如何管理远程团队
让你的内部沟通像时钟一样精准运转
昨天，我在 RemoteCon 做了一场关于“如何管理远程团队”的演讲。这是欧洲首个以远程工作为主题的远程会议。（“远程”这个词出现得可真多！）
我很自豪能与 Basecamp 的 Jason Fried、Hotjar 的 David Darmanin 以及 Gitlab 的 Darren Murph 等专家讲者同台分享。此次会议的问答环节则由 EU-Startups 的 Veronica Fresneau 主持。
已经有很多人来问我要演示文稿了，所以我决定把完整演讲和幻灯片整理成易读的形式，放在这里的博客上，供大家查看。
我会介绍我们在 Salesflare 如何进行远程协作，重点讲讲怎样做好内部沟通，让一切像时钟一样精准运转。
祝你阅读愉快！
我是 Jeroen Corthout，Salesflare 的联合创始人。
在 Salesflare，我们打造的是更人性化的 CRM。它确实很容易使用，不需要你像使用其他 CRM 那样输入大量数据，也能帮助你更好地服务客户。过去，我曾在企业、代理机构以及一些创业项目中担任不同职务，通常负责处理沟通方面的问题。
Salesflare 服务于全球数千家中小型公司，客户主要分布在北美和欧洲。
这意味着，在新冠疫情暴发之前，我们就已经完全以远程方式服务客户了，而且已经有超过 5 年的相关经验。
正在转向远程销售？读一读如何像专业人士一样进行远程销售。
然而，我们从未让团队本身也 转为远程办公。
我们一直坚信，大家待在同一个房间里有很多好处：像真正的团队、像一群朋友那样更亲密地互动；彼此坐在旁边，可以更轻松地讨论事情；随时随地都能自然而然地分享信息。我们相信，整个团队待在同一个房间里，能让我们在速度和效率方面占据优势。
直到我们被迫进入一个 远程办公环境，才意识到，过去依赖这些假设，让我们的沟通变得多么低效。
当然，我并不是说情况糟糕透顶：我过去工作过的每家公司，表现肯定都比我们更差。
但作为 Salesflare 这样一家以对外和内部沟通明确、全面而自豪的公司，我们确实有一些严重的问题需要解决。
过去 3 个月里，我们一直在努力改善内部沟通，以便更高效地协作。我很高兴能和你分享哪些做法对我们有效，也许这能启发你去 改善内部沟通。
我来分享一下，我们使用哪些系统、工具和流程，让大家即使现在身处不同建筑的不同房间、都在远程工作，也能像一个紧密协作的团队一样工作。
接下来的 10 分钟里，你将从我这里了解到：
- 我们如何让投入会议的时间获得最大 ROI
- 我们如何让信息在团队中顺畅流动
- 我们的沟通平台是如何搭建的
1. 我们如何让投入会议的时间获得最大 ROI
由于我们在 Salesflare 极其专注于为客户创造价值，而这项工作有很大一部分需要团队协作，并且需要充分思考和计划，所以我们会花相当多的时间一起开会议。
过去，我们经常通过添加额外的会议来讨论和计划，力求进一步改进流程。结果没过多久，我们就发现自己把大量时间花在了这些会议上，而不是实际创造价值。
与此同时，会议的效率也开始下降：
- 为了确保不需要再开一次会议，会议开始严重超时
- 大家开始在会议中失去专注，这严重影响了效率
- 讨论经常会在几个关键点上卡住太久
- 我们会忘记自己究竟决定了什么，以及为什么这样决定，于是又不必要地回头重新讨论
- 我们会失去对其他人如何看待这场讨论的了解，结果总是在结论周围兜圈子，并反复回到已经讨论过的结论上
- 我们会在会议中花很多时间查看和思考那些本可以提前查看和思考的事情，而不必浪费所有人的时间
这是我们现在遵循的规则，用来避免上述问题：
- 我们会把不同类型的讨论（比如战略讨论和运营讨论）分开安排在不同的会议中，确保不会在其中任何一个层面上卡得太久。比如，我们有 sprint 会议和 sprint 准备会议、功能会议和功能规划会议，以及增长会议和增长想法会议。
- 大多数会议都有议程，明确会议中要讨论什么，以及参会者需要为会议准备什么。以我们的功能会议为例（我们会通过一系列会议把功能的范围完全确定下来），每次会议的议程和准备工作都有固定结构。
- 我们不会毫无准备地参加会议。每个人都会在个人文档中准备会议内容，并至少提前一天分享这份准备材料。这样一来，大家可以提前读完材料并添加一些初步评论，让讨论尽早开始运转。
- 我们会尽量把大多数会议（比如功能会议）限制在最多 3 个人以内。我们发现，如果会议人数更多，真正积极参与的通常只有 3 个人，其他人则开始打瞌睡。
- 我们总是打开视频，并在讨论过程中让每个人的脸一直显示在屏幕上。了解团队成员对讨论内容的感受，他们的表情非常重要。我们也能从中看出他们什么时候开始注意力下降。
- 除此之外，我们还会在 Google Docs 中打开一份采用固定结构的文档（这是一份共享文档，与个人准备文档不同）。我们会在这里备注每一项决定。即使我们决定不做某件事，也会把它写下来。这样一来，整个决策过程都会被记录下来，方便没有参加会议的人了解，也便于日后查阅。由一个人负责记录会议，其他人可以在自己的屏幕上实时跟进，并提出修改建议。
- 如果讨论卡住了，我们会立即把这个讨论点暂时放进问题列表中。这个列表可以单独放在顶部，也可以放在文档结构中，并用某种颜色突出显示。
- 我们把会议限制在 2 小时以内。超过这个时间继续开会会影响大家的注意力，也不再有生产力。
- 到 30 分钟时，我们会第一次提醒大家开始收尾。到 15 分钟时，我们就开始收尾。这意味着我们会写出会议公告，并在必要时计划下一次会议。
- 会议公告是对会议结论和状态的简短总结，供没有参与会议的人了解。我们会把这些公告发布到 Slack，这样整个团队都能轻松掌握最新情况，即使不读完整的会议文档也没关系。
- 会议结束后以及两次会议之间，讨论仍然可以继续在会议文档中进行，通常是在评论串里展开。文档所有者（负责把讨论内容整理并记录下来的人）会持续跟进这些讨论，并负责推动大家得出结论。
这就是我们目前的做法，但我们仍在持续改进处理会议的方式，确保把时间用得尽可能高效。我们能够在很短的时间里通过这些会议创造大量价值，这正是我们与资源更丰富的大型竞争者竞争的资本，所以这对我们来说极其重要。
即使你只落实其中几条规则，也会立刻发现，自己花在会议上的时间比以前更加值得，而你的生产力也会大幅提升。
2. 我们如何让信息在团队中顺畅流动
正如我一开始所说，我们过去曾经以为，只要坐在同一个房间里，沟通自然就会顺畅起来。
随着团队不断壮大，即使是在团队转为远程办公、内部沟通也转为远程进行之前，我们就已经通过许多小问题逐渐明白，事情并不是这样运作的。一步一步地，我们做出了许多细小的改变，确保信息能够毫不费力地在团队中流动，甚至不需要我们刻意去想这件事。
我清楚地记得，自己曾在一家大型企业甚至一家代理公司工作过，常常连坐在我旁边的人一整天会做什么都不知道，更不用说公司里的其他人了。
信息分享得非常不充分，这意味着我们很难作为一个高效的团队为客户提供服务，甚至很难感受到自己是这个共同努力、推动事情向前发展的团队的一员。
在 Salesflare，我们尽力避免这种情况。以下是我们为此采取的一些做法：
- 最基本的一点是，我们每天早上都会组织站立会议。在办公室时，大家一到齐就会现场开会。转为远程办公后，我们开始在 Slack 中把这些内容打出来。我们会列出前一天做了什么，以及当天要做什么。这样做有很多好处：1. 每个人都知道其他人在做什么；2. 你会花一点时间回顾前一天；3. 你也需要有意识地计划好这一天。全是最佳实践！
- 为了不断磨炼能力、从错误中学习并改进流程（就像我们正在讨论的这些内容一样），我们每两周在周五下午组织一次团队会议。我们会列出过去两周中哪些事情出了问题，哪些事情进展顺利。对于负面问题，我们会讨论解决方案；对于做得好的地方，我们会提炼经验。之后，我们还会演示过去两周的指标，以及我们一直在推进的工作。
- 在个人层面，我们每个月也会花一些时间磨炼能力。也就是说，我和联合创始人会分别抽时间与团队中的每个人进行一对一沟通。我与业务团队成员见面，他与产品团队成员见面。每个季度我们会交换对象，让团队保持活力，也持续维持开放的文化。
- 讨论内容会尽可能公开：在公开的 Slack 频道、Google 文档中，以及 Github issue 的讨论里，等等。等我们谈到沟通平台时会详细介绍。
- 就像我之前说的，我们会在会议后分享公告，确保每个人都尽可能及时了解最新情况。也就是说，每次会议结束时，我们都会有意识地问自己：“关于刚才讨论的内容，团队其他成员应该知道什么？”凡是应该分享的信息都会被分享出去，不会因为一时疏忽而悄悄留在某个角落。
- 这不只是会议的问题。除了会议之外，我们也鼓励建立开放、透明的文化。当事情进展不顺时，每个人都应该勇于表达意见。每个人都可以推动事情向前发展，动脑思考并说出自己的想法，而不只是由我和联合创始人两个人来做。这对于让一切顺利运转至关重要。我非常喜欢的一本相关书籍是 Kim Scott 的《彻底坦率》。
所有这些做法，让团队能够像一个整体那样思考和工作，实现自己的目标，而不是像一群彼此缺乏协调的个体那样各自为战。
尤其是在远程办公时，持续分享信息非常重要，而且需要比平时更加积极，因为每个人都躲在自己的房间里，信息不会再“偶然”被分享出去。
3. 我们在沟通平台方面的设置
很多人喜欢直接跳到这一部分，因为研究这些内容确实很有意思：我们应该使用哪些沟通平台？应该使用 Slack，还是其他工具？我们该在哪里跟踪这个、那个？
虽然这件事既有趣又令人兴奋，但我把它放到了最后，因为这些平台只是帮助你实现目标的工具。
当然，这也意味着我们把最精彩的内容留到了最后，最后还能在一个高点收尾！
以下是我们用来让内部沟通井然有序并持续流动的平台：
- Slack：我们在这里分享公告和更新，在 thread 中进行快速讨论；它也是我们跟踪 Google Docs、Github 等工具中最新变更的中心位置。
- Google Docs：正如我所说，我们会在这里保存讨论的准备材料和结果，并在两次正式讨论之间继续推进其中一些讨论（通过文档中的评论 thread）；任何需要深入思考的讨论，都最适合放在这里（而不是像 Slack 中那样进行快速讨论）。
- Zoom：我们的大多数视频会议都使用 Zoom，因为它相当稳定，而且可以轻松地与 Google Docs 配合使用。
- Discord：最近我们也把 Discord 加入了组合，方便大家彼此交流（只使用音频）；例如，我们可以更快地讨论开发事故，或者在工作时一起待在共享的 Discord 频道里，就像在办公室一样。
- Intercom：我们的客户沟通通过 Intercom 进行，我们可以在那里添加内部备注、互相提及、互相分配任务，等等；这样一来，就很容易以团队的方式处理客户事务。
- Salesflare：Intercom 更多用于支持相关事务，而我们使用 Salesflare 处理所有销售相关的事情或类似销售的事务：较大的潜在客户、集成合作伙伴、解决方案合作伙伴、内容合作伙伴、播客嘉宾、投资者，等等。围绕这些对象的所有跟进和沟通都会在 Salesflare 中进行，其中包括自动化数据、集中的电子邮件线程、会议、带有提及功能的内部备注、电子邮件跟踪等。
- Github：我们围绕 bug、改进和功能请求的讨论都在 Github 中进行；这样既能让讨论与代码紧密关联，也能与 Intercom 连接起来。
这套工具栈非常适合我们，而且我们已经把所有工具彼此集成起来了，其中很大一部分是通过 Zapier 实现的。这让沟通能够顺畅地、基本自动地流经整个公司。
沟通平台是让前面讨论的流程顺利运转的重要工具，尤其是在一切都转为远程之后。
结语
如果你做到以下几点，整个流程就能真正衔接起来：
- 确保把会议时间用在最有效率的地方
- 让信息在会议期间以及会议之间持续流动
- 采用合适的沟通平台，让这一切尽可能简单
这就是我们在Salesflare组织这些工作的方式。当然，这仅供你参考，因为每家公司都有自己的运作方式。
所以，尽管把你的问题抛过来吧（现在欢迎在评论区提问！）。我很乐意和你一起想办法，看看怎样才能以最佳方式组织内部沟通，让你的远程创业团队像钟表一样顺畅运转。
别犹豫！如果你有任何问题，欢迎在评论区联系我，或者通过我们主页上的聊天功能给团队发送消息。
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