Come creare un calendario dei contenuti - Guida completa

Masterclass sul marketing dei contenuti: Quarta parte

Se questa è la quarta parte che state leggendo, è chiaro che siete in piena attività di content marketing: state preparando una strategia dei contenuti, e state elaborando tutte quelle succose idee di contenuti. È ora di organizzarsi e spostare le idee in un calendario dei contenuti ordinato. Tutte e 6.357. 🙄

Siete sopraffatti dalla miriade di idee che vi sono venute in mente? Non sapete da dove cominciare sul foglio bianco di Google che state fissando? Non preoccupatevi: in questo blogpost scoprirete come strutturare i vostri contenuti e ottimizzare il vostro calendario di contenuti.

Pianifica il tuo lavoro e lavora al tuo piano è il tuo nuovo mantra!

Questo post è la quarta parte di una nuova serie di Masterclass sul Content Marketing. Crediamo che sia un argomento incredibilmente importante e, secondo un piccolo sondaggio che abbiamo fatto, lo credete anche voi. Il problema è che ci sono così tanti contenuti sul content marketing in giro (a proposito di meta) e molte informazioni sono contrastanti.

Vi proponiamo questa Masterclass in collaborazione con Anouck Meier, Chief Storytelling Officer di Ampersand. Anouck è un conversion copywriter e un content marketing strategist che ha lavorato con numerosi marchi, grandi e piccoli, per aiutarli a raggiungere i loro obiettivi di business attraverso contenuti strategici. Facciamo chiarezza sui contenuti una volta per tutte in una guida completa. Pronti a tuffarvi?

- Jeroen Corthout, cofondatore di Salesflare, un CRM di vendita di facile utilizzo per piccole aziende B2B

ottenere Salesflare

Che cos'è un calendario dei contenuti?

Un calendario dei contenuti (chiamato anche "calendario marketing", "calendario blog", "calendario social media" o "calendario editoriale") può essere qualsiasi cosa si utilizzi per pianificare, programmare e organizzare i contenuti su base settimanale, mensile o annuale.

Di solito assume la forma di un flusso di lavoro visivo (in technicolor, se siete come me).

Vi aiuta a tenere traccia di argomenti, tipi di contenuti, canali, membri del team e, non da ultimo, delle scadenze.

Di solito, un calendario dei contenuti si presenta in una delle tre forme:

  • Calendario stampato. Per gli amanti della vecchia scuola di tutto ciò che è carta. 🗓
  • Fogli di calcolo. Se si conosce bene un foglio di Google, può essere un modo molto conveniente per organizzare i contenuti.
  • Applicazioni. Da strumenti di gestione del progetto come Asana o Trello a strumenti di gestione dei contenuti su misura come CoSchedule o SmarterqueueCi sono tonnellate di applicazioni che possono essere utilizzate come calendari dei contenuti.

Quella miriade di post-it con idee a caso appiccicati sul monitor? Temo che non sia un calendario dei contenuti.

calendario dei contenuti
I calendari dei contenuti sono disponibili in tutte le forme e dimensioni: è importante crearne uno che soddisfi le vostre esigenze specifiche.

Domande da considerare prima di iniziare un calendario dei contenuti

State già sperimentando lievi sintomi di stress da scelta sul tipo di calendario da scegliere?

Permettetemi di alleviare un po' di FOMO fornendo un suggerimento molto confortante per facilitare la vostra scelta: dipende. (Vedete, la mia ex carriera di avvocato a volte torna a perseguitarmi. E ora anche voi ne siete colpiti).

Ora, per dare un ulteriore contributo, ecco alcuni elementi da considerare prima di intraprendere l'avventura del calendario dei contenuti:

  • Quanti canali e piattaforme gestite? Si tratta solo di un blog e di una pagina Facebook? Oppure promuovete costantemente i vostri contenuti su una vasta gamma di media e piattaforme?
  • Con quale frequenza pubblicate i contenuti? State pubblicando quotidianamente? Più volte al giorno? Forse solo una volta alla settimana? Ripercorrete i vostri passi e cercate di avere una panoramica chiara. Questo vi aiuterà a determinare come visualizzare al meglio il vostro calendario dei contenuti su base regolare.
  • Create più di un tipo di contenuto? Caricate i podcast su iTunes e contemporaneamente pubblicate articoli sul vostro blog? Allora il vostro calendario dei contenuti dovrà essere in grado di distinguere tra le due cose.
  • Siete solo voi a utilizzare il calendario dei contenuti o un intero team? Forse avete un sistema che ha perfettamente senso per voi, ma non appena iniziate a collaborare sui contenuti, deve funzionare anche per gli altri. I migliori calendari dei contenuti consentono a voi e ai membri del vostro team di ottimizzare i vostri sforzi.
  • Qual è il vostro processo di produzione dei contenuti? Quanto è complesso? Quanto è lunga la vostra pipeline di contenuti? Esiste un processo di editing, revisione o approvazione sostanziale per ogni contenuto? Assicuratevi che il vostro calendario sia in grado di distinguere tra incarichi simili che si trovano in fasi diverse della creazione.

Ma aspettate un attimo: perché ho bisogno di un calendario dei contenuti?

So che a questo punto vi starete chiedendo: "Perché non posso semplicemente scegliere una nuova idea da la mia infinita lista di idee di contenuti ogni giorno e vedere cosa succede? Cosa c'è di male nell'improvvisare?".

Scegliere un calendario dei contenuti piuttosto che una strategia "improvvisata" comporta una serie di vantaggi:

  • Ottenere una visione a 50.000 piedi dei vostri contenuti. Creare una chiara visualizzazione di come i vostri contenuti sono distribuiti durante l'anno in termini di tempi, temi, formati, ecc. Post sul blog, post sui social, newsletter via e-mail, podcast, video: qualsiasi cosa stiate creando, la vedrete in un unico posto.
  • Rispettare le scadenze più facilmente e ritenete voi stessi (e il vostro team) responsabili di portare a termine le cose. Preparate i contenuti per tempo, in modo da non dovervi affannare per mettere insieme i post all'ultimo minuto (perché sappiamo tutti che di solito funziona bene per noi).
  • Eseguire quella strategia dei contenuti.. Non c'è modo di implementare la vostra strategia e di raggiungere gli obiettivi se postate a caso ogni giorno. Un calendario vi mantiene in carreggiata.
  • Mantenere il pubblico impegnato evitando che i contenuti ristagnino o diventino ripetitivi.
  • Tutti sulla stessa lunghezza d'onda. Informate tutti su ciò che viene pubblicato, quando e dove, evitando così spiacevoli sorprese o, per carità, doppioni.
  • Individuare le lacune di contenuto. Percepire quali contenuti devono ancora essere creati e farlo con tutto il tempo necessario per allineare il tutto.
  • Pianificate con molto più anticipo. L'uso di un calendario dei contenuti rende più facile pianificare i vostri sforzi futuri in materia di contenuti. Può trattarsi di una settimana, di un mese o di qualsiasi altro periodo di tempo si desideri pianificare. È incredibilmente comodo sedersi, rilassarsi e guardare i contenuti fare il loro lavoro.
Alare i vostri contenuti
State pensando di "improvvisare"? Non fatelo. Organizzatevi, create un calendario dei contenuti e raggiungete i vostri obiettivi!

Per quanto si abbia a cuore la propria reputazione di creativi spontanei, nel profondo si sa che lavorare su 20 schede del browser, un paio di blocchi legali e una collezione di post-it non è la strada giusta.

Senza un piano, finirete per perdere tempo e avrete meno probabilità di successo. Quando l'intera strategia è pianificata in un calendario, è molto più facile organizzarsi, concentrarsi sulle scadenze ed essere più produttivi.


Come pianificare i contenuti sul calendario in 8 semplici passaggi

Ora che abbiamo tolto di mezzo tutto questo: come si fa a creare un calendario dei contenuti adatto alle proprie esigenze?

 

1. Iniziare con un audit dei contenuti

Ci si concentra molto sulla creazione di nuovi contenuti quando in realtà ci si dovrebbe concentrare sulla creazione di più con meno e sull'utilizzo di ciò che si ha già.

Non è necessario produrre tutti i contenuti da zero. O iniziare subito a creare un milione di contenuti.

Invece, date un'occhiata ai cumuli di contenuti di valore che si trovano in giro per l'ufficio. Iniziate a fare il punto su tutte le vostre risorse e risorse di contenuto esistenti per vedere cosa potete inserire nel (ri)mix di contenuti.

Non limitatevi a considerare le risorse ovvie, come i post del blog esistenti, ma scavate un po' più a fondo.

Raccogliete whitepaper, relazioni, dati o ricerche di prima mano, appunti di riunioni o corsi di formazione, slide decks e presentazioni. Chiedete ai membri del team cosa hanno ancora in giro nei loro armadi (virtuali). Sarete sorpresi da ciò che potrete trovare.

Valutate se i contenuti che avete pianificato necessitano di un aggiornamento o di un rinnovamento. Inoltre, date un'occhiata a quali tipi di contenuti hanno ottenuto buoni risultati in passato e a quali tipi di contenuti pubblicano i vostri concorrenti.

sedersi su una pila di grandi contenuti
Potreste essere già seduti su pile e pile di ottimi contenuti senza rendervene conto. È qui che entra in gioco una verifica dei contenuti.

 

2. Verificate anche le vostre piattaforme

Durante l'audit dei contenuti, si può anche dare un'occhiata ai propri sforzi attuali su ciascun canale.

Alcune domande da porsi:

  • Quali piattaforme utilizzate?
  • Quali sono i più performanti?
  • Dovreste continuare a pubblicare su tutti loro?
  • Quante volte al giorno postate attualmente su ciascuna piattaforma?
  • Quali sono gli obiettivi di ciascuna piattaforma?
  • Chi è responsabile di ciascun canale?

Sono tutte informazioni utili da includere nel vostro calendario dei social media, soprattutto se lavorate in team.

Nel tracciare i contenuti per ogni piattaforma, ricordate che dovrete pubblicare contenuti su misura per ogni piattaforma e per il suo pubblico. Non limitatevi a postare i vostri contenuti senza adattarli ai requisiti e alle caratteristiche specifiche della piattaforma.

 

3. Qual è la frequenza?

Non limitatevi a chiedere a Kenneth. Dopo aver effettuato l'audit, avrete una visione chiara della frequenza con cui postate attualmente. Sarà questo il piano per il futuro? O avete bisogno di aumentare i vostri sforzi?

In ogni caso, la vostra frequenza di pubblicazione determinerà quanti slot dovete lasciare aperti per ogni canale o piattaforma. Assicuratevi di avere spazio sia per i vostri blog o podcast settimanali che per i vostri post quotidiani su Facebook e i vostri tweet.

fare i compiti prima di creare il calendario dei contenuti
Fate i compiti a casa prima di creare il vostro calendario dei contenuti: dove posterete? E con quale frequenza?

 

4. Creare categorie per i contenuti

Il vostro calendario dei contenuti dovrebbe avere una sorta di sistema di categorizzazione dei contenuti. Questo ha moltissimi vantaggi.

Non solo vi aiuterà a tenere traccia del tipo di contenuti che ottengono la maggior portata e coinvolgimento, ma renderà anche più facile mantenere le cose fresche e varie per il vostro pubblico.

  • Potete decidere voi stessi quali tipi di categorie vi saranno più utili. Una possibilità è quella di dividere in mezzi, come video, video didattici, post di blog, tutorial, infografiche, storie di Instagram, ecc.
  • Un'altra opzione è quella di categorizzare i contenuti in base alla natura del contenuto, cioè curati, generati dagli utenti, sponsorizzati, autopromozionali, ecc.
  • Personalmente, mi piace anche classificare i contenuti in temi: questo aiuta a capire se il mio mix di contenuti include tutti i temi che vorrei trattare nei miei contenuti. Alcune delle etichette che uso per i miei contenuti sono: conversion copy, storytelling, blogging, content marketing, e-mail marketing, vita da freelance e divertimento.

Qualunque sia la vostra scelta, assicuratevi che le etichette siano descrittive ed effettivamente utili (anche se questo può richiedere un po' di tempo per essere determinato). Potete anche utilizzare più di un'etichetta, ad esempio "blog post" + "content marketing" + "sponsored".

 

5. Impostare un database di contenuti

Un database di contenuti è, beh, proprio quello che sembra: un luogo centrale in cui memorizzare tutti i contenuti che si desidera scegliere quando si compila il calendario dei contenuti. Può essere semplice come un (insieme di) fogli di calcolo, oppure si può usare un'app come Asana o Evernote per fare il punto.

Assicuratevi di includere almeno i seguenti elementi per ogni contenuto:

  • Titolo
  • Tipo di contenuto (post sul blog, video, infografica...)
  • Collegamento
  • Data di scadenza (o indicazione della natura sempreverde)
  • Immagine
  • Categoria

Vi consiglio di includere uno spazio per i commenti e per estratti interessanti del contenuto. Questo vi aiuterà a collaborare e a creare il testo vero e proprio dei vostri post.

database dei contenuti
Inventate delle categorie di contenuti e create un database di contenuti e riempirete il vostro calendario di contenuti in men che non si dica!

 

6. Inserire il contenuto (finalmente!)

Evviva: dopo tutto questo lavoro di preparazione, siete finalmente pronti per iniziare a riempire il vostro calendario dei contenuti! 🎉

Se si utilizza un foglio di Google (che può essere tutto ciò di cui si ha bisogno!), ecco alcuni elementi di base da includere:

  • Piattaforma o canale
  • Data
  • Tempo
  • Link (se applicabile)
  • Copia
  • Immagine

Se utilizzate uno strumento di pianificazione dei contenuti, come Hootsuite o CoSchedule, questa operazione si spiega da sé.

 

7. Organizzare il team

Decidete i ruoli chiaramente definiti per tutti i membri del team:

  • Chi è responsabile dell'aggiornamento del calendario?
  • Chi pubblicherà i post?
  • Affiderete la stesura del copy a un copywriter?
  • Chi si occuperà di reperire le immagini?
  • I post devono essere approvati prima di essere pubblicati? Da chi?
  • Chi deve accedere al calendario? Chi ha diritto a che tipo di autorizzazione?
  • Con quanto anticipo programmate i contenuti?
  • Qual è il processo di elaborazione di nuove idee di contenuto?

Queste sono solo alcune delle domande che dovrete affrontare per garantire la massima organizzazione e fluidità.

Anche se siete solo voi, vi conviene impostare un processo snello e documentarlo. Non appena il vostro team crescerà, avrete un manuale pronto per l'uso e potrete delegare!

A seconda delle dimensioni dell'azienda, potrebbe essere utile condividere il calendario dei contenuti con altri team che potrebbero trarre vantaggio dalla conoscenza dei vostri progetti. Considerate la possibilità di condividere il calendario con copywriter, produttori video, designer, project manager e persino clienti.

Condividete il calendario dei contenuti con il vostro team
Tenete informati i membri del team condividendo il calendario dei contenuti e organizzando riunioni editoriali periodiche.

Ricordate di mettere in calendario riunioni periodiche di pianificazione editoriale ben prima del prossimo periodo di pubblicazione. Utilizzate la riunione per programmare i contenuti del vostro database e per trovare nuove idee.

Le riunioni di pianificazione possono essere utilizzate anche per rivedere la portata, il coinvolgimento e altre statistiche dei periodi precedenti, per valutare quali tipi di contenuti hanno avuto più successo e quali invece non hanno colpito nel segno.

I dati analitici e sulle entrate possono essere utilizzati anche per apportare modifiche ai contenuti già pubblicati (ad esempio titoli, introduzioni, dati SEO, link in uscita, ecc.) per ottimizzare le visite e il coinvolgimento.

 

8. Programmare la pubblicazione dei contenuti

Il calendario è pronto e funzionante: è il momento di festeggiare con un ballo intorno (o sul) tavolo!

C'è un ultimo passo da fare: pubblicare effettivamente i contenuti.

Se non avete molte piattaforme da gestire o volumi enormi di post da pubblicare, potete cavarvela premendo manualmente "invia" o "pubblica". Se utilizzate solo Facebook, ad esempio, potete utilizzare lo strumento di pubblicazione nativo della piattaforma per pubblicare i vostri post.

Se invece vi destreggiate tra diversi account di social media e altre piattaforme di pubblicazione, un'app di pianificazione dei contenuti può farvi risparmiare tempo e denaro (e aiutarvi a conservare la vostra voglia di vivere). 🙄

Tra le applicazioni più diffuse per la pianificazione dei contenuti vi sono:

La maggior parte di essi offre prove gratuite per almeno un breve periodo di tempo, quindi sperimentate per vedere cosa si adatta meglio alle vostre esigenze.


Suggerimenti finali per il successo del calendario dei contenuti

Che si pianifichino i contenuti su base settimanale, mensile o trimestrale, ci sono diverse chiavi universali per il successo del calendario dei contenuti:

  1. Iterare sempre. Un calendario dei contenuti è una cosa viva e vegeta, che deve cambiare e crescere in base alle vostre esigenze.
  2. Sperimentare, analizzare, ripetere. Sperimentate e ricercate elementi come i momenti migliori per programmare i contenuti, quali piattaforme funzionano meglio per il vostro pubblico, ecc. Il marketing dei contenuti è un processo, non si ferma dopo aver premuto il pulsante di pubblicazione o aver inserito un post nel calendario.
  3. Non esiste un modo corretto di calendarizzare i contenuti. Ci sono milioni di metodi, modelli e approcci diversi da adottare. Giocate, provate regolarmente cose nuove e modificatele se necessario. Magari anche divertendosi un po' lungo il percorso.

Come organizzate di solito le vostre idee per i contenuti? Fatecelo sapere nei commenti.

E non dimenticate di tornare la prossima settimana per la quinta parte della nostra Content Marketing Masterclass sulla creazione dei contenuti segnati sul calendario!

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Anouck Meier