Como gerenciar uma equipe remota
Faça sua comunicação interna funcionar como um relógio
Ontem, fiz uma apresentação sobre “Como gerenciar uma equipe remota” na RemoteCon, a primeira conferência remota da Europa sobre o tema do trabalho remoto. (É muito “remoto”!)
Fiquei muito orgulhoso de apresentar ao lado de palestrantes especialistas como Jason Fried, da Basecamp, David Darmanin, da Hotjar e Darren Murph, da Gitlab. E a sessão de perguntas e respostas foi conduzida por Veronica Fresneau, da EU-Startups.
Muitas pessoas já pediram os slides, então decidi disponibilizar aqui no blog a apresentação completa e os slides em um formato fácil de ler.
Vou explicar como trabalhamos remotamente na Salesflare, com um foco especial em como nos comunicamos internamente para fazer tudo funcionar como um relógio.
Aproveite!
Eu sou Jeroen Corthout, cofundador da Salesflare.
Na Salesflare, desenvolvemos um CRM mais humano. Ele é realmente fácil de usar, não exige toda a entrada de dados a que você está acostumado em CRMs e também ajuda você a fazer um trabalho melhor com seus clientes. No passado, trabalhei em diferentes funções, em grandes empresas, em uma agência e em alguns projetos de startups. Normalmente, trabalhando com questões de comunicação.
A Salesflare atende milhares de pequenas e médias empresas no mundo todo, mas principalmente na América do Norte e na Europa.
Isso significa que, antes da COVID-19, já trabalhávamos totalmente de forma remota com nossos clientes. E já tínhamos mais de 5 anos de experiência trabalhando dessa maneira.
Mudando para as vendas remotas? Leia como vender remotamente como um profissional.
O que nunca tínhamos feito, porém, era adotar o trabalho remoto com a própria equipe.
Sempre acreditamos firmemente nas vantagens de estar juntos na mesma sala: interagir como uma equipe de verdade e como um grupo de amigos de uma maneira mais próxima, estar lado a lado para discutir as coisas com mais facilidade e compartilhar informações informalmente, sem complicação. Acreditávamos que ser uma equipe em uma única sala nos dava uma vantagem em termos de velocidade e eficiência.
Foi só quando fomos obrigados a trabalhar em um ambiente remoto que entendemos como nossa comunicação era disfuncional por depender dessas suposições.
E não quero dizer que era horrível: todas as empresas em que trabalhei no passado certamente faziam isso muito pior.
Mas, como a Salesflare, uma empresa que se orgulha de manter uma comunicação clara e abrangente, tanto externa quanto internamente, certamente tínhamos alguns problemas sérios para resolver.
Nos últimos 3 meses, trabalhamos muito para melhorar nossa comunicação interna e colaborar de maneira mais eficaz. Fico feliz em compartilhar com você o que está funcionando para nós, para que talvez eu também possa inspirar você a melhorar sua comunicação interna.
Vou compartilhar quais sistemas, ferramentas e processos usamos para trabalhar juntos como uma equipe muito unida, mesmo que agora todos estejamos trabalhando remotamente, cada um em uma sala diferente de um prédio diferente.
Nos próximos 10 minutos, você vai aprender comigo:
- Como maximizamos o ROI do tempo investido em reuniões
- Como mantemos a informação fluindo pela equipe
- Como é a nossa estrutura em termos de plataformas de comunicação
1. Como maximizamos o ROI do tempo investido em reuniões
Como estamos extremamente focados em criar valor para os clientes na Salesflare, e como fazemos boa parte disso em equipe, com bastante reflexão e planejamento, acabamos passando bastante tempo juntos em reuniões.
No passado, melhorar nossos processos muitas vezes significava adicionar reuniões extras para discutir e planejar as coisas ainda melhor. Depois de um tempo, isso fez com que passássemos boa parte do nosso tempo nessas reuniões fazendo isso, em vez de criar valor de fato.
A eficiência das reuniões também começou a cair:
- As reuniões começaram a ultrapassar muito o horário previsto, para garantir que não precisássemos de outra
- As pessoas começaram a perder o foco nas reuniões, o que prejudicou seriamente a eficiência
- As discussões frequentemente ficavam presas por tempo demais em alguns pontos importantes
- Esquecíamos exatamente o que havíamos decidido e por quê, o que fazia com que retomássemos assuntos desnecessariamente
- Perdíamos a noção de como os outros estavam se sentindo em relação à discussão, o que fazia com que déssemos voltas em torno das conclusões e voltássemos a elas com frequência demais
- Perdíamos muito tempo nas reuniões olhando e pensando sobre coisas que poderíamos ter analisado e discutido antes, sem desperdiçar o tempo de todos
Estas são as regras que seguimos agora para evitar isso:
- Separamos diferentes tipos de discussões (por exemplo, estratégicas e operacionais) em reuniões diferentes, para garantir que não fiquemos presos demais em nenhum desses níveis. Temos, por exemplo, reuniões de sprint e reuniões de preparação para o sprint, reuniões de funcionalidades e reuniões de planejamento de funcionalidades, além de reuniões de crescimento e reuniões de ideias de crescimento.
- A maioria das reuniões tem uma agenda que define o que será discutido e o que precisa ser preparado para aquela reunião. Para nossas reuniões de funcionalidades (nas quais definimos completamente o escopo das funcionalidades em uma série de reuniões), por exemplo, temos uma estrutura fixa para a agenda e para a preparação de cada reunião.
- Não entramos em reuniões sem pensar antes sobre os assuntos. Cada um de nós prepara a reunião em um documento individual e compartilha essa preparação pelo menos um dia antes. Dessa forma, todos já podem ler o material e adicionar alguns comentários iniciais para começar a movimentar a discussão.
- Tentamos limitar a no máximo 3 pessoas a maioria das reuniões (como as reuniões de funcionalidades). Descobrimos que, quando fazemos reuniões com mais pessoas, apenas 3 participam ativamente e o restante começa a dormir.
- Sempre ligamos o vídeo e mantemos o rosto de todos na tela durante a discussão. As expressões dos nossos colegas de equipe são importantes para sabermos como eles se sentem em relação ao que está sendo discutido. E percebemos quando estão perdendo a atenção.
- Além disso, abrimos um documento no Google Docs com uma estrutura definida (um documento compartilhado, diferente dos documentos individuais de preparação). É nele que anotamos cada decisão que tomamos. Mesmo que decidamos não fazer determinada coisa, registramos isso. Assim, todo o processo de decisão fica documentado para quem não participou da reunião e para consultas futuras. Uma pessoa fica responsável por fazer as anotações, enquanto o restante pode acompanhar tudo ao vivo na tela e sugerir correções.
- Se a discussão ficar travada, colocamos imediatamente o ponto em questão em uma lista de perguntas. Essa lista pode ficar separada no topo ou dentro da estrutura do documento, destacada com determinada cor.
- Limitamos as reuniões a 2 horas. Estender as reuniões além desse ponto prejudica os níveis de atenção e faz com que elas deixem de ser produtivas.
- Quando faltam 30 minutos, damos o primeiro lembrete para começar a encerrar. Quando faltam 15 minutos, começamos a encerrar. Isso significa que registramos os comunicados da reunião e planejamos a próxima reunião, se necessário.
- Os comunicados da reunião são um breve resumo das conclusões e do status da reunião para todos que não participaram. Esses comunicados são publicados no Slack para que toda a equipe se mantenha atualizada de maneira simples, mesmo sem ler o documento completo da reunião.
- Depois e entre as reuniões, as discussões podem continuar no documento da reunião. Isso acontece em threads de comentários. O proprietário do documento (a pessoa responsável por registrar por escrito as discussões) continua acompanhando essas discussões e fica responsável por trabalhar para chegar a conclusões.
É isso que estamos fazendo atualmente, mas continuamos trabalhando na maneira como conduzimos as reuniões para garantir que usemos nosso tempo com a máxima eficiência. Nossa capacidade de criar muito valor nessas reuniões em pouco tempo é o que nos torna competitivos em relação a players maiores e com mais recursos, por isso isso é extremamente importante para nós.
Se você implementar apenas algumas dessas regras, vai perceber imediatamente que seu tempo em reuniões será muito mais bem aproveitado do que antes e que sua produtividade vai disparar.
2. Como mantemos a informação fluindo pela equipe
Como eu disse no início, costumávamos acreditar que estar na mesma sala faria a comunicação fluir naturalmente.
À medida que nossa equipe cresceu, mesmo antes de passarmos a trabalhar remotamente e a fazer nossa comunicação interna dessa forma, começamos a entender, por meio de muitos pequenos problemas, que não é assim que as coisas funcionam. Passo a passo, fizemos muitas pequenas mudanças para garantir que a informação flua pela equipe sem esforço, sem que sequer precisemos pensar nisso.
Lembro vividamente de trabalhar em uma grande empresa e até em uma agência, muitas vezes sem saber o que a pessoa sentada ao meu lado faria o dia inteiro — quanto mais as outras pessoas da empresa.
As informações eram compartilhadas de forma muito deficiente, o que tornava muito mais difícil funcionar como uma equipe eficaz diante dos clientes — ou até mesmo sentir que você fazia parte de uma equipe que estava tentando fazer as coisas acontecerem em conjunto.
Na Salesflare, fazemos o nosso melhor para alcançar o oposto disso. Estas são algumas das coisas que fazemos para que isso aconteça:
- No nível mais básico, organizamos reuniões stand-up todas as manhãs. No escritório, costumávamos fazer isso ao vivo assim que todos chegavam. Em um ambiente remoto, começamos a escrever tudo no Slack. Listamos o que fizemos no dia anterior e o que faremos naquele dia. Isso é bom por vários motivos: 1. Todos sabem no que os outros estão trabalhando 2. Você para por um momento para refletir sobre o dia anterior 3. E também precisa planejar conscientemente o seu dia. Só boas práticas!
- Para garantir que continuemos afiando o machado, aprendendo com nossos erros e melhorando nossos processos — como tudo o que estamos discutindo aqui —, organizamos reuniões de equipe a cada duas semanas, nas tardes de sexta-feira. Listamos o que deu errado nas duas semanas anteriores e o que deu certo. Para os pontos negativos, discutimos soluções. Para os positivos, extraímos aprendizados. Depois disso, apresentamos nossas métricas e o que estivemos fazendo nas duas semanas anteriores.
- No nível individual, também reservamos um tempo todos os meses para afiar o machado. Isso significa que meu cofundador e eu reservamos um tempo para fazer uma conversa individual com cada pessoa da equipe. Eu me reúno com quem está na equipe de negócios, e ele se reúne com quem está na equipe de produto. A cada trimestre, trocamos os grupos para variar as coisas e manter uma cultura aberta.
- As discussões ficam acessíveis publicamente sempre que possível: em canais públicos do Slack, documentos do Google, discussões nas issues do Github, … Falaremos mais sobre isso quando abordarmos as plataformas de comunicação.
- Como eu disse anteriormente, garantimos que todos se mantenham atualizados tanto quanto possível compartilhando anúncios depois das reuniões. Isso significa que, ao final de cada reunião, perguntamos intencionalmente a nós mesmos: “o que o restante da equipe deveria saber sobre o que discutimos aqui?”. As informações que precisam ser compartilhadas são compartilhadas, para que não fiquem escondidas por acidente.
- Não se trata apenas das reuniões. Também estimulamos uma cultura aberta e transparente fora delas. Todos são incentivados a se manifestar quando as coisas não estão funcionando. Todos fazem as coisas avançarem, podem usar a própria inteligência e expressar suas opiniões, em vez de apenas meu cofundador e eu. Isso é realmente essencial para fazer as coisas funcionarem. Um livro de que gostei muito sobre isso é “Radical Candor”, de Kim Scott.
Tudo isso permite que uma equipe que pensa e trabalha como uma só alcance seus objetivos, em vez de trabalhar como um conjunto de indivíduos desalinhados.
Especialmente ao trabalhar remotamente, é extremamente importante continuar compartilhando informações com ainda mais atenção do que você faria normalmente, já que cada pessoa está escondida em seu próprio cômodo e as informações não são compartilhadas “por acidente”.
3. Como é a nossa configuração em termos de plataformas de comunicação
Muitas pessoas gostam de ir direto para esta parte, porque é muito divertido descobrir isso: que plataformas de comunicação devemos usar? Devemos usar o Slack ou alguma outra coisa? Onde acompanhamos esta ou aquela informação?
Por mais divertido e empolgante que seja, deixei isso para o final porque as plataformas são apenas facilitadoras daquilo que você está tentando alcançar.
E isso também significa que, é claro, deixamos a parte mais interessante para o final e podemos terminar em alta!
Estas são as plataformas que usamos para manter nossa comunicação interna organizada e fluindo:
- Slack: compartilhamos anúncios e atualizações aqui, fazemos discussões rápidas em threads e ele também é o lugar central onde podemos acompanhar novas alterações no Google Docs, no Github etc.
- Google Docs: como eu disse, é onde mantemos a preparação e os resultados das discussões e continuamos algumas delas entre uma reunião e outra, nas threads de comentários do documento; é o melhor lugar para qualquer discussão que exija uma reflexão mais profunda (em comparação com as discussões rápidas no Slack).
- Zoom: usamos o Zoom para a maioria das nossas reuniões por vídeo, porque ele é bastante estável e permite facilmente que o utilizemos ao lado do Google Docs.
- Discord: recentemente, também adicionamos o Discord à mistura para facilitar a conversa entre nós, apenas por áudio; por exemplo, podemos discutir incidentes de desenvolvimento de forma mais rápida ou ficar em um canal compartilhado do Discord enquanto trabalhamos, assim como no escritório.
- Intercom: nossa comunicação com os clientes acontece pelo Intercom, e podemos adicionar notas internas, mencionar uns aos outros, atribuir itens uns aos outros etc.; isso facilita atender os clientes como uma equipe.
- Salesflare: enquanto o Intercom é usado mais para questões de suporte, usamos a Salesflare para tudo relacionado a vendas ou parecido com vendas: leads maiores, parceiros de integração, parceiros de soluções, parceiros de conteúdo, convidados de podcast, investidores, … todo o acompanhamento e a comunicação relacionados a isso acontecem na Salesflare, com dados automatizados, threads de e-mail centralizadas, reuniões, notas internas com menções, acompanhamento de e-mails etc.
- Github: nossas discussões sobre bugs, melhorias e solicitações de funcionalidades acontecem no Github; dessa forma, tudo permanece estreitamente vinculado ao código e também se conecta ao Intercom.
Essa stack funciona muito bem para nós e temos tudo integrado, em grande parte por meio do Zapier, o que faz nossa comunicação fluir de forma integrada e em grande medida automática pela empresa.
As plataformas de comunicação são grandes facilitadoras para fazer funcionarem os processos que discuti anteriormente, especialmente quando tudo passa a ser remoto.
Conclusão
Tudo realmente se encaixa quando você:
- Garante que o tempo das reuniões seja aproveitado da forma mais eficiente
- Mantém a informação fluindo durante e entre as reuniões
- Implementa as plataformas de comunicação certas para tornar tudo isso o mais fácil possível
É assim que organizamos essas coisas na Salesflare, mas, claro, isso serve apenas como inspiração, e tudo funciona de uma maneira um pouco diferente em cada empresa.
Então, mande suas perguntas (elas são bem-vindas nos comentários agora!) e vou ficar feliz em ajudar você a pensar em como garantir que consiga organizar sua comunicação interna da melhor maneira possível, para que sua equipe de startup remota funcione como um relógio.
Não hesite! Se você tiver alguma dúvida, fale comigo nos comentários ou envie uma mensagem para a equipe pelo chat da nossa página inicial.
Esperamos que você tenha gostado deste post. Se gostou, compartilhe!
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