如何管理远程团队

让您的内部沟通像时钟一样运转

昨天，我在远程会议（RemoteCon）上发表了关于 "如何管理远程团队 "的演讲，这是欧洲第一个以远程工作为主题的远程会议。(远程工作真多！）。

我很荣幸能与Basecamp的Jason Fried、Hotjar的David Darmanin和Gitlab的Darren Murph等专家一起发表演讲。欧盟创业公司的 Veronica Fresneau 主持了会议的问答环节。

很多人已经索要了幻灯片，因此我决定在博客上以可读的格式提供完整的演讲和幻灯片。

我将详细介绍我们如何在 Salesflare 进行远程协作，并特别强调如何进行内部沟通，以确保一切正常运行。

请慢用

我是 Jeroen Corthout，Salesflare的联合创始人。

在 Salesflare，我们建立了一个更人性化的 CRM。它实际上很容易使用，不需要输入客户关系管理中常见的所有数据，还能帮助您更好地与客户打交道。过去，我曾在不同的公司、机构和创业项目中担任过不同的角色。通常从事的是沟通方面的工作。

Salesflare 为全球数以千计的中小型公司提供服务，但主要集中在北美和欧洲。

这意味着，在 COVID-19 之前，我们已经完全实现了与客户的远程连接。而且我们已经有 5 年多的工作经验。

转向远程销售？阅读如何像专家一样进行远程销售。

然而，我们从未做过的是，与我们的团队本身进行远程。

我们一直坚信同处一室的优势：作为一个真正的团队和一群朋友，我们可以更亲密地互动，可以挨在一起更轻松地讨论问题，可以轻松地进行非正式分享。我们相信，在一个房间里组成一个团队，会让我们在速度和效率方面更具优势。

只有在我们被迫进入远程环境后，我们才明白，依赖于这些假设，我们的沟通是多么的不正常。

我并不是说这很可怕：我过去工作过的每家公司肯定都比这更糟。

但是，Salesflare 作为一家以对外和对内清晰、全面的沟通而自豪的公司，我们确实有一些严重的问题需要解决。

在过去的 3 个月里，我们一直在努力改善内部沟通，以便更有效地协同工作。我很高兴能与大家分享我们的成功经验，这样也许能激励你们也改善你们的内部沟通。

我将与大家分享我们使用哪些系统、工具和流程作为一个紧密团队一起工作，尽管我们现在都在不同大楼的不同房间远程工作。

接下来的 10 分钟，你将跟我学：

我们如何最大限度地提高投资回报率投入会议时间
我们如何让信息在团队中流动
我们的通信平台设置情况

1.我们如何最大限度地提高投入会议时间的投资回报率

在 Salesflare，我们非常注重为客户创造价值，而且我们的很多工作都是以团队的形式进行的，需要进行大量的思考和规划，这意味着我们需要花很多时间在一起开会。

过去，改进流程往往意味着增加额外的会议来讨论和规划更好的事情，这意味着一段时间后，我们最终会在这些会议上花费大量时间来做这些事情，而不是真正创造价值。

会议的效率也开始受到影响：

会议开始超时进行，以确保我们不再需要另一次会议
人们开始在会议上失去注意力，严重影响了效率
讨论往往在几个关键点上纠缠太久
我们会忘记自己到底做了什么决定，为什么要这样做，这就意味着我们会无谓地反悔
我们会忽略其他人对讨论的感受，这意味着我们会绕着结论转圈，并经常回到结论上
我们会在会议上浪费很多时间去研究和思考一些我们本可以事先研究和思考的问题，而不会耽误大家的时间

为了避免这种情况，我们现在遵循以下规则：

我们将不同类型的讨论（例如战略讨论和运营讨论）分在不同的会议中，以确保我们不会过于拘泥于其中的任何一个层面。例如，我们有冲刺会议和冲刺准备会议、功能会议和功能规划会议，以及增长会议和增长想法会议。
大多数会议都有议程，规定了会议要讨论的内容和需要准备的材料。例如，对于我们的功能会议（我们在一系列会议中对功能进行全面的范围界定），我们对每次会议的议程和准备工作都有一个固定的结构。
我们不会在开会前不考虑事情。我们每个人都会在一份单独的文件中为会议做准备，并至少在一天前分享这份准备。这样，每个人都可以阅读准备工作，并添加一些初步意见，让讨论已经开始。
我们尽量将大多数会议（如专题会议）限制在 3 人以内。我们发现，如果有更多人参加会议，只有 3 个人会积极参与，其余的人都会睡着。
在讨论过程中，我们总是打开视频，让屏幕上出现每个人的表情。队友的表情很重要，可以了解他们对讨论内容的感受。我们也知道他们什么时候会失去注意力。
在此基础上，我们在 Google Docs 中打开一个具有固定结构的文档（不同于个人预习文档的共享文档）。我们在这里记录下自己做出的每一个决定。即使我们决定不做某件事，我们也会写下来。这样，整个决策过程就会被记录下来，供未参加会议的人和日后参考。一个人负责记笔记，其他人可以在屏幕上实时跟踪并提出修改意见。
如果讨论陷入僵局，我们会立即将讨论点放在问题列表中。这可以是顶部的一个单独列表，也可以在文件结构中用某种颜色突出显示。
我们将会议时间限制在 2 小时以内。延长会议时间会损害注意力，而且不再富有成效。
30 分钟时，我们首先提醒大家开始收尾。15 分钟时，我们开始总结。这意味着我们要写出会议通知，并在必要时计划下一次会议。
会议公告是对会议结论和状态的简短总结，面向所有未参与会议的人员。这些公告会发布在 Slack 中，这样即使不阅读完整的会议文件，整个团队也能轻松了解最新情况。
在会议之后和会议之间，讨论可以在会议文件中继续进行。这种情况会在评论线程中出现。文件所有者（负责记录讨论内容的人）将继续跟进这些讨论，并负责得出结论。

这就是我们目前正在做的事情，但我们会继续研究如何开展会议，以确保我们的时间得到最有效的利用。我们能够在这些会议上用很少的时间创造很大的价值，这使我们在与拥有更多资源的大公司竞争时更具竞争力，因此这对我们来说极为重要。

如果您只执行其中的一些规则，您会立即发现您的会议时间比以前花得更多，您的工作效率也会大大提高。

2.我们如何让信息在团队中流动

就像我一开始说的那样，我们曾经相信，坐在同一个房间里，交流自然会顺畅。

随着我们团队的发展壮大，甚至在我们的团队和内部沟通实现远程化之前，我们就已经开始通过许多小事故认识到，事情并非如此。我们一步一步地做出了许多微小的改变，以确保信息在团队中毫不费力地流动，甚至不需要我们去思考。

我清楚地记得，在一家大公司甚至在一家代理公司工作时，我常常不知道坐在我旁边的人一整天会做什么，更不用说公司里的其他人了。

信息的共享程度很低，这意味着作为一个有效的团队，要对客户发挥更大的作用，甚至要让客户感觉到自己是团队的一分子，在努力共同完成任务。

在Salesflare，我们尽力实现相反的目标。以下是我们为实现这一目标而采取的一些措施：

在最基本的层面上，我们每天早上组织站立会议。在办公室，我们会在所有人到齐后立即召开现场会议。在远程环境中，我们开始在 Slack 中打字。我们列出前一天做了什么，以及当天要做什么。这样做有很多好处：1.每个人都知道其他人在做什么 2.你可以花点时间反思前一天的工作 3.你还需要有意识地规划自己的一天。只有最佳做法！
为了确保我们不断磨砺锯子、从错误中吸取教训并改进流程（就像我们在这里讨论的所有事情一样），我们每两周在周五下午组织一次团队会议。我们会列出过去两周出错的地方和进展顺利的地方。对于消极因素，我们讨论解决方案。对于积极的方面，我们会总结经验教训。之后，我们会演示我们的指标以及过去两周的工作情况。
就个人而言，我们每个月都会抽出一些时间来磨磨锯子。这意味着我和我的联合创始人会花时间与团队中的每个人进行一对一的交流。我和业务团队的人见面，他和产品团队的人见面。每个季度，我们都会换一换，让事情变得更加复杂，并保持一种开放的文化。
讨论尽可能公开：在公共 Slack 频道、Google 文档、Github 问题讨论中......更多内容请见交流平台。
就像我之前说过的，我们通过在会后分享公告，确保每个人都尽可能了解最新情况。这意味着，每次会议结束时，我们都会有意问自己一个问题："关于我们在这里讨论的内容，团队其他成员应该知道些什么？"应该共享的信息都会共享，这样就不会意外隐藏起来。
这不仅仅与会议有关。在会议之外，我们也提倡开放透明的文化。我们鼓励每个人在遇到不顺心的事情时畅所欲言。每个人都能推动事情向前发展，都能开动脑筋、畅所欲言，而不仅仅是我和我的联合创始人。我非常喜欢的一本书是《激进的坦诚》，作者是金-斯科特。

激进的坦诚》一书封面：金-斯科特 — 关于这本书的更多信息，请访问 Goodreads！

所有这一切都使团队能够以统一的思维和工作方式来实现目标，而不是作为一系列不协调的个体开展工作。

尤其是在远程工作时，比平时更加注意保持信息共享是非常重要的，因为每个人都躲在自己的房间里，信息不会 "意外 "共享。

3.我们在交流平台方面的设置情况

很多人都喜欢跳到这一部分，因为弄清楚这一点非常有趣：我们应该使用什么交流平台？是用 Slack 还是其他？我们该在哪里记录这个记录那个？

虽然这很有趣，也很令人兴奋，但我还是把它放在最后说，因为这些平台只是你努力实现目标的辅助工具。

当然，这也意味着我们把多汁的内容留到了最后，让我们在高潮中结束！

以下是我们用来保持内部沟通有序和顺畅的平台：

Slack：我们在这里分享公告和更新，在线程中进行快速讨论，它也是我们跟踪 Google Docs 和 Github 等新变化的中心。
谷歌文档：就像我说的，我们在这里保存讨论的准备工作和结果，并在讨论间隙（在文档的评论线程中）继续进行一些讨论；对于任何需要深入思考的讨论，这里是最好的地方（与 Slack 中的快速讨论相比）。
Zoom：我们的大部分视频会议都使用 Zoom，因为它相当稳定，而且可以让我们轻松地将其与 Google Docs 相媲美。
Discord：我们最近也加入了 Discord，让我们可以更方便地相互交谈（仅有音频）；例如，我们可以更快地讨论开发事件，或者像在办公室一样，在工作时在共享的 Discord 频道上闲逛。
Intercom：我们与客户的沟通通过 Intercom，我们可以在这里添加内部备注、互相提及、互相指派等；这使得我们很容易以团队的形式与客户沟通
Salesflare：Intercom 更多地用于支持原因，而我们将 Salesflare 用于销售或类似销售的一切：较大的潜在客户、集成合作伙伴、解决方案合作伙伴、内容合作伙伴、播客嘉宾、投资者......所有与此相关的跟进和沟通都在 Salesflare 中进行，包括自动数据、集中式电子邮件线程、会议、提及的内部说明、电子邮件跟踪等。
Github：我们在 Github 上讨论错误、改进和功能请求；这样就能与代码保持密切联系，还能与 Intercom 相连接