10 estratégias eficazes de gestão do tempo para representantes de vendas
Um artigo convidado de Vartika Kashyap (gerente de Marketing da ProofHub)
“Tempo é dinheiro”. Ninguém entende esse velho ditado melhor do que um representante de vendas. Se você quer ganhar mais dinheiro, precisa dedicar mais tempo a atividades de vendas de alto valor.
No entanto, um estudo, baseado nas respostas de quase 200 representantes de vendas, incluindo uma dúzia de entrevistas aprofundadas, revela que os profissionais de vendas têm problemas sérios de gestão do tempo. De acordo com o estudo:
- Apenas 28% dos representantes de vendas têm um sistema dedicado de gestão do tempo.
- Apenas 35,2% do tempo dos representantes de vendas é dedicado à venda, enquanto 65% é gasto com todo o resto — menos com vendas.
Cada minuto que o estudo identificou como gasto em atividades que não geram receita representa oportunidades perdidas — e dinheiro perdido.
É por isso que estamos compartilhando algumas dicas simples para ajudar você a passar mais tempo vendendo, aumentar suas chances de atingir suas metas e alcançar seus objetivos.
1. Crie e siga um processo
Se você tem o hábito de fazer toda a pesquisa sobre prospects por conta própria, criar um processo padronizado ajudará você a acelerar o trabalho e tornar tudo mais consistente.
Basta criar uma rotina de 5 minutos para seguir antes de fazer qualquer nova chamada para um prospect. Experimente: assim, você conseguirá fazer as coisas de forma rápida e eficiente.
Use um software de gestão do tempo nesse processo e você conseguirá aproveitar seu tempo diário de forma mais prática e produtiva. Usar um rastreador de horas é outra ótima opção para ter uma visão mais clara de onde a maior parte do seu tempo está sendo investida.
2. Melhore sua organização
Você costuma se pegar procurando arquivos espalhados e desperdiçando um tempo enorme?
Então, experimente usar um sistema de gerenciamento de arquivos baseado na nuvem que ajude você a manter todos os seus arquivos e documentos essenciais relacionados a vendas em um só lugar. Além disso, certifique-se de que seja possível compartilhar, revisar e baixar arquivos — incluindo diferentes versões do mesmo arquivo — sem complicação.
Tente passar mais tempo conquistando leads e fazendo vendas, em vez de procurar e organizar arquivos.
3. Concentre-se nos 20%
Você certamente conhece o princípio de Pareto (também conhecido como regra 80/20, para quem não conhece). Aqui está uma visão geral rápida:
“80% das vendas vêm de 20% dos clientes”
Isso significa que você está desperdiçando tempo demais com tarefas que têm pouco ou nenhum impacto no seu sucesso. Você precisa se concentrar nas tarefas com o maior ROI.
Lembre-se: nem todo nome da sua lista vai comprar ou se tornar um cliente de alto valor. Se você está gastando tempo demais com um lead não qualificado, não está vendendo — e esse é o seu trabalho.
Quanto antes você identificar seus clientes em potencial e de longo prazo, melhor para você.
4. Simplifique tarefas repetíveis
Tudo bem se você não for um grande fã de “scripts de vendas”. Mas você precisa aceitar o fato de que, se estiver direcionando seus esforços para um determinado tipo de cliente, na maioria das vezes seus prospects serão parecidos entre si.
Então, em vez de investir a mesma quantidade de tempo no mesmo tipo de tarefa, desenvolver uma estrutura seria uma escolha mais inteligente. Isso não vai levar muito tempo — basta dar uma olhada rápida nas suas conquistas anteriores e anotar os detalhes que podem ser úteis no futuro.
Isso ajudará você a simplificar tarefas repetíveis/recorrentes e economizar mais tempo.
5. Comece a agrupar tarefas
Agrupamento, organização em grupos, bloqueio de tempo e processamento em lote. Essas são práticas simples que podem literalmente mudar a maneira como você realiza as coisas e tornar você extremamente produtivo da noite para o dia.
Tudo o que você precisa fazer é abrir sua lista de tarefas, agrupar tarefas semelhantes (por exemplo, follow-ups por e-mail, chamadas, reuniões e atividades no CRM) e dedicar um período de tempo a cada grupo.
Se você der ao seu cérebro algum tempo para acompanhar o ritmo sempre que mudar para um novo tipo de tarefa, será muito mais eficiente.
6. Use o acompanhamento do tempo de forma inteligente
Quando se trata de gerenciar seu tempo, o acompanhamento do tempo é bastante óbvio. A maioria de nós não percebe os hábitos que desperdiçam nosso tempo e, consequentemente, nossa produtividade ao longo do dia.
Usar um software de acompanhamento do tempo como o Toggl ou alternativas ao Toggl como ProofHub, Everhour, Harvest etc. pode ajudar muito você a reconhecer e entender esses hábitos. Você pode acompanhar quanto tempo passa em tarefas específicas, analisar sua rotina, identificar padrões e ajustar sua estratégia de gestão do tempo de acordo com isso.
Se você costuma ter a sensação de que tem coisas demais para fazer e tempo de menos para realizá-las, o acompanhamento do tempo é um ótimo ponto de partida.
7. Planeje seu dia em torno dos seus clientes
O tempo que você bloqueou no seu calendário para ligar para prospects não necessariamente coincide com a agenda deles. E, se os horários forem inconvenientes para os clientes, você não vai fechar uma boa venda.
Fazer uma pequena pesquisa da sua parte primeiro ajudará você a descobrir qual é o melhor horário para entrar em contato com prospects em potencial.
Planeje seu dia em torno dos seus clientes — conheça os interesses deles, familiarize-se com a rotina deles e crie agendas que permitam entrar em contato com eles nos melhores horários.
8. Limite a multitarefa
Ser uma pessoa multitarefa não faz de você um representante de vendas produtivo e bem-sucedido. A multitarefa não é boa para vendas porque seu cérebro não consegue fazer duas coisas ao mesmo tempo.
Quando você tenta lidar com mais de uma tarefa, seu cérebro muda constantemente de marcha e sofre um impacto considerável ao passar de uma tarefa para outra em rápida sucessão. Como resultado, você fica mais lento e perde 40% da sua produtividade.
Então, em vez de fazer várias coisas ao mesmo tempo, priorize suas atividades de vendas e tente se concentrar em uma coisa de cada vez.
9. Chegue ao NÃO mais rápido
Perseguir o lead errado por mais tempo do que o necessário é um desperdício de tempo valioso.
Sim, é difícil abrir mão de uma venda, mas pense nisto: o que é melhor? Nutrir um lead viável ou acompanhar um prospect que parece ter pouca ou nenhuma chance.
Aprenda a identificar um lead sem potencial, desqualifique os leads o mais rápido possível e chegue ao NÃO mais rápido, para aproveitar bem o seu tempo.
10. Faça menos pausas
Você costuma fazer pausas demais no trabalho? Se a sua resposta for SIM, é hora de fazer alguns ajustes nos seus hábitos diários.
Pode ser um pouco difícil colocar isso em prática, mas fazer menos pausas é necessário se você quiser vender mais. Evite criar o hábito de fazer uma pausa depois de cada chamada. Uma pausa de apenas alguns minutos — provavelmente, de 5 a 10 minutos — a cada 90 minutos já seria suficiente.
Fazer uma boa gestão do tempo é a chave para se tornar um vendedor bom — produtivo, bem-sucedido, menos estressado e mais eficiente. Portanto, aprenda a gerenciar o seu tempo, em vez de deixar que ele gerencie você. E não deixe de dormir o suficiente para continuar produtivo no trabalho.
Um pouco sobre a Vartika:
Vartika Kashyap é Gerente de Marketing na ProofHub — uma ferramenta simples de gerenciamento de projetos e uma poderosa alternativa ao Asana. Vartika gosta de escrever sobre produtividade, formação de equipes, cultura de trabalho, liderança e empreendedorismo. Contribuir para um ambiente de trabalho melhor é o que faz seus olhos brilharem.
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