So erstellst du einen Content-Kalender – vollständiger Leitfaden
Masterclass Content-Marketing: Teil vier
Wenn du gerade den vierten Teil liest, bist du eindeutig voll im Content-Marketing-Fieber: Du hast eine Content-Strategie auf die Beine gestellt und dir all diese köstlichen Content-Ideen ausgedacht. Zeit, Ordnung zu schaffen und deine Ideen in einen übersichtlichen Content-Kalender zu übertragen. Alle 6.357 davon. 🙄
Überfordert von den Abermillionen Ideen, die du entwickelt hast? Du weißt nicht, wo du auf dem leeren Google Sheet anfangen sollst, das du gerade anstarrst? Keine Sorge: In diesem Blogpost erfährst du, wie du deinen Content strukturierst und deinen Content-Zeitplan optimierst.
Plane deine Arbeit und arbeite deinen Plan ab – das ist dein neues Mantra!
Dieser Beitrag ist Teil vier einer brandneuen Masterclass-Serie über Content-Marketing. Wir halten das für ein unglaublich wichtiges Thema – und laut einer kleinen Umfrage, die wir durchgeführt haben, tust du das auch. Das Problem: Es gibt da draußen so viel Content über Content-Marketing (Meta-Ebene, wir kommen) und viele der Informationen widersprechen sich.
Wir bringen dir diese Masterclass in Zusammenarbeit mit Anouck Meier, Chief Storytelling Officer bei Ampersand, näher. Anouck ist Conversion-Texterin und Content-Marketing-Strategin. Sie hat mit zahlreichen großen und kleinen Marken gearbeitet und ihnen dabei geholfen, ihre Geschäftsziele durch strategischen Content zu erreichen. Lass uns die Sache mit Content ein für alle Mal in einem umfassenden Leitfaden klären. Bereit, einzutauchen?
– Jeroen Corthout, Mitgründer von Salesflare, einem benutzerfreundlichen Sales-CRM für kleine B2B-Unternehmen
Was ist ein Content-Kalender?
Ein Content-Kalender (auch „Marketing-Kalender“, „Blog-Kalender“, „Social-Media-Kalender“ oder „Redaktionskalender“ genannt) kann alles sein, was du verwendest, um Content auf Wochen-, Monats- oder Jahresbasis zu planen, zeitlich einzuordnen und zu organisieren.
Normalerweise hat er die Form eines visuellen Workflows (in Technicolor, wenn du so ähnlich tickst wie ich).
Er hilft dir dabei, Themen, Content-Typen, Kanäle, Teammitglieder und – last but not least – Deadlines im Blick zu behalten.
Normalerweise kommt ein Content-Kalender in einer von drei Formen daher:
- Gedruckter Kalender. Für alle, die auf die gute alte Art Papier lieben. 🗓
- Tabellen. Wenn du dich in einem Google Sheet auskennst, kann das eine sehr kostengünstige Möglichkeit sein, deinen Content zu organisieren.
- Apps. Von Projektmanagement-Tools wie Asana oder Trello bis hin zu maßgeschneiderten Content-Management-Tools wie CoSchedule oder Smarterqueue: Du kannst unzählige Apps als Content-Kalender verwenden.
Diese Unmenge an Post-its mit zufälligen Ideen, die an deinem Monitor kleben? Das ist leider kein Content-Kalender.
Fragen, die du dir stellen solltest, bevor du mit einem Content-Kalender startest
Spürst du schon leichte Stresssymptome angesichts der vielen Möglichkeiten, welchen Kalender du wählen könntest?
Lass mich dir etwas FOMO nehmen und dir einen sehr beruhigenden Vorschlag machen, der deine Entscheidung erleichtert: Es kommt darauf an. (Siehst du, meine frühere Karriere als Anwalt verfolgt mich manchmal noch. Und jetzt betrifft es auch dich.)
Und nun noch ein paar hilfreichere Anregungen – hier sind einige Dinge, die du berücksichtigen solltest, bevor du dich in dein Content-Kalender-Abenteuer stürzt:
- Wie viele Kanäle und Plattformen verwaltest du? Geht es nur um einen Blog und eine Facebook-Seite? Oder bewirbst du deinen Content regelmäßig in einer großen Auswahl an Medien und auf zahlreichen Plattformen?
- Wie häufig veröffentlichst du Content? Postest du täglich? Mehrmals am Tag? Vielleicht auch nur einmal pro Woche? Geh deine bisherigen Schritte zurück und verschaffe dir eine klare Übersicht. So kannst du besser bestimmen, wie du deinen Content-Kalender regelmäßig visualisieren solltest.
- Erstellst du mehr als eine Art von Content? Lädtst du Podcasts bei iTunes hoch und veröffentlichst gleichzeitig Artikel in deinem Blog? Dann muss dein Content-Kalender zwischen den beiden unterscheiden können.
- Verwendest nur du deinen Content-Kalender oder ein ganzes Team? Vielleicht hast du ein System, das für dich vollkommen logisch ist. Sobald du aber gemeinsam mit anderen an Content arbeitest, muss es auch für sie funktionieren. Die besten Content-Kalender ermöglichen es dir und deinen Teammitgliedern, eure Arbeit effizient zu strukturieren.
- Wie sieht dein Content-Prozess aus? Wie komplex ist er? Wie lang ist deine Content-Pipeline? Gibt es für jedes Content-Stück einen umfangreichen Bearbeitungs-, Prüf- oder Freigabeprozess? Stelle sicher, dass dein Kalender zwischen ähnlichen Aufgaben unterscheiden kann, die sich in unterschiedlichen Erstellungsphasen befinden.
Aber Moment mal – warum brauche ich überhaupt einen Content-Kalender?
Ich weiß, dass du dich an diesem Punkt vielleicht fragst: „Warum kann ich nicht einfach jeden Tag eine neue Idee aus meiner endlosen Liste mit Content-Ideen auswählen und sehen, was passiert? Was spricht dagegen, einfach draufloszulegen?“.
Ein Inhaltskalender bringt gegenüber einer „Wir-legen-einfach-los-Strategie“ eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich:
- Verschaffe dir einen Überblick über deinen gesamten Content. Erstelle eine klare visuelle Darstellung davon, wie dein Content über das Jahr verteilt ist – in Bezug auf Zeitplanung, Themen, Formate und mehr. Blogposts, Social Posts, E-Mails, Newsletter, Podcasts, Videos – was auch immer du gerade erstellst: Du siehst alles an einem Ort.
- Halte Deadlines leichter ein und sorge dafür, dass du (und dein Team) euch für die Erledigung der Aufgaben verantwortlich fühlt. So ist dein Content rechtzeitig fertig und du musst nicht in letzter Minute hektisch Posts zusammenstellen (denn wir wissen alle, wie gut das normalerweise funktioniert).
- Setze deine Content-Strategie um. Wenn du jeden Tag einfach wahllos postest, kannst du deine Strategie unmöglich umsetzen und deine Ziele erreichen. Ein Kalender hilft dir, auf Kurs zu bleiben.
- Halte dein Publikum bei der Stange, indem du verhinderst, dass dein Content stagniert oder sich ständig wiederholt.
- Sorge dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Informiere alle darüber, was wann und wo veröffentlicht wird, und vermeide unangenehme Überraschungen oder – Gott bewahre – doppelte Arbeit.
- Erkenne Content-Lücken. Verschaffe dir einen Überblick darüber, welcher Content noch erstellt werden muss, und plane dafür genug Zeit ein, um alles aufeinander abzustimmen.
- Plane deutlich weiter im Voraus. Mit einem Inhaltskalender kannst du deine zukünftigen Content-Aktivitäten leichter planen. Das kann eine Woche, einen Monat oder jeden beliebigen Zeitraum im Voraus bedeuten. Es fühlt sich einfach unglaublich gut an, sich zurückzulehnen, zu entspannen und zuzusehen, wie dein Content die Arbeit erledigt.
So sehr dir auch dein Ruf als spontaner Kreativkopf am Herzen liegen mag: Tief im Inneren weißt du, dass 20 Browser-Tabs, ein paar Notizblöcke und eine Sammlung von Post-its einfach nicht der richtige Weg sind.
Ohne Plan verschwendest du am Ende Zeit und deine Erfolgschancen sinken. Wenn deine gesamte Strategie in einem einzigen Kalender geplant ist, fällt es dir viel leichter, organisiert zu bleiben, dich auf Deadlines zu konzentrieren und produktiver zu arbeiten.
Content in 8 einfachen Schritten in deinem Kalender planen
Nachdem das nun geklärt ist: Wie erstellst du einen Inhaltskalender, der zu deinen Anforderungen passt?
1. Beginne mit einem Content-Audit
Der Fokus liegt oft stark auf dem Erstellen von neuem Content, obwohl du dich eigentlich darauf konzentrieren solltest, mit weniger mehr zu erstellen und das zu nutzen, was du bereits hast.
Nein, du musst nicht allen Content von Grund auf neu erstellen. Und du musst auch nicht sofort eine Million Content-Stücke produzieren.
Sieh dir stattdessen die Unmengen an wertvollem Content an, der einfach im Büro herumliegt. Verschaffe dir zunächst einen Überblick über all deine bestehenden Content-Ressourcen und Materialien, um herauszufinden, was du in deinen Content-Mix aufnehmen kannst.
Denk nicht nur an die offensichtlichen Ressourcen wie bestehende Blogposts, sondern geh etwas tiefer.
Trag Whitepaper, Berichte, Daten oder Forschungsergebnisse aus erster Hand, Notizen aus Meetings oder Schulungen, Foliensätze und Präsentationen zusammen. Frag deine Teammitglieder, was noch in ihren (virtuellen) Schränken liegt. Du wirst überrascht sein, was dabei alles zum Vorschein kommt.
Überleg dir, ob der geplante Content aktualisiert oder überarbeitet werden muss. Sieh dir außerdem an, welche Content-Arten in der Vergangenheit gut funktioniert haben und was deine Wettbewerber veröffentlichen.
2. Prüfe auch deine Plattformen
Während du deinen Content überprüfst, solltest du dir auch ansehen, wie du aktuell auf den einzelnen Kanälen arbeitest.
Einige Fragen, die du dir stellen solltest:
- Welche Plattformen nutzt du?
- Welche davon erzielen die besten Ergebnisse?
- Solltest du weiterhin auf allen Plattformen veröffentlichen?
- Wie oft postest du derzeit pro Tag auf jeder Plattform?
- Welche Ziele hast du für die einzelnen Plattformen?
- Wer ist für welchen Kanal verantwortlich?
Das sind alles nützliche Informationen, die du in deinen Social-Media-Kalender aufnehmen kannst, besonders wenn du im Team arbeitest.
Da du deine Inhalte für jede Plattform einzeln planst, solltest du daran denken, Inhalte zu veröffentlichen, die auf die jeweilige Plattform und ihre einzigartige Zielgruppe zugeschnitten sind. Veröffentliche deine Inhalte niemals einfach auf mehreren Plattformen, ohne sie an die spezifischen Anforderungen und Eigenschaften der jeweiligen Plattform anzupassen.
3. Wie häufig?
Frag nicht einfach Kenneth. Durch dein Audit bekommst du einen klaren Überblick darüber, wie oft du derzeit Inhalte veröffentlichst. Soll das auch in Zukunft dein Plan sein? Oder musst du deine Anstrengungen verstärken?
So oder so: Deine Veröffentlichungsfrequenz bestimmt, wie viele Slots du pro Kanal oder Plattform freilassen musst. Achte darauf, dass sowohl deine wöchentlichen Blogbeiträge oder Podcasts als auch deine täglichen Facebook-Posts und Tweets Platz haben.
4. Kategorien für deine Inhalte festlegen
Dein Content-Kalender sollte über eine Art System zur Kategorisierung von Inhalten verfügen. Das bringt eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich.
Es hilft dir nicht nur dabei, zu verfolgen, welche Art von Inhalten die größte Reichweite und das meiste Engagement erzielt, sondern macht es auch leichter, deine Inhalte frisch und abwechslungsreich zu halten.
- Du kannst selbst entscheiden, welche Kategorien für dich am nützlichsten sind. Eine Möglichkeit besteht darin, die Inhalte nach Medien zu unterteilen, etwa in Videos, Tutorial-Videos, Blogbeiträge, Tutorials, Infografiken, Instagram Stories usw.
- Eine andere Möglichkeit besteht darin, Inhalte nach ihrer Art zu kategorisieren, also etwa als kuratierte Inhalte, nutzergenerierte Inhalte, gesponserte Inhalte, Eigenwerbung usw.
- Ich persönlich kategorisiere Inhalte außerdem gerne nach Themen – so sehe ich, ob mein Content-Mix alle Themen abdeckt, die ich in meinen Inhalten behandeln möchte. Einige Bezeichnungen, die ich für meine eigenen Inhalte verwende, sind: Conversion-Texte, Storytelling, Blogging, Content-Marketing, E-Mail-Marketing, das Leben als Freelancer und Spaß.
Wofür du dich auch entscheidest: Achte darauf, dass die Bezeichnungen beschreibend und tatsächlich hilfreich sind (auch wenn es etwas dauern kann, das herauszufinden). Du kannst auch mehr als eine Bezeichnung verwenden, zum Beispiel „Blogbeitrag“ + „Content-Marketing“ + „gesponsert“.
5. Eine Inhaltsdatenbank einrichten
Eine Inhaltsdatenbank ist, nun ja, genau das, wonach es klingt: ein zentraler Ort, an dem du alle Inhalte speicherst, aus denen du beim Befüllen deines Content-Kalenders auswählen kannst. Sie kann so einfach sein wie eine (Sammlung von) Tabellen , oder du nutzt eine App wie Asana oder Evernote, um den Überblick zu behalten.
Achte darauf, für jeden Inhalt mindestens die folgenden Angaben aufzunehmen:
- Titel
- Inhaltstyp (Blogbeitrag, Video, Infografik, …)
- Link
- Ablaufdatum (oder ein Hinweis darauf, dass der Inhalt dauerhaft relevant ist)
- Bild
- Kategorie
Ich empfehle, Platz für Kommentare und interessante Auszüge aus dem Inhalt einzuplanen. Das hilft dir bei der Zusammenarbeit und dabei, den eigentlichen Text für deine Posts zu entwickeln.
6. Deine Inhalte eingeben (endlich!)
Juhu – nach all der Vorarbeit kannst du endlich damit beginnen, deinen Content-Kalender zu füllen! 🎉
Wenn du etwas wie ein Google Sheet verwendest (das möglicherweise schon völlig ausreicht!), sind hier einige grundlegende Angaben, die du aufnehmen solltest:
- Plattform oder Kanal
- Datum
- Uhrzeit
- Link (falls zutreffend)
- Text
- Bild
Wenn du ein Content-Planungstool wie Hootsuite oder CoSchedule verwendest, erklärt sich das eigentlich von selbst.
7. Organisiere dein Team
Lege klar definierte Rollen für alle im Team fest:
- Wer ist dafür verantwortlich, den Kalender zu aktualisieren?
- Wer veröffentlicht die Beiträge?
- Überträgst du das Schreiben der Texte an einen Copywriter?
- Wer besorgt die Bilder?
- Müssen die Beiträge vor der Veröffentlichung genehmigt werden? Und von wem?
- Wer braucht Zugriff auf den Kalender? Wer erhält welche Art von Berechtigung?
- Wie weit im Voraus planst du Inhalte?
- Wie sieht der Prozess für die Entwicklung neuer Content-Ideen aus?
Das sind nur einige der Fragen, die du beantworten musst, um maximale Organisation und einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
Auch wenn du ganz allein arbeitest, lohnt es sich, einen schlanken Prozess aufzusetzen und ihn zu dokumentieren. Sobald dein Team wächst, hast du ein fertiges Handbuch zur Hand und kannst Aufgaben problemlos delegieren!
Je nach Größe deines Unternehmens kann es außerdem sinnvoll sein, deinen Content-Kalender mit einigen anderen Teams zu teilen, die davon profitieren würden, zu wissen, woran du gerade arbeitest. Denke darüber nach, deinen Kalender mit Copywritern, Videoproduzenten, Designern, Projektmanagern und sogar Kunden zu teilen.
Denke daran, regelmäßige Redaktionsplanungstreffen schon lange vor dem nächsten Veröffentlichungszeitraum in den Kalender einzutragen. Nutze das Meeting, um die Inhalte aus deiner Datenbank einzuplanen und neue Ideen zu entwickeln.
Deine Planungstreffen können auch dazu dienen, die Reichweite, das Engagement und andere Kennzahlen aus vergangenen Zeiträumen zu überprüfen, um zu beurteilen, welche Arten von Content am erfolgreichsten sind und welche weniger erfolgreich waren oder nicht ganz den gewünschten Effekt erzielt haben.
Analytics- und Umsatzdaten können außerdem genutzt werden, um bereits veröffentlichten Content anzupassen – etwa Titel, Einleitungen, SEO-Daten oder ausgehende Links –, damit du Besuche und Engagement optimierst.
8. Plane deine Inhalte zur Veröffentlichung ein
Dein Kalender läuft: Zeit für einen Freudentanz um den Tisch – oder darauf!
Ein letzter Schritt bleibt noch: deine Inhalte tatsächlich zu veröffentlichen.
Wenn du nicht viele Plattformen verwalten oder riesige Mengen an Beiträgen veröffentlichen musst, kommst du vielleicht damit aus, manuell auf „Senden“ oder „Veröffentlichen“ zu klicken. Wenn du zum Beispiel nur Facebook verwendest, kannst du einfach das native Veröffentlichungstool der Plattform nutzen, um deine Beiträge zu veröffentlichen.
Wenn du allerdings mehrere Social-Media-Accounts jonglierst und weitere Veröffentlichungsplattformen nutzt, kann dir eine Content-Planungs-App Unmengen an Zeit und Geld sparen – und dabei helfen, deinen Lebenswillen zu bewahren. 🙄
Zu den beliebtesten Content-Planungs-Apps gehören:
- Hootsuite
- CoSchedule
- SmarterQueue
- Edgar
- Later
- Planoly
- Tailwind
- Buffer
- Sprout Social
- Sendible
- Stackby
Die meisten davon bieten zumindest für einen kurzen Zeitraum kostenlose Testversionen an. Probiere also ruhig verschiedene Optionen aus, um herauszufinden, welche am besten zu deinen Anforderungen passt.
Abschließende Tipps für den Erfolg mit deinem Content-Kalender
Ganz gleich, ob du deine Inhalte wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich planst – es gibt einige universelle Erfolgsfaktoren für einen erfolgreichen Inhaltskalender:
- Immer.weiter. Ein Inhaltskalender ist ein lebendiges, atmendes System und sollte sich verändern und weiterentwickeln, sobald du und deine Content-Bedürfnisse sich verändern.
- Experimentieren, analysieren, wiederholen. Experimentiere und recherchiere bei Dingen wie den besten Zeitpunkten zum Planen deiner Inhalte, den Plattformen, die für deine Zielgruppe am besten funktionieren, und vielem mehr. Content-Marketing ist ein Prozess. Er endet nicht, sobald du auf „Veröffentlichen“ geklickt oder einen Beitrag in deinen Zeitplan aufgenommen hast.
- Es gibt nicht den einen richtigen Weg, deine Inhalte zu planen. Es gibt unzählige verschiedene Methoden, Vorlagen und Ansätze. Probiere Dinge aus, teste regelmäßig Neues und passe alles nach Bedarf an. Vielleicht kannst du dabei sogar ein bisschen Spaß haben.
Wie organisierst du normalerweise deine Content-Ideen? Lass es uns in den Kommentaren wissen.
Und vergiss nicht, nächste Woche wieder vorbeizuschauen – dann geht es mit Teil fünf unserer Content-Marketing-Masterclass über die Erstellung der Inhalte weiter, die du in deinem Kalender markiert hast!
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