10 استراتيجيات فعّالة لإدارة الوقت لمندوبي المبيعات
تدوينة ضيف يكتبها فاريتيكا كاشياب (مدير التسويق في ProofHub)
“الوقت مال”. لا أحد يستطيع أن يفهم هذا المثل القديم أفضل من مندوب المبيعات. إذا كنت تريد كسب المزيد من المال، فعليك أن تخصص مزيدًا من الوقت لأنشطة المبيعات العالية القيمة.
ومع ذلك، تكشف دراسة، استندت إلى ردود ما يقارب 200 مندوب مبيعات، من بينهم اثنا عشر خضعوا لمقابلات معمقة، أن العاملين في المبيعات يواجهون مشكلات جدية في إدارة الوقت. ووفقًا للدراسة:
- لا يمتلك سوى 28% من مندوبي المبيعات نظامًا مخصصًا لإدارة الوقت.
- يتركز 35.2% فقط من وقت مندوبي المبيعات على البيع، بينما يُخصص 65% لكل شيء آخر غير البيع.
كل دقيقة أشارت الدراسة إلى أنها تُنفق على أنشطة لا تدر الإيرادات تمثل فرصًا ضائعة — ومالًا ضائعًا.
ولهذا نشاركك بعض الحيل السهلة لتقضي مزيدًا من الوقت في البيع وتزيد فرصك في تحقيق الأرقام والأهداف.
1. أنشئ عملية واتبعها
إذا كنت معتادًا على إجراء كل أعمال البحث عن العملاء المحتملين بنفسك، فإن إنشاء عملية موحدة سيساعدك على تسريع وتيرة العمل وجعل الأمور أكثر اتساقًا.
ما عليك سوى إنشاء روتين مدته 5 دقائق تلتزم به قبل إجراء أي مكالمة جديدة مع عميل محتمل. جرّب ذلك، وستتمكن من إنجاز المهام بسرعة وكفاءة.
استخدم برنامج إدارة الوقت ضمن العملية، وستتمكن من الاستفادة من وقتك يوميًا بطريقة أكثر سهولة وإنتاجية. كما أن استخدام أداة لتتبع الساعات خيار رائع آخر للحصول على نظرة أوضح إلى أين يذهب معظم وقتك.
2. حسّن التنظيم
هل تجد نفسك غالبًا تبحث بين ملفات مبعثرة وتهدر قدرًا هائلًا من الوقت؟
إذًا جرّب استخدام نظام لإدارة الملفات قائم على السحابة، يساعدك على الاحتفاظ بكل ملفات ووثائق المبيعات المهمة في مكان واحد. واحرص أيضًا على أن تتمكن من مشاركة الملفات وتدقيقها وتنزيلها، بما في ذلك الإصدارات المختلفة من الملف نفسه، من دون أي عناء.
حاول أن تقضي وقتًا أطول في الحصول على العملاء المحتملين وإتمام المبيعات بدلًا من البحث عن الملفات وتنظيمها.
3. ركّز على نسبة الـ20%
لا بد أنك تعرف مبدأ باريتو، المعروف أيضًا بقاعدة 80/20، إن لم تكن تعرفه من قبل. إليك نظرة عامة سريعة:
“تأتي 80% من المبيعات من 20% من العملاء”
هذا يعني أنك تهدر وقتًا طويلًا جدًا في التركيز على مهام لا تؤثر كثيرًا أو لا تؤثر إطلاقًا في نجاحك. عليك أن تركّز على المهام ذات أعلى عائد على الاستثمار.
تذكّر أن ليس كل اسم في قائمتك سيشتري أو سيصبح عميلًا عالي القيمة. إذا كنت تقضي وقتًا طويلًا جدًا مع عميل محتمل غير مؤهل، فأنت لا تبيع — وهذا هو عملك.
كلما أسرعت في تحديد العملاء المحتملين على المدى الطويل، كان ذلك أفضل لك.
4. بسّط المهام المتكررة
لا بأس إن لم تكن من محبي «نصوص المبيعات» كثيرًا. لكن عليك أن تتقبل حقيقة أنه إذا كنت تستهدف نوعًا معينًا من العملاء، فغالبًا ما سيكون عملاؤك المحتملون متشابهين فيما بينهم.
لذلك، بدلًا من استثمار القدر نفسه من الوقت في النوع نفسه من المهام، سيكون وضع إطار عمل خيارًا أكثر ذكاءً. لن يستغرق ذلك وقتًا طويلًا؛ ما عليك سوى إلقاء نظرة سريعة على صفقاتك الناجحة السابقة وتدوين التفاصيل التي قد تفيدك مستقبلًا.
سيساعدك ذلك على تبسيط المهام القابلة للتكرار أو المتكررة، وعلى توفير مزيد من الوقت.
5. ابدأ بتجميع المهام على دفعات
تجميع المهام، وتصنيفها في مجموعات، وتخصيص فترات زمنية لها، ومعالجتها على دفعات. هذه ممارسات بسيطة يمكنها حرفيًا أن تغيّر طريقة إنجازك للأمور وتجعلك منتجًا بدرجة مذهلة بين ليلة وضحاها.
كل ما عليك فعله هو إخراج قائمة المهام، وتجميع المهام المتشابهة معًا (مثل رسائل البريد الإلكتروني لمتابعة العملاء، والمكالمات، والاجتماعات، والعمل على CRM)، وتخصيص فترة زمنية لكل مجموعة.
إذا منحت عقلك بعض الوقت ليستوعب الانتقال في كل مرة تنتقل فيها إلى نوع جديد من المهام، فستصبح أكثر كفاءة بكثير.
6. كن ذكيًا في تتبع الوقت
عندما يتعلق الأمر بإدارة وقتك، فإن تتبع الوقت أمر واضح إلى حد كبير. معظمنا لا يدرك العادات التي تستنزف وقتنا، وبالتالي إنتاجيتنا، خلال اليوم.
يمكن أن يساعدك استخدام برامج تتبع الوقت مثل Toggl، أو بدائل Toggl مثل ProofHub وEverhour وHarvest وغيرها، على إدراك هذه العادات وفهمها فعلًا. يمكنك تتبع مقدار الوقت الذي تقضيه في مهام محددة، وتحليل روتينك، واكتشاف الأنماط، وتعديل استراتيجية إدارة وقتك وفقًا لذلك.
إذا كان ينتابك غالبًا شعور بأن لديك الكثير من المهام ولا تملك وقتًا كافيًا لإنجازها، فإن تتبع الوقت يمثل نقطة بداية رائعة.
7. خطط يومك وفقًا لعملائك
ليس بالضرورة أن يتوافق الوقت الذي حجزته في التقويم للاتصال بالعملاء المحتملين مع جداولهم أيضًا. وإذا كانت أوقاتك غير مناسبة للعملاء، فلن تعقد صفقة جيدة.
سيساعدك إجراء بعض البحث من جانبك أولًا على معرفة أفضل وقت للتواصل مع العملاء المحتملين.
خطط يومك وفقًا لعملائك؛ تعرّف على اهتماماتهم، وتعمّق في فهم روتينهم، وأنشئ جداول زمنية تتيح لك الوصول إليهم في أفضل أوقاتهم.
8. قلّل من تعدد المهام
كونك قادرًا على تنفيذ مهام متعددة لا يجعلك مندوب مبيعات منتجًا وناجحًا. فتعدد المهام ليس مفيدًا للمبيعات، لأن عقلك لا يستطيع القيام بأمرين في الوقت نفسه.
عندما تحاول التعامل مع أكثر من مهمة واحدة، يغيّر عقلك مساره باستمرار ويتعرض لإجهاد كبير أثناء انتقاله بسرعة من مهمة إلى أخرى. ونتيجة لذلك، تتباطأ وتفقد 40 بالمئة من إنتاجيتك.
لذلك، بدلًا من تعدد المهام، فكّر في ترتيب أولويات أنشطتك في المبيعات، وحاول التركيز على أمر واحد في كل مرة.
9. الوصول إلى الرفض بشكل أسرع
إن ملاحقة العميل المحتمل الخطأ (لفترة أطول من اللازم) تضييع لوقت ثمين.
نعم، من الصعب التخلي عن صفقة، لكن فكّر في الأمر بهذه الطريقة: أيهما أفضل؟ رعاية عميل محتمل قابل للتحويل، أم متابعة عميل محتمل يبدو أن فرصه ضئيلة أو معدومة؟
تعلّم كيف تكتشف العميل المحتمل غير الجاد، واستبعد العملاء المحتملين بأسرع ما يمكن، ووصل إلى الرفض بشكل أسرع حتى تتمكن من الاستفادة من وقتك جيدًا.
10. خذ فترات استراحة أقل
هل تقع في خطأ أخذ فترات استراحة كثيرة في العمل؟ إذا كانت إجابتك نعم، فعليك إدخال بعض التحسينات على عاداتك اليومية.
قد يكون من الصعب قليلًا الالتزام بذلك، لكن أخذ فترات استراحة أقل ضروري إذا كنت تريد إتمام مزيد من المبيعات. تجنّب الاعتياد على أخذ استراحة بعد كل مكالمة. ستكون استراحة لبضع دقائق فقط (على الأرجح من 5 إلى 10 دقائق) بعد كل 90 دقيقة كافية.
إن إدارة الوقت بفعالية هي مفتاحك لتصبح مندوب مبيعات جيدًا — منتجًا وناجحًا وأقل توترًا وأكثر فعالية. لذلك، تعلّم كيف تدير وقتك بدلًا من أن تدعه يديرك. واحرص أيضًا على الحصول على قدر كافٍ من النوم للحفاظ على إنتاجيتك في العمل.
نبذة قصيرة عن Vartika:
Vartika Kashyap هي مديرة التسويق في ProofHub، وهي أداة بسيطة لإدارة المشاريع وبديل قوي لـ Asana. تحب Vartika الكتابة عن الإنتاجية، وبناء الفرق، وثقافة العمل، والقيادة، وريادة الأعمال. وما يدفعها إلى الكتابة هو إسهامها في بناء مكان عمل أفضل.
نأمل أن تكون قد استمتعت بهذا المنشور. إذا أعجبك، فانشره بين الآخرين!
👉 يمكنك متابعة @salesflare على Twitter, Facebook و LinkedIn.
