10 effektive Zeitmanagement-Strategien für Vertriebsmitarbeiter
Ein Gastbeitrag von Vartika Kashyap (Marketing Managerin bei ProofHub)
„Zeit ist Geld“. Niemand kann dieses alte Sprichwort besser nachvollziehen als ein Vertriebsmitarbeiter. Wenn du mehr Geld verdienen möchtest, musst du mehr Zeit für umsatzstarke Vertriebsaktivitäten aufwenden.
Dennoch zeigt eine Studie, die auf den Antworten von fast 200 Vertriebsmitarbeitern und einem Dutzend ausführlicher Interviews basiert, dass Vertriebsmitarbeiter mit ernsthaften Problemen beim Zeitmanagement zu kämpfen haben. Laut der Studie:
- Nur 28 % der Vertriebsmitarbeiter haben ein spezielles Zeitmanagementsystem eingerichtet.
- Nur 35,2 % der Zeit von Vertriebsmitarbeitern entfallen auf den Verkauf, 65 % auf alles andere – nur nicht auf den Verkauf.
Jede Minute, die laut der Studie für nicht umsatzgenerierende Aktivitäten aufgewendet wird, steht für verpasste Chancen – und verlorenes Geld.
Deshalb teilen wir einige einfache Tricks mit dir, damit du mehr Zeit mit dem Verkaufen verbringen und deine Chancen erhöhen kannst, deine Kennzahlen und Ziele zu erreichen.
1. Einen Prozess erstellen und befolgen
Wenn du es gewohnt bist, die gesamte Recherche zu potenziellen Kunden selbst durchzuführen, hilft dir die Erstellung eines standardisierten Prozesses dabei, den Ablauf zu beschleunigen und für mehr Konsistenz zu sorgen.
Erstelle einfach eine fünfminütige Routine, die du befolgen musst, bevor du einen neuen potenziellen Kunden anrufst. Wenn du das ausprobierst, wirst du Aufgaben schnell und effizient erledigen können.
Nutze in diesem Prozess eine Zeitmanagement-Software, und du kannst deine Zeit jeden Tag bequemer und produktiver einsetzen. Auch ein Stundentracker ist eine hervorragende Möglichkeit, einen besseren Überblick darüber zu bekommen, wohin der Großteil deiner Zeit fließt.
2. Die Organisation verbessern
Findest du dich oft dabei wieder, verstreute Dateien zu durchsuchen und dabei jede Menge Zeit zu verlieren?
Dann probiere ein cloudbasiertes Dateiverwaltungssystem aus, mit dem du alle wichtigen vertriebsbezogenen Dateien und Dokumente an einem Ort aufbewahren kannst. Stelle außerdem sicher, dass du Dateien – einschließlich verschiedener Versionen derselben Datei – problemlos teilen, prüfen und herunterladen kannst.
Versuche, mehr Zeit darauf zu verwenden, Leads zu gewinnen und Verkäufe abzuschließen, anstatt Dateien zu suchen und zu organisieren.
3. Auf die 20 % konzentrieren
Du kennst sicher das Pareto-Prinzip (auch als 80/20-Regel bekannt, falls nicht). Hier eine kurze Übersicht:
„80 % der Verkäufe kommen von 20 % der Kunden“
Das bedeutet, dass du zu viel Zeit auf Aufgaben verwendest, die kaum oder gar keinen Einfluss auf deinen Erfolg haben. Du musst dich auf die Aufgaben mit dem höchsten ROI konzentrieren.
Denk daran: Nicht jeder Name auf deiner Liste wird kaufen oder zu einem Kunden mit hohem Wert werden. Wenn du zu viel Zeit mit einem unqualifizierten Lead verbringst, verkaufst du nicht – und genau das ist dein Job.
Je früher du herausfindest, wer deine potenziellen langfristigen Kunden sind, desto besser für dich.
4. Wiederholbare Aufgaben optimieren
Es ist völlig in Ordnung, wenn du kein großer Fan von „Verkaufsskripten“ bist. Du musst aber akzeptieren, dass deine Prospects sich meist ähneln, wenn du eine bestimmte Art von Kunden ansprichst.
Anstatt also immer gleich viel Zeit in dieselbe Art von Aufgaben zu investieren, wäre es klüger, ein Vorgehensmodell zu entwickeln. Das nimmt nicht viel Zeit in Anspruch – wirf einfach einen kurzen Blick auf deine bisherigen Erfolge und notiere die Details, die dir in Zukunft nützlich sein könnten.
So kannst du wiederholbare bzw. regelmäßig anfallende Aufgaben optimieren und mehr Zeit sparen.
5. Bündle deine Aufgaben
Bündeln, Gruppieren, Time-Blocking und Batch-Verarbeitung: Das sind einfache Methoden, die buchstäblich verändern können, wie du Dinge erledigst, und dich über Nacht unglaublich produktiv machen.
Du musst nur deine To-do-Liste hervorholen, ähnliche Aufgaben zusammenfassen (z. B. E-Mail-Follow-ups, Anrufe, Meetings und CRM-Arbeit) und jeder Gruppe ein eigenes Zeitfenster zuweisen.
Wenn du deinem Gehirn jedes Mal etwas Zeit gibst, um aufzuholen, sobald du zu einer neuen Art von Aufgabe wechselst, wirst du deutlich effizienter sein.
6. Nutze die Zeitnachverfolgung sinnvoll
Wenn es um dein Zeitmanagement geht, liegt die Zeitnachverfolgung ziemlich nahe. Die meisten von uns sind sich der Gewohnheiten, die uns tagsüber Zeit und damit Produktivität rauben, nicht bewusst.
Der Einsatz einer Software zur Zeitnachverfolgung wie Toggl oder von Toggl-Alternativen wie ProofHub, Everhour, Harvest usw. kann dir dabei helfen, solche Gewohnheiten zu erkennen und zu verstehen. Du kannst nachverfolgen, wie viel Zeit du für bestimmte Aufgaben aufwendest, deine Routine analysieren, Muster erkennen und deine Zeitmanagementstrategie entsprechend anpassen.
Wenn du oft das Gefühl hast, zu viel zu tun zu haben und nicht genug Zeit dafür zu haben, ist die Zeitnachverfolgung ein guter Ausgangspunkt.
7. Plane deinen Tag rund um deine Kunden
Das Zeitfenster, das du in deinem Kalender zum Anrufen von Prospects blockiert hast, passt nicht unbedingt zu deren Zeitplan. Und wenn deine Zeiten für die Kunden ungünstig sind, wirst du keinen guten Verkauf abschließen.
Wenn du vorher ein wenig recherchierst, kannst du herausfinden, wann der beste Zeitpunkt ist, um potenzielle Kunden zu erreichen.
Plane deinen Tag rund um deine Kunden – informiere dich über ihre Interessen, mach dich mit ihrer Routine vertraut und erstelle Zeitpläne, mit denen du sie zu den für sie besten Zeiten erreichst.
8. Begrenze Multitasking
Multitasking macht dich nicht zu einem produktiven, erfolgreichen Sales Rep. Multitasking ist im Vertrieb nicht sinnvoll, weil dein Gehirn nicht zwei Dinge gleichzeitig erledigen kann.
Wenn du versuchst, mehr als eine Aufgabe gleichzeitig zu erledigen, wechselt dein Gehirn ständig den Gang und wird stark belastet, weil es in schneller Folge von einer Aufgabe zur nächsten springt. Dadurch wirst du langsamer und verlierst 40 Prozent deiner Produktivität.
Versuche also, statt Multitasking deine Vertriebsaktivitäten zu priorisieren und dich jeweils auf eine Sache zu konzentrieren.
9. Schneller zum NEIN kommen
Einem falschen Lead länger als nötig nachzujagen, ist eine Verschwendung wertvoller Zeit.
Ja, es fällt schwer, einen Verkauf aufzugeben. Aber denk einmal darüber nach: Was ist sinnvoller – einen vielversprechenden Lead zu pflegen oder einem Prospect zu folgen, der offenbar kaum oder gar keine Chancen hat?
Lerne, einen ungeeigneten Lead zu erkennen, Leads so schnell wie möglich zu disqualifizieren und schneller zum NEIN zu kommen, damit du deine Zeit sinnvoll nutzen kannst.
10. Mach weniger Pausen
Machst du bei der Arbeit zu viele Pausen? Wenn du diese Frage mit JA beantwortest, musst du deine täglichen Gewohnheiten verbessern.
Das lässt sich vielleicht nicht ganz leicht durchsetzen, ist aber notwendig, wenn du mehr verkaufen möchtest. Gewöhne dir nicht an, nach jedem Anruf eine Pause zu machen. Ein paar Minuten Pause – höchstwahrscheinlich 5–10 Minuten – nach jeweils 90 Minuten reichen völlig aus.
Ein effektives Zeitmanagement ist dein Schlüssel, um ein guter – produktiver, erfolgreicher, weniger gestresster und effizienterer – Vertriebsmitarbeiter zu werden. Lerne also, deine Zeit zu managen, statt dich von ihr managen zu lassen. Und sorge dafür, dass du ausreichend schläfst, um bei der Arbeit produktiv zu bleiben.
Ein wenig über Vartika:
Vartika Kashyap ist Marketing Managerin bei ProofHub – einem einfachen Tool für Projektmanagement und einer leistungsstarken Asana-Alternative. Vartika schreibt gerne über Produktivität, Teambuilding, Arbeitskultur, Leadership und Unternehmertum. Zu einem besseren Arbeitsplatz beizutragen, ist es, was sie antreibt.
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