Cómo crear un calendario de contenidos - Guía completa

Masterclass de marketing de contenidos: Cuarta parte

Si esta es la cuarta parte que estás leyendo, está claro que estás en racha con el marketing de contenidos: preparando una estrategia de contenidos, ideando todas esas jugosas ideas de contenido. Es hora de organizarse y trasladar tus ideas a un ordenado calendario de contenidos. Las 6.357. 🙄

¿Estás abrumado por las miles de ideas que se te han ocurrido? ¿No sabes por dónde empezar en la hoja de Google en blanco que tienes delante? No se preocupe: en esta entrada de blog descubrirá cómo estructurar sus contenidos y optimizar su calendario de contenidos.

Planifica tu trabajo y trabaja tu plan es tu nuevo mantra.

Este artículo es la cuarta parte de una nueva serie de clases magistrales sobre marketing de contenidos. Creemos que es un tema increíblemente importante - y de acuerdo con una pequeña encuesta que hicimos, usted también. El problema es que hay mucho contenido sobre marketing de contenidos por ahí (hablando de meta) y mucha de la información es contradictoria.

Te traemos esta Masterclass en colaboración con Anouck Meier, Chief Storytelling Officer en Ampersand. Anouck es un copywriter de conversión y un estratega de marketing de contenidos que ha trabajado con numerosas marcas, grandes y pequeñas, para ayudarles a alcanzar sus objetivos de negocio a través de contenidos estratégicos. Vamos a aclarar la historia del contenido de una vez por todas en una guía completa. ¿Listo para sumergirte?

- Jeroen Corthout, Cofundador Salesflare, un CRM de ventas fácil de usar para pequeñas empresas B2B.

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¿Qué es un calendario de contenidos?

Un calendario de contenidos (también denominado "calendario de marketing", "calendario de blog", "calendario de redes sociales" o "calendario editorial") puede ser cualquier cosa que utilices para planificar, programar y organizar contenidos de forma semanal, mensual o anual.

Suele adoptar la forma de un flujo de trabajo visual (en tecnicolor, si eres como yo).

Te ayuda a hacer un seguimiento de los temas, los tipos de contenido, los canales, los miembros del equipo y, por último, pero no por ello menos importante, los plazos.

Normalmente, un calendario de contenidos se presenta de tres formas:

  • Calendario impreso. Para los amantes de la vieja escuela de todo lo relacionado con el papel. 🗓
  • Hojas de cálculo. Si sabes manejar una hoja de Google, puede ser una forma muy rentable de organizar tu contenido.
  • Aplicaciones. Desde herramientas de gestión de proyectos como Asana o Trello a herramientas de gestión de contenidos a medida como CoSchedule o Smarterqueue: hay montones de aplicaciones que puedes utilizar como calendarios de contenidos.

¿Esa miríada de post-its con ideas aleatorias pegados en tu monitor? Me temo que no es un calendario de contenidos.

calendario de contenidos
Hay calendarios de contenidos de todas las formas y tamaños: es importante crear uno que satisfaga sus necesidades específicas.

Cuestiones a tener en cuenta antes de iniciar un calendario de contenidos

¿Está experimentando ya síntomas leves de estrés sobre qué tipo de calendario elegir?

Permítanme aliviar un poco el FOMO ofreciéndoles una sugerencia muy reconfortante para facilitarles la elección: depende. (Verás, mi antigua carrera como abogado vuelve a perseguirme a veces. Y ahora a ti también te afecta).

A continuación le ofrecemos algunos consejos útiles que debe tener en cuenta antes de embarcarse en la aventura de crear un calendario de contenidos:

  • ¿Cuántos canales y plataformas gestiona? ¿Es sólo un blog y una página de Facebook? ¿O promociona constantemente sus contenidos en una amplia gama de medios y plataformas?
  • ¿Con qué frecuencia publica contenidos? ¿Publica a diario? ¿Varias veces al día? ¿Quizá sólo una vez a la semana? Siga sus pasos e intente obtener una visión clara. Esto te ayudará a determinar cómo visualizar mejor tu calendario de contenidos de forma regular.
  • ¿Crea más de un tipo de contenido? ¿Sube podcasts a iTunes y al mismo tiempo publica artículos en su blog? En ese caso, su calendario de contenidos deberá ser capaz de distinguir entre ambos.
  • ¿Sólo tú utilizas tu calendario de contenidos o lo hace todo un equipo? Tal vez tenga un sistema que tenga mucho sentido para usted, pero en cuanto empiece a colaborar en contenidos, tendrá que funcionar también para los demás. Los mejores calendarios de contenidos te permitirán a ti y a los miembros de tu equipo racionalizar vuestros esfuerzos.
  • ¿Cuál es su proceso de contenidos? ¿Cuál es su grado de complejidad? ¿Cuánto dura el proceso de producción de contenidos? ¿Existe un proceso importante de edición, revisión o aprobación de cada contenido? Asegúrese de que su calendario distingue entre tareas similares que se encuentran en distintas fases de creación.

Pero, un momento, ¿para qué necesito un calendario de contenidos?

Sé que a estas alturas te estarás preguntando: "¿Por qué no puedo simplemente elegir una nueva idea de mi interminable lista de ideas de contenido cada día y ver qué pasa? Qué hay de malo en improvisar?".

Elegir un calendario de contenidos en lugar de una estrategia improvisada tiene muchas ventajas:

  • Obtenga una visión a 50.000 pies de su contenido. Crea una visualización clara de cómo se distribuyen tus contenidos a lo largo del año en términos de calendario, temas, formatos, etc. Entradas de blog, publicaciones en redes sociales, boletines por correo electrónico, podcasts, vídeos... Sea lo que sea lo que estés creando, lo verás todo en un mismo lugar.
  • Cumpla los plazos más fácilmente y responsabilízate a ti mismo (y a tu equipo) de hacer las cosas. Ten tus contenidos listos con tiempo para no tener que pelearte por publicar en el último minuto (porque todos sabemos lo bien que nos suele salir eso).
  • Ejecuta esa estrategia de contenidos.. No hay forma de que puedas poner en práctica tu estrategia y alcanzar esos objetivos si te limitas a publicar al azar todos los días. Un calendario te mantiene en el buen camino.
  • Mantenga el interés de su público evitando que sus contenidos se estanquen o se vuelvan repetitivos.
  • Poner a todos de acuerdo. Informe a todo el mundo de lo que se publica, cuándo y dónde, y evite sorpresas desagradables o, Dios no lo quiera, la duplicación de esfuerzos.
  • Detectar lagunas de contenido. Hazte una idea de los contenidos que quedan por crear y hazlo con tiempo de sobra para alinearlos todos.
  • Planifique con mucha más antelación. El uso de un calendario de contenidos facilita la planificación de sus futuros esfuerzos de contenido. Eso puede significar una semana, un mes, o lo lejos que le gustaría planificar. Es increíblemente cómodo sentarse, relajarse y ver cómo el contenido hace el trabajo.
elija su contenido
¿Estás pensando en improvisar? No lo haga. Organízate, crea un calendario de contenidos y alcanza tus objetivos.

No importa lo mucho que aprecies tu reputación de creativo espontáneo, en el fondo sabes que trabajar con 20 pestañas del navegador, un par de blocs de notas y una colección de post-its no es la mejor manera de hacerlo.

Sin un plan, acabarás perdiendo el tiempo y tendrás menos probabilidades de éxito. Cuando toda tu estrategia está planificada en un calendario, es mucho más fácil mantenerse organizado, centrarse en los plazos y ser más productivo.


Cómo planificar contenidos en su calendario en 8 sencillos pasos

Ahora que ya hemos aclarado todo esto: ¿cómo crear un calendario de contenidos que se adapte a sus necesidades?

 

1. Comience con una auditoría de contenidos

Hay mucho énfasis en crear nuevo contenido cuando en realidad deberías centrarte en crear más con menos y utilizar lo que ya tienes.

No, no necesitas producir todo el contenido desde cero. O empezar a crear un millón de contenidos de inmediato.

En lugar de eso, echa un vistazo a los montones de contenido valioso que hay por la oficina. Empieza a hacer balance de todos tus activos y recursos de contenido existentes para ver qué puedes incluir en la (re)combinación de contenidos.

No se limite a considerar los activos obvios, como las entradas de blog existentes, sino que profundice un poco más.

Reúna libros blancos, informes, datos o investigaciones de primera mano, notas de reuniones o cursos de formación, diapositivas y presentaciones. Pregunte a los miembros del equipo qué tienen todavía por ahí en sus armarios (virtuales). Te sorprenderá lo que puedes encontrar.

Considere si alguno de los contenidos que planifica necesita actualización o renovación. Además, echa un vistazo a qué tipos de contenido han funcionado bien en el pasado y qué tipo de cosas publican tus competidores.

sentarse sobre una pila de grandes contenidos
Es posible que ya tenga montones y montones de contenidos excelentes sin darse cuenta. Ahí es donde entra en juego una auditoría de contenidos.

 

2. Audite también sus plataformas

A la hora de auditar sus contenidos, puede que también quiera echar un vistazo a sus esfuerzos actuales en cada canal.

Algunas preguntas que hacerse:

  • ¿Qué plataformas utiliza?
  • ¿Cuáles funcionan mejor?
  • ¿Debe seguir publicando en todos ellos?
  • ¿Cuántas veces al día publica en cada plataforma?
  • ¿Cuáles son los objetivos de cada plataforma?
  • ¿Quién es responsable de cada canal?

Toda esta información es útil para incluirla en tu calendario de redes sociales, sobre todo si trabajas en equipo.

Cuando organices tu contenido por plataforma, recuerda que debes publicar contenido adaptado a cada una de ellas y a su audiencia única. Nunca publiques contenidos cruzados sin adaptarlos a los requisitos y características específicos de cada plataforma.

 

3. ¿Cuál es la frecuencia?

No se limite a preguntar a Kenneth. Al hacer tu auditoría, tendrás una visión clara de la frecuencia con la que estás publicando actualmente. ¿Seguirá siendo así? ¿O necesitas redoblar tus esfuerzos?

En cualquier caso, su frecuencia de publicación determinará cuántos huecos debe dejar libres por canal o plataforma. Asegúrate de que tienes espacio tanto para tus blogs o podcasts semanales como para tus publicaciones diarias en Facebook y tus tuits.

hacer los deberes antes de crear el calendario de contenidos
Haga los deberes antes de crear su calendario de contenidos: ¿dónde va a publicar? ¿Con qué frecuencia?

 

4. Piense en categorías para su contenido

Su calendario de contenidos debe tener algún tipo de sistema de categorización de contenidos. Esto tiene muchas ventajas.

No sólo le ayudará a saber qué tipo de contenido tiene más alcance y participación, sino que también le facilitará mantener las cosas frescas y variadas para su audiencia.

  • Tú mismo puedes decidir qué tipos de categorías te serán más útiles. Una opción es dividirlo en soportes, como vídeos, vídeos tutoriales, entradas de blog, tutoriales, infografías, historias de Instagram, etc.
  • Otra opción es categorizar el contenido según la naturaleza del contenido, es decir, curado, generado por el usuario, patrocinado, autopromocional, etc.
  • A mí también me gusta categorizar los contenidos en temas: esto me ayuda a ver si mi mezcla de contenidos incluye todos los temas que me gustaría cubrir en mis contenidos. Algunas de las etiquetas que utilizo para mi propio contenido son: copy de conversión, storytelling, blogging, marketing de contenidos, email marketing, vida freelance y diversión.

Elijas lo que elijas, asegúrate de que las etiquetas sean descriptivas y realmente útiles (aunque eso puede llevar algún tiempo determinarlo). También puedes utilizar más de una etiqueta, por ejemplo "entrada de blog" + "marketing de contenidos" + "patrocinado".

 

5. Crear una base de datos de contenidos

Una base de datos de contenidos es, bueno, justo lo que suena: un lugar central para almacenar todas las piezas de contenido que usted puede desear para elegir al llenar su calendario de contenidos. Puede ser tan simple como un conjunto de hojas de cálculo, o puedes utilizar una aplicación como Asana o Evernote para hacer balance.

Asegúrese de incluir al menos lo siguiente en cada contenido:

  • Título
  • Tipo de contenido (entrada de blog, vídeo, infografía,...)
  • Enlace
  • Fecha de caducidad (o indicación del carácter perenne)
  • Imagen
  • Categoría

Te recomiendo que incluyas espacio para comentarios y para extractos interesantes del contenido. Esto te ayudará a la hora de colaborar e idear el texto de tus entradas.

base de datos de contenidos
Piense en categorías de contenidos y cree una base de datos de contenidos, ¡y llenará su calendario de contenidos en un abrir y cerrar de ojos!

 

6. Introduzca su contenido (¡por fin!)

Hurra - después de todo ese trabajo de preparación, ¡por fin estás listo para empezar a llenar tu calendario de contenidos! 🎉

Si utilizas algo como una hoja de Google (¡que puede ser todo lo que necesitas!), aquí tienes algunos elementos básicos que debes incluir:

  • Plataforma o canal
  • Fecha
  • Tiempo
  • Enlace (si procede)
  • Copia
  • Imagen

Si utilizas una herramienta de planificación de contenidos, como Hootsuite o CoSchedule, esto se explica por sí mismo.

 

7. Organice su equipo

Decide funciones claramente definidas para todos los miembros del equipo:

  • ¿Quién se encarga de actualizar el calendario?
  • ¿Quién publicará las entradas?
  • ¿Asignará la redacción del texto a un redactor publicitario?
  • ¿Quién proporcionará las imágenes?
  • ¿Es necesario aprobar los mensajes antes de publicarlos? ¿Por quién?
  • ¿Quién necesita acceder al calendario? ¿Quién obtiene qué tipo de permiso?
  • ¿Con cuánta antelación programará los contenidos?
  • ¿Cuál es el proceso para proponer nuevas ideas de contenido?

Éstas son sólo algunas de las cuestiones que tendrá que abordar para garantizar la máxima organización y fluidez.

Aunque sólo seas tú, te compensará establecer un proceso ágil y documentarlo. En cuanto tu equipo crezca, tendrás un manual listo para usar y podrás delegar.

Dependiendo del tamaño de su empresa, también puede ser útil compartir su calendario de contenidos con algunos otros equipos que se beneficiarían de saber lo que está haciendo. Considera la posibilidad de compartir tu calendario con redactores, productores de vídeo, diseñadores, gestores de proyectos e incluso clientes.

comparta su calendario de contenidos con su equipo
Mantenga informados a los miembros del equipo compartiendo su calendario de contenidos y organizando reuniones editoriales periódicas.

Recuerde incluir en el calendario reuniones periódicas de planificación editorial con bastante antelación al siguiente periodo de publicación. Aproveche la reunión para programar el contenido de su base de datos y para aportar nuevas ideas.

Tus reuniones de planificación también pueden servir para revisar el alcance, la participación y otras estadísticas de periodos anteriores para evaluar qué tipos de contenido tienen más éxito y cuáles no acaban de dar en el clavo.

Los datos de análisis e ingresos también pueden utilizarse para realizar ajustes en los contenidos ya publicados (por ejemplo, títulos, introducciones, datos SEO, enlaces salientes, etc.) para optimizar las visitas y la participación.

 

8. Programe la publicación de sus contenidos

Ya tienes el calendario en marcha: ¡es hora de celebrar un baile alrededor (o encima) de la mesa!

Queda un último paso: publicar realmente el contenido.

Si no tienes muchas plataformas que gestionar o grandes volúmenes de publicaciones que publicar, puedes arreglártelas pulsando manualmente "enviar" o "publicar". Si solo usas Facebook, por ejemplo, puedes utilizar la herramienta de publicación nativa de la plataforma para publicar tus posts.

Si, por el contrario, haces malabares con varias cuentas de redes sociales y otras plataformas de publicación, una app de planificación de contenidos puede ahorrarte montones de tiempo y dinero (y ayudarte a conservar tus ganas de vivir). 🙄

Algunas de las aplicaciones de planificación de contenidos más populares son:

La mayoría de ellas ofrecen pruebas gratuitas durante al menos un breve periodo de tiempo, así que experimenta para ver cuál se adapta mejor a tus necesidades.


Consejos finales para el éxito del calendario de contenidos

Tanto si planifica sus contenidos semanal, mensual o trimestralmente, existen varias claves universales para el éxito del calendario de contenidos:

  1. Iterar.todo.el.tiempo. Un calendario de contenidos es algo vivo, que respira, y debe cambiar y crecer a medida que lo hacen usted y sus necesidades de contenidos.
  2. Experimentar, analizar, repetir. Experimente e investigue elementos como las mejores horas para programar su contenido, qué plataformas funcionan mejor para su audiencia, etc. El marketing de contenidos es un proceso, no se detiene después de pulsar el botón de publicar o de programar una entrada.
  3. No hay una única forma correcta de calendarizar los contenidos. Hay un millón de métodos, plantillas y enfoques diferentes. Juegue, pruebe cosas nuevas con regularidad y modifíquelas según sea necesario. Quizá incluso te diviertas un poco por el camino.

¿Cómo sueles organizar tus ideas de contenido? Háznoslo saber en los comentarios.

Y no olvides volver la semana que viene para ¡la Quinta Parte de nuestra Masterclass de Marketing de Contenidos sobre la creación de los contenidos marcados en tu calendario!

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Anouck Meier