Como gerenciar uma equipe remota

Faça com que sua comunicação interna funcione como um relógio

Ontem eu dei uma palestra sobre "Como gerenciar uma equipe remota" na RemoteCon, a primeira conferência remota na Europa sobre o tema trabalho remoto. (Isso é muito remoto!)

I was very proud to present alongside expert speakers like Jason Fried of Basecamp, David Darmanin of Hotjar and Darren Murph of Gitlab. And the session Q&A was lead by Veronica Fresneau of EU-Startups.

Muitas pessoas já pediram os slides, então decidi disponibilizar a palestra completa e os slides aqui no blog em um formato legível.

Vou falar sobre como trabalhamos juntos remotamente no Salesflare, com foco especial em como nos comunicar internamente para que tudo funcione como um relógio.

Aproveite!

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Eu sou Jeroen Corthout, cofundador da Salesflare.

Na Salesflare, criamos um CRM mais humano. Ele é realmente fácil de usar, não exige toda a entrada de dados com a qual você está acostumado nos CRMs e também ajuda você a fazer um trabalho melhor com seus clientes. No passado, trabalhei em diferentes funções, em empresas, em uma agência e em alguns projetos de startups. Geralmente trabalhando com problemas de comunicação.

Salesflare atende a milhares de empresas de pequeno e médio porte em todo o mundo, mas principalmente na América do Norte e na Europa.

Isso significa que, antes da COVID-19, já estávamos totalmente remotos com nossos clientes. E tínhamos mais de 5 anos de experiência trabalhando dessa forma.

Mudando para a venda remota? Leia como vender remotamente como um profissional.

O que nunca tínhamos feito, no entanto, era ir remotamente com nossa própria equipe.

Sempre acreditamos muito nas vantagens de estarmos juntos na mesma sala: interagir como uma equipe de verdade e como um grupo de amigos de uma forma mais íntima, estar um ao lado do outro para discutir assuntos com mais facilidade, compartilhar coisas informalmente com facilidade. Acreditávamos que o fato de sermos uma equipe em uma sala nos dava uma vantagem em termos de velocidade e eficiência.

Somente depois de sermos forçados a trabalhar em um ambiente remoto é que entendemos como nossa comunicação era disfuncional por confiar nessas suposições.

E não quero dizer que foi horrível: todas as empresas em que trabalhei no passado certamente fizeram pior.

Mas como a Salesflare, uma empresa que se orgulha da comunicação clara e abrangente, tanto externa quanto internamente, certamente tínhamos alguns problemas sérios para resolver.

Nos últimos três meses, trabalhamos arduamente para melhorar nossa comunicação interna a fim de trabalharmos juntos de forma mais eficaz, e fico feliz em compartilhar com você o que está funcionando para nós, de modo que talvez eu possa inspirá-lo a melhorar sua comunicação interna também.

Compartilharei os sistemas, as ferramentas e os processos que usamos para trabalhar juntos como uma equipe unida, apesar de estarmos todos trabalhando remotamente em salas diferentes em prédios diferentes no momento.

Nos próximos 10 minutos, você aprenderá comigo:

1. Como maximizamos o ROI de investir tempo em reuniões
2. Como mantemos o fluxo de informações na equipe
3. Como é nossa configuração em termos de plataformas de comunicação

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1. Como maximizamos o ROI do investimento de tempo em reuniões

Como estamos extremamente focados em criar valor para os clientes na Salesflare, e como fazemos muito dessa criação como uma equipe e com uma boa dose de reflexão e planejamento, isso significa que passamos bastante tempo juntos em reuniões.

Melhorar nossos processos no passado muitas vezes significava adicionar reuniões extras para discutir e planejar as coisas ainda melhor, o que significava que, depois de algum tempo, acabávamos gastando muito do nosso tempo nessas reuniões fazendo isso em vez de realmente criar valor.

Além disso, a eficiência das reuniões começou a ser prejudicada:

• As reuniões começaram a se estender por muito tempo para garantir que não precisássemos de outra
• As pessoas começaram a perder o foco nas reuniões, o que prejudicou seriamente a eficiência
• As discussões geralmente ficavam presas por muito tempo em alguns pontos-chave
• Esquecíamos o que exatamente havíamos decidido e por quê, o que significava que voltaríamos a fazer coisas desnecessariamente
• Perdíamos o contato com o que os outros sentiam sobre a discussão, o que significava ficar dando voltas em torno das conclusões e voltando a elas com muita frequência
• Perderíamos muito tempo nas reuniões analisando e pensando em coisas que poderíamos ter analisado e pensado antes, sem perder o tempo de todos

Aqui estão as regras que seguimos agora para evitar isso:

1. Separamos diferentes tipos de discussões (por exemplo, estratégicas versus operacionais) em reuniões diferentes, para garantir que não fiquemos muito presos em nenhum desses níveis. Por exemplo, temos reuniões de sprint e reuniões de preparação de sprint, reuniões de recursos e reuniões de planejamento de recursos, e reuniões de crescimento e reuniões de ideias de crescimento.
2. A maioria das reuniões tem uma pauta que define o que será discutido e o que precisa ser preparado para essa reunião. Para nossas reuniões de recursos (nas quais definimos o escopo completo dos recursos em uma série de reuniões), por exemplo, temos uma estrutura fixa para a pauta e a preparação de cada reunião.
3. Não participamos de reuniões sem pensar previamente sobre o assunto. Cada um de nós prepara a reunião em um documento individual e compartilha essa preparação pelo menos um dia antes. Dessa forma, todos já podem ler a preparação e acrescentar alguns comentários iniciais para dar andamento à discussão.
4. Tentamos limitar a maioria das reuniões (como reuniões de recursos) a no máximo 3 pessoas. Descobrimos que, se fizermos reuniões com mais pessoas, apenas 3 pessoas participam ativamente e as demais começam a dormir.
5. Sempre ligamos o vídeo e mantemos o rosto de todos na tela durante a discussão. As expressões de nossos colegas de equipe são importantes para saber como eles se sentem em relação ao que está sendo discutido. E sabemos quando eles estão perdendo a atenção.
6. Em seguida, abrimos um documento no Google Docs com uma estrutura definida (um documento compartilhado que é diferente dos documentos individuais de preparação). É nele que anotamos todas as decisões que tomamos. Mesmo que decidamos não fazer determinada coisa, anotamos o fato. Dessa forma, todo o processo de decisão é rastreado para aqueles que não estão na reunião e para o futuro. Uma pessoa é responsável por fazer as anotações, o restante pode acompanhar ao vivo na tela e sugerir correções.
7. Se a discussão ficar travada, imediatamente colocamos o ponto de discussão em uma lista de perguntas. Ela pode estar em uma lista separada na parte superior ou dentro da estrutura do documento, destacada com uma determinada cor.
8. Limitamos as reuniões a 2 horas. Prolongar as reuniões além desse limite prejudica os níveis de atenção e deixa de ser produtivo.
9. Na marca de 30 minutos, damos um primeiro lembrete para começar a encerrar. Na marca de 15 minutos, começamos a encerrar. Isso significa que escrevemos os anúncios da reunião e planejamos a próxima reunião, se necessário.
10. Os anúncios da reunião são um breve resumo das conclusões e do status da reunião para todos os que não estavam envolvidos. Esses anúncios são publicados no Slack para que toda a equipe fique atualizada de maneira fácil, mesmo sem ler o documento completo da reunião.
11. Após e entre as reuniões, as discussões podem continuar no documento da reunião. Isso acontece nos tópicos de comentários. O proprietário do documento (a pessoa que foi responsável por digitar as discussões) continua acompanhando essas discussões e é responsável por chegar a conclusões.

É isso que estamos fazendo atualmente, mas continuamos trabalhando na forma como atacamos as reuniões para garantir que gastemos nosso tempo com o máximo de eficiência. Nossa capacidade de criar muito valor nessas reuniões em pouco tempo é o que nos torna competitivos em relação aos grandes players com mais recursos, portanto, isso é extremamente importante para nós.

Se você implementar apenas algumas dessas regras, verá imediatamente que seu tempo de reunião será muito mais bem aproveitado do que antes, e sua produtividade aumentará.

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2. Como mantemos o fluxo de informações na equipe

Como eu disse no início, costumávamos acreditar que sentar na mesma sala faria com que a comunicação fluísse naturalmente.

À medida que a nossa equipe crescia, mesmo antes de adotar a comunicação interna e remota, começamos a entender, por meio de muitos pequenos contratempos, que não é assim que as coisas funcionam. Passo a passo, fizemos muitas pequenas mudanças para garantir que as informações fluíssem pela equipe sem esforço, sem que precisássemos pensar nisso.

Lembro-me vividamente de trabalhar em uma grande empresa e até mesmo em uma agência, muitas vezes sem saber o que a pessoa sentada ao meu lado faria o dia inteiro, muito menos as outras pessoas da empresa.

As informações eram muito mal compartilhadas, o que significava que era muito mais difícil funcionar como uma equipe eficaz em relação aos clientes, ou mesmo sentir-se parte de uma equipe que estava tentando fazer as coisas acontecerem juntas.

Na Salesflare, fazemos o possível para conseguir o oposto. Aqui estão algumas das coisas que fazemos para que isso aconteça:

• No nível mais básico, organizamos reuniões de pé todas as manhãs. No escritório, costumávamos fazer isso ao vivo assim que todos chegavam. Em um ambiente remoto, começamos a digitá-las no Slack. Listamos o que fizemos no dia anterior e o que faremos naquele dia. Isso é bom por vários motivos: 1. Todos sabem no que os outros estão trabalhando 2. Você tira um momento para refletir sobre o dia anterior 3. E você também precisa planejar conscientemente o seu dia. Somente as melhores práticas!
• Para garantir que continuemos afiando a serra, aprendamos com nossos erros e aprimoremos nossos processos (como tudo o que estamos discutindo aqui), organizamos reuniões de equipe a cada duas semanas na sexta-feira à tarde. Listamos o que deu errado nas últimas duas semanas e o que deu certo. Para os pontos negativos, discutimos soluções. Para os pontos positivos, extraímos aprendizados. E, depois disso, demonstramos nossas métricas e no que estivemos trabalhando nas últimas duas semanas.
• Em um nível individual, também reservamos um tempo todo mês para afiar a serra. Isso significa que meu cofundador e eu reservamos um tempo para conversar individualmente com todos da equipe. Eu me reúno com os membros da equipe de negócios, ele se reúne com os membros da equipe de produtos. A cada trimestre, trocamos para misturar as coisas e manter uma cultura aberta.
• As discussões são acessíveis ao público tanto quanto possível: em canais públicos do Slack, documentos do Google, em discussões sobre problemas do Github, ... Mais sobre isso quando falarmos sobre as plataformas de comunicação.
• Como eu disse anteriormente, nós nos certificamos de que todos fiquem atualizados o máximo possível, compartilhando anúncios após as reuniões. Isso significa que, ao final de cada reunião, nos perguntamos intencionalmente "o que o restante da equipe deve saber sobre o que discutimos aqui?" e as informações que devem ser compartilhadas são compartilhadas, para que não fiquem ocultas por acidente.
• Não se trata apenas das reuniões. Estimulamos uma cultura aberta e transparente também fora das reuniões. Todos são incentivados a se manifestar quando as coisas não estão funcionando. Todos levam as coisas adiante e podem usar seus cérebros e falar o que pensam, em vez de apenas meu cofundador e eu. Um livro que gostei muito sobre isso é "Radical Candor", de Kim Scott.

Tudo isso permite que uma equipe pense e trabalhe de forma unificada para atingir seus objetivos, em vez de trabalhar como uma série de indivíduos desalinhados.

Especialmente quando se trabalha remotamente, é muito importante continuar compartilhando informações com mais atenção do que o normal, pois todos estão escondidos em suas próprias salas e as informações não são compartilhadas "por acidente".

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3. Como é nossa configuração em termos de plataformas de comunicação

Muitas pessoas gostam de pular para essa parte, pois é muito divertido descobrir isso: quais plataformas de comunicação devemos usar? Devemos usar o Slack ou outra coisa? Onde manteremos o controle disso e daquilo?

Por mais divertido e empolgante que seja, eu o deixei por último aqui, porque as plataformas são apenas facilitadoras do que você está tentando alcançar.

E isso também significa que deixamos as coisas mais interessantes para o final, é claro, e podemos terminar com uma nota alta!

Aqui estão as plataformas que usamos para manter nossa comunicação interna organizada e fluindo:

• Slack: compartilhamos anúncios e atualizações aqui, temos discussões rápidas em tópicos e também é o local central onde podemos acompanhar as novas alterações no Google Docs e no Github, etc.
• Google Docs: como eu disse, é onde mantemos a preparação e os resultados das discussões e continuamos algumas dessas discussões no meio (em tópicos de comentários no documento); é o melhor lugar para qualquer discussão que exija uma reflexão mais profunda (em comparação com as discussões rápidas no Slack)
• Zoom: usamos o Zoom para a maioria de nossas videoconferências, pois ele é bastante estável e nos permite usá-lo facilmente ao lado do Google Docs
• Discord: recentemente, também adicionamos o Discord para facilitar a conversa entre nós (somente com áudio); podemos, por exemplo, discutir incidentes de desenvolvimento de forma mais rápida ou conversar em um canal compartilhado do Discord enquanto trabalhamos, como no escritório
• Intercom: nossas comunicações com os clientes passam pelo Intercom e podemos adicionar notas internas lá, mencionar uns aos outros, designar uns aos outros etc.; isso facilita o contato com os clientes como uma equipe
• Salesflare: enquanto o Intercom é usado mais por motivos de suporte, usamos o Salesflare para tudo que é vendas ou semelhante a vendas: clientes em potencial maiores, parceiros de integração, parceiros de solução, parceiros de conteúdo, podcast guests, investidores, ... todo o acompanhamento e a comunicação em torno disso acontecem no Salesflare com dados automatizados, tópicos de e-mail centralizados, reuniões, notas internas com menções, rastreamento de e-mail etc.
• Github: nossas discussões sobre bugs, aprimoramentos e solicitações de recursos acontecem no Github; dessa forma, ele permanece intimamente ligado ao código e também se conecta ao Intercom

Essa pilha funciona muito bem para nós e temos tudo integrado entre si, em grande parte por meio do Zapier, o que faz com que nossa comunicação flua de forma contínua e amplamente automática pela empresa.

As plataformas de comunicação são um grande facilitador para fazer com que os processos funcionem, como discuti anteriormente, especialmente quando tudo é remoto.

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Conclusão

Tudo realmente se encaixa se você:

1. Certifique-se de que o tempo da reunião seja gasto da maneira mais eficiente possível
2. Manter o fluxo de informações durante e entre as reuniões
3. Implemente o plataformas de comunicação corretas para facilitar ao máximo esse processo.

É assim que organizamos essas coisas na Salesflare, mas é claro que isso é apenas uma inspiração e tudo funciona de forma um pouco diferente em cada empresa.

Portanto, envie suas perguntas (elas são bem-vindas nos comentários agora!) e ficarei feliz em pensar junto com você em como organizar sua comunicação interna da melhor maneira possível, para que sua equipe de startup remota possa funcionar como um relógio.

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Não hesite! Se tiver alguma dúvida, entre em contato comigo nos comentários ou envie uma mensagem para a equipe no bate-papo em nossa página inicial.

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