10 estrategias eficaces de gestión del tiempo para representantes de ventas
Un artículo invitado de Vartika Kashyap (gerente de marketing en ProofHub)
“El tiempo es dinero”. Nadie puede identificarse mejor con este viejo proverbio que un representante de ventas. Si quieres ganar más dinero, tienes que dedicar más tiempo a actividades de ventas de alto valor.
Sin embargo, un estudio, basado en las respuestas de casi 200 representantes de ventas, incluidas una docena de entrevistas en profundidad, revela que los profesionales de ventas tienen serios problemas de gestión del tiempo. Según el estudio:
- Solo el 28 % de los representantes de ventas tiene implantado un sistema específico de gestión del tiempo.
- Solo el 35,2 % del tiempo de los representantes de ventas se centra en vender y el 65 % en todo lo demás, pero no en vender.
Cada minuto que, según el estudio, se dedica a actividades que no generan ingresos representa oportunidades perdidas y dinero perdido.
Por eso compartimos contigo algunos trucos sencillos para que dediques más tiempo a vender y aumentes tus posibilidades de alcanzar tus cifras y objetivos.
1. Crear y seguir un proceso
Si tienes la costumbre de investigar por tu cuenta a todos los prospectos, crear un proceso estandarizado te ayudará a acelerar el trabajo y a hacerlo todo de forma más coherente.
Solo tienes que crear una rutina de 5 minutos que seguir antes de hacer cualquier llamada nueva a un prospecto. Pruébala y podrás hacer las cosas de forma rápida y eficiente.
Usa software de gestión del tiempo durante el proceso y podrás aprovechar tu tiempo cada día de forma más práctica y productiva. Usar un registrador de horas es otra excelente opción para obtener una visión más clara de adónde se va la mayor parte de tu tiempo.
2. Mejorar la organización
¿A menudo te encuentras buscando entre archivos dispersos y perdiendo muchísimo tiempo?
Entonces prueba a usar un sistema de gestión de archivos basado en la nube que te ayude a mantener todos tus archivos y documentos de ventas importantes en un solo lugar. Además, asegúrate de poder compartir, revisar y descargar archivos —incluidas distintas versiones del mismo archivo— sin complicaciones.
Intenta dedicar más tiempo a conseguir leads y cerrar ventas en lugar de buscar y organizar archivos.
3. Céntrate en el 20 %
Seguro que conoces el principio de Pareto —también conocido como la regla 80/20, por si no lo conoces—. Este es un breve resumen:
«El 80 % de las ventas proviene del 20 % de los clientes»
Esto significa que estás perdiendo demasiado tiempo en tareas que tienen poco o ningún impacto en tu éxito. Tienes que centrarte en las tareas con el ROI más alto.
Recuerda que no todos los nombres de tu lista comprarán o se convertirán en clientes de alto valor. Si estás dedicando demasiado tiempo a un lead no cualificado, no estás vendiendo, y ese es tu trabajo.
Cuanto antes identifiques a tus clientes potenciales que puedan quedarse a largo plazo, mejor para ti.
4. Agiliza las tareas repetibles
No pasa nada si no eres muy fan de los «guiones de ventas». Pero tienes que aceptar el hecho de que, si te diriges a un determinado tipo de clientes, lo más habitual es que tus leads se parezcan entre sí.
Así que, en lugar de invertir la misma cantidad de tiempo en el mismo tipo de tareas, desarrollar un marco de trabajo sería una opción más inteligente. No te llevará mucho tiempo: solo tienes que echar un vistazo rápido a tus acuerdos ganados y anotar los detalles que podrían resultarte útiles en el futuro.
Te ayudará a agilizar las tareas repetibles o recurrentes y a ahorrar más tiempo.
5. Empieza a agrupar tareas
Agrupar tareas, organizar por grupos, bloquear tiempo y procesar por lotes. Son prácticas sencillas que pueden cambiar literalmente la forma en que haces las cosas y hacer que seas increíblemente productivo de la noche a la mañana.
Lo único que tienes que hacer es sacar tu lista de tareas, agrupar las tareas similares (por ejemplo, los correos electrónicos de seguimiento, las llamadas, las reuniones y el trabajo en el CRM) y reservar un periodo de tiempo para cada grupo.
Si le das a tu cerebro algo de tiempo para ponerse al día cada vez que pasas a un nuevo tipo de tarea, serás mucho más eficiente.
6. Haz un seguimiento inteligente del tiempo
Cuando se trata de gestionar tu tiempo, hacer un seguimiento del tiempo es bastante obvio. La mayoría no somos conscientes de los hábitos que acaban con nuestro tiempo y, por tanto, con nuestra productividad durante el día.
Usar un software de seguimiento del tiempo como Toggl o alternativas a Toggl como ProofHub, Everhour, Harvest, etc., puede ayudarte mucho a reconocer y entender esos hábitos. Puedes hacer seguimiento del tiempo que dedicas a tareas específicas, analizar tu rutina, detectar patrones y ajustar tu estrategia de gestión del tiempo en consecuencia.
Si a menudo tienes la sensación de que tienes demasiado que hacer y no dispones de tiempo suficiente para hacerlo, hacer un seguimiento del tiempo es un excelente punto de partida.
7. Planifica tu día en torno a tus clientes
El tiempo que has reservado en tu calendario para llamar a los leads no tiene por qué coincidir con su agenda. Y si tus horarios no resultan convenientes para los clientes, no vas a cerrar una buena venta.
Investigar un poco por tu parte te ayudará a averiguar cuál es el mejor momento para contactar con tus posibles clientes.
Planifica tu día en torno a tus clientes: conoce sus intereses, familiarízate con su rutina y crea agendas que te permitan contactar con ellos en los mejores momentos.
8. Limita la multitarea
Ser capaz de hacer varias cosas a la vez no te convierte en un representante de ventas productivo y exitoso. La multitarea no es buena para las ventas porque tu cerebro no puede hacer dos cosas a la vez.
Cuando intentas abordar más de una tarea, tu cerebro cambia constantemente de marcha y recibe un golpe importante al pasar de una tarea a otra en rápida sucesión. Como resultado, te ralentizas y pierdes el 40 % de tu productividad.
Así que, en lugar de hacer varias cosas a la vez, plantéate priorizar tus actividades de ventas e intenta concentrarte en una sola cosa cada vez.
9. Llega antes al NO
Perseguir al lead equivocado durante más tiempo del necesario es una pérdida de tiempo valioso.
Sí, es difícil renunciar a una venta, pero piensa en esto: ¿qué es mejor? Cultivar un lead viable o seguir detrás de un prospecto que parece tener pocas posibilidades o ninguna.
Aprende a detectar un lead poco prometedor, descalifica los leads lo antes posible y llega antes al NO para poder aprovechar bien tu tiempo.
10. Haz menos pausas
¿Te sientes identificado con hacer demasiadas pausas en el trabajo? Si tu respuesta es SÍ, tienes que mejorar algunos de tus hábitos diarios.
Puede ser un poco difícil imponértelo, pero es necesario hacer menos pausas si quieres cerrar más ventas. Evita acostumbrarte a hacer una pausa después de cada llamada. Un descanso de solo un par de minutos —lo más probable es que entre 5 y 10 minutos— cada 90 minutos debería ser suficiente.
Gestionar bien tu tiempo es la clave para convertirte en un buen vendedor —productivo, exitoso, menos estresado y más eficaz—. Así que aprende a gestionar tu tiempo en lugar de dejar que él te gestione a ti. Y asegúrate de dormir lo suficiente para mantenerte productivo en el trabajo.
Un poco sobre Vartika:
Vartika Kashyap es la gerente de Marketing de ProofHub, una herramienta sencilla de gestión de proyectos y una potente alternativa a Asana. A Vartika le gusta escribir sobre productividad, creación de equipos, cultura laboral, liderazgo y emprendimiento. Contribuir a un entorno laboral mejor es lo que la motiva.
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