Jak zarządzać zespołem zdalnym

Spraw, by komunikacja wewnętrzna działała jak w zegarku

Wczoraj wygłosiłem wykład na temat "Jak zarządzać zespołem zdalnym" na RemoteCon, pierwszej zdalnej konferencji w Europie na temat pracy zdalnej. (To dużo zdalnej pracy!).

Byłem bardzo dumny, że mogłem wystąpić obok takich ekspertów jak Jason Fried z Basecamp, David Darmanin z Hotjar i Darren Murph z Gitlab. Sesję pytań i odpowiedzi poprowadziła Veronica Fresneau z EU-Startups.

Wiele osób prosiło już o slajdy, więc postanowiłem udostępnić cały wykład i slajdy tutaj na blogu w czytelnym formacie.

Opowiem o tym, jak współpracujemy zdalnie w Salesflare, ze szczególnym naciskiem na to, jak komunikować się wewnętrznie, aby wszystko działało jak w zegarku.

Miłego oglądania!

---

Jestem Jeroen Corthout, współzałożyciel Salesflare.

W Salesflare tworzymy bardziej ludzki CRM. W rzeczywistości jest łatwy w użyciu, nie wymaga wprowadzania danych, do których jesteś przyzwyczajony w CRM-ach, a także pomaga w lepszej pracy z klientami. W przeszłości pracowałem na różnych stanowiskach, w korporacjach, agencjach i niektórych projektach startupowych. Zwykle pracowałem nad kwestiami komunikacyjnymi.

Salesflare obsługuje tysiące małych i średnich firm na całym świecie, ale przede wszystkim w Ameryce Północnej i Europie.

Oznacza to, że przed COVID-19 byliśmy już w pełni zdalnie z naszymi klientami. Mieliśmy ponad 5 lat doświadczenia w pracy w ten sposób.

Przechodzisz na sprzedaż zdalną? Przeczytaj, jak sprzedawać zdalnie jak profesjonalista.

To, czego jednak nigdy nie zrobiliśmy, to przejście na tryb zdalny z naszym zespołem.

Zawsze mocno wierzyliśmy w zalety przebywania razem w jednym pomieszczeniu: interakcja jako prawdziwy zespół i jako grupa przyjaciół w bardziej intymny sposób, bycie obok siebie, aby łatwiej dyskutować, dzielenie się rzeczami z łatwością. Wierzyliśmy, że bycie jednym zespołem w jednym pomieszczeniu daje nam przewagę pod względem szybkości i wydajności.

Dopiero po tym, jak zostaliśmy zmuszeni do pracy zdalnej, zrozumieliśmy, jak dysfunkcyjna była nasza komunikacja, opierając się na tych założeniach.

I nie chodzi mi o to, że było okropnie: każda firma, w której pracowałem w przeszłości, z pewnością radziła sobie gorzej.

Ale jako Salesflare, firma, która szczyci się jasną i kompleksową komunikacją zarówno zewnętrzną, jak i wewnętrzną, z pewnością mieliśmy kilka poważnych problemów do naprawienia.

Przez ostatnie 3 miesiące ciężko pracowaliśmy nad poprawą naszej wewnętrznej komunikacji, aby współpracować bardziej efektywnie i cieszę się, że mogę podzielić się z wami tym, co działa dla nas, aby być może zainspirować was do poprawy waszej wewnętrznej komunikacji.

Podzielę się systemami, narzędziami i procesami, których używamy, aby pracować razem jako jeden zgrany zespół, mimo że wszyscy pracujemy teraz zdalnie z różnych pokoi w różnych budynkach.

Przez następne 10 minut będziesz uczyć się ode mnie:

1. Jak maksymalizujemy zwrot z inwestycji Inwestowanie czasu w spotkania
2. Jak utrzymujemy przepływ informacji w zespole
3. Jak wygląda nasza konfiguracja pod względem platform komunikacyjnych?

---

1. Jak zmaksymalizować zwrot z inwestycji czasu w spotkania

Ponieważ w Salesflare jesteśmy niezwykle skoncentrowani na budowaniu wartości dla klientów, a wiele z nich budujemy jako zespół, myśląc i planując, oznacza to, że spędzamy razem sporo czasu na spotkaniach.

Ulepszanie naszych procesów w przeszłości często oznaczało dodawanie dodatkowych spotkań w celu omówienia i zaplanowania jeszcze lepszych rzeczy, co oznaczało, że po pewnym czasie spędzaliśmy dużo czasu na tych spotkaniach, zamiast faktycznie budować wartość.

Również efektywność spotkań zaczęła na tym ucierpieć:

• Spotkania zaczęły się przedłużać, aby upewnić się, że nie potrzebujemy kolejnego
• Ludzie zaczęli tracić koncentrację na spotkaniach, co poważnie zaszkodziło wydajności
• Dyskusje często zbyt długo zatrzymywały się na kilku kluczowych punktach
• Zapominaliśmy, co dokładnie postanowiliśmy i dlaczego, co oznaczało, że niepotrzebnie wracaliśmy do pewnych spraw
• Traciliśmy kontakt z tym, co inni sądzili o dyskusji, co oznaczało krążenie wokół wniosków i zbyt częste powracanie do nich
• Na spotkaniach tracilibyśmy mnóstwo czasu na analizowanie i zastanawianie się nad rzeczami, które mogliśmy przeanalizować i przemyśleć wcześniej, nie tracąc przy tym czasu wszystkich uczestników.

Oto zasady, których teraz przestrzegamy, aby tego uniknąć:

1. Oddzielamy różne rodzaje dyskusji (na przykład strategiczne vs. operacyjne) na różnych spotkaniach, aby upewnić się, że nie utkniemy zbytnio na żadnym z tych poziomów. Mamy na przykład spotkania dotyczące sprintów i spotkania przygotowawcze do sprintów, spotkania dotyczące funkcji i spotkania dotyczące planowania funkcji oraz spotkania dotyczące rozwoju i spotkania dotyczące pomysłów na rozwój.
2. Większość spotkań ma agendę, która określa, co będzie na nich omawiane i co należy na nie przygotować. Na przykład w przypadku naszych spotkań dotyczących funkcji (w ramach których całkowicie określamy funkcje w serii spotkań) mamy ustaloną strukturę agendy i przygotowań do każdego spotkania.
3. Nie uczestniczymy w spotkaniach bez wcześniejszego przemyślenia pewnych kwestii. Każdy z nas przygotowuje spotkanie w indywidualnym dokumencie i dzieli się tym przygotowaniem co najmniej dzień wcześniej. W ten sposób każdy może już zapoznać się z przygotowaniem i dodać kilka pierwszych komentarzy, aby dyskusja już się toczyła.
4. Staramy się ograniczyć większość spotkań (takich jak spotkania dotyczące funkcji) do maksymalnie 3 osób. Odkryliśmy, że jeśli robimy spotkania z większą liczbą osób, tylko 3 osoby aktywnie w nich uczestniczą, a reszta zaczyna przysypiać.
5. Zawsze włączamy wideo i obserwujemy twarze wszystkich osób na ekranie podczas dyskusji. Wyrazy twarzy naszych kolegów z zespołu są ważne, aby wiedzieć, jak się czują w związku z tym, co jest omawiane. Wiemy też, kiedy tracą uwagę.
6. Następnie otwieramy dokument w Dokumentach Google o ustalonej strukturze (dokument współdzielony, który różni się od poszczególnych dokumentów przygotowawczych). To w nim notujemy każdą podjętą decyzję. Nawet jeśli zdecydujemy się nie robić danej rzeczy, zapisujemy to. W ten sposób cały proces decyzyjny jest śledzony dla osób nieobecnych na spotkaniu i na później. Jedna osoba jest odpowiedzialna za robienie notatek, reszta może śledzić to na żywo na ekranie i sugerować poprawki.
7. Jeśli dyskusja utknie w martwym punkcie, natychmiast umieszczamy punkt dyskusji na liście pytań. Może to być osobna lista na górze lub w strukturze dokumentu wyróżniona określonym kolorem.
8. Ograniczamy spotkania do 2 godzin. Przedłużanie spotkań ponad ten czas obniża poziom uwagi i przestaje być produktywne.
9. Po upływie 30 minut dajemy pierwsze przypomnienie o rozpoczęciu podsumowania. Po upływie 15 minut rozpoczynamy podsumowanie. Oznacza to, że zapisujemy ogłoszenia dotyczące spotkania i planujemy kolejne spotkanie, jeśli jest to konieczne.
10. Komunikaty ze spotkania to krótkie podsumowanie wniosków i statusu spotkania dla wszystkich, którzy nie brali w nim udziału. Ogłoszenia te są publikowane w Slacku, dzięki czemu cały zespół jest na bieżąco w łatwy sposób, nawet bez czytania pełnego dokumentu spotkania.
11. Po spotkaniach i pomiędzy nimi dyskusje mogą być kontynuowane w dokumencie spotkania. Odbywa się to w wątkach komentarzy. Właściciel dokumentu (osoba, która była odpowiedzialna za wpisanie dyskusji) kontynuuje te dyskusje i jest odpowiedzialny za wypracowanie wniosków.

To jest to, co robimy obecnie, ale wciąż pracujemy nad tym, jak atakujemy spotkania, aby upewnić się, że spędzamy nasz czas z maksymalną wydajnością. Nasza zdolność do tworzenia dużej wartości na tych spotkaniach w krótkim czasie jest tym, co czyni nas konkurencyjnymi wobec większych graczy z większymi zasobami, więc jest to dla nas niezwykle ważne.

Jeśli wdrożysz tylko niektóre z tych zasad, natychmiast zauważysz, że czas poświęcony na spotkania jest znacznie lepiej wykorzystany niż wcześniej, a twoja produktywność wzrośnie.

---

2. Jak utrzymujemy przepływ informacji w zespole

Jak wspomniałem na początku, zwykliśmy wierzyć, że siedzenie w tym samym pomieszczeniu w naturalny sposób usprawni komunikację.

W miarę rozwoju naszego zespołu, jeszcze przed przejściem na komunikację zdalną i wewnętrzną, zaczęliśmy rozumieć poprzez wiele drobnych wpadek, że to nie tak działa. Krok po kroku wprowadzaliśmy wiele drobnych zmian, aby upewnić się, że informacje przepływają przez zespół bez wysiłku, bez konieczności myślenia o tym.

Doskonale pamiętam, jak pracowałem w dużej korporacji, a nawet w agencji, często nie wiedząc, co osoba siedząca obok mnie będzie robić przez cały dzień, nie mówiąc już o innych ludziach w firmie.

Informacje były bardzo słabo udostępniane, co oznaczało, że znacznie trudniej było funkcjonować jako skuteczny zespół wobec klientów, a nawet czuć się częścią zespołu, który próbował wspólnie coś osiągnąć.

W Salesflare staramy się osiągnąć coś zupełnie przeciwnego. Oto kilka rzeczy, które robimy, aby tak się stało:

• Na najbardziej podstawowym poziomie organizujemy spotkania na stojąco każdego ranka. W biurze robiliśmy to na żywo, gdy tylko wszyscy przybyli. W środowisku zdalnym zaczęliśmy pisać to na Slacku. Wymieniamy, co zrobiliśmy poprzedniego dnia i co będziemy robić tego dnia. Jest to dobre z wielu powodów: 1. Każdy wie nad czym pracuje 2. Poświęcamy chwilę na refleksję nad poprzednim dniem 3. Trzeba też świadomie zaplanować swój dzień. Tylko najlepsze praktyki!
• Aby upewnić się, że wciąż ostrzymy piłę, uczymy się na błędach i ulepszamy nasze procesy (jak wszystko, o czym tutaj mówimy), organizujemy spotkania zespołu co 2 tygodnie w piątek po południu. Wymieniamy, co poszło źle w ciągu ostatnich 2 tygodni, a co poszło dobrze. W przypadku negatywów omawiamy rozwiązania. W przypadku pozytywów wyciągamy wnioski. Następnie prezentujemy nasze wskaźniki i to, nad czym pracowaliśmy w ciągu ostatnich 2 tygodni.
• Na poziomie indywidualnym co miesiąc poświęcamy również trochę czasu na ostrzenie piły. Oznacza to, że mój współzałożyciel i ja poświęcamy czas na rozmowę jeden na jeden z każdym członkiem zespołu. Ja spotykam się z osobami z zespołu biznesowego, a on z osobami z zespołu produktowego. Co kwartał zmieniamy się, aby mieszać rzeczy i utrzymywać otwartą kulturę.
• Dyskusje są publicznie dostępne w jak największym stopniu: w publicznych kanałach Slack, dokumentach Google, w dyskusjach na temat zagadnień Github, ... Więcej na ten temat, gdy mówimy o platformach komunikacyjnych.
• Jak wspomniałem wcześniej, upewniamy się, że wszyscy są na bieżąco, udostępniając ogłoszenia po spotkaniach. Oznacza to, że pod koniec każdego spotkania celowo zadajemy sobie pytanie "co reszta zespołu powinna wiedzieć o tym, o czym tutaj rozmawialiśmy?", a informacje, które powinny zostać udostępnione, są udostępniane, więc nie pozostają ukryte przez przypadek.
• Nie chodzi tylko o spotkania. Stymulujemy otwartą i przejrzystą kulturę również poza spotkaniami. Wszyscy są zachęcani do zabierania głosu, gdy coś nie działa. Wszyscy posuwają sprawy do przodu i mogą używać swoich mózgów i wypowiadać swoje zdanie, a nie tylko mój współzałożyciel i ja. To jest naprawdę niezbędne, aby wszystko działało. Książka, która bardzo mi się spodobała, to "Radical Candor" autorstwa Kim Scott.

Wszystko to umożliwia zespołowi, który myśli i pracuje jako jedność, aby osiągnąć swoje cele, zamiast pracować jako szereg niezgranych jednostek.

Zwłaszcza gdy pracuje się zdalnie, bardzo ważne jest, aby dzielić się informacjami nawet bardziej uważnie niż normalnie, ponieważ każdy ukrywa się w swoim pokoju, a informacje nie są udostępniane "przypadkowo".

---

3. Jak wygląda nasza konfiguracja pod względem platform komunikacyjnych

Wiele osób lubi przeskakiwać do tej części, ponieważ zastanawianie się nad tym jest świetną zabawą: jakich platform komunikacyjnych będziemy używać? Powinniśmy używać Slacka czy czegoś innego? Gdzie będziemy śledzić to i owo?

Chociaż jest to bardzo zabawne i ekscytujące, zostawiłem to na koniec, ponieważ platformy są tylko czynnikami umożliwiającymi to, co próbujesz osiągnąć.

Oznacza to również, że zachowaliśmy soczyste rzeczy na koniec i możemy zakończyć na wysokim poziomie!

Oto platformy, których używamy, aby nasza komunikacja wewnętrzna była zorganizowana i płynna:

• Slack: udostępniamy tutaj ogłoszenia i aktualizacje, prowadzimy szybkie dyskusje w wątkach, a także jest to centralne miejsce, w którym możemy śledzić nowe zmiany w Dokumentach Google i Github itp.
• Dokumenty Google: jak już wspomniałem, to miejsce, w którym przechowujemy przygotowania i wyniki dyskusji oraz kontynuujemy niektóre z tych dyskusji w międzyczasie (w wątkach komentarzy do dokumentu); to najlepsze miejsce na wszelkie dyskusje wymagające głębszego przemyślenia (w porównaniu z szybkimi dyskusjami na Slacku).
• Zoom: używamy Zoom do większości naszych spotkań wideo, ponieważ jest dość stabilny i łatwo pozwala nam korzystać z niego obok Dokumentów Google.
• Discord: niedawno dodaliśmy również Discorda do miksu, aby ułatwić sobie rozmowę (tylko z dźwiękiem); możemy na przykład szybciej omawiać incydenty związane z rozwojem lub spędzać czas na wspólnym kanale Discord podczas pracy, tak jak w biurze.
• Intercom: nasza komunikacja z klientami odbywa się za pośrednictwem Intercom i możemy tam dodawać wewnętrzne notatki, wspominać o sobie nawzajem, przypisywać sobie nawzajem itp.
• Salesflare: podczas gdy Intercom jest używany bardziej ze względu na wsparcie, używamy Salesflare dla wszystkiego, co jest sprzedażą lub jak sprzedaż: więksi potencjalni klienci, partnerzy integracyjni, partnerzy rozwiązań, partnerzy treści, goście podcastu, inwestorzy, ... wszystkie działania następcze i komunikacja wokół tego odbywa się w Salesflare z automatycznymi danymi, scentralizowanymi wątkami e-mail, spotkaniami, wewnętrznymi notatkami ze wzmiankami, śledzeniem e-maili itp.
• Github: nasze dyskusje na temat błędów, ulepszeń i próśb o funkcje odbywają się na Githubie; w ten sposób pozostaje ściśle powiązany z kodem, a także łączy się z Intercom.

Ten stos działa dla nas naprawdę dobrze i wszystko jest ze sobą zintegrowane, w dużej mierze dzięki Zapier, co sprawia, że nasza komunikacja przepływa płynnie i w dużej mierze automatycznie przez firmę.

Platformy komunikacyjne są ogromnym czynnikiem umożliwiającym funkcjonowanie procesów, o których mówiłem wcześniej, zwłaszcza gdy wszystko odbywa się zdalnie.

---

Wnioski

To wszystko naprawdę się łączy, jeśli:

1. Upewnij się, że czas spotkania jest spędzany w najbardziej efektywny sposób.
2. Zapewnienie przepływu informacji podczas spotkań i pomiędzy nimi
3. Zaimplementuj odpowiednie platformy komunikacyjne, aby uczynić to tak łatwym, jak to tylko możliwe.

Tak właśnie organizujemy te rzeczy w Salesflare, ale oczywiście to tylko inspiracja i w każdej firmie wszystko działa trochę inaczej.

Proszę więc o zadawanie pytań (są one mile widziane w komentarzach!) i chętnie zastanowię się razem z Tobą, jak zorganizować komunikację wewnętrzną w najlepszy możliwy sposób, aby Twój zdalny startup mógł działać jak w zegarku.

---

Nie wahaj się! Jeśli masz jakieś pytania, napisz do mnie w komentarzach lub wyślij wiadomość do zespołu na czacie na naszej stronie głównej.

Mamy nadzieję, że spodobał Ci się ten post. Jeśli tak, rozpowszechnij go!

👉 Możesz śledzić @salesflare na Twitter, Facebook i LinkedIn.

if(window.strchfSettings === undefined) window.strchfSettings = {}; window.strchfSettings.stats = {url: “https://salesflare.storychief.io/manage-remote-team?id=1436937221&type=2”,title: “How to Manage a Remote Team”,id: “b4bf56dd-9b24-4318-a472-b8522fe85e05”}; (function(d, s, id) { var js, sjs = d.getElementsByTagName(s)[0]; if (d.getElementById(id)) {window.strchf.update(); return;} js = d.createElement(s); js.id = id; js.src = “https://d37oebn0w9ir6a.cloudfront.net/scripts/v0/strchf.js”; js.async = true; sjs.parentNode.insertBefore(js, sjs); }(document, ‘script’, ‘storychief-jssdk’))