7 retos de CRM y cómo superarlos [2024] (en inglés)
Los posibles problemas y las claves del éxito de la aplicación
Los sistemas CRM pueden cambiar las reglas del juego de las pequeñas y medianas empresas, de eso no hay duda. Tienen el potencial de transformar su proceso de ventas, mejorar las relaciones con los clientes e impulsar el crecimiento de los ingresos.
La mala noticia: si la implantación de su CRM se enfrenta a dificultades, todos estos beneficios del CRM podrían quedar fuera de su alcance. A lo largo de años de trabajo práctico con miles de empresas, he visto que los mismos escollos de CRM aparecen una y otra vez.
¿La buena noticia? Estos retos son habituales, pero no insuperables. La mejor noticia es que las soluciones suelen ser más sencillas de lo que crees.
Permítame guiarle a través de los principales retos a los que se enfrentan las empresas a la hora de implantar CRM, y cómo puede superarlos para que su viaje CRM sea fluido y gratificante. También he incluido algunas historias de cómo Salesflare ha ayudado a empresas como la suya a superar estos retos.
1. El CRM requiere mucho trabajo y es complicado
La razón más común por la que una implantación de CRM fracasa es que al equipo le parece demasiado trabajo. Es agotador. Incluso pueden pensar que gestionar CRM es más trabajo que el propio proceso de ventas.
La cuestión es la siguiente: la mayoría de los sistemas CRM están diseñados como si todos los usuarios tuvieran un nivel de disciplina inhumano. Exigen la introducción manual de cada pequeña actualización: datos de contacto, registros de correo electrónico, notas de llamadas, cambios de estado de clientes potenciales, etc. Es abrumador. Es abrumador, y no es de extrañar que mucha gente deje de utilizarlo.
Muchos CRM están diseñados principalmente para la dirección, no para el equipo de ventas. Esto da lugar a un producto complicado, sobrecargado de funciones e intimidante para quienes más lo necesitan.
Cómo resolverlo
La clave es la automatización y la simplicidad. Necesitas un CRM que haga el trabajo pesado por ti.
Salesflarefacilita el seguimiento de las ventas. Rastrea automáticamente la comunicación con sus contactos.correos electrónicosreuniones, llamadas... sin necesidad de registro manual. En CRM de ventas también sugiere nuevas cuentas y contactos basándose en tus comunicaciones, lo que reduce el trabajo administrativo.
Cuando su CRM es fácil de usar y aligera su carga, se convierte en algo que desea utilizar. Su equipo dejará de evitarlo y empezará a adoptarlo.
2. Falta de implicación del equipo en la selección del CRM
Selección de un CRM puede parecer una decisión a nivel directivo, pero aquí es donde muchos se equivocan: no implican a los usuarios reales. El equipo de ventas, que es el que utilizará el CRM a diario, no suele tener voz ni voto. Y si no participan, es menos probable que lo acepten.
Un CRM elegido sin la participación del equipo suele encontrar resistencia. Esto se traduce en datos incoherentes, una aceptación limitada y, en última instancia, un CRM que acumula polvo.
Cómo resolverlo
Implique a su equipo de ventas desde el principio. Tienen que probarlo, evaluarlo y sentirse cómodos utilizándolo. Tienen que ver cómo les ayuda, no solo cómo te ayuda a ti como gestor.
En Salesflare, hemos comprobado la diferencia que supone la participación del equipo de ventas. Cuando el equipo ayuda a elegir el CRM, se sienten motivados para utilizarlo. Es suyo, no sólo algo que les ha dado la dirección.
Involucre incluso a los "escépticos digitales". Los miembros del equipo menos entusiastas deben formar parte del grupo de prueba. Cuando se convierten en defensores, todos los demás les siguen.
3. CRM sobrecargado con demasiados campos
¿Ha oído alguna vez la expresión "muerte por mil cortes"? Eso es lo que ocurre cuando tu CRM tiene demasiados campos.
Es fácil pensar que más datos es mejor. Pero introducir todos esos datos consume un tiempo valioso. Y lo que es peor, aleja a los vendedores de lo que mejor saben hacer: vender.
Cuando el CRM está repleto de campos irrelevantes, resulta desalentador. Los miembros del equipo empiezan a saltarse campos, introducen datos incoherentes y, muy pronto, el CRM deja de ser fiable.
Cómo resolverlo
Menos es más. Céntrese en los datos que realmente hacen avanzar el proceso de ventas.
Pregúntese a sí mismo: ¿Es esta información "imprescindible", "necesaria" o sólo "posible"? Dé prioridad a lo imprescindible y deje de lado el resto.
En mis seminarios web, recomiendo centrarse en los campos que son procesables para su equipo: aquellos que les ayudan a realizar un seguimiento, comprender a sus clientes o rastrear el embudo de ventas. No haga que los campos sean obligatorios a menos que sean absolutamente esenciales. Cuantos menos campos obligatorios haya, más probable será que su equipo utilice el CRM de forma coherente.
4. Formación insuficiente del equipo sobre el uso de CRM
La mejor herramienta del mundo no sirve de nada si nadie sabe cómo utilizar el CRM correctamente.
Lo he visto una y otra vez. Un CRM se introduce con entusiasmo, pero al cabo de una o dos semanas su uso decae porque la gente no sabe cómo sacarle el máximo partido.
Si su equipo no sabe cómo utilizar el CRM, se convertirá rápidamente en una costosa base de datos de contactos, nada más.
Cómo resolverlo
La formación no es opcional. Empiece por presentar a su equipo las principales características de CRM y, a continuación, programe sesiones en profundidad sobre cómo realizar un seguimiento eficaz de la información.
En Salesflare, tenemos vídeos de "Primeros pasos" que duran poco más de una hora y cubren todo lo esencial. Esto ayuda a los nuevos usuarios a empezar de cero.
Otro enfoque eficaz es organizar un taller de trabajo en equipo sobre el proceso de ventas: cómo gestionar clientes potenciales, realizar un seguimiento del progreso y utilizar el CRM de forma coherente. Esto fomenta el sentido de pertenencia y deja claro que el uso del CRM es un esfuerzo de equipo.
5. Falta de estrategia y procesos CRM claros
Un CRM sin una estrategia clara es como conducir sin un mapa. Puede que te muevas, pero no llegas a ninguna parte.
Si no ha definido cómo utilizar el CRM -cómo debe realizarse el seguimiento de los clientes potenciales, cómo se definen las etapas o cómo se registran las tareas de seguimiento-, cada persona lo utilizará de forma diferente.
Cómo resolverlo
Defina claramente sus procesos y documéntelos. ¿Qué aspecto tiene su proceso de ventas? ¿Qué significa cada etapa? Qué campos son esenciales y cómo deben rellenarse? ¿Quién es responsable de actualizar qué parte del CRM?
Unas normas sencillas, compartidas abiertamente, conducen a un mejor uso del CRM. Lo he visto una y otra vez. Cuando hay claridad, hay coherencia. Y con coherencia, su CRM proporciona información precisa que ayuda a hacer crecer su negocio.
6. Falta de apoyo de la dirección
El éxito de CRM no depende sólo del equipo de ventas, sino que necesita la implicación de la cúpula directiva.
Sin un fuerte respaldo de la alta dirección, la implantación de CRM se tambalea desde el principio. Si la dirección no lo respalda plenamente, será mucho más difícil conseguir que todos los demás se sumen al proyecto.
Cuando los directivos no muestran compromiso con la adopción de CRM, los equipos empiezan a verlo como algo "bueno de tener" en lugar de "imprescindible". Y esa es una vía rápida hacia el abandono.
Cómo resolverlo
Para ganarse a los directivos, muéstreles los beneficios tangibles: mejor previsión de ventas, más visibilidad de la actividad de ventas con paneles de ventas y oportunidades para mejorar la productividad. Comparta métricas que demuestren el impacto del CRM y muestre cómo se alinea con los objetivos empresariales.
He visto a clientes dar la vuelta a la situación por completo con la implicación activa de la dirección. Un directivo que utiliza el CRM y lo comprueba regularmente envía un mensaje claro: esto es crucial para el éxito.
7. Migración de datos ineficaz
Si la migración de su CRM no se realiza sin problemas, puede acabar con datos rotos. Los datos incorrectos, incompletos o duplicados de los sistemas heredados pueden crear un desorden difícil de limpiar. Cuando los datos no son correctos, su equipo pierde la confianza en el CRM y deja de utilizarlo.
Cómo resolverlo
Antes de migrar, realice una auditoría de los datos existentes. Elimine duplicados, rellene la información que falte y limpie los registros obsoletos. Pruebe la migración para asegurarse de que todo se transfiere correctamente.
Salesflare facilita la migración de datos al recopilar automáticamente la mayoría de los datos de su Gmail o Outlookpero también facilitando la importación. Con un poco de preparación de los datos, puede evitar errores comunes y asegurarse de que sus datos de CRM son fiables desde el primer día.
Los CRM no son mágicos, pero pueden hacer cosas mágicas por tu negocio si los utilizas con cuidado. La mayoría de los retos que he destacado anteriormente son solucionables, siempre que tomes las medidas adecuadas en el momento oportuno.
Recuerde que, en última instancia, un CRM es una herramienta de apoyo a su proceso de ventas: debe facilitar la vida de su equipo, no complicársela. Debe adaptarse a sus necesidades, ayudarle a mantenerse organizado y, lo más importante, ser algo que su equipo disfrute utilizando.
Si tiene curiosidad por saber cómo superar estos retos, pruebe Salesflare. Está diseñado para hacer que el CRM sea fácil y eficaz, especialmente para pequeñas empresas que necesitan más tiempo para vender y menos para tareas administrativas. Y si necesita consejo o ayuda, no tiene más que ponerse en contacto a través del chat del sitio web de Salesflare.
¿Listo para ver la diferencia? Hagamos que CRM trabaje para usted, y no al revés.
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