Jak zarządzać zdalnym zespołem
Spraw, by komunikacja wewnętrzna działała jak w zegarku
Wczoraj wygłosiłem prelekcję „Jak zarządzać zdalnym zespołem” podczas konferencji RemoteCon — pierwszej w Europie konferencji poświęconej pracy zdalnej. (Ależ dużo tej zdalności!)
Byłem bardzo dumny, że mogłem wystąpić obok tak znakomitych ekspertów jak Jason Fried z Basecamp, David Darmanin z Hotjar i Darren Murph z Gitlab. Sesję pytań i odpowiedzi poprowadziła Veronica Fresneau z EU-Startups.
Wiele osób już poprosiło o slajdy, więc postanowiłem udostępnić tutaj, na blogu, całą prelekcję wraz ze slajdami w formie wygodnej do przeczytania.
Opowiem o tym, jak pracujemy zdalnie w Salesflare, ze szczególnym uwzględnieniem tego, jak komunikować się wewnętrznie, żeby wszystko działało jak w zegarku.
Miłej lektury!
Nazywam się Jeroen Corthout i jestem współzałożycielem Salesflare.
W Salesflare budujemy bardziej ludzki CRM. Jest naprawdę łatwy w obsłudze, nie wymaga wprowadzania wszystkich danych, do którego przywykłeś w CRM-ach, i pomaga lepiej zajmować się klientami. W przeszłości pracowałem na różnych stanowiskach — w korporacjach, agencji oraz przy kilku projektach startupowych. Zwykle zajmowałem się problemami związanymi z komunikacją.
Salesflare obsługuje tysiące małych i średnich firm na całym świecie, przede wszystkim w Ameryce Północnej i Europie.
Oznacza to, że jeszcze przed COVID-19 w pełni zdalnie współpracowaliśmy już z naszymi klientami. Mieliśmy wtedy ponad 5 lat doświadczenia w pracy w ten sposób.
Przechodzisz na sprzedaż zdalną? Przeczytaj, jak sprzedawać zdalnie jak profesjonalista.
Nigdy wcześniej nie przechodziliśmy jednak na pracę zdalną z samym naszym zespołem.
Zawsze mocno wierzyliśmy w zalety przebywania w jednym pomieszczeniu: możliwość interakcji jak prawdziwy zespół i grupa przyjaciół w bardziej kameralnej atmosferze, siedzenie obok siebie, żeby łatwiej omawiać różne kwestie, oraz swobodne, nieformalne dzielenie się informacjami. Wierzyliśmy, że bycie jednym zespołem w jednym pomieszczeniu daje nam przewagę pod względem szybkości i efektywności.
Dopiero gdy zostaliśmy zmuszeni do przejścia na pracę zdalną, zrozumieliśmy, jak niewydajna była nasza komunikacja, kiedy opieraliśmy się na tych założeniach.
I nie chodzi mi o to, że było tragicznie: każda firma, w której wcześniej pracowałem, z całą pewnością radziła sobie gorzej.
Ale jako firma Salesflare, która szczyci się jasną i kompleksową komunikacją — zarówno zewnętrzną, jak i wewnętrzną — z pewnością mieliśmy kilka poważnych problemów do rozwiązania.
Przez ostatnie 3 miesiące intensywnie pracowaliśmy nad usprawnieniem naszej komunikacji wewnętrznej, żeby skuteczniej współpracować. Chętnie podzielę się z tobą tym, co się u nas sprawdza, żeby być może zainspirować cię również do usprawnienia komunikacji wewnętrznej.
Opowiem ci, jakich systemów, narzędzi i procesów używamy, żeby działać jak jeden zgrany zespół, mimo że w tej chwili wszyscy pracujemy zdalnie, z różnych pomieszczeń w różnych budynkach.
W ciągu najbliższych 10 minut dowiesz się ode mnie:
- Jak maksymalizujemy ROI z inwestowania czasu w spotkania
- Jak dbamy o swobodny przepływ informacji w zespole
- Jak wygląda nasz zestaw platform do komunikacji
1. Jak maksymalizujemy ROI z inwestowania czasu w spotkania
Ponieważ w Salesflare niezwykle koncentrujemy się na tworzeniu wartości dla klientów, a dużą część tej pracy wykonujemy zespołowo, poświęcając sporo czasu na myślenie i planowanie, spędzamy razem całkiem dużo czasu na spotkaniach.
W przeszłości usprawnianie naszych procesów często oznaczało dodawanie kolejnych spotkań, żeby jeszcze lepiej omawiać i planować różne kwestie. Po pewnym czasie okazało się więc, że podczas tych spotkań spędzamy dużą część czasu właśnie na tym, zamiast faktycznie tworzyć wartość.
Ucierać zaczęła się także efektywność spotkań:
- Spotkania zaczęły znacznie się przeciągać, żeby mieć pewność, że nie będzie potrzebne kolejne
- Ludzie zaczęli tracić koncentrację podczas spotkań, co poważnie obniżało ich efektywność
- Dyskusje często zbyt długo grzęzły przy kilku kluczowych kwestiach
- Zapominaliśmy, co dokładnie ustaliliśmy i dlaczego, przez co niepotrzebnie wracaliśmy do tych samych tematów
- Traciliśmy wyczucie, co inni sądzili o dyskusji, przez co zbyt często krążyliśmy wokół wniosków i do nich wracaliśmy
- Podczas spotkań traciliśmy mnóstwo czasu na oglądanie i analizowanie rzeczy, z którymi mogliśmy zapoznać się i nad którymi mogliśmy się zastanowić wcześniej — bez marnowania czasu wszystkich
Oto zasady, których obecnie przestrzegamy, żeby tego uniknąć:
- Rozdzielamy różne typy dyskusji (na przykład strategiczne i operacyjne) na osobne spotkania, żeby nie ugrzęznąć zbyt mocno na żadnym z tych poziomów. Mamy na przykład spotkania sprintowe i spotkania przygotowujące do sprintu, spotkania dotyczące funkcji i spotkania poświęcone planowaniu funkcji, a także spotkania dotyczące rozwoju i spotkania poświęcone pomysłom na rozwój.
- Większość spotkań ma agendę, która określa, co będzie omawiane i co trzeba przygotować przed spotkaniem. W przypadku naszych spotkań dotyczących funkcji (podczas których w serii spotkań dokładnie określamy zakres funkcji) mamy na przykład stałą strukturę agendy i przygotowań do każdego spotkania.
- Nie wchodzimy na spotkania bez wcześniejszego przemyślenia omawianych kwestii. Każdy z nas przygotowuje się do spotkania w osobnym dokumencie i udostępnia to przygotowanie co najmniej dzień wcześniej. Dzięki temu wszyscy mogą już przeczytać materiały i dodać pierwsze komentarze, żeby od razu nadać dyskusji odpowiedni kierunek.
- Staramy się ograniczać większość spotkań (na przykład spotkań dotyczących funkcji) do maksymalnie 3 osób. Odkryliśmy, że kiedy spotykamy się w większym gronie, aktywnie uczestniczą tylko 3 osoby, a reszta zaczyna zasypiać.
- Zawsze włączamy kamery i podczas dyskusji utrzymujemy twarze wszystkich na ekranie. Wyraz twarzy członków naszego zespołu pomaga nam zrozumieć, co sądzą o omawianych kwestiach. Widzimy też, kiedy tracą uwagę.
- Oprócz tego otwieramy dokument w Google Docs ze stałą strukturą (wspólny dokument, inny niż indywidualne dokumenty przygotowawcze). To w nim zapisujemy każdą podjętą decyzję. Nawet jeśli zdecydujemy, że czegoś nie zrobimy, zapisujemy to. Dzięki temu cały proces decyzyjny jest udokumentowany — zarówno dla osób, których nie było na spotkaniu, jak i na później. Jedna osoba odpowiada za robienie notatek, a reszta może śledzić wszystko na żywo na swoich ekranach i sugerować poprawki.
- Jeśli dyskusja utknie w miejscu, od razu odkładamy dany temat na później i umieszczamy go na liście pytań. Może to być osobna lista na górze dokumentu albo element jego struktury wyróżniony konkretnym kolorem.
- Ograniczamy spotkania do 2 godzin. Przedłużanie ich ponad ten czas obniża poziom uwagi i przestaje być produktywne.
- Po upływie 30 minut po raz pierwszy przypominamy, że czas zacząć podsumowanie. Po 15 minutach zaczynamy je robić. Oznacza to, że spisujemy komunikaty ze spotkania i planujemy kolejne, jeśli jest potrzebne.
- Komunikaty ze spotkania to krótkie podsumowanie wniosków i statusu spotkania dla wszystkich, którzy nie brali w nim udziału. Publikujemy je na Slacku, dzięki czemu cały zespół może łatwo być na bieżąco, nawet bez czytania całego dokumentu ze spotkania.
- Po spotkaniach i pomiędzy nimi dyskusje mogą być kontynuowane w dokumencie ze spotkania. Odbywa się to w wątkach komentarzy. Właściciel dokumentu (osoba odpowiedzialna za spisanie dyskusji) nadal śledzi te rozmowy i odpowiada za doprowadzenie ich do konkretnych wniosków.
Tak obecnie pracujemy, ale wciąż zastanawiamy się, jak najlepiej podchodzić do spotkań, żeby mieć pewność, że wykorzystujemy swój czas z maksymalną efektywnością. To, że potrafimy w krótkim czasie stworzyć podczas tych spotkań dużą wartość, daje nam przewagę nad większymi graczami dysponującymi większymi zasobami, dlatego jest to dla nas niezwykle ważne.
Jeśli wdrożysz choć część tych zasad, od razu przekonasz się, że twój czas przeznaczony na spotkania jest wykorzystywany znacznie lepiej niż wcześniej, a twoja produktywność wyraźnie wzrośnie.
2. Jak dbamy o swobodny przepływ informacji w zespole
Jak powiedziałem na początku, kiedyś wierzyliśmy, że siedzenie w tym samym pomieszczeniu sprawi, że komunikacja będzie naturalnie płynąć.
W miarę rozwoju naszego zespołu, jeszcze zanim przeszliśmy na zdalny tryb pracy i komunikacji wewnętrznej, dzięki wielu drobnym wpadkom zaczęliśmy rozumieć, że tak to nie działa. Krok po kroku wprowadzaliśmy wiele małych zmian, żeby zapewnić swobodny przepływ informacji w zespole — bez konieczności ciągłego myślenia o tym.
Doskonale pamiętam pracę w dużej korporacji, a nawet w agencji, gdzie często nie wiedziałem, czym przez cały dzień zajmuje się osoba siedząca obok mnie — nie mówiąc już o innych osobach w firmie.
Informacja była przekazywana bardzo nieefektywnie, przez co znacznie trudniej było skutecznie działać jako zespół wobec klientów, a nawet czuć się częścią zespołu, który wspólnie próbuje coś osiągnąć.
W Salesflare staramy się robić wszystko, żeby osiągnąć odwrotny efekt. Oto kilka rzeczy, które robimy, żeby to osiągnąć:
- Na najbardziej podstawowym poziomie każdego ranka organizujemy spotkania stand-upowe. W biurze robiliśmy to na żywo, gdy tylko wszyscy przybyli. W trybie zdalnym zaczęliśmy spisywać wszystko na Slacku. Wymieniamy, co zrobiliśmy poprzedniego dnia i co zrobimy tego dnia. To dobre rozwiązanie z wielu powodów: 1. Każdy wie, nad czym pracują pozostali 2. Poświęcasz chwilę na refleksję nad poprzednim dniem 3. Musisz też świadomie zaplanować swój dzień. Same dobre praktyki!
- Żeby nie przestawać doskonalić swoich umiejętności, uczyć się na błędach i usprawniać nasze procesy (tak jak wszystko, o czym tu rozmawiamy), co 2 tygodnie, w piątkowe popołudnia, organizujemy spotkania zespołu. Wymieniamy, co poszło nie tak w ciągu ostatnich 2 tygodni i co poszło dobrze. W przypadku negatywnych kwestii omawiamy rozwiązania. Z pozytywnych wyciągamy wnioski. Następnie prezentujemy nasze metryki i to, nad czym pracowaliśmy w ciągu ostatnich 2 tygodni.
- Indywidualnie również poświęcamy co miesiąc trochę czasu na doskonalenie się. Oznacza to, że mój współzałożyciel i ja znajdujemy czas na indywidualne rozmowy z każdą osobą w zespole. Ja spotykam się z osobami z zespołu biznesowego, a on — z osobami z zespołu produktowego. Co kwartał zamieniamy się rolami, żeby urozmaicić współpracę i podtrzymywać otwartą kulturę organizacyjną.
- W miarę możliwości dyskusje są dostępne publicznie: na publicznych kanałach Slacka, w dokumentach Google, w dyskusjach dotyczących zgłoszeń na Githubie… Więcej na ten temat, gdy będziemy omawiać platformy komunikacyjne.
- Jak wspomniałem wcześniej, dbamy o to, żeby każdy był na bieżąco, w miarę możliwości udostępniając ogłoszenia po spotkaniach. Oznacza to, że na koniec każdego spotkania celowo zadajemy sobie pytanie: „co reszta zespołu powinna wiedzieć o tym, o czym tu rozmawialiśmy?”. Informacja, którą należy przekazać, zostaje przekazana, dzięki czemu przypadkiem nie pozostaje ukryta.
- Nie chodzi tylko o spotkania. Poza nimi również wspieramy otwartą i przejrzystą kulturę. Każdy jest zachęcany do zabrania głosu, gdy coś nie działa. Każdy posuwa sprawy do przodu, może wykorzystywać swój rozum i wyrażać własne zdanie — a nie tylko mój współzałożyciel i ja. To naprawdę kluczowe, żeby wszystko działało. Książką, którą bardzo dobrze wspominam, jest „Radical Candor” Kim Scott.
To wszystko pozwala zespołowi, który myśli i działa jak jeden organizm, osiągać swoje cele zamiast pracować jako zbiór nieskoordynowanych jednostek.
Szczególnie podczas pracy zdalnej niezwykle ważne jest, żeby jeszcze bardziej świadomie dzielić się informacjami niż zwykle, ponieważ każdy zaszywa się we własnym pokoju, a informacja nie zostaje przekazana „przy okazji”.
3. Jak wygląda nasza konfiguracja platform komunikacyjnych
Wiele osób lubi od razu przejść do tej części, bo ustalanie takich rzeczy to sporo frajdy: jakich platform komunikacyjnych powinniśmy używać? Czy wybrać Slacka, czy coś innego? Gdzie śledzić to i tamto?
Choć jest to zabawne i ekscytujące, zostawiłem ten temat na koniec, ponieważ platformy są tylko narzędziami, które pomagają osiągnąć to, co chcesz osiągnąć.
Oczywiście oznacza to też, że najlepsze zostawiliśmy na koniec i możemy zakończyć mocnym akcentem!
Oto platformy, których używamy, żeby uporządkować wewnętrzną komunikację i zapewnić jej sprawny przepływ:
- Slack: udostępniamy tu ogłoszenia i aktualizacje, prowadzimy szybkie dyskusje w wątkach, a także śledzimy tu centralnie nowe zmiany w Dokumentach Google, na Githubie itd.
- Google Docs: jak wspomniałem, tu przechowujemy przygotowania do dyskusji i ich rezultaty, a także kontynuujemy niektóre dyskusje pomiędzy spotkaniami (w wątkach komentarzy w dokumencie); to najlepsze miejsce na dyskusje wymagające głębszej refleksji (w przeciwieństwie do szybkich dyskusji na Slacku)
- Zoom: używamy Zooma do większości spotkań wideo, ponieważ jest dość stabilny i pozwala łatwo korzystać z niego równolegle z Dokumentami Google
- Discord: niedawno dodaliśmy do zestawu także Discorda, żeby ułatwić nam rozmowy (tylko audio); możemy na przykład szybciej omawiać incydenty związane z tworzeniem produktu albo spędzać czas na wspólnym kanale Discorda podczas pracy, tak jak robilibyśmy to w biurze
- Intercom: komunikacja z klientami odbywa się za pośrednictwem Intercom, a my możemy dodawać tam wewnętrzne notatki, oznaczać się nawzajem, przypisywać sobie zadania itd.; dzięki temu łatwo obsługiwać klientów jako zespół
- Salesflare: podczas gdy Intercom wykorzystujemy głównie do wsparcia, Salesflare używamy do wszystkiego, co związane ze sprzedażą lub do niej podobnego: większych potencjalnych klientów, partnerów integracyjnych, partnerów oferujących rozwiązania, partnerów treściowych, gości podcastu, inwestorów… Całe śledzenie i komunikacja wokół tych relacji odbywają się w Salesflare, z automatycznymi danymi, scentralizowanymi wątkami e-mail, spotkaniami, wewnętrznymi notatkami z oznaczeniami, śledzeniem e-maili itd.
- Github: nasze dyskusje dotyczące błędów, usprawnień i próśb o nowe funkcje odbywają się na Githubie; dzięki temu pozostają ściśle powiązane z kodem, a Github łączy się również z Intercom
Ten zestaw sprawdza się u nas naprawdę dobrze i wszystkie jego elementy są ze sobą zintegrowane — w dużej mierze za pośrednictwem Zapier — dzięki czemu komunikacja przepływa przez firmę płynnie i w dużej mierze automatycznie.
Platformy komunikacyjne bardzo pomagają w uruchamianiu procesów, o których wspomniałem wcześniej, szczególnie gdy cała praca odbywa się zdalnie.
Podsumowanie
Wszystko naprawdę zaczyna się układać, jeśli:
- Zadbaj o to, by czas spotkań był wykorzystywany możliwie najefektywniej
- Zapewnij stały przepływ informacji w trakcie spotkań i pomiędzy nimi
- Wdróż odpowiednie platformy komunikacyjne, aby maksymalnie to ułatwić
Tak właśnie organizujemy te kwestie w Salesflare, ale oczywiście potraktuj to tylko jako inspirację — w każdej firmie wszystko działa trochę inaczej.
Śmiało zadawaj pytania (teraz możesz je również zostawić w komentarzach!), a z przyjemnością zastanowię się razem z tobą, jak zadbać o to, by możliwie najlepiej zorganizować komunikację wewnętrzną i sprawić, żeby twój zespół zdalnego startupu działał jak w zegarku.
Nie wahaj się! Jeśli masz jakieś pytania, odezwij się do mnie w komentarzach albo wyślij wiadomość do zespołu na czacie na naszej stronie głównej.
Mamy nadzieję, że spodobał ci się ten wpis. Jeśli tak, podaj go dalej!
👉 Możesz obserwować @salesflare na Twitterze, Facebooku i LinkedInie.
