Een team op afstand beheren

Laat je interne communicatie op rolletjes lopen

Yesterday I gave a talk about “How to Manage a Remote Team” at RemoteCon, the first remote conference in Europe on the topic of remote work. (That’s a lot of remote!)

Ik was erg trots dat ik mocht presenteren naast deskundige sprekers als Jason Fried van Basecamp, David Darmanin van Hotjar en Darren Murph van Gitlab. En de sessie Q&A werd geleid door Veronica Fresneau van EU-Startups.

Veel mensen hebben al om de dia's gevraagd, dus ik heb besloten om de volledige lezing en dia's hier op de blog beschikbaar te maken in een leesbaar formaat.

I’ll go into how we work together remotely at Salesflare, with a special focus on how to communicate internally to make everything run like clockwork.

Veel plezier!

I’m Jeroen Corthout, co-founder of Salesflare.

At Salesflare, we build a more human CRM. It’s actually easy to use, it doesn’t require all the data input you’re used to in CRMs, and it helps you to do a better job with your customers as well. In the past, I’ve been working in different roles, within corporates, an agency and some startup projects. Usually working on communication issues.

Salesflare bedient duizenden kleine en middelgrote bedrijven over de hele wereld, maar voornamelijk in Noord-Amerika en Europa.

Dit betekent dat we vóór COVID-19 al volledig op afstand werkten met onze klanten. En we hadden meer dan 5 jaar ervaring met deze manier van werken.

Overschakelen op verkoop op afstand? Lees hoe je op afstand verkoopt als een pro.

Wat we echter nog nooit hadden gedaan, was op afstand gaan met ons team zelf.

We hebben altijd sterk geloofd in de voordelen van het samenzijn in dezelfde ruimte: op een intiemere manier met elkaar omgaan als een echt team en als een groep vrienden, naast elkaar zitten om gemakkelijker dingen te bespreken, dingen gemakkelijk informeel delen. We geloofden dat één team in één ruimte ons een voordeel gaf in termen van snelheid en efficiëntie.

It’s only after we were forced into a remote setting that we understood how dysfunctional our communication had been by relying on these assumptions.

And I don’t mean it was horrible: every company I worked for in the past most certainly did worse.

Maar als Salesflare, een bedrijf dat prat gaat op duidelijke en uitgebreide communicatie, zowel extern als intern, hadden we zeker een aantal serieuze problemen op te lossen.

Over the last 3 months we have been working hard on improving our internal communication to work together more effectively, and I’m happy to share with you what is working for us, so that maybe I can inspire you to improve your internal communication as well.

I’ll share what systems, tools, and processes we use to work together as one tight knit team, even though we are all working remotely from different rooms in different buildings right now.

Over the next 10 minutes, you’ll learn from me:

1. Hoe we de ROI van tijd investeren in vergaderingen maximaliseren
2. Hoe we informatie door het team laten stromen
3. Hoe onze opstelling eruit ziet in termen van communicatieplatforms

1. Hoe we de ROI van tijd investeren in vergaderingen maximaliseren

As we’re extremely focused on building value for customers at Salesflare, and as we do a lot of that building as a team and with a good amount of thinking and planning, this means that we spend quite some time together in meetings.

Het verbeteren van onze processen in het verleden betekende vaak het toevoegen van extra vergaderingen om dingen nog beter te bespreken en te plannen, wat betekende dat we na een tijdje een groot deel van onze tijd in deze vergaderingen doorbrachten met dat te doen in plaats van daadwerkelijk waarde te creëren.

Ook de efficiëntie van de vergaderingen begon eronder te lijden:

• Meetings started going way over time to make sure we didn’t need another one
• Mensen begonnen hun focus te verliezen tijdens de vergaderingen, wat de efficiëntie ernstig schaadde
• Discussies bleven vaak te lang hangen op een paar belangrijke punten
• We would forget what exactly we decided and why, which meant we’d come back on things unnecessarily
• We’d lose touch of how others felt about the discussion, which meant circling around conclusions and coming back to them too often
• We’d lose a lot of time in meetings looking at and thinking about things we could have looked at and thought about beforehand, without losing everyone’s time

Here’s the rules we follow now to avoid this:

1. We separate different types of discussions (for instance strategic vs. operational) in different meetings, to make sure that we don’t get too stuck on either of these levels. We for instance have sprint meetings and sprint prep meetings, feature meetings and feature planning meetings, and growth meetings and growth ideas meetings.
2. De meeste vergaderingen hebben een agenda waarin staat wat er tijdens die vergadering wordt besproken en wat er voor die vergadering moet worden voorbereid. Voor onze functievergaderingen (waarin we functies volledig scannen in een reeks vergaderingen) hebben we bijvoorbeeld een vaste structuur voor de agenda en voorbereiding voor elke vergadering.
3. We don’t go into meetings without thinking about things beforehand. We each prepare the meeting in an individual document and share this preparation at least a day before. That way everyone can already read the prep and add some first comments to get the discussion moving already.
4. We proberen de meeste vergaderingen (zoals functievergaderingen) te beperken tot maximaal 3 mensen. We hebben gemerkt dat als we met meer mensen vergaderen, slechts 3 mensen actief deelnemen en de rest in slaap valt.
5. We always turn on video and keep everyone’s faces on the screen during the discussion. The expressions of our team mates are important to know how they feel about what’s being discussed. And we know when they’re losing attention.
6. Next to this, we open a document in Google Docs with a set structure (a shared document that is different from the individual prep documents). It’s where we take note of every decision we make. Even if we decide not to do a certain thing, we write it down. That way the whole decision process is tracked for those not in the meeting and for later. One person is responsible for taking notes, the rest can follow this live on their screen and suggest corrections.
7. Als de discussie vastloopt, parkeren we het discussiepunt onmiddellijk in een lijst met vragen. Dit kan in een aparte lijst bovenaan, of binnen de structuur van het document gemarkeerd met een bepaalde kleur.
8. We beperken vergaderingen tot 2 uur. Als vergaderingen langer duren, gaat dat ten koste van de aandacht en is het niet meer productief.
9. Na 30 minuten geven we een eerste herinnering om af te ronden. Na 15 minuten beginnen we met afronden. Dit betekent dat we de mededelingen van de vergadering opschrijven en de volgende vergadering plannen als dat nodig is.
10. The announcements of the meeting are a short summary of the conclusions and status of the meeting for everyone who wasn’t involved. These announcements are posted in Slack so the whole team stays up to date in an easy way, even without reading the full meeting document.
11. Na en tussen vergaderingen kunnen de discussies worden voortgezet in het vergaderdocument. Dit gebeurt in commentaar threads. De documenteigenaar (de persoon die verantwoordelijk was voor het typen van de discussies) blijft deze discussies opvolgen en is verantwoordelijk voor het toewerken naar conclusies.

This is what we’re doing currently, but we keep working on how we attack meetings to make sure that we spend our time with maximum efficiency. Our ability to create a lot of value in these meetings in little time is what makes us competitive towards bigger players with more resources, so it’s extremely important to us.

If you only implement some of these rules, you’ll immediately find that your meeting time is much more well spent than it was before, and your productivity will soar.

2. Hoe we informatie door het team laten stromen

Zoals ik in het begin al zei, geloofden we altijd dat door in dezelfde ruimte te zitten de communicatie vanzelf zou gaan.

Naarmate ons team groeide, zelfs voordat we op afstand gingen met ons team en interne communicatie, begonnen we door veel kleine ongelukjes te begrijpen dat dit niet is hoe dingen werken. Stap voor stap hebben we veel kleine veranderingen doorgevoerd om ervoor te zorgen dat informatie moeiteloos door het team stroomt, zonder dat we erover na hoeven te denken.

Ik kan me nog levendig herinneren dat ik in een groot bedrijf werkte en zelfs in een agentschap, waar ik vaak niet wist wat de persoon die naast me zat de hele dag zou doen, laat staan de andere mensen in het bedrijf.

Informatie werd zeer slecht gedeeld, wat betekende dat het veel moeilijker was om als een effectief team naar klanten toe te functioneren, of zelfs om je onderdeel te voelen van een team dat samen dingen probeerde te realiseren.

At Salesflare, we try our best to achieve the opposite. Here’s some of the things we do to make this happen:

• On the most basic level, we organize stand up meetings every morning. In the office we used to do this live as soon as everyone had arrived. In a remote setting, we started typing it up in Slack. We list what we’ve done the previous day and what we’ll do that day. This is good for many reasons: 1. Everyone knows what everyone else is working on 2. You take a moment to reflect on the previous day 3. And you also need to consciously plan your day. Only best practices!
• To make sure we keep sharpening the saw, learn from our mistakes, and improve our processes (like everything we’re discussing here) we organize team meetings every 2 weeks on Friday afternoon. We list what went wrong in the past 2 weeks and what went well. For the negatives, we discuss solutions. For the positives, we extract learnings. And after this we demo our metrics and what we’ve been working on in the past 2 weeks.
• Op individueel niveau nemen we ook elke maand de tijd om de zaag te slijpen. Dit betekent dat mijn medeoprichter en ik de tijd nemen voor een een-op-eengesprek met iedereen in het team. Ik ontmoet diegenen in het business team, hij ontmoet diegenen in het product team. Elk kwartaal wisselen we om de dingen te mixen en een open cultuur te behouden.
• Discussions are publicly accessible as much as possible: in public Slack channels, Google documents, in discussion on Github issues, … More about that when we talk about the communication platforms.
• Like I said previously, we make sure that everyone stays up to date as much as possible by sharing announcements after meetings. This means that at the end of each meeting we intentionally ask ourselves the question “what should the rest of the team know about what we discussed here?” and information that should be shared is shared, so it doesn’t stay hidden by accident.
• It’s not just about the meetings. We stimulate an open and transparent culture also outside the meetings. Everyone is encouraged to speak up when things are not working. Everyone moves things forward and can use their brains and speak their minds, instead of just my co-founder and I. This is really essential to making things work. A book I really enjoyed about this is “Radical Candor” by Kim Scott.

Dit alles maakt een team mogelijk dat denkt en werkt als één team om zijn doelen te bereiken, in plaats van te werken als een reeks ongebonden individuen.

Especially when working remotely, it is of huge importance to keep sharing information even more intently than you would normally, as everybody is hiding in their own rooms and information doesn’t get shared “by accident”.

3. Hoe onze opstelling eruit ziet in termen van communicatieplatforms

A lot of people like to jump to this part, as it’s a lot of fun to figure this out: what communication platforms shall we use? Should we use Slack or something else? Where do we keep track of this and that?

As much fun and exciting as it is, I kept it for last here, because the platforms are just enablers for what you’re trying to achieve.

En het betekent natuurlijk ook dat we de sappige dingen voor het laatst hebben bewaard en dat we met een goed gevoel kunnen eindigen!

Here’s the platforms we use to keep our internal communication organized and flowing:

• Slack: we share announcements and updates here, have quick discussions in threads, and it’s also the central place where we can keep track of new changes in Google Docs & Github, etc.
• Google Docs: like I said, that’s where we keep the preparation and results of discussions and continue some of those discussion in between (in comment threads on the document); it’s the best place for any discussion that requires deeper thought (vs. the quick discussions in Slack)
• Zoom: we use Zoom for most of our video meetings, as it’s quite stable and easily allows us to use it next to Google Docs
• Discord: we hebben onlangs Discord aan de mix toegevoegd om het makkelijker te maken om met elkaar te praten (alleen met audio); we kunnen bijvoorbeeld sneller ontwikkelincidenten bespreken of rondhangen op een gedeeld Discord-kanaal terwijl we werken, net als op kantoor.
• Intercom: onze communicatie met klanten verloopt via Intercom en we kunnen daar interne notities toevoegen, elkaar noemen, elkaar toewijzen, etc.; dit maakt het makkelijk om als team klanten aan te spreken
• Salesflare: while Intercom is used more for support reasons, we use Salesflare for everything that is sales or like sales: larger prospects, integration partners, solution partners, content partners, podcast guests, investors, … all follow up and communication around this happens in Salesflare with automated data, centralized email threads, meetings, internal notes with mentions, email tracking, etc.
• Github: onze discussies over bugs, verbeteringen en feature requests vinden plaats in Github; op die manier blijft het nauw verbonden met de code, en het sluit ook aan op Intercom

This stack works really well for us and we’ve got it all integrated with each other, for a large part through Zapier, which makes our communication flow seamlessly and largely automatically through the company.

Communicatieplatforms zijn een enorm hulpmiddel om de processen die ik eerder besprak te laten werken, vooral wanneer alles op afstand gebeurt.

Conclusie

Het komt echt allemaal samen als je:

1. Ervoor zorgen dat vergadertijd zo efficiënt mogelijk wordt besteed
2. Informatie door en tussen vergaderingen door laten stromen
3. Implementeer de juiste communicatieplatforms om dit zo gemakkelijk mogelijk te maken.

Dit is hoe we deze dingen organiseren bij Salesflare, maar natuurlijk is dit net zo inspirerend en werkt alles in elk bedrijf een beetje anders.

So please fire off your questions (they’re welcome in the comments now!) and I’m happy to think along with you on how to make sure you can organize your internal communication in the best possible way, so your remote startup team can run like clockwork.

Don’t hesitate! If you have any questions, hit me up in the comments or send a message to the team on the chat on our homepage.

We hopen dat je deze post leuk vond. Als je het leuk vond, vertel het dan verder!

👉 Je kunt @salesflare volgen op Twitter, Facebook en LinkedIn.

• Over
• Laatste berichten

Jeroen Corthout

Medeoprichter bij Salesflare

Ik ben medeoprichter van Salesflare, het simpele doch krachtige CRM voor kleine bedrijven. Ik hou van groei, het automatiseren van verkoop en het bouwen van mooie producten.

Laatste berichten door Jeroen Corthout (bekijk alle)

• 8 Voordelen van CRM + 6 uitdagingen om eerst te overwinnen - 18 april 2024
• 30+ Beste Leadgeneratie Tools (per Type) - 16 april 2024
• 7 Beste CRM's voor Google Workspace + Integratiefuncties - 11 april 2024