Så leder du ett distansteam
Få den interna kommunikationen att gå som en klocka
I går höll jag ett föredrag om ”How to Manage a Remote Team” på RemoteCon, Europas första konferens om distansarbete. (Det blev mycket distans!)
Jag var väldigt stolt över att få presentera tillsammans med experter som Jason Fried från Basecamp, David Darmanin från Hotjar och Darren Murph från Gitlab. Och frågestunden efter sessionen leddes av Veronica Fresneau från EU-Startups.
Många har redan frågat efter bilderna, så jag bestämde mig för att göra hela föredraget och bilderna tillgängliga här på bloggen i ett lättläst format.
Jag kommer att gå igenom hur vi arbetar tillsammans på distans på Salesflare, med särskilt fokus på hur vi kommunicerar internt för att få allt att gå som en klocka.
Trevlig läsning!
Jag heter Jeroen Corthout och är medgrundare av Salesflare.
På Salesflare bygger vi ett mänskligare CRM. Det är faktiskt enkelt att använda, kräver inte all den datainmatning du är van vid i CRM-system och hjälper dig dessutom att göra ett bättre jobb med dina kunder. Tidigare har jag arbetat i olika roller på stora företag, en byrå och i några startup-projekt. Oftast har jag arbetat med kommunikationsfrågor.
Salesflare används av tusentals små och medelstora företag över hela världen, men främst i Nordamerika och Europa.
Det betyder att vi redan före covid-19 arbetade helt på distans med våra kunder. Och vi hade mer än fem års erfarenhet av att arbeta på det sättet.
Byter du till distansförsäljning? Läs hur du säljer på distans som ett proffs.
Det vi däremot aldrig hade gjort var att börja arbeta på distans med själva teamet.
Vi har alltid trott starkt på fördelarna med att vara tillsammans i samma rum: att umgås som ett riktigt team och som en grupp vänner på ett mer personligt sätt, att sitta bredvid varandra så att det blir enklare att diskutera saker och att utan krångel kunna dela saker informellt. Vi trodde att det gav oss en fördel när det gällde snabbhet och effektivitet att vara ett team i ett och samma rum.
Det var först när vi tvingades in i en distansmiljö som vi förstod hur dysfunktionell vår kommunikation hade varit när vi förlitade oss på de här antagandena.
Och jag menar inte att den var hemsk: alla företag jag tidigare har arbetat på gjorde med all säkerhet ett ännu sämre jobb.
Men som Salesflare, ett företag som är stolt över sin tydliga och heltäckande kommunikation både externt och internt, hade vi definitivt en del allvarliga problem att lösa.
Under de senaste tre månaderna har vi arbetat hårt med att förbättra vår interna kommunikation så att vi kan arbeta mer effektivt tillsammans, och jag delar gärna med mig av vad som fungerar för oss. Kanske kan jag inspirera dig att förbättra din interna kommunikation också.
Jag ska dela med mig av vilka system, verktyg och processer vi använder för att arbeta som ett sammansvetsat team, trots att vi just nu alla jobbar på distans från olika rum i olika byggnader.
Under de kommande 10 minuterna får du lära dig av mig:
- Hur vi maximerar ROI:n på den tid vi investerar i möten
- Hur vi håller informationen flödande genom teamet
- Hur vår uppsättning ser ut när det gäller kommunikationsplattformar
1. Hur vi maximerar ROI:n på den tid vi investerar i möten
Eftersom vi på Salesflare är extremt fokuserade på att skapa värde för kunderna, och eftersom vi gör mycket av det arbetet tillsammans som team och med en hel del tänkande och planering, innebär det att vi tillbringar ganska mycket tid tillsammans i möten.
När vi tidigare förbättrade våra processer innebar det ofta att vi lade till fler möten för att diskutera och planera saker ännu bättre. Efter ett tag innebar det därför att vi tillbringade mycket av vår tid i de här mötena med just det, i stället för att faktiskt skapa värde.
Mötenas effektivitet började dessutom försämras:
- Mötena började dra över tiden rejält för att säkerställa att vi inte behövde ha ett till
- Folk började tappa fokus under mötena, vilket påverkade effektiviteten allvarligt
- Diskussionerna fastnade ofta alldeles för länge vid några få centrala punkter
- Vi glömde vad vi faktiskt hade beslutat och varför, vilket innebar att vi återkom till saker i onödan
- Vi tappade känslan för hur andra upplevde diskussionen, vilket innebar att vi alltför ofta gick runt i cirklar kring slutsatser och återkom till dem
- Vi förlorade mycket tid i möten genom att titta på och tänka kring sådant som vi hade kunnat titta på och tänka kring i förväg, utan att ta allas tid i anspråk
Det här är reglerna vi följer nu för att undvika det:
- Vi skiljer olika typer av diskussioner åt (till exempel strategiska och operativa) genom att ta dem i olika möten. På så sätt ser vi till att vi inte fastnar för mycket på någon av nivåerna. Vi har till exempel sprintmöten och möten för sprintförberedelser, featuremöten och möten för featureplanering samt tillväxtmöten och möten för tillväxtidéer.
- De flesta möten har en agenda som definierar vad som ska diskuteras och vad som behöver förberedas inför mötet. För våra featuremöten, där vi specificerar funktioner helt och hållet under en serie möten, har vi till exempel en fast struktur för agenda och förberedelser inför varje möte.
- Vi går inte in i möten utan att ha tänkt igenom saker i förväg. Vi förbereder oss var och en i ett eget dokument och delar förberedelserna minst en dag i förväg. På så sätt kan alla redan läsa förberedelserna och lägga till några första kommentarer för att få igång diskussionen.
- Vi försöker begränsa de flesta möten, som featuremöten, till högst tre personer. Vi har upptäckt att om vi har möten med fler personer är det bara tre som deltar aktivt, medan resten börjar somna.
- Vi slår alltid på videon och ser till att allas ansikten visas på skärmen under diskussionen. Teammedlemmarnas ansiktsuttryck är viktiga för att förstå hur de känner inför det som diskuteras. Och vi märker när de börjar tappa uppmärksamheten.
- Utöver detta öppnar vi ett dokument i Google Docs med en fast struktur, alltså ett delat dokument som skiljer sig från de individuella förberedelsedokumenten. Där antecknar vi varje beslut vi fattar. Även om vi beslutar oss för att inte göra något visst skriver vi ner det. På så sätt dokumenteras hela beslutsprocessen, både för dem som inte deltar i mötet och för framtiden. En person är ansvarig för att ta anteckningar, medan resten kan följa detta live på skärmen och föreslå korrigeringar.
- Om diskussionen fastnar parkerar vi omedelbart diskussionspunkten i en lista med frågor. Det kan vara i en separat lista högst upp eller i dokumentets struktur, markerad med en viss färg.
- Vi begränsar möten till två timmar. Att förlänga möten bortom den gränsen försämrar uppmärksamheten och gör att mötet slutar vara produktivt.
- När 30 minuter återstår ger vi en första påminnelse om att börja avrunda. När 15 minuter återstår börjar vi avrunda. Det innebär att vi skriver ut mötets meddelanden och planerar nästa möte om det behövs.
- Mötets meddelanden är en kort sammanfattning av mötets slutsatser och status, avsedd för alla som inte deltog. Dessa meddelanden publiceras i Slack så att hela teamet enkelt håller sig uppdaterat, även utan att läsa hela mötesdokumentet.
- Efter och mellan möten kan diskussionerna fortsätta i mötesdokumentet. Det sker i kommentarstrådar. Dokumentägaren, alltså personen som ansvarade för att skriva ner diskussionerna, fortsätter att följa upp diskussionerna och ansvarar för att arbeta fram slutsatser.
Det här är vad vi gör just nu, men vi fortsätter att arbeta med hur vi hanterar möten för att säkerställa att vi använder vår tid så effektivt som möjligt. Vår förmåga att skapa mycket värde i de här mötena på kort tid är det som gör oss konkurrenskraftiga gentemot större aktörer med mer resurser, så det är oerhört viktigt för oss.
Om du bara börjar följa några av de här reglerna kommer du direkt att märka att din mötestid används betydligt bättre än tidigare, och din produktivitet kommer att skjuta i höjden.
2. Hur vi håller informationen flödande genom teamet
Som jag sa i början brukade vi tro att kommunikationen automatiskt skulle flyta bara för att vi satt i samma rum.
När teamet växte, redan innan vi började arbeta på distans och kommunicera internt på distans, började vi förstå genom många små missöden att det inte är så saker fungerar. Steg för steg har vi gjort många små förändringar för att säkerställa att informationen flödar genom teamet utan ansträngning, utan att vi ens behöver tänka på det.
Jag minns tydligt hur jag arbetade på ett stort företag och även på en byrå, och ofta inte visste vad personen som satt bredvid mig skulle göra under hela dagen – än mindre vad de andra personerna på företaget gjorde.
Information delades väldigt bristfälligt, vilket gjorde det mycket svårare att fungera som ett effektivt team gentemot kunderna – eller ens känna sig som en del av ett team som försökte få saker att hända tillsammans.
På Salesflare gör vi vårt bästa för att åstadkomma motsatsen. Här är några av de saker vi gör för att lyckas med det:
- På den mest grundläggande nivån har vi standup-möten varje morgon. På kontoret brukade vi göra det live så snart alla hade kommit. När vi började arbeta på distans började vi i stället skriva ner det i Slack. Vi listar vad vi gjorde dagen innan och vad vi ska göra den dagen. Det är bra av många anledningar: 1. Alla vet vad alla andra arbetar med 2. Du tar dig tid att reflektera över föregående dag 3. Och du behöver också medvetet planera din dag. Bara best practice!
- För att se till att vi fortsätter vässa våra verktyg, lär oss av våra misstag och förbättrar våra processer (som allt vi diskuterar här) har vi teammöten varannan fredag eftermiddag. Vi listar vad som gick fel under de senaste två veckorna och vad som gick bra. När det gäller det negativa diskuterar vi lösningar. När det gäller det positiva tar vi vara på lärdomarna. Efter det visar vi våra mätvärden och vad vi har arbetat med under de senaste två veckorna.
- Även på individuell nivå tar vi oss tid varje månad att vässa våra verktyg. Det innebär att min medgrundare och jag tar oss tid att ha ett enskilt möte med alla i teamet. Jag träffar dem i affärsteamet och han träffar dem i produktteamet. Varje kvartal byter vi för att variera oss och behålla en öppen kultur.
- Diskussioner är så långt som möjligt tillgängliga för alla: i offentliga Slack-kanaler, Google-dokument, i diskussioner kring Github-ärenden och så vidare … Mer om det när vi pratar om kommunikationsplattformarna.
- Som jag sa tidigare ser vi till att alla håller sig så uppdaterade som möjligt genom att dela meddelanden efter möten. Det innebär att vi i slutet av varje möte medvetet ställer oss frågan ”vad behöver resten av teamet veta om det vi diskuterade här?” och delar den information som bör delas, så att den inte råkar förbli dold.
- Det handlar inte bara om mötena. Vi uppmuntrar också till en öppen och transparent kultur utanför mötena. Alla uppmuntras att säga ifrån när saker inte fungerar. Alla driver saker framåt och kan använda sitt förnuft och säga vad de tycker, i stället för att det bara är min medgrundare och jag som gör det. Det här är verkligen avgörande för att få saker att fungera. En bok jag verkligen uppskattade om detta är ”Radical Candor” av Kim Scott.
Allt detta gör det möjligt för ett team som tänker och arbetar som en enhet att nå sina mål, i stället för att arbeta som en samling individer utan gemensam riktning.
Särskilt när du arbetar på distans är det oerhört viktigt att fortsätta dela information ännu mer aktivt än du normalt skulle göra, eftersom alla sitter gömda i sina egna rum och information inte delas ”av misstag”.
3. Så här ser vår kommunikationsplattformsetup ut
Många gillar att hoppa direkt till den här delen, eftersom det är så roligt att fundera ut: vilka kommunikationsplattformar ska vi använda? Ska vi använda Slack eller något annat? Var håller vi koll på det ena och det andra?
Hur roligt och spännande det än är sparade jag det till sist här, eftersom plattformarna bara är verktyg för att uppnå det du försöker åstadkomma.
Och det innebär förstås också att vi sparade det bästa till sist och får avsluta på topp!
Här är plattformarna vi använder för att hålla vår interna kommunikation organiserad och få den att flöda:
- Slack: här delar vi meddelanden och uppdateringar, har snabba diskussioner i trådar och har också den centrala plats där vi kan hålla koll på nya ändringar i Google Docs, Github och så vidare.
- Google Docs: som jag sa är det där vi samlar förberedelserna inför och resultaten av diskussioner, och fortsätter vissa av diskussionerna däremellan (i kommentarstrådar i dokumentet). Det är den bästa platsen för diskussioner som kräver djupare eftertanke (jämfört med de snabba diskussionerna i Slack).
- Zoom: vi använder Zoom för de flesta av våra videomöten, eftersom det är stabilt och enkelt kan användas tillsammans med Google Docs.
- Discord: nyligen lade vi också till Discord för att göra det enklare att prata med varandra (enbart med ljud). Vi kan till exempel diskutera utvecklingsincidenter snabbare eller hänga i en gemensam Discord-kanal medan vi arbetar, precis som på kontoret.
- Intercom: vår kundkommunikation går via Intercom och där kan vi lägga till interna anteckningar, nämna varandra, tilldela saker till varandra och så vidare. Det gör det enkelt att bemöta kunder som ett team.
- Salesflare: medan Intercom används mer för support använder vi Salesflare för allt som rör försäljning eller liknar försäljning: större prospects, integrationspartners, lösningspartners, innehållspartners, podcastgäster, investerare och så vidare. All uppföljning och kommunikation kring detta sker i Salesflare, med automatiserade data, centraliserade e-posttrådar, möten, interna anteckningar med omnämnanden, e-postspårning och så vidare.
- Github: våra diskussioner om buggar, förbättringar och funktionsönskemål sker i Github. På så sätt förblir de nära kopplade till koden, och Github kopplas även ihop med Intercom.
Den här setupen fungerar riktigt bra för oss och allt är integrerat med varandra, till stor del genom Zapier, vilket gör att vår kommunikation flyter sömlöst och till stor del automatiskt genom företaget.
Kommunikationsplattformar är ett enormt stöd för att få de processer jag diskuterade tidigare att fungera, särskilt när allt blir på distans.
Slutsats
Det faller verkligen på plats om du:
- Se till att mötestiden används på effektivast möjliga sätt
- Hålla informationen flödande under och mellan möten
- Införa rätt kommunikationsplattformar för att göra detta så enkelt som möjligt
Det här är hur vi organiserar sådant på Salesflare, men det är förstås bara inspiration, och allt fungerar lite olika i varje företag.
Så tveka inte att skicka iväg dina frågor (de är välkomna i kommentarerna nu!) så hjälper jag gärna till att tänka kring hur du kan organisera den interna kommunikationen på bästa möjliga sätt, så att ditt startupteam på distans kan fungera som en väloljad maskin.
Tveka inte! Om du har några frågor kan du höra av dig till mig i kommentarerna eller skicka ett meddelande till teamet i chatten på vår hemsida.
Vi hoppas att du gillade det här inlägget. Om du gjorde det, sprid gärna ordet!
👉 Du kan följa @salesflare på Twitter, Facebook och LinkedIn.
