Een team op afstand beheren

Laat je interne communicatie op rolletjes lopen

Gisteren gaf ik een lezing over "How to Manage a Remote Team" op RemoteCon, de eerste conferentie op afstand in Europa over het onderwerp werk op afstand. (Dat is veel op afstand!)

Ik was er erg trots op dat ik mocht presenteren naast deskundige sprekers als Jason Fried van Basecamp, David Darmanin van Hotjar en Darren Murph van Gitlab. En de sessie Q&A werd geleid door Veronica Fresneau van EU-Startups.

Veel mensen hebben al om de dia's gevraagd, dus ik heb besloten om de volledige lezing en dia's hier op de blog beschikbaar te maken in een leesbaar formaat.

Ik ga in op hoe we op afstand samenwerken bij Salesflare, met speciale aandacht voor hoe we intern communiceren om alles op rolletjes te laten lopen.

Veel plezier!

---

Ik ben Jeroen Corthout, medeoprichter van Salesflare.

Bij Salesflare bouwen we een CRM dat menselijker is. Het is eigenlijk makkelijk te gebruiken, het vereist niet alle data-invoer die je gewend bent in CRM's, en het helpt je ook om beter werk te leveren met je klanten. In het verleden heb ik in verschillende rollen gewerkt, binnen bedrijven, een bureau en een aantal startup-projecten. Meestal werkte ik aan communicatievraagstukken.

Salesflare bedient duizenden kleine en middelgrote bedrijven over de hele wereld, maar voornamelijk in Noord-Amerika en Europa.

Dit betekent dat we vóór COVID-19 al volledig op afstand werkten met onze klanten. En we hadden meer dan 5 jaar ervaring met deze manier van werken.

Overschakelen op verkoop op afstand? Lees hoe je op afstand verkoopt als een pro.

Wat we echter nog nooit hadden gedaan, was op afstand gaan met ons team zelf.

We hebben altijd sterk geloofd in de voordelen van het samenzijn in dezelfde ruimte: op een intiemere manier met elkaar omgaan als een echt team en als een groep vrienden, naast elkaar zitten om gemakkelijker dingen te bespreken, dingen gemakkelijk informeel delen. We geloofden dat één team in één ruimte ons een voordeel gaf in termen van snelheid en efficiëntie.

Pas toen we gedwongen werden om op afstand te werken, begrepen we hoe disfunctioneel onze communicatie was geweest door op deze aannames te vertrouwen.

En ik bedoel niet dat het verschrikkelijk was: elk bedrijf waar ik in het verleden voor heb gewerkt, deed het zeker slechter.

Maar als Salesflare, een bedrijf dat prat gaat op duidelijke en uitgebreide communicatie, zowel extern als intern, hadden we zeker een aantal serieuze problemen op te lossen.

De afgelopen 3 maanden hebben we hard gewerkt aan het verbeteren van onze interne communicatie om effectiever samen te werken, en ik deel graag met jullie wat voor ons werkt, zodat ik jullie misschien kan inspireren om ook jullie interne communicatie te verbeteren.

Ik zal delen welke systemen, tools en processen we gebruiken om samen te werken als één hecht team, ook al werken we nu allemaal op afstand vanuit verschillende kamers in verschillende gebouwen.

In de volgende 10 minuten leer je van mij:

1. Hoe we de ROI maximaliseren van tijd investeren in vergaderingen
2. Hoe we informatie door het team laten stromen
3. Hoe onze opstelling eruit ziet in termen van communicatieplatforms

---

1. Hoe we de ROI van tijd investeren in vergaderingen maximaliseren

Omdat we bij Salesflare extreem gefocust zijn op het bouwen van waarde voor klanten, en omdat we veel van dat bouwen in teamverband doen en met een flinke dosis denkwerk en planning, betekent dit dat we veel tijd samen doorbrengen in vergaderingen.

Het verbeteren van onze processen in het verleden betekende vaak het toevoegen van extra vergaderingen om dingen nog beter te bespreken en te plannen, wat betekende dat we na een tijdje een groot deel van onze tijd in deze vergaderingen doorbrachten met dat te doen in plaats van daadwerkelijk waarde te creëren.

Ook de efficiëntie van de vergaderingen begon eronder te lijden:

• Vergaderingen begonnen veel te lang te duren om er zeker van te zijn dat we niet nog een vergadering nodig hadden.
• Mensen begonnen hun focus te verliezen tijdens de vergaderingen, wat de efficiëntie ernstig schaadde
• Discussies bleven vaak te lang hangen op een paar belangrijke punten
• We zouden vergeten wat we precies hadden besloten en waarom, wat betekende dat we onnodig op dingen terugkwamen
• We verloren uit het oog wat anderen van de discussie vonden, waardoor we te vaak om conclusies heen draaiden en er te vaak op terugkwamen.
• We verliezen tijdens vergaderingen veel tijd met het bekijken van en nadenken over dingen die we al van tevoren hadden kunnen bekijken en bedenken, zonder dat we ieders tijd verliezen.

Dit zijn de regels die we nu volgen om dit te voorkomen:

1. We scheiden verschillende soorten discussies (bijvoorbeeld strategisch vs. operationeel) in verschillende vergaderingen, om ervoor te zorgen dat we niet te veel vastlopen op een van deze niveaus. We hebben bijvoorbeeld sprintmeetings en sprintvoorbereidingsmeetings, featuremeetings en featureplanningsmeetings, en groeimeetings en groei-ideeënmeetings.
2. De meeste vergaderingen hebben een agenda waarin staat wat er tijdens die vergadering wordt besproken en wat er voor die vergadering moet worden voorbereid. Voor onze functievergaderingen (waarin we functies volledig scannen in een reeks vergaderingen) hebben we bijvoorbeeld een vaste structuur voor de agenda en voorbereiding voor elke vergadering.
3. We gaan geen vergaderingen in zonder van tevoren over dingen na te denken. We bereiden de vergadering voor in een individueel document en delen deze voorbereiding minstens een dag van tevoren. Op die manier kan iedereen de voorbereiding al lezen en enkele eerste opmerkingen toevoegen om de discussie al op gang te brengen.
4. We proberen de meeste vergaderingen (zoals functievergaderingen) te beperken tot maximaal 3 mensen. We hebben gemerkt dat als we met meer mensen vergaderen, slechts 3 mensen actief deelnemen en de rest in slaap valt.
5. We zetten altijd de video aan en houden ieders gezicht op het scherm tijdens de discussie. De uitdrukkingen van onze teamgenoten zijn belangrijk om te weten hoe ze denken over wat er besproken wordt. En we weten wanneer ze hun aandacht verliezen.
6. Daarnaast openen we een document in Google Docs met een vaste structuur (een gedeeld document dat verschilt van de individuele voorbereidingsdocumenten). Hier noteren we elke beslissing die we nemen. Zelfs als we besluiten iets niet te doen, schrijven we dat op. Op die manier wordt het hele besluitvormingsproces bijgehouden voor degenen die niet bij de vergadering aanwezig zijn en voor later. Eén persoon is verantwoordelijk voor het maken van aantekeningen, de rest kan dit live op hun scherm volgen en correcties voorstellen.
7. Als de discussie vastloopt, parkeren we het discussiepunt onmiddellijk in een lijst met vragen. Dit kan in een aparte lijst bovenaan, of binnen de structuur van het document gemarkeerd met een bepaalde kleur.
8. We beperken vergaderingen tot 2 uur. Als vergaderingen langer duren, gaat dat ten koste van de aandacht en is het niet meer productief.
9. Na 30 minuten geven we een eerste herinnering om af te ronden. Na 15 minuten beginnen we met afronden. Dit betekent dat we de mededelingen van de vergadering opschrijven en de volgende vergadering plannen als dat nodig is.
10. De aankondigingen van de vergadering zijn een korte samenvatting van de conclusies en status van de vergadering voor iedereen die er niet bij betrokken was. Deze aankondigingen worden gepost in Slack zodat het hele team op een eenvoudige manier op de hoogte blijft, zelfs zonder het volledige vergaderingsdocument te lezen.
11. Na en tussen vergaderingen kunnen de discussies worden voortgezet in het vergaderdocument. Dit gebeurt in commentaar threads. De documenteigenaar (de persoon die verantwoordelijk was voor het typen van de discussies) blijft deze discussies opvolgen en is verantwoordelijk voor het toewerken naar conclusies.

Dit is wat we op dit moment doen, maar we blijven werken aan hoe we vergaderingen aanpakken om ervoor te zorgen dat we onze tijd zo efficiënt mogelijk besteden. Ons vermogen om veel waarde te creëren in deze vergaderingen in weinig tijd is wat ons concurrerend maakt ten opzichte van grotere spelers met meer middelen, dus het is uiterst belangrijk voor ons.

Als je maar een paar van deze regels toepast, zul je meteen merken dat je vergadertijd veel beter besteed wordt dan voorheen en je productiviteit zal omhoog schieten.

---

2. Hoe we informatie door het team laten stromen

Zoals ik in het begin al zei, geloofden we altijd dat door in dezelfde ruimte te zitten de communicatie vanzelf zou gaan.

Naarmate ons team groeide, zelfs voordat we op afstand gingen met ons team en interne communicatie, begonnen we door veel kleine ongelukjes te begrijpen dat dit niet is hoe dingen werken. Stap voor stap hebben we veel kleine veranderingen doorgevoerd om ervoor te zorgen dat informatie moeiteloos door het team stroomt, zonder dat we erover na hoeven te denken.

Ik kan me nog levendig herinneren dat ik in een groot bedrijf werkte en zelfs in een agentschap, waar ik vaak niet wist wat de persoon die naast me zat de hele dag zou doen, laat staan de andere mensen in het bedrijf.

Informatie werd zeer slecht gedeeld, wat betekende dat het veel moeilijker was om als een effectief team naar klanten toe te functioneren, of zelfs om je onderdeel te voelen van een team dat samen dingen probeerde te realiseren.

Bij Salesflare doen we ons best om het tegenovergestelde te bereiken. Dit zijn enkele van de dingen die we doen om dit te bereiken:

• Op het meest basale niveau organiseren we elke ochtend stand up meetings. Op kantoor deden we dit live zodra iedereen gearriveerd was. In een externe omgeving begonnen we het in Slack te typen. We zetten op een rijtje wat we de vorige dag hebben gedaan en wat we die dag gaan doen. Dit is om verschillende redenen goed: 1. Iedereen weet waar iedereen aan werkt 2. Je neemt even de tijd om na te denken over de vorige dag 3. Je moet ook bewust plannen. En je moet je dag ook bewust plannen. Alleen best practices!
• Om ervoor te zorgen dat we de zaag blijven slijpen, van onze fouten leren en onze processen verbeteren (zoals alles wat we hier bespreken) organiseren we elke 2 weken op vrijdagmiddag teamvergaderingen. We zetten op een rijtje wat er de afgelopen 2 weken fout ging en wat er goed ging. Voor de negatieve punten bespreken we oplossingen. Van de positieve dingen trekken we lering. En daarna demonstreren we onze metrics en waar we de afgelopen 2 weken aan hebben gewerkt.
• Op individueel niveau nemen we ook elke maand de tijd om de zaag te slijpen. Dit betekent dat mijn medeoprichter en ik de tijd nemen voor een een-op-eengesprek met iedereen in het team. Ik ontmoet diegenen in het business team, hij ontmoet diegenen in het product team. Elk kwartaal wisselen we om de dingen te mixen en een open cultuur te behouden.
• Discussies zijn zoveel mogelijk publiek toegankelijk: in openbare Slack-kanalen, Google-documenten, in discussies op Github-problemen, ... Meer daarover als we het hebben over de communicatieplatforms.
• Zoals ik al eerder zei, zorgen we ervoor dat iedereen zoveel mogelijk op de hoogte blijft door mededelingen te delen na vergaderingen. Dit betekent dat we ons aan het einde van elke vergadering bewust de vraag stellen "wat moet de rest van het team weten over wat we hier hebben besproken?" en informatie die moet worden gedeeld, wordt gedeeld, zodat het niet per ongeluk verborgen blijft.
• Het gaat niet alleen om de vergaderingen. Ook buiten de vergaderingen stimuleren we een open en transparante cultuur. Iedereen wordt aangemoedigd om zijn stem te laten horen als dingen niet werken. Iedereen brengt dingen naar voren en kan zijn hersenen gebruiken en zijn mening geven, in plaats van alleen mijn medeoprichter en ik. Een boek dat ik erg goed vond is "Radical Candor" van Kim Scott.

Dit alles maakt een team mogelijk dat denkt en werkt als één team om zijn doelen te bereiken, in plaats van te werken als een reeks ongebonden individuen.

Vooral wanneer op afstand werken, is het van groot belang om informatie nog intensiever te blijven delen dan je normaal zou doen, omdat iedereen zich in zijn eigen kamer verschuilt en informatie niet "per ongeluk" wordt gedeeld.

---

3. Hoe onze opstelling eruit ziet in termen van communicatieplatforms

Veel mensen springen graag naar dit onderdeel, omdat het erg leuk is om dit uit te zoeken: welke communicatieplatforms zullen we gebruiken? Moeten we Slack gebruiken of iets anders? Waar houden we dit en dat bij?

Hoe leuk en spannend het ook is, ik heb het hier voor het laatst bewaard, omdat de platformen slechts hulpmiddelen zijn voor wat je probeert te bereiken.

En het betekent natuurlijk ook dat we de sappige dingen voor het laatst hebben bewaard en dat we met een goed gevoel kunnen eindigen!

Dit zijn de platforms die we gebruiken om onze interne communicatie georganiseerd en vloeiend te houden:

• Slack: we delen hier aankondigingen en updates, hebben snelle discussies in threads en het is ook de centrale plek waar we nieuwe wijzigingen in Google Docs & Github, enz. kunnen bijhouden.
• Google Docs: zoals ik al zei, dat is waar we de voorbereiding en resultaten van discussies bewaren en sommige discussies tussendoor voortzetten (in commentaren op het document); het is de beste plek voor discussies die diepere gedachten vereisen (vs. de snelle discussies in Slack).
• Zoom: we gebruiken Zoom voor de meeste van onze videovergaderingen, omdat het vrij stabiel is en we het gemakkelijk naast Google Docs kunnen gebruiken.
• Discord: we hebben onlangs Discord aan de mix toegevoegd om het makkelijker te maken om met elkaar te praten (alleen met audio); we kunnen bijvoorbeeld sneller ontwikkelincidenten bespreken of rondhangen op een gedeeld Discord-kanaal terwijl we werken, net als op kantoor.
• Intercom: onze communicatie met klanten verloopt via Intercom en we kunnen daar interne notities toevoegen, elkaar noemen, elkaar toewijzen, etc.; dit maakt het makkelijk om als team klanten aan te spreken
• Salesflare: terwijl Intercom meer wordt gebruikt voor ondersteuning, gebruiken we Salesflare voor alles wat verkoop is of lijkt op verkoop: grotere prospects, integratiepartners, solution partners, content partners, podcast-gasten, investeerders, ... alle opvolging en communicatie hierover gebeurt in Salesflare met geautomatiseerde data, gecentraliseerde e-mail threads, vergaderingen, interne notities met vermeldingen, e-mail tracking, enz.
• Github: onze discussies over bugs, verbeteringen en feature requests vinden plaats in Github; op die manier blijft het nauw verbonden met de code, en het sluit ook aan op Intercom

Deze stack werkt heel goed voor ons en we hebben het allemaal met elkaar geïntegreerd, voor een groot deel via Zapier, waardoor onze communicatie naadloos en grotendeels automatisch door het bedrijf stroomt.

Communicatieplatforms zijn een enorm hulpmiddel om de processen die ik eerder besprak te laten werken, vooral wanneer alles op afstand gebeurt.

---

Conclusie

Het komt echt allemaal samen als je:

1. Ervoor zorgen dat vergadertijd zo efficiënt mogelijk wordt besteed
2. Informatie door en tussen vergaderingen door laten stromen
3. Implementeer de juiste communicatieplatforms om dit zo gemakkelijk mogelijk te maken.

Dit is hoe we deze dingen organiseren bij Salesflare, maar natuurlijk is dit net zo inspirerend en werkt alles in elk bedrijf een beetje anders.

Dus vuur je vragen af (ze zijn nu welkom in de comments!) en ik denk graag met je mee over hoe je ervoor kunt zorgen dat je je interne communicatie zo goed mogelijk kunt organiseren, zodat je remote startup team op rolletjes kan lopen.

---

Aarzel niet! Als je vragen hebt, laat het me weten in de comments of stuur een bericht naar het team via de chat op onze homepage.

We hopen dat je deze post leuk vond. Als je het leuk vond, vertel het dan verder!

👉 Je kunt @salesflare volgen op Twitter, Facebook en LinkedIn.

if(window.strchfSettings === undefined) window.strchfSettings = {}; window.strchfSettings.stats = {url: “https://salesflare.storychief.io/manage-remote-team?id=1436937221&type=2”,title: “How to Manage a Remote Team”,id: “b4bf56dd-9b24-4318-a472-b8522fe85e05”}; (function(d, s, id) { var js, sjs = d.getElementsByTagName(s)[0]; if (d.getElementById(id)) {window.strchf.update(); return;} js = d.createElement(s); js.id = id; js.src = “https://d37oebn0w9ir6a.cloudfront.net/scripts/v0/strchf.js”; js.async = true; sjs.parentNode.insertBefore(js, sjs); }(document, ‘script’, ‘storychief-jssdk’))