Cómo gestionar un equipo remoto

Haga que su comunicación interna funcione como un reloj

Yesterday I gave a talk about “How to Manage a Remote Team” at RemoteCon, the first remote conference in Europe on the topic of remote work. (That’s a lot of remote!)

Me sentí muy orgulloso de presentar junto a ponentes expertos como Jason Fried de Basecamp, David Darmanin de Hotjar y Darren Murph de Gitlab. Y la sesión de preguntas y respuestas estuvo dirigida por Veronica Fresneau, de EU-Startups.

Mucha gente me ha pedido ya las diapositivas, así que he decidido publicarlas aquí en el blog en un formato legible.

I’ll go into how we work together remotely at Salesflare, with a special focus on how to communicate internally to make everything run like clockwork.

¡Que aproveche!

I’m Jeroen Corthout, co-founder of Salesflare.

At Salesflare, we build a more human CRM. It’s actually easy to use, it doesn’t require all the data input you’re used to in CRMs, and it helps you to do a better job with your customers as well. In the past, I’ve been working in different roles, within corporates, an agency and some startup projects. Usually working on communication issues.

Salesflare presta servicio a miles de pequeñas y medianas empresas de todo el mundo, pero principalmente de Norteamérica y Europa.

Esto significa que, antes de COVID-19, ya trabajábamos totalmente a distancia con nuestros clientes. Y teníamos más de 5 años de experiencia trabajando así.

¿Pasarse a la venta a distancia? Lea cómo vender a distancia como un profesional.

Sin embargo, lo que nunca habíamos hecho era hacerlo a distancia con nuestro propio equipo.

Siempre hemos creído firmemente en las ventajas de estar juntos en la misma sala: interactuar como un verdadero equipo y como un grupo de amigos de una manera más íntima, estar uno al lado del otro para discutir más fácilmente las cosas, compartir cosas informalmente con facilidad. Creíamos que ser un solo equipo en una misma sala nos daba ventajas en cuanto a rapidez y eficacia.

It’s only after we were forced into a remote setting that we understood how dysfunctional our communication had been by relying on these assumptions.

And I don’t mean it was horrible: every company I worked for in the past most certainly did worse.

Pero como Salesflare, una empresa que se enorgullece de una comunicación clara y exhaustiva tanto externa como internamente, sí que teníamos algunos problemas graves que solucionar.

Over the last 3 months we have been working hard on improving our internal communication to work together more effectively, and I’m happy to share with you what is working for us, so that maybe I can inspire you to improve your internal communication as well.

I’ll share what systems, tools, and processes we use to work together as one tight knit team, even though we are all working remotely from different rooms in different buildings right now.

Over the next 10 minutes, you’ll learn from me:

1. Cómo maximizar el retorno de la inversión en reuniones
2. Cómo mantenemos el flujo de información a través del equipo
3. Cómo es nuestra configuración en términos de plataformas de comunicación

1. Cómo maximizamos el ROI de invertir tiempo en reuniones

As we’re extremely focused on building value for customers at Salesflare, and as we do a lot of that building as a team and with a good amount of thinking and planning, this means that we spend quite some time together in meetings.

Mejorar nuestros procesos en el pasado a menudo significaba añadir reuniones adicionales para discutir y planificar las cosas aún mejor, lo que significaba que después de un tiempo terminamos gastando gran parte de nuestro tiempo en estas reuniones haciendo eso en lugar de realmente crear valor.

También la eficacia de las reuniones empezó a resentirse:

• Meetings started going way over time to make sure we didn’t need another one
• La gente empezó a perder la concentración en las reuniones, lo que afectó gravemente a la eficacia.
• A menudo, los debates se atascaban durante demasiado tiempo en algunos puntos clave.
• We would forget what exactly we decided and why, which meant we’d come back on things unnecessarily
• We’d lose touch of how others felt about the discussion, which meant circling around conclusions and coming back to them too often
• We’d lose a lot of time in meetings looking at and thinking about things we could have looked at and thought about beforehand, without losing everyone’s time

Here’s the rules we follow now to avoid this:

1. We separate different types of discussions (for instance strategic vs. operational) in different meetings, to make sure that we don’t get too stuck on either of these levels. We for instance have sprint meetings and sprint prep meetings, feature meetings and feature planning meetings, and growth meetings and growth ideas meetings.
2. La mayoría de las reuniones tienen un orden del día que define lo que se va a debatir y lo que hay que preparar para esa reunión. Por ejemplo, para nuestras reuniones de características (en las que analizamos las características por completo en una serie de reuniones), tenemos una estructura fija para el orden del día y la preparación de cada reunión.
3. We don’t go into meetings without thinking about things beforehand. We each prepare the meeting in an individual document and share this preparation at least a day before. That way everyone can already read the prep and add some first comments to get the discussion moving already.
4. Intentamos limitar la mayoría de las reuniones (como las de características) a 3 personas como máximo. Descubrimos que si hacemos reuniones con más gente, solo 3 personas participan activamente y el resto empieza a dormirse.
5. We always turn on video and keep everyone’s faces on the screen during the discussion. The expressions of our team mates are important to know how they feel about what’s being discussed. And we know when they’re losing attention.
6. Next to this, we open a document in Google Docs with a set structure (a shared document that is different from the individual prep documents). It’s where we take note of every decision we make. Even if we decide not to do a certain thing, we write it down. That way the whole decision process is tracked for those not in the meeting and for later. One person is responsible for taking notes, the rest can follow this live on their screen and suggest corrections.
7. Si la discusión se atasca, aparcamos inmediatamente el punto de discusión en una lista de preguntas. Esto puede ser en una lista separada en la parte superior, o dentro de la estructura del documento resaltado con un determinado color.
8. Limitamos las reuniones a 2 horas. Prolongar las reuniones más allá de ese tiempo perjudica los niveles de atención y deja de ser productivo.
9. A los 30 minutos, damos un primer recordatorio para empezar a terminar. A los 15 minutos empezamos a terminar. Esto significa que escribimos los anuncios de la reunión y planificamos la siguiente si es necesario.
10. The announcements of the meeting are a short summary of the conclusions and status of the meeting for everyone who wasn’t involved. These announcements are posted in Slack so the whole team stays up to date in an easy way, even without reading the full meeting document.
11. Después de las reuniones y entre ellas, los debates pueden continuar en el documento de la reunión. Esto ocurre en los hilos de comentarios. El propietario del documento (la persona que se encargó de escribir los debates) hace un seguimiento de los mismos y es responsable de llegar a las conclusiones.

This is what we’re doing currently, but we keep working on how we attack meetings to make sure that we spend our time with maximum efficiency. Our ability to create a lot of value in these meetings in little time is what makes us competitive towards bigger players with more resources, so it’s extremely important to us.

If you only implement some of these rules, you’ll immediately find that your meeting time is much more well spent than it was before, and your productivity will soar.

2. Cómo mantenemos el flujo de información a través del equipo

Como decía al principio, solíamos creer que sentados en la misma habitación la comunicación fluiría de forma natural.

A medida que nuestro equipo crecía, incluso antes de pasar a la comunicación remota e interna, empezamos a comprender, a través de muchos pequeños contratiempos, que las cosas no funcionaban así. Paso a paso hemos ido haciendo muchos pequeños cambios para asegurarnos de que la información fluye por el equipo sin esfuerzo, sin que tengamos ni que pensar en ello.

Recuerdo perfectamente haber trabajado en una gran empresa e incluso en una agencia, a menudo sin saber qué iba a hacer en todo el día la persona que se sentaba a mi lado, por no hablar de las demás personas de la empresa.

La información se compartía muy mal, lo que hacía mucho más difícil funcionar como un equipo eficaz de cara a los clientes, o incluso sentirse parte de un equipo que intentaba hacer cosas juntos.

At Salesflare, we try our best to achieve the opposite. Here’s some of the things we do to make this happen:

• On the most basic level, we organize stand up meetings every morning. In the office we used to do this live as soon as everyone had arrived. In a remote setting, we started typing it up in Slack. We list what we’ve done the previous day and what we’ll do that day. This is good for many reasons: 1. Everyone knows what everyone else is working on 2. You take a moment to reflect on the previous day 3. And you also need to consciously plan your day. Only best practices!
• To make sure we keep sharpening the saw, learn from our mistakes, and improve our processes (like everything we’re discussing here) we organize team meetings every 2 weeks on Friday afternoon. We list what went wrong in the past 2 weeks and what went well. For the negatives, we discuss solutions. For the positives, we extract learnings. And after this we demo our metrics and what we’ve been working on in the past 2 weeks.
• A nivel individual, también nos tomamos un tiempo cada mes para afilar la sierra. Esto significa que mi cofundador y yo nos tomamos un tiempo para reunirnos con todos los miembros del equipo. Yo me reúno con los miembros del equipo empresarial y él con los del equipo de producto. Cada trimestre cambiamos para mezclar las cosas y mantener una cultura abierta.
• Discussions are publicly accessible as much as possible: in public Slack channels, Google documents, in discussion on Github issues, … More about that when we talk about the communication platforms.
• Like I said previously, we make sure that everyone stays up to date as much as possible by sharing announcements after meetings. This means that at the end of each meeting we intentionally ask ourselves the question “what should the rest of the team know about what we discussed here?” and information that should be shared is shared, so it doesn’t stay hidden by accident.
• It’s not just about the meetings. We stimulate an open and transparent culture also outside the meetings. Everyone is encouraged to speak up when things are not working. Everyone moves things forward and can use their brains and speak their minds, instead of just my co-founder and I. This is really essential to making things work. A book I really enjoyed about this is “Radical Candor” by Kim Scott.

Todo ello permite que un equipo piense y trabaje como uno solo para alcanzar sus objetivos, en lugar de trabajar como una serie de individuos desalineados.

Especially when working remotely, it is of huge importance to keep sharing information even more intently than you would normally, as everybody is hiding in their own rooms and information doesn’t get shared “by accident”.

3. Cómo es nuestra configuración en términos de plataformas de comunicación

A lot of people like to jump to this part, as it’s a lot of fun to figure this out: what communication platforms shall we use? Should we use Slack or something else? Where do we keep track of this and that?

As much fun and exciting as it is, I kept it for last here, because the platforms are just enablers for what you’re trying to achieve.

Y también significa que hemos dejado lo más jugoso para el final, por supuesto, y que podemos terminar con una nota alta.

Here’s the platforms we use to keep our internal communication organized and flowing:

• Slack: we share announcements and updates here, have quick discussions in threads, and it’s also the central place where we can keep track of new changes in Google Docs & Github, etc.
• Google Docs: like I said, that’s where we keep the preparation and results of discussions and continue some of those discussion in between (in comment threads on the document); it’s the best place for any discussion that requires deeper thought (vs. the quick discussions in Slack)
• Zoom: we use Zoom for most of our video meetings, as it’s quite stable and easily allows us to use it next to Google Docs
• Discord: recientemente hemos añadido Discord a la mezcla para facilitar la comunicación entre nosotros (sólo con audio); podemos, por ejemplo, discutir los incidentes de desarrollo de una manera más rápida, o pasar el rato en un canal de Discord compartido mientras trabajamos, al igual que en la oficina.
• Intercom: nuestras comunicaciones con los clientes pasan por Intercom y allí podemos añadir notas internas, mencionarnos unos a otros, asignarnos tareas, etc.; esto facilita que nos dirijamos a los clientes como equipo.
• Salesflare: while Intercom is used more for support reasons, we use Salesflare for everything that is sales or like sales: larger prospects, integration partners, solution partners, content partners, podcast guests, investors, … all follow up and communication around this happens in Salesflare with automated data, centralized email threads, meetings, internal notes with mentions, email tracking, etc.
• Github: nuestras discusiones sobre errores, mejoras y solicitudes de funciones se realizan en Github; de esta forma se mantiene estrechamente vinculado al código, y también se conecta con Intercom.

This stack works really well for us and we’ve got it all integrated with each other, for a large part through Zapier, which makes our communication flow seamlessly and largely automatically through the company.

Las plataformas de comunicación facilitan enormemente el funcionamiento de los procesos de los que he hablado antes, sobre todo cuando todo se hace a distancia.

Conclusión

Realmente todo viene junto si usted:

1. Asegúrese de que el tiempo dedicado a las reuniones se emplea de la manera más eficaz.
2. Mantener el flujo de información durante y entre las reuniones
3. Implantar las plataformas de comunicación adecuadas para que esto sea lo más fácil posible.

Así es como organizamos estas cosas en Salesflare, pero claro, esto es igual de inspiración y todo funciona un poco diferente en cada empresa.

So please fire off your questions (they’re welcome in the comments now!) and I’m happy to think along with you on how to make sure you can organize your internal communication in the best possible way, so your remote startup team can run like clockwork.

Don’t hesitate! If you have any questions, hit me up in the comments or send a message to the team on the chat on our homepage.

Esperamos que te haya gustado este post. Si es así, ¡difúndelo!

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Jeroen Corthout

Cofundador de Salesflare

Soy cofundador de Salesflare, el CRM simple pero potente para pequeñas empresas. Me encanta el crecimiento, automatizar las ventas y crear productos hermosos.

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