Come gestire un team remoto

Fate in modo che la vostra comunicazione interna funzioni come un orologio

Ieri ho tenuto un intervento su "Come gestire un team a distanza" alla RemoteCon, la prima conferenza a distanza in Europa sul tema del lavoro a distanza. (È un sacco di lavoro a distanza!).

Sono stato molto orgoglioso di presentare accanto a relatori esperti come Jason Fried di Basecamp, David Darmanin di Hotjar e Darren Murph di Gitlab. La sessione Q&A è stata condotta da Veronica Fresneau di EU-Startups.

Molte persone hanno già chiesto le diapositive, quindi ho deciso di rendere disponibile l'intero intervento e le diapositive qui sul blog in un formato leggibile.

Approfondirò il modo in cui lavoriamo in remoto all'Salesflare, con un'attenzione particolare a come comunicare internamente per far funzionare tutto come un orologio.

Buon divertimento!

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Sono Jeroen Corthout, cofondatore di Salesflare.

Noi di Salesflare costruiamo un CRM più umano. È facile da usare, non richiede l'inserimento di tutti i dati a cui si è abituati nei CRM e aiuta a fare un lavoro migliore con i clienti. In passato ho lavorato in diversi ruoli, all'interno di aziende, agenzie e progetti di startup. Di solito mi occupo di problemi di comunicazione.

Salesflare serve migliaia di piccole e medie imprese in tutto il mondo, ma soprattutto in Nord America e in Europa.

Ciò significa che prima di COVID-19 eravamo già completamente in remoto con i nostri clienti. E avevamo più di 5 anni di esperienza di lavoro in questo modo.

Passare alla vendita a distanza? Leggete come vendere a distanza come un professionista.

Quello che non avevamo mai fatto, tuttavia, era andare a distanza con il nostro team stesso.

Abbiamo sempre creduto fermamente nei vantaggi di stare insieme nella stessa stanza: interagire come un vero team e come un gruppo di amici in modo più intimo, essere uno accanto all'altro per discutere più facilmente, condividere le cose in modo informale con facilità. Riteniamo che essere un'unica squadra in una stanza ci dia un vantaggio in termini di velocità ed efficienza.

Solo dopo essere stati costretti in un ambiente remoto abbiamo capito quanto fosse disfunzionale la nostra comunicazione basandoci su questi presupposti.

E non intendo dire che fosse orribile: tutte le aziende per cui ho lavorato in passato hanno sicuramente fatto di peggio.

Ma come Salesflare, un'azienda che si vanta di una comunicazione chiara ed esauriente sia all'esterno che all'interno, avevamo sicuramente alcuni problemi seri da risolvere.

Negli ultimi 3 mesi abbiamo lavorato duramente per migliorare la nostra comunicazione interna per lavorare insieme in modo più efficace e sono felice di condividere con voi ciò che sta funzionando per noi, in modo da potervi ispirare a migliorare anche la vostra comunicazione interna.

Condividerò i sistemi, gli strumenti e i processi che utilizziamo per lavorare insieme come un team affiatato, anche se al momento lavoriamo tutti in remoto da stanze diverse in edifici diversi.

Nei prossimi 10 minuti imparerete da me:

1. Come massimizziamo il ROI di investire tempo nelle riunioni
2. Come manteniamo il flusso di informazioni all'interno del team
3. Come si presenta la nostra configurazione in termini di piattaforme di comunicazione

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1. Come massimizzare il ROI dell'investimento di tempo nelle riunioni

Poiché in Salesflare siamo estremamente concentrati sulla creazione di valore per i clienti e poiché la maggior parte di questa costruzione avviene in team e con una buona dose di riflessione e pianificazione, ciò significa che trascorriamo molto tempo insieme nelle riunioni.

In passato, migliorare i nostri processi significava spesso aggiungere ulteriori riunioni per discutere e pianificare ancora meglio le cose, il che significava che dopo un po' finivamo per passare gran parte del nostro tempo in queste riunioni a fare questo, invece di creare effettivamente valore.

Anche l'efficienza delle riunioni ha iniziato a risentirne:

• Le riunioni hanno iniziato ad andare oltre il tempo previsto per assicurarsi che non ce ne fosse bisogno di un'altra.
• Le persone hanno iniziato a perdere la concentrazione durante le riunioni, con grave danno per l'efficienza.
• Spesso le discussioni si bloccano troppo a lungo su alcuni punti chiave.
• Dimenticavamo cosa avevamo deciso esattamente e perché, il che significava che saremmo tornati indietro inutilmente.
• Perderemmo il contatto con le opinioni degli altri sulla discussione, il che significa girare intorno alle conclusioni e tornarci troppo spesso.
• Nelle riunioni perdiamo molto tempo a guardare e pensare a cose che avremmo potuto guardare e pensare prima, senza perdere il tempo di tutti.

Ecco le regole che seguiamo ora per evitare tutto ciò:

1. Separiamo diversi tipi di discussioni (ad esempio strategiche e operative) in riunioni diverse, per assicurarci di non rimanere troppo bloccati su uno di questi livelli. Per esempio, abbiamo riunioni di sprint e riunioni di preparazione dello sprint, riunioni di funzionalità e riunioni di pianificazione delle funzionalità, riunioni di crescita e riunioni di idee di crescita.
2. La maggior parte delle riunioni ha un ordine del giorno che definisce ciò che verrà discusso e che deve essere preparato per quella riunione. Per esempio, per le nostre riunioni sulle caratteristiche (in cui esaminiamo completamente le caratteristiche in una serie di riunioni), abbiamo una struttura fissa per l'ordine del giorno e la preparazione di ogni riunione.
3. Non partecipiamo alle riunioni senza averci pensato prima. Ognuno di noi prepara la riunione in un documento individuale e condivide questa preparazione almeno un giorno prima. In questo modo tutti possono già leggere la preparazione e aggiungere qualche primo commento per far partire la discussione.
4. Cerchiamo di limitare la maggior parte delle riunioni (come quelle sulle caratteristiche) a un massimo di 3 persone. Abbiamo scoperto che se facciamo riunioni con più persone, solo 3 partecipano attivamente e gli altri iniziano ad addormentarsi.
5. Accendiamo sempre il video e teniamo i volti di tutti sullo schermo durante la discussione. Le espressioni dei nostri compagni di squadra sono importanti per sapere cosa pensano di ciò che si sta discutendo. E sappiamo quando perdono l'attenzione.
6. Accanto a questo, apriamo un documento in Google Docs con una struttura definita (un documento condiviso che è diverso dai singoli documenti di preparazione). È qui che prendiamo nota di ogni decisione che prendiamo. Anche se decidiamo di non fare una certa cosa, lo scriviamo. In questo modo l'intero processo decisionale viene tenuto sotto controllo per coloro che non partecipano alla riunione e per i momenti successivi. Una persona è responsabile di prendere appunti, gli altri possono seguire il tutto in diretta sul loro schermo e suggerire correzioni.
7. Se la discussione si blocca, parcheggiamo immediatamente il punto di discussione in un elenco di domande. Questo può essere in un elenco separato in alto, oppure all'interno della struttura del documento, evidenziato con un certo colore.
8. Limitiamo le riunioni a 2 ore. Prolungare le riunioni oltre questo limite danneggia i livelli di attenzione e smette di essere produttivo.
9. Al termine dei 30 minuti, viene dato un primo promemoria per iniziare a concludere. Allo scadere dei 15 minuti iniziamo a concludere. Ciò significa che scriviamo gli annunci della riunione e pianifichiamo la riunione successiva, se necessaria.
10. Gli annunci della riunione sono un breve riassunto delle conclusioni e dello stato della riunione per tutti coloro che non erano coinvolti. Questi annunci vengono pubblicati su Slack in modo che tutto il team sia aggiornato in modo semplice, anche senza leggere il documento completo della riunione.
11. Dopo e tra le riunioni, le discussioni possono continuare nel documento della riunione. Questo avviene nei thread di commento. Il proprietario del documento (la persona che ha redatto le discussioni) continua a seguire queste discussioni ed è responsabile delle conclusioni.

Questo è ciò che stiamo facendo attualmente, ma continuiamo a lavorare sul modo in cui affrontiamo le riunioni per assicurarci di impiegare il nostro tempo con la massima efficienza. La nostra capacità di creare molto valore in queste riunioni in poco tempo è ciò che ci rende competitivi nei confronti di attori più grandi con maggiori risorse, quindi è estremamente importante per noi.

Se implementate solo alcune di queste regole, vi accorgerete immediatamente che il tempo dedicato alle riunioni è speso molto meglio di prima e la vostra produttività salirà alle stelle.

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2. Come mantenere il flusso di informazioni all'interno del team

Come ho detto all'inizio, eravamo soliti credere che sedendo nella stessa stanza la comunicazione sarebbe fluita in modo naturale.

Man mano che il nostro team cresceva, anche prima di passare alla comunicazione interna e remota, abbiamo iniziato a capire, attraverso molti piccoli incidenti, che le cose non funzionavano così. Passo dopo passo abbiamo apportato molti piccoli cambiamenti per far sì che le informazioni fluissero attraverso il team senza sforzo, senza che noi dovessimo nemmeno pensarci.

Ricordo vividamente di aver lavorato in una grande azienda e persino in un'agenzia, spesso senza sapere cosa avrebbe fatto la persona seduta accanto a me per tutto il giorno, per non parlare delle altre persone dell'azienda.

Le informazioni erano poco condivise, il che significava che era molto più difficile funzionare come un team efficace nei confronti dei clienti, o anche solo sentirsi parte di un team che cercava di far funzionare le cose insieme.

In Salesflare, facciamo del nostro meglio per ottenere il contrario. Ecco alcune delle cose che facciamo per far sì che ciò accada:

• Al livello più elementare, ogni mattina organizziamo riunioni in piedi. In ufficio le facevamo in diretta non appena tutti erano arrivati. In un ambiente remoto, abbiamo iniziato a scriverle su Slack. Elenchiamo ciò che abbiamo fatto il giorno precedente e ciò che faremo quel giorno. Questo è utile per molti motivi: 1. Tutti sanno a cosa stanno lavorando gli altri. 2. Si prende un momento per riflettere sul lavoro svolto. Ci si prende un momento per riflettere sul giorno precedente. 3. Si deve anche pianificare consapevolmente il lavoro. Inoltre, è necessario pianificare consapevolmente la propria giornata. Solo le migliori pratiche!
• Per assicurarci di continuare ad affilare la sega, imparare dai nostri errori e migliorare i nostri processi (come tutto ciò di cui discutiamo qui) organizziamo riunioni di squadra ogni 2 settimane il venerdì pomeriggio. Elenchiamo ciò che è andato male nelle ultime due settimane e ciò che è andato bene. Per gli aspetti negativi, discutiamo le soluzioni. Per gli aspetti positivi, estraiamo gli insegnamenti. E poi mostriamo le nostre metriche e ciò su cui abbiamo lavorato nelle ultime due settimane.
• A livello individuale, ogni mese ci prendiamo del tempo per affilare la sega. Ciò significa che io e il mio co-fondatore ci prendiamo del tempo per avere un incontro individuale con tutti i membri del team. Io incontro quelli del team commerciale, lui quelli del team di prodotto. Ogni trimestre ci scambiamo per mescolare le cose e mantenere una cultura aperta.
• Le discussioni sono accessibili pubblicamente il più possibile: nei canali pubblici di Slack, nei documenti di Google, nelle discussioni sui temi di Github, ... Per saperne di più, parliamo delle piattaforme di comunicazione.
• Come ho detto in precedenza, ci assicuriamo che tutti siano aggiornati il più possibile condividendo gli annunci dopo le riunioni. Ciò significa che alla fine di ogni riunione ci poniamo intenzionalmente la domanda "cosa dovrebbe sapere il resto del team di ciò che abbiamo discusso qui?" e le informazioni che dovrebbero essere condivise vengono condivise, in modo che non rimangano nascoste per caso.
• Non si tratta solo di riunioni. Stimoliamo una cultura aperta e trasparente anche al di fuori delle riunioni. Tutti sono incoraggiati a parlare quando le cose non funzionano. Tutti fanno progredire le cose e possono usare il proprio cervello e dire la propria opinione, invece che solo io e il mio cofondatore. Questo è davvero essenziale per far funzionare le cose. Un libro che mi è piaciuto molto è "Radical Candor" di Kim Scott.

Tutto ciò consente a un team che pensa e lavora come un'unica persona di raggiungere i propri obiettivi, invece di lavorare come una serie di individui non allineati.

Especially when working remotely, it is of huge importance to keep sharing information even more intently than you would normally, as everybody is hiding in their own rooms and information doesn’t get shared “by accident”.

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3. Come si presenta il nostro assetto in termini di piattaforme di comunicazione

A molte persone piace saltare a questa parte, perché è molto divertente capirlo: quali piattaforme di comunicazione dobbiamo usare? Dovremmo usare Slack o qualcos'altro? Dove teniamo traccia di questo e di quello?

Per quanto sia divertente ed eccitante, l'ho tenuto per ultimo, perché le piattaforme sono solo strumenti per raggiungere i vostri obiettivi.

E significa anche che abbiamo tenuto le cose più succose per ultime, naturalmente, e che possiamo concludere con una nota positiva!

Here’s the platforms we use to keep our internal communication organized and flowing:

• Slack: qui condividiamo gli annunci e gli aggiornamenti, discutiamo rapidamente nelle discussioni ed è anche il luogo centrale in cui possiamo tenere traccia delle nuove modifiche in Google Docs, Github, ecc.
• Google Docs: come ho detto, è il luogo in cui conserviamo la preparazione e i risultati delle discussioni e continuiamo alcune di queste discussioni tra un documento e l'altro (in thread di commenti sul documento); è il posto migliore per qualsiasi discussione che richieda una riflessione più approfondita (rispetto alle discussioni rapide in Slack)
• Zoom: utilizziamo Zoom per la maggior parte delle nostre riunioni video, in quanto è abbastanza stabile e ci permette di utilizzarlo facilmente accanto a Google Docs.
• Discord: di recente abbiamo aggiunto anche Discord per rendere più facile la conversazione tra noi (solo con l'audio); possiamo, ad esempio, discutere gli incidenti di sviluppo in modo più rapido, o passare il tempo su un canale Discord condiviso mentre lavoriamo, proprio come in ufficio.
• Intercom: le nostre comunicazioni con i clienti passano attraverso Intercom e possiamo aggiungere note interne, menzionarci a vicenda, assegnarci l'un l'altro, ecc.
• Salesflare: mentre l'Intercom è usato più per motivi di supporto, usiamo l'Salesflare per tutto ciò che è vendita o simile alla vendita: prospect più grandi, partner di integrazione, partner di soluzioni, partner di contenuti, ospiti del podcast, investitori, ... tutto il follow-up e la comunicazione intorno a questo avviene in Salesflare con dati automatizzati, thread di e-mail centralizzati, riunioni, note interne con menzioni, monitoraggio delle e-mail, ecc.
• Github: le nostre discussioni su bug, miglioramenti e richieste di funzionalità avvengono su Github; in questo modo rimane strettamente legato al codice, e si collega anche a Intercom

Questo stack funziona molto bene per noi e abbiamo integrato tutto tra loro, in gran parte attraverso Zapier, che fa sì che la nostra comunicazione fluisca in modo perfetto e in gran parte automatico attraverso l'azienda.

Le piattaforme di comunicazione sono un enorme strumento per far funzionare i processi di cui ho parlato prima, soprattutto quando tutto va in remoto.

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Conclusione

Tutto si risolve davvero se:

1. Assicuratevi che il tempo delle riunioni sia speso nel modo più efficiente.
2. Mantenere il flusso di informazioni attraverso e tra le riunioni
3. Implementare le giuste piattaforme di comunicazione per rendere il tutto più semplice possibile.

Questo è il modo in cui organizziamo queste cose in Salesflare, ma naturalmente questa è solo ispirazione e tutto funziona in modo leggermente diverso in ogni azienda.

Perciò vi prego di inviare le vostre domande (sono benvenute nei commenti!) e sarò felice di pensare insieme a voi a come organizzare al meglio la vostra comunicazione interna, in modo che il vostro team di startup in remoto possa funzionare come un orologio.

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Non esitate! Se avete domande, rispondete nei commenti o inviate un messaggio al team nella chat sulla nostra homepage.

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