So führst du ein Remote-Team
Lass deine interne Kommunikation wie ein Uhrwerk laufen
Gestern habe ich bei der RemoteCon, der ersten europäischen Remote-Konferenz zum Thema Remote-Arbeit, einen Vortrag über „How to Manage a Remote Team“ gehalten. (Das ist ganz schön viel Remote!)
Ich war sehr stolz darauf, gemeinsam mit Experten wie Jason Fried von Basecamp, David Darmanin von Hotjar und Darren Murph von Gitlab auf der Bühne zu stehen. Und die Fragerunde wurde von Veronica Fresneau von EU-Startups geleitet.
Viele haben bereits nach den Folien gefragt. Deshalb habe ich beschlossen, den vollständigen Vortrag und die Folien hier im Blog in einem gut lesbaren Format verfügbar zu machen.
Ich werde darauf eingehen, wie wir bei Salesflare remote zusammenarbeiten – mit besonderem Fokus darauf, wie wir intern kommunizieren, damit alles wie ein Uhrwerk läuft.
Viel Spaß!
Ich bin Jeroen Corthout, Mitgründer von Salesflare.
Bei Salesflare entwickeln wir ein menschlicheres CRM. Es ist tatsächlich einfach zu bedienen, verlangt nicht all die Dateneingaben, die du aus CRMs gewohnt bist, und hilft dir außerdem dabei, bessere Arbeit für deine Kunden zu leisten. In der Vergangenheit habe ich in verschiedenen Rollen gearbeitet – in Unternehmen, einer Agentur und einigen Startup-Projekten. Meistens ging es dabei um Kommunikationsprobleme.
Salesflare wird von Tausenden kleinen und mittleren Unternehmen auf der ganzen Welt genutzt, vor allem in Nordamerika und Europa.
Das bedeutet, dass wir schon vor COVID-19 vollständig remote mit unseren Kunden gearbeitet haben. Und wir hatten bereits mehr als fünf Jahre Erfahrung mit dieser Arbeitsweise.
Du wechselst zum Remote-Vertrieb? Lies, wie du wie ein Profi remote verkaufst.
Was wir allerdings noch nie getan hatten, war, mit unserem eigenen Team remote zu arbeiten.
Wir waren schon immer fest von den Vorteilen überzeugt, die es mit sich bringt, im selben Raum zu sein: als echtes Team und als Gruppe von Freunden auf persönlichere Weise miteinander zu interagieren, nebeneinander zu sitzen und Dinge leichter zu besprechen, informell und unkompliziert Dinge miteinander zu teilen. Wir glaubten, dass es uns in puncto Geschwindigkeit und Effizienz einen Vorteil verschaffte, ein Team in einem Raum zu sein.
Erst als wir gezwungen waren, in eine Remote-Umgebung zu wechseln, wurde uns klar, wie dysfunktional unsere Kommunikation gewesen war, weil wir uns auf diese Annahmen verlassen hatten.
Und damit meine ich nicht, dass sie schrecklich war: Jedes Unternehmen, in dem ich zuvor gearbeitet habe, hat es mit Sicherheit schlechter gemacht.
Aber als Salesflare, ein Unternehmen, das stolz auf seine klare und umfassende Kommunikation nach außen und nach innen ist, hatten wir definitiv einige ernsthafte Probleme zu beheben.
In den vergangenen drei Monaten haben wir hart daran gearbeitet, unsere interne Kommunikation zu verbessern und effektiver zusammenzuarbeiten. Ich freue mich, mit dir zu teilen, was bei uns funktioniert, damit ich dich vielleicht ebenfalls dazu inspirieren kann, deine interne Kommunikation zu verbessern.
Ich teile, welche Systeme, Tools und Prozesse wir nutzen, um als ein eng verbundenes Team zusammenzuarbeiten, obwohl wir gerade alle remote arbeiten – in verschiedenen Räumen und verschiedenen Gebäuden.
In den nächsten 10 Minuten erfährst du von mir:
- Wie wir den ROI aus der investierten Zeit in Meetings maximieren
- Wie wir dafür sorgen, dass Informationen im Team fließen
- Wie unser Setup im Hinblick auf Kommunikationsplattformen aussieht
1. Wie wir den ROI aus der investierten Zeit in Meetings maximieren
Da wir uns bei Salesflare extrem darauf konzentrieren, Wert für Kunden zu schaffen, und dabei viel in Teams sowie mit gründlichem Nachdenken und Planen umsetzen, verbringen wir ziemlich viel gemeinsame Zeit in Meetings.
Früher bedeutete die Verbesserung unserer Prozesse oft, zusätzliche Meetings anzusetzen, um Dinge noch besser zu besprechen und zu planen. Nach einer Weile verbrachten wir dadurch allerdings einen großen Teil unserer Zeit in diesen Meetings, statt tatsächlich Wert zu schaffen.
Auch die Effizienz der Meetings begann zu leiden:
- Meetings gingen immer deutlich über die geplante Zeit hinaus, damit wir kein weiteres Meeting brauchten
- Die Menschen verloren in den Meetings zunehmend den Fokus, was der Effizienz ernsthaft schadete
- Diskussionen blieben oft viel zu lange an einigen wenigen wichtigen Punkten hängen
- Wir vergaßen, was genau wir entschieden hatten und warum. Dadurch kamen wir unnötigerweise wieder auf Dinge zurück
- Wir verloren das Gespür dafür, wie andere die Diskussion empfanden. Dadurch drehten wir uns zu oft im Kreis und kamen immer wieder auf dieselben Schlussfolgerungen zurück
- Wir verbrachten in Meetings viel Zeit damit, Dinge anzusehen und darüber nachzudenken, die wir uns auch vorher hätten ansehen und durchdenken können, ohne dafür die Zeit aller zu beanspruchen
Das sind die Regeln, die wir inzwischen befolgen, um das zu vermeiden:
- Wir trennen verschiedene Arten von Diskussionen – zum Beispiel strategische und operative – in unterschiedliche Meetings, damit wir uns nicht auf einer dieser Ebenen zu sehr festfahren. Wir haben zum Beispiel Sprint-Meetings und Sprint-Vorbereitungsmeetings, Meetings zu Funktionen und Meetings zur Planung von Funktionen sowie Growth-Meetings und Meetings zu Growth-Ideen.
- Die meisten Meetings haben eine Agenda, die festlegt, was in dem Meeting besprochen werden soll und worauf man sich dafür vorbereiten muss. Für unsere Meetings zu Funktionen, in denen wir Funktionen in einer Reihe von Meetings vollständig ausarbeiten, haben wir zum Beispiel eine feste Struktur für die Agenda und die Vorbereitung jedes Meetings.
- Wir gehen nicht in Meetings, ohne vorher über die Themen nachzudenken. Jeder von uns bereitet das Meeting in einem eigenen Dokument vor und teilt diese Vorbereitung mindestens einen Tag vorher. So können alle die Vorbereitung bereits lesen und erste Kommentare hinzufügen, damit die Diskussion schon in Gang kommt.
- Wir versuchen, die meisten Meetings – etwa Meetings zu Funktionen – auf maximal drei Personen zu begrenzen. Wir haben festgestellt, dass bei Meetings mit mehr Personen nur drei aktiv teilnehmen und der Rest langsam einschläft.
- Wir schalten immer die Kamera ein und lassen während der Diskussion die Gesichter aller auf dem Bildschirm. Die Gesichtsausdrücke unserer Teammitglieder sind wichtig, um zu wissen, wie sie das Besprochene empfinden. Und wir merken, wenn sie die Aufmerksamkeit verlieren.
- Zusätzlich öffnen wir in Google Docs ein Dokument mit einer festen Struktur. Es handelt sich um ein gemeinsames Dokument, das sich von den individuellen Vorbereitungsdokumenten unterscheidet. Dort halten wir jede Entscheidung fest, die wir treffen. Auch wenn wir entscheiden, eine bestimmte Sache nicht zu tun, schreiben wir das auf. So wird der gesamte Entscheidungsprozess für diejenigen dokumentiert, die nicht im Meeting waren, und für später. Eine Person ist für das Anfertigen der Notizen verantwortlich, während die anderen den Inhalt live auf ihrem Bildschirm verfolgen und Korrekturen vorschlagen können.
- Wenn die Diskussion ins Stocken gerät, parken wir den Diskussionspunkt sofort in einer Fragenliste. Diese kann in einer separaten Liste am Anfang stehen oder innerhalb der Dokumentstruktur in einer bestimmten Farbe hervorgehoben werden.
- Wir begrenzen Meetings auf zwei Stunden. Eine Verlängerung über diesen Punkt hinaus beeinträchtigt die Aufmerksamkeit und ist nicht mehr produktiv.
- Nach 30 Minuten erinnern wir zum ersten Mal daran, langsam zum Abschluss zu kommen. Nach 15 Minuten beginnen wir mit dem Abschluss. Das bedeutet, dass wir die Ankündigungen des Meetings ausformulieren und das nächste Meeting planen, falls es nötig ist.
- Die Ankündigungen des Meetings sind eine kurze Zusammenfassung der Schlussfolgerungen und des Status des Meetings für alle, die nicht daran beteiligt waren. Wir veröffentlichen diese Ankündigungen in Slack, damit das gesamte Team einfach auf dem aktuellen Stand bleibt, auch ohne das vollständige Meeting-Dokument zu lesen.
- Nach und zwischen Meetings können die Diskussionen im Meeting-Dokument weitergehen. Das geschieht in Kommentar-Threads. Der Dokumentinhaber – die Person, die dafür verantwortlich war, die Diskussionen schriftlich festzuhalten – verfolgt diese Diskussionen weiter und ist dafür verantwortlich, auf Schlussfolgerungen hinzuarbeiten.
Das ist unser aktueller Ansatz, aber wir arbeiten laufend daran, wie wir Meetings angehen, um sicherzustellen, dass wir unsere Zeit mit maximaler Effizienz nutzen. Unsere Fähigkeit, in diesen Meetings in kurzer Zeit viel Wert zu schaffen, macht uns gegenüber größeren Unternehmen mit mehr Ressourcen wettbewerbsfähig. Deshalb ist das für uns extrem wichtig.
Wenn du nur einige dieser Regeln umsetzt, wirst du sofort feststellen, dass deine Meeting-Zeit deutlich besser genutzt ist als zuvor, und deine Produktivität wird in die Höhe schnellen.
2. Wie wir dafür sorgen, dass Informationen im Team fließen
Wie ich am Anfang gesagt habe, dachten wir früher, dass die Kommunikation ganz automatisch fließen würde, wenn wir im selben Raum sitzen.
Als unser Team wuchs – noch bevor wir mit unserem Team und unserer internen Kommunikation auf remote umstellten –, begannen wir durch viele kleine Missgeschicke zu verstehen, dass die Dinge nicht so funktionieren. Schritt für Schritt haben wir viele kleine Änderungen vorgenommen, um sicherzustellen, dass Informationen mühelos durch das Team fließen, ohne dass wir überhaupt darüber nachdenken müssen.
Ich erinnere mich noch sehr deutlich daran, in einem großen Unternehmen und sogar in einer Agentur gearbeitet zu haben und oft nicht zu wissen, womit sich die Person neben mir den ganzen Tag beschäftigte – geschweige denn die anderen Menschen im Unternehmen.
Informationen wurden nur sehr schlecht geteilt. Dadurch war es viel schwieriger, als effektives Team gegenüber Kunden aufzutreten oder sich überhaupt als Teil eines Teams zu fühlen, das gemeinsam etwas voranbringen wollte.
Bei Salesflare geben wir unser Bestes, genau das Gegenteil zu erreichen. Hier sind einige Dinge, die wir dafür tun:
- Auf der grundlegendsten Ebene organisieren wir jeden Morgen Stand-up-Meetings. Im Büro haben wir das früher live gemacht, sobald alle angekommen waren. Im Remote-Setting haben wir angefangen, die Updates in Slack zu schreiben. Wir listen auf, was wir am Vortag erledigt haben und was wir an diesem Tag tun werden. Das ist aus vielen Gründen sinnvoll: 1. Jeder weiß, woran die anderen gerade arbeiten. 2. Man nimmt sich einen Moment Zeit, um über den Vortag nachzudenken. 3. Und man muss seinen Tag bewusst planen. Nur Best Practices!
- Damit wir unsere Fähigkeiten weiter schärfen, aus unseren Fehlern lernen und unsere Prozesse verbessern – also auch alles, worüber wir hier sprechen –, organisieren wir jeden zweiten Freitag am Nachmittag Team-Meetings. Wir listen auf, was in den vergangenen zwei Wochen schiefgelaufen ist und was gut funktioniert hat. Bei den negativen Punkten besprechen wir Lösungen. Aus den positiven Punkten leiten wir Learnings ab. Danach zeigen wir unsere Kennzahlen und, woran wir in den vergangenen zwei Wochen gearbeitet haben.
- Auch auf individueller Ebene nehmen wir uns jeden Monat Zeit, um unsere Fähigkeiten weiter zu schärfen. Das bedeutet, dass mein Mitgründer und ich uns Zeit für ein persönliches Gespräch mit jedem Teammitglied nehmen. Ich treffe mich mit denjenigen aus dem Business-Team, er mit denjenigen aus dem Produktteam. Jedes Quartal wechseln wir, um etwas Abwechslung hineinzubringen und eine offene Kultur zu bewahren.
- Diskussionen sind so weit wie möglich öffentlich zugänglich: in öffentlichen Slack-Kanälen, Google-Dokumenten, in Diskussionen zu Github-Issues und so weiter. Mehr dazu, wenn wir über die Kommunikationsplattformen sprechen.
- Wie ich bereits erwähnt habe, stellen wir durch das Teilen von Ankündigungen nach Meetings sicher, dass jeder so gut wie möglich auf dem neuesten Stand bleibt. Das bedeutet, dass wir uns am Ende jedes Meetings ganz bewusst die Frage stellen: „Was sollte der Rest des Teams über unsere Diskussion wissen?“ Informationen, die geteilt werden sollten, werden geteilt, damit sie nicht versehentlich verborgen bleiben.
- Es geht nicht nur um die Meetings. Wir fördern auch außerhalb der Meetings eine offene und transparente Kultur. Jeder wird dazu ermutigt, den Mund aufzumachen, wenn etwas nicht funktioniert. Jeder bringt Dinge voran, kann seinen Verstand einsetzen und seine Meinung sagen – nicht nur mein Mitgründer und ich. Das ist entscheidend dafür, dass die Dinge funktionieren. Ein Buch, das mir dazu besonders gut gefallen hat, ist „Radical Candor“ von Kim Scott.
All das ermöglicht es einem Team, als Einheit zu denken und zu arbeiten und seine Ziele zu erreichen, statt als Gruppe unkoordiniert arbeitender Einzelpersonen.
Gerade bei der Remote-Arbeit ist es enorm wichtig, Informationen noch konsequenter zu teilen, als du es normalerweise tun würdest, weil sich jeder in seinem eigenen Raum versteckt und Informationen nicht „zufällig“ weitergegeben werden.
3. So sieht unser Setup bei den Kommunikationsplattformen aus
Viele springen gern direkt zu diesem Teil, weil es viel Spaß macht, das herauszufinden: Welche Kommunikationsplattformen sollen wir nutzen? Sollten wir Slack oder etwas anderes verwenden? Wo halten wir dies und jenes nach?
So unterhaltsam und spannend das auch ist, habe ich diesen Teil hier bis zum Schluss aufgehoben, weil die Plattformen lediglich Mittel sind, um das zu ermöglichen, was du erreichen willst.
Und natürlich bedeutet das auch, dass wir uns das Beste bis zum Schluss aufgehoben haben und mit einem Höhepunkt enden!
Hier sind die Plattformen, die wir nutzen, um unsere interne Kommunikation zu organisieren und im Fluss zu halten:
- Slack: Hier teilen wir Ankündigungen und Updates, führen schnelle Diskussionen in Threads und haben außerdem einen zentralen Ort, an dem wir neue Änderungen in Google Docs, Github und anderen Tools nachverfolgen können.
- Google Docs: Wie ich bereits gesagt habe, bewahren wir dort die Vorbereitung und Ergebnisse von Diskussionen auf und führen einige dieser Diskussionen zwischendurch weiter – in Kommentar-Threads im Dokument. Das ist der beste Ort für jede Diskussion, die gründlicheres Nachdenken erfordert, im Gegensatz zu den schnellen Diskussionen in Slack.
- Zoom: Wir nutzen Zoom für die meisten unserer Video-Meetings, weil es ziemlich stabil ist und sich problemlos parallel zu Google Docs verwenden lässt.
- Discord: Vor Kurzem haben wir Discord ebenfalls in den Mix aufgenommen, damit wir leichter miteinander sprechen können – nur per Audio. So können wir zum Beispiel Entwicklungsvorfälle schneller besprechen oder während der Arbeit in einem gemeinsamen Discord-Kanal abhängen, genau wie im Büro.
- Intercom: Unsere Kundenkommunikation läuft über Intercom, und wir können dort interne Notizen hinzufügen, einander erwähnen, einander Aufgaben zuweisen und so weiter. Dadurch lassen sich Kunden leicht als Team betreuen.
- Salesflare: Während wir Intercom eher für Support-Angelegenheiten verwenden, nutzen wir Salesflare für alles, was mit Vertrieb zu tun hat oder dem Vertrieb ähnelt: größere Prospects, Integrationspartner, Lösungspartner, Content-Partner, Podcast-Gäste, Investoren und so weiter. Die gesamte Nachverfolgung und Kommunikation rundherum findet in Salesflare statt – mit automatisierten Daten, zentralisierten E-Mail-Threads, Meetings, internen Notizen mit Erwähnungen, E-Mail-Nachverfolgung und vielem mehr.
- Github: Unsere Diskussionen über Bugs, Verbesserungen und Feature-Anfragen finden in Github statt. So bleiben sie eng mit dem Code verknüpft und werden außerdem mit Intercom verbunden.
Dieser Stack funktioniert für uns sehr gut, und wir haben alles miteinander integriert – zu einem großen Teil über Zapier. Dadurch fließt unsere Kommunikation nahtlos und weitgehend automatisch durch das gesamte Unternehmen.
Kommunikationsplattformen sind ein enorm wichtiger Faktor dafür, dass die zuvor besprochenen Prozesse funktionieren – besonders dann, wenn alles remote stattfindet.
Fazit
Am Ende fügt sich alles zusammen, wenn du:
- Dafür sorgst, dass die Meeting-Zeit möglichst effizient genutzt wird
- Den Informationsfluss während und zwischen Meetings aufrechterhältst
- Die richtigen Kommunikationsplattformen einführst, damit das so einfach wie möglich wird
So organisieren wir diese Dinge bei Salesflare, aber natürlich dient das nur als Inspiration – in jedem Unternehmen funktioniert alles ein wenig anders.
Also stell deine Fragen (in den Kommentaren sind sie jetzt herzlich willkommen!), und ich denke gerne mit dir darüber nach, wie du deine interne Kommunikation bestmöglich organisieren kannst, damit dein Remote-Startup-Team wie ein Uhrwerk läuft.
Zögere nicht! Wenn du Fragen hast, schreib mir in den Kommentaren oder sende dem Team eine Nachricht über den Chat auf unserer Homepage.
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