Come creare un calendario dei contenuti – Guida completa
Masterclass di Content Marketing: Parte Quattro
Se stai leggendo la quarta parte, sei chiaramente in piena corsa con il content marketing: hai messo a punto una content strategy e tirato fuori tutte quelle succulente idee di contenuti. È arrivato il momento di organizzarti e trasferire le tue idee in un ordinato calendario dei contenuti. Tutte e 6.357. 🙄
Ti senti sopraffatto dalla miriade di idee che hai tirato fuori? Non sai da dove iniziare con il Google Sheet vuoto che hai davanti? Nessun problema: in questo post scoprirai come strutturare i tuoi contenuti e ottimizzare la tua pianificazione dei contenuti.
Pianifica il tuo lavoro e porta avanti il tuo piano: questo è il tuo nuovo mantra!
Questo post è la quarta parte di una nuovissima serie di Masterclass sul content marketing. Crediamo che sia un tema incredibilmente importante e, stando a un piccolo sondaggio che abbiamo condotto, lo pensi anche tu. Il problema è che là fuori c’è una quantità enorme di contenuti sul content marketing (parliamo di meta!) e molte informazioni sono in conflitto tra loro.
Ti proponiamo questa Masterclass in collaborazione con Anouck Meier, Chief Storytelling Officer di Ampersand. Anouck è una copywriter specializzata nelle conversioni e una strategist di content marketing che ha lavorato con numerosi brand, grandi e piccoli, per aiutarli a raggiungere i loro obiettivi di business attraverso contenuti strategici. Facciamo finalmente chiarezza sul content marketing con una guida completa. Pronto a tuffarti?
– Jeroen Corthout, cofondatore di Salesflare, un CRM di vendita facile da usare per piccole aziende B2B
Che cos’è un calendario dei contenuti?
Un calendario dei contenuti (chiamato anche “calendario di marketing”, “calendario del blog”, “calendario dei social media” o “calendario editoriale”) può essere qualsiasi strumento che usi per pianificare, programmare e organizzare i contenuti su base settimanale, mensile o annuale.
Di solito assume la forma di un flusso di lavoro visivo (in technicolor, se sei un po’ come me).
Ti aiuta a tracciare argomenti, tipi di contenuto, canali, membri del team e, ultimo ma non meno importante, scadenze.
Di solito, un calendario dei contenuti può assumere una di queste tre forme:
- Calendario stampato. Per chi ama tutto ciò che è vecchio stile e di carta. 🗓
- Fogli di calcolo. Se sai muoverti in un Google Sheet, può essere un modo molto conveniente per organizzare i tuoi contenuti.
- App. Dagli strumenti di project management come Asana o Trello agli strumenti di gestione dei contenuti su misura come CoSchedule o Smarterqueue: puoi usare tantissime app come calendari dei contenuti.
Quella miriade di post-it con idee casuali attaccati al monitor? Mi dispiace, ma non è un calendario dei contenuti.
Domande da porti prima di iniziare a creare un calendario dei contenuti
Stai già avvertendo i primi sintomi di stress da scelta sul tipo di calendario da usare?
Lascia che ti allevi un po’ di FOMO con un suggerimento molto rassicurante per rendere più semplice la tua scelta: dipende. (Vedi? A volte la mia vecchia carriera da avvocato torna a tormentarmi. E ora ne risenti anche tu.)
E ora qualche informazione più utile: ecco alcuni aspetti da considerare prima di lanciarti nella tua avventura con il calendario dei contenuti:
- Quanti canali e piattaforme gestisci? Hai soltanto un blog e una pagina Facebook? Oppure promuovi con costanza i tuoi contenuti su una vasta gamma di media e piattaforme?
- Con quale frequenza pubblichi contenuti? Pubblichi ogni giorno? Più volte al giorno? Magari solo una volta alla settimana? Ripercorri i tuoi passi e cerca di ottenere una panoramica chiara. Ti aiuterà a capire come visualizzare al meglio il tuo calendario dei contenuti con regolarità.
- Crei più di un tipo di contenuto? Carichi podcast su iTunes e contemporaneamente pubblichi articoli sul tuo blog? In questo caso, il tuo calendario dei contenuti dovrà riuscire a distinguere tra i due.
- Sei solo tu a usare il calendario dei contenuti o c’è un intero team? Forse hai un sistema che per te ha perfettamente senso, ma non appena inizi a collaborare sui contenuti deve funzionare anche per gli altri. I migliori calendari dei contenuti permettono a te e ai membri del tuo team di semplificare il lavoro.
- Qual è il tuo processo per i contenuti? Quanto è complesso? Quanto è lunga la tua pipeline dei contenuti? Ogni contenuto passa attraverso un processo consistente di editing, revisione o approvazione? Assicurati che il tuo calendario sappia distinguere tra incarichi simili che si trovano in fasi diverse della creazione.
Ma aspetta un attimo: perché mi serve davvero un calendario dei contenuti?
A questo punto, lo so, potresti chiederti: “Perché non posso semplicemente scegliere ogni giorno una nuova idea dalla mia lista infinita di idee per i contenuti e vedere cosa succede? Che male c’è ad andare a braccio?”.
Scegliere un calendario dei contenuti invece di una «strategia del fare le cose alla giornata» porta con sé una lunga serie di vantaggi:
- Avere una visione d’insieme dei tuoi contenuti. Crea una panoramica visiva chiara di come i tuoi contenuti sono distribuiti durante l’anno in termini di tempistiche, temi, formati e così via. Articoli del blog, post social, newsletter via email, podcast, video: qualunque cosa tu stia creando, la vedrai tutta in un unico posto.
- Rispettare più facilmente le scadenze e responsabilizzare te stesso (e il tuo team) nel portare a termine le attività. Tieni pronti i tuoi contenuti per tempo, così non dovrai affannarti a mettere insieme i post all’ultimo minuto (perché sappiamo tutti quanto bene funziona di solito).
- Mettere in pratica quella strategia dei contenuti. Non puoi implementare la tua strategia e raggiungere quegli obiettivi se pubblichi semplicemente qualcosa a caso ogni giorno. Un calendario ti mantiene sulla buona strada.
- Mantenere coinvolto il tuo pubblico evitando che i tuoi contenuti ristagnino o diventino ripetitivi.
- Fare in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Informa tutti su cosa verrà pubblicato, quando e dove, ed evita sorprese spiacevoli o, peggio ancora, attività duplicate.
- Individuare le lacune nei contenuti. Capisci quali contenuti devono ancora essere creati e fallo con tutto il tempo necessario per organizzare ogni cosa.
- Pianificare molto più in anticipo. Usare un calendario dei contenuti rende più facile pianificare le tue attività future. Può significare una settimana, un mese o qualunque arco di tempo tu voglia considerare. È semplicemente incredibilmente piacevole mettersi comodi, rilassarsi e guardare i tuoi contenuti fare il lavoro al posto tuo.
Per quanto tu possa tenere alla tua reputazione di creativo spontaneo, nel profondo sai che lavorare con 20 schede del browser, un paio di blocchi per appunti e una collezione di post-it non è proprio il modo giusto di procedere.
Senza un piano, finirai per sprecare tempo e avrai meno probabilità di avere successo. Quando l’intera strategia è pianificata in un unico calendario, è molto più facile restare organizzati, concentrarsi sulle scadenze ed essere più produttivi.
Come pianificare i contenuti sul tuo calendario in 8 semplici passaggi
Ora che ci siamo tolti il pensiero: come si crea un calendario dei contenuti adatto alle tue esigenze?
1. Inizia con un audit dei contenuti
Si presta molta attenzione alla creazione di nuovi contenuti quando, in realtà, dovresti concentrarti sul crearne di più con meno risorse e sull’utilizzare ciò che hai già.
No, non devi produrre tutti i contenuti da zero. E non devi nemmeno iniziare subito a creare un milione di contenuti.
Piuttosto, dai un’occhiata alla grande quantità di contenuti di valore che se ne sta semplicemente lì, in ufficio. Inizia a fare l’inventario di tutte le tue risorse e asset di contenuto esistenti, per capire cosa puoi inserire nel tuo (ri)mix di contenuti.
Non limitarti a considerare gli asset più ovvi, come gli articoli del blog già pubblicati: scava un po’ più a fondo.
Raccogli whitepaper, report, dati o ricerche di prima mano, appunti di riunioni o sessioni di formazione, slide e presentazioni. Chiedi ai membri del team che cosa hanno ancora da parte nei loro armadietti (virtuali). Ti sorprenderà quello che riuscirai a trovare.
Valuta se alcuni dei contenuti che hai in programma hanno bisogno di essere aggiornati o rinnovati. Dai anche un’occhiata ai tipi di contenuti che hanno ottenuto buoni risultati in passato e a ciò che stanno pubblicando i tuoi concorrenti.
2. Fai un audit anche delle tue piattaforme
Mentre analizzi i tuoi contenuti, potresti anche voler dare un’occhiata alle attività che stai svolgendo attualmente su ogni canale.
Ecco alcune domande da porti:
- Quali piattaforme stai utilizzando?
- Quali stanno ottenendo i risultati migliori?
- Dovresti continuare a pubblicare su tutte?
- Quante volte al giorno pubblichi attualmente su ciascuna piattaforma?
- Quali sono gli obiettivi per ogni piattaforma?
- Chi è responsabile di ciascun canale?
Questa è tutta informazione utile da includere nel tuo calendario dei social media, soprattutto se lavori in team.
Mentre esegui la mappatura dei tuoi contenuti per piattaforma, ricorda che dovresti pubblicare contenuti pensati per ciascuna piattaforma e per il suo pubblico specifico. Non ripubblicare mai semplicemente lo stesso contenuto ovunque senza adattarlo ai requisiti e alle caratteristiche specifiche della piattaforma.
3. Qual è la frequenza?
Non chiederlo soltanto a Kenneth. Dopo aver fatto il tuo audit, avrai un quadro chiaro della frequenza con cui pubblichi attualmente. Sarà questo il piano anche per il futuro? Oppure devi aumentare i tuoi sforzi?
In ogni caso, la tua frequenza di pubblicazione determinerà quanti spazi dovrai lasciare liberi per ciascun canale o piattaforma. Assicurati di avere posto sia per i tuoi blog o podcast settimanali, sia per i post quotidiani su Facebook e i tuoi tweet.
4. Trova le categorie per i tuoi contenuti
Il tuo calendario dei contenuti dovrebbe avere una sorta di sistema per categorizzare i contenuti. I vantaggi sono davvero numerosi.
Non solo ti aiuterà a tracciare quali tipi di contenuto ottengono la maggiore portata e il maggior coinvolgimento, ma renderà anche più semplice mantenere le cose fresche e varie per il tuo pubblico.
- Puoi decidere tu quali tipi di categorie saranno più utili. Un'opzione consiste nel dividerli per formato, ad esempio video, video tutorial, articoli di blog, tutorial, infografiche, storie di Instagram e così via.
- Un'altra opzione consiste nel categorizzare i contenuti in base alla natura del contenuto, ad esempio contenuti curati, generati dagli utenti, sponsorizzati, autopromozionali e così via.
- Personalmente mi piace categorizzare i contenuti anche per tema: questo mi aiuta a capire se il mix dei miei contenuti include tutti i temi che vorrei trattare. Alcune delle etichette che uso per i miei contenuti sono: copy per la conversione, storytelling, blogging, content marketing, email marketing, vita da freelance e divertimento.
Qualunque cosa tu scelga, assicurati che le etichette siano descrittive e davvero utili (anche se per capirlo potrebbe volerci un po' di tempo). Puoi anche usare più di un'etichetta, ad esempio «articolo di blog» + «content marketing» + «sponsorizzato».
5. Crea un database dei contenuti
Un database dei contenuti è esattamente ciò che sembra: un luogo centrale in cui archiviare tutti i contenuti tra cui potresti voler scegliere quando compili il tuo calendario dei contenuti. Può essere semplicemente uno o più fogli di calcolo, oppure puoi usare un'app come Asana o Evernote per tenere tutto sotto controllo.
Assicurati di includere almeno i seguenti elementi per ogni contenuto:
- Titolo
- Tipo di contenuto (articolo di blog, video, infografica…)
- Collegamento
- Data di scadenza (o indicazione che si tratta di contenuto evergreen)
- Immagine
- Categoria
Ti consiglio di lasciare spazio per i commenti e per gli estratti interessanti del contenuto. Ti sarà utile quando collaborerai con altre persone e quando preparerai la copia vera e propria dei tuoi post.
6. Inserisci i tuoi contenuti (finalmente!)
Evviva: dopo tutto questo lavoro di preparazione, sei finalmente pronto a iniziare a riempire il tuo calendario dei contenuti! 🎉
Se usi qualcosa come un Google Sheet (che potrebbe essere tutto ciò di cui hai bisogno!), ecco alcuni elementi di base da includere:
- Piattaforma o canale
- Data
- Ora
- Collegamento (se applicabile)
- Copia
- Immagine
Se usi uno strumento per la pianificazione dei contenuti, come Hootsuite o CoSchedule, sarà praticamente tutto autoesplicativo.
7. Organizza il tuo team
Decidi ruoli chiaramente definiti per ogni persona del team:
- Chi è responsabile dell’aggiornamento del calendario?
- Chi pubblicherà i post?
- Assegnerai la scrittura della copia a un copywriter?
- Chi si occuperà di reperire le immagini?
- I post devono essere approvati prima di andare online? Da chi?
- Chi deve avere accesso al calendario? Che tipo di autorizzazione riceverà ciascuno?
- Con quanto anticipo pianificherai i contenuti?
- Qual è il processo per elaborare nuove idee per i contenuti?
Queste sono solo alcune delle domande a cui dovrai rispondere per garantire la massima organizzazione e fluidità.
Anche se ci sei solo tu, vale la pena impostare un processo snello e documentarlo. Non appena il tuo team crescerà, avrai già un manuale pronto all’uso e potrai delegare tutto il delegabile!
A seconda delle dimensioni della tua azienda, potrebbe essere utile anche condividere il tuo calendario dei contenuti con altri team che trarrebbero vantaggio dal sapere a cosa stai lavorando. Valuta di condividere il calendario con copywriter, videomaker, designer, project manager e persino clienti.
Ricordati di inserire nel calendario riunioni periodiche di pianificazione editoriale con largo anticipo rispetto al prossimo periodo di pubblicazione. Usa la riunione per pianificare i contenuti dal tuo database e per elaborare nuove idee.
Le riunioni di pianificazione possono anche servire a rivedere la portata, l’engagement e altre statistiche dei periodi precedenti, così da valutare quali tipi di contenuti hanno più successo e quali invece hanno avuto risultati meno brillanti o non hanno centrato l’obiettivo.
I dati di analisi e i dati sui ricavi possono anche essere usati per apportare ritocchi ai contenuti già pubblicati (ad esempio titoli, introduzioni, dati SEO, link in uscita e così via), in modo da ottimizzare visite ed engagement.
8. Pianifica la pubblicazione dei tuoi contenuti
Il tuo calendario è pronto e operativo: è il momento di fare un ballo celebrativo intorno al tavolo (o direttamente sopra)!
C’è ancora un ultimo passo da compiere: pubblicare effettivamente i tuoi contenuti.
Se non devi gestire molte piattaforme o pubblicare enormi volumi di post, potresti cavartela premendo manualmente “inviare” o “pubblicare”. Se usi solo Facebook, per esempio, puoi utilizzare lo strumento di pubblicazione nativo della piattaforma per pubblicare i tuoi post.
Se invece ti ritrovi a gestire diversi account social e altre piattaforme di pubblicazione, un’app per la pianificazione dei contenuti può farti risparmiare un’enorme quantità di tempo e denaro (e aiutarti a preservare la voglia di vivere). 🙄
Tra le app per la pianificazione dei contenuti più diffuse ci sono:
- Hootsuite
- CoSchedule
- SmarterQueue
- Edgar
- Later
- Planoly
- Tailwind
- Buffer
- Sprout Social
- Sendible
- Stackby
La maggior parte offre prove gratuite per almeno un breve periodo, quindi fai qualche esperimento per capire quale soluzione si adatta meglio alle tue esigenze.
Consigli finali per il successo del tuo calendario dei contenuti
Che tu pianifichi i contenuti su base settimanale, mensile o trimestrale, ci sono diverse chiavi universali per il successo del calendario dei contenuti:
- Itera. Sempre. Un calendario dei contenuti è qualcosa di vivo e in continua evoluzione, e dovrebbe cambiare e crescere man mano che evolvono tu e le tue esigenze di contenuto.
- Sperimenta, analizza, ripeti. Sperimenta e fai ricerche su elementi come i momenti migliori per pianificare i tuoi contenuti, quali piattaforme funzionano meglio per il tuo pubblico e così via. Il content marketing è un processo: non si ferma dopo aver cliccato sul pulsante Pubblica o aver inserito un post nella tua pianificazione.
- Non esiste un unico modo giusto per organizzare i tuoi contenuti in un calendario. Esistono milioni di metodi, template e approcci diversi. Prova, sperimenta regolarmente cose nuove e modifica tutto ciò che serve. Magari divertendoti anche un po’ lungo il percorso.
Come organizzi di solito le tue idee per i contenuti? Faccelo sapere nei commenti.
E non dimenticare di tornare la prossima settimana per la quinta parte della nostra masterclass sul content marketing, dedicata alla creazione dei contenuti indicati nel tuo calendario!
Speriamo che questo post ti sia piaciuto. Se è così, condividilo!
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