Comment gérer une équipe à distance

Faites en sorte que votre communication interne fonctionne comme une horloge

Yesterday I gave a talk about “How to Manage a Remote Team” at RemoteCon, the first remote conference in Europe on the topic of remote work. (That’s a lot of remote!)

J'ai été très fier de présenter aux côtés de conférenciers experts comme Jason Fried de Basecamp, David Darmanin de Hotjar et Darren Murph de Gitlab. La séance de questions-réponses a été animée par Veronica Fresneau de EU-Startups.

De nombreuses personnes ont déjà demandé les diapositives, j'ai donc décidé de mettre à disposition l'intégralité de l'exposé et des diapositives ici sur le blog dans un format lisible.

I’ll go into how we work together remotely at Salesflare, with a special focus on how to communicate internally to make everything run like clockwork.

Profitez-en !

I’m Jeroen Corthout, co-founder of Salesflare.

At Salesflare, we build a more human CRM. It’s actually easy to use, it doesn’t require all the data input you’re used to in CRMs, and it helps you to do a better job with your customers as well. In the past, I’ve been working in different roles, within corporates, an agency and some startup projects. Usually working on communication issues.

Salesflare dessert des milliers de petites et moyennes entreprises dans le monde entier, mais principalement en Amérique du Nord et en Europe.

Cela signifie qu'avant COVID-19, nous étions déjà entièrement à distance avec nos clients. Et nous avions plus de 5 ans d'expérience dans ce domaine.

Passer à la vente à distance ? Lisez comment vendre à distance comme un pro.

Ce que nous n'avions jamais fait, en revanche, c'est la mise à distance de notre équipe elle-même.

Nous avons toujours cru fermement aux avantages d'être ensemble dans la même pièce : interagir comme une véritable équipe et comme un groupe d'amis de manière plus intime, être à côté les uns des autres pour discuter plus facilement des choses, partager des choses de manière informelle avec facilité. Nous pensions que le fait d'être une seule équipe dans une seule pièce nous donnait un avantage en termes de rapidité et d'efficacité.

It’s only after we were forced into a remote setting that we understood how dysfunctional our communication had been by relying on these assumptions.

And I don’t mean it was horrible: every company I worked for in the past most certainly did worse.

Mais en tant que Salesflare, une entreprise qui s'enorgueillit d'une communication claire et complète, tant en interne qu'en externe, nous avions certainement de sérieux problèmes à résoudre.

Over the last 3 months we have been working hard on improving our internal communication to work together more effectively, and I’m happy to share with you what is working for us, so that maybe I can inspire you to improve your internal communication as well.

I’ll share what systems, tools, and processes we use to work together as one tight knit team, even though we are all working remotely from different rooms in different buildings right now.

Over the next 10 minutes, you’ll learn from me:

1. Comment maximiser le retour sur investissement du temps consacré aux réunions ?
2. Comment l'information circule-t-elle au sein de l'équipe ?
3. Comment se présente notre configuration en termes de plates-formes de communication

1. Comment maximiser le retour sur investissement du temps consacré aux réunions ?

As we’re extremely focused on building value for customers at Salesflare, and as we do a lot of that building as a team and with a good amount of thinking and planning, this means that we spend quite some time together in meetings.

Dans le passé, l'amélioration de nos processus signifiait souvent l'ajout de réunions supplémentaires pour discuter et planifier les choses encore mieux, ce qui signifiait qu'au bout d'un certain temps, nous passions une grande partie de notre temps dans ces réunions à faire cela au lieu de créer réellement de la valeur.

L'efficacité des réunions a également commencé à en souffrir :

• Meetings started going way over time to make sure we didn’t need another one
• Les gens ont commencé à se déconcentrer lors des réunions, ce qui a gravement nui à l'efficacité.
• Les discussions restaient souvent bloquées trop longtemps sur quelques points clés
• We would forget what exactly we decided and why, which meant we’d come back on things unnecessarily
• We’d lose touch of how others felt about the discussion, which meant circling around conclusions and coming back to them too often
• We’d lose a lot of time in meetings looking at and thinking about things we could have looked at and thought about beforehand, without losing everyone’s time

Here’s the rules we follow now to avoid this:

1. We separate different types of discussions (for instance strategic vs. operational) in different meetings, to make sure that we don’t get too stuck on either of these levels. We for instance have sprint meetings and sprint prep meetings, feature meetings and feature planning meetings, and growth meetings and growth ideas meetings.
2. La plupart des réunions ont un ordre du jour qui définit ce qui sera discuté et ce qui doit être préparé pour cette réunion. Pour nos réunions sur les fonctionnalités (au cours desquelles nous examinons l'ensemble des fonctionnalités dans le cadre d'une série de réunions), par exemple, nous avons une structure fixe pour l'ordre du jour et la préparation de chaque réunion.
3. We don’t go into meetings without thinking about things beforehand. We each prepare the meeting in an individual document and share this preparation at least a day before. That way everyone can already read the prep and add some first comments to get the discussion moving already.
4. Nous essayons de limiter la plupart des réunions (comme les réunions sur les fonctionnalités) à 3 personnes maximum. Nous avons constaté que si nous organisons des réunions avec plus de personnes, seules 3 personnes participent activement et les autres commencent à s'endormir.
5. We always turn on video and keep everyone’s faces on the screen during the discussion. The expressions of our team mates are important to know how they feel about what’s being discussed. And we know when they’re losing attention.
6. Next to this, we open a document in Google Docs with a set structure (a shared document that is different from the individual prep documents). It’s where we take note of every decision we make. Even if we decide not to do a certain thing, we write it down. That way the whole decision process is tracked for those not in the meeting and for later. One person is responsible for taking notes, the rest can follow this live on their screen and suggest corrections.
7. Si la discussion s'enlise, nous plaçons immédiatement le point de discussion dans une liste de questions. Celle-ci peut figurer dans une liste séparée en haut du document ou dans la structure du document, surlignée d'une certaine couleur.
8. Nous limitons les réunions à 2 heures. Les réunions qui se prolongent au-delà de cette durée nuisent à l'attention et cessent d'être productives.
9. Au bout de 30 minutes, nous donnons un premier rappel pour commencer à conclure. Au bout de 15 minutes, nous commençons à conclure. Cela signifie que nous rédigeons les annonces de la réunion et que nous planifions la prochaine réunion si nécessaire.
10. The announcements of the meeting are a short summary of the conclusions and status of the meeting for everyone who wasn’t involved. These announcements are posted in Slack so the whole team stays up to date in an easy way, even without reading the full meeting document.
11. Après et entre les réunions, les discussions peuvent se poursuivre dans le document de la réunion. C'est ce qui se passe dans les fils de commentaires. Le propriétaire du document (la personne responsable de la saisie des discussions) assure le suivi de ces discussions et est responsable de l'élaboration des conclusions.

This is what we’re doing currently, but we keep working on how we attack meetings to make sure that we spend our time with maximum efficiency. Our ability to create a lot of value in these meetings in little time is what makes us competitive towards bigger players with more resources, so it’s extremely important to us.

If you only implement some of these rules, you’ll immediately find that your meeting time is much more well spent than it was before, and your productivity will soar.

2. Comment assurer la circulation de l'information au sein de l'équipe

Comme je l'ai dit au début, nous avions l'habitude de croire que le fait d'être assis dans la même pièce favoriserait naturellement la communication.

Au fur et à mesure que notre équipe grandissait, avant même de passer à la communication à distance avec notre équipe et la communication interne, nous avons commencé à comprendre, à travers de nombreux petits incidents, que ce n'était pas ainsi que les choses fonctionnaient. Pas à pas, nous avons apporté de nombreux petits changements pour nous assurer que l'information circule dans l'équipe sans effort, sans même que nous ayons besoin d'y penser.

Je me souviens très bien avoir travaillé dans une grande entreprise et même dans une agence, souvent sans savoir ce que la personne assise à côté de moi allait faire toute la journée, sans parler des autres membres de l'entreprise.

L'information était très mal partagée, ce qui signifiait qu'il était beaucoup plus difficile de fonctionner comme une équipe efficace vis-à-vis des clients, ou même de sentir que l'on faisait partie d'une équipe qui essayait de faire avancer les choses ensemble.

At Salesflare, we try our best to achieve the opposite. Here’s some of the things we do to make this happen:

• On the most basic level, we organize stand up meetings every morning. In the office we used to do this live as soon as everyone had arrived. In a remote setting, we started typing it up in Slack. We list what we’ve done the previous day and what we’ll do that day. This is good for many reasons: 1. Everyone knows what everyone else is working on 2. You take a moment to reflect on the previous day 3. And you also need to consciously plan your day. Only best practices!
• To make sure we keep sharpening the saw, learn from our mistakes, and improve our processes (like everything we’re discussing here) we organize team meetings every 2 weeks on Friday afternoon. We list what went wrong in the past 2 weeks and what went well. For the negatives, we discuss solutions. For the positives, we extract learnings. And after this we demo our metrics and what we’ve been working on in the past 2 weeks.
• Au niveau individuel, nous prenons également du temps chaque mois pour affûter la scie. Cela signifie que mon cofondateur et moi-même prenons le temps d'avoir un entretien individuel avec chaque membre de l'équipe. Je rencontre les membres de l'équipe commerciale, il rencontre les membres de l'équipe produit. Chaque trimestre, nous changeons pour mélanger les choses et maintenir une culture ouverte.
• Discussions are publicly accessible as much as possible: in public Slack channels, Google documents, in discussion on Github issues, … More about that when we talk about the communication platforms.
• Like I said previously, we make sure that everyone stays up to date as much as possible by sharing announcements after meetings. This means that at the end of each meeting we intentionally ask ourselves the question “what should the rest of the team know about what we discussed here?” and information that should be shared is shared, so it doesn’t stay hidden by accident.
• It’s not just about the meetings. We stimulate an open and transparent culture also outside the meetings. Everyone is encouraged to speak up when things are not working. Everyone moves things forward and can use their brains and speak their minds, instead of just my co-founder and I. This is really essential to making things work. A book I really enjoyed about this is “Radical Candor” by Kim Scott.

Tout cela permet à une équipe de penser et de travailler comme un seul homme pour atteindre ses objectifs, au lieu de travailler comme une série d'individus non alignés.

Especially when working remotely, it is of huge importance to keep sharing information even more intently than you would normally, as everybody is hiding in their own rooms and information doesn’t get shared “by accident”.

3. Comment se présente notre organisation en termes de plates-formes de communication

A lot of people like to jump to this part, as it’s a lot of fun to figure this out: what communication platforms shall we use? Should we use Slack or something else? Where do we keep track of this and that?

As much fun and exciting as it is, I kept it for last here, because the platforms are just enablers for what you’re trying to achieve.

Et cela signifie aussi que nous avons gardé les choses juteuses pour la fin, bien sûr, et que nous pouvons terminer sur une bonne note !

Here’s the platforms we use to keep our internal communication organized and flowing:

• Slack: we share announcements and updates here, have quick discussions in threads, and it’s also the central place where we can keep track of new changes in Google Docs & Github, etc.
• Google Docs: like I said, that’s where we keep the preparation and results of discussions and continue some of those discussion in between (in comment threads on the document); it’s the best place for any discussion that requires deeper thought (vs. the quick discussions in Slack)
• Zoom: we use Zoom for most of our video meetings, as it’s quite stable and easily allows us to use it next to Google Docs
• Discord : nous avons récemment ajouté Discord au mélange pour faciliter les échanges (avec audio uniquement) ; nous pouvons, par exemple, discuter plus rapidement des incidents de développement, ou rester sur un canal Discord partagé tout en travaillant, comme au bureau.
• Intercom : nos communications avec les clients passent par Intercom et nous pouvons y ajouter des notes internes, nous mentionner les uns les autres, nous assigner les uns les autres, etc.
• Salesflare: while Intercom is used more for support reasons, we use Salesflare for everything that is sales or like sales: larger prospects, integration partners, solution partners, content partners, podcast guests, investors, … all follow up and communication around this happens in Salesflare with automated data, centralized email threads, meetings, internal notes with mentions, email tracking, etc.
• Github : nos discussions sur les bogues, les améliorations et les demandes de fonctionnalités se déroulent sur Github ; de cette façon, nous restons étroitement liés au code et nous nous connectons également à Intercom.

This stack works really well for us and we’ve got it all integrated with each other, for a large part through Zapier, which makes our communication flow seamlessly and largely automatically through the company.

Les plateformes de communication sont un outil essentiel pour faire fonctionner les processus dont j'ai parlé plus haut, en particulier lorsque tout se passe à distance.

Conclusion

Tout se passe vraiment bien si vous.. :

1. Veiller à ce que le temps de réunion soit utilisé de la manière la plus efficace possible
2. Assurer la circulation de l'information pendant et entre les réunions
3. Mettez en œuvre les bonnes plateformes de communication pour faciliter les choses au maximum.

C'est ainsi que nous organisons ces choses chez Salesflare, mais bien sûr, il ne s'agit que d'une inspiration et tout fonctionne un peu différemment dans chaque entreprise.

So please fire off your questions (they’re welcome in the comments now!) and I’m happy to think along with you on how to make sure you can organize your internal communication in the best possible way, so your remote startup team can run like clockwork.

Don’t hesitate! If you have any questions, hit me up in the comments or send a message to the team on the chat on our homepage.

Nous espérons que cet article vous a plu. Si c'est le cas, passez le mot !

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Jeroen Corthout

Co-fondateur chez Salesflare

Je suis cofondateur de Salesflare, le CRM simple et puissant pour les petites entreprises. J'aime la croissance, l'automatisation des ventes et la construction de beaux produits.

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