Come gestire un team remoto

Fate in modo che la vostra comunicazione interna funzioni come un orologio

Yesterday I gave a talk about “How to Manage a Remote Team” at RemoteCon, the first remote conference in Europe on the topic of remote work. (That’s a lot of remote!)

Sono stato molto orgoglioso di presentare accanto a relatori esperti come Jason Fried di Basecamp, David Darmanin di Hotjar e Darren Murph di Gitlab. La sessione di domande e risposte è stata condotta da Veronica Fresneau di EU-Startups.

Molte persone hanno già chiesto le diapositive, quindi ho deciso di rendere disponibile l'intero intervento e le diapositive qui sul blog in un formato leggibile.

I’ll go into how we work together remotely at Salesflare, with a special focus on how to communicate internally to make everything run like clockwork.

Buon divertimento!

presentazione e dati di contatto di jeroen

I’m Jeroen Corthout, co-founder of Salesflare.

At Salesflare, we build a more human CRM. It’s actually easy to use, it doesn’t require all the data input you’re used to in CRMs, and it helps you to do a better job with your customers as well. In the past, I’ve been working in different roles, within corporates, an agency and some startup projects. Usually working on communication issues.

come un team può passare dalla stessa stanza al lavoro a distanza

Salesflare serve migliaia di piccole e medie imprese in tutto il mondo, ma soprattutto in Nord America e in Europa.

Ciò significa che prima di COVID-19 eravamo già completamente in remoto con i nostri clienti. E avevamo più di 5 anni di esperienza di lavoro in questo modo.

Passare alla vendita a distanza? Leggete come vendere a distanza come un professionista.

Quello che non avevamo mai fatto, tuttavia, era andare a distanza con il nostro team stesso.

Abbiamo sempre creduto fermamente nei vantaggi di stare insieme nella stessa stanza: interagire come un vero team e come un gruppo di amici in modo più intimo, essere uno accanto all'altro per discutere più facilmente, condividere le cose in modo informale con facilità. Riteniamo che essere un'unica squadra in una stanza ci dia un vantaggio in termini di velocità ed efficienza.

It’s only after we were forced into a remote setting that we understood how dysfunctional our communication had been by relying on these assumptions.

And I don’t mean it was horrible: every company I worked for in the past most certainly did worse.

Ma come Salesflare, un'azienda che si vanta di una comunicazione chiara ed esauriente sia all'esterno che all'interno, avevamo sicuramente alcuni problemi seri da risolvere.

un elenco di come è cambiato salesflare ora che il team lavora completamente da remoto

Over the last 3 months we have been working hard on improving our internal communication to work together more effectively, and I’m happy to share with you what is working for us, so that maybe I can inspire you to improve your internal communication as well.

I’ll share what systems, tools, and processes we use to work together as one tight knit team, even though we are all working remotely from different rooms in different buildings right now.

Over the next 10 minutes, you’ll learn from me:

  1. Come massimizzare il ROI dell'investimento di tempo nelle riunioni
  2. Come manteniamo il flusso di informazioni all'interno del team
  3. Come si presenta la nostra configurazione in termini di piattaforme di comunicazione
come salesflare massimizza il ROI dell'investimento in riunioni

1. Come massimizzare il ROI dell'investimento di tempo nelle riunioni

As we’re extremely focused on building value for customers at Salesflare, and as we do a lot of that building as a team and with a good amount of thinking and planning, this means that we spend quite some time together in meetings.

In passato, migliorare i nostri processi significava spesso aggiungere ulteriori riunioni per discutere e pianificare ancora meglio le cose, il che significava che dopo un po' finivamo per passare gran parte del nostro tempo in queste riunioni a fare questo, invece di creare effettivamente valore.

come hanno sofferto le riunioni di salesflare quando sono state fatte di persona

Anche l'efficienza delle riunioni ha iniziato a risentirne:

  • Meetings started going way over time to make sure we didn’t need another one
  • Le persone hanno iniziato a perdere la concentrazione durante le riunioni, con grave danno per l'efficienza.
  • Spesso le discussioni si bloccano troppo a lungo su alcuni punti chiave.
  • We would forget what exactly we decided and why, which meant we’d come back on things unnecessarily
  • We’d lose touch of how others felt about the discussion, which meant circling around conclusions and coming back to them too often
  • We’d lose a lot of time in meetings looking at and thinking about things we could have looked at and thought about beforehand, without losing everyone’s time
un elenco di regole per gestire riunioni efficienti

Here’s the rules we follow now to avoid this:

  1. We separate different types of discussions (for instance strategic vs. operational) in different meetings, to make sure that we don’t get too stuck on either of these levels. We for instance have sprint meetings and sprint prep meetings, feature meetings and feature planning meetings, and growth meetings and growth ideas meetings.
  2. La maggior parte delle riunioni ha un ordine del giorno che definisce ciò che verrà discusso e che deve essere preparato per quella riunione. Per esempio, per le nostre riunioni sulle caratteristiche (in cui esaminiamo completamente le caratteristiche in una serie di riunioni), abbiamo una struttura fissa per l'ordine del giorno e la preparazione di ogni riunione.
  3. We don’t go into meetings without thinking about things beforehand. We each prepare the meeting in an individual document and share this preparation at least a day before. That way everyone can already read the prep and add some first comments to get the discussion moving already.
  4. Cerchiamo di limitare la maggior parte delle riunioni (come quelle sulle caratteristiche) a un massimo di 3 persone. Abbiamo scoperto che se facciamo riunioni con più persone, solo 3 partecipano attivamente e gli altri iniziano ad addormentarsi.
  5. We always turn on video and keep everyone’s faces on the screen during the discussion. The expressions of our team mates are important to know how they feel about what’s being discussed. And we know when they’re losing attention.
  6. Next to this, we open a document in Google Docs with a set structure (a shared document that is different from the individual prep documents). It’s where we take note of every decision we make. Even if we decide not to do a certain thing, we write it down. That way the whole decision process is tracked for those not in the meeting and for later. One person is responsible for taking notes, the rest can follow this live on their screen and suggest corrections.
  7. Se la discussione si blocca, parcheggiamo immediatamente il punto di discussione in un elenco di domande. Questo può essere in un elenco separato in alto, oppure all'interno della struttura del documento, evidenziato con un certo colore.
  8. Limitiamo le riunioni a 2 ore. Prolungare le riunioni oltre questo limite danneggia i livelli di attenzione e smette di essere produttivo.
  9. Al termine dei 30 minuti, viene dato un primo promemoria per iniziare a concludere. Allo scadere dei 15 minuti iniziamo a concludere. Ciò significa che scriviamo gli annunci della riunione e pianifichiamo la riunione successiva, se necessaria.
  10. The announcements of the meeting are a short summary of the conclusions and status of the meeting for everyone who wasn’t involved. These announcements are posted in Slack so the whole team stays up to date in an easy way, even without reading the full meeting document.
  11. Dopo e tra le riunioni, le discussioni possono continuare nel documento della riunione. Questo avviene nei thread di commento. Il proprietario del documento (la persona che ha redatto le discussioni) continua a seguire queste discussioni ed è responsabile delle conclusioni.

This is what we’re doing currently, but we keep working on how we attack meetings to make sure that we spend our time with maximum efficiency. Our ability to create a lot of value in these meetings in little time is what makes us competitive towards bigger players with more resources, so it’s extremely important to us.

If you only implement some of these rules, you’ll immediately find that your meeting time is much more well spent than it was before, and your productivity will soar.

come salesflare mantiene il flusso di informazioni attraverso il team

2. Come mantenere il flusso di informazioni all'interno del team

Come ho detto all'inizio, eravamo soliti credere che sedendo nella stessa stanza la comunicazione sarebbe fluita in modo naturale.

Man mano che il nostro team cresceva, anche prima di passare alla comunicazione interna e remota, abbiamo iniziato a capire, attraverso molti piccoli incidenti, che le cose non funzionavano così. Passo dopo passo abbiamo apportato molti piccoli cambiamenti per far sì che le informazioni fluissero attraverso il team senza sforzo, senza che noi dovessimo nemmeno pensarci.

Ricordo vividamente di aver lavorato in una grande azienda e persino in un'agenzia, spesso senza sapere cosa avrebbe fatto la persona seduta accanto a me per tutto il giorno, per non parlare delle altre persone dell'azienda.

Le informazioni erano poco condivise, il che significava che era molto più difficile funzionare come un team efficace nei confronti dei clienti, o anche solo sentirsi parte di un team che cercava di far funzionare le cose insieme.

suggerimenti per mantenere il flusso di informazioni

At Salesflare, we try our best to achieve the opposite. Here’s some of the things we do to make this happen:

  • On the most basic level, we organize stand up meetings every morning. In the office we used to do this live as soon as everyone had arrived. In a remote setting, we started typing it up in Slack. We list what we’ve done the previous day and what we’ll do that day. This is good for many reasons: 1. Everyone knows what everyone else is working on 2. You take a moment to reflect on the previous day 3. And you also need to consciously plan your day. Only best practices!
  • To make sure we keep sharpening the saw, learn from our mistakes, and improve our processes (like everything we’re discussing here) we organize team meetings every 2 weeks on Friday afternoon. We list what went wrong in the past 2 weeks and what went well. For the negatives, we discuss solutions. For the positives, we extract learnings. And after this we demo our metrics and what we’ve been working on in the past 2 weeks.
  • A livello individuale, ogni mese ci prendiamo del tempo per affilare la sega. Ciò significa che io e il mio co-fondatore ci prendiamo del tempo per avere un incontro individuale con tutti i membri del team. Io incontro quelli del team commerciale, lui quelli del team di prodotto. Ogni trimestre ci scambiamo per mescolare le cose e mantenere una cultura aperta.
  • Discussions are publicly accessible as much as possible: in public Slack channels, Google documents, in discussion on Github issues, … More about that when we talk about the communication platforms.
  • Like I said previously, we make sure that everyone stays up to date as much as possible by sharing announcements after meetings. This means that at the end of each meeting we intentionally ask ourselves the question “what should the rest of the team know about what we discussed here?” and information that should be shared is shared, so it doesn’t stay hidden by accident.
  • It’s not just about the meetings. We stimulate an open and transparent culture also outside the meetings. Everyone is encouraged to speak up when things are not working. Everyone moves things forward and can use their brains and speak their minds, instead of just my co-founder and I. This is really essential to making things work. A book I really enjoyed about this is “Radical Candor” by Kim Scott.
Copertina del libro Radical Candor di Kim Scott
Ulteriori informazioni sul libro su Goodreads!

Tutto ciò consente a un team che pensa e lavora come un'unica persona di raggiungere i propri obiettivi, invece di lavorare come una serie di individui non allineati.

stormo di uccelli che si allineano nel cielo

Especially when working remotely, it is of huge importance to keep sharing information even more intently than you would normally, as everybody is hiding in their own rooms and information doesn’t get shared “by accident”.

come salesflare gestisce la propria comunicazione interna

3. Come si presenta il nostro assetto in termini di piattaforme di comunicazione

A lot of people like to jump to this part, as it’s a lot of fun to figure this out: what communication platforms shall we use? Should we use Slack or something else? Where do we keep track of this and that?

As much fun and exciting as it is, I kept it for last here, because the platforms are just enablers for what you’re trying to achieve.

E significa anche che abbiamo tenuto le cose più succose per ultime, naturalmente, e che possiamo concludere con una nota positiva!

un elenco dello stack di comunicazione interna di salesflare

Here’s the platforms we use to keep our internal communication organized and flowing:

  • Slack: we share announcements and updates here, have quick discussions in threads, and it’s also the central place where we can keep track of new changes in Google Docs & Github, etc.
  • Google Docs: like I said, that’s where we keep the preparation and results of discussions and continue some of those discussion in between (in comment threads on the document); it’s the best place for any discussion that requires deeper thought (vs. the quick discussions in Slack)
  • Zoom: we use Zoom for most of our video meetings, as it’s quite stable and easily allows us to use it next to Google Docs
  • Discord: di recente abbiamo aggiunto anche Discord per rendere più facile la conversazione tra noi (solo con l'audio); possiamo, ad esempio, discutere gli incidenti di sviluppo in modo più rapido, o passare il tempo su un canale Discord condiviso mentre lavoriamo, proprio come in ufficio.
  • Intercom: le nostre comunicazioni con i clienti passano attraverso Intercom e possiamo aggiungere note interne, menzionarci a vicenda, assegnarci l'un l'altro, ecc.
  • Salesflare: while Intercom is used more for support reasons, we use Salesflare for everything that is sales or like sales: larger prospects, integration partners, solution partners, content partners, podcast guests, investors, … all follow up and communication around this happens in Salesflare with automated data, centralized email threads, meetings, internal notes with mentions, email tracking, etc.
  • Github: le nostre discussioni su bug, miglioramenti e richieste di funzionalità avvengono su Github; in questo modo rimane strettamente legato al codice, e si collega anche a Intercom
come salesflare collega il suo stack di comunicazione interna

This stack works really well for us and we’ve got it all integrated with each other, for a large part through Zapier, which makes our communication flow seamlessly and largely automatically through the company.

Le piattaforme di comunicazione sono un enorme strumento per far funzionare i processi di cui ho parlato prima, soprattutto quando tutto va in remoto.

Conclusione

Tutto si risolve davvero se:

  1. Assicuratevi che il tempo delle riunioni sia speso nel modo più efficiente.
  2. Mantenere il flusso di informazioni attraverso e tra le riunioni
  3. Implementare le giuste piattaforme di comunicazione per rendere il tutto più semplice possibile.

Questo è il modo in cui organizziamo queste cose in Salesflare, ma naturalmente questa è solo ispirazione e tutto funziona in modo leggermente diverso in ogni azienda.

chiedersi quale sia il problema principale che il vostro team remoto sta affrontando

So please fire off your questions (they’re welcome in the comments now!) and I’m happy to think along with you on how to make sure you can organize your internal communication in the best possible way, so your remote startup team can run like clockwork.

Don’t hesitate! If you have any questions, hit me up in the comments or send a message to the team on the chat on our homepage.

ottenere Salesflare

Speriamo che questo post vi sia piaciuto. Se vi è piaciuto, spargete la voce!

👉 Potete seguire @salesflare su Twitter, Facebook e LinkedIn.

Jeroen Corthout
Ultimi messaggi di Jeroen Corthout (vedi tutti)