Como gerenciar uma equipe remota

Faça com que sua comunicação interna funcione como um relógio

Yesterday I gave a talk about “How to Manage a Remote Team” at RemoteCon, the first remote conference in Europe on the topic of remote work. (That’s a lot of remote!)

Tive muito orgulho de me apresentar ao lado de palestrantes especializados como Jason Fried da Basecamp, David Darmanin da Hotjar e Darren Murph da Gitlab. E a sessão de perguntas e respostas foi conduzida por Veronica Fresneau, da EU-Startups.

Muitas pessoas já pediram os slides, então decidi disponibilizar a palestra completa e os slides aqui no blog em um formato legível.

I’ll go into how we work together remotely at Salesflare, with a special focus on how to communicate internally to make everything run like clockwork.

Aproveite!

apresentação e detalhes de contato de jeroen

I’m Jeroen Corthout, co-founder of Salesflare.

At Salesflare, we build a more human CRM. It’s actually easy to use, it doesn’t require all the data input you’re used to in CRMs, and it helps you to do a better job with your customers as well. In the past, I’ve been working in different roles, within corporates, an agency and some startup projects. Usually working on communication issues.

como uma equipe pode passar da mesma sala para o trabalho remoto

Salesflare atende a milhares de empresas de pequeno e médio porte em todo o mundo, mas principalmente na América do Norte e na Europa.

Isso significa que, antes da COVID-19, já estávamos totalmente remotos com nossos clientes. E tínhamos mais de 5 anos de experiência trabalhando dessa forma.

Mudando para a venda remota? Leia como vender remotamente como um profissional.

O que nunca tínhamos feito, no entanto, era ir remotamente com nossa própria equipe.

Sempre acreditamos muito nas vantagens de estarmos juntos na mesma sala: interagir como uma equipe de verdade e como um grupo de amigos de uma forma mais íntima, estar um ao lado do outro para discutir assuntos com mais facilidade, compartilhar coisas informalmente com facilidade. Acreditávamos que o fato de sermos uma equipe em uma sala nos dava uma vantagem em termos de velocidade e eficiência.

It’s only after we were forced into a remote setting that we understood how dysfunctional our communication had been by relying on these assumptions.

And I don’t mean it was horrible: every company I worked for in the past most certainly did worse.

Mas como a Salesflare, uma empresa que se orgulha da comunicação clara e abrangente, tanto externa quanto internamente, certamente tínhamos alguns problemas sérios para resolver.

uma lista de como a salesflare mudou agora que a equipe trabalha totalmente remotamente

Over the last 3 months we have been working hard on improving our internal communication to work together more effectively, and I’m happy to share with you what is working for us, so that maybe I can inspire you to improve your internal communication as well.

I’ll share what systems, tools, and processes we use to work together as one tight knit team, even though we are all working remotely from different rooms in different buildings right now.

Over the next 10 minutes, you’ll learn from me:

  1. Como maximizamos o ROI do investimento de tempo em reuniões
  2. Como mantemos o fluxo de informações na equipe
  3. Como é nossa configuração em termos de plataformas de comunicação
como a salesflare maximiza o ROI do investimento de tempo em reuniões

1. Como maximizamos o ROI do investimento de tempo em reuniões

As we’re extremely focused on building value for customers at Salesflare, and as we do a lot of that building as a team and with a good amount of thinking and planning, this means that we spend quite some time together in meetings.

Melhorar nossos processos no passado muitas vezes significava adicionar reuniões extras para discutir e planejar as coisas ainda melhor, o que significava que, depois de algum tempo, acabávamos gastando muito do nosso tempo nessas reuniões fazendo isso em vez de realmente criar valor.

como as reuniões da salesflare sofreram quando eram presenciais

Além disso, a eficiência das reuniões começou a ser prejudicada:

  • Meetings started going way over time to make sure we didn’t need another one
  • As pessoas começaram a perder o foco nas reuniões, o que prejudicou seriamente a eficiência
  • As discussões geralmente ficavam presas por muito tempo em alguns pontos-chave
  • We would forget what exactly we decided and why, which meant we’d come back on things unnecessarily
  • We’d lose touch of how others felt about the discussion, which meant circling around conclusions and coming back to them too often
  • We’d lose a lot of time in meetings looking at and thinking about things we could have looked at and thought about beforehand, without losing everyone’s time
uma lista de regras para realizar reuniões eficientes

Here’s the rules we follow now to avoid this:

  1. We separate different types of discussions (for instance strategic vs. operational) in different meetings, to make sure that we don’t get too stuck on either of these levels. We for instance have sprint meetings and sprint prep meetings, feature meetings and feature planning meetings, and growth meetings and growth ideas meetings.
  2. A maioria das reuniões tem uma pauta que define o que será discutido e o que precisa ser preparado para essa reunião. Para nossas reuniões de recursos (nas quais definimos o escopo completo dos recursos em uma série de reuniões), por exemplo, temos uma estrutura fixa para a pauta e a preparação de cada reunião.
  3. We don’t go into meetings without thinking about things beforehand. We each prepare the meeting in an individual document and share this preparation at least a day before. That way everyone can already read the prep and add some first comments to get the discussion moving already.
  4. Tentamos limitar a maioria das reuniões (como reuniões de recursos) a no máximo 3 pessoas. Descobrimos que, se fizermos reuniões com mais pessoas, apenas 3 pessoas participam ativamente e as demais começam a dormir.
  5. We always turn on video and keep everyone’s faces on the screen during the discussion. The expressions of our team mates are important to know how they feel about what’s being discussed. And we know when they’re losing attention.
  6. Next to this, we open a document in Google Docs with a set structure (a shared document that is different from the individual prep documents). It’s where we take note of every decision we make. Even if we decide not to do a certain thing, we write it down. That way the whole decision process is tracked for those not in the meeting and for later. One person is responsible for taking notes, the rest can follow this live on their screen and suggest corrections.
  7. Se a discussão ficar travada, imediatamente colocamos o ponto de discussão em uma lista de perguntas. Ela pode estar em uma lista separada na parte superior ou dentro da estrutura do documento, destacada com uma determinada cor.
  8. Limitamos as reuniões a 2 horas. Prolongar as reuniões além desse limite prejudica os níveis de atenção e deixa de ser produtivo.
  9. Na marca de 30 minutos, damos um primeiro lembrete para começar a encerrar. Na marca de 15 minutos, começamos a encerrar. Isso significa que escrevemos os anúncios da reunião e planejamos a próxima reunião, se necessário.
  10. The announcements of the meeting are a short summary of the conclusions and status of the meeting for everyone who wasn’t involved. These announcements are posted in Slack so the whole team stays up to date in an easy way, even without reading the full meeting document.
  11. Após e entre as reuniões, as discussões podem continuar no documento da reunião. Isso acontece nos tópicos de comentários. O proprietário do documento (a pessoa que foi responsável por digitar as discussões) continua acompanhando essas discussões e é responsável por chegar a conclusões.

This is what we’re doing currently, but we keep working on how we attack meetings to make sure that we spend our time with maximum efficiency. Our ability to create a lot of value in these meetings in little time is what makes us competitive towards bigger players with more resources, so it’s extremely important to us.

If you only implement some of these rules, you’ll immediately find that your meeting time is much more well spent than it was before, and your productivity will soar.

como a salesflare mantém o fluxo de informações na equipe

2. Como mantemos o fluxo de informações na equipe

Como eu disse no início, costumávamos acreditar que sentar na mesma sala faria com que a comunicação fluísse naturalmente.

À medida que a nossa equipe crescia, mesmo antes de adotar a comunicação interna e remota, começamos a entender, por meio de muitos pequenos contratempos, que não é assim que as coisas funcionam. Passo a passo, fizemos muitas pequenas mudanças para garantir que as informações fluíssem pela equipe sem esforço, sem que precisássemos pensar nisso.

Lembro-me vividamente de trabalhar em uma grande empresa e até mesmo em uma agência, muitas vezes sem saber o que a pessoa sentada ao meu lado faria o dia inteiro, muito menos as outras pessoas da empresa.

As informações eram muito mal compartilhadas, o que significava que era muito mais difícil funcionar como uma equipe eficaz em relação aos clientes, ou mesmo sentir-se parte de uma equipe que estava tentando fazer as coisas acontecerem juntas.

dicas para manter o fluxo de informações

At Salesflare, we try our best to achieve the opposite. Here’s some of the things we do to make this happen:

  • On the most basic level, we organize stand up meetings every morning. In the office we used to do this live as soon as everyone had arrived. In a remote setting, we started typing it up in Slack. We list what we’ve done the previous day and what we’ll do that day. This is good for many reasons: 1. Everyone knows what everyone else is working on 2. You take a moment to reflect on the previous day 3. And you also need to consciously plan your day. Only best practices!
  • To make sure we keep sharpening the saw, learn from our mistakes, and improve our processes (like everything we’re discussing here) we organize team meetings every 2 weeks on Friday afternoon. We list what went wrong in the past 2 weeks and what went well. For the negatives, we discuss solutions. For the positives, we extract learnings. And after this we demo our metrics and what we’ve been working on in the past 2 weeks.
  • Em um nível individual, também reservamos um tempo todo mês para afiar a serra. Isso significa que meu cofundador e eu reservamos um tempo para conversar individualmente com todos da equipe. Eu me reúno com os membros da equipe de negócios, ele se reúne com os membros da equipe de produtos. A cada trimestre, trocamos para misturar as coisas e manter uma cultura aberta.
  • Discussions are publicly accessible as much as possible: in public Slack channels, Google documents, in discussion on Github issues, … More about that when we talk about the communication platforms.
  • Like I said previously, we make sure that everyone stays up to date as much as possible by sharing announcements after meetings. This means that at the end of each meeting we intentionally ask ourselves the question “what should the rest of the team know about what we discussed here?” and information that should be shared is shared, so it doesn’t stay hidden by accident.
  • It’s not just about the meetings. We stimulate an open and transparent culture also outside the meetings. Everyone is encouraged to speak up when things are not working. Everyone moves things forward and can use their brains and speak their minds, instead of just my co-founder and I. This is really essential to making things work. A book I really enjoyed about this is “Radical Candor” by Kim Scott.
Capa do livro Radical Candor, de Kim Scott
Mais informações sobre o livro no Goodreads!

Tudo isso permite que uma equipe pense e trabalhe de forma unificada para atingir seus objetivos, em vez de trabalhar como uma série de indivíduos desalinhados.

bando de pássaros alinhados no céu

Especially when working remotely, it is of huge importance to keep sharing information even more intently than you would normally, as everybody is hiding in their own rooms and information doesn’t get shared “by accident”.

como a salesflare administra sua comunicação interna

3. Como é nossa configuração em termos de plataformas de comunicação

A lot of people like to jump to this part, as it’s a lot of fun to figure this out: what communication platforms shall we use? Should we use Slack or something else? Where do we keep track of this and that?

As much fun and exciting as it is, I kept it for last here, because the platforms are just enablers for what you’re trying to achieve.

E isso também significa que deixamos as coisas mais interessantes para o final, é claro, e podemos terminar com uma nota alta!

uma lista da pilha de comunicação interna da salesflare

Here’s the platforms we use to keep our internal communication organized and flowing:

  • Slack: we share announcements and updates here, have quick discussions in threads, and it’s also the central place where we can keep track of new changes in Google Docs & Github, etc.
  • Google Docs: like I said, that’s where we keep the preparation and results of discussions and continue some of those discussion in between (in comment threads on the document); it’s the best place for any discussion that requires deeper thought (vs. the quick discussions in Slack)
  • Zoom: we use Zoom for most of our video meetings, as it’s quite stable and easily allows us to use it next to Google Docs
  • Discord: recentemente, também adicionamos o Discord para facilitar a conversa entre nós (somente com áudio); podemos, por exemplo, discutir incidentes de desenvolvimento de forma mais rápida ou conversar em um canal compartilhado do Discord enquanto trabalhamos, como no escritório
  • Intercom: nossas comunicações com os clientes passam pelo Intercom e podemos adicionar notas internas lá, mencionar uns aos outros, designar uns aos outros etc.; isso facilita o contato com os clientes como uma equipe
  • Salesflare: while Intercom is used more for support reasons, we use Salesflare for everything that is sales or like sales: larger prospects, integration partners, solution partners, content partners, podcast guests, investors, … all follow up and communication around this happens in Salesflare with automated data, centralized email threads, meetings, internal notes with mentions, email tracking, etc.
  • Github: nossas discussões sobre bugs, aprimoramentos e solicitações de recursos acontecem no Github; dessa forma, ele permanece intimamente ligado ao código e também se conecta ao Intercom
como a salesflare conecta sua pilha de comunicação interna

This stack works really well for us and we’ve got it all integrated with each other, for a large part through Zapier, which makes our communication flow seamlessly and largely automatically through the company.

As plataformas de comunicação são um grande facilitador para fazer com que os processos funcionem, como discuti anteriormente, especialmente quando tudo é remoto.

Conclusão

Tudo realmente se encaixa se você:

  1. Certifique-se de que o tempo da reunião seja gasto da maneira mais eficiente possível
  2. Manter o fluxo de informações durante e entre as reuniões
  3. Implemente o plataformas de comunicação corretas para facilitar ao máximo esse processo.

É assim que organizamos essas coisas na Salesflare, mas é claro que isso é apenas uma inspiração e tudo funciona de forma um pouco diferente em cada empresa.

perguntar qual é o principal problema que sua equipe remota está enfrentando

So please fire off your questions (they’re welcome in the comments now!) and I’m happy to think along with you on how to make sure you can organize your internal communication in the best possible way, so your remote startup team can run like clockwork.

Don’t hesitate! If you have any questions, hit me up in the comments or send a message to the team on the chat on our homepage.

obter Salesflare

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Jeroen Corthout
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