リモートチームを管理する方法
社内コミュニケーションを時計仕掛けのようにスムーズに進める
昨日、リモートワークをテーマにしたヨーロッパ初のリモートカンファレンス、RemoteConで「リモートチームをどう管理するか」について講演しました。（それにしても、remoteがたくさん出てきますね！）
BasecampのJason Fried、HotjarのDavid Darmanin、GitlabのDarren Murphといった専門家の皆さんと並んで登壇でき、とても誇りに思いました。セッションのQ&AはEU-StartupsのVeronica Fresneauが進行しました。
すでに多くの人からスライドを見たいという声が届いていたので、講演の内容とスライド全体を、読みやすい形でこのブログから利用可能にすることにしました。
ここでは、Salesflareで私たちがどのようにリモートで協力しているか、特にすべてを時計仕掛けのようにスムーズに進めるために、社内でどうコミュニケーションを取っているかに焦点を当ててお話しします。
楽しんでください！
私はSalesflareの共同創業者、Jeroen Corthoutです。
Salesflareでは、より人間らしいCRMを作っています。実際に使いやすく、CRMでありがちなデータ入力を大量に求められることもなく、顧客により良い対応ができるようサポートします。これまで私は、一般企業やエージェンシー、いくつかのスタートアッププロジェクトで、さまざまな役割を経験してきました。多くの場合、コミュニケーションに関する課題に取り組んでいました。
Salesflareは世界中の何千もの中小企業に利用されていますが、主な顧客は北米とヨーロッパにあります。
つまり、COVID-19以前から、私たちは顧客とはすでに完全にリモートで仕事をしていたということです。そして、この働き方を5年以上経験していました。
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ただし、私たちがこれまで一度も経験していなかったのは、チーム自体をリモート化することでした。
私たちは以前から、同じ部屋に集まって働くことのメリットを強く信じていました。本当のチームとして、そして友人のグループとして、より親密に交流できること。隣り合っているからこそ、物事について気軽に話し合えること。ちょっとしたことでも、自然に共有できることです。同じ部屋に1つのチームとして集まることで、スピードと効率の面で優位に立てると考えていました。
しかし、リモート環境を余儀なくされて初めて、そうした前提に頼っていたことで、私たちのコミュニケーションがどれほど機能不全に陥っていたのかを理解しました。
ひどい状態だったと言いたいわけではありません。これまで私が働いてきたどの会社も、間違いなくそれ以上に悪い状況でした。
それでも、社外・社内を問わず明確で包括的なコミュニケーションを大切にしているSalesflareという会社にとって、解決すべき深刻な問題がいくつかあったのは確かです。
この3か月間、私たちはより効果的に協力できるよう、社内コミュニケーションの改善に懸命に取り組んできました。そこで、私たちにとってうまくいっていることを皆さんと共有したいと思います。皆さんの社内コミュニケーションの改善にも役立ててもらえたらうれしいです。
今、私たちはそれぞれ別の建物の別の部屋からリモートで働いています。それでも、ひとつの結束したチームとして一緒に働くために使っているシステム、ツール、プロセスを紹介します。
これから10分で、次のことを学べます。
- ミーティングに時間を投資することでROIを最大化する方法
- チーム内で情報を滞りなく共有する方法
- コミュニケーションプラットフォームの構成
1. ミーティングに時間を投資することでROIを最大化する方法
Salesflareでは、お客様に価値を届けることに非常に集中しています。そして、その多くをチームで、しっかり考え、計画しながら進めています。そのため、私たちはミーティングでかなりの時間を一緒に過ごします。
以前は、プロセスを改善しようとすると、物事をさらによく議論し、計画するためにミーティングを追加することがよくありました。その結果、しばらくすると、実際に価値を生み出す代わりに、ミーティングで多くの時間を使うようになっていました。
ミーティングの効率も、次第に落ちていきました。
- ミーティングが、次のミーティングを開かずに済むようにと、予定時間を大幅に超えるようになった
- ミーティング中に集中力を失う人が出始め、効率が大きく落ちた
- 議論がいくつかの重要なポイントで、長時間行き詰まることがよくあった
- 何を、なぜ決めたのかを忘れてしまい、必要以上に同じ話に戻ることになった
- 議論について他の人がどう感じているのか分からなくなり、結論の周りを何度もぐるぐる回って、同じ結論に戻ることになった
- 事前に見たり考えたりできたはずのことを、全員の時間を使ってミーティング中に見たり考えたりすることで、多くの時間を失った
今は、これを避けるために次のルールに従っています。
- 異なる種類の議論（たとえば戦略とオペレーション）を別々のミーティングに分け、どちらか一方のレベルで議論が行き詰まりすぎないようにしています。たとえば私たちには、スプリントミーティングとスプリント準備ミーティング、機能ミーティングと機能計画ミーティング、成長ミーティングと成長アイデアミーティングがあります。
- ほとんどのミーティングにはアジェンダがあり、そのミーティングで何を議論し、何を準備する必要があるのかを決めています。たとえば機能ミーティング（複数回のミーティングで機能の範囲を完全に決める場）では、毎回のアジェンダと準備に固定の構成を使っています。
- 事前に考えずにミーティングへ入ることはありません。私たちはそれぞれ個別のドキュメントでミーティングの準備をし、少なくとも前日までにその準備内容を共有します。そうすれば、全員が事前準備を読んで最初のコメントを追加でき、議論をすぐに動かし始められます。
- ほとんどのミーティング（機能ミーティングなど）は、最大3人に抑えるようにしています。3人を超えると、積極的に参加するのは3人だけで、残りの人は眠り始めることが分かったからです。
- 私たちは必ずビデオをオンにし、議論中は全員の顔を画面に表示します。チームメイトが議論についてどう感じているのかを知るには、表情が重要です。そして、誰かの注意がそれているタイミングも分かります。
- それに加えて、Google Docsで決まった構成のドキュメントを開きます（個別の準備用ドキュメントとは別の共有ドキュメントです）。そこに、私たちが行ったすべての決定をメモします。あることをしないと決めた場合でも、書き留めます。そうすれば、ミーティングに参加していない人や後から見返す人も、意思決定のプロセス全体を追えます。1人が議事録を取る担当になり、他の人は画面上でその内容をリアルタイムに確認し、修正を提案できます。
- 議論が行き詰まったら、その論点をすぐに質問のリストへ移します。別のリストとして上部に置くこともあれば、ドキュメントの構成内で特定の色を付けて示すこともあります。
- ミーティングは2時間までに制限します。これを超えて続けると、集中力が落ち、生産的ではなくなります。
- 30分の時点で、そろそろまとめ始めるよう最初のリマインダーを出します。残り15分になったら、まとめに入ります。つまり、ミーティングの共有事項を書き出し、必要であれば次のミーティングを計画します。
- ミーティングの共有事項は、参加していなかった人に向けた、結論とミーティングのステータスの短いまとめです。この共有事項はSlackに投稿するため、ミーティングのドキュメント全体を読まなくても、チーム全体が簡単に最新情報を把握できます。
- ミーティングの後や合間にも、議論はミーティングのドキュメント上で続けられます。これはコメントスレッドで行います。ドキュメントのオーナー（議論を書き起こす担当だった人）は、こうした議論を引き続き追いかけ、結論に向けて進める責任を負います。
これが現在私たちが行っていることですが、時間を最大限効率的に使えるよう、ミーティングへの取り組み方は今も改善し続けています。限られた時間のミーティングで多くの価値を生み出せることが、より多くのリソースを持つ大手プレイヤーに対する私たちの競争力になっています。そのため、これは私たちにとって非常に重要です。
これらのルールをいくつか実践するだけでも、ミーティングにかける時間を以前よりはるかに有効に使えるようになり、生産性が大きく向上します。
2. チーム内で情報を滞りなく共有する方法
最初に話したように、私たちは以前、同じ部屋に座っていれば自然にコミュニケーションが流れると考えていました。
チームが成長するにつれ、チームでリモート勤務を始め、社内コミュニケーションをリモートに移行する前から、私たちは多くの小さな行き違いを通じて、それが現実にはうまくいかないと理解し始めました。それ以来、何も意識しなくても情報がチーム内をスムーズに流れるように、少しずつ多くの小さな変更を重ねてきました。
大企業や代理店で働いていたころ、隣の席の人が一日中何をしているのか分からないことがよくありました。ましてや、会社の他の人たちが何をしているのかなど、なおさら分かりませんでした。
情報の共有がとても不十分だったため、顧客に対して効果的なチームとして機能することが、ずっと難しくなっていました。それどころか、みんなで一緒に物事を実現しようとしているチームの一員だと感じることさえ難しかったのです。
Salesflareでは、できる限りその反対を実現しようとしています。そのために、私たちが取り組んでいることをいくつか紹介します。
- 最も基本的なこととして、毎朝スタンドアップミーティングを行っています。オフィスにいた頃は、全員が到着したらすぐに対面で行っていました。リモート環境になってからは、Slackに書き込むようにしました。前日にやったことと、その日にやることをリストアップします。これには多くのメリットがあります。1. 全員が、ほかのメンバーが何に取り組んでいるかを把握できます。2. 前日を振り返る時間を持てます。3. そして、自分の一日を意識的に計画する必要があります。まさにベストプラクティスです！
- 常に改善を続け、失敗から学び、プロセス（ここで話している内容も含めて）を改善していくために、2週間に1度、金曜日の午後にチームミーティングを行っています。過去2週間でうまくいかなかったことと、うまくいったことをリストアップします。悪かった点については、解決策を話し合います。良かった点については、そこから学びを引き出します。その後、指標と、過去2週間に取り組んできたことをデモします。
- 個人レベルでも、毎月少し時間を取って刃を研いでいます。つまり、共同創業者の一人である私と、もう一人の共同創業者が、チームの全員と1対1のミーティングを行う時間を取っています。私はビジネスチームのメンバーと、彼は製品チームのメンバーと会います。四半期ごとに担当を入れ替え、変化を加えながらオープンな文化を保っています。
- 議論には、できる限り誰でもアクセスできるようにしています。公開Slackチャンネル、Googleドキュメント、Githubのissue上での議論などです。コミュニケーションプラットフォームについて話すときに、もう少し詳しく説明します。
- 先ほど話したように、ミーティング後に告知を共有することで、全員ができる限り最新の情報を把握できるようにしています。つまり、各ミーティングの最後に「ここで話した内容のうち、チームのほかのメンバーが知っておくべきことは何だろう？」と意識的に問いかけ、共有すべき情報を共有します。そうすれば、意図せず情報が隠れたままになることはありません。
- ミーティングだけが大切なのではありません。ミーティング以外の場でも、オープンで透明性の高い文化を促しています。物事がうまくいっていないときは、誰もが声を上げるようにしています。私と共同創業者だけでなく、全員が物事を前に進め、自分の頭で考え、意見を言えるようにしています。これは、物事をうまく進めるうえで本当に欠かせません。このテーマについて、私がとても気に入った本がKim Scott著『Radical Candor』です。
こうした取り組みによって、ばらばらに連携せず動く個人の集まりではなく、ひとつのチームとして考え、働きながら目標を達成できるようになります。
特にリモートで働く場合は、普段以上に意識して情報を共有し続けることがとても重要です。誰もが自分の部屋にこもっていて、情報が「偶然」共有されることはないからです。
3. コミュニケーションプラットフォームという観点から見た私たちの構成
多くの人がこの話題にすぐ飛びつきたくなるのもわかります。どのコミュニケーションプラットフォームを使うかを考えるのは、とても楽しいからです。Slackを使うべきか、それとも別のものがいいのか？ これやあれはどこでトラッキングするのか？
どれほど楽しくてワクワクする話でも、ここでは最後に回しました。プラットフォームは、実現したいことを支えるための手段にすぎないからです。
もちろん、最後においしい話を残しておいたということでもあります。これで気分よく締めくくれます！
社内コミュニケーションを整理し、滞りなく進めるために、私たちが使っているプラットフォームは次のとおりです。
- Slack：ここで告知や最新情報を共有し、スレッドですばやく議論します。また、GoogleドキュメントやGithubなどの新しい変更を追跡するための中心的な場所でもあります。
- Google Docs：先ほど話したように、議論の準備と結果をここで管理し、その一部の議論を合間に続けます（ドキュメントのコメントスレッド内など）。より深く考える必要がある議論には、Slackでのすばやい議論よりもGoogle Docsが最適です。
- Zoom：ほとんどのビデオミーティングにZoomを使っています。かなり安定していて、Google Docsと並べて簡単に使えるからです。
- Discord：最近はDiscordも加えました。音声だけでお互いに話しやすくするためです。たとえば、開発上のインシデントについてよりすばやく議論したり、オフィスにいるときのように、仕事をしながら共有のDiscordチャンネルで交流したりできます。
- Intercom：顧客とのコミュニケーションはIntercomを通して行い、そこに内部メモを追加したり、お互いにメンションしたり、割り当てたりできます。これによって、チームとして顧客に対応しやすくなります。
- Salesflare：Intercomは主にサポート目的で使う一方、Salesflareは営業に関わるすべてのことや、営業に近いものに使っています。規模の大きな見込み顧客、統合パートナー、ソリューションパートナー、コンテンツパートナー、ポッドキャストのゲスト、投資家などが対象です。これらに関するフォローアップとコミュニケーションはすべて、Salesflare上で行います。自動化されたデータ、メールスレッドの一元管理、ミーティング、メンション付きの内部メモ、メールトラッキングなどを利用できます。
- Github：バグ、改善、機能リクエストに関する議論はGithubで行います。こうすることでコードとのつながりを保てますし、Intercomとも連携します。
このスタックは私たちにとって非常にうまく機能しています。すべてを相互に統合していて、その大部分はZapierを通しています。そのため、コミュニケーションが会社全体をシームレスに、そしてほぼ自動的に流れるようになっています。
コミュニケーションプラットフォームは、先ほど説明したプロセスを機能させるうえで、とても大きな助けになります。すべてがリモートになる場合は、特にそうです。
結論
すべてがうまく回り始めるのは、次のことを実践したときです。
- ミーティングの時間を、できるだけ効率的に使う
- ミーティング中も、ミーティングとミーティングの間も、情報が行き交うようにする
- これをできるだけ簡単に実現するために、適切なコミュニケーションプラットフォームを導入する
Salesflareではこのように進めていますが、もちろん、これはあくまで参考です。会社ごとに事情が違うので、やり方も少しずつ異なります。
ぜひ質問を気軽に投げかけてください（コメントでの質問も歓迎です！）。社内コミュニケーションをできるだけうまく整理して、リモートのスタートアップチームが時計のように正確に動けるようにする方法を、一緒に考えます。
遠慮なくどうぞ！質問があればコメントで声をかけるか、ホームページのチャットからチームにメッセージを送ってください。
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