Vertriebsmanagement: Was ist das? Wie meisterst du es?
Alles, was du wissen musst, um Vertriebsmanagement zu meistern
Bist du bereit, Vertrieb von einer Kunst in eine Wissenschaft zu verwandeln?
Vertriebsmanagement bedeutet, in einem von Natur aus chaotischen und zutiefst menschlichen Beruf für Ordnung zu sorgen: im Vertrieb.
Aber warum sollte uns das also interessieren? Können wir unsere Arbeit im Vertrieb nicht einfach super spontan und unterhaltsam gestalten?
Niemand sagt, dass Vertrieb keinen Spaß machen darf, während du gutes Vertriebsmanagement in dein Unternehmen bringst. Wenn du jedoch deinen Vertrieb und dein Unternehmen skalieren willst, führt daran kein Weg vorbei.
In diesem Leitfaden beantworten wir für dich kurz die folgenden Fragen:
- Zuerst die Grundlagen: Was bedeutet Vertriebsmanagement? Woraus besteht es?
- Was muss ein guter Vertriebsmanager tun?
- Wie kannst du dein Vertriebsmanagement souverän meistern?
- Welche Softwaretools können dich dabei unterstützen?
- Welche großartigen Bücher und Podcasts kannst du dir ansehen und anhören, um weiterzulernen?
Falls du dich nur in ein bestimmtes Thema einlesen möchtest, kannst du oben direkt auf den entsprechenden Abschnitt klicken.
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Definition von Vertriebsmanagement: Was ist das?
Vertriebsmanagement bedeutet, ein erfolgreiches Vertriebsteam aufzubauen, indem du es kontinuierlich weiterentwickelst, Strategien dafür festlegst, seine Ergebnisse nachverfolgst, seine Prozesse anpasst und seine Mitglieder coachst, damit es deine Vertriebsziele dauerhaft erreicht.
Aufgeschlüsselt bedeutet das, dass Vertriebsmanagement im Allgemeinen drei Bereiche umfasst:
- Personalmanagement: das Vertriebsteam aufbauen, coachen und halten
- Führung: effektive Vertriebsprozesse und Vertriebsstrategien entwickeln
- Analyse von Vertriebsdaten: nachverfolgen, melden und anpassen
Wenn du diese drei Bereiche effektiv steuerst, wird der Vertrieb für dein Unternehmen berechenbarer. Keine zufälligen Erfolge mehr. Du wirst ein solides und erfolgreiches Unternehmen haben.
Klingt gut? Dann schauen wir uns an, was das im Alltag bedeutet und welche konkreten Schritte du unternehmen kannst.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Vertriebsmanagers
Was muss ein Vertriebsmanager täglich tun, um den Erfolg seines Vertriebsteams sicherzustellen?
Nun, hier sind die verschiedenen Aufgaben im Vertriebsmanagement, die du übernehmen musst.
1. Ein Vertriebsteam rekrutieren, vergüten, halten und bewerten
Vertrieb lebt von menschlicher Interaktion. Und großartige Vertriebsergebnisse sind ohne ein starkes Vertriebsteam nicht möglich.
Das bedeutet, du musst:
- großartige Vertriebstalente ins Vertriebsteam holen
- sie mit der richtigen Vergütung im Vertrieb zu Höchstleistungen motivieren
- sie im Team halten
- ihre Leistung bewerten und Maßnahmen ergreifen
2. Planung und Führung
Selbst ein großartiges Team kann keine guten Leistungen erbringen, wenn ihm keine Strategie, kein Plan und keine klare Richtung vorgegeben werden.
Deine Aufgabe ist es zu entscheiden, auf welche Bereiche ihr euch konzentriert, wie ihr dabei vorgeht, wann ihr was tut und so weiter.
Dazu gehört:
- Ziele festlegen (mehr dazu später)
- Taktiken zur Lead-Generierung definieren (auch dazu später mehr)
- Vertriebsmitarbeiter verschiedenen geografischen Gebieten, Branchen, Accounts usw. zuweisen
- den Vertriebsprozess weiterentwickeln
- jede weitere Unterstützung bieten, die deine Vertriebsmitarbeiter benötigen
Übernimm die Führung, gib Orientierung und stelle sicher, dass alle in dieselbe Richtung blicken.
3. Vertriebsmitarbeiter coachen
Es gibt übergeordnete Führung – und dann gibt es das Coaching von Vertriebsmitarbeitern, damit sie ihre tägliche Arbeit verbessern.
Je nachdem, ob du Inside Sales oder Field Sales machst, musst du bei Verkaufsgesprächen am Telefon mithören – entweder live oder als Aufzeichnung – oder deine Vertriebsmitarbeiter unterwegs begleiten und an Meetings teilnehmen. Auf dieser Grundlage kannst du ihnen zeigen, wie sie Verkaufsgespräche besser angehen und effektiver führen. Diese Praxis nennt man „Shadowing“.
Dazu kann auch gehören, sie dabei zu coachen, effektivere E-Mails zu schreiben, bessere Angebote zu verfassen, bessere Deals auszuhandeln und so weiter.
4. Abstimmung und Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen
Dein Vertriebsteam arbeitet wahrscheinlich nicht allein im Unternehmen. Und wenn du Kunden betreust, musst du dich mit den meisten anderen Abteilungen abstimmen, um das bestmöglich zu tun: mit dem Marketing, der Finanzabteilung, dem Produktteam und anderen.
Deine Aufgabe ist es, dein Team bestmöglich zu vertreten. Wenn beispielsweise deine Callcenter Anfragen erhalten und versprechen, dass sich ein Vertriebsmitarbeiter darum kümmert, liegt es in deiner Verantwortung, dafür bereit zu sein. Eine gute Abstimmung und ein reibungsloser Workflow sind wichtig. Du musst sicherstellen, dass ihr gut mit den anderen Teams zusammenarbeitet und Informationen so einfach wie möglich ausgetauscht werden. Gleichzeitig musst du deinem Team den nötigen Freiraum und Schutz geben, damit es seine Arbeit bestmöglich erledigen kann.
5. Berichte und Analysen
Und nicht zuletzt musst du deine Zahlen im Griff haben. Du solltest genau wissen, wo ihr im Vergleich zu den Zielen steht, wie gut dein Team arbeitet und wo du nachjustieren oder den Fokus neu ausrichten kannst, um den Vertrieb anzukurbeln. Berichte zum Vertrieb sind entscheidend, wenn du deine Vertriebsstrategie optimieren oder etwas anderes ausprobieren möchtest.
Das bedeutet natürlich, dass du alle Daten brauchst, um diese Entscheidungen zu unterstützen. Genau das ist der erste Schritt beim Aufbau eines starken Sales-Management-Systems:
Sales-Management-System: Prozesse und Strategien, mit denen du diese Zahlen erreichst
Nachdem wir nun wissen, was Vertriebsmanagement bedeutet und welche Verantwortlichkeiten du als Vertriebsmanager hast, sehen wir uns einige Prozesse und Strategien an, die du umsetzen kannst, um darin erfolgreich zu sein.
1. Sammle alle nötigen Daten, um organisiert zu bleiben und Strategien zu testen
Wenn du nicht weißt, was gerade passiert, ist es sehr schwer, die meisten deiner Aufgaben richtig zu erledigen. Deshalb ist das Sammeln von Daten einer der wichtigsten Schritte, die du unternehmen solltest. Dabei können dir zahlreiche Tools helfen, zum Beispiel eine Scraper-API.
Im Idealfall solltest du Daten zu folgenden Punkten haben:
- Mit welchen Unternehmen deine Vertriebsmitarbeiter in Kontakt stehen, welchen Status die einzelnen Kontakte haben und wie sich jedes Gespräch entwickelt
- Wie viele Opportunities sich in deiner Sales-Pipeline befinden, in welcher Phase sie sind, welchen Wert sie haben, wie lange sie sich dort befinden usw.
- Wie aktiv dein Vertriebsteam ist und über welche Kanäle es arbeitet
- Wie viele Deals du gewinnst und wie viele neue Opportunities du zu deiner Pipeline hinzufügst
- Woher deine Leads kommen und warum Opportunities im Allgemeinen verloren gehen
- Welche Unternehmen dir den meisten Umsatz bringen
- Welche Opportunities ins Rutschen geraten
Ein gutes Sales-CRM kann dir diese Information in seinen Dashboards anzeigen.
Wenn du Salesflare verwendest, hast du ein Umsatz-Dashboard:
Und es gibt ein Team-Dashboard:
Natürlich musst du die Daten zuerst sammeln, und die meisten CRMs verlangen von deinen Vertriebsmitarbeitern, dass sie die Daten manuell eingeben. Das kostet enorm viel Zeit und Energie und erfordert viel Disziplin.
Genau deshalb haben wir Salesflare entwickelt: um diese Dateneingabe zu automatisieren und dir ganz einfach alle benötigten Daten bereitzustellen, ohne dein Vertriebsteam zusätzlich zu belasten. Mehr dazu findest du auf unserer Website.
2. Gib deinem Vertriebsteam kontinuierlich Feedback
Daten bringen dir nichts, wenn du sie ständig nur anstarrst und nicht nutzt.
Nutze sie, um genau zu verfolgen, wie sich dein Team macht. Finde heraus, wo es sich verbessern kann. Und dann sprich unbedingt mit den Teammitgliedern darüber.
Schaffe starke Feedbackschleifen, damit deine Vertriebsmitarbeiter aufmerksam bleiben und sich kontinuierlich verbessern. Sorge dafür, dass sie wissen, wie sie sich machen und an welchen Punkten sie arbeiten können, um erfolgreicher zu sein.
Vergiss auch nicht, positive Feedbackschleifen einzurichten. Du kannst zum Beispiel dein CRM mit Slack verbinden, um Erfolge zu kommunizieren und zu feiern. Das kann sowohl für eine großartige Atmosphäre in deinem Team sorgen als auch den Wettbewerbsgeist deiner Vertriebsmitarbeiter anspornen.
3. Sorge für einen guten Lead-Zufluss in die Sales-Pipeline
Ohne einen guten Lead-Zufluss kann die Leistung deines Vertriebsteams schnell gegen null sinken.
Wenn deine Vertriebsmitarbeiter sowohl für das Erstellen neuer Leads als auch für deren Abschluss verantwortlich sind, wirst du feststellen, dass das Team ganz natürlich in Zyklen arbeitet: Zuerst befinden sich viele Leads in der Pipeline und die Teammitglieder konzentrieren sich nur darauf, sie abzuschließen. Dann gehen ihnen die Leads aus und sie beginnen wieder damit, die Pipeline zu füllen – anschließend startet der Zyklus von vorn. Das sorgt für viel Instabilität in der Arbeitsweise deines Vertriebsteams.
Um ein Vertriebsteam aufzubauen, das wie ein Uhrwerk läuft, solltest du als Vertriebsmanager am besten die Verantwortung für diesen Bereich übernehmen.
Entweder arbeitest du mit dem Marketingteam zusammen, um diese Leads bereitzustellen, oder du teilst – wie es eines der Bücher in unserer untenstehenden Auswahl, Predictable Revenue, empfiehlt – die Aufgaben der Lead-Generierung und des Lead-Abschlusses auf zwei verschiedene Rollen auf.
4. Ein herausragendes Team einstellen und halten
Das mag offensichtlich erscheinen, und wir haben es oben bereits angesprochen, aber wir müssen es noch einmal betonen: Der Aufbau des besten Vertriebsteams ist entscheidend.
Außerdem ist es schwieriger, als es vielleicht scheint, denn:
- Gute Vertriebsmitarbeiter sind nicht leicht zu finden – und wenn du sie findest, können sie sich auch bei anderen Arbeitgebern ziemlich gut verkaufen.
- Im Allgemeinen sind sie auch nicht leicht zu halten, weshalb du dich dafür besonders ins Zeug legen musst.
- Wenn du die falschen Einstellungsentscheidungen triffst, kannst du nicht ewig mit schlechten Einstellungen weiterarbeiten. Und Menschen zu entlassen, ist bekanntermaßen schwierig.
- Selbst wenn du die richtigen Leute an Bord hast, fehlt es ihnen vielleicht an Motivation, Orientierung … oder an etwas anderem, das sie daran hindert, erfolgreich zu sein.
Wir empfehlen dir deshalb, mindestens ein Drittel deiner Zeit darauf zu verwenden, dein Team und seine Fähigkeiten aufzubauen.
5. Ziele setzen, Forecast erstellen und verfolgen
Viel einfacher umzusetzen und entscheidend für jede gute Vertriebsorganisation: Ziele, auf die ihr hinarbeiten könnt.
Die wichtigste Zielkennzahl ist ein jährliches Umsatzziel für jeden Vertriebsmitarbeiter. So weiß jeder Vertriebsmitarbeiter genau, worauf er hinarbeiten muss und wann er als erfolgreich gilt.
Egal, ob du die Philosophie vertrittst, niedrigere, leichter erreichbare Ziele zu setzen, um das Selbstvertrauen deiner Vertriebsmitarbeiter zu stärken (und diese Ziele schrittweise zu erhöhen), oder ob du an die Philosophie der großen, kühnen und gewagten Ziele glaubst, die sie zu neuen Höchstleistungen antreiben sollen: Du musst die Messlatte festlegen.
Nachdem du die Ziele definiert hast, legst du sie in deinem CRM fest und verfolgst sie in Dashboards, die für alle im Vertriebsteam sichtbar sind, damit jeder klar erkennen kann, wo er gerade steht.
Das sollte auf individueller Ebene visualisiert werden:
Und ebenso auf Teamebene (wobei alle Ziele zu einem gemeinsamen Teamziel addiert werden):
Um den Fortschritt bei diesen Zielen genauer zu betrachten, plant ein guter Vertriebsmanager normalerweise wöchentliche oder zweiwöchentliche Gespräche mit den einzelnen Vertriebsmitarbeitern, um ihre Opportunity-Pipelines durchzugehen. Dabei könnt ihr gemeinsam entscheiden, auf welche Deals sich der Vertriebsmitarbeiter konzentrieren sollte und welche nächsten Schritte anstehen.
Eine solche Vertriebspipeline wird in deinem CRM typischerweise als Drag-and-drop-Kanban-Board visualisiert.
Softwaretools für das Vertriebsmanagement: CRM und mehr
Während Daten für viele Aufgaben im Vertrieb von entscheidender Bedeutung sind, tauchen heutzutage zum Glück immer mehr Tools für Vertriebsmanagement-Software auf, die Vertriebsmanagern dabei helfen, diese Vertriebsdaten besser und einfacher nachzuverfolgen.
Im Zentrum all dessen steht das CRM, aber es ist definitiv nicht das Einzige, das dich unterstützen kann.
1. Wähle ein Sales-CRM
Auch wenn es viele verschiedene CRM-Kategorien gibt, wird dir ein spezialisiertes Sales-CRM das Leben leichter machen.
Ein gutes Sales-CRM bietet den Vertriebsmitarbeitern ein praktisches Tool, um ihren Vertrieb zu organisieren (während sich ein Enterprise-CRM stärker darauf konzentriert, dem Management einen Mehrwert zu bieten). Dadurch werden sie es eher nutzen, und du bekommst die Daten, die du brauchst.
Bei der Auswahl des richtigen Systems empfehlen wir dir, dich an diesen Kriterien zu orientieren:
- Benutzererfahrung: Wenn deine Vertriebsmitarbeiter das CRM nicht nutzen, kannst du genauso gut keins haben.
- Mobiler Zugriff: Wenn du möchtest, dass sie das CRM wirklich nutzen, kannst du sie nicht an einen Computer fesseln.
- Automatisierungsmöglichkeiten: Automatisierung kann die Produktivität im Vertrieb steigern und dir gleichzeitig mit weniger Aufwand mehr Daten liefern.
- Preis: Wie viel zahlst du für diesen gesamten Wert?
- Support: Kannst du mit Hilfe rechnen, wenn du in Schwierigkeiten gerätst?
Um dir etwas Zeit zu sparen, haben wir die beliebtesten CRM-Optionen hier für dich verglichen.
Spoiler: Das sind die Kriterien, die wir wirklich für die wichtigsten halten. Du wirst daher ganz objektiv feststellen, dass Salesflare die anderen bei diesen Kriterien klar hinter sich lässt. Das gilt besonders für die Automatisierung der Dateneingabe für deine Vertriebsmitarbeiter, die letztlich sicherstellt, dass du alle benötigten Daten hast.
2. Coache Vertriebsmitarbeiter mit Software zur Anruf-Nachverfolgung
Um die Telefongespräche deiner Vertriebsmitarbeiter einfacher und in größerem Umfang „mitzuhören“, wurden in den vergangenen Jahren Softwareunternehmen wie Refract.ai und Gong.io gegründet.
Die Software zeichnet Vertriebsgespräche auf, analysiert sie und liefert dir nützliche Einblicke – etwa dazu, was deine Top-Performer in Gesprächen tun, das sie erfolgreich macht. Außerdem gibt sie dir Empfehlungen, wie einzelne Vertriebsmitarbeiter ihre Gespräche verbessern können.
Auch wenn diese Plattformen definitiv teuer sind, lohnt es sich, sie in Betracht zu ziehen, sobald du dein Team auf etwa fünf oder mehr Inside-Sales-Mitarbeiter vergrößerst.
3. Verteile Vertriebsunterlagen und verfolge ihre Nutzung
Wenn du ein großes Vertriebsteam hast und nicht weißt:
- Ob deine Vertriebsmitarbeiter die neuesten Unterlagen bei sich haben und verwenden
- Wie sie diese Unterlagen bei Kunden einsetzen
Dann solltest du dir vielleicht Sales-Enablement-Software wie Showpad oder Clearslide ansehen.
Sie hilft dir nicht nur dabei, diese Probleme zu lösen, sondern unterstützt deine Vertriebsmitarbeiter beispielsweise auch dabei, zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Unterlagen für den richtigen Kunden zu finden.
Auch das ist hauptsächlich für größere Unternehmen gedacht. Wenn du ein kleines, schlankes Unternehmen führst, wirst du das wahrscheinlich nicht brauchen und auch nicht das Geld dafür ausgeben wollen.
4. Ergänze das Ganze durch viele weitere Vertriebstools
Es gibt noch viele andere Tools, die dir zu mehr Vertriebsproduktivität verhelfen können.
Deshalb haben wir eine Liste der besten Vertriebstools zusammengestellt, die du dir ansehen kannst.
Wenn du Salesflare bereits nutzt oder Salesflare als dein CRM einsetzen möchtest, findest du hier einige unserer Integrationen mit anderen Tools. Über Zapier, Integromat oder PieSync kannst du Salesflare mit mehr als 1.500 anderen Tools verbinden.
Bücher zum Vertriebsmanagement: die 5 besten Ressourcen (plus ein Bonus)
Wir möchten dich natürlich nicht ohne einige unserer persönlichen Empfehlungen für weiterführendes Lernmaterial zurücklassen. Im Folgenden findest du 5 der besten Bücher zum Vertriebsmanagement, plus einige großartige Podcasts.
Wenn du dich generell für Vertriebsbücher interessierst, wirf auch einen Blick auf unsere Auswahl der besten Vertriebsbücher.
Sales Management. Simplified.: The Straight Truth About Getting Exceptional Results from Your Sales Team, von Mike Weinberg
Mike Weinberg ist überzeugt, dass das Management von Vertriebsteams nicht kompliziert sein muss. In diesem Buch zeigt er, was du tun und was du lassen solltest, um ein großartiger Vertriebsmanager zu sein. Es ist eine ehrliche Lektüre voller praktischer Tipps und lässt sich problemlos in wenigen Etappen lesen.
Sales Manager Survival Guide: Lessons From Sales’ Front Lines, von David Brock
Wenn du nach einem etwas umfangreicheren Buch suchst, das vom Autor des vorherigen Buchs empfohlen wird, könnte dieses Werk von David Brock genau das Richtige für dich sein. Es ist ein umfassender Leitfaden für das Vertriebsmanagement an vorderster Front und behandelt viele der oben angesprochenen Punkte mit deutlich mehr Detail. Wenn du ein Handbuch für Vertriebsmanager suchst, schnapp dir dieses Buch.
Predictable Revenue, von Aaron Ross und Marylou Tyler
Aaron Ross, zuvor zu Gast in unserem Founder Coffee Podcast, erklärt, wie du eine moderne Vertriebsorganisation aufbaust – genau wie jene, die er bei Salesforce mit aufgebaut hat. Seine zentrale These: Teile dein Vertriebsteam in verschiedene Rollen auf. Doch das ist nicht alles, worüber er in dem Buch spricht. Wenn du die Vertriebsprozesse deines Teams verbessern möchtest, empfehlen wir dir, Predictable Revenue zu lesen.
Coaching Salespeople Into Champions: A Tactical Playbook for Managers and Executives, von Keith Rosen
Möchtest du deine Fähigkeiten im Vertriebscoaching verbessern? Keith Rosens Buch behandelt genau dieses Thema – und zwar sehr ausführlich. Es ist vielleicht nicht das spannendste Buch, das du lesen kannst, aber für Vertriebsmanager (und vielleicht sogar für Manager im Allgemeinen) ist es ein absolutes Muss.
Cracking the Sales Management Code: The Secrets to Measuring and Managing Sales Performance, von Jason Jordan und Michelle Vazzana
Dieses Buch dreht sich schließlich vollständig um Vertriebskennzahlen. Es ist sehr detailliert und könnte gegen Ende etwas repetitiv werden. Trotzdem: Nimm es zur Hand, lies den ersten Teil und beginne, deine Vertriebsleistung so zu messen und zu steuern wie nie zuvor.
Bonus: Hörst du lieber zu? Hier sind einige großartige Podcasts.
Bist du viel unterwegs? Wahrscheinlich schon. Warum hörst du dann nicht ein paar Podcasts und hältst dein Gehirn auf Trab?
Wir haben die besten Vertriebspodcasts für dich zusammengestellt.
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