Como gerenciar uma equipe remota

Faça com que sua comunicação interna funcione como um relógio

Ontem eu dei uma palestra sobre "Como gerenciar uma equipe remota" na RemoteCon, a primeira conferência remota na Europa sobre o tema trabalho remoto. (Isso é muito remoto!)

Tive muito orgulho de me apresentar ao lado de palestrantes especializados como Jason Fried da Basecamp, David Darmanin da Hotjar e Darren Murph da Gitlab. E a sess√£o de perguntas e respostas foi conduzida por Veronica Fresneau, da EU-Startups.

Muitas pessoas já pediram os slides, então decidi disponibilizar a palestra completa e os slides aqui no blog em um formato legível.

Vou falar sobre como trabalhamos juntos remotamente no Salesflare, com foco especial em como nos comunicar internamente para que tudo funcione como um relógio.

Aproveite!


apresentação e detalhes de contato de jeroen

Eu sou Jeroen Corthout, cofundador da Salesflare.

Na Salesflare, criamos um CRM mais humano. Ele √© realmente f√°cil de usar, n√£o exige toda a entrada de dados com a qual voc√™ est√° acostumado nos CRMs e tamb√©m ajuda voc√™ a fazer um trabalho melhor com seus clientes. No passado, trabalhei em diferentes fun√ß√Ķes, em empresas, em uma ag√™ncia e em alguns projetos de startups. Geralmente trabalhando com problemas de comunica√ß√£o.

como uma equipe pode passar da mesma sala para o trabalho remoto

Salesflare atende a milhares de empresas de pequeno e médio porte em todo o mundo, mas principalmente na América do Norte e na Europa.

Isso significa que, antes da COVID-19, já estávamos totalmente remotos com nossos clientes. E tínhamos mais de 5 anos de experiência trabalhando dessa forma.

Mudando para a venda remota? Leia como vender remotamente como um profissional.

O que nunca tínhamos feito, no entanto, era ir remotamente com nossa própria equipe.

Sempre acreditamos muito nas vantagens de estarmos juntos na mesma sala: interagir como uma equipe de verdade e como um grupo de amigos de uma forma mais íntima, estar um ao lado do outro para discutir assuntos com mais facilidade, compartilhar coisas informalmente com facilidade. Acreditávamos que o fato de sermos uma equipe em uma sala nos dava uma vantagem em termos de velocidade e eficiência.

Somente depois de sermos for√ßados a trabalhar em um ambiente remoto √© que entendemos como nossa comunica√ß√£o era disfuncional por confiar nessas suposi√ß√Ķes.

E não quero dizer que foi horrível: todas as empresas em que trabalhei no passado certamente fizeram pior.

Mas como a Salesflare, uma empresa que se orgulha da comunicação clara e abrangente, tanto externa quanto internamente, certamente tínhamos alguns problemas sérios para resolver.

uma lista de como a salesflare mudou agora que a equipe trabalha totalmente remotamente

Nos √ļltimos tr√™s meses, trabalhamos arduamente para melhorar nossa comunica√ß√£o interna a fim de trabalharmos juntos de forma mais eficaz, e fico feliz em compartilhar com voc√™ o que est√° funcionando para n√≥s, de modo que talvez eu possa inspir√°-lo a melhorar sua comunica√ß√£o interna tamb√©m.

Compartilharei os sistemas, as ferramentas e os processos que usamos para trabalhar juntos como uma equipe unida, apesar de estarmos todos trabalhando remotamente em salas diferentes em prédios diferentes no momento.

Nos próximos 10 minutos, você aprenderá comigo:

  1. Como maximizamos o ROI de investir tempo em reuni√Ķes
  2. Como mantemos o fluxo de informa√ß√Ķes na equipe
  3. Como é nossa configuração em termos de plataformas de comunicação

como a salesflare maximiza o ROI do investimento de tempo em reuniões

1. Como maximizamos o ROI do investimento de tempo em reuni√Ķes

Como estamos extremamente focados em criar valor para os clientes na Salesflare, e como fazemos muito dessa cria√ß√£o como uma equipe e com uma boa dose de reflex√£o e planejamento, isso significa que passamos bastante tempo juntos em reuni√Ķes.

Melhorar nossos processos no passado muitas vezes significava adicionar reuni√Ķes extras para discutir e planejar as coisas ainda melhor, o que significava que, depois de algum tempo, acab√°vamos gastando muito do nosso tempo nessas reuni√Ķes fazendo isso em vez de realmente criar valor.

como as reuniões da salesflare sofreram quando eram presenciais

Al√©m disso, a efici√™ncia das reuni√Ķes come√ßou a ser prejudicada:

  • As reuni√Ķes come√ßaram a se estender por muito tempo para garantir que n√£o precis√°ssemos de outra
  • As pessoas come√ßaram a perder o foco nas reuni√Ķes, o que prejudicou seriamente a efici√™ncia
  • As discuss√Ķes geralmente ficavam presas por muito tempo em alguns pontos-chave
  • Esquec√≠amos o que exatamente hav√≠amos decidido e por qu√™, o que significava que voltar√≠amos a fazer coisas desnecessariamente
  • Perd√≠amos o contato com o que os outros sentiam sobre a discuss√£o, o que significava ficar dando voltas em torno das conclus√Ķes e voltando a elas com muita frequ√™ncia
  • Perder√≠amos muito tempo nas reuni√Ķes analisando e pensando em coisas que poder√≠amos ter analisado e pensado antes, sem perder o tempo de todos
uma lista de regras para realizar reuniões eficientes

Aqui est√£o as regras que seguimos agora para evitar isso:

  1. Separamos diferentes tipos de discuss√Ķes (por exemplo, estrat√©gicas versus operacionais) em reuni√Ķes diferentes, para garantir que n√£o fiquemos muito presos em nenhum desses n√≠veis. Por exemplo, temos reuni√Ķes de sprint e reuni√Ķes de prepara√ß√£o de sprint, reuni√Ķes de recursos e reuni√Ķes de planejamento de recursos, e reuni√Ķes de crescimento e reuni√Ķes de ideias de crescimento.
  2. A maioria das reuni√Ķes tem uma pauta que define o que ser√° discutido e o que precisa ser preparado para essa reuni√£o. Para nossas reuni√Ķes de recursos (nas quais definimos o escopo completo dos recursos em uma s√©rie de reuni√Ķes), por exemplo, temos uma estrutura fixa para a pauta e a prepara√ß√£o de cada reuni√£o.
  3. N√£o participamos de reuni√Ķes sem pensar previamente sobre o assunto. Cada um de n√≥s prepara a reuni√£o em um documento individual e compartilha essa prepara√ß√£o pelo menos um dia antes. Dessa forma, todos j√° podem ler a prepara√ß√£o e acrescentar alguns coment√°rios iniciais para dar andamento √† discuss√£o.
  4. Tentamos limitar a maioria das reuni√Ķes (como reuni√Ķes de recursos) a no m√°ximo 3 pessoas. Descobrimos que, se fizermos reuni√Ķes com mais pessoas, apenas 3 pessoas participam ativamente e as demais come√ßam a dormir.
  5. Sempre ligamos o v√≠deo e mantemos o rosto de todos na tela durante a discuss√£o. As express√Ķes de nossos colegas de equipe s√£o importantes para saber como eles se sentem em rela√ß√£o ao que est√° sendo discutido. E sabemos quando eles est√£o perdendo a aten√ß√£o.
  6. Em seguida, abrimos um documento no Google Docs com uma estrutura definida (um documento compartilhado que √© diferente dos documentos individuais de prepara√ß√£o). √Č nele que anotamos todas as decis√Ķes que tomamos. Mesmo que decidamos n√£o fazer determinada coisa, anotamos o fato. Dessa forma, todo o processo de decis√£o √© rastreado para aqueles que n√£o est√£o na reuni√£o e para o futuro. Uma pessoa √© respons√°vel por fazer as anota√ß√Ķes, o restante pode acompanhar ao vivo na tela e sugerir corre√ß√Ķes.
  7. Se a discuss√£o ficar travada, imediatamente colocamos o ponto de discuss√£o em uma lista de perguntas. Ela pode estar em uma lista separada na parte superior ou dentro da estrutura do documento, destacada com uma determinada cor.
  8. Limitamos as reuni√Ķes a 2 horas. Prolongar as reuni√Ķes al√©m desse limite prejudica os n√≠veis de aten√ß√£o e deixa de ser produtivo.
  9. Na marca de 30 minutos, damos um primeiro lembrete para come√ßar a encerrar. Na marca de 15 minutos, come√ßamos a encerrar. Isso significa que escrevemos os an√ļncios da reuni√£o e planejamos a pr√≥xima reuni√£o, se necess√°rio.
  10. Os an√ļncios da reuni√£o s√£o um breve resumo das conclus√Ķes e do status da reuni√£o para todos os que n√£o estavam envolvidos. Esses an√ļncios s√£o publicados no Slack para que toda a equipe fique atualizada de maneira f√°cil, mesmo sem ler o documento completo da reuni√£o.
  11. Ap√≥s e entre as reuni√Ķes, as discuss√Ķes podem continuar no documento da reuni√£o. Isso acontece nos t√≥picos de coment√°rios. O propriet√°rio do documento (a pessoa que foi respons√°vel por digitar as discuss√Ķes) continua acompanhando essas discuss√Ķes e √© respons√°vel por chegar a conclus√Ķes.

√Č isso que estamos fazendo atualmente, mas continuamos trabalhando na forma como atacamos as reuni√Ķes para garantir que gastemos nosso tempo com o m√°ximo de efici√™ncia. Nossa capacidade de criar muito valor nessas reuni√Ķes em pouco tempo √© o que nos torna competitivos em rela√ß√£o aos grandes players com mais recursos, portanto, isso √© extremamente importante para n√≥s.

Se você implementar apenas algumas dessas regras, verá imediatamente que seu tempo de reunião será muito mais bem aproveitado do que antes, e sua produtividade aumentará.


como a salesflare mantém o fluxo de informações na equipe

2. Como mantemos o fluxo de informa√ß√Ķes na equipe

Como eu disse no início, costumávamos acreditar que sentar na mesma sala faria com que a comunicação fluísse naturalmente.

√Ä medida que a nossa equipe crescia, mesmo antes de adotar a comunica√ß√£o interna e remota, come√ßamos a entender, por meio de muitos pequenos contratempos, que n√£o √© assim que as coisas funcionam. Passo a passo, fizemos muitas pequenas mudan√ßas para garantir que as informa√ß√Ķes flu√≠ssem pela equipe sem esfor√ßo, sem que precis√°ssemos pensar nisso.

Lembro-me vividamente de trabalhar em uma grande empresa e até mesmo em uma agência, muitas vezes sem saber o que a pessoa sentada ao meu lado faria o dia inteiro, muito menos as outras pessoas da empresa.

As informa√ß√Ķes eram muito mal compartilhadas, o que significava que era muito mais dif√≠cil funcionar como uma equipe eficaz em rela√ß√£o aos clientes, ou mesmo sentir-se parte de uma equipe que estava tentando fazer as coisas acontecerem juntas.

dicas para manter o fluxo de informações

Na Salesflare, fazemos o possível para conseguir o oposto. Aqui estão algumas das coisas que fazemos para que isso aconteça:

  • No n√≠vel mais b√°sico, organizamos reuni√Ķes de p√© todas as manh√£s. No escrit√≥rio, costum√°vamos fazer isso ao vivo assim que todos chegavam. Em um ambiente remoto, come√ßamos a digit√°-las no Slack. Listamos o que fizemos no dia anterior e o que faremos naquele dia. Isso √© bom por v√°rios motivos: 1. Todos sabem no que os outros est√£o trabalhando 2. Voc√™ tira um momento para refletir sobre o dia anterior 3. E voc√™ tamb√©m precisa planejar conscientemente o seu dia. Somente as melhores pr√°ticas!
  • Para garantir que continuemos afiando a serra, aprendamos com nossos erros e aprimoremos nossos processos (como tudo o que estamos discutindo aqui), organizamos reuni√Ķes de equipe a cada duas semanas na sexta-feira √† tarde. Listamos o que deu errado nas √ļltimas duas semanas e o que deu certo. Para os pontos negativos, discutimos solu√ß√Ķes. Para os pontos positivos, extra√≠mos aprendizados. E, depois disso, demonstramos nossas m√©tricas e no que estivemos trabalhando nas √ļltimas duas semanas.
  • Em um n√≠vel individual, tamb√©m reservamos um tempo todo m√™s para afiar a serra. Isso significa que meu cofundador e eu reservamos um tempo para conversar individualmente com todos da equipe. Eu me re√ļno com os membros da equipe de neg√≥cios, ele se re√ļne com os membros da equipe de produtos. A cada trimestre, trocamos para misturar as coisas e manter uma cultura aberta.
  • As discuss√Ķes s√£o acess√≠veis ao p√ļblico tanto quanto poss√≠vel: em canais p√ļblicos do Slack, documentos do Google, em discuss√Ķes sobre problemas do Github, ... Mais sobre isso quando falarmos sobre as plataformas de comunica√ß√£o.
  • Como eu disse anteriormente, n√≥s nos certificamos de que todos fiquem atualizados o m√°ximo poss√≠vel, compartilhando an√ļncios ap√≥s as reuni√Ķes. Isso significa que, ao final de cada reuni√£o, nos perguntamos intencionalmente "o que o restante da equipe deve saber sobre o que discutimos aqui?" e as informa√ß√Ķes que devem ser compartilhadas s√£o compartilhadas, para que n√£o fiquem ocultas por acidente.
  • N√£o se trata apenas das reuni√Ķes. Estimulamos uma cultura aberta e transparente tamb√©m fora das reuni√Ķes. Todos s√£o incentivados a se manifestar quando as coisas n√£o est√£o funcionando. Todos levam as coisas adiante e podem usar seus c√©rebros e falar o que pensam, em vez de apenas meu cofundador e eu. Um livro que gostei muito sobre isso √© "Radical Candor", de Kim Scott.
Capa do livro Radical Candor, de Kim Scott
Mais informa√ß√Ķes sobre o livro no Goodreads!

Tudo isso permite que uma equipe pense e trabalhe de forma unificada para atingir seus objetivos, em vez de trabalhar como uma série de indivíduos desalinhados.

bando de pássaros alinhados no céu

Especialmente quando se trabalha remotamente, √© muito importante continuar compartilhando informa√ß√Ķes com mais aten√ß√£o do que o normal, pois todos est√£o escondidos em suas pr√≥prias salas e as informa√ß√Ķes n√£o s√£o compartilhadas "por acidente".


como a salesflare administra sua comunicação interna

3. Como é nossa configuração em termos de plataformas de comunicação

Muitas pessoas gostam de pular para essa parte, pois é muito divertido descobrir isso: quais plataformas de comunicação devemos usar? Devemos usar o Slack ou outra coisa? Onde manteremos o controle disso e daquilo?

Por mais divertido e empolgante que seja, eu o deixei por √ļltimo aqui, porque as plataformas s√£o apenas facilitadoras do que voc√™ est√° tentando alcan√ßar.

E isso também significa que deixamos as coisas mais interessantes para o final, é claro, e podemos terminar com uma nota alta!

uma lista da pilha de comunicação interna da salesflare

Aqui estão as plataformas que usamos para manter nossa comunicação interna organizada e fluindo:

  • Slack: compartilhamos an√ļncios e atualiza√ß√Ķes aqui, temos discuss√Ķes r√°pidas em t√≥picos e tamb√©m √© o local central onde podemos acompanhar as novas altera√ß√Ķes no Google Docs e no Github, etc.
  • Google Docs: como eu disse, √© onde mantemos a prepara√ß√£o e os resultados das discuss√Ķes e continuamos algumas dessas discuss√Ķes no meio (em t√≥picos de coment√°rios no documento); √© o melhor lugar para qualquer discuss√£o que exija uma reflex√£o mais profunda (em compara√ß√£o com as discuss√Ķes r√°pidas no Slack)
  • Zoom: usamos o Zoom para a maioria de nossas videoconfer√™ncias, pois ele √© bastante est√°vel e nos permite us√°-lo facilmente ao lado do Google Docs
  • Discord: recentemente, tamb√©m adicionamos o Discord para facilitar a conversa entre n√≥s (somente com √°udio); podemos, por exemplo, discutir incidentes de desenvolvimento de forma mais r√°pida ou conversar em um canal compartilhado do Discord enquanto trabalhamos, como no escrit√≥rio
  • Intercom: nossas comunica√ß√Ķes com os clientes passam pelo Intercom e podemos adicionar notas internas l√°, mencionar uns aos outros, designar uns aos outros etc.; isso facilita o contato com os clientes como uma equipe
  • Salesflare: enquanto o Intercom √© usado mais por motivos de suporte, usamos o Salesflare para tudo que √© vendas ou semelhante a vendas: clientes em potencial maiores, parceiros de integra√ß√£o, parceiros de solu√ß√£o, parceiros de conte√ļdo, podcast guests, investidores, ... todo o acompanhamento e a comunica√ß√£o em torno disso acontecem no Salesflare com dados automatizados, t√≥picos de e-mail centralizados, reuni√Ķes, notas internas com men√ß√Ķes, rastreamento de e-mail etc.
  • Github: nossas discuss√Ķes sobre bugs, aprimoramentos e solicita√ß√Ķes de recursos acontecem no Github; dessa forma, ele permanece intimamente ligado ao c√≥digo e tamb√©m se conecta ao Intercom
como a salesflare conecta sua pilha de comunicação interna

Essa pilha funciona muito bem para nós e temos tudo integrado entre si, em grande parte por meio do Zapier, o que faz com que nossa comunicação flua de forma contínua e amplamente automática pela empresa.

As plataformas de comunicação são um grande facilitador para fazer com que os processos funcionem, como discuti anteriormente, especialmente quando tudo é remoto.


Conclus√£o

Tudo realmente se encaixa se você:

  1. Certifique-se de que o tempo da reunião seja gasto da maneira mais eficiente possível
  2. Manter o fluxo de informa√ß√Ķes durante e entre as reuni√Ķes
  3. Implemente o plataformas de comunicação corretas para facilitar ao máximo esse processo.

√Č assim que organizamos essas coisas na Salesflare, mas √© claro que isso √© apenas uma inspira√ß√£o e tudo funciona de forma um pouco diferente em cada empresa.

perguntar qual é o principal problema que sua equipe remota está enfrentando

Portanto, envie suas perguntas (elas são bem-vindas nos comentários agora!) e ficarei feliz em pensar junto com você em como organizar sua comunicação interna da melhor maneira possível, para que sua equipe de startup remota possa funcionar como um relógio.


N√£o hesite! Se tiver alguma d√ļvida, entre em contato comigo nos coment√°rios ou envie uma mensagem para a equipe no bate-papo em nossa p√°gina inicial.

obter Salesflare

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Jeroen Corthout