Hur man hanterar ett team på distans

Få din interna kommunikation att fungera som ett urverk

Igår höll jag ett föredrag om "How to Manage a Remote Team" på RemoteCon, den första fjärrkonferensen i Europa på temat fjärrarbete. (Det är mycket fjärrarbete!)

Jag var mycket stolt över att presentera tillsammans med experttalare som Jason Fried från Basecamp, David Darmanin från Hotjar och Darren Murph från Gitlab. Sessionens frågor och svar leddes av Veronica Fresneau från EU-Startups.

Många har redan frågat efter bilderna, så jag bestämde mig för att göra hela föredraget och bilderna tillgängliga här på bloggen i ett läsbart format.

Jag kommer att gå in på hur vi arbetar tillsammans på distans på Salesflare, med särskilt fokus på hur vi kommunicerar internt för att få allt att fungera som smort.

Njut!

---

Jag heter Jeroen Corthout och är medgrundare av Salesflare.

På Salesflare bygger vi ett mer mänskligt CRM. Det är faktiskt enkelt att använda, det kräver inte all den datainmatning som du är van vid i CRM-system och det hjälper dig också att göra ett bättre jobb med dina kunder. Tidigare har jag arbetat i olika roller, inom företag, på en byrå och i några startup-projekt. Vanligtvis arbetar jag med kommunikationsfrågor.

Salesflare betjänar tusentals små och medelstora företag över hela världen, men främst i Nordamerika och Europa.

Det innebär att vi redan före covid-19 var helt fjärranslutna med våra kunder. Och vi hade mer än 5 års erfarenhet av att arbeta på det här sättet.

Byter du till distansförsäljning? Läs om hur du säljer på distans som ett proffs.

Vad vi dock aldrig hade gjort var att gå på distans med själva vårt team.

Vi har alltid haft en stark tro på fördelarna med att vara tillsammans i samma rum: att interagera som ett riktigt team och som en grupp vänner på ett mer intimt sätt, att vara bredvid varandra för att lättare kunna diskutera saker, att dela saker informellt med lätthet. Vi trodde att det faktum att vi var ett team i ett rum gav oss en fördel när det gällde snabbhet och effektivitet.

Det var först när vi tvingades arbeta på distans som vi förstod hur dysfunktionell vår kommunikation hade varit när vi förlitat oss på dessa antaganden.

Och jag menar inte att det var fruktansvärt: alla företag jag arbetat för tidigare gjorde det säkert värre.

Men som Salesflare, ett företag som är stolt över sin tydliga och omfattande kommunikation både externt och internt, hade vi verkligen några allvarliga problem att lösa.

Under de senaste 3 månaderna har vi arbetat hårt med att förbättra vår interna kommunikation för att arbeta tillsammans mer effektivt, och jag är glad att kunna dela med mig av vad som fungerar för oss, så att jag kanske kan inspirera dig att förbättra din interna kommunikation också.

Jag ska berätta om vilka system, verktyg och processer vi använder för att arbeta tillsammans som ett sammansvetsat team, trots att vi alla arbetar på distans från olika rum i olika byggnader just nu.

Under de kommande 10 minuterna kommer du att lära dig av mig:

1. Hur vi maximerar avkastningen från investera tid i möten
2. Hur vi ser till att informationen flödar genom teamet
3. Hur vår setup ser ut när det gäller kommunikationsplattformar

---

1. Hur vi maximerar avkastningen på investerad tid i möten

Eftersom vi på Salesflare är extremt fokuserade på att skapa värde för kunderna, och eftersom vi gör mycket av detta tillsammans i teamet och med en hel del tankeverksamhet och planering, innebär det att vi tillbringar en hel del tid tillsammans i möten.

För att förbättra våra processer tidigare krävdes ofta extra möten för att diskutera och planera saker ännu bättre, vilket innebar att vi efter ett tag ägnade en stor del av vår tid på dessa möten åt att göra just detta istället för att faktiskt skapa värde.

Även effektiviteten i mötena började bli lidande:

• Mötena började gå långt över tiden för att säkerställa att vi inte behövde ytterligare ett
• Folk började tappa fokus på mötena, vilket allvarligt försämrade effektiviteten
• Diskussionerna fastnade ofta för länge på ett fåtal viktiga punkter
• Vi glömde exakt vad vi hade beslutat och varför, vilket innebar att vi kom tillbaka till saker i onödan
• Vi förlorade kontakten med vad andra tyckte om diskussionen, vilket innebar att vi kretsade kring slutsatser och återkom till dem alltför ofta
• Vi skulle förlora mycket tid på möten genom att titta på och tänka på saker som vi kunde ha tittat på och tänkt på i förväg, utan att förlora allas tid

Här är de regler vi följer nu för att undvika detta:

1. Vi separerar olika typer av diskussioner (till exempel strategiska vs. operativa) i olika möten, för att se till att vi inte fastnar för mycket på någon av dessa nivåer. Vi har till exempel sprintmöten och sprintförberedelsemöten, funktionsmöten och funktionsplaneringsmöten samt tillväxtmöten och möten om tillväxtidéer.
2. De flesta möten har en agenda som definierar vad som ska diskuteras och vad som behöver förberedas inför mötet. För våra funktionsmöten (där vi går igenom funktionerna i sin helhet under en serie möten) har vi till exempel en fast struktur för dagordningen och förberedelserna för varje möte.
3. Vi går inte in på möten utan att tänka igenom saker i förväg. Vi förbereder mötet i varsitt dokument och delar med oss av förberedelserna minst en dag innan. På så sätt kan alla redan läsa förberedelserna och lägga till några första kommentarer för att få igång diskussionen redan nu.
4. Vi försöker begränsa de flesta möten (t.ex. funktionsmöten) till högst 3 personer. Vi har upptäckt att om vi har möten med fler personer är det bara 3 personer som deltar aktivt och resten börjar somna.
5. Vi sätter alltid på video och har allas ansikten på skärmen under diskussionen. Våra teammedlemmars ansiktsuttryck är viktiga för att vi ska veta hur de känner inför det som diskuteras. Och vi vet när de tappar uppmärksamheten.
6. I anslutning till detta öppnar vi ett dokument i Google Docs med en fastställd struktur (ett delat dokument som skiljer sig från de enskilda prep-dokumenten). Där antecknar vi alla beslut vi fattar. Även om vi bestämmer oss för att inte göra en viss sak skriver vi ner det. På så sätt spåras hela beslutsprocessen för dem som inte är med på mötet och för senare. En person är ansvarig för att ta anteckningar, resten kan följa detta live på sin skärm och föreslå korrigeringar.
7. Om diskussionen kör fast parkerar vi omedelbart diskussionspunkten i en lista med frågor. Det kan vara i en separat lista högst upp eller i dokumentets struktur som markeras med en viss färg.
8. Vi begränsar möten till 2 timmar. Om mötena förlängs utöver denna gräns försämras uppmärksamheten och produktiviteten minskar.
9. Vid 30-minutersmarkeringen ger vi en första påminnelse om att börja packa ihop. När det har gått 15 minuter börjar vi sammanfatta. Detta innebär att vi skriver ut meddelandena från mötet och planerar nästa möte om det behövs.
10. Meddelandena från mötet är en kort sammanfattning av slutsatserna och statusen för mötet för alla som inte var involverade. Dessa meddelanden publiceras i Slack så att hela teamet kan hålla sig uppdaterat på ett enkelt sätt, även utan att läsa hela mötesdokumentet.
11. Efter och mellan mötena kan diskussionerna fortsätta i mötesdokumentet. Detta sker i kommentarstrådar. Dokumentägaren (den person som ansvarade för att skriva ner diskussionerna) följer upp diskussionerna och ansvarar för att arbeta fram slutsatser.

Detta är vad vi gör för närvarande, men vi fortsätter att arbeta med hur vi angriper möten för att se till att vi spenderar vår tid med maximal effektivitet. Vår förmåga att skapa mycket värde i dessa möten på kort tid är det som gör oss konkurrenskraftiga gentemot större aktörer med mer resurser, så det är oerhört viktigt för oss.

Om du bara implementerar några av dessa regler kommer du omedelbart att upptäcka att din mötestid är mycket mer välanvänd än tidigare, och din produktivitet kommer att stiga.

---

2. Hur vi ser till att informationen flödar genom teamet

Som jag sa inledningsvis brukade vi tro att kommunikationen skulle flyta naturligt om vi satt i samma rum.

När vårt team växte, till och med innan vi började använda fjärrstyrning för vårt team och vår interna kommunikation, började vi genom många små missöden förstå att det inte är så här saker och ting fungerar. Steg för steg har vi gjort många små förändringar för att se till att informationen flödar genom teamet utan ansträngning, utan att vi ens behöver tänka på det.

Jag minns tydligt att jag arbetade på ett stort företag och till och med på en byrå, och att jag ofta inte visste vad personen som satt bredvid mig skulle göra hela dagen, för att inte tala om de andra personerna i företaget.

Informationsdelningen var mycket bristfällig, vilket innebar att det var mycket svårare att fungera som ett effektivt team gentemot kunderna, eller ens att känna sig som en del av ett team som försökte få saker att hända tillsammans.

På Salesflare gör vi vårt bästa för att uppnå motsatsen. Här är några av de saker vi gör för att få detta att hända:

• På den mest grundläggande nivån organiserar vi stand up-möten varje morgon. På kontoret brukade vi göra detta live så snart alla hade anlänt. På distans började vi skriva upp det i Slack. Vi listar vad vi har gjort föregående dag och vad vi ska göra den dagen. Det här är bra av många skäl: 1. Alla vet vad alla andra arbetar med 2. Man tar en stund för att reflektera över föregående dag 3. Och du behöver också medvetet planera din dag. Bara bästa praxis!
• För att se till att vi fortsätter att vässa sågen, lära oss av våra misstag och förbättra våra processer (som allt vi diskuterar här) organiserar vi teammöten varannan vecka på fredag eftermiddag. Vi listar vad som gick fel under de senaste 2 veckorna och vad som gick bra. För det negativa diskuterar vi lösningar. För det positiva extraherar vi lärdomar. Och efter detta demonstrerar vi våra mätvärden och vad vi har arbetat med under de senaste 2 veckorna.
• På individnivå tar vi oss också tid varje månad för att vässa sågen. Det innebär att jag och min medgrundare tar oss tid att ha ett enskilt möte med alla i teamet. Jag träffar dem i affärsteamet, han träffar dem i produktteamet. Varje kvartal byter vi för att blanda upp saker och hålla en öppen kultur.
• Diskussioner är tillgängliga för allmänheten i så stor utsträckning som möjligt: i offentliga Slack-kanaler, Google-dokument, i diskussioner om Github-frågor, ... Mer om det när vi pratar om kommunikationsplattformarna.
• Som jag sa tidigare ser vi till att alla håller sig uppdaterade så mycket som möjligt genom att dela meddelanden efter mötena. Det innebär att vi i slutet av varje möte medvetet ställer oss frågan "vad bör resten av teamet veta om det vi diskuterade här?" och information som bör delas delas, så att den inte förblir dold av misstag.
• Det handlar inte bara om mötena. Vi stimulerar en öppen och transparent kultur även utanför mötena. Alla uppmuntras att säga till när saker och ting inte fungerar. Alla driver saker framåt och kan använda sina hjärnor och säga vad de tycker, inte bara jag och min medgrundare. Det är verkligen viktigt för att få saker att fungera. En bok som jag verkligen gillade om detta är "Radical Candor" av Kim Scott.

Allt detta gör det möjligt för ett team att tänka och arbeta som en enhet för att nå sina mål, istället för att arbeta som ett antal individer som inte är i linje med varandra.

Särskilt när du jobbar på distans är det av stor vikt att du fortsätter att dela information ännu mer intensivt än du normalt skulle göra, eftersom alla gömmer sig i sina egna rum och information inte delas "av misstag".

---

3. Hur vår organisation ser ut när det gäller kommunikationsplattformar

Många gillar att hoppa till den här delen, eftersom det är väldigt roligt att fundera på det här: vilka kommunikationsplattformar ska vi använda? Ska vi använda Slack eller något annat? Var ska vi hålla reda på det ena och det andra?

Hur roligt och spännande det än är har jag sparat det till sist här, eftersom plattformarna bara är hjälpmedel för det du försöker uppnå.

Och det betyder också att vi har sparat de saftiga sakerna till sist och att vi får avsluta på en hög nivå!

Här är de plattformar vi använder för att hålla vår interna kommunikation organiserad och flytande:

• Slack: här delar vi meddelanden och uppdateringar, har snabba diskussioner i trådar och det är också den centrala platsen där vi kan hålla koll på nya ändringar i Google Docs & Github etc.
• Google Docs: som jag sa, det är där vi håller förberedelserna och resultaten av diskussionerna och fortsätter några av dessa diskussioner däremellan (i kommentarstrådar på dokumentet); det är den bästa platsen för alla diskussioner som kräver djupare tanke (jämfört med de snabba diskussionerna i Slack)
• Zoom: vi använder Zoom för de flesta av våra videomöten, eftersom det är ganska stabilt och enkelt låter oss använda det bredvid Google Docs
• Discord: vi har nyligen lagt till Discord för att göra det enklare att prata med varandra (endast med ljud); vi kan till exempel diskutera utvecklingsincidenter på ett snabbare sätt eller umgås på en delad Discord-kanal medan vi arbetar, precis som på kontoret
• Intercom: vår kundkommunikation går via Intercom och vi kan lägga till interna anteckningar där, nämna varandra, tilldela varandra etc.; detta gör det enkelt att adressera kunder som ett team
• Salesflare: medan Intercom används mer av supportskäl, använder vi Salesflare för allt som är försäljning eller som liknar försäljning: större prospekt, integrationspartners, lösningspartners, innehållspartners, podcast-gäster, investerare, ... all uppföljning och kommunikation kring detta sker i Salesflare med automatiserade data, centraliserade e-posttrådar, möten, interna anteckningar med omnämnanden, e-postspårning, etc.
• Github: våra diskussioner kring buggar, förbättringar och funktionsförfrågningar sker i Github; på så sätt förblir det nära kopplat till koden, och det kopplas också till Intercom

Denna stack fungerar riktigt bra för oss och vi har integrerat allt med varandra, till stor del genom Zapier, vilket gör att vår kommunikation flyter sömlöst och till stor del automatiskt genom företaget.

Kommunikationsplattformar är en viktig faktor för att få de processer att fungera som jag diskuterade tidigare, särskilt när allt sker på distans.

---

Slutsats

Allt kommer verkligen samman om du:

1. Se till att mötestiden används på det mest effektiva sättet
2. Hålla informationsflödet igång under och mellan mötena
3. Implementera rätt kommunikationsplattformar för att göra det så enkelt som möjligt

Det är så här vi organiserar de här sakerna på Salesflare, men det är förstås bara inspiration och allt fungerar lite olika i varje företag.

Så skicka iväg dina frågor (de är välkomna i kommentarerna nu!) och jag tänker gärna tillsammans med dig på hur du kan se till att du kan organisera din interna kommunikation på bästa möjliga sätt, så att ditt remote startup-team kan fungera som ett urverk.

---

Tveka inte! Om du har några frågor kan du kontakta mig i kommentarerna eller skicka ett meddelande till teamet via chatten på vår hemsida.

Vi hoppas att du gillade det här inlägget. Om du gjorde det, sprid ordet!

👉 Du kan följa @salesflare på Twitter, Facebook och LinkedIn.

if(window.strchfSettings === undefined) window.strchfSettings = {}; window.strchfSettings.stats = {url: “https://salesflare.storychief.io/manage-remote-team?id=1436937221&type=2”,title: “How to Manage a Remote Team”,id: “b4bf56dd-9b24-4318-a472-b8522fe85e05”}; (function(d, s, id) { var js, sjs = d.getElementsByTagName(s)[0]; if (d.getElementById(id)) {window.strchf.update(); return;} js = d.createElement(s); js.id = id; js.src = “https://d37oebn0w9ir6a.cloudfront.net/scripts/v0/strchf.js”; js.async = true; sjs.parentNode.insertBefore(js, sjs); }(document, ‘script’, ‘storychief-jssdk’))