Wie man ein Remote-Team verwaltet

Lassen Sie Ihre interne Kommunikation wie ein Uhrwerk laufen

Gestern habe ich auf der RemoteCon, der ersten Fernarbeitskonferenz in Europa zum Thema Fernarbeit, einen Vortrag über "How to Manage a Remote Team" gehalten. (Das ist eine Menge Fernarbeit!)

I was very proud to present alongside expert speakers like Jason Fried of Basecamp, David Darmanin of Hotjar and Darren Murph of Gitlab. And the session Q&A was lead by Veronica Fresneau of EU-Startups.

Viele haben bereits nach den Folien gefragt, also habe ich beschlossen, den vollständigen Vortrag und die Folien hier im Blog in einem lesbaren Format zur Verfügung zu stellen.

Ich werde darauf eingehen, wie wir bei Salesflare per Fernzugriff zusammenarbeiten, mit besonderem Augenmerk darauf, wie wir intern kommunizieren, damit alles wie am Schnürchen läuft.

Viel Spaß!

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Ich bin Jeroen Corthout, Mitbegründer von Salesflare.

Bei Salesflare entwickeln wir ein menschlicheres CRM. Es ist wirklich einfach zu bedienen, erfordert nicht all die Dateneingaben, an die man bei CRMs gewöhnt ist, und es hilft Ihnen auch, Ihre Kunden besser zu betreuen. In der Vergangenheit habe ich in verschiedenen Rollen gearbeitet, in Unternehmen, einer Agentur und einigen Startup-Projekten. In der Regel habe ich an Kommunikationsfragen gearbeitet.

Salesflare bedient Tausende von kleinen und mittleren Unternehmen in der ganzen Welt, vor allem aber in Nordamerika und Europa.

Das bedeutet, dass wir bereits vor der COVID-19 mit unseren Kunden vollständig remote gearbeitet haben. Und wir hatten mehr als 5 Jahre Erfahrung mit dieser Arbeitsweise.

Umstellung auf Fernabsatz? Lesen Sie, wie Sie wie ein Profi aus der Ferne verkaufen.

Was wir jedoch noch nie gemacht hatten, war Fernzugriff mit unserem Team selbst.

Wir haben schon immer an die Vorteile geglaubt, die es mit sich bringt, zusammen in einem Raum zu sein: als echtes Team und als Gruppe von Freunden auf eine intimere Art und Weise zu interagieren, nebeneinander zu sitzen, um Dinge leichter zu besprechen, Dinge informell und mit Leichtigkeit zu teilen. Wir waren der Meinung, dass wir als Team in einem Raum einen Vorteil in Bezug auf Geschwindigkeit und Effizienz haben.

Erst als wir gezwungen waren, uns in einer abgelegenen Umgebung aufzuhalten, wurde uns klar, wie dysfunktional unsere Kommunikation war, weil wir uns auf diese Annahmen verlassen hatten.

Und ich meine nicht, dass es schrecklich war: Jedes Unternehmen, für das ich in der Vergangenheit gearbeitet habe, hat mit Sicherheit Schlimmeres getan.

Aber als Salesflare, ein Unternehmen, das auf eine klare und umfassende Kommunikation sowohl nach außen als auch nach innen stolz ist, hatten wir natürlich einige ernsthafte Probleme zu lösen.

In den letzten drei Monaten haben wir hart daran gearbeitet, unsere interne Kommunikation zu verbessern, um effektiver zusammenzuarbeiten, und ich freue mich, Ihnen mitzuteilen, was bei uns funktioniert, so dass ich Sie vielleicht dazu inspirieren kann, auch Ihre interne Kommunikation zu verbessern.

Ich werde Ihnen mitteilen, welche Systeme, Werkzeuge und Prozesse wir nutzen, um als ein eng verbundenes Team zusammenzuarbeiten, auch wenn wir derzeit alle von verschiedenen Räumen in verschiedenen Gebäuden aus arbeiten.

In den nächsten 10 Minuten werden Sie von mir lernen:

1. Wie wir den ROI maximieren von Zeit in Sitzungen investieren
2. Wie wir den Informationsfluss innerhalb des Teams aufrechterhalten
3. Wie unser Aufbau in Bezug auf die Kommunikationsplattformen aussieht

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1. Wie wir den ROI aus der Investition von Zeit in Meetings maximieren

Da wir uns bei Salesflare sehr darauf konzentrieren, einen Mehrwert für die Kunden zu schaffen, und da wir einen Großteil dieser Arbeit im Team und mit viel Überlegung und Planung erledigen, bedeutet dies, dass wir viel Zeit in Meetings verbringen.

Die Verbesserung unserer Prozesse bedeutete in der Vergangenheit oft, dass wir zusätzliche Meetings einberufen mussten, um Dinge noch besser zu besprechen und zu planen, was dazu führte, dass wir nach einiger Zeit einen Großteil unserer Zeit in diesen Meetings damit verbrachten, anstatt tatsächlich Werte zu schaffen.

Auch die Effizienz der Sitzungen begann zu leiden:

• Die Sitzungen begannen weit über die Zeit hinauszugehen, um sicherzustellen, dass wir nicht noch eine weitere Sitzung brauchten.
• Die Mitarbeiter begannen, sich in den Sitzungen nicht mehr zu konzentrieren, was die Effizienz ernsthaft beeinträchtigte.
• Die Diskussionen blieben oft zu lange bei einigen wenigen Kernpunkten stecken
• Wir vergaßen, was genau wir beschlossen hatten und warum, was bedeutete, dass wir unnötigerweise auf die Dinge zurückkamen.
• Wir würden den Überblick darüber verlieren, wie andere die Diskussion empfanden, was bedeutete, dass wir zu oft um Schlussfolgerungen kreisten und auf sie zurückkamen.
• Wir würden in den Sitzungen viel Zeit verlieren, wenn wir über Dinge nachdenken, die wir schon vorher hätten bedenken können, ohne die Zeit aller zu verlieren.

Hier sind die Regeln, die wir jetzt befolgen, um dies zu vermeiden:

1. Wir trennen unterschiedliche Arten von Diskussionen (z.B. strategisch vs. operativ) in verschiedenen Meetings, um sicherzustellen, dass wir nicht zu sehr auf einer dieser Ebenen stecken bleiben. Wir haben zum Beispiel Sprint-Meetings und Sprint-Vorbereitungsmeetings, Feature-Meetings und Feature-Planungsmeetings sowie Wachstumsmeetings und Wachstumsideenmeetings.
2. Für die meisten Besprechungen gibt es eine Tagesordnung, in der festgelegt ist, was in dieser Besprechung besprochen wird und was für die Besprechung vorbereitet werden muss. Für unsere Feature-Meetings (bei denen wir in einer Reihe von Sitzungen die Features vollständig ausloten) haben wir beispielsweise eine feste Struktur für die Tagesordnung und die Vorbereitung für jede Sitzung.
3. Wir gehen nicht in Sitzungen, ohne uns vorher Gedanken zu machen. Jeder von uns bereitet die Sitzung in einem eigenen Dokument vor und teilt diese Vorbereitung mindestens einen Tag vorher mit. Auf diese Weise kann jeder die Vorbereitung bereits lesen und erste Kommentare hinzufügen, um die Diskussion bereits in Gang zu bringen.
4. Wir versuchen, die meisten Besprechungen (z. B. Feature-Besprechungen) auf maximal 3 Personen zu beschränken. Wir haben festgestellt, dass bei Meetings mit mehr Personen nur 3 Personen aktiv teilnehmen und der Rest einschläft.
5. Wir schalten immer ein Video ein und behalten die Gesichter aller Teilnehmer während der Diskussion auf dem Bildschirm. Die Mimik unserer Teammitglieder ist wichtig, um zu wissen, wie sie über das, was diskutiert wird, denken. Und wir wissen, wann sie die Aufmerksamkeit verlieren.
6. Daneben öffnen wir in Google Docs ein Dokument mit einer bestimmten Struktur (ein gemeinsames Dokument, das sich von den einzelnen Vorbereitungsdokumenten unterscheidet). Darin notieren wir jede Entscheidung, die wir treffen. Selbst wenn wir uns entscheiden, eine bestimmte Sache nicht zu tun, schreiben wir sie auf. Auf diese Weise wird der gesamte Entscheidungsprozess für diejenigen, die nicht an der Sitzung teilnehmen, und für später nachvollziehbar. Eine Person ist verantwortlich für die Notizen, die anderen können dies live auf ihrem Bildschirm verfolgen und Korrekturen vorschlagen.
7. Wenn die Diskussion ins Stocken gerät, parken wir den Diskussionspunkt sofort in einer Liste mit Fragen. Diese kann in einer separaten Liste am Anfang stehen oder innerhalb der Struktur des Dokuments mit einer bestimmten Farbe hervorgehoben sein.
8. Wir begrenzen Sitzungen auf 2 Stunden. Eine Verlängerung von Sitzungen über diesen Punkt hinaus schadet der Aufmerksamkeit und ist nicht mehr produktiv.
9. Bei der 30-Minuten-Marke geben wir eine erste Erinnerung, mit dem Einpacken zu beginnen. Bei der 15-Minuten-Marke beginnen wir mit dem Abschluss der Sitzung. Das bedeutet, dass wir die Ankündigungen der Sitzung aufschreiben und die nächste Sitzung planen, falls dies erforderlich ist.
10. Die Ankündigungen der Besprechung sind eine kurze Zusammenfassung der Schlussfolgerungen und des Status der Besprechung für alle, die nicht daran teilgenommen haben. Diese Ankündigungen werden in Slack gepostet, damit das gesamte Team auf einfache Weise auf dem Laufenden bleibt, auch ohne das vollständige Besprechungsdokument zu lesen.
11. Nach und zwischen den Sitzungen können die Diskussionen im Sitzungsdokument fortgesetzt werden. Dies geschieht in Kommentar-Threads. Der Eigentümer des Dokuments (die Person, die für die Niederschrift der Diskussionen verantwortlich war) verfolgt diese Diskussionen weiter und ist für die Erarbeitung von Schlussfolgerungen verantwortlich.

Das ist es, was wir derzeit tun, aber wir arbeiten weiter daran, wie wir Meetings angehen, um sicherzustellen, dass wir unsere Zeit mit maximaler Effizienz verbringen. Unsere Fähigkeit, in diesen Meetings in kurzer Zeit viel Wert zu schaffen, macht uns wettbewerbsfähig gegenüber größeren Akteuren mit mehr Ressourcen, daher ist das für uns extrem wichtig.

Wenn Sie nur einige dieser Regeln umsetzen, werden Sie sofort feststellen, dass Sie Ihre Besprechungszeit viel besser nutzen können als zuvor, und Ihre Produktivität wird steigen.

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2. Wie wir den Informationsfluss innerhalb des Teams aufrechterhalten

Wie ich eingangs sagte, glaubten wir früher, dass die Kommunikation von selbst fließen würde, wenn wir im selben Raum sitzen.

Als unser Team wuchs, noch bevor wir mit unserem Team und der internen Kommunikation auf Fernzugriff umstellten, begannen wir durch viele kleine Missgeschicke zu verstehen, dass die Dinge so nicht funktionieren. Schritt für Schritt haben wir viele kleine Änderungen vorgenommen, um sicherzustellen, dass Informationen mühelos durch das Team fließen, ohne dass wir überhaupt darüber nachdenken müssen.

Ich erinnere mich lebhaft daran, dass ich in einem großen Unternehmen und sogar in einer Agentur gearbeitet habe und oft nicht wusste, was die Person, die neben mir saß, den ganzen Tag über tun würde, ganz zu schweigen von den anderen Leuten im Unternehmen.

Informationen wurden nur sehr unzureichend weitergegeben, was bedeutete, dass es sehr viel schwieriger war, als effektives Team gegenüber den Kunden aufzutreten oder sich überhaupt als Teil eines Teams zu fühlen, das versuchte, gemeinsam etwas zu erreichen.

Bei Salesflare bemühen wir uns, das Gegenteil zu erreichen. Hier sind einige der Dinge, die wir tun, um dies zu erreichen:

• Auf der einfachsten Ebene organisieren wir jeden Morgen Stand-up-Meetings. Im Büro haben wir das immer live gemacht, sobald alle eingetroffen waren. In einer entfernten Umgebung haben wir angefangen, es in Slack abzutippen. Wir listen auf, was wir am Vortag getan haben und was wir an diesem Tag tun werden. Das ist aus vielen Gründen gut: 1. Jeder weiß, woran der andere gerade arbeitet 2. Man nimmt sich einen Moment Zeit, um über den vergangenen Tag nachzudenken. 3. Und man muss seinen Tag auch bewusst planen. Nur beste Praktiken!
• Um sicherzustellen, dass wir die Säge immer weiter schärfen, aus unseren Fehlern lernen und unsere Prozesse verbessern (wie alles, was wir hier besprechen), veranstalten wir alle zwei Wochen am Freitagnachmittag Teamsitzungen. Wir listen auf, was in den letzten 2 Wochen schief gelaufen ist und was gut gelaufen ist. Für das Negative diskutieren wir Lösungen. Aus dem Positiven ziehen wir Lehren. Und danach stellen wir unsere Kennzahlen vor und zeigen, woran wir in den letzten 2 Wochen gearbeitet haben.
• Auch auf individueller Ebene nehmen wir uns jeden Monat etwas Zeit, um die Säge zu schärfen. Das bedeutet, dass mein Mitbegründer und ich uns Zeit nehmen, um mit jedem im Team ein persönliches Gespräch zu führen. Ich treffe mich mit den Mitgliedern des Geschäftsteams, er mit den Mitgliedern des Produktteams. Jedes Quartal wechseln wir, um die Dinge zu mischen und eine offene Kultur zu erhalten.
• Diskussionen sind so weit wie möglich öffentlich zugänglich: in öffentlichen Slack-Kanälen, Google-Dokumenten, in Diskussionen auf Github, ... Mehr dazu, wenn wir über die Kommunikationsplattformen sprechen.
• Wie ich bereits sagte, sorgen wir dafür, dass alle so weit wie möglich auf dem Laufenden bleiben, indem wir nach den Sitzungen Ankündigungen austauschen. Das bedeutet, dass wir uns am Ende jeder Sitzung bewusst die Frage stellen: "Was sollte der Rest des Teams über das wissen, was wir hier besprochen haben?", und Informationen, die weitergegeben werden sollten, werden weitergegeben, damit sie nicht versehentlich im Verborgenen bleiben.
• Es geht nicht nur um die Sitzungen. Wir fördern eine offene und transparente Kultur auch außerhalb der Sitzungen. Jeder wird ermutigt, sich zu äußern, wenn etwas nicht funktioniert. Alle treiben die Dinge voran und können ihren Verstand gebrauchen und ihre Meinung sagen, nicht nur mein Mitbegründer und ich. Das ist wirklich wichtig, damit die Dinge funktionieren. Ein Buch, das mir in diesem Zusammenhang sehr gut gefallen hat, ist "Radical Candor" von Kim Scott.

All dies ermöglicht es einem Team, das als Einheit denkt und arbeitet, um seine Ziele zu erreichen, anstatt als eine Reihe von nicht aufeinander abgestimmten Individuen zu arbeiten.

Especially when working remotely, it is of huge importance to keep sharing information even more intently than you would normally, as everybody is hiding in their own rooms and information doesn’t get shared “by accident”.

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3. Wie unser Aufbau in Bezug auf die Kommunikationsplattformen aussieht

Viele Leute springen gerne zu diesem Teil, da es viel Spaß macht, dies herauszufinden: Welche Kommunikationsplattformen sollen wir verwenden? Sollen wir Slack oder etwas anderes verwenden? Wo behalten wir den Überblick über dies und das?

So viel Spaß das auch macht und so aufregend es auch ist, ich habe es mir für den Schluss aufgehoben, denn die Plattformen sind nur ein Hilfsmittel für das, was man erreichen will.

Und es bedeutet auch, dass wir uns das Wichtigste für den Schluss aufgehoben haben und wir mit einem Höhepunkt enden können!

Here’s the platforms we use to keep our internal communication organized and flowing:

• Slack: Hier tauschen wir Ankündigungen und Aktualisierungen aus, führen schnelle Diskussionen in Threads, und es ist auch der zentrale Ort, an dem wir neue Änderungen in Google Docs & Github usw. verfolgen können.
• Google Docs: wie gesagt, hier halten wir die Vorbereitung und die Ergebnisse von Diskussionen fest und setzen einige dieser Diskussionen zwischendurch fort (in Kommentar-Threads zum Dokument); es ist der beste Ort für jede Diskussion, die tiefere Gedanken erfordert (im Gegensatz zu den schnellen Diskussionen in Slack)
• Zoom: Wir verwenden Zoom für die meisten unserer Videokonferenzen, da es recht stabil ist und wir es problemlos neben Google Docs verwenden können.
• Discord: Vor kurzem haben wir auch Discord hinzugefügt, um die Kommunikation untereinander zu erleichtern (nur mit Audio). So können wir beispielsweise Entwicklungsvorfälle schneller besprechen oder während der Arbeit in einem gemeinsamen Discord-Kanal abhängen, genau wie im Büro.
• Intercom: Unsere Kundenkommunikation läuft über Intercom, und wir können dort interne Notizen hinzufügen, uns gegenseitig erwähnen, einander zuweisen usw.; das macht es einfach, Kunden als Team anzusprechen
• Salesflare: Während Intercom eher für Supportzwecke verwendet wird, verwenden wir Salesflare für alles, was mit Verkauf zu tun hat oder dem Verkauf ähnelt: größere Interessenten, Integrationspartner, Lösungspartner, Inhaltspartner, Podcast-Gäste, Investoren, ... die gesamte Nachbereitung und Kommunikation in diesem Zusammenhang erfolgt in Salesflare mit automatisierten Daten, zentralisierten E-Mail-Threads, Meetings, internen Notizen mit Erwähnungen, E-Mail-Verfolgung usw.
• Github: Unsere Diskussionen über Bugs, Verbesserungen und Feature Requests finden in Github statt; so bleibt es eng mit dem Code verbunden, und es gibt auch eine Verbindung zu Intercom

Dieser Stack funktioniert für uns sehr gut, und wir haben alles miteinander integriert, zu einem großen Teil über Zapier, wodurch unsere Kommunikation nahtlos und weitgehend automatisch durch das Unternehmen fließt.

Kommunikationsplattformen sind ein wichtiger Faktor für das Funktionieren der oben erwähnten Prozesse, insbesondere wenn alles aus der Ferne erfolgt.

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Schlussfolgerung

Es kommt wirklich alles zusammen, wenn Sie:

1. Sicherstellen, dass die Sitzungszeit so effizient wie möglich genutzt wird
2. Aufrechterhaltung des Informationsflusses in und zwischen den Sitzungen
3. Implementieren Sie die richtigen Kommunikationsplattformen, um dies so einfach wie möglich zu machen.

So organisieren wir diese Dinge bei Salesflare, aber natürlich ist dies nur eine Inspiration und alles funktioniert in jedem Unternehmen ein wenig anders.

Ich freue mich darauf, mit Ihnen gemeinsam zu überlegen, wie Sie Ihre interne Kommunikation optimal organisieren können, damit Ihr Remote Startup-Team wie geschmiert läuft.

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Zögern Sie nicht! Wenn Sie Fragen haben, schreiben Sie mir in die Kommentare oder senden Sie eine Nachricht an das Team im Chat auf unserer Homepage.

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