Hoe manage je een team op afstand?
Laat je interne communicatie lopen als een geoliede machine
Gisteren gaf ik een talk over “Hoe manage je een remote team?” op RemoteCon, de eerste Europese remoteconferentie over remote werken. (Dat is wel héél veel remote!)
Ik was erg trots dat ik er samen met experts als Jason Fried van Basecamp, David Darmanin van Hotjar en Darren Murph van Gitlab mocht spreken. De Q&A na de sessie werd geleid door Veronica Fresneau van EU-Startups.
Veel mensen hebben al naar de slides gevraagd, dus besloot ik de volledige talk en de slides hier op de blog beschikbaar te maken in een leesbaar formaat.
Ik vertel hoe we bij Salesflare op afstand samenwerken, met speciale aandacht voor hoe we intern communiceren zodat alles als een geoliede machine loopt.
Veel leesplezier!
Ik ben Jeroen Corthout, medeoprichter van Salesflare.
Bij Salesflare bouwen we aan een menselijkere CRM. Het is echt makkelijk te gebruiken, je hoeft er niet alle gegevens in te voeren die je van CRM’s gewend bent en het helpt je bovendien om beter met je klanten te werken. In het verleden heb ik verschillende rollen vervuld bij corporates, een agency en enkele startup-projecten. Meestal werkte ik aan communicatievraagstukken.
Salesflare bedient duizenden kleine en middelgrote bedrijven over de hele wereld, maar vooral in Noord-Amerika en Europa.
Dat betekent dat we vóór COVID-19 al volledig op afstand met onze klanten werkten. En we hadden al meer dan vijf jaar ervaring met deze manier van werken.
Schakel je over op remote verkopen? Lees hoe je verkoopt op afstand als een pro.
Wat we echter nog nooit hadden gedaan, was met ons team op afstand gaan werken.
We hebben altijd sterk geloofd in de voordelen van samen in dezelfde ruimte zijn: op een meer persoonlijke manier met elkaar omgaan als een echt team en als een groep vrienden, naast elkaar zitten om dingen makkelijker te bespreken en zonder moeite informeel dingen met elkaar delen. We dachten dat het ons een voordeel gaf op het vlak van snelheid en efficiëntie als we één team in één ruimte waren.
Pas toen we gedwongen werden om in een remote werkomgeving te werken, begrepen we hoe gebrekkig onze communicatie was geweest doordat we op deze aannames vertrouwden.
En ik bedoel niet dat het verschrikkelijk was: elk bedrijf waar ik in het verleden heb gewerkt, deed het vrijwel zeker nog slechter.
Maar als Salesflare, een bedrijf dat trots is op zijn duidelijke en uitgebreide communicatie, zowel extern als intern, hadden we zeker een aantal serieuze problemen op te lossen.
De afgelopen drie maanden hebben we hard gewerkt aan het verbeteren van onze interne communicatie, zodat we effectiever kunnen samenwerken. Ik deel graag met je wat voor ons werkt, zodat ik je misschien ook kan inspireren om je interne communicatie te verbeteren.
Ik deel welke systemen, tools en processen we gebruiken om als één hecht team samen te werken, ook al werken we momenteel op afstand vanuit verschillende kamers in verschillende gebouwen.
In de komende 10 minuten leer je van mij:
- Hoe we de ROI maximaliseren van tijd investeren in vergaderingen
- Hoe we ervoor zorgen dat informatie door het team blijft stromen
- Hoe onze setup eruitziet op het vlak van communicatieplatformen
1. Hoe we de ROI maximaliseren van tijd investeren in vergaderingen
Omdat we bij Salesflare sterk focussen op waarde creëren voor klanten, en we daar als team veel tijd aan besteden met de nodige denkoefeningen en planning, betekent dit dat we behoorlijk wat tijd samen doorbrengen in vergaderingen.
Onze processen verbeteren betekende vroeger vaak dat we extra vergaderingen toevoegden om dingen nog beter te bespreken en te plannen. Na een tijdje besteedden we daardoor een groot deel van onze tijd aan die vergaderingen, in plaats van daadwerkelijk waarde te creëren.
Ook de efficiëntie van de vergaderingen begon eronder te lijden:
- Vergaderingen liepen steeds verder uit om ervoor te zorgen dat we geen nieuwe nodig hadden
- Mensen verloren hun focus tijdens de vergaderingen, wat de efficiëntie ernstig schaadde
- Discussies bleven vaak te lang hangen bij enkele belangrijke punten
- We vergaten wat we precies hadden beslist en waarom, waardoor we onnodig op beslissingen terugkwamen
- We verloren het zicht op hoe anderen zich voelden bij de discussie, waardoor we te vaak rond conclusies bleven cirkelen en erop terugkwamen
- We verloren tijdens vergaderingen veel tijd aan het bekijken en overdenken van zaken die we vooraf hadden kunnen bekijken en overdenken, zonder ieders tijd te verspillen
Dit zijn de regels die we nu volgen om dit te vermijden:
- We scheiden verschillende soorten discussies (bijvoorbeeld strategische en operationele discussies) in verschillende vergaderingen, zodat we niet te veel op één van beide niveaus blijven hangen. Zo hebben we bijvoorbeeld sprintvergaderingen en vergaderingen ter voorbereiding van sprints, featurevergaderingen en vergaderingen voor featureplanning, en groeivergaderingen en vergaderingen over groeideeën.
- De meeste vergaderingen hebben een agenda waarin staat wat er tijdens die vergadering wordt besproken en waarop je je moet voorbereiden. Voor onze featurevergaderingen (waarin we features volledig afbakenen in een reeks vergaderingen) hebben we bijvoorbeeld een vaste structuur voor de agenda en de voorbereiding van elke vergadering.
- We gaan geen vergaderingen in zonder vooraf over de onderwerpen na te denken. We bereiden de vergadering allemaal voor in een individueel document en delen die voorbereiding minstens één dag van tevoren. Zo kan iedereen de voorbereiding al lezen en een paar eerste opmerkingen toevoegen, zodat de discussie meteen op gang komt.
- We proberen de meeste vergaderingen (zoals featurevergaderingen) te beperken tot maximaal 3 personen. We hebben gemerkt dat bij vergaderingen met meer mensen maar 3 mensen actief deelnemen en de rest begint in slaap te vallen.
- We zetten altijd de video aan en houden tijdens de discussie het gezicht van iedereen op het scherm. De gezichtsuitdrukkingen van onze teamgenoten zijn belangrijk om te weten hoe ze zich voelen bij wat er wordt besproken. En we weten wanneer ze hun aandacht verliezen.
- Daarnaast openen we een document in Google Docs met een vaste structuur (een gedeeld document dat verschilt van de individuele voorbereidingsdocumenten). Daarin noteren we elke beslissing die we nemen. Zelfs als we beslissen om iets niet te doen, schrijven we dat op. Zo wordt het volledige beslissingsproces bijgehouden voor wie niet bij de vergadering was en voor later. Eén persoon is verantwoordelijk voor het maken van notities, terwijl de rest dit live op het scherm kan volgen en correcties kan voorstellen.
- Als de discussie vastloopt, parkeren we het discussiepunt meteen in een lijst met vragen. Dat kan in een aparte lijst bovenaan of binnen de structuur van het document, gemarkeerd met een bepaalde kleur.
- We beperken vergaderingen tot 2 uur. Vergaderingen langer laten duren dan dat schaadt de aandacht en maakt ze onproductief.
- Na 30 minuten geven we een eerste herinnering om af te ronden. Na 15 minuten beginnen we af te ronden. Dat betekent dat we de mededelingen van de vergadering uitschrijven en de volgende vergadering plannen als dat nodig is.
- De mededelingen van de vergadering zijn een korte samenvatting van de conclusies en de status van de vergadering voor iedereen die er niet bij was. We plaatsen deze mededelingen in Slack, zodat het hele team op een eenvoudige manier op de hoogte blijft, ook zonder het volledige vergaderdocument te lezen.
- Na en tussen vergaderingen door kunnen de discussies verdergaan in het vergaderdocument. Dat gebeurt in commentaarthreads. De eigenaar van het document (de persoon die verantwoordelijk was voor het uitschrijven van de discussies) blijft deze discussies opvolgen en is verantwoordelijk voor het toewerken naar conclusies.
Dit is wat we momenteel doen, maar we blijven werken aan de manier waarop we vergaderingen aanpakken om ervoor te zorgen dat we onze tijd zo efficiënt mogelijk besteden. Ons vermogen om in deze vergaderingen in weinig tijd veel waarde te creëren, maakt ons competitief tegenover grotere spelers met meer middelen. Daarom is dit enorm belangrijk voor ons.
Als je slechts enkele van deze regels toepast, zul je meteen merken dat je vergadertijd veel beter besteed wordt dan voorheen en dat jouw productiviteit enorm zal stijgen.
2. Hoe we ervoor zorgen dat informatie door het team blijft stromen
Zoals ik aan het begin al zei, dachten we vroeger dat communicatie vanzelf zou stromen als we in dezelfde ruimte zaten.
Toen ons team groeide, begonnen we — nog vóór we met ons team en onze interne communicatie op afstand gingen werken — door allerlei kleine missers te begrijpen dat het zo niet werkt. Stap voor stap hebben we veel kleine veranderingen doorgevoerd om ervoor te zorgen dat informatie moeiteloos door het team stroomt, zonder dat we daar zelfs maar over hoeven na te denken.
Ik herinner me nog levendig hoe ik in een groot bedrijf en zelfs in een agency werkte en vaak niet wist wat de persoon naast me de hele dag deed, laat staan wat de andere mensen in het bedrijf deden.
Informatie werd bijzonder slecht gedeeld. Daardoor was het veel moeilijker om als een effectief team voor klanten te functioneren, of zelfs om je deel te voelen van een team dat samen dingen probeerde te realiseren.
Bij Salesflare doen we ons best om het tegenovergestelde te bereiken. Dit zijn enkele dingen die we doen om dat voor elkaar te krijgen:
- Op het meest basale niveau organiseren we elke ochtend stand-upvergaderingen. Op kantoor deden we dat vroeger live zodra iedereen was aangekomen. In een remote omgeving zijn we dit in Slack gaan uitschrijven. We vermelden wat we de vorige dag hebben gedaan en wat we die dag zullen doen. Dat is om verschillende redenen goed: 1. Iedereen weet waar iedereen anders aan werkt 2. Je neemt even de tijd om na te denken over de vorige dag 3. En je moet je dag ook bewust plannen. Alleen maar best practices!
- Om ervoor te zorgen dat we de zaag scherp blijven houden, leren van onze fouten en onze processen verbeteren — zoals alles wat we hier bespreken — organiseren we elke twee weken op vrijdagmiddag teamvergaderingen. We vermelden wat er de afgelopen twee weken fout en goed is gegaan. Voor de negatieve punten bespreken we oplossingen. Uit de positieve punten halen we lessen. Daarna tonen we onze metrics en waar we de afgelopen twee weken aan hebben gewerkt.
- Ook op individueel niveau nemen we elke maand de tijd om de zaag scherp te houden. Dat betekent dat mijn medeoprichter en ik tijd maken voor een één-op-één met iedereen in het team. Ik spreek af met de mensen uit het business team, hij met de mensen uit het productteam. Elk kwartaal wisselen we dat om, zodat we de zaken afwisselen en een open cultuur behouden.
- Discussies zijn zo veel mogelijk publiek toegankelijk: in openbare Slack-kanalen, Google-documenten, in discussies bij Github-issues, … Meer daarover wanneer we het over de communicatieplatforms hebben.
- Zoals ik eerder zei, zorgen we ervoor dat iedereen zo goed mogelijk op de hoogte blijft door na vergaderingen aankondigingen te delen. Dat betekent dat we aan het einde van elke vergadering bewust de vraag stellen: “Wat moet de rest van het team weten over wat we hier hebben besproken?” Informatie die gedeeld moet worden, wordt gedeeld, zodat die niet per ongeluk verborgen blijft.
- Het gaat niet alleen om de vergaderingen. Ook buiten de vergaderingen stimuleren we een open en transparante cultuur. Iedereen wordt aangemoedigd om zich uit te spreken wanneer dingen niet werken. Iedereen helpt om dingen vooruit te brengen, kan zijn verstand gebruiken en zijn mening geven, in plaats van dat alleen mijn medeoprichter en ik dat doen. Dat is echt essentieel om dingen te laten werken. Een boek dat ik hierover erg goed vond, is “Radical Candor” van Kim Scott.
Dit alles maakt het mogelijk dat een team als één geheel denkt en werkt om zijn doelen te bereiken, in plaats van dat het werkt als een verzameling individuen zonder gezamenlijke richting.
Zeker wanneer je remote werkt, is het enorm belangrijk om informatie te blijven delen — nog doelbewuster dan je normaal zou doen — omdat iedereen zich in zijn eigen kamer verschuilt en informatie niet “per ongeluk” wordt gedeeld.
3. Hoe onze set-up eruitziet op het gebied van communicatieplatforms
Veel mensen springen graag meteen naar dit onderdeel, omdat het zo leuk is om dit uit te zoeken: welke communicatieplatforms zullen we gebruiken? Moeten we Slack of iets anders gebruiken? Waar houden we dit of dat bij?
Hoe leuk en spannend het ook is, ik heb dit onderdeel hier tot het laatst bewaard, omdat de platforms slechts hulpmiddelen zijn voor wat je probeert te bereiken.
En het betekent natuurlijk ook dat we het sappigste onderdeel voor het laatst hebben bewaard en op een hoogtepunt kunnen eindigen!
Dit zijn de platforms die we gebruiken om onze interne communicatie georganiseerd te houden en te laten doorstromen:
- Slack: hier delen we aankondigingen en updates, voeren we snelle discussies in threads en houden we ook centraal nieuwe wijzigingen in Google Docs, Github enzovoort bij.
- Google Docs: zoals ik al zei, bewaren we hier de voorbereiding en resultaten van discussies en zetten we sommige van die discussies tussendoor voort, in commentaarthreads bij het document. Dit is de beste plek voor discussies die dieper denkwerk vereisen, in tegenstelling tot de snelle discussies in Slack.
- Zoom: we gebruiken Zoom voor de meeste van onze videovergaderingen, omdat het behoorlijk stabiel is en we het gemakkelijk naast Google Docs kunnen gebruiken.
- Discord: onlangs hebben we Discord ook aan de mix toegevoegd om het gemakkelijker te maken met elkaar te praten, alleen met audio. We kunnen bijvoorbeeld ontwikkelingsincidenten sneller bespreken of tijdens het werk rondhangen in een gedeeld Discord-kanaal, net zoals op kantoor.
- Intercom: onze communicatie met klanten verloopt via Intercom en we kunnen daar interne notities toevoegen, elkaar vermelden, elkaar taken toewijzen enzovoort. Daardoor kunnen we klanten gemakkelijk als team helpen.
- Salesflare: terwijl we Intercom vooral voor support gebruiken, gebruiken we Salesflare voor alles wat met sales te maken heeft of daarop lijkt: grotere prospects, integratiepartners, solution partners, contentpartners, gasten voor podcasts, investeerders, … Alle opvolging en communicatie daarrond gebeurt in Salesflare, met geautomatiseerde gegevens, gecentraliseerde e-mailthreads, vergaderingen, interne notities met vermeldingen, e-mailtracking enzovoort.
- Github: onze discussies over bugs, verbeteringen en feature requests vinden plaats in Github. Zo blijven ze nauw verbonden met de code en is er ook een koppeling met Intercom.
Deze stack werkt voor ons bijzonder goed en alles is met elkaar geïntegreerd, voor een groot deel via Zapier. Daardoor stroomt onze communicatie naadloos en grotendeels automatisch door het bedrijf.
Communicatieplatforms zijn een enorme hulp om de processen te laten werken die ik eerder heb besproken, zeker wanneer alles remote gaat.
Conclusie
Het valt allemaal echt op zijn plek als je:
- Ervoor zorgt dat vergadertijd zo efficiënt mogelijk wordt besteed
- De informatie tijdens en tussen vergaderingen door laat stromen
- De juiste communicatieplatforms implementeert om dit zo eenvoudig mogelijk te maken
Zo organiseren we dit bij Salesflare, maar zie dit natuurlijk vooral als inspiratie: in elk bedrijf werkt het net weer een beetje anders.
Dus stel je vragen gerust (ze zijn vanaf nu welkom in de reacties!) en ik denk graag met je mee over hoe je ervoor kunt zorgen dat je je interne communicatie zo goed mogelijk organiseert, zodat jouw remote startup-team als een klok kan lopen.
Aarzel niet! Heb je vragen, stel ze dan in de reacties of stuur een bericht naar het team via de chat op onze homepage.
We hopen dat je dit artikel leuk vond. Vond je het interessant? Vertel het dan verder!
👉 Je kunt @salesflare volgen op Twitter, Facebook en LinkedIn.
