Wie man ein Remote-Team verwaltet

Lassen Sie Ihre interne Kommunikation wie ein Uhrwerk laufen

Yesterday I gave a talk about “How to Manage a Remote Team” at RemoteCon, the first remote conference in Europe on the topic of remote work. (That’s a lot of remote!)

Ich war sehr stolz, neben Experten wie Jason Fried von Basecamp, David Darmanin von Hotjar und Darren Murph von Gitlab zu sprechen. Und die Fragerunde wurde von Veronica Fresneau von EU-Startups geleitet.

Viele haben bereits nach den Folien gefragt, also habe ich beschlossen, den vollständigen Vortrag und die Folien hier im Blog in einem lesbaren Format zur Verfügung zu stellen.

I’ll go into how we work together remotely at Salesflare, with a special focus on how to communicate internally to make everything run like clockwork.

Viel Spaß!

vorstellung und kontaktdaten von jeroen

I’m Jeroen Corthout, co-founder of Salesflare.

At Salesflare, we build a more human CRM. It’s actually easy to use, it doesn’t require all the data input you’re used to in CRMs, and it helps you to do a better job with your customers as well. In the past, I’ve been working in different roles, within corporates, an agency and some startup projects. Usually working on communication issues.

wie ein Team vom selben Raum zur Fernarbeit übergehen kann

Salesflare bedient Tausende von kleinen und mittleren Unternehmen in der ganzen Welt, vor allem aber in Nordamerika und Europa.

Das bedeutet, dass wir bereits vor der COVID-19 mit unseren Kunden vollständig remote gearbeitet haben. Und wir hatten mehr als 5 Jahre Erfahrung mit dieser Arbeitsweise.

Umstellung auf Fernabsatz? Lesen Sie, wie Sie wie ein Profi aus der Ferne verkaufen.

Was wir jedoch noch nie gemacht hatten, war Fernzugriff mit unserem Team selbst.

Wir haben schon immer an die Vorteile geglaubt, die es mit sich bringt, zusammen in einem Raum zu sein: als echtes Team und als Gruppe von Freunden auf eine intimere Art und Weise zu interagieren, nebeneinander zu sitzen, um Dinge leichter zu besprechen, Dinge informell und mit Leichtigkeit zu teilen. Wir waren der Meinung, dass wir als Team in einem Raum einen Vorteil in Bezug auf Geschwindigkeit und Effizienz haben.

It’s only after we were forced into a remote setting that we understood how dysfunctional our communication had been by relying on these assumptions.

And I don’t mean it was horrible: every company I worked for in the past most certainly did worse.

Aber als Salesflare, ein Unternehmen, das auf eine klare und umfassende Kommunikation sowohl nach außen als auch nach innen stolz ist, hatten wir natürlich einige ernsthafte Probleme zu lösen.

eine Auflistung, wie sich salesflare verändert hat, da das Team nun vollständig aus der Ferne arbeitet

Over the last 3 months we have been working hard on improving our internal communication to work together more effectively, and I’m happy to share with you what is working for us, so that maybe I can inspire you to improve your internal communication as well.

I’ll share what systems, tools, and processes we use to work together as one tight knit team, even though we are all working remotely from different rooms in different buildings right now.

Over the next 10 minutes, you’ll learn from me:

  1. Wie wir den ROI aus der Investition von Zeit in Meetings maximieren
  2. Wie wir den Informationsfluss innerhalb des Teams aufrechterhalten
  3. Wie unser Aufbau in Bezug auf die Kommunikationsplattformen aussieht
wie salesflare den ROI aus der Investition von Zeit in Meetings maximiert

1. Wie wir den ROI aus der Investition von Zeit in Meetings maximieren

As we’re extremely focused on building value for customers at Salesflare, and as we do a lot of that building as a team and with a good amount of thinking and planning, this means that we spend quite some time together in meetings.

Die Verbesserung unserer Prozesse bedeutete in der Vergangenheit oft, dass wir zusätzliche Meetings einberufen mussten, um Dinge noch besser zu besprechen und zu planen, was dazu führte, dass wir nach einiger Zeit einen Großteil unserer Zeit in diesen Meetings damit verbrachten, anstatt tatsächlich Werte zu schaffen.

wie die Sitzungen von salesflare unter der persönlichen Anwesenheit litten

Auch die Effizienz der Sitzungen begann zu leiden:

  • Meetings started going way over time to make sure we didn’t need another one
  • Die Mitarbeiter begannen, sich in den Sitzungen nicht mehr zu konzentrieren, was die Effizienz ernsthaft beeinträchtigte.
  • Die Diskussionen blieben oft zu lange bei einigen wenigen Kernpunkten stecken
  • We would forget what exactly we decided and why, which meant we’d come back on things unnecessarily
  • We’d lose touch of how others felt about the discussion, which meant circling around conclusions and coming back to them too often
  • We’d lose a lot of time in meetings looking at and thinking about things we could have looked at and thought about beforehand, without losing everyone’s time
eine Liste von Regeln für die Durchführung effizienter Sitzungen

Here’s the rules we follow now to avoid this:

  1. We separate different types of discussions (for instance strategic vs. operational) in different meetings, to make sure that we don’t get too stuck on either of these levels. We for instance have sprint meetings and sprint prep meetings, feature meetings and feature planning meetings, and growth meetings and growth ideas meetings.
  2. Für die meisten Besprechungen gibt es eine Tagesordnung, in der festgelegt ist, was in dieser Besprechung besprochen wird und was für die Besprechung vorbereitet werden muss. Für unsere Feature-Meetings (bei denen wir in einer Reihe von Sitzungen die Features vollständig ausloten) haben wir beispielsweise eine feste Struktur für die Tagesordnung und die Vorbereitung für jede Sitzung.
  3. We don’t go into meetings without thinking about things beforehand. We each prepare the meeting in an individual document and share this preparation at least a day before. That way everyone can already read the prep and add some first comments to get the discussion moving already.
  4. Wir versuchen, die meisten Besprechungen (z. B. Feature-Besprechungen) auf maximal 3 Personen zu beschränken. Wir haben festgestellt, dass bei Meetings mit mehr Personen nur 3 Personen aktiv teilnehmen und der Rest einschläft.
  5. We always turn on video and keep everyone’s faces on the screen during the discussion. The expressions of our team mates are important to know how they feel about what’s being discussed. And we know when they’re losing attention.
  6. Next to this, we open a document in Google Docs with a set structure (a shared document that is different from the individual prep documents). It’s where we take note of every decision we make. Even if we decide not to do a certain thing, we write it down. That way the whole decision process is tracked for those not in the meeting and for later. One person is responsible for taking notes, the rest can follow this live on their screen and suggest corrections.
  7. Wenn die Diskussion ins Stocken gerät, parken wir den Diskussionspunkt sofort in einer Liste mit Fragen. Diese kann in einer separaten Liste am Anfang stehen oder innerhalb der Struktur des Dokuments mit einer bestimmten Farbe hervorgehoben sein.
  8. Wir begrenzen Sitzungen auf 2 Stunden. Eine Verlängerung von Sitzungen über diesen Punkt hinaus schadet der Aufmerksamkeit und ist nicht mehr produktiv.
  9. Bei der 30-Minuten-Marke geben wir eine erste Erinnerung, mit dem Einpacken zu beginnen. Bei der 15-Minuten-Marke beginnen wir mit dem Abschluss der Sitzung. Das bedeutet, dass wir die Ankündigungen der Sitzung aufschreiben und die nächste Sitzung planen, falls dies erforderlich ist.
  10. The announcements of the meeting are a short summary of the conclusions and status of the meeting for everyone who wasn’t involved. These announcements are posted in Slack so the whole team stays up to date in an easy way, even without reading the full meeting document.
  11. Nach und zwischen den Sitzungen können die Diskussionen im Sitzungsdokument fortgesetzt werden. Dies geschieht in Kommentar-Threads. Der Eigentümer des Dokuments (die Person, die für die Niederschrift der Diskussionen verantwortlich war) verfolgt diese Diskussionen weiter und ist für die Erarbeitung von Schlussfolgerungen verantwortlich.

This is what we’re doing currently, but we keep working on how we attack meetings to make sure that we spend our time with maximum efficiency. Our ability to create a lot of value in these meetings in little time is what makes us competitive towards bigger players with more resources, so it’s extremely important to us.

If you only implement some of these rules, you’ll immediately find that your meeting time is much more well spent than it was before, and your productivity will soar.

wie salesflare den Informationsfluss im Team aufrechterhält

2. Wie wir den Informationsfluss innerhalb des Teams aufrechterhalten

Wie ich eingangs sagte, glaubten wir früher, dass die Kommunikation von selbst fließen würde, wenn wir im selben Raum sitzen.

Als unser Team wuchs, noch bevor wir mit unserem Team und der internen Kommunikation auf Fernzugriff umstellten, begannen wir durch viele kleine Missgeschicke zu verstehen, dass die Dinge so nicht funktionieren. Schritt für Schritt haben wir viele kleine Änderungen vorgenommen, um sicherzustellen, dass Informationen mühelos durch das Team fließen, ohne dass wir überhaupt darüber nachdenken müssen.

Ich erinnere mich lebhaft daran, dass ich in einem großen Unternehmen und sogar in einer Agentur gearbeitet habe und oft nicht wusste, was die Person, die neben mir saß, den ganzen Tag über tun würde, ganz zu schweigen von den anderen Leuten im Unternehmen.

Informationen wurden nur sehr unzureichend weitergegeben, was bedeutete, dass es sehr viel schwieriger war, als effektives Team gegenüber den Kunden aufzutreten oder sich überhaupt als Teil eines Teams zu fühlen, das versuchte, gemeinsam etwas zu erreichen.

Tipps für die Informationsweitergabe

At Salesflare, we try our best to achieve the opposite. Here’s some of the things we do to make this happen:

  • On the most basic level, we organize stand up meetings every morning. In the office we used to do this live as soon as everyone had arrived. In a remote setting, we started typing it up in Slack. We list what we’ve done the previous day and what we’ll do that day. This is good for many reasons: 1. Everyone knows what everyone else is working on 2. You take a moment to reflect on the previous day 3. And you also need to consciously plan your day. Only best practices!
  • To make sure we keep sharpening the saw, learn from our mistakes, and improve our processes (like everything we’re discussing here) we organize team meetings every 2 weeks on Friday afternoon. We list what went wrong in the past 2 weeks and what went well. For the negatives, we discuss solutions. For the positives, we extract learnings. And after this we demo our metrics and what we’ve been working on in the past 2 weeks.
  • Auch auf individueller Ebene nehmen wir uns jeden Monat etwas Zeit, um die Säge zu schärfen. Das bedeutet, dass mein Mitbegründer und ich uns Zeit nehmen, um mit jedem im Team ein persönliches Gespräch zu führen. Ich treffe mich mit den Mitgliedern des Geschäftsteams, er mit den Mitgliedern des Produktteams. Jedes Quartal wechseln wir, um die Dinge zu mischen und eine offene Kultur zu erhalten.
  • Discussions are publicly accessible as much as possible: in public Slack channels, Google documents, in discussion on Github issues, … More about that when we talk about the communication platforms.
  • Like I said previously, we make sure that everyone stays up to date as much as possible by sharing announcements after meetings. This means that at the end of each meeting we intentionally ask ourselves the question “what should the rest of the team know about what we discussed here?” and information that should be shared is shared, so it doesn’t stay hidden by accident.
  • It’s not just about the meetings. We stimulate an open and transparent culture also outside the meetings. Everyone is encouraged to speak up when things are not working. Everyone moves things forward and can use their brains and speak their minds, instead of just my co-founder and I. This is really essential to making things work. A book I really enjoyed about this is “Radical Candor” by Kim Scott.
Radical Candor Buchcover von Kim Scott
Mehr zum Buch auf Goodreads!

All dies ermöglicht es einem Team, das als Einheit denkt und arbeitet, um seine Ziele zu erreichen, anstatt als eine Reihe von nicht aufeinander abgestimmten Individuen zu arbeiten.

Vogelschwarm, der sich am Himmel ausrichtet

Especially when working remotely, it is of huge importance to keep sharing information even more intently than you would normally, as everybody is hiding in their own rooms and information doesn’t get shared “by accident”.

wie salesflare seine interne Kommunikation betreibt

3. Wie unser Aufbau in Bezug auf die Kommunikationsplattformen aussieht

A lot of people like to jump to this part, as it’s a lot of fun to figure this out: what communication platforms shall we use? Should we use Slack or something else? Where do we keep track of this and that?

As much fun and exciting as it is, I kept it for last here, because the platforms are just enablers for what you’re trying to achieve.

Und es bedeutet auch, dass wir uns das Wichtigste für den Schluss aufgehoben haben und wir mit einem Höhepunkt enden können!

eine Liste des internen Kommunikationsstapels von salesflare

Here’s the platforms we use to keep our internal communication organized and flowing:

  • Slack: we share announcements and updates here, have quick discussions in threads, and it’s also the central place where we can keep track of new changes in Google Docs & Github, etc.
  • Google Docs: like I said, that’s where we keep the preparation and results of discussions and continue some of those discussion in between (in comment threads on the document); it’s the best place for any discussion that requires deeper thought (vs. the quick discussions in Slack)
  • Zoom: we use Zoom for most of our video meetings, as it’s quite stable and easily allows us to use it next to Google Docs
  • Discord: Vor kurzem haben wir auch Discord hinzugefügt, um die Kommunikation untereinander zu erleichtern (nur mit Audio). So können wir beispielsweise Entwicklungsvorfälle schneller besprechen oder während der Arbeit in einem gemeinsamen Discord-Kanal abhängen, genau wie im Büro.
  • Intercom: Unsere Kundenkommunikation läuft über Intercom, und wir können dort interne Notizen hinzufügen, uns gegenseitig erwähnen, einander zuweisen usw.; das macht es einfach, Kunden als Team anzusprechen
  • Salesflare: while Intercom is used more for support reasons, we use Salesflare for everything that is sales or like sales: larger prospects, integration partners, solution partners, content partners, podcast guests, investors, … all follow up and communication around this happens in Salesflare with automated data, centralized email threads, meetings, internal notes with mentions, email tracking, etc.
  • Github: Unsere Diskussionen über Bugs, Verbesserungen und Feature Requests finden in Github statt; so bleibt es eng mit dem Code verbunden, und es gibt auch eine Verbindung zu Intercom
wie salesflare seinen internen Kommunikationsstapel verknüpft

This stack works really well for us and we’ve got it all integrated with each other, for a large part through Zapier, which makes our communication flow seamlessly and largely automatically through the company.

Kommunikationsplattformen sind ein wichtiger Faktor für das Funktionieren der oben erwähnten Prozesse, insbesondere wenn alles aus der Ferne erfolgt.

Schlussfolgerung

Es kommt wirklich alles zusammen, wenn Sie:

  1. Sicherstellen, dass die Sitzungszeit so effizient wie möglich genutzt wird
  2. Aufrechterhaltung des Informationsflusses in und zwischen den Sitzungen
  3. Implementieren Sie die richtigen Kommunikationsplattformen, um dies so einfach wie möglich zu machen.

So organisieren wir diese Dinge bei Salesflare, aber natürlich ist dies nur eine Inspiration und alles funktioniert in jedem Unternehmen ein wenig anders.

die Frage nach dem Hauptproblem, mit dem Ihr Remote-Team konfrontiert ist

So please fire off your questions (they’re welcome in the comments now!) and I’m happy to think along with you on how to make sure you can organize your internal communication in the best possible way, so your remote startup team can run like clockwork.

Don’t hesitate! If you have any questions, hit me up in the comments or send a message to the team on the chat on our homepage.

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Jeroen Corthout
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