Salesquota: zo maak je je sales voorspelbaarder
Wat is een salesquota? En hoe gebruik je die effectief?
Wil je meer leren over salesquota?
Onlangs googelde ik “salesquota”, maar in de eerste artikels die ik las, vond ik niet veel bruikbare informatie.
Daarom besloot ik dit artikel te schrijven: een korte en handige gids over salesquota. In 5 minuten weet je alles wat je moet weten.
Heb je daarna nog vragen? Laat dan een reactie achter of stuur via de chat op onze homepage een bericht naar ons team. We denken graag met je mee!
Dit behandelen we in deze gids:
- Een duidelijke definitie van salesquota
- Waarom je absoluut salesquota moet instellen
- Welke verschillende soorten salesquota je nodig hebt
- Hoe je salesquota succesvol instelt en gebruikt
- En tot slot: hoe je salesquota blijft volgen
Laten we er meteen induiken! 😀
Wat is een salesquota?
Als je definities van salesquota opzoekt, merk je dat veel definities een salesquota reduceren tot één specifiek type, terwijl je quota in werkelijkheid op verschillende niveaus kunt instellen.
Een salesquota is een doel in cijfers met betrekking tot sales, dat binnen een specifieke periode wordt vastgelegd.
Die periode kan jaarlijks, per kwartaal, maandelijks, wekelijks of zelfs dagelijks zijn.
Het nummer kan worden vastgelegd voor een individuele salesmedewerker en/of voor een volledig sales team.
Je kunt het instellen op inputniveau (activiteiten, zoals telefoongesprekken, meetings, …), op outputniveau (salesresultaten, zoals omzet, brutomarge, …) of op elk niveau daartussenin (lead-to-deal-metrics, zoals het aantal nieuwe opportuniteiten, de duur van de verkoopcyclus, de conversieratio, …).
Waarom heb je deze salesquota eigenlijk nodig? 😏
Waarom salesquota instellen?
Kort gezegd: om meer en voorspelbaardere sales te realiseren.
Dat is toch ieders droom?
Zo helpen salesquota je salesdromen werkelijkheid te maken. ✨
Salesquota zijn doelen om naartoe te werken
Als je je salesmedewerkers zegt dat ze “een paar deals moeten sluiten” zonder erbij te specificeren hoeveel deals ze wanneer moeten sluiten, weten ze op geen enkel moment of ze een tandje moeten bijsteken of niet. De kans is groot dat je ze rond een tafel aantreft met een kop koffie.
Als je geen doelen voor je bedrijf stelt, kun je het team er ook niet achter scharen. Bovendien weet je niet wanneer het tijd is om samen te vieren dat iets gelukt is. 😕
Het lijkt misschien vanzelfsprekend, maar het is ontzettend belangrijk: sales teams lopen vaak heel wat mis doordat ze geen salesquota vastleggen.
Prestaties meten, ze verbeteren en op basis daarvan belonen
Wil je ook beter worden in sales? Salesquota zijn essentieel.
Met quota kun je verwachtingen naast de realiteit leggen. Ze laten je zien wanneer iets niet volgens plan verloopt.
Het enige wat je ’s ochtends hoeft te doen, is je salesdashboard openen. 💻
Als de cijfers afwijken, kun je dieper in het probleem duiken en bekijken hoe je het kunt oplossen.
Als alles goed gaat, is het business as usual. Of beter nog: je kunt bekijken hoe je de cijfers nog verder kunt opkrikken!
Zorg voor een gebalanceerde, gezonde salespipeline
Zonder salesquota op zowel input- als outputniveau (of op niveaus daartussenin) zul je al snel merken dat een salesmedewerker zich op elk moment doorgaans óf op het begin óf op het einde van de pipeline richt.
Er zullen momenten zijn waarop ze zich vooral bezighouden met prospecting om de pipeline met leads te vullen, en momenten waarop ze focussen op het sluiten van deals — maar vergeten om deze nieuwe leads te blijven genereren.
Omdat B2B-salescycli meestal een tijdje duren, leidt dit tot periodes met veel sales en periodes waarin bijna niets wordt gesloten. Voor de meeste bedrijven is dat geen ideale situatie… en dat brengt ons bij het volgende punt:
Forecast sales (voor financiële planning, resourceplanning, …)
Salesquota vastleggen maakt sales een stuk voorspelbaarder, omdat je hele team samenwerkt om deze cijfers te behalen en een veel gebalanceerdere salespipeline op te bouwen. Daardoor is de kans groter dat je salesforecasts werkelijkheid worden.
Dat biedt tal van voordelen:
- Je weet beter hoeveel geld er op welk moment op je bankrekening zal staan en kunt eventuele tekorten — of, je weet maar nooit, overschotten — opvangen.
- Je kunt je resources beter plannen, omdat je nauwkeuriger weet hoeveel je er nodig hebt om de ondertekende contracten uit te voeren en wanneer.
- Je kunt op basis van harde cijfers financiering ophalen bij investeerders.
Als je denkt: “Oké, je kunt stoppen, Jeroen, ik ben overtuigd…” dan gaan we verder met de verschillende soorten salesquota die je kunt en zou moeten definiëren. (Zo niet, tja, dan weet ik het ook niet. Ik geloof graag dat ik mijn best heb gedaan. 😅)
Welke soorten salesquota heb je nodig?
Zoals we hierboven bij het definiëren van salesquota hebben uiteengezet, kunnen ze gelden voor één persoon of voor een team, en voor elke mogelijke periode. Het belangrijkste verschil tussen de verschillende soorten salesquota zit echter in het niveau waarop ze worden toegepast.
Outputniveau: verkoopresultaten
Als je op Google zoekt naar “sales quota”, vind je een reeks artikelen zoals dit.
De meeste daarvan maken echter een cruciale fout: wanneer ze salesquota bespreken, hebben ze het alleen over het outputniveau – verkoopresultaten.
Hoewel het behalen van verkoopresultaten meestal het doel is, is dat niet de meest effectieve quota die je kunt instellen om de verkoop te verhogen en voorspelbaarder te maken.
Wat werkt dan wel het beste? Consequent verkoopactiviteiten uitvoeren. Daarover hieronder meer. 👇
Hoewel quota voor verkoopresultaten nog altijd het populairst zijn, zijn er ook heel wat mogelijkheden voor salesquota op outputniveau:
- Omzet
- Brutowinstmarge
- Winst
- Gesloten deals
- …
Alles hangt af van de sector waarin je actief bent en van het precieze gedrag dat je met je salesteam wilt stimuleren.
Als je bijvoorbeeld in een marketingbureau werkt dat projecten verkoopt waaraan externe kosten verbonden zijn, wordt je doel misschien het best weergegeven door de gegenereerde brutowinstmarge. Ben je daarentegen een zelfstandige copywriter die zijn eigen tijd verkoopt, dan wil je gewoon de omzet maximaliseren.
Inputniveau: metrics voor verkoopactiviteiten
Hoewel salesquota op outputniveau meestal het uiteindelijke doel zijn, verhogen ze de verkoop niet effectief en maken ze die ook niet voorspelbaarder.
Sales draait niet om het najagen van een omzetdoel. Het gaat erom elke dag opnieuw consequent die x telefoontjes te plegen, die x e-mails te versturen, die x afspraken in te plannen, …
Natuurlijk zal de output niet elke maand exact hetzelfde zijn, maar metrics op inputniveau instellen heeft een dramatisch effect op je resultaten.
Ook het psychologische effect mag je niet onderschatten: als salescycli in jouw sector wat langer duren of als je iets grotere deals verkoopt, zul je waarschijnlijk niet elke dag een deal sluiten (misschien zelfs niet elke week of maand).
De beste manier om gemotiveerd te blijven, is je verkoopactiviteiten te kwantificeren en elke dag je doelen te behalen.
Welke quota voor verkoopactiviteiten voor jou het beste zijn, hangt uiteraard af van je salesproces en communicatiemethode(n). Dat kan bijvoorbeeld gaan om:
- Aantal geplaatste oproepen
- Aantal ingeplande vergaderingen
- Aantal gehouden vergaderingen
- Aantal verzonden e-mails
- Aantal gevoerde chatgesprekken
- Aantal leads waarmee is gesproken
- …
Tussenniveau: lead-naar-deal-metrics
Het gebruik van quota's op inputniveau en quota's op outputniveau kan het verkoopproces vaak schromelijk vereenvoudigen. Een bepaald aantal telefoontjes plegen leidt niet rechtstreeks tot de gewenste omzet.
Daarom is het ook ontzettend belangrijk om quota's in te stellen op het tussenniveau: voor het proces dat leads genereert en omzet in deals.
De meest voorkomende metrics die hier worden getrackt, zijn:
- Het aantal nieuwe opportuniteiten dat wordt gecreëerd: het aantal gegenereerde leads
- De duur van de verkoopcyclus: hoe lang duurt het om van lead naar deal te gaan?
- De conversieratio: hoeveel leads worden omgezet in deals?
- De gemiddelde dealwaarde: hoe groot zijn de deals die ik gemiddeld sluit?
Quota's voor deze metrics instellen, veranderingen in de tijd tracken, inzoomen op verschillen tussen salesvertegenwoordigers, … geeft je de nodige hefbomen om controle te krijgen over je verkoopproces en er succesvol in te worden.
Hoe stel je salesquota's succesvol in en gebruik je ze?
Nu we weten dat salesquota's belangrijk zijn en welke soorten salesquota's je zou moeten gebruiken, blijft de vraag: hoe stel je deze quota's succesvol in en hoe gebruik je ze?
Hier zijn enkele richtlijnen. 👇
Definieer salesquota's op outputniveau zowel top-down als bottom-up
Misschien heb je op basis van de prestaties uit het verleden, toegewezen key accounts of een bepaald gebied, of een andere relevante indicator, al een idee van hoeveel je salesvertegenwoordigers kunnen verkopen.
Misschien heb je ook op team- of bedrijfsniveau een doel voor hoeveel je wilt verkopen.
De eerste aanpak bepaalt je quota's bottom-up, terwijl de tweede ze top-down bepaalt.
Het is jouw taak om die twee bij elkaar te brengen. 🤲
En als je die twee benaderingen niet bij elkaar kunt brengen, zul je uiteraard actie moeten ondernemen, want anders zijn je quota's niet realistisch.
Maak quota's ambitieus maar haalbaar
Hoewel Jim Collins de “BHAGs” (big hairy audacious goals) populair heeft gemaakt in zijn boek “Built to Last”, is deze aanpak zelden een goed idee bij het instellen van salesquota's.
Wanneer de overmoed toeslaat en je quota's nét iets te ambitieus instelt, kan dat leiden tot:
- Een gedemotiveerd salesteam
- Een verkeerd beeld van hun prestaties
- Geen passende compensatie voor die prestaties
- Of zelfs zaken zoals salesvertegenwoordigers die je producten en diensten te veel aanprijzen, waardoor ontevreden klanten ontstaan en er een buitensporige druk komt te liggen op het team dat de gemaakte beloften moet waarmaken.
Salesquota's moeten natuurlijk ambitieus zijn. Het is voor iedereen belangrijk dat jullie samen vooruit blijven gaan. Stilstaan is achteruitgaan.
Maar als je de quota's niet haalbaar houdt, bereid je jezelf er ook op voor om te falen.
Leer van je best presterende verkopers
Een bewezen manier om de prestaties van je salesteam te verbeteren, is leren van je best presterende verkopers en proberen hun gedrag in het hele team te repliceren.
Plegen ze veel telefoontjes? Of richten ze zich vooral op gesprekken met klanten tijdens meetings? 😏
Richten ze zich op een paar grote deals? Of genereren ze een groot volume aan kleinere leads?
Als je dit analyseert, krijg je veel inzicht in de dynamiek van je salesproces en in hoe je het succesvol kunt aanpakken.
En als je weet welke cijfers belangrijk zijn, weet je ook waar je je quota moet instellen om je resultaten te maximaliseren. 📈
Tot slot: hoe houd je je verkoopquota bij?
Moet je nu dus Excel-bestanden gaan bijhouden met daarin al je verkoopgesprekken, e-mails, meetings, lijsten met deals enzovoort?
Gelukkig niet, want de mens heeft geautomatiseerde CRM-systemen uitgevonden. 🎉
Let wel: de meeste CRM-systemen zijn niet geautomatiseerd.
Nee hoor, daarin moet je alles wat je doet handmatig loggen. Echt alles. 😣
En natuurlijk zullen de meeste salesvertegenwoordigers dat niet doen. Of in elk geval niet lang. Je zult merken dat degenen die het wel doen, meestal de mensen zijn die niet veel anders te doen hebben. En zodra hun salespipeline tractie begint te krijgen, zullen ze het CRM minder nauwgezet gaan gebruiken.
In mijn vorige functies heb ik dit zelf meegemaakt, toen ik met enkele van de bekendere maar zeer handmatige CRM-systemen werkte. Daarna zijn we Salesflare gestart om dit op te lossen. 😁
Salesflare bouwt voort op de inbox van je e-mail, je kalender, je telefoon, social media, bedrijfsdatabases, e-mailhandtekeningen, … en verzamelt en ordent automatisch de gegevens die je team nodig heeft om leads op te volgen. ⚙️
Bovendien analyseert het deze gegevens automatisch, zodat je je verkoopquota kunt bijhouden.
Daarbovenop kun je verantwoordelijkheid en transparantie binnen het team creëren, omdat je eenvoudig salespipelines, een (geautomatiseerd) adresboek met contacten en tijdlijnen van alle activiteiten (e-mails, meetings, telefoontjes, trackingactiviteiten, …) kunt delen.
Salesflare lost ook direct een aantal van de problemen op die we hierboven hebben besproken. Zoals een van onze klanten, Simon Lovegrove, bijvoorbeeld zei:
Salesflare verbetert mijn humeur, omdat ik de gewonnen deals kan zien. Onlangs wees het me ook op een gebrek aan kansen in een vroege fase.
Als je het wilt uitproberen, ga dan hier naartoe. 👈
Salesflare uitproberen is helemaal gratis. Een account aanmaken duurt letterlijk maar een paar minuten. Als het bij je past, is de prijs betaalbaar. En ons supportteam staat klaar om je met alles te helpen. Zelfs met het bepalen van de juiste salesquota! 😀
Dus als je nog vragen hebt over salesquota's, zet ze dan in de comments of verzend een bericht naar het team via de chat op onze homepage.
Laten we die sales een boost geven en ze voorspelbaarder maken!
