كيفية إدارة فريق عن بُعد
اجعل تواصلك الداخلي يسير بدقة الساعة
ألقيتُ أمس حديثًا عن «كيفية إدارة فريق يعمل عن بُعد» في RemoteCon، أول مؤتمر أوروبي يتناول موضوع العمل عن بُعد. (هذا عدد كبير من مرات تكرار كلمة «عن بُعد»!)
كنتُ فخورًا جدًا بأن أقدّم الحديث إلى جانب متحدثين خبراء مثل Jason Fried من Basecamp، وDavid Darmanin من Hotjar، وDarren Murph من Gitlab. كما أدارت Veronica Fresneau من EU-Startups جلسة الأسئلة والأجوبة.
طلب كثيرون الشرائح بالفعل، لذلك قررتُ أن أتيح الحديث الكامل والشرائح هنا على المدونة بصيغة سهلة القراءة.
سأتحدث عن طريقة عملنا معًا عن بُعد في Salesflare، مع التركيز بشكل خاص على كيفية التواصل داخليًا حتى يسير كل شيء بدقة الساعة.
استمتع!
أنا Jeroen Corthout، أحد مؤسسي Salesflare.
في Salesflare، نبني CRM أكثر إنسانية. فهو سهل الاستخدام فعلًا، ولا يتطلب كل إدخال البيانات الذي اعتدتَ عليه في أنظمة CRM، كما يساعدك على أداء عمل أفضل مع عملائك أيضًا. عملتُ في السابق في أدوار مختلفة لدى شركات كبرى ووكالة، إضافةً إلى بعض مشاريع الشركات الناشئة. وكان عملي عادةً يتركز على مشكلات التواصل.
تخدم Salesflare آلاف الشركات الصغيرة والمتوسطة حول العالم، ولا سيما في أمريكا الشمالية وأوروبا.
وهذا يعني أننا كنا نعمل عن بُعد بالكامل مع عملائنا قبل كوفيد-19، وأن لدينا أكثر من خمس سنوات من الخبرة في العمل بهذه الطريقة.
هل تنتقل إلى البيع عن بُعد؟ اقرأ كيف تبيع عن بُعد باحتراف.
لكن ما لم نفعله قط هو الانتقال إلى العمل عن بُعد مع فريقنا نفسه.
لطالما آمنا بشدة بمزايا وجودنا معًا في الغرفة نفسها: أن نتفاعل كفريق حقيقي وكمجموعة من الأصدقاء بطريقة أكثر حميمية، وأن نكون إلى جوار بعضنا لنتناقش في الأمور بسهولة أكبر، وأن نتشارك الأشياء بعفوية ويسر. كنا نؤمن بأن وجود فريق واحد في غرفة واحدة يمنحنا أفضلية من حيث السرعة والكفاءة.
لم نفهم مدى اختلال تواصلنا لاعتمادنا على هذه الافتراضات إلا بعد أن أُجبرنا على العمل في بيئة عن بُعد.
ولا أقصد أن الوضع كان فظيعًا؛ فكل شركة عملتُ لديها في السابق كانت بالتأكيد أسوأ حالًا.
لكن بصفتها شركة تفخر بالتواصل الواضح والشامل، داخليًا وخارجيًا، كانت Salesflare تعاني بالتأكيد من بعض المشكلات الجادة التي كان علينا إصلاحها.
خلال الأشهر الثلاثة الماضية، عملنا جاهدين على تحسين تواصلنا الداخلي حتى نعمل معًا بفاعلية أكبر، ويسعدني أن أشاركك ما ينجح معنا، لعلني أُلهمك أيضًا إلى تحسين تواصلك الداخلي.
سأشاركك الأنظمة والأدوات والعمليات التي نستخدمها للعمل معًا كفريق متماسك، رغم أننا نعمل جميعًا عن بُعد من غرف مختلفة في مبانٍ مختلفة في هذه اللحظة.
خلال الدقائق العشر القادمة، ستتعلم مني ما يلي:
- كيف نحقق أقصى عائد على الاستثمار من استثمار الوقت في الاجتماعات
- كيف نحافظ على تدفق المعلومات داخل الفريق
- كيف يبدو إعدادنا من حيث منصات التواصل
1. كيف نحقق أقصى عائد على الاستثمار من استثمار الوقت في الاجتماعات
بما أننا نركز بشدة في Salesflare على بناء القيمة للعملاء، وبما أننا ننجز جزءًا كبيرًا من هذا العمل كفريق، مع قدر لا بأس به من التفكير والتخطيط، فهذا يعني أننا نقضي وقتًا طويلًا نسبيًا معًا في الاجتماعات.
كان تحسين عملياتنا في الماضي يعني غالبًا إضافة اجتماعات أخرى لمناقشة الأمور والتخطيط لها بصورة أفضل، وهذا أدى بعد فترة إلى أن نقضي جزءًا كبيرًا من وقتنا في هذه الاجتماعات بدلًا من بناء القيمة فعليًا.
كما بدأت كفاءة الاجتماعات تتراجع أيضًا:
- بدأت الاجتماعات تتجاوز مدتها المحددة بكثير، حتى نضمن ألا نحتاج إلى اجتماع آخر
- بدأ المشاركون يفقدون تركيزهم أثناء الاجتماعات، ما أضر بالكفاءة بشكل كبير
- كانت النقاشات تتعثر طويلًا في بضع نقاط أساسية
- كنا ننسى ما قررناه بالضبط ولماذا قررناه، فنعود إلى أمور حُسمت من دون داعٍ
- كنا نفقد الإحساس بموقف الآخرين من النقاش، فنعود مرارًا إلى الاستنتاجات وندور حولها
- كنا نهدر وقتًا طويلًا في الاجتماعات على النظر في أمور والتفكير فيها، مع أنه كان بإمكاننا الاطلاع عليها والتفكير فيها مسبقًا من دون إضاعة وقت الجميع
إليك القواعد التي نتبعها الآن لتجنب ذلك:
- نفصل أنواع النقاشات المختلفة — مثل النقاشات الاستراتيجية والتشغيلية — في اجتماعات مختلفة، حتى نضمن ألا نتعثر طويلًا في أي من هذين المستويين. لدينا مثلًا اجتماعات sprint واجتماعات التحضير لـ sprint، واجتماعات الميزة واجتماعات التخطيط للميزة، واجتماعات النمو واجتماعات أفكار النمو.
- تتضمن معظم الاجتماعات جدول أعمال يحدد ما ستتم مناقشته وما يجب التحضير له قبل الاجتماع. ففي اجتماعات الميزة لدينا، التي نحدد فيها نطاق الميزات بالكامل عبر سلسلة من الاجتماعات، نعتمد مثلًا هيكلًا ثابتًا لجدول الأعمال وللتحضير لكل اجتماع.
- لا ندخل الاجتماعات من دون التفكير في الأمور مسبقًا. يحضّر كل منا الاجتماع في مستند فردي ويشارك هذا التحضير قبل يوم واحد على الأقل. وبهذه الطريقة، يستطيع الجميع قراءة التحضير مسبقًا وإضافة بعض التعليقات الأولية لتحريك النقاش منذ البداية.
- نحاول حصر معظم الاجتماعات، مثل اجتماعات الميزة، في ثلاثة أشخاص كحد أقصى. وقد وجدنا أنه عندما نعقد اجتماعات تضم عددًا أكبر من الأشخاص، يشارك ثلاثة منهم فقط بنشاط، بينما يبدأ الباقون في النعاس.
- نشغّل الفيديو دائمًا ونُبقي وجوه الجميع ظاهرة على الشاشة أثناء النقاش. فتعبيرات زملائنا في الفريق مهمة لمعرفة شعورهم تجاه ما نناقشه، كما أننا نعرف من خلالها متى يبدأ انتباههم بالتراجع.
- إلى جانب ذلك، نفتح مستندًا في Google Docs بهيكل محدد، وهو مستند مشترك يختلف عن مستندات التحضير الفردية. نستخدمه لتدوين كل قرار نتخذه. حتى إذا قررنا عدم القيام بأمر معين، فإننا نكتبه. وبهذه الطريقة، تُوثّق عملية اتخاذ القرار بأكملها ليستفيد منها من لم يشارك في الاجتماع، وللرجوع إليها لاحقًا. ويتولى شخص واحد مسؤولية تدوين الملاحظات، بينما يستطيع الباقون متابعة ذلك مباشرة على شاشاتهم واقتراح التصحيحات.
- إذا تعثر النقاش، نضع نقطة النقاش فورًا جانبًا في قائمة بالأسئلة. ويمكن أن تكون هذه القائمة منفصلة في الأعلى، أو ضمن هيكل المستند مع تمييزها بلون معين.
- نحد الاجتماعات بساعتين. فتمديد الاجتماعات إلى ما بعد هذه النقطة يضر بمستويات الانتباه ويفقدها فائدتها العملية.
- عند بلوغ الدقيقة الثلاثين، نوجه تذكيرًا أول للبدء في إنهاء الاجتماع. وعند بلوغ الدقيقة الخامسة عشرة الأخيرة، نبدأ فعلًا في اختتامه. وهذا يعني أن نكتب إعلانات الاجتماع ونخطط للاجتماع التالي إذا كان ذلك ضروريًا.
- إعلانات الاجتماع هي ملخص قصير لاستنتاجات الاجتماع وحالته، موجه إلى كل من لم يشارك فيه. ننشر هذه الإعلانات في Slack حتى يبقى الفريق بأكمله على اطلاع بطريقة سهلة، من دون الحاجة إلى قراءة مستند الاجتماع كاملًا.
- بعد الاجتماعات وبينها، يمكن أن تستمر النقاشات في مستند الاجتماع، وذلك عبر سلاسل التعليقات. ويتابع مالك المستند، أي الشخص المسؤول عن تدوين النقاشات، هذه النقاشات باستمرار، ويتولى مسؤولية العمل نحو التوصل إلى استنتاجات.
هذه هي الطريقة التي نعمل بها حاليًا، لكننا نواصل تحسين أسلوبنا في إدارة الاجتماعات حتى نضمن استخدام وقتنا بأقصى كفاءة ممكنة. إن قدرتنا على خلق قدر كبير من القيمة خلال هذه الاجتماعات وفي وقت قصير هي ما يجعلنا قادرين على منافسة اللاعبين الأكبر الذين يملكون موارد أكثر، ولذلك فهذا الأمر بالغ الأهمية بالنسبة إلينا.
إذا طبقت بعض هذه القواعد فقط، فستجد فورًا أن وقت اجتماعاتك أصبح يُستثمر بطريقة أفضل بكثير مما كان عليه من قبل، وأن إنتاجيتك سترتفع بشدة.
2. كيف نحافظ على تدفق المعلومات داخل الفريق
كما قلت في البداية، كنا نعتقد أن الجلوس في الغرفة نفسها سيجعل التواصل يتدفق بصورة طبيعية.
مع نمو فريقنا، وحتى قبل أن ننتقل إلى العمل عن بُعد بفريقنا وتواصلنا الداخلي، بدأنا نفهم من خلال كثير من الهفوات الصغيرة أن الأمور لا تجري بهذه الطريقة. وخطوةً تلو الأخرى، أجرينا تغييرات صغيرة عديدة لضمان تدفق المعلومات داخل الفريق بسلاسة، من دون أن نضطر حتى إلى التفكير في الأمر.
أتذكر بوضوح أنني عملت في شركة كبيرة، بل وحتى في وكالة، وكنت غالبًا لا أعرف ما الذي سيفعله الشخص الجالس بجانبي طوال اليوم، ناهيك عن الأشخاص الآخرين في الشركة.
كانت مشاركة المعلومات تتم بطريقة سيئة جدًا، ما جعل العمل كفريق فعّال تجاه العملاء أكثر صعوبة بكثير، بل جعل حتى الشعور بأنك جزء من فريق يحاول إنجاز الأمور معًا أمرًا صعبًا.
في Salesflare، نبذل قصارى جهدنا لتحقيق العكس. إليك بعض الأمور التي نفعلها لتحقيق ذلك:
- على المستوى الأساسي، نعقد اجتماعات الوقوف كل صباح. في المكتب، كنا نعقدها مباشرةً بمجرد وصول الجميع. أما في بيئة العمل عن بُعد، فبدأنا بكتابتها في Slack. ندرج ما أنجزناه في اليوم السابق وما سنفعله في ذلك اليوم. وهذا مفيد لأسباب كثيرة: 1. يعرف الجميع ما يعمل عليه الآخرون 2. تأخذ لحظة للتفكير في اليوم السابق 3. وتحتاج أيضًا إلى التخطيط ليومك بوعي. إنها أفضل الممارسات لا أكثر!
- وللتأكد من أننا نواصل صقل مهاراتنا، ونتعلم من أخطائنا، ونحسّن عملياتنا (مثل كل ما نناقشه هنا)، نعقد اجتماعات الفريق كل أسبوعين، بعد ظهر يوم الجمعة. ندرج ما سار بشكل خاطئ خلال الأسبوعين الماضيين وما سار بشكل جيد. وبالنسبة إلى الجوانب السلبية، نناقش الحلول. أما الإيجابيات، فنستخلص منها الدروس. وبعد ذلك نستعرض مؤشراتنا وما عملنا عليه خلال الأسبوعين الماضيين.
- وعلى المستوى الفردي، نخصص أيضًا بعض الوقت كل شهر لصقل مهاراتنا. وهذا يعني أنني وشريكي في تأسيس الشركة نخصص وقتًا لعقد اجتماع فردي مع كل شخص في الفريق. ألتقي بأفراد فريق الأعمال، بينما يلتقي هو بأفراد فريق المنتج. وكل ثلاثة أشهر نتبادل الأدوار لتنويع الأمور والحفاظ على ثقافة منفتحة.
- تكون النقاشات متاحة للجميع قدر الإمكان: في قنوات Slack العامة، ومستندات Google، والنقاشات ضمن مشكلات Github، وغير ذلك… سنتحدث عن هذا أكثر عندما نصل إلى منصات التواصل.
- كما ذكرت سابقًا، نتأكد من بقاء الجميع على اطلاع بأكبر قدر ممكن من خلال مشاركة الإعلانات بعد الاجتماعات. وهذا يعني أننا نطرح على أنفسنا عمدًا في نهاية كل اجتماع السؤال التالي: «ما الذي ينبغي لبقية الفريق معرفته عما ناقشناه هنا؟» ثم نشارك المعلومات التي ينبغي مشاركتها، حتى لا تبقى مخفية عن طريق الخطأ.
- لا يتعلق الأمر بالاجتماعات فقط. فنحن نشجع أيضًا على تبني ثقافة منفتحة وشفافة خارج الاجتماعات. ويُشجَّع الجميع على التعبير عن رأيهم عندما لا تسير الأمور كما ينبغي. الجميع يدفع الأمور إلى الأمام، ويمكنه استخدام عقله والتعبير عن رأيه، بدلًا من أن يقتصر ذلك على شريكي في تأسيس الشركة وعليّ. وهذا ضروري جدًا لإنجاح الأمور. ومن الكتب التي استمتعت بها كثيرًا في هذا المجال كتاب «Radical Candor» من تأليف Kim Scott.
كل ذلك يتيح لفريق يفكر ويعمل ككيان واحد تحقيق أهدافه، بدلًا من العمل كمجموعة من الأفراد غير المتناغمين.
خصوصًا عند العمل عن بُعد، من المهم جدًا مواصلة مشاركة المعلومات بقدر أكبر من التركيز مما تفعله عادةً، لأن كل شخص يختبئ في غرفته ولا تتم مشاركة المعلومات «عن طريق الخطأ».
3. كيف تبدو إعداداتنا من حيث منصات التواصل
يحب كثير من الأشخاص الانتقال مباشرةً إلى هذا الجزء، لأنه ممتع جدًا: ما منصات التواصل التي ينبغي أن نستخدمها؟ هل نستخدم Slack أم شيئًا آخر؟ وأين نحتفظ بتتبع هذا الأمر أو ذاك؟
مع أن الأمر ممتع ومثير بقدر كبير، فقد أبقيته إلى النهاية هنا، لأن المنصات ليست سوى أدوات تمكّن من تحقيق ما تسعى إليه.
وهذا يعني أيضًا أننا أبقينا الأمور المشوقة للنهاية بالطبع، وأننا سنختتم المقالة بنغمة إيجابية!
إليك المنصات التي نستخدمها للحفاظ على تنظيم تواصلنا الداخلي واستمراره بسلاسة:
- Slack: نشارك الإعلانات والتحديثات هنا، ونجري نقاشات سريعة ضمن سلاسل المحادثات، كما أنه المكان المركزي الذي نتابع فيه التغييرات الجديدة في Google Docs وGithub وغيرهما.
- Google Docs: كما قلت، نحتفظ هناك بالتحضيرات ونتائج النقاشات، ونواصل بعض هذه النقاشات فيما بينها (ضمن سلاسل التعليقات على المستند)؛ وهو أفضل مكان لأي نقاش يتطلب تفكيرًا أعمق (مقارنةً بالنقاشات السريعة في Slack).
- Zoom: نستخدم Zoom لمعظم اجتماعات الفيديو، لأنه مستقر إلى حد كبير ويتيح لنا استخدامه بسهولة إلى جانب Google Docs.
- Discord: أضفنا Discord مؤخرًا إلى هذه المجموعة أيضًا، لتسهيل التحدث مع بعضنا بعضًا (بالصوت فقط)؛ فعلى سبيل المثال، يمكننا مناقشة حوادث التطوير بسرعة أكبر، أو قضاء بعض الوقت في قناة Discord مشتركة أثناء العمل، تمامًا كما نفعل في المكتب.
- Intercom: تجري اتصالاتنا مع العملاء عبر Intercom، ويمكننا إضافة ملاحظات داخلية هناك، والإشارة إلى بعضنا بعضًا، وتعيين المهام لبعضنا بعضًا، وغير ذلك؛ وهذا يجعل التعامل مع العملاء كفريق أمرًا سهلًا.
- Salesflare: بينما نستخدم Intercom أكثر لأغراض الدعم، نستخدم Salesflare لكل ما يتعلق بالمبيعات أو ما يشبه المبيعات: العملاء المحتملون الأكبر حجمًا، وشركاء التكامل، وشركاء الحلول، وشركاء المحتوى، وضيوف البودكاست، والمستثمرون، … كل المتابعة والاتصالات المتعلقة بهذه الأمور تحدث في Salesflare، مع البيانات المؤتمتة، وسلاسل البريد الإلكتروني المركزية، والاجتماعات، والملاحظات الداخلية التي تتضمن الإشارات، وتتبع البريد الإلكتروني، وغير ذلك.
- Github: تجري نقاشاتنا حول الأخطاء والتحسينات وطلبات الميزة في Github؛ وبهذه الطريقة تظل مرتبطة ارتباطًا وثيقًا بالشفرة البرمجية، كما تتكامل مع Intercom أيضًا.
تعمل هذه المنظومة بشكل جيد جدًا بالنسبة إلينا، وقد دمجنا كل عناصرها معًا، إلى حد كبير من خلال Zapier، ما يجعل تدفق التواصل عبر الشركة سلسًا وآليًا إلى حد كبير.
تُعد منصات التواصل عاملًا تمكينيًا مهمًا جدًا لإنجاح العمليات التي ناقشتها سابقًا، خصوصًا عندما ينتقل كل شيء إلى العمل عن بُعد.
الخلاصة
ينسجم كل ذلك حقًا إذا كنت:
- تتأكد من استغلال وقت الاجتماع بأكثر طريقة فعّالة
- تحافظ على تدفق المعلومات أثناء الاجتماعات وفيما بينها
- تطبّق منصات التواصل المناسبة لجعل ذلك سهلًا قدر الإمكان
هكذا ننظّم هذه الأمور في Salesflare، لكن بالطبع، ما أقدّمه هنا ليس سوى مصدر إلهام، فالأمور تسير بطريقة مختلفة قليلًا في كل شركة.
لذلك لا تتردد في طرح أسئلتك (فهي مرحّب بها الآن في التعليقات!) وسيسعدني أن أفكر معك في أفضل طريقة لتنظيم تواصلك الداخلي، حتى يتمكن فريق شركتك الناشئة عن بُعد من العمل بانسيابية ودقة.
لا تتردد! إذا كانت لديك أي أسئلة، فاكتب لي في التعليقات أو أرسل رسالة إلى الفريق عبر الدردشة في صفحتنا الرئيسية.
نأمل أن يكون هذا المنشور قد نال إعجابك. إذا أعجبك، فانشره بين الآخرين!
👉 يمكنك متابعة @salesflare على Twitter، Facebook و LinkedIn."}}客邦
