zu arbeitsintensiv und kompliziert
Der häufigste Grund für das Scheitern einer CRM-Einführung ist, dass das Team zu viel Arbeit damit hat. Es ist anstrengend. Sie haben vielleicht sogar das Gefühl, dass die Verwaltung des CRM mehr Arbeit macht als der Verkaufsprozess selbst.
Die Sache ist die: Die meisten CRM-Systeme sind so aufgebaut, als ob jeder, der sie benutzt, ein unmenschliches Maß an Disziplin hätte. Sie erfordern manuelle Eingaben für jede kleine Aktualisierung: Kontaktdaten, E-Mail-Protokolle, Anrufnotizen, Änderungen des Lead-Status und so weiter. Das ist überwältigend, und es ist kein Wunder, dass viele Leute aufhören, sie zu benutzen.
Viele CRMs sind in erster Linie für das Management und nicht für das Vertriebsteam konzipiert. Dies führt zu einem Produkt, das kompliziert, überladen mit Funktionen und einschüchternd für diejenigen ist, die es am meisten brauchen.
Wie man das Problem löst
Der Schlüssel dazu ist Automatisierung und Einfachheit. Sie brauchen ein CRM, das Ihnen die schwere Arbeit abnimmt.
Salesflareerleichtert zum Beispiel die Nachbereitung des Verkaufs. Es verfolgt automatisch die Kommunikation mit Ihren Kontakten - wie EmailsBesprechungen und Anrufe - ohne manuelle Protokollierung. Sein Vertriebs-CRM schlägt auch neue Konten und Kontakte auf der Grundlage Ihrer Kommunikation vor, wodurch sich der Verwaltungsaufwand verringert.
Wenn Ihr CRM einfach zu bedienen ist und Sie entlastet, werden Sie es gerne nutzen. Ihr Team wird es nicht mehr meiden, sondern annehmen.
2. Mangelnde Einbeziehung des Teams in die CRM-Auswahl
Auswahl eines CRM kann sich wie eine Entscheidung auf Managementebene anfühlen, aber hier ist der Punkt, an dem viele einen Fehler begehen: Sie beziehen die tatsächlichen Benutzer nicht mit ein. Das Vertriebsteam - also diejenigen, die das CRM täglich nutzen - hat oft kein Mitspracherecht. Und wenn sie nicht einbezogen werden, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie es annehmen.
Ein CRM, das ohne Mitwirkung des Teams ausgewählt wird, stößt häufig auf Widerstand. Dies bedeutet inkonsistente Daten, begrenzte Akzeptanz und letztendlich ein CRM, das verstaubt.
Wie man das Problem löst
Beziehen Sie Ihr Vertriebsteam von Anfang an mit ein. Sie müssen die Software testen, bewerten und sich mit ihr wohlfühlen. Sie müssen sehen, wie es ihnen hilft, und nicht nur, wie es Ihnen als Manager hilft.
Bei Salesflare haben wir gesehen, welchen Unterschied es macht, wenn das Vertriebsteam einbezogen wird. Wenn das Team bei der Auswahl des CRM mitwirkt, ist es motiviert, es zu nutzen. Es gehört ihnen, es ist nicht nur etwas, das von der Geschäftsleitung vorgegeben wird.
Holen Sie auch die "digitalen Skeptiker" ins Boot. Diejenigen Teammitglieder, die am wenigsten begeistert sind, sollten Teil der Testgruppe sein. Wenn sie zu Befürwortern werden, folgen alle anderen.
3. Überladenes CRM mit zu vielen Feldern
Kennen Sie die Redewendung "Tod durch tausend Schnitte"? Das ist es, was passiert, wenn Ihr CRM zu viele Felder hat.
Es ist leicht zu glauben, dass mehr Daten besser sind. Aber die Eingabe all dieser Daten nimmt wertvolle Zeit in Anspruch. Schlimmer noch, sie hält die Vertriebsmitarbeiter von dem ab, was sie am besten können: verkaufen.
Wenn Ihr CRM mit irrelevanten Feldern vollgestopft ist, wird es entmutigend. Teammitglieder fangen an, Felder zu überspringen, geben inkonsistente Daten ein, und schon bald ist das CRM nicht mehr zuverlässig.
Wie man das Problem löst
Weniger ist mehr. Konzentrieren Sie sich auf die Daten, die den Verkaufsprozess wirklich voranbringen.
Fragen Sie sich selbst: Ist diese Information ein "Muss", ein "Sollte" oder nur ein "Könnte"? Setzen Sie Prioritäten bei den "Must-haves", und lassen Sie den Rest weg.
In meinen Webinaren empfehle ich, sich auf Felder zu konzentrieren, die für Ihr Team von Nutzen sind: Felder, die ihnen helfen, Nachfassaktionen durchzuführen, ihre Kunden zu verstehen oder den Verkaufstrichter zu verfolgen. Machen Sie keine Felder zu Pflichtfeldern, es sei denn, sie sind absolut unerlässlich. Je weniger Pflichtfelder, desto eher wird Ihr Team das CRM konsequent nutzen.
4. Unzureichende Teamschulung zur Nutzung von CRM
Das beste Instrument der Welt ist nutzlos, wenn niemand weiß, wie man das CRM richtig nutzt.
Ich habe das immer wieder erlebt. Ein CRM wird mit Begeisterung eingeführt, aber nach ein oder zwei Wochen geht die Nutzung zurück, weil die Leute nicht wissen, wie sie das Beste daraus machen können.
Wenn Ihr Team nicht weiß, wie man das CRM nutzt, wird es schnell zu einer teuren Kontaktdatenbank und nicht mehr.
Wie man das Problem löst
Schulungen sind nicht optional. Beginnen Sie damit, Ihr Team mit den Schlüsselfunktionen des CRM vertraut zu machen, und planen Sie dann ausführliche Sitzungen zur Verfolgung von Informationen und zur effektiven Nachverfolgung.
Auf Salesflare gibt es "Getting Started"-Videos, die etwas mehr als eine Stunde dauern und alle wesentlichen Punkte abdecken. Das hilft neuen Benutzern, sofort loszulegen.
Ein weiterer effektiver Ansatz ist die Veranstaltung eines Team-Workshops über Ihren Vertriebsprozess, d.h. wie man Leads verwaltet, Fortschritte verfolgt und das CRM konsequent nutzt. Dies fördert die Eigenverantwortung und macht deutlich, dass die Nutzung des CRM eine Teamleistung ist.
5. Fehlen einer klaren CRM-Strategie und -Prozesse
Ein CRM ohne eine klare Strategie ist wie Autofahren ohne Karte. Man bewegt sich zwar, aber man kommt nirgendwo hin.
Wenn Sie nicht definiert haben, wie das CRM zu verwenden ist - wie Leads verfolgt werden sollen, wie Phasen definiert werden oder wie Folgeaufgaben protokolliert werden - wird jeder es anders verwenden.
Wie man das Problem löst
Definieren Sie Ihre Prozesse klar und dokumentieren Sie sie. Wie sieht Ihre Verkaufspipeline aus? Was bedeutet jede Phase? Welche Felder sind wichtig, und wie sollten sie ausgefüllt werden? Wer ist für die Aktualisierung welcher Bereiche des CRM zuständig?
Einfache Regeln, die offen geteilt werden, führen zu einer besseren CRM-Nutzung. Ich habe das immer wieder erlebt. Wenn es Klarheit gibt, gibt es auch Konsistenz. Und wenn diese Konsistenz gegeben ist, liefert Ihr CRM genaue Erkenntnisse, die zum Wachstum Ihres Unternehmens beitragen.
6. Fehlende Unterstützung durch das Management
Der Erfolg von CRM hängt nicht nur vom Vertriebsteam ab, sondern muss auch von der Unternehmensspitze mitgetragen werden.
Ohne eine starke Unterstützung durch die Geschäftsleitung steht Ihre CRM-Einführung von Anfang an auf wackligen Beinen. Wenn die Führung nicht voll dahinter steht, ist es viel schwieriger, alle anderen mit ins Boot zu holen.
Wenn Manager sich nicht für die Einführung von CRM engagieren, betrachten die Teams es eher als ein "Nice to have" denn als ein "Must have". Und das ist ein schneller Weg zur Abkehr.
Wie man das Problem löst
Um die Geschäftsleitung zu überzeugen, sollten Sie ihr die greifbaren Vorteile aufzeigen: bessere Verkaufsprognosen, mehr Einblick in die Verkaufsaktivitäten mit großartigen Verkaufs-Dashboards und Möglichkeiten zur Verbesserung der Produktivität. Teilen Sie Kennzahlen mit, die die Wirkung des CRM belegen, und zeigen Sie, wie es mit den Unternehmenszielen in Einklang steht.
Ich habe erlebt, wie Kunden mit aktiver Beteiligung des Managements die Dinge völlig umgedreht haben. Ein Manager, der das CRM nutzt und regelmäßig nachfragt, sendet eine klare Botschaft: Das ist entscheidend für den Erfolg.
7. Ineffiziente Datenmigration
Wenn Ihre CRM-Migration nicht reibungslos verläuft, kann es passieren, dass Sie mit fehlerhaften Daten dastehen. Falsche, unvollständige oder doppelte Daten aus Altsystemen können ein Chaos verursachen, das nur schwer zu bereinigen ist. Wenn die Daten nicht stimmen, verliert Ihr Team das Vertrauen in das CRM und nutzt es nicht mehr.
Wie man das Problem löst
Prüfen Sie vor der Migration Ihre vorhandenen Daten. Entfernen Sie Duplikate, ergänzen Sie fehlende Informationen und bereinigen Sie veraltete Datensätze. Testen Sie die Migration, um sicherzustellen, dass alles korrekt übertragen wird.
Salesflare macht die Datenmigration einfach, indem es die meisten Daten automatisch aus Ihrem Google Mail oder Ausblicksondern auch das Importieren erleichtern. Mit einer gewissen Datenvorbereitung können Sie häufige Fallstricke vermeiden und sicherstellen, dass Ihre CRM-Daten vom ersten Tag an zuverlässig sind.
CRMs sind keine Zauberei, aber sie können für Ihr Unternehmen magische Dinge bewirken, wenn Sie sie mit Bedacht einsetzen. Die meisten der oben genannten Herausforderungen sind lösbar, sofern Sie die richtigen Schritte zur richtigen Zeit unternehmen.
Denken Sie daran, dass ein CRM letztlich ein Werkzeug zur Unterstützung Ihres Verkaufsprozesses ist; es sollte Ihrem Team das Leben erleichtern, nicht erschweren. Es sollte Ihren Bedürfnissen entsprechen, Ihnen helfen, organisiert zu bleiben, und - was am wichtigsten ist - es sollte Ihrem Team Spaß machen.
Wenn Sie neugierig sind, wie Sie diese Herausforderungen meistern können, versuchen Sie Salesflare. Es wurde entwickelt, um CRM einfach und effektiv zu gestalten, insbesondere für kleine Unternehmen, die mehr Zeit für den Verkauf und weniger Zeit für die Verwaltung benötigen. Und wenn Sie Rat oder Hilfe brauchen, wenden Sie sich einfach an den Chat auf der Salesflare-Website.
Sind Sie bereit, den Unterschied zu erkennen? Lassen Sie uns CRM für Sie arbeiten, nicht umgekehrt.
FAQ
Was sind einige der Herausforderungen eines CRM-Systems?
Zu den häufigsten Herausforderungen, mit denen Unternehmen im Zusammenhang mit CRM-Systemen konfrontiert werden, gehören:
- Das CRM ist zu kompliziert und erfordert zu viele manuelle Dateneingaben.
- Das Vertriebsteam war nicht in den Auswahlprozess eingebunden, was zu einer schlechten Akzeptanz führte.
- Das System ist mit zu vielen unnötigen Feldern überfrachtet.
- Das Team wird nur unzureichend darin geschult, wie das CRM effektiv genutzt werden kann.
- Fehlen einer klaren Strategie oder definierter Prozesse für die Nutzung des CRM.
- Unzureichende Unterstützung oder Beteiligung der Unternehmensleitung.
- Ineffiziente oder unübersichtliche Datenmigration aus alten Systemen.
Was sind die Grenzen von CRM?
Die größte Einschränkung eines jeden CRM ist, dass es keine magische Lösung ist; sein Erfolg hängt vollständig von Menschen und Prozessen ab. Wenn das Vertriebsteam es nicht konsequent nutzt, werden die Daten unzuverlässig und das System verliert seinen Wert. Seine Wirksamkeit wird durch die Qualität der eingegebenen Daten, die Klarheit des unterstützten Vertriebsprozesses und den Grad der Benutzerakzeptanz im Unternehmen begrenzt.
Was ist eine häufige Herausforderung bei der CRM-Implementierung?
Die häufigste Herausforderung bei der CRM-Implementierung ist die geringe Benutzerakzeptanz, weil das Team das System als zu arbeitsintensiv empfindet. Viele CRMs erfordern eine ständige manuelle Dateneingabe für jede E-Mail, jeden Anruf und jedes Meeting, was von den Vertriebsmitarbeitern als Belastung empfunden wird, die sie vom Verkaufen abhält. Aus diesem Grund ist die Wahl eines CRM-Systems, das diese Arbeit automatisiert, wie Salesflare, entscheidend für den Erfolg.
Was sind die Vor- und Nachteile von CRM?
Vorteile: Ein gut implementiertes CRM kann Ihr Unternehmen transformieren, indem es Ihnen hilft, Ihre Kundenbeziehungen zu verbessern, Ihren Vertriebsprozess zu rationalisieren, die Nachverfolgung zu automatisieren, so dass nichts durch die Maschen rutscht, und letztendlich zu einem erheblichen Umsatzwachstum führt.
Nachteile: Wenn ein CRM schlecht ausgewählt oder implementiert wird, kann es mehr Arbeit verursachen als es einspart, zu einer geringen Benutzerakzeptanz führen und zu einer teuren, ungenutzten Datenbank werden. Die größten Nachteile sind die mit der Komplexität verbundenen Risiken, der Schulungsbedarf und das Potenzial für unordentliche Daten.
Warum sind CRMs so kompliziert?
Viele CRM-Systeme sind kompliziert, weil sie in erster Linie für die Berichtsanforderungen des Managements und nicht für die täglichen Arbeitsabläufe des Vertriebsteams konzipiert sind. Das Ergebnis sind Systeme, die mit Funktionen überladen sind und für jede Aktion eine umfangreiche manuelle Dateneingabe erfordern. Um dies zu vermeiden, sollten Sie sich für ein CRM wie Salesflare entscheiden, das in erster Linie für die Vertriebsmitarbeiter entwickelt wurde und sich auf Automatisierung und Einfachheit konzentriert, um ihnen das Leben zu erleichtern und nicht zu verkomplizieren.
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