Cómo gestionar un equipo remoto
Haz que tu comunicación interna funcione como un reloj
Ayer di una charla sobre «Cómo gestionar un equipo remoto» en RemoteCon, la primera conferencia europea sobre trabajo remoto. (¡Esto es mucho remoto!)
Me enorgulleció mucho compartir escenario con ponentes expertos como Jason Fried, de Basecamp, David Darmanin, de Hotjar y Darren Murph, de Gitlab. Además, Veronica Fresneau, de EU-Startups, dirigió la sesión de preguntas y respuestas.
Mucha gente ya me ha pedido las diapositivas, así que decidí poner aquí, en el blog, la charla completa y las diapositivas en un formato fácil de leer.
Te contaré cómo trabajamos juntos a distancia en Salesflare, con especial atención a cómo comunicarnos internamente para que todo funcione como un reloj.
¡Que lo disfrutes!
Soy Jeroen Corthout, cofundador de Salesflare.
En Salesflare construimos un CRM más humano. Es realmente fácil de usar, no requiere introducir todos los datos a los que estás acostumbrado en los CRM y también te ayuda a trabajar mejor con tus clientes. En el pasado, he trabajado en distintos puestos, en grandes empresas, una agencia y algunos proyectos de startups. Normalmente, trabajando en temas de comunicación.
Salesflare presta servicio a miles de pequeñas y medianas empresas de todo el mundo, pero principalmente de Norteamérica y Europa.
Esto significa que, antes de la COVID-19, ya trabajábamos completamente a distancia con nuestros clientes. Y teníamos más de 5 años de experiencia trabajando de esta forma.
¿Te estás pasando a las ventas a distancia? Lee cómo vender a distancia como un profesional.
Sin embargo, lo que nunca habíamos hecho era pasar a trabajar a distancia con nuestro propio equipo.
Siempre hemos creído firmemente en las ventajas de estar juntos en la misma habitación: interactuar como un equipo de verdad y como un grupo de amigos de una forma más cercana, estar unos al lado de otros para hablar de las cosas más fácilmente y compartirlas de manera informal y sin esfuerzo. Creíamos que ser un equipo unido en una misma habitación nos daba ventaja en términos de velocidad y eficiencia.
Solo cuando nos vimos obligados a trabajar en un entorno remoto entendimos hasta qué punto había sido disfuncional nuestra comunicación al basarnos en esas suposiciones.
Y no quiero decir que fuera horrible: todas las empresas en las que trabajé anteriormente lo hacían, con toda seguridad, mucho peor.
Pero como Salesflare, una empresa que se enorgullece de mantener una comunicación transparente y exhaustiva tanto externa como internamente, sin duda teníamos algunos problemas serios que resolver.
Durante los últimos 3 meses hemos trabajado duro para mejorar nuestra comunicación interna y colaborar de forma más eficaz, y me alegra compartir contigo lo que nos está funcionando, para que quizá yo también pueda inspirarte a mejorar tu comunicación interna.
Te voy a contar qué sistemas, herramientas y procesos usamos para trabajar como un equipo muy unido, aunque ahora mismo todos estemos trabajando a distancia desde habitaciones diferentes de edificios diferentes.
Durante los próximos 10 minutos, aprenderás de mí:
- Cómo maximizamos el ROI de invertir tiempo en reuniones
- Cómo conseguimos que la información fluya por el equipo
- Cómo es nuestra configuración en cuanto a plataformas de comunicación
1. Cómo maximizamos el ROI de invertir tiempo en reuniones
Como en Salesflare estamos totalmente centrados en crear valor para los clientes, y como hacemos buena parte de ese trabajo en equipo, dedicando bastante tiempo a pensar y planificar, pasamos bastante tiempo juntos en reuniones.
En el pasado, mejorar nuestros procesos solía significar añadir reuniones adicionales para debatir y planificar las cosas aún mejor. Eso hizo que, al cabo de un tiempo, pasáramos buena parte de nuestro tiempo en esas reuniones haciendo precisamente eso, en lugar de crear valor de verdad.
Además, la eficiencia de las reuniones empezó a resentirse:
- Las reuniones empezaban a alargarse mucho más de lo previsto para asegurarnos de no necesitar otra
- La gente empezó a perder la concentración durante las reuniones, lo que perjudicó seriamente la eficiencia
- Las conversaciones solían atascarse demasiado tiempo en unos pocos puntos clave
- Olvidábamos exactamente qué habíamos decidido y por qué, así que volvíamos innecesariamente sobre algunos temas
- Perdíamos de vista cómo se sentían los demás respecto a la conversación, lo que nos hacía dar vueltas a las conclusiones y volver a ellas demasiado a menudo
- Perdíamos mucho tiempo en las reuniones mirando y pensando en cosas que podríamos haber mirado y pensado de antemano, sin hacer perder el tiempo a todo el mundo
Estas son las reglas que seguimos ahora para evitarlo:
- Separamos los distintos tipos de conversaciones —por ejemplo, las estratégicas y las operativas— en reuniones diferentes, para asegurarnos de no quedarnos demasiado atascados en ninguno de esos niveles. Por ejemplo, tenemos reuniones de sprint y reuniones de preparación del sprint, reuniones de funcionalidades y reuniones de planificación de funcionalidades, y reuniones de crecimiento y reuniones de ideas de crecimiento.
- La mayoría de las reuniones tienen una agenda que define qué se debatirá y qué hay que preparar para esa reunión. En nuestras reuniones de funcionalidades —en las que definimos por completo las funcionalidades a lo largo de una serie de reuniones—, por ejemplo, tenemos una estructura fija para la agenda y la preparación de cada reunión.
- No entramos en una reunión sin haber pensado antes en los temas. Cada uno prepara la reunión en un documento individual y comparte esa preparación al menos un día antes. Así, todos pueden leerla con antelación y añadir algunos primeros comentarios para poner la conversación en marcha desde el principio.
- Intentamos limitar la mayoría de las reuniones —como las de funcionalidades— a un máximo de 3 personas. Hemos comprobado que, cuando hacemos reuniones con más gente, solo 3 personas participan activamente y el resto empieza a quedarse dormido.
- Siempre activamos el vídeo y mantenemos las caras de todos en pantalla durante la conversación. Las expresiones de nuestros compañeros de equipo son importantes para saber cómo se sienten respecto a lo que se está debatiendo. Y sabemos cuándo están perdiendo la atención.
- Además, abrimos un documento en Google Docs con una estructura definida —un documento compartido que es diferente de los documentos de preparación individuales—. Ahí anotamos cada decisión que tomamos. Incluso si decidimos no hacer algo concreto, lo escribimos. De ese modo, todo el proceso de decisión queda registrado para quienes no están en la reunión y para consultarlo más adelante. Una persona es responsable de tomar notas; el resto puede seguir el documento en directo desde su pantalla y sugerir correcciones.
- Si la conversación se atasca, aparcamos inmediatamente el punto de debate en una lista de preguntas. Puede ser una lista independiente en la parte superior o estar integrada en la estructura del documento y resaltada con un color concreto.
- Limitamos las reuniones a 2 horas. Alargar las reuniones más allá de ese punto perjudica la capacidad de atención y deja de ser productivo.
- Cuando han pasado 30 minutos, damos un primer aviso para empezar a cerrar. Cuando faltan 15 minutos, empezamos a cerrar. Esto significa que redactamos los comunicados de la reunión y planificamos la siguiente si es necesario.
- Los comunicados de la reunión son un breve resumen de las conclusiones y el estado de la reunión para todas las personas que no participaron. Publicamos estos comunicados en Slack para que todo el equipo esté al día fácilmente, incluso sin leer el documento completo de la reunión.
- Después de las reuniones y entre una reunión y otra, las conversaciones pueden continuar en el documento de la reunión. Esto ocurre en hilos de comentarios. El propietario del documento —la persona responsable de poner por escrito las conversaciones— sigue estas conversaciones y es responsable de trabajar para llegar a conclusiones.
Esto es lo que hacemos actualmente, pero seguimos trabajando en nuestra forma de abordar las reuniones para asegurarnos de aprovechar nuestro tiempo con la máxima eficiencia. Nuestra capacidad para crear mucho valor en estas reuniones en poco tiempo es lo que nos permite competir con empresas más grandes y con más recursos, así que para nosotros es extremadamente importante.
Si solo aplicas algunas de estas reglas, enseguida comprobarás que aprovechas mucho mejor el tiempo de tus reuniones que antes y que tu productividad se disparará.
2. Cómo conseguimos que la información fluya por el equipo
Como dije al principio, antes creíamos que sentarnos en la misma habitación haría que la comunicación fluyera de forma natural.
A medida que crecía nuestro equipo, incluso antes de que pasáramos a trabajar a distancia y a comunicarnos internamente de forma remota, empezamos a entender, a través de muchos pequeños percances, que las cosas no funcionan así. Paso a paso, hemos ido introduciendo muchos cambios pequeños para asegurarnos de que la información fluya por el equipo sin esfuerzo, sin que ni siquiera tengamos que pensar en ello.
Recuerdo perfectamente que, cuando trabajaba en una gran empresa e incluso en una agencia, a menudo no sabía qué haría durante todo el día la persona sentada a mi lado, y mucho menos las demás personas de la empresa.
La información se compartía muy mal, lo que hacía mucho más difícil funcionar como un equipo eficaz de cara a los clientes, o incluso sentir que formabas parte de un equipo que intentaba conseguir cosas en conjunto.
En Salesflare, hacemos todo lo posible por conseguir justo lo contrario. Estas son algunas de las cosas que hacemos para lograrlo:
- En el nivel más básico, organizamos reuniones stand-up cada mañana. En la oficina solíamos hacerlas en persona en cuanto había llegado todo el mundo. En remoto, empezamos a escribirlas en Slack. Hacemos una lista de lo que hemos hecho el día anterior y de lo que haremos ese día. Esto es útil por muchos motivos: 1. Todo el mundo sabe en qué está trabajando el resto 2. Te tomas un momento para reflexionar sobre el día anterior 3. Y también tienes que planificar conscientemente tu día. ¡Solo buenas prácticas!
- Para asegurarnos de que seguimos afilando el hacha, aprendemos de nuestros errores y mejoramos nuestros procesos —como todo lo que estamos comentando aquí—, organizamos reuniones de equipo cada dos semanas, los viernes por la tarde. Hacemos una lista de lo que salió mal en las dos semanas anteriores y de lo que salió bien. Para los aspectos negativos, hablamos de soluciones. De los positivos, extraemos aprendizajes. Después, presentamos nuestras métricas y en qué hemos estado trabajando durante las dos semanas anteriores.
- A nivel individual, también reservamos algo de tiempo cada mes para seguir afilando el hacha. Esto significa que mi cofundador y yo nos reunimos individualmente con todo el equipo. Yo me reúno con las personas del equipo de negocio y él con las del equipo de producto. Cada trimestre cambiamos para variar un poco y mantener una cultura abierta.
- Las conversaciones son públicas siempre que sea posible: en canales públicos de Slack, documentos de Google, conversaciones en incidencias de Github, … Hablaremos más de esto cuando tratemos las plataformas de comunicación.
- Como he dicho antes, nos aseguramos de que todo el mundo esté al día tanto como sea posible compartiendo anuncios después de las reuniones. Esto significa que al final de cada reunión nos hacemos intencionadamente la pregunta «¿qué debería saber el resto del equipo sobre lo que hemos hablado aquí?» y compartimos la información que deba compartirse, para que no quede oculta por accidente.
- No se trata solo de las reuniones. También fomentamos una cultura abierta y transparente fuera de ellas. Animamos a todo el mundo a hablar cuando las cosas no funcionan. Todo el mundo hace avanzar las cosas, puede usar su criterio y expresar lo que piensa, en lugar de que solo lo hagamos mi cofundador y yo. Esto es realmente esencial para que las cosas funcionen. Un libro que disfruté mucho sobre este tema es «Radical Candor», de Kim Scott.
Todo esto permite que un equipo que piensa y trabaja como uno solo consiga sus objetivos, en lugar de trabajar como una serie de individuos desalineados.
Especialmente cuando trabajas en remoto, es enormemente importante seguir compartiendo información de forma aún más intencionada de lo que lo harías normalmente, porque cada persona está encerrada en su propia habitación y la información no se comparte «por accidente».
3. Cómo es nuestra configuración en cuanto a plataformas de comunicación
A mucha gente le gusta saltar directamente a esta parte, porque es muy divertido decidirlo: ¿qué plataformas de comunicación deberíamos usar? ¿Deberíamos usar Slack o alguna otra cosa? ¿Dónde hacemos seguimiento de esto y aquello?
Por muy divertido y emocionante que sea, aquí lo he dejado para el final, porque las plataformas no son más que herramientas para conseguir lo que te propones.
Y, por supuesto, también significa que hemos dejado lo más jugoso para el final y que podemos terminar por todo lo alto.
Estas son las plataformas que usamos para mantener organizada y fluida nuestra comunicación interna:
- Slack: aquí compartimos anuncios y actualizaciones, mantenemos conversaciones rápidas en hilos y también es el lugar central donde podemos hacer seguimiento de los nuevos cambios en Google Docs, Github, etc.
- Google Docs: como he dicho, ahí es donde guardamos la preparación y los resultados de las conversaciones, y donde continuamos algunas de ellas entre una reunión y otra (en hilos de comentarios dentro del documento); es el mejor lugar para cualquier conversación que requiera una reflexión más profunda (frente a las conversaciones rápidas de Slack).
- Zoom: usamos Zoom para la mayoría de nuestras reuniones por vídeo, porque es bastante estable y nos permite usarlo fácilmente junto con Google Docs.
- Discord: hace poco también añadimos Discord a la mezcla para que fuera más fácil hablar entre nosotros (solo con audio); por ejemplo, podemos hablar de los incidentes de desarrollo más rápidamente o pasar el rato en un canal compartido de Discord mientras trabajamos, igual que en la oficina.
- Intercom: nuestra comunicación con los clientes pasa por Intercom y allí podemos añadir notas internas, mencionarnos, asignarnos tareas, etc.; esto facilita atender a los clientes como un equipo.
- Salesflare: mientras que Intercom se usa más para cuestiones de soporte, usamos Salesflare para todo lo relacionado con las ventas o parecido a las ventas: leads más grandes, socios de integración, socios de soluciones, socios de contenido, invitados de podcasts, inversores, … todo el seguimiento y la comunicación en torno a esto ocurre en Salesflare, con datos automatizados, hilos de correo electrónico centralizados, reuniones, notas internas con menciones, seguimiento del correo electrónico, etc.
- Github: nuestras conversaciones sobre errores, mejoras y solicitudes de funcionalidades tienen lugar en Github; así permanecen estrechamente vinculadas al código y también se conectan con Intercom.
Este stack nos funciona muy bien y lo tenemos todo integrado entre sí, en gran parte a través de Zapier, lo que hace que nuestra comunicación fluya de forma fluida y, en gran medida, automática por toda la empresa.
Las plataformas de comunicación son una ayuda enorme para hacer funcionar los procesos que he comentado antes, especialmente cuando todo pasa a ser remoto.
Conclusión
Todo encaja si:
- Te aseguras de que el tiempo de las reuniones se aproveche de la forma más eficiente
- Mantienes la información fluyendo durante las reuniones y entre ellas
- Implementas las plataformas de comunicación adecuadas para que todo esto sea lo más fácil posible
Así es como organizamos estas cosas en Salesflare, pero, por supuesto, esto solo pretende servirte de inspiración: en cada empresa las cosas funcionan de una manera un poco distinta.
Así que no dudes en lanzar tus preguntas (¡ahora también son bienvenidas en los comentarios!) y estaré encantado de ayudarte a pensar cómo puedes organizar la comunicación interna de la mejor manera posible, para que tu equipo de startup remota funcione como un reloj.
¡No te cortes! Si tienes alguna pregunta, escríbeme en los comentarios o envía un mensaje al equipo por el chat de nuestra página de inicio.
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