Wie man ein Remote-Team verwaltet

Lassen Sie Ihre interne Kommunikation wie ein Uhrwerk laufen

Gestern habe ich auf der RemoteCon, der ersten Fernarbeitskonferenz in Europa zum Thema Fernarbeit, einen Vortrag ├╝ber "How to Manage a Remote Team" gehalten. (Das ist eine Menge Fernarbeit!)

Ich war sehr stolz, neben Experten wie Jason Fried von Basecamp, David Darmanin von Hotjar und Darren Murph von Gitlab zu sprechen. Und die Fragerunde wurde von Veronica Fresneau von EU-Startups geleitet.

Viele haben bereits nach den Folien gefragt, also habe ich beschlossen, den vollst├Ąndigen Vortrag und die Folien hier im Blog in einem lesbaren Format zur Verf├╝gung zu stellen.

Ich werde darauf eingehen, wie wir bei Salesflare per Fernzugriff zusammenarbeiten, mit besonderem Augenmerk darauf, wie wir intern kommunizieren, damit alles wie am Schn├╝rchen l├Ąuft.

Viel Spa├č!


vorstellung und kontaktdaten von jeroen

Ich bin Jeroen Corthout, Mitbegr├╝nder von Salesflare.

Bei Salesflare entwickeln wir ein menschlicheres CRM. Es ist wirklich einfach zu bedienen, erfordert nicht all die Dateneingaben, an die man bei CRMs gew├Âhnt ist, und es hilft Ihnen auch, Ihre Kunden besser zu betreuen. In der Vergangenheit habe ich in verschiedenen Rollen gearbeitet, in Unternehmen, einer Agentur und einigen Startup-Projekten. In der Regel habe ich an Kommunikationsfragen gearbeitet.

wie ein Team vom selben Raum zur Fernarbeit übergehen kann

Salesflare bedient Tausende von kleinen und mittleren Unternehmen in der ganzen Welt, vor allem aber in Nordamerika und Europa.

Das bedeutet, dass wir bereits vor der COVID-19 mit unseren Kunden vollst├Ąndig remote gearbeitet haben. Und wir hatten mehr als 5 Jahre Erfahrung mit dieser Arbeitsweise.

Umstellung auf Fernabsatz? Lesen Sie, wie Sie wie ein Profi aus der Ferne verkaufen.

Was wir jedoch noch nie gemacht hatten, war Fernzugriff mit unserem Team selbst.

Wir haben schon immer an die Vorteile geglaubt, die es mit sich bringt, zusammen in einem Raum zu sein: als echtes Team und als Gruppe von Freunden auf eine intimere Art und Weise zu interagieren, nebeneinander zu sitzen, um Dinge leichter zu besprechen, Dinge informell und mit Leichtigkeit zu teilen. Wir waren der Meinung, dass wir als Team in einem Raum einen Vorteil in Bezug auf Geschwindigkeit und Effizienz haben.

Erst als wir gezwungen waren, uns in einer abgelegenen Umgebung aufzuhalten, wurde uns klar, wie dysfunktional unsere Kommunikation war, weil wir uns auf diese Annahmen verlassen hatten.

Und ich meine nicht, dass es schrecklich war: Jedes Unternehmen, f├╝r das ich in der Vergangenheit gearbeitet habe, hat mit Sicherheit Schlimmeres getan.

Aber als Salesflare, ein Unternehmen, das auf eine klare und umfassende Kommunikation sowohl nach au├čen als auch nach innen stolz ist, hatten wir nat├╝rlich einige ernsthafte Probleme zu l├Âsen.

eine Auflistung, wie sich salesflare verändert hat, da das Team nun vollständig aus der Ferne arbeitet

In den letzten drei Monaten haben wir hart daran gearbeitet, unsere interne Kommunikation zu verbessern, um effektiver zusammenzuarbeiten, und ich freue mich, Ihnen mitzuteilen, was bei uns funktioniert, so dass ich Sie vielleicht dazu inspirieren kann, auch Ihre interne Kommunikation zu verbessern.

Ich werde Ihnen mitteilen, welche Systeme, Werkzeuge und Prozesse wir nutzen, um als ein eng verbundenes Team zusammenzuarbeiten, auch wenn wir derzeit alle von verschiedenen R├Ąumen in verschiedenen Geb├Ąuden aus arbeiten.

In den n├Ąchsten 10 Minuten werden Sie von mir lernen:

  1. Wie wir den ROI maximieren von Zeit in Sitzungen investieren
  2. Wie wir den Informationsfluss innerhalb des Teams aufrechterhalten
  3. Wie unser Aufbau in Bezug auf die Kommunikationsplattformen aussieht

wie salesflare den ROI aus der Investition von Zeit in Meetings maximiert

1. Wie wir den ROI aus der Investition von Zeit in Meetings maximieren

Da wir uns bei Salesflare sehr darauf konzentrieren, einen Mehrwert f├╝r die Kunden zu schaffen, und da wir einen Gro├čteil dieser Arbeit im Team und mit viel ├ťberlegung und Planung erledigen, bedeutet dies, dass wir viel Zeit in Meetings verbringen.

Die Verbesserung unserer Prozesse bedeutete in der Vergangenheit oft, dass wir zus├Ątzliche Meetings einberufen mussten, um Dinge noch besser zu besprechen und zu planen, was dazu f├╝hrte, dass wir nach einiger Zeit einen Gro├čteil unserer Zeit in diesen Meetings damit verbrachten, anstatt tats├Ąchlich Werte zu schaffen.

wie die Sitzungen von salesflare unter der persönlichen Anwesenheit litten

Auch die Effizienz der Sitzungen begann zu leiden:

  • Die Sitzungen begannen weit ├╝ber die Zeit hinauszugehen, um sicherzustellen, dass wir nicht noch eine weitere Sitzung brauchten.
  • Die Mitarbeiter begannen, sich in den Sitzungen nicht mehr zu konzentrieren, was die Effizienz ernsthaft beeintr├Ąchtigte.
  • Die Diskussionen blieben oft zu lange bei einigen wenigen Kernpunkten stecken
  • Wir verga├čen, was genau wir beschlossen hatten und warum, was bedeutete, dass wir unn├Âtigerweise auf die Dinge zur├╝ckkamen.
  • Wir w├╝rden den ├ťberblick dar├╝ber verlieren, wie andere die Diskussion empfanden, was bedeutete, dass wir zu oft um Schlussfolgerungen kreisten und auf sie zur├╝ckkamen.
  • Wir w├╝rden in den Sitzungen viel Zeit verlieren, wenn wir ├╝ber Dinge nachdenken, die wir schon vorher h├Ątten bedenken k├Ânnen, ohne die Zeit aller zu verlieren.
eine Liste von Regeln für die Durchführung effizienter Sitzungen

Hier sind die Regeln, die wir jetzt befolgen, um dies zu vermeiden:

  1. Wir trennen unterschiedliche Arten von Diskussionen (z.B. strategisch vs. operativ) in verschiedenen Meetings, um sicherzustellen, dass wir nicht zu sehr auf einer dieser Ebenen stecken bleiben. Wir haben zum Beispiel Sprint-Meetings und Sprint-Vorbereitungsmeetings, Feature-Meetings und Feature-Planungsmeetings sowie Wachstumsmeetings und Wachstumsideenmeetings.
  2. F├╝r die meisten Besprechungen gibt es eine Tagesordnung, in der festgelegt ist, was in dieser Besprechung besprochen wird und was f├╝r die Besprechung vorbereitet werden muss. F├╝r unsere Feature-Meetings (bei denen wir in einer Reihe von Sitzungen die Features vollst├Ąndig ausloten) haben wir beispielsweise eine feste Struktur f├╝r die Tagesordnung und die Vorbereitung f├╝r jede Sitzung.
  3. Wir gehen nicht in Sitzungen, ohne uns vorher Gedanken zu machen. Jeder von uns bereitet die Sitzung in einem eigenen Dokument vor und teilt diese Vorbereitung mindestens einen Tag vorher mit. Auf diese Weise kann jeder die Vorbereitung bereits lesen und erste Kommentare hinzuf├╝gen, um die Diskussion bereits in Gang zu bringen.
  4. Wir versuchen, die meisten Besprechungen (z. B. Feature-Besprechungen) auf maximal 3 Personen zu beschr├Ąnken. Wir haben festgestellt, dass bei Meetings mit mehr Personen nur 3 Personen aktiv teilnehmen und der Rest einschl├Ąft.
  5. Wir schalten immer ein Video ein und behalten die Gesichter aller Teilnehmer w├Ąhrend der Diskussion auf dem Bildschirm. Die Mimik unserer Teammitglieder ist wichtig, um zu wissen, wie sie ├╝ber das, was diskutiert wird, denken. Und wir wissen, wann sie die Aufmerksamkeit verlieren.
  6. Daneben ├Âffnen wir in Google Docs ein Dokument mit einer bestimmten Struktur (ein gemeinsames Dokument, das sich von den einzelnen Vorbereitungsdokumenten unterscheidet). Darin notieren wir jede Entscheidung, die wir treffen. Selbst wenn wir uns entscheiden, eine bestimmte Sache nicht zu tun, schreiben wir sie auf. Auf diese Weise wird der gesamte Entscheidungsprozess f├╝r diejenigen, die nicht an der Sitzung teilnehmen, und f├╝r sp├Ąter nachvollziehbar. Eine Person ist verantwortlich f├╝r die Notizen, die anderen k├Ânnen dies live auf ihrem Bildschirm verfolgen und Korrekturen vorschlagen.
  7. Wenn die Diskussion ins Stocken ger├Ąt, parken wir den Diskussionspunkt sofort in einer Liste mit Fragen. Diese kann in einer separaten Liste am Anfang stehen oder innerhalb der Struktur des Dokuments mit einer bestimmten Farbe hervorgehoben sein.
  8. Wir begrenzen Sitzungen auf 2 Stunden. Eine Verl├Ąngerung von Sitzungen ├╝ber diesen Punkt hinaus schadet der Aufmerksamkeit und ist nicht mehr produktiv.
  9. Bei der 30-Minuten-Marke geben wir eine erste Erinnerung, mit dem Einpacken zu beginnen. Bei der 15-Minuten-Marke beginnen wir mit dem Abschluss der Sitzung. Das bedeutet, dass wir die Ank├╝ndigungen der Sitzung aufschreiben und die n├Ąchste Sitzung planen, falls dies erforderlich ist.
  10. Die Ank├╝ndigungen der Besprechung sind eine kurze Zusammenfassung der Schlussfolgerungen und des Status der Besprechung f├╝r alle, die nicht daran teilgenommen haben. Diese Ank├╝ndigungen werden in Slack gepostet, damit das gesamte Team auf einfache Weise auf dem Laufenden bleibt, auch ohne das vollst├Ąndige Besprechungsdokument zu lesen.
  11. Nach und zwischen den Sitzungen k├Ânnen die Diskussionen im Sitzungsdokument fortgesetzt werden. Dies geschieht in Kommentar-Threads. Der Eigent├╝mer des Dokuments (die Person, die f├╝r die Niederschrift der Diskussionen verantwortlich war) verfolgt diese Diskussionen weiter und ist f├╝r die Erarbeitung von Schlussfolgerungen verantwortlich.

Das ist es, was wir derzeit tun, aber wir arbeiten weiter daran, wie wir Meetings angehen, um sicherzustellen, dass wir unsere Zeit mit maximaler Effizienz verbringen. Unsere F├Ąhigkeit, in diesen Meetings in kurzer Zeit viel Wert zu schaffen, macht uns wettbewerbsf├Ąhig gegen├╝ber gr├Â├čeren Akteuren mit mehr Ressourcen, daher ist das f├╝r uns extrem wichtig.

Wenn Sie nur einige dieser Regeln umsetzen, werden Sie sofort feststellen, dass Sie Ihre Besprechungszeit viel besser nutzen k├Ânnen als zuvor, und Ihre Produktivit├Ąt wird steigen.


wie salesflare den Informationsfluss im Team aufrechterhält

2. Wie wir den Informationsfluss innerhalb des Teams aufrechterhalten

Wie ich eingangs sagte, glaubten wir fr├╝her, dass die Kommunikation von selbst flie├čen w├╝rde, wenn wir im selben Raum sitzen.

Als unser Team wuchs, noch bevor wir mit unserem Team und der internen Kommunikation auf Fernzugriff umstellten, begannen wir durch viele kleine Missgeschicke zu verstehen, dass die Dinge so nicht funktionieren. Schritt f├╝r Schritt haben wir viele kleine ├änderungen vorgenommen, um sicherzustellen, dass Informationen m├╝helos durch das Team flie├čen, ohne dass wir ├╝berhaupt dar├╝ber nachdenken m├╝ssen.

Ich erinnere mich lebhaft daran, dass ich in einem gro├čen Unternehmen und sogar in einer Agentur gearbeitet habe und oft nicht wusste, was die Person, die neben mir sa├č, den ganzen Tag ├╝ber tun w├╝rde, ganz zu schweigen von den anderen Leuten im Unternehmen.

Informationen wurden nur sehr unzureichend weitergegeben, was bedeutete, dass es sehr viel schwieriger war, als effektives Team gegen├╝ber den Kunden aufzutreten oder sich ├╝berhaupt als Teil eines Teams zu f├╝hlen, das versuchte, gemeinsam etwas zu erreichen.

Tipps für die Informationsweitergabe

Bei Salesflare bem├╝hen wir uns, das Gegenteil zu erreichen. Hier sind einige der Dinge, die wir tun, um dies zu erreichen:

  • Auf der einfachsten Ebene organisieren wir jeden Morgen Stand-up-Meetings. Im B├╝ro haben wir das immer live gemacht, sobald alle eingetroffen waren. In einer entfernten Umgebung haben wir angefangen, es in Slack abzutippen. Wir listen auf, was wir am Vortag getan haben und was wir an diesem Tag tun werden. Das ist aus vielen Gr├╝nden gut: 1. Jeder wei├č, woran der andere gerade arbeitet 2. Man nimmt sich einen Moment Zeit, um ├╝ber den vergangenen Tag nachzudenken. 3. Und man muss seinen Tag auch bewusst planen. Nur beste Praktiken!
  • Um sicherzustellen, dass wir die S├Ąge immer weiter sch├Ąrfen, aus unseren Fehlern lernen und unsere Prozesse verbessern (wie alles, was wir hier besprechen), veranstalten wir alle zwei Wochen am Freitagnachmittag Teamsitzungen. Wir listen auf, was in den letzten 2 Wochen schief gelaufen ist und was gut gelaufen ist. F├╝r das Negative diskutieren wir L├Âsungen. Aus dem Positiven ziehen wir Lehren. Und danach stellen wir unsere Kennzahlen vor und zeigen, woran wir in den letzten 2 Wochen gearbeitet haben.
  • Auch auf individueller Ebene nehmen wir uns jeden Monat etwas Zeit, um die S├Ąge zu sch├Ąrfen. Das bedeutet, dass mein Mitbegr├╝nder und ich uns Zeit nehmen, um mit jedem im Team ein pers├Ânliches Gespr├Ąch zu f├╝hren. Ich treffe mich mit den Mitgliedern des Gesch├Ąftsteams, er mit den Mitgliedern des Produktteams. Jedes Quartal wechseln wir, um die Dinge zu mischen und eine offene Kultur zu erhalten.
  • Diskussionen sind so weit wie m├Âglich ├Âffentlich zug├Ąnglich: in ├Âffentlichen Slack-Kan├Ąlen, Google-Dokumenten, in Diskussionen auf Github, ... Mehr dazu, wenn wir ├╝ber die Kommunikationsplattformen sprechen.
  • Wie ich bereits sagte, sorgen wir daf├╝r, dass alle so weit wie m├Âglich auf dem Laufenden bleiben, indem wir nach den Sitzungen Ank├╝ndigungen austauschen. Das bedeutet, dass wir uns am Ende jeder Sitzung bewusst die Frage stellen: "Was sollte der Rest des Teams ├╝ber das wissen, was wir hier besprochen haben?", und Informationen, die weitergegeben werden sollten, werden weitergegeben, damit sie nicht versehentlich im Verborgenen bleiben.
  • Es geht nicht nur um die Sitzungen. Wir f├Ârdern eine offene und transparente Kultur auch au├čerhalb der Sitzungen. Jeder wird ermutigt, sich zu ├Ąu├čern, wenn etwas nicht funktioniert. Alle treiben die Dinge voran und k├Ânnen ihren Verstand gebrauchen und ihre Meinung sagen, nicht nur mein Mitbegr├╝nder und ich. Das ist wirklich wichtig, damit die Dinge funktionieren. Ein Buch, das mir in diesem Zusammenhang sehr gut gefallen hat, ist "Radical Candor" von Kim Scott.
Radical Candor Buchcover von Kim Scott
Mehr zum Buch auf Goodreads!

All dies erm├Âglicht es einem Team, das als Einheit denkt und arbeitet, um seine Ziele zu erreichen, anstatt als eine Reihe von nicht aufeinander abgestimmten Individuen zu arbeiten.

Vogelschwarm, der sich am Himmel ausrichtet

Vor allem bei der Fernarbeit ist es von gro├čer Bedeutung, Informationen noch intensiver auszutauschen als sonst, da sich jeder in seinem eigenen Zimmer versteckt und Informationen nicht "zuf├Ąllig" weitergegeben werden.


wie salesflare seine interne Kommunikation betreibt

3. Wie unser Aufbau in Bezug auf die Kommunikationsplattformen aussieht

Viele Leute springen gerne zu diesem Teil, da es viel Spa├č macht, dies herauszufinden: Welche Kommunikationsplattformen sollen wir verwenden? Sollen wir Slack oder etwas anderes verwenden? Wo behalten wir den ├ťberblick ├╝ber dies und das?

So viel Spa├č das auch macht und so aufregend es auch ist, ich habe es mir f├╝r den Schluss aufgehoben, denn die Plattformen sind nur ein Hilfsmittel f├╝r das, was man erreichen will.

Und es bedeutet auch, dass wir uns das Wichtigste f├╝r den Schluss aufgehoben haben und wir mit einem H├Âhepunkt enden k├Ânnen!

eine Liste des internen Kommunikationsstapels von salesflare

Hier finden Sie die Plattformen, die wir nutzen, um unsere interne Kommunikation zu organisieren und im Fluss zu halten:

  • Slack: Hier tauschen wir Ank├╝ndigungen und Aktualisierungen aus, f├╝hren schnelle Diskussionen in Threads, und es ist auch der zentrale Ort, an dem wir neue ├änderungen in Google Docs & Github usw. verfolgen k├Ânnen.
  • Google Docs: wie gesagt, hier halten wir die Vorbereitung und die Ergebnisse von Diskussionen fest und setzen einige dieser Diskussionen zwischendurch fort (in Kommentar-Threads zum Dokument); es ist der beste Ort f├╝r jede Diskussion, die tiefere Gedanken erfordert (im Gegensatz zu den schnellen Diskussionen in Slack)
  • Zoom: Wir verwenden Zoom f├╝r die meisten unserer Videokonferenzen, da es recht stabil ist und wir es problemlos neben Google Docs verwenden k├Ânnen.
  • Discord: Vor kurzem haben wir auch Discord hinzugef├╝gt, um die Kommunikation untereinander zu erleichtern (nur mit Audio). So k├Ânnen wir beispielsweise Entwicklungsvorf├Ąlle schneller besprechen oder w├Ąhrend der Arbeit in einem gemeinsamen Discord-Kanal abh├Ąngen, genau wie im B├╝ro.
  • Intercom: Unsere Kundenkommunikation l├Ąuft ├╝ber Intercom, und wir k├Ânnen dort interne Notizen hinzuf├╝gen, uns gegenseitig erw├Ąhnen, einander zuweisen usw.; das macht es einfach, Kunden als Team anzusprechen
  • Salesflare: W├Ąhrend Intercom eher f├╝r Supportzwecke verwendet wird, verwenden wir Salesflare f├╝r alles, was mit Verkauf zu tun hat oder dem Verkauf ├Ąhnelt: gr├Â├čere Interessenten, Integrationspartner, L├Âsungspartner, Inhaltspartner, Podcast-G├Ąste, Investoren, ... die gesamte Nachbereitung und Kommunikation in diesem Zusammenhang erfolgt in Salesflare mit automatisierten Daten, zentralisierten E-Mail-Threads, Meetings, internen Notizen mit Erw├Ąhnungen, E-Mail-Verfolgung usw.
  • Github: Unsere Diskussionen ├╝ber Bugs, Verbesserungen und Feature Requests finden in Github statt; so bleibt es eng mit dem Code verbunden, und es gibt auch eine Verbindung zu Intercom
wie salesflare seinen internen Kommunikationsstapel verknüpft

Dieser Stack funktioniert f├╝r uns sehr gut, und wir haben alles miteinander integriert, zu einem gro├čen Teil ├╝ber Zapier, wodurch unsere Kommunikation nahtlos und weitgehend automatisch durch das Unternehmen flie├čt.

Kommunikationsplattformen sind ein wichtiger Faktor f├╝r das Funktionieren der oben erw├Ąhnten Prozesse, insbesondere wenn alles aus der Ferne erfolgt.


Schlussfolgerung

Es kommt wirklich alles zusammen, wenn Sie:

  1. Sicherstellen, dass die Sitzungszeit so effizient wie m├Âglich genutzt wird
  2. Aufrechterhaltung des Informationsflusses in und zwischen den Sitzungen
  3. Implementieren Sie die richtigen Kommunikationsplattformen, um dies so einfach wie m├Âglich zu machen.

So organisieren wir diese Dinge bei Salesflare, aber nat├╝rlich ist dies nur eine Inspiration und alles funktioniert in jedem Unternehmen ein wenig anders.

die Frage nach dem Hauptproblem, mit dem Ihr Remote-Team konfrontiert ist

Ich freue mich darauf, mit Ihnen gemeinsam zu ├╝berlegen, wie Sie Ihre interne Kommunikation optimal organisieren k├Ânnen, damit Ihr Remote Startup-Team wie geschmiert l├Ąuft.


Z├Âgern Sie nicht! Wenn Sie Fragen haben, schreiben Sie mir in die Kommentare oder senden Sie eine Nachricht an das Team im Chat auf unserer Homepage.

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Jeroen Corthout