Gestión de ventas: ¿Qué es? ¿Cómo dominarla?
Todo lo que necesitas saber para dominar la gestión de ventas
¿Estás listo para convertir las ventas de un arte en una ciencia?
La gestión de ventas consiste en poner orden de forma eficaz en una profesión intrínsecamente caótica y profundamente humana: las ventas.
Pero ¿por qué debería importarnos? ¿No podemos mantener nuestros trabajos de ventas superespontáneos y divertidos?
Nadie ha dicho que no puedas mantener la diversión en las ventas mientras aplicas una buena gestión de ventas en tu empresa, pero sin duda es un requisito si quieres hacer crecer tus ventas y tu negocio.
En esta guía responderemos rápidamente a las siguientes preguntas:
- Primero, lo básico: ¿qué significa la gestión de ventas? ¿En qué consiste?
- ¿Qué tiene que hacer un buen gerente de ventas?
- ¿Cómo puedes dominar la gestión de ventas?
- ¿Qué herramientas de software pueden ayudarte?
- ¿Qué libros y podcasts interesantes puedes consultar para seguir aprendiendo?
Si solo quieres leer sobre un tema específico, puedes hacer clic en la sección correspondiente de arriba.
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Definición de gestión de ventas: ¿qué es?
La gestión de ventas consiste en crear un equipo de ventas exitoso mediante la construcción continua de ese equipo, el establecimiento de estrategias, el seguimiento de sus resultados, el ajuste de sus procesos y la formación de sus miembros para alcanzar de forma constante los objetivos de ventas de tu empresa.
En términos generales, esto significa que la gestión de ventas abarca tres áreas:
- Gestión de personas: crear, formar y conservar el equipo de ventas
- Liderazgo: desarrollar procesos y estrategias de ventas eficaces
- Análisis de datos de ventas: hacer seguimiento, informar y ajustar
Si tomas el control de forma eficaz en estas tres áreas, las ventas serán más predecibles para tu empresa. Se acabaron los éxitos accidentales. Tendrás una empresa sólida y exitosa.
¿Suena bien? Exploremos qué significa esto en el día a día y qué pasos concretos puedes dar.
Funciones y responsabilidades de un gerente de ventas
¿Qué tiene que hacer un gerente de ventas en el día a día para garantizar el éxito de su equipo de ventas?
Bueno, estas son las distintas responsabilidades de gestión de ventas que tendrás que asumir.
1. Reclutar, remunerar, conservar y evaluar un equipo de ventas
Las ventas son interacción humana. Y no se alcanza la grandeza en ventas sin un equipo de ventas sólido.
Esto significa que debes:
- Incorporar grandes profesionales al equipo de ventas
- Motivarles para que rindan con la remuneración de ventas adecuada
- Mantenerlos en el equipo
- Evaluar su rendimiento y tomar medidas
2. Planificación y dirección
Incluso un equipo excelente puede no rendir si no cuenta con una estrategia, un plan o una dirección.
Tu trabajo consiste en decidir en qué áreas centrarse, cómo abordarlas, cuándo hacerlo, etc.
Esto incluye:
- Establecer objetivos (hablaremos más de esto más adelante)
- Definir tácticas de generación de leads (también hablaremos más de esto más adelante)
- Asignar representantes a distintas zonas geográficas, sectores, cuentas, …
- Perfeccionar el proceso de ventas
- Cualquier otra ayuda que necesiten tus representantes
Toma las riendas, ofrece orientación y asegúrate de que todo el mundo mire en la misma dirección.
3. Formar a los representantes de ventas
Existe la orientación de más alto nivel, y luego está formar a los representantes de ventas para que mejoren su práctica diaria.
Dependiendo de si haces ventas internas o ventas de campo, tendrás que escuchar conversaciones de ventas por teléfono (en directo o grabadas) o acompañarles en sus desplazamientos para participar en reuniones. A partir de ahí, puedes ayudarles a abordar mejor las conversaciones de ventas y a ser más eficaces. Esta práctica se conoce como «shadowing».
También puede consistir en formarles para que redacten emails más eficaces, escriban mejores propuestas, negocien mejores deals, etc.
4. Alinearos y trabajar con otros departamentos
Probablemente tu equipo de ventas no esté solo en la empresa. Y, para atender mejor a los clientes, necesitas coordinarte con la mayoría de los demás departamentos: marketing, finanzas, producto, …
Tu trabajo consiste en representar a tu equipo de la mejor manera posible. Por ejemplo, cuando tus call centers reciben consultas y prometen que un representante de ventas hará el seguimiento, es tu responsabilidad estar preparado para prestar ese servicio. La alineación y un workflow adecuado son importantes. Tu trabajo es asegurarte de que colaboras bien con los demás equipos y de que la información se intercambia con la mayor facilidad posible, pero también de dar a tu equipo el espacio y la protección necesarios para hacer su trabajo lo mejor posible.
5. Informes y análisis
Por último, pero no menos importante: necesitas tener las cifras bajo control. Debes saber exactamente dónde te encuentras respecto a los objetivos, qué tal está rindiendo tu equipo y dónde puedes ajustar o reenfocar tus esfuerzos para aumentar las ventas. Los informes de ventas son esenciales para optimizar tu estrategia de ventas o para saber si ha llegado el momento de probar algo diferente.
Por supuesto, esto significa que necesitarás tener todos los datos que lo respalden, y eso es precisamente lo primero que debes implementar al construir un sistema sólido de gestión de ventas:
Sistema de gestión de ventas: procesos y estrategias para conseguir esas cifras
Ahora que sabemos qué significa la gestión de ventas y cuáles son tus responsabilidades como gerente de ventas, veamos algunos procesos y estrategias que puedes implementar para tener éxito en ella.
1. Recopila todos los datos necesarios para mantenerte organizado y poner a prueba estrategias
Si no sabes qué está pasando, es muy difícil asumir correctamente la mayoría de tus tareas. Por eso, recopilar datos es uno de los pasos clave que debes dar, y hay muchas herramientas, por ejemplo, scraper API, que pueden ayudarte con ello.
Lo ideal es que tengas datos sobre:
- Con qué empresas están en contacto tus representantes de ventas, cuál es el estado de cada relación y cómo avanza cada conversación
- Cuántas oportunidades tienes en el pipeline de ventas, en qué etapa se encuentran, cuál es su valor, cuánto tiempo llevan ahí, etc.
- Cuán activo es tu equipo de ventas y a través de qué canales
- Cuántos deals estás ganando y cuántas oportunidades nuevas estás añadiendo a tu pipeline
- De dónde proceden los leads y por qué suelen perderse las oportunidades
- Qué empresas te generan más ingresos
- Qué oportunidades se están quedando atrás
Un buen CRM de ventas puede ofrecerte esa información en sus dashboards.
Si utilizas Salesflare, tienes un dashboard de ingresos:
Y también hay un dashboard del equipo:
Por supuesto, primero tienes que recopilar los datos, y la mayoría de los CRM requieren que tus representantes de ventas los introduzcan manualmente. Esto exige muchísimo tiempo, energía y disciplina.
Precisamente por eso creamos Salesflare: para automatizar la introducción de datos y ofrecerte fácilmente toda la información que necesitas, sin estresar a tu equipo de ventas. Pero encontrarás más información en nuestro sitio web.
2. Ofrece feedback continuo a tu equipo de ventas
Los datos no sirven de nada si te limitas a mirarlos y no los utilizas.
Úsalos para hacer un seguimiento exacto del rendimiento de tu equipo. Averigua cómo puede mejorar. Y después, por supuesto, habla con ellos al respecto.
Crea ciclos de feedback sólidos para mantener a tus representantes de ventas alerta y en constante mejora. Asegúrate de que sepan cómo lo están haciendo y cuáles son los principales aspectos en los que pueden trabajar para tener más éxito.
No olvides establecer también ciclos de feedback positivo. Por ejemplo, puedes conectar tu CRM con Slack para comunicar y celebrar las victorias. Esto puede contribuir a crear un ambiente estupendo en tu equipo y estimular su espíritu competitivo.
3. Garantiza un buen flujo de leads hacia el pipeline de ventas
Sin un buen flujo de leads, el rendimiento de tu equipo de ventas puede caer rápidamente hasta acercarse a cero.
Si tus representantes de ventas son responsables tanto de crear nuevos leads como de cerrarlos, verás que el equipo empezará a trabajar de forma cíclica: primero tendrá muchos leads en el pipeline y se dedicará únicamente a cerrarlos; después se quedará sin leads y volverá a llenar el pipeline, tras lo cual el ciclo se reiniciará. Esto genera mucha inestabilidad en el funcionamiento de tu equipo de ventas.
Para crear un equipo de ventas que funcione como un reloj, lo mejor es que, como gerente de ventas, asumas la responsabilidad de esta área.
Puedes trabajar junto con el equipo de marketing para conseguir estos leads o, como prescribe uno de los libros de nuestra selección, Predictable Revenue, dividir las tareas de crear y cerrar leads entre dos roles diferentes.
4. Contrata y conserva un equipo excepcional
Puede parecer obvio y ya lo hemos mencionado antes, pero tenemos que insistir: crear el mejor equipo de ventas es fundamental.
Además, es más difícil de lo que parece, porque:
- No es fácil encontrar a grandes profesionales de ventas; y, si los encuentras, también suelen ser bastante buenos vendiéndose a otros empleadores.
- Por lo general, tampoco es fácil conservarlos, así que tendrás que esforzarte especialmente para conseguirlo.
- Si tomas malas decisiones de contratación, no puedes mantener indefinidamente a personas que no encajan. Y despedir a alguien es, como bien se sabe, tremendamente difícil.
- Aunque tengas a las personas adecuadas en el equipo, pueden carecer de motivación, dirección, … o de cualquier otra cosa que les impida tener éxito.
Por eso te recomendamos dedicar al menos un tercio de tu tiempo a desarrollar tu equipo y sus capacidades.
5. Define objetivos, haz pronósticos y haz seguimiento
Mucho más fáciles de implementar y fundamentales para cualquier gran organización de ventas: objetivos hacia los que trabajar.
La métrica de objetivos más esencial es un objetivo de ventas anual para cada representante de ventas. Así, cada representante sabe exactamente hacia qué debe trabajar y cuándo se considera que ha tenido éxito.
Tanto si crees en la filosofía de fijar objetivos más bajos y alcanzables para aumentar la confianza de tus representantes de ventas (que incrementas gradualmente), como si prefieres establecer objetivos grandes, audaces y ambiciosos para llevarlos a nuevas cotas, tienes que fijar el listón.
Después de definir los objetivos, configúralos en tu CRM y hazles seguimiento en dashboards visibles internamente para todo el equipo de ventas, de modo que todos puedan ver claramente en qué punto se encuentran.
Debería visualizarse a nivel individual:
Y también a nivel de equipo, con todos los objetivos sumados en un único objetivo de equipo:
Para analizar con más detalle el progreso hacia estos objetivos, un buen gerente de ventas suele planificar reuniones semanales o quincenales con cada uno de sus representantes de ventas para revisar sus pipelines de oportunidades. En ese momento, podéis decidir juntos en qué deals centrarse y cuáles son los siguientes pasos que hay que dar.
Este tipo de pipeline de ventas suele visualizarse como un tablero Kanban de arrastrar y soltar en tu CRM.
Herramientas de software para la gestión de ventas: CRM y mucho más
Aunque los datos son fundamentales para muchas de las responsabilidades del área de ventas, por suerte hoy en día aparecen muchas nuevas herramientas de software para la gestión de ventas que ayudan a los responsables de ventas a hacer un mejor seguimiento de esos datos de ventas de forma más sencilla.
El CRM es el eje central de todo esto, pero desde luego no es lo único que puede ayudarte.
1. Elige un CRM de ventas
Aunque existen muchas categorías de CRM, un CRM dedicado a las ventas te hará la vida más fácil.
Un buen CRM de ventas proporciona a los representantes de ventas una herramienta práctica para organizar su actividad comercial (mientras que un CRM empresarial se centra más en aportar valor a la dirección), lo que significa que estarán más dispuestos a utilizarlo y que tú tendrás los datos que necesitas.
A la hora de elegir el adecuado, te recomendamos basarte en estos criterios:
- Experiencia de usuario: De nuevo, si tus representantes de ventas no utilizan el CRM, también podrías no tenerlo.
- Accesibilidad móvil: Si quieres que realmente utilicen el CRM, no puedes mantenerlos encadenados a un ordenador.
- Capacidades de automatización: La automatización puede impulsar la productividad de ventas y, además, proporcionarte más datos con menos trabajo.
- Precios: ¿Cuánto pagas por todo este valor?
- Soporte: ¿Puedes esperar ayuda cuando tengas problemas?
Para ahorrarte tiempo, aquí hemos comparado las opciones de CRM más populares.
Spoiler: estos son los criterios que creemos sinceramente que son más importantes, así que comprobarás de forma bastante objetiva que, en lo que respecta a estos criterios, Salesflare deja a los demás muy atrás. Esto es especialmente cierto en lo que se refiere a automatizar la introducción de datos para tus representantes de ventas, lo que con el tiempo garantizará que tengas todos los datos que necesitas.
2. Forma a tus representantes con software de seguimiento de llamadas
Para hacer más sencillo seguir de cerca a gran escala las conversaciones telefónicas de tu equipo de ventas, en los últimos años se han fundado empresas de software como Refract.ai y Gong.io.
El software grabará y analizará las conversaciones de ventas y te proporcionará información útil, como qué hacen tus mejores profesionales en sus conversaciones para tener éxito. También te dará recomendaciones sobre cómo puede mejorar cada representante sus conversaciones.
Aunque estas plataformas son sin duda caras, resulta interesante plantearse usarlas en cuanto el equipo crece hasta contar con unos 5 profesionales de ventas internas o más.
3. Distribuye y haz seguimiento del uso del material de ventas
Si tienes un equipo de ventas grande y no sabes:
- Si tus representantes de ventas llevan consigo y utilizan el material más reciente
- Cómo utilizan este material con los clientes
Entonces quizá te interese echar un vistazo a software de sales enablement como Showpad o Clearslide.
No solo te ayudará a resolver estos problemas, sino que también, por ejemplo, ayudará a tus representantes a encontrar el material adecuado para el cliente adecuado en el momento adecuado.
De nuevo, esto está pensado principalmente para empresas más grandes. Si tu empresa es pequeña y ágil, probablemente no lo necesitarás ni querrás gastar ese dinero.
4. Complementa todo esto con muchas otras herramientas de ventas
Hay muchas otras herramientas que pueden ayudarte a aumentar la productividad de ventas.
Por eso hemos recopilado una lista de las mejores herramientas de ventas que puedes consultar.
Si ya utilizas Salesflare o estás pensando en utilizarlo como tu CRM, consulta algunas de nuestras integraciones con otras herramientas aquí. Puedes conectar Salesflare con más de 1500 herramientas mediante Zapier, Integromat o PieSync.
Libros sobre gestión de ventas: los 5 mejores recursos (y un extra)
No queríamos dejarte sin algunas de nuestras recomendaciones personales para seguir aprendiendo. A continuación encontrarás 5 de los mejores libros sobre gestión de ventas que puedes leer, además de algunos podcasts increíbles.
Si te interesan los libros de ventas en general, consulta también nuestra selección de los mejores libros de ventas.
Sales Management. Simplified.: La verdad directa sobre cómo conseguir resultados excepcionales de tu equipo de ventas, de Mike Weinberg
Mike Weinberg cree que gestionar equipos de ventas no tiene por qué ser complicado. En este libro destaca qué hacer y qué no hacer para ser un gran gerente de ventas. Es una lectura honesta, llena de consejos prácticos, y se puede leer fácilmente en varias sesiones.
Guía de supervivencia del gerente de ventas: lecciones desde la primera línea de ventas, de David Brock
Si buscas un libro algo más completo, recomendado por el autor del libro anterior, este libro de David Brock podría ser lo que necesitas. Es una guía exhaustiva sobre la gestión de ventas en primera línea y aborda muchos de los puntos que hemos mencionado antes con mucho más detalle. Si buscas un manual para gerentes de ventas, hazte con este.
Ingresos predecibles, de Aaron Ross y Marylou Tyler
Aaron Ross, que anteriormente fue invitado a nuestro podcast Founder Coffee, explica cómo construir una organización de ventas moderna, como la que ayudó a desarrollar en Salesforce. Su premisa principal: separar al equipo de ventas en distintos roles. Pero eso no es todo lo que trata en el libro. Si quieres mejorar los procesos de ventas de tu equipo, te recomendamos leer Ingresos predecibles.
Convertir a los vendedores en campeones: un manual táctico para gerentes y ejecutivos, de Keith Rosen
¿Quieres mejorar tus habilidades de coaching de ventas? El libro de Keith Rosen trata exactamente ese tema y lo hace con mucho detalle. Puede que no sea el libro más emocionante de leer, pero es imprescindible para los gerentes de ventas (y quizá incluso para los gerentes en general).
Descifrando el código de la gestión de ventas: los secretos para medir y gestionar el rendimiento de ventas, de Jason Jordan y Michelle Vazzana
Por último, este libro trata íntegramente sobre las métricas de ventas. Es un libro muy detallado, aunque puede volverse un poco repetitivo hacia el final. Aun así, hazte con él, lee la primera parte y empieza a medir y gestionar el rendimiento de ventas como nunca antes.
Extra: ¿prefieres escuchar? Aquí tienes algunos podcasts estupendos.
¿Pasas bastante tiempo desplazándote? Probablemente sí. Entonces, ¿por qué no escuchas algunos podcasts y mantienes tu mente en movimiento?
Hemos recopilado para ti los mejores podcasts de ventas.
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