Cómo crear un calendario de contenidos: guía completa
Masterclass de marketing de contenidos: cuarta parte
Si estás leyendo la cuarta parte, está claro que llevas una buena racha con el marketing de contenidos: has preparado una estrategia de contenidos y se te han ocurrido todas esas jugosas ideas de contenido. Ha llegado el momento de organizarte y pasar tus ideas a un calendario de contenidos bien ordenado. Las 6.357. 🙄
¿Te abruma la cantidad ingente de ideas que se te han ocurrido? ¿No sabes por dónde empezar con esa hoja de Google en blanco que tienes delante? No te preocupes: en este artículo descubrirás cómo estructurar tus contenidos y optimizar tu agenda de contenidos.
¡Planifica tu trabajo y trabaja según tu plan: ese es tu nuevo mantra!
Esta publicación es la cuarta parte de una flamante serie de Masterclass sobre marketing de contenidos. Creemos que es un tema increíblemente importante y, según una pequeña encuesta que hicimos, tú también. El problema es que hay tantísimo contenido sobre marketing de contenidos (hablando de metacontenido) y mucha información contradictoria.
Te ofrecemos esta Masterclass en colaboración con Anouck Meier, Chief Storytelling Officer de Ampersand. Anouck es redactora especializada en conversión y estratega de marketing de contenidos. Ha trabajado con numerosas marcas, grandes y pequeñas, para ayudarlas a alcanzar sus objetivos empresariales mediante contenidos estratégicos. Pongamos de una vez por todas las cosas claras sobre el contenido con una guía completa. ¿Listo para sumergirte?
– Jeroen Corthout, cofundador de Salesflare, un CRM de ventas fácil de usar para pequeñas empresas B2B
¿Qué es un calendario de contenidos?
Un calendario de contenidos (también llamado «calendario de marketing», «calendario del blog», «calendario de redes sociales» o «calendario editorial») puede ser cualquier recurso que utilices para planificar, agendar y organizar contenidos semanal, mensual o anualmente.
Normalmente adopta la forma de un workflow visual (en tecnicolor, si eres como yo).
Te ayuda a hacer seguimiento de los temas, los tipos de contenido, los canales, los miembros del equipo y —por último, pero no menos importante— las fechas límite.
Por lo general, un calendario de contenidos adopta una de estas tres formas:
- Calendario impreso. Para quienes sienten debilidad por todo lo relacionado con el papel. 🗓
- Hojas de cálculo. Si sabes moverte por una hoja de Google, puede ser una forma muy rentable de organizar tus contenidos.
- Aplicaciones. Desde herramientas de gestión de proyectos como Asana o Trello, hasta herramientas de gestión de contenidos hechas a medida como CoSchedule o Smarterqueue: hay montones de aplicaciones que puedes utilizar como calendarios de contenidos.
Ese montón de post-its con ideas aleatorias pegados en tu monitor no es un calendario de contenidos, me temo.
Preguntas que debes plantearte antes de crear un calendario de contenidos
¿Ya estás empezando a experimentar leves síntomas de estrés por tener que elegir qué tipo de calendario utilizar?
Permíteme aliviar un poco tu FOMO con una sugerencia muy tranquilizadora que te facilitará la elección: depende. (Ya ves, a veces mi antigua carrera como abogado vuelve para atormentarme. Y ahora tú también tienes que sufrir las consecuencias.)
Y ahora, algunas ideas más útiles: estas son algunas cosas que debes tener en cuenta antes de embarcarte en tu aventura con el calendario de contenidos:
- ¿Cuántos canales y plataformas gestionas? ¿Solo tienes un blog y una página de Facebook? ¿O promocionas tus contenidos de forma constante en una amplia variedad de medios y plataformas?
- ¿Con qué frecuencia publicas contenidos? ¿Publicas a diario? ¿Varias veces al día? ¿Quizá solo una vez por semana? Repasa tus pasos e intenta obtener un resumen claro. Esto te ayudará a determinar cuál es la mejor forma de visualizar tu calendario de contenidos de manera habitual.
- ¿Creas más de un tipo de contenido? ¿Subes podcasts a iTunes y publicas artículos en tu blog al mismo tiempo? En ese caso, tu calendario de contenidos tendrá que poder distinguir entre ambos.
- ¿Utilizas tú solo el calendario de contenidos o lo utiliza todo un equipo? Puede que tengas un sistema que para ti tenga todo el sentido del mundo, pero en cuanto empieces a colaborar en contenidos, también tendrá que funcionar para los demás. Los mejores calendarios de contenidos te permitirán a ti y a los miembros de tu equipo optimizar vuestros esfuerzos.
- ¿Cuál es tu proceso de contenidos? ¿Qué grado de complejidad tiene? ¿Cuánto dura tu pipeline de contenidos? ¿Cada pieza de contenido pasa por un proceso sustancial de edición, revisión o aprobación? Asegúrate de que tu calendario pueda distinguir entre tareas similares que se encuentran en distintas etapas de creación.
Pero espera un momento: ¿por qué necesito un calendario de contenidos?
Sé que, llegados a este punto, quizá te estés preguntando: «¿Por qué no puedo limitarme a elegir cada día una idea nueva de mi lista interminable de ideas de contenido y ver qué pasa? ¿Qué tiene de malo improvisar?».
Elegir un calendario de contenidos en lugar de una «estrategia de improvisación» ofrece un montón de ventajas:
- Obtén una visión panorámica de tus contenidos. Crea una representación visual de cómo se distribuyen tus contenidos a lo largo del año en cuanto a fechas, temas, formatos, etc. Publicaciones de blog, publicaciones en redes sociales, boletines por correo electrónico, podcasts, vídeos… sea lo que sea que estés creando, lo verás todo en un mismo lugar.
- Cumple los plazos con más facilidad y hazte responsable —junto con tu equipo— de que las cosas se hagan. Ten tus contenidos listos a tiempo para no tener que ir a toda prisa preparando publicaciones en el último minuto («porque todos sabemos lo bien que suele salir eso»).
- Ejecuta esa estrategia de contenidos. No hay forma de implementar tu estrategia y alcanzar esos objetivos si te limitas a publicar al azar cada día. Un calendario te ayuda a mantener el rumbo.
- Mantén a tu audiencia interesada y evita que tus contenidos se estanquen o se vuelvan repetitivos.
- Haz que todo el mundo esté en la misma sintonía. Informa a todos de qué se va a publicar, cuándo y dónde, y evita sorpresas desagradables o —Dios no lo quiera— esfuerzos duplicados.
- Detecta lagunas de contenido. Hazte una idea de qué contenidos todavía tienes que crear y hazlo con tiempo de sobra para organizarlo todo.
- Planifica con mucha más antelación. Utilizar un calendario de contenidos facilita la planificación de tus futuras acciones de contenidos. Puede ser con una semana, un mes o con la antelación que quieras. Resulta increíblemente cómodo sentarse, relajarse y ver cómo tus contenidos hacen el trabajo.
Por mucho que valores tu reputación de persona creativa y espontánea, en el fondo sabes que trabajar con 20 pestañas del navegador, un par de blocs de notas y una colección de pósits no es precisamente el camino que debes seguir.
Sin un plan, acabarás perdiendo tiempo y tendrás menos probabilidades de alcanzar el éxito. Cuando toda tu estrategia está planificada en un mismo calendario, resulta mucho más fácil mantener la organización, concentrarte en los plazos y ser más productivo.
Cómo planificar contenidos en tu calendario en 8 sencillos pasos
Ahora que ya hemos dejado todo eso claro: ¿cómo puedes crear un calendario de contenidos que se adapte a tus necesidades?
1. Empieza con una auditoría de contenidos
Hay mucho énfasis en crear nuevo contenido cuando en realidad deberías centrarte en crear más con menos y utilizar lo que ya tienes.
No, no necesitas producir todos los contenidos desde cero. Ni empezar a crear un millón de piezas de contenido de inmediato.
En su lugar, echa un vistazo a la gran cantidad de contenidos valiosos que están ahí, olvidados, en la oficina. Empieza a hacer inventario de todos tus activos y recursos de contenido existentes para ver qué puedes incorporar a la (re)mezcla de contenidos.
No te limites a tener en cuenta los activos más evidentes, como las publicaciones de blog existentes; profundiza un poco más.
Reúne documentos técnicos, informes, datos o investigaciones de primera mano, notas de reuniones o formaciones, presentaciones de diapositivas y presentaciones. Pregunta a los miembros del equipo qué cosas siguen teniendo guardadas en sus armarios (virtuales). Te sorprenderá todo lo que puedes encontrar.
Piensa si alguno de los contenidos que tienes previsto utilizar necesita actualizarse o renovarse. También conviene revisar qué tipos de contenidos han funcionado bien en el pasado y qué clase de cosas están publicando tus competidores.
2. Audita también tus plataformas
Mientras auditas tus contenidos, quizá también quieras echar un vistazo a tus esfuerzos actuales en cada canal.
Algunas preguntas que puedes hacerte:
- ¿Qué plataformas estás utilizando?
- ¿Cuáles están dando mejores resultados?
- ¿Deberías seguir publicando en todas ellas?
- ¿Cuántas veces al día publicas actualmente en cada plataforma?
- ¿Cuáles son los objetivos de cada plataforma?
- ¿Quién es responsable de cada canal?
Toda esta información es útil para incluirla en tu calendario de redes sociales, especialmente si trabajas en equipo.
Como vas a organizar tus contenidos por plataforma, recuerda que debes publicar contenidos adaptados a cada plataforma y a su audiencia única. Nunca te limites a republicar el mismo contenido en todas partes sin adaptarlo a los requisitos y características específicos de cada plataforma.
3. ¿Cuál es la frecuencia?
No se lo preguntes solo a Kenneth. Al hacer la auditoría, tendrás una visión clara de la frecuencia con la que publicas actualmente. ¿Será ese el plan de ahora en adelante? ¿O necesitas intensificar tus esfuerzos?
En cualquier caso, tu frecuencia de publicación determinará cuántos espacios debes dejar libres por canal o plataforma. Asegúrate de tener sitio tanto para tus blogs o podcasts semanales como para tus publicaciones diarias en Facebook y tus tuits.
4. Crea categorías para tu contenido
Tu calendario de contenido debería contar con algún tipo de sistema de categorización del contenido. Esto ofrece muchísimas ventajas.
No solo te ayudará a hacer seguimiento de qué tipo de contenido consigue más alcance e interacción, sino que también hará que sea más fácil mantener las cosas frescas y variadas para tu audiencia.
- Puedes decidir qué tipos de categorías te resultan más útiles. Una opción es dividirlo por formatos, como vídeos, vídeos tutoriales, publicaciones de blog, tutoriales, infografías, stories de Instagram, etc.
- Otra opción es categorizar el contenido según la naturaleza del contenido, es decir, contenido seleccionado, generado por usuarios, patrocinado, autopromocional, etc.
- Personalmente, también me gusta categorizar el contenido por temas: esto ayuda a comprobar si mi mezcla de contenido incluye todos los temas que quiero tratar. Algunas de las etiquetas que uso para mi propio contenido son: copy de conversión, storytelling, blogging, marketing de contenidos, email marketing, vida freelance y diversión.
Elijas lo que elijas, asegúrate de que las etiquetas sean descriptivas y realmente útiles, aunque determinarlo puede llevar algo de tiempo. También puedes usar más de una etiqueta; por ejemplo, «publicación de blog» + «marketing de contenidos» + «patrocinado».
5. Configura una base de datos de contenido
Una base de datos de contenido es, bueno, exactamente lo que parece: un lugar central donde guardar todas las piezas de contenido entre las que puedes elegir al rellenar tu calendario de contenido. Puede ser tan sencilla como una (o varias) hoja de cálculo, o puedes usar una app como Asana o Evernote para tenerlo todo controlado.
Asegúrate de incluir al menos la siguiente información para cada pieza de contenido:
- Título
- Tipo de contenido (publicación de blog, vídeo, infografía…)
- Enlace
- Fecha de caducidad (o indicación de que es contenido evergreen)
- Imagen
- Categoría
Te recomiendo incluir un espacio para comentarios y para extractos interesantes de la pieza de contenido. Esto te ayudará a colaborar y a preparar el copy de tus publicaciones.
6. Introduce tu contenido (¡por fin!)
¡Hurra! Después de todo ese trabajo de preparación, por fin estás listo para empezar a rellenar tu calendario de contenido. 🎉
Si utilizas algo como una hoja de Google, que puede ser todo lo que necesitas, estos son algunos elementos básicos que deberías incluir:
- Plataforma o canal
- Fecha
- Hora
- Enlace (si corresponde)
- Copiar
- Imagen
Si utilizas una herramienta de planificación de contenido, como Hootsuite o CoSchedule, todo esto será prácticamente autoexplicativo.
7. Organiza tu equipo
Define roles claros para cada persona del equipo:
- ¿Quién se encarga de actualizar el calendario?
- ¿Quién publicará las publicaciones?
- ¿Asignarás la redacción del texto a un copywriter?
- ¿Quién buscará las imágenes?
- ¿Las publicaciones necesitan aprobación antes de publicarse? ¿Por parte de quién?
- ¿Quién necesita acceso al calendario? ¿Qué tipo de permiso obtiene cada persona?
- ¿Con cuánta antelación agendarás el contenido?
- ¿Cuál es el proceso para generar nuevas ideas de contenido?
Estas son solo algunas de las preguntas que tendrás que responder para garantizar la máxima organización y fluidez.
Aunque solo seas tú, te compensará establecer un proceso ágil y documentarlo. En cuanto tu equipo crezca, tendrás un manual listo para usar y podrás delegar sin complicaciones.
Según el tamaño de tu empresa, también puede ser útil compartir tu calendario de contenidos con otros equipos a los que les vendría bien saber en qué estás trabajando. Considera compartirlo con copywriters, productores de vídeo, diseñadores, project managers e incluso clientes.
Recuerda poner en el calendario reuniones periódicas de planificación editorial con suficiente antelación antes del próximo período de publicación. Aprovecha la reunión para agendar el contenido de tu base de datos y generar ideas nuevas.
También puedes aprovechar las reuniones de planificación para revisar el alcance, la interacción y otras estadísticas de períodos anteriores, y evaluar qué tipos de contenido tienen más éxito y cuáles no han dado en el clavo.
Los datos de análisis y de ingresos también pueden servir para hacer ajustes en contenido ya publicado —por ejemplo, en títulos, introducciones, datos de SEO, enlaces salientes, etc.— con el fin de optimizar las visitas y la interacción.
8. Agenda tu contenido para publicarlo
Ya tienes tu calendario en marcha: ¡es hora de celebrarlo bailando alrededor de la mesa —o encima de ella—!
Solo queda un último paso: publicar realmente tu contenido.
Si no tienes muchas plataformas que gestionar ni un gran volumen de publicaciones que publicar, quizá puedas arreglártelas pulsando manualmente «enviar» o «publicar». Si solo utilizas Facebook, por ejemplo, puedes usar directamente la herramienta de publicación nativa de la plataforma para publicar tus contenidos.
Sin embargo, si estás gestionando varias cuentas de redes sociales y otras plataformas de publicación, una app de planificación de contenidos puede ahorrarte muchísimo tiempo y dinero (y ayudarte a conservar las ganas de vivir). 🙄
Algunas de las apps de planificación de contenidos más populares son:
- Hootsuite
- CoSchedule
- SmarterQueue
- Edgar
- Later
- Planoly
- Tailwind
- Buffer
- Sprout Social
- Sendible
- Stackby
La mayoría ofrece pruebas gratuitas durante al menos un período breve, así que prueba varias para descubrir cuál se adapta mejor a tus necesidades.
Consejos finales para que tu calendario de contenidos tenga éxito
Tanto si planificas tu contenido semanal, mensual o trimestralmente, hay varias claves universales para que tu calendario de contenidos tenga éxito:
- Itera todo.el.tiempo. Un calendario de contenidos es algo vivo, que respira, y debería cambiar y crecer a medida que tú y tus necesidades de contenido también lo hacen.
- Experimenta, analiza y repite. Experimenta e investiga aspectos como los mejores momentos para agendar tu contenido, qué plataformas funcionan mejor para tu audiencia, etc. El marketing de contenidos es un proceso: no termina después de hacer clic en el botón de publicar ni de poner una publicación en tu agenda.
- No existe una única forma correcta de organizar tu contenido en un calendario. Hay un millón de métodos, plantillas y enfoques diferentes que puedes adoptar. Prueba distintas opciones, experimenta con cosas nuevas con regularidad y haz cambios cuando sea necesario. Incluso puede que te diviertas un poco por el camino.
¿Cómo sueles organizar tus ideas de contenido? Cuéntanoslo en los comentarios.
Y no olvides volver la semana que viene para leer la quinta parte de nuestra Masterclass de marketing de contenidos, sobre cómo crear el contenido que has marcado en tu calendario!
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