Come gestire un team da remoto
Fai funzionare la comunicazione interna come un orologio
Ieri ho tenuto un intervento su “Come gestire un team da remoto” a RemoteCon, la prima conferenza europea dedicata al lavoro da remoto. (Quante volte ho scritto “da remoto”!)
Ero molto orgoglioso di presentare l’evento insieme a speaker esperti come Jason Fried di Basecamp, David Darmanin di Hotjar e Darren Murph di Gitlab. La sessione di domande e risposte è stata guidata da Veronica Fresneau di EU-Startups.
Molte persone mi hanno già chiesto di condividere le slide, così ho deciso di rendere disponibile qui sul blog l’intervento completo, insieme alle slide, in un formato facile da leggere.
Ti racconterò come lavoriamo da remoto in Salesflare, concentrandomi in particolare su come comunicare internamente per far funzionare tutto come un orologio.
Buona lettura!
Sono Jeroen Corthout, cofondatore di Salesflare.
In Salesflare costruiamo un CRM più umano. È davvero facile da usare, non richiede l’inserimento di tutti i dati a cui sei abituato nei CRM e ti aiuta anche a lavorare meglio con i tuoi clienti. In passato ho ricoperto ruoli diversi in aziende, agenzie e alcuni progetti di startup. Di solito mi occupavo di problemi legati alla comunicazione.
Salesflare serve migliaia di piccole e medie aziende in tutto il mondo, soprattutto in Nord America ed Europa.
Questo significa che, prima del COVID-19, lavoravamo già completamente da remoto con i nostri clienti. E avevamo già più di 5 anni di esperienza in questo modo di lavorare.
Passare alle vendite da remoto? Leggi come vendere da remoto come un professionista.
Quello che invece non avevamo mai fatto era passare al lavoro da remoto con il nostro team.
Abbiamo sempre creduto fermamente nei vantaggi dello stare insieme nella stessa stanza: interagire come un vero team e come un gruppo di amici in modo più informale e personale, essere uno accanto all’altro per discutere più facilmente delle cose e condividere informazioni con naturalezza. Credevamo che essere un unico team nella stessa stanza ci desse un vantaggio in termini di velocità ed efficienza.
Solo quando siamo stati costretti a passare a un contesto di lavoro da remoto abbiamo capito quanto fosse stata poco funzionale la nostra comunicazione, perché si basava su queste supposizioni.
E non intendo dire che fosse terribile: tutte le aziende per cui ho lavorato in passato facevano sicuramente peggio.
Ma in quanto azienda che va fiera della propria comunicazione chiara e completa, sia verso l’esterno sia all’interno, in Salesflare avevamo sicuramente alcuni problemi seri da risolvere.
Negli ultimi 3 mesi ci siamo impegnati molto per migliorare la nostra comunicazione interna e lavorare insieme in modo più efficace. Sono felice di condividere con te ciò che sta funzionando per noi, così magari posso ispirarti a migliorare anche la tua comunicazione interna.
Ti racconterò quali sistemi, strumenti e processi usiamo per lavorare insieme come un team affiatato, anche se in questo momento lavoriamo tutti da remoto, da stanze diverse in edifici diversi.
Nei prossimi 10 minuti imparerai da me:
- Come massimizziamo il ROI del tempo investito nelle riunioni
- Come facciamo circolare l’informazione all’interno del team
- Come si presenta la nostra configurazione in termini di piattaforme di comunicazione
1. Come massimizziamo il ROI del tempo investito nelle riunioni
Dato che in Salesflare siamo estremamente concentrati sulla creazione di valore per i clienti e che gran parte di questo lavoro lo svolgiamo come team, con una buona dose di riflessione e pianificazione, passiamo quindi parecchio tempo insieme in riunione.
In passato, migliorare i nostri processi significava spesso aggiungere altre riunioni per discutere e pianificare le cose ancora meglio. Dopo un po’, però, ci siamo ritrovati a passare gran parte del nostro tempo in queste riunioni, invece di creare davvero valore.
Anche l’efficienza delle riunioni ha iniziato a risentirne:
- Le riunioni hanno iniziato a durare molto più del previsto, per essere sicuri di non doverne fare un’altra
- Le persone hanno iniziato a perdere la concentrazione durante le riunioni, con un grave impatto sull’efficienza
- Le discussioni finivano spesso per bloccarsi troppo a lungo su alcuni punti chiave
- Ci dimenticavamo che cosa avevamo deciso esattamente e perché, e finivamo quindi per tornare inutilmente su questioni già affrontate
- Perdevamo il contatto con ciò che gli altri pensavano della discussione, finendo per girare intorno alle conclusioni e tornarci sopra troppo spesso
- Perdevamo molto tempo durante le riunioni a guardare e riflettere su cose che avremmo potuto esaminare e valutare prima, senza far perdere tempo a tutti
Ecco le regole che seguiamo oggi per evitare tutto questo:
- Separiamo i diversi tipi di discussione (per esempio, strategiche e operative) in riunioni diverse, per assicurarci di non rimanere bloccati troppo a lungo su nessuno dei due livelli. Per esempio, abbiamo riunioni di sprint e riunioni di preparazione dello sprint, riunioni sulle funzionalità e riunioni di pianificazione delle funzionalità, riunioni sulla crescita e riunioni sulle idee di crescita.
- La maggior parte delle riunioni ha un’agenda che definisce che cosa verrà discusso e che cosa deve essere preparato per quella riunione. Per le nostre riunioni sulle funzionalità (in cui definiamo completamente le funzionalità attraverso una serie di riunioni), per esempio, abbiamo una struttura fissa per l’agenda e per la preparazione di ogni riunione.
- Non partecipiamo alle riunioni senza aver riflettuto prima sugli argomenti. Ognuno di noi prepara la riunione in un documento individuale e condivide questa preparazione almeno un giorno prima. In questo modo tutti possono già leggere il materiale preparatorio e aggiungere alcuni primi commenti, così da avviare la discussione in anticipo.
- Cerchiamo di limitare la maggior parte delle riunioni (come quelle sulle funzionalità) a un massimo di 3 persone. Abbiamo scoperto che, quando facciamo riunioni con più persone, solo 3 partecipano attivamente e le altre iniziano ad addormentarsi.
- Attiviamo sempre il video e teniamo sullo schermo il volto di tutti durante la discussione. Le espressioni dei nostri compagni di team sono importanti per capire come si sentono rispetto a ciò di cui stiamo parlando. E ci accorgiamo quando iniziano a perdere l’attenzione.
- Inoltre, apriamo un documento in Google Docs con una struttura definita (un documento condiviso, diverso dai documenti individuali di preparazione). È qui che annotiamo ogni decisione che prendiamo. Anche se decidiamo di non fare una certa cosa, lo scriviamo. In questo modo l’intero processo decisionale viene tracciato, sia per chi non era presente alla riunione sia per il futuro. Una persona è responsabile di prendere nota, mentre gli altri possono seguire tutto in tempo reale sul proprio schermo e suggerire correzioni.
- Se la discussione si blocca, inseriamo immediatamente il punto in questione in un elenco di domande. Possiamo farlo in un elenco separato all’inizio del documento oppure all’interno della struttura del documento, evidenziandolo con un determinato colore.
- Limitiamo le riunioni a 2 ore. Prolungarle oltre questo limite riduce il livello di attenzione e impedisce di essere produttivi.
- Al raggiungimento dei 30 minuti, ricordiamo per la prima volta che è ora di iniziare a concludere. A 15 minuti dalla fine iniziamo a concludere. Questo significa scrivere le comunicazioni della riunione e pianificare la riunione successiva, se necessaria.
- Le comunicazioni della riunione sono un breve riepilogo delle conclusioni e dello stato della riunione, pensato per chi non vi ha partecipato. Queste comunicazioni vengono pubblicate in Slack, così tutto il team può rimanere aggiornato facilmente, anche senza leggere l’intero documento della riunione.
- Dopo e tra una riunione e l’altra, le discussioni possono continuare nel documento della riunione. Questo avviene all’interno di thread di commenti. Il proprietario del documento (la persona responsabile di trascrivere le discussioni) continua a seguire queste discussioni ed è responsabile di lavorare per arrivare a delle conclusioni.
Questo è ciò che facciamo oggi, ma continuiamo a lavorare sul nostro modo di gestire le riunioni, per assicurarci di usare il nostro tempo nel modo più efficiente possibile. La nostra capacità di creare molto valore in queste riunioni, in poco tempo, è ciò che ci rende competitivi rispetto a player più grandi e con più risorse, quindi per noi è estremamente importante.
Se applichi anche solo alcune di queste regole, ti accorgerai subito che il tempo dedicato alle riunioni è speso molto meglio di prima e che la tua produttività aumenterà vertiginosamente.
2. Come facciamo circolare l’informazione all’interno del team
Come ho detto all’inizio, un tempo pensavamo che stare nella stessa stanza facesse fluire naturalmente la comunicazione.
Quando il nostro team è cresciuto, ancora prima di passare al lavoro da remoto e di rendere a distanza la comunicazione interna, abbiamo iniziato a capire, attraverso tanti piccoli contrattempi, che le cose non funzionano così. Passo dopo passo, abbiamo apportato molti piccoli cambiamenti per assicurarci che l’informazione circoli nel team senza sforzo, senza che dobbiamo nemmeno pensarci.
Ricordo vividamente di aver lavorato in una grande azienda e persino in un’agenzia, spesso senza sapere che cosa avrebbe fatto per tutta la giornata la persona seduta accanto a me, figuriamoci le altre persone dell’azienda.
L’informazione veniva condivisa molto male, e questo rendeva molto più difficile lavorare come un team efficace con i clienti o anche solo sentirsi parte di un team che cercava di realizzare qualcosa insieme.
Noi di Salesflare facciamo del nostro meglio per ottenere l’opposto. Ecco alcune delle cose che facciamo per riuscirci:
- Al livello più basilare, organizziamo riunioni stand-up ogni mattina. In ufficio eravamo soliti farle dal vivo, non appena arrivavano tutti. Quando abbiamo iniziato a lavorare da remoto, abbiamo cominciato a scrivere tutto su Slack. Facciamo un elenco di ciò che abbiamo fatto il giorno precedente e di ciò che faremo quel giorno. È utile per molti motivi: 1. Tutti sanno su cosa stanno lavorando gli altri 2. Ti prendi un momento per riflettere sul giorno precedente 3. E devi anche pianificare consapevolmente la tua giornata. Solo buone pratiche!
- Per assicurarci di continuare ad affinare il nostro modo di lavorare, imparare dai nostri errori e migliorare i processi (come tutto ciò di cui stiamo parlando qui), ogni due settimane organizziamo riunioni del team il venerdì pomeriggio. Facciamo un elenco di ciò che è andato storto nelle due settimane precedenti e di ciò che invece ha funzionato bene. Per gli aspetti negativi, discutiamo le possibili soluzioni. Da quelli positivi, ricaviamo gli insegnamenti. Dopodiché mostriamo le nostre metriche e ciò su cui abbiamo lavorato nelle due settimane precedenti.
- Anche a livello individuale, ogni mese ci prendiamo del tempo per affinare il nostro modo di lavorare. Questo significa che io e il mio co-founder ci prendiamo il tempo per fare un incontro individuale con ogni persona del team. Io incontro le persone del team business, mentre lui incontra quelle del team prodotto. Ogni trimestre ci scambiamo i gruppi, così cambiamo un po’ le dinamiche e manteniamo una cultura aperta.
- Le discussioni sono accessibili pubblicamente ogni volta che è possibile: nei canali Slack pubblici, nei documenti Google, nelle discussioni sulle issue di Github, … Ne parleremo meglio quando affronteremo le piattaforme di comunicazione.
- Come ho detto prima, ci assicuriamo che tutti restino il più possibile aggiornati condividendo degli annunci dopo le riunioni. Questo significa che, al termine di ogni riunione, ci poniamo intenzionalmente la domanda: “che cosa dovrebbe sapere il resto del team di ciò di cui abbiamo discusso qui?” Le informazioni che devono essere condivise vengono quindi condivise, così non restano nascoste per errore.
- Non si tratta solo delle riunioni. Promuoviamo una cultura aperta e trasparente anche al di fuori delle riunioni. Tutti sono incoraggiati a parlare quando le cose non funzionano. Tutti fanno avanzare le cose, possono usare la propria testa ed esprimere la propria opinione, invece di lasciare questo compito soltanto a me e al mio co-founder. È davvero essenziale per far funzionare le cose. Un libro che ho apprezzato molto su questo tema è “Radical Candor” di Kim Scott.
Tutto questo permette a un team che pensa e lavora come un’unica entità di raggiungere i propri obiettivi, invece di lavorare come una serie di individui non allineati.
Soprattutto quando si lavora da remoto, è estremamente importante continuare a condividere le informazioni in modo ancora più intenzionale del normale, perché ognuno è chiuso nella propria stanza e le informazioni non vengono condivise “per caso”.
3. Come si presenta il nostro setup in termini di piattaforme di comunicazione
Molte persone amano passare direttamente a questa parte, perché è molto divertente capire come organizzarla: quali piattaforme di comunicazione dovremmo usare? Dovremmo usare Slack o qualcos’altro? Dove teniamo il tracciamento di questo o quello?
Per quanto sia divertente ed entusiasmante, qui l’ho lasciata per ultima, perché le piattaforme sono soltanto strumenti che abilitano ciò che stai cercando di ottenere.
E significa anche che, ovviamente, abbiamo tenuto per ultimo il meglio e possiamo concludere in bellezza!
Queste sono le piattaforme che usiamo per mantenere la nostra comunicazione interna organizzata e fluida:
- Slack: qui condividiamo annunci e aggiornamenti, facciamo discussioni rapide nei thread ed è anche il luogo centrale in cui teniamo traccia delle nuove modifiche in Google Docs, Github e così via.
- Google Docs: come ho detto, è qui che conserviamo la preparazione e i risultati delle discussioni e dove proseguiamo alcune di queste discussioni tra una riunione e l’altra (nei thread di commenti del documento); è il posto migliore per ogni discussione che richiede una riflessione più approfondita (rispetto alle discussioni rapide su Slack).
- Zoom: usiamo Zoom per la maggior parte delle nostre riunioni video, perché è abbastanza stabile e ci permette facilmente di utilizzarlo insieme a Google Docs.
- Discord: di recente abbiamo aggiunto anche Discord al mix, per rendere più facile parlare tra noi (solo in audio); per esempio, possiamo discutere più rapidamente degli incidenti di sviluppo oppure restare in un canale Discord condiviso mentre lavoriamo, proprio come in ufficio.
- Intercom: la comunicazione con i nostri clienti passa da Intercom e qui possiamo aggiungere note interne, menzionarci a vicenda, assegnarci attività e così via; questo rende semplice gestire i clienti come un team.
- Salesflare: mentre Intercom viene usato soprattutto per il supporto, usiamo Salesflare per tutto ciò che riguarda le vendite o che assomiglia alle vendite: prospect più grandi, partner di integrazione, partner di soluzioni, partner di contenuti, ospiti dei podcast, investitori, … tutto il follow-up e la comunicazione relativi avvengono in Salesflare, con dati automatizzati, thread email centralizzati, riunioni, note interne con menzioni, tracciamento delle email e così via.
- Github: le nostre discussioni sui bug, sui miglioramenti e sulle richieste di funzionalità avvengono in Github; in questo modo restano strettamente collegate al codice e si integrano anche con Intercom
Questo stack funziona davvero bene per noi e abbiamo integrato tutto tra loro, in gran parte tramite Zapier, che fa fluire la nostra comunicazione in modo fluido e in gran parte automatico attraverso l’azienda.
Le piattaforme di comunicazione sono uno strumento fondamentale per far funzionare i processi di cui ho parlato prima, soprattutto quando tutto diventa remoto.
Conclusione
Tutto questo funziona davvero quando:
- Assicurati che il tempo delle riunioni venga impiegato nel modo più efficiente
- Mantieni il flusso di informazione durante e tra le riunioni
- Implementa le giuste piattaforme di comunicazione per rendere tutto questo il più semplice possibile
È così che organizziamo queste attività in Salesflare, ma naturalmente prendilo solo come spunto: in ogni azienda le cose funzionano in modo un po’ diverso.
Quindi non esitare a fare le tue domande (ora sono benvenute anche nei commenti!) e sarò felice di ragionare insieme a te su come organizzare la comunicazione interna nel modo migliore possibile, così il tuo team della startup da remoto potrà funzionare alla perfezione.
Non esitare! Se hai domande, scrivimi nei commenti oppure invia un messaggio al team nella chat della nostra homepage.
Speriamo che questo post ti sia piaciuto. Se è così, condividilo!
👉 Puoi seguire @salesflare su Twitter, Facebook e LinkedIn.
