Comment gérer une équipe à distance

Faites en sorte que votre communication interne fonctionne comme une horloge

Hier, j'ai donné une conférence sur "Comment gérer une équipe à distance" à RemoteCon, la première conférence à distance en Europe sur le thème du travail à distance. (Cela fait beaucoup de travail à distance !)

J'étais très fier de présenter aux côtés de conférenciers experts comme Jason Fried de Basecamp, David Darmanin de Hotjar et Darren Murph de Gitlab. La séance de questions-réponses a été animée par Veronica Fresneau de EU-Startups.

De nombreuses personnes ont déjà demandé les diapositives, j'ai donc décidé de mettre à disposition l'intégralité de l'exposé et des diapositives ici sur le blog dans un format lisible.

J'expliquerai comment nous travaillons ensemble à distance chez Salesflare, en mettant l'accent sur la façon de communiquer en interne pour que tout fonctionne comme sur des roulettes.

Profitez-en !

---

Je suis Jeroen Corthout, cofondateur de Salesflare.

Chez Salesflare, nous construisons un CRM plus humain. Il est en fait facile à utiliser, il ne nécessite pas la saisie de toutes les données auxquelles vous êtes habitués dans les CRM, et il vous aide également à mieux travailler avec vos clients. Par le passé, j'ai occupé différents postes, au sein d'entreprises, d'une agence et de quelques projets de start-ups. Je travaillais généralement sur des questions de communication.

Salesflare dessert des milliers de petites et moyennes entreprises dans le monde entier, mais principalement en Amérique du Nord et en Europe.

Cela signifie qu'avant COVID-19, nous étions déjà entièrement à distance avec nos clients. Et nous avions plus de 5 ans d'expérience dans ce domaine.

Passer à la vente à distance ? Lisez comment vendre à distance comme un pro.

Ce que nous n'avions jamais fait, en revanche, c'est la mise à distance de notre équipe elle-même.

Nous avons toujours cru fermement aux avantages d'être ensemble dans la même pièce : interagir comme une véritable équipe et comme un groupe d'amis de manière plus intime, être à côté les uns des autres pour discuter plus facilement des choses, partager des choses de manière informelle avec facilité. Nous pensions que le fait d'être une seule équipe dans une seule pièce nous donnait un avantage en termes de rapidité et d'efficacité.

Ce n'est qu'après avoir été contraints de travailler à distance que nous avons compris à quel point notre communication avait été dysfonctionnelle parce qu'elle reposait sur ces hypothèses.

Et je ne veux pas dire que c'était horrible : toutes les entreprises pour lesquelles j'ai travaillé dans le passé ont certainement fait pire.

Mais en tant que Salesflare, une entreprise qui s'enorgueillit d'une communication claire et complète, tant en interne qu'en externe, nous avions certainement de sérieux problèmes à résoudre.

Au cours des trois derniers mois, nous avons travaillé dur pour améliorer notre communication interne afin de travailler ensemble plus efficacement, et je suis heureuse de partager avec vous ce qui fonctionne pour nous, de sorte que je puisse peut-être vous inspirer pour améliorer votre communication interne également.

Je partagerai les systèmes, les outils et les processus que nous utilisons pour travailler ensemble en tant qu'équipe soudée, même si nous travaillons tous à distance à partir de différentes pièces dans différents bâtiments en ce moment.

Au cours des 10 prochaines minutes, vous apprendrez de moi :

1. Comment maximiser le retour sur investissement de investir du temps dans les réunions
2. Comment l'information circule-t-elle au sein de l'équipe ?
3. Comment se présente notre configuration en termes de plates-formes de communication

---

1. Comment maximiser le retour sur investissement du temps consacré aux réunions ?

Chez Salesflare, nous nous concentrons sur la création de valeur pour les clients, et nous réalisons une grande partie de cette création en équipe, avec une bonne dose de réflexion et de planification, ce qui signifie que nous passons pas mal de temps en réunion.

Dans le passé, l'amélioration de nos processus signifiait souvent l'ajout de réunions supplémentaires pour discuter et planifier les choses encore mieux, ce qui signifiait qu'au bout d'un certain temps, nous passions une grande partie de notre temps dans ces réunions à faire cela au lieu de créer réellement de la valeur.

L'efficacité des réunions a également commencé à en souffrir :

• Les réunions ont commencé à dépasser le temps imparti pour s'assurer que nous n'avions pas besoin d'une autre réunion.
• Les gens ont commencé à se déconcentrer lors des réunions, ce qui a gravement nui à l'efficacité.
• Les discussions restaient souvent bloquées trop longtemps sur quelques points clés
• Nous oubliions ce que nous avions décidé et pourquoi, ce qui nous amenait à revenir sur certaines choses inutilement
• Nous perdions de vue l'opinion des autres sur la discussion, ce qui nous amenait à tourner autour des conclusions et à y revenir trop souvent
• Lors des réunions, nous perdrions beaucoup de temps à examiner et à penser à des choses que nous aurions pu examiner et penser à l'avance, sans perdre le temps de tout le monde.

Voici les règles que nous suivons aujourd'hui pour éviter cela :

1. Nous séparons différents types de discussions (par exemple stratégiques vs. opérationnelles) dans différentes réunions, afin de nous assurer que nous ne restons pas trop bloqués sur l'un ou l'autre de ces niveaux. Nous avons par exemple des réunions de sprint et des réunions de préparation de sprint, des réunions de fonctionnalités et des réunions de planification de fonctionnalités, et des réunions de croissance et des réunions d'idées de croissance.
2. La plupart des réunions ont un ordre du jour qui définit ce qui sera discuté et ce qui doit être préparé pour cette réunion. Pour nos réunions sur les fonctionnalités (au cours desquelles nous examinons l'ensemble des fonctionnalités dans le cadre d'une série de réunions), par exemple, nous avons une structure fixe pour l'ordre du jour et la préparation de chaque réunion.
3. Nous ne nous rendons pas aux réunions sans y avoir réfléchi au préalable. Nous préparons chacun la réunion dans un document individuel et partageons cette préparation au moins un jour avant. De cette façon, chacun peut déjà lire la préparation et ajouter quelques premiers commentaires pour faire avancer la discussion.
4. Nous essayons de limiter la plupart des réunions (comme les réunions sur les fonctionnalités) à 3 personnes maximum. Nous avons constaté que si nous organisons des réunions avec plus de personnes, seules 3 personnes participent activement et les autres commencent à s'endormir.
5. Nous activons toujours la vidéo et gardons les visages de chacun sur l'écran pendant la discussion. Les expressions de nos coéquipiers sont importantes pour savoir ce qu'ils pensent de ce qui est discuté. Et nous savons quand ils perdent leur attention.
6. À côté de cela, nous ouvrons un document dans Google Docs avec une structure définie (un document partagé qui est différent des documents individuels de préparation). C'est là que nous prenons note de toutes les décisions que nous prenons. Même si nous décidons de ne pas faire telle ou telle chose, nous l'écrivons. De cette façon, l'ensemble du processus de décision est suivi pour ceux qui ne participent pas à la réunion et pour plus tard. Une personne est responsable de la prise de notes, les autres peuvent suivre le processus en direct sur leur écran et suggérer des corrections.
7. Si la discussion s'enlise, nous plaçons immédiatement le point de discussion dans une liste de questions. Celle-ci peut figurer dans une liste séparée en haut du document ou dans la structure du document, surlignée d'une certaine couleur.
8. Nous limitons les réunions à 2 heures. Les réunions qui se prolongent au-delà de cette durée nuisent à l'attention et cessent d'être productives.
9. Au bout de 30 minutes, nous donnons un premier rappel pour commencer à conclure. Au bout de 15 minutes, nous commençons à conclure. Cela signifie que nous rédigeons les annonces de la réunion et que nous planifions la prochaine réunion si nécessaire.
10. Les annonces de la réunion sont un bref résumé des conclusions et du statut de la réunion pour tous ceux qui n'y ont pas participé. Ces annonces sont publiées dans Slack afin que toute l'équipe soit tenue au courant de manière simple, même sans lire le document complet de la réunion.
11. Après et entre les réunions, les discussions peuvent se poursuivre dans le document de la réunion. C'est ce qui se passe dans les fils de commentaires. Le propriétaire du document (la personne responsable de la saisie des discussions) assure le suivi de ces discussions et est responsable de l'élaboration des conclusions.

C'est ce que nous faisons actuellement, mais nous continuons à travailler sur la manière dont nous abordons les réunions pour nous assurer que nous utilisons notre temps avec une efficacité maximale. Notre capacité à créer beaucoup de valeur dans ces réunions en peu de temps est ce qui nous rend compétitifs face à des acteurs plus importants disposant de plus de ressources, et c'est donc extrêmement important pour nous.

Si vous ne mettez en œuvre que quelques-unes de ces règles, vous constaterez immédiatement que le temps consacré aux réunions est bien mieux utilisé qu'auparavant et que votre productivité montera en flèche.

---

2. Comment assurer la circulation de l'information au sein de l'équipe

Comme je l'ai dit au début, nous avions l'habitude de croire que le fait d'être assis dans la même pièce favoriserait naturellement la communication.

Au fur et à mesure que notre équipe grandissait, avant même de passer à la communication à distance avec notre équipe et la communication interne, nous avons commencé à comprendre, à travers de nombreux petits incidents, que ce n'était pas ainsi que les choses fonctionnaient. Pas à pas, nous avons apporté de nombreux petits changements pour nous assurer que l'information circule dans l'équipe sans effort, sans même que nous ayons besoin d'y penser.

Je me souviens très bien avoir travaillé dans une grande entreprise et même dans une agence, souvent sans savoir ce que la personne assise à côté de moi allait faire toute la journée, sans parler des autres membres de l'entreprise.

L'information était très mal partagée, ce qui signifiait qu'il était beaucoup plus difficile de fonctionner comme une équipe efficace vis-à-vis des clients, ou même de sentir que l'on faisait partie d'une équipe qui essayait de faire avancer les choses ensemble.

Chez Salesflare, nous faisons de notre mieux pour obtenir le contraire. Voici quelques-unes des choses que nous faisons pour y parvenir :

• Au niveau le plus élémentaire, nous organisons des réunions debout tous les matins. Au bureau, nous avions l'habitude de le faire en direct dès que tout le monde était arrivé. Dans un environnement distant, nous avons commencé à le taper dans Slack. Nous dressons la liste de ce que nous avons fait la veille et de ce que nous ferons ce jour-là. C'est une bonne chose pour plusieurs raisons : 1. Tout le monde sait sur quoi les autres travaillent. 2. On prend le temps de réfléchir à la journée précédente 3. Et vous devez aussi planifier consciemment votre journée. Que des bonnes pratiques !
• Pour nous assurer que nous continuons à affûter la scie, à apprendre de nos erreurs et à améliorer nos processus (comme tout ce dont nous discutons ici), nous organisons des réunions d'équipe toutes les deux semaines, le vendredi après-midi. Nous dressons la liste de ce qui n'a pas fonctionné au cours des deux dernières semaines et de ce qui a bien fonctionné. Pour les points négatifs, nous discutons des solutions. Pour les points positifs, nous extrayons des enseignements. Ensuite, nous présentons nos indicateurs et ce sur quoi nous avons travaillé au cours des deux dernières semaines.
• Au niveau individuel, nous prenons également du temps chaque mois pour affûter la scie. Cela signifie que mon cofondateur et moi-même prenons le temps d'avoir un entretien individuel avec chaque membre de l'équipe. Je rencontre les membres de l'équipe commerciale, il rencontre les membres de l'équipe produit. Chaque trimestre, nous changeons pour mélanger les choses et maintenir une culture ouverte.
• Les discussions sont accessibles au public autant que possible : dans les canaux Slack publics, dans les documents Google, dans les discussions sur les problèmes Github, ... Nous en dirons plus à ce sujet lorsque nous parlerons des plateformes de communication.
• Comme je l'ai dit précédemment, nous nous assurons que tout le monde reste informé autant que possible en partageant les annonces après les réunions. Cela signifie qu'à la fin de chaque réunion, nous nous posons intentionnellement la question suivante : "Qu'est-ce que le reste de l'équipe devrait savoir sur ce dont nous avons discuté ici ?" et les informations qui doivent être partagées le sont, afin qu'elles ne restent pas cachées par accident.
• Il ne s'agit pas seulement des réunions. Nous stimulons une culture d'ouverture et de transparence également en dehors des réunions. Chacun est encouragé à s'exprimer lorsque les choses ne fonctionnent pas. Tout le monde fait avancer les choses et peut utiliser son cerveau et dire ce qu'il pense, et pas seulement mon cofondateur et moi. Un livre que j'ai beaucoup apprécié à ce sujet est "Radical Candor" par Kim Scott.

Tout cela permet à une équipe de penser et de travailler comme un seul homme pour atteindre ses objectifs, au lieu de travailler comme une série d'individus non alignés.

Especially when working remotely, it is of huge importance to keep sharing information even more intently than you would normally, as everybody is hiding in their own rooms and information doesn’t get shared “by accident”.

---

3. Comment se présente notre organisation en termes de plates-formes de communication

Beaucoup de gens aiment sauter à cette étape, car il est très amusant d'y réfléchir : quelles plates-formes de communication devons-nous utiliser ? Devons-nous utiliser Slack ou autre chose ? Où garder une trace de ceci ou de cela ?

Aussi amusant et passionnant que cela puisse être, je l'ai gardé pour la fin ici, parce que les plateformes ne sont que des facilitateurs pour ce que vous essayez de réaliser.

Et cela signifie aussi que nous avons gardé les choses juteuses pour la fin, bien sûr, et que nous pouvons terminer sur une bonne note !

Here’s the platforms we use to keep our internal communication organized and flowing:

• Slack : nous partageons les annonces et les mises à jour ici, nous avons des discussions rapides dans les fils de discussion, et c'est aussi l'endroit central où nous pouvons suivre les nouveaux changements dans Google Docs & Github, etc.
• Google Docs : comme je l'ai dit, c'est là que nous conservons la préparation et les résultats des discussions et que nous poursuivons certaines de ces discussions entre-temps (dans des fils de commentaires sur le document) ; c'est le meilleur endroit pour toute discussion qui nécessite une réflexion plus approfondie (par opposition aux discussions rapides dans Slack).
• Zoom : nous utilisons Zoom pour la plupart de nos réunions vidéo, car il est assez stable et nous permet facilement de l'utiliser à côté de Google Docs.
• Discord : nous avons récemment ajouté Discord au mélange pour faciliter les échanges (avec audio uniquement) ; nous pouvons, par exemple, discuter plus rapidement des incidents de développement, ou rester sur un canal Discord partagé tout en travaillant, comme au bureau.
• Intercom : nos communications avec les clients passent par Intercom et nous pouvons y ajouter des notes internes, nous mentionner les uns les autres, nous assigner les uns les autres, etc.
• Salesflare : alors que Intercom est davantage utilisé pour des raisons de support, nous utilisons Salesflare pour tout ce qui est de l'ordre de la vente ou qui y ressemble : prospects plus importants, partenaires d'intégration, partenaires de solution, partenaires de contenu, invités du podcast, investisseurs, ... tout le suivi et la communication autour de cela se font dans Salesflare avec des données automatisées, des fils de courriels centralisés, des réunions, des notes internes avec des mentions, le suivi des courriels, etc.
• Github : nos discussions sur les bogues, les améliorations et les demandes de fonctionnalités se déroulent sur Github ; de cette façon, nous restons étroitement liés au code et nous nous connectons également à Intercom.

Cette pile fonctionne très bien pour nous et nous avons tout intégré les uns aux autres, en grande partie grâce à Zapier, ce qui fait que notre communication circule de manière transparente et en grande partie automatique dans l'entreprise.

Les plateformes de communication sont un outil essentiel pour faire fonctionner les processus dont j'ai parlé plus haut, en particulier lorsque tout se passe à distance.

---

Conclusion

Tout se passe vraiment bien si vous.. :

1. Veiller à ce que le temps de réunion soit utilisé de la manière la plus efficace possible
2. Assurer la circulation de l'information pendant et entre les réunions
3. Mettez en œuvre les bonnes plateformes de communication pour faciliter les choses au maximum.

C'est ainsi que nous organisons ces choses chez Salesflare, mais bien sûr, il ne s'agit que d'une inspiration et tout fonctionne un peu différemment dans chaque entreprise.

N'hésitez donc pas à poser vos questions (elles sont les bienvenues dans les commentaires !) et je serai heureux de réfléchir avec vous à la manière d'organiser au mieux votre communication interne, afin que votre équipe de démarrage à distance puisse fonctionner comme une horloge.

---

N'hésitez pas ! Si vous avez des questions, écrivez-moi dans les commentaires ou envoyez un message à l'équipe sur le chat de notre page d'accueil.

Nous espérons que cet article vous a plu. Si c'est le cas, passez le mot !

👉 Vous pouvez suivre @salesflare sur Twitter, Facebook et LinkedIn.

if(window.strchfSettings === undefined) window.strchfSettings = {}; window.strchfSettings.stats = {url: “https://salesflare.storychief.io/manage-remote-team?id=1436937221&type=2”,title: “How to Manage a Remote Team”,id: “b4bf56dd-9b24-4318-a472-b8522fe85e05”}; (function(d, s, id) { var js, sjs = d.getElementsByTagName(s)[0]; if (d.getElementById(id)) {window.strchf.update(); return;} js = d.createElement(s); js.id = id; js.src = “https://d37oebn0w9ir6a.cloudfront.net/scripts/v0/strchf.js”; js.async = true; sjs.parentNode.insertBefore(js, sjs); }(document, ‘script’, ‘storychief-jssdk’))