Jak umawiać i prowadzić spotkania sprzedażowe jak profesjonalista
Masterclass z pipeline sprzedażowego: część czwarta
Masz już zdefiniowaną grupę docelową, zbudowaną listę potencjalnych klientów B2B i zacząłeś ich aktywizować na potrzeby cyklu sprzedaży. Oczywistym kolejnym krokiem jest możliwość umawiania i prowadzenia spotkań sprzedażowych, które pomogą ci zamknąć deal. Ale jak zarządzać wszystkimi potencjalnymi klientami — od umówienia rozmowy z każdym z nich, przez przygotowanie dla nich prezentacji sprzedażowej, aż po przeprowadzenie idealnego demo — i nie przegapić szansy na konwersję?
Ten wpis jest czwartą częścią nowej serii Masterclass o budowaniu pipeline sprzedażowego. Zbudowanie silnego pipeline sprzedażowego to najważniejszy czynnik sukcesu w sprzedaży. Dlatego stworzyliśmy ten niezbędny przewodnik krok po kroku, który pokaże ci, jak zbudować pipeline we właściwy sposób.
– Jeroen Corthout, współzałożyciel Salesflare, łatwego w użyciu CRM-u sprzedażowego dla małych firm B2B
W tej czwartej części serii pokażemy ci, jak umawiać i prowadzić spotkania sprzedażowe, nie tracąc przy tym głowy.
1. Zautomatyzuj planowanie spotkań sprzedażowych
Znalezienie wspólnego terminu na spotkanie sprzedażowe z potencjalnym klientem może być frustrujące. Często kończy się na niekończącym się wymienianiu alternatywnych propozycji przez e-mail i czat. A teraz wyobraź sobie, że musisz powtórzyć ten proces dla całego pipeline potencjalnych klientów B2B. W efekcie zmarnujesz mnóstwo cennego czasu, który mógłbyś przeznaczyć na pozyskiwanie kolejnych potencjalnych klientów albo przygotowanie prezentacji sprzedażowej.
Krótko mówiąc, planowanie spotkań sprzedażowych może być frustrujące i czasochłonne.
Dlatego musisz ustalić pewne zasady dotyczące spotkań sprzedażowych i zacząć wykorzystywać automatyzację, żeby robić więcej.
Przydatne narzędzia, które znacznie ułatwią ci umawianie spotkań
- Calendly: zautomatyzowane narzędzie do planowania, które pozwala ustawić preferencje dotyczące dostępności, udostępnić potencjalnym klientom link do kalendarza i pozwolić im wybrać dogodny dla nich termin. Narzędzie umożliwia też ustawienie różnej długości spotkań sprzedażowych (np. 30 minut, 1 godzina itd.) i łatwo integruje się z wybranym kalendarzem.
- x.ai: Wyobraź sobie osobistego asystenta, który zajmuje się planowaniem wszystkich twoich spotkań sprzedażowych. x.ai stworzyło inteligentne oprogramowanie do planowania, które dokładnie poznaje, kiedy, gdzie i jak długo chcesz prowadzić spotkanie sprzedażowe. Oprogramowanie robi to na podstawie twoich rozmów prowadzonych przez e-mail lub aplikacje do czatu. Wystarczy, że dodasz swojego asystenta do kopii wiadomości.
- Clara: ten wirtualny pracownik uczy się na podstawie twojej komunikacji z potencjalnym klientem przez e-mail, aby móc zaplanować twoje spotkanie sprzedażowe. Interfejs wykorzystujący język naturalny sprawia, że niemal niemożliwe jest rozpoznanie, że nadawcą jest tak naprawdę AI.
Istnieje jeszcze więcej narzędzi, takich jak Need To Meet, Mixmax, Schedule Once i inne, których możesz użyć do automatyzacji planowania spotkań sprzedażowych. Chodzi o to, żeby zaoszczędzić czas tracony na zwyczajną wymianę wiadomości i skupić się na tym, co najważniejsze — rozmowie.
2. Dodaj potencjalnych klientów do swojego CRM
Kiedy są jeszcze potencjalnymi klientami, warto dodać swoich potencjalnych klientów B2B do CRM-u (oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami). Dzięki temu zyskasz przegląd pipeline potencjalnych klientów. Będziesz też mógł śledzić, z kim powinieneś się skontaktować, tworząc zadania i przypomnienia.
CRM przechowuje też w jednym miejscu wszystkie istotne informacje o kliencie oraz krótkie notatki dotyczące dotychczasowej rozmowy. Dane te możesz następnie wykorzystać do dalszej segmentacji potencjalnych klientów albo prowadzenia rozmów podczas spotkań sprzedażowych — na podstawie tego, kiedy kontaktowałeś się z poszczególnymi osobami i czego dotyczyły te rozmowy.
Pomaga też zespołom sprzedażowym ściśle współpracować dzięki jednemu widokowi bazy klientów. Ułatwia to śledzenie ważnych wskaźników sprzedażowych, takich jak współczynnik zamykania, cykl sprzedaży, wartość pipeline i inne, dzięki czemu możesz optymalizować swoje podejście do sprzedaży, aby prowadzić lepsze spotkania.
Oprócz wszystkich wymienionych wyżej funkcji inteligentny CRM pomoże ci także zautomatyzować niektóre elementy procesu sprzedaży. Od śledzenia określonych danych klienta po wysyłanie e-maili follow-up — inteligentny CRM zajmie się tym wszystkim, a ty skupisz się na umawianiu spotkań sprzedażowych z pozostałymi potencjalnymi klientami w pipeline.
Ale to jeszcze nie wszystko.
Łatwy w obsłudze CRM jest naprawdę mobilny, dlatego możesz z niego korzystać na wszystkich urządzeniach. Oferuje wszystkie powyższe funkcje, gdziekolwiek jesteś. Niezależnie od tego, czy jesteś w drodze do biura, czy już w nim pracujesz, mobilny CRM pomaga ci prowadzić spotkania sprzedażowe, które zawsze opierają się na danych.
3. Zdecyduj, jaki charakter będą miały twoje spotkania sprzedażowe
Kolejnym czynnikiem, który może przesądzić o sukcesie lub porażce transakcji, jest to, jak dobrze potrafisz rozpoznać, jaki rodzaj spotkań sprzedażowych preferują twoi potencjalni klienci. Czy chcą szybko połączyć się na rozmowę wideo podczas prezentacji, czy może wolą spotkać się osobiście?
W zależności od tego, kim jest twój potencjalny klient, jaki charakter ma twoja firma i jak wygląda twój cykl sprzedaży, musisz wybrać rodzaj spotkania, który będzie odpowiedni również dla ciebie — spotkanie wirtualne czy spotkanie bezpośrednie.
Wirtualne lub wideospotkania sprzedażowe świetnie sprawdzają się, gdy uczestnicy znajdują się w różnych miejscach i chcą zaoszczędzić czas oraz pieniądze na podróżach. To także najlepsze rozwiązanie dla osób, które mogą przeznaczyć na spotkanie niewiele czasu. Nie musisz tracić go na dojazdy ani na rezerwowanie miejsca, dzięki czemu możesz skupić się na jak najlepszym wykorzystaniu czasu, którym dysponujesz. W końcu potrzebujesz tylko stabilnego połączenia internetowego.
Choć z pewnością łatwiej je prowadzić, spotkania wirtualne niestety nie sprawdzą się w przypadku każdego.
Bezpośrednie lub odbywające się na żywo spotkania sprzedażowe zapewniają firmom i potencjalnym klientom swobodniejsze warunki do nawiązania połączenia. W porównaniu z rozmowami online ten rodzaj spotkania pomaga potencjalnym klientom lepiej wyrażać się za pomocą gestów i słów, które skuteczniej przekazują ich wiadomość. Oczywiście jest to możliwe tylko wtedy, gdy wszystkie strony znajdują się w tym samym miejscu albo mają środki, by dotrzeć do wspólnie wybranej lokalizacji.
Określ charakter swojego spotkania sprzedażowego, zadając sobie następujące pytania:
- Czy twoi potencjalni klienci znajdują się w tym samym miejscu?
- Czy dotychczasowa komunikacja była skuteczna?
- Czy są to spotkania indywidualne, czy spotkania z grupą?
- Czy masz zasoby potrzebne do organizowania spotkań na żywo?
- Czy wybrany przez ciebie rodzaj spotkania pomoże skrócić cykl sprzedaży?
- Ile zwykle trwają te spotkania? (W przypadku krótszych spotkań poświęcanie czasu na dojazd staje się mniej opłacalne.)
4. Stwórz prezentację sprzedażową, która sprzedaje
Według Harvard Business Review w typowej transakcji sprzedażowej B2B uczestniczy co najmniej 6,8 osoby, a nie wszystkie wezmą udział w prezentacji. Niektóre poproszą o podsumowanie w formie prezentacji sprzedażowej.
Mówiąc wprost, sama prezentacja nie wystarczy już podczas spotkania sprzedażowego.
Potrzebujesz dobrze udokumentowanej prezentacji sprzedażowej, która pomoże ci przekazać wiadomość — od osoby, z którą masz spotkanie sprzedażowe, aż po właściwego decydenta, który nie był obecny. Prezentacja sprzedażowa pomaga zagwarantować, że twój wyjątkowy argument sprzedażowy zostanie przekazany dokładnie w tej formie, w jakiej go przygotowałeś, bez ryzyka, że będzie się coraz bardziej zmieniał z każdym kolejnym uczestnikiem komunikacji.
Przygotowanie skutecznej prezentacji sprzedażowej nie oznacza wyliczania funkcji twojego produktu ani przeładowywania każdego slajdu informacjami o twojej firmie. Chodzi o stworzenie łatwego do przyswojenia formatu, który dzięki storytellingowi pomoże potencjalnemu klientowi zrozumieć, co masz do zaoferowania.
Historia skutecznej prezentacji sprzedażowej odpowiada na następujące pytania:
- Jaki problem rozwiązujesz?
- Kto mierzy się z tymi problemami?
- Jakie koszty wiążą się z tym problemem?
- Jakie rozwiązania już istnieją?
- Jakie są słabe strony tych rozwiązań?
- Co się zmieniło, że pojawiło się nowe rozwiązanie?
- Jak działa to rozwiązanie?
- Jaki jest dowód na to, że twoje nowe rozwiązanie działa?
- Ile to kosztuje?
Pamiętaj, żeby myśleć jak twój potencjalny klient. Twoja prezentacja sprzedażowa powinna zawierać dokładnie tyle informacji, by potencjalny klient mógł zrozumieć twoją ofertę, dowiedzieć się, jakie odniesie z niej korzyści, i dojść do odpowiedniego wniosku.
Dlatego warto podzielić prezentację sprzedażową na sekcje odpowiadające powyższym pytaniom. Dzięki temu będzie łatwiejsza do przyswojenia dla wszystkich możliwych uczestników transakcji B2B — zarówno dla tych, którzy wolą lekturę z dogłębną analizą, jak i dla tych, którzy chcą tylko spojrzeć na liczby.
Żeby pokazać ci przykład tego, co rzeczywiście sprawdza się podczas spotkań sprzedażowych, szczegółowo przeanalizowaliśmy prezentację sprzedażową Zuora. Zaczynają od nazwania wielkich, istotnych zmian zachodzących na świecie. Już na samym początku nadaje to ton temu, o czym będą mówić.
Możesz sprawdzić kompletny post tutaj.
5. Przeprowadź świetne spotkanie sprzedażowe
Mając gotową prezentację sprzedażową, czas wyjść do potencjalnych klientów i przeprowadzić świetne spotkanie sprzedażowe, podczas którego zademonstrujesz i sprzedasz swój produkt.
Choć prezentacja sprzedażowa będzie prowadzić część rozmowy, pamiętaj, że udane spotkania sprzedażowe dotyczą przede wszystkim odbiorców — produkt jest dopiero na drugim miejscu.
Oto kilka zasad, dzięki którym twoje spotkania sprzedażowe będą prowadzić do sprzedaży produktu:
- Skup się na odbiorcach, a nie na sobie – Dzięki temu łatwiej opracujesz najważniejsze punkty pokazujące, jak możesz pomóc im osiągnąć ich cele.
- Zadbaj o absolutną jasność spotkania sprzedażowego – Od początku do końca ustalaj właściwe oczekiwania. Zacznij od tego, o czym będziecie rozmawiać, w połowie spotkania powtórz tę samą wiadomość i zakończ je krótkim podsumowaniem wszystkich najważniejszych wniosków.
- Zadawaj więcej pytań – Nie wykorzystuj spotkania sprzedażowego wyłącznie do mówienia o swoim produkcie. Potraktuj je jako okazję do lepszego zrozumienia odbiorców, zadając pytania na każdym kroku.
- Bądź dobrym słuchaczem – Kiedy zadajesz pytania, uważnie słuchaj potencjalnego klienta i rób notatki. Nie chcesz przegapić czegoś, co może wskazywać na jego aktualną potrzebę albo szansy na wykorzystanie twojego rozwiązania.
- Znajdź równowagę między sympatią a wiedzą – To jeden z sekretów, które stosujemy. Ludzie lubią kupować od osób, które lubią lub którym ufają. Osobowość wszechwiedzącego eksperta może łatwo zrazić potencjalnego klienta. Staraj się więc być jak przyjaciel, który chce dzielić się wiedzą, a nie jak ktoś, kto chce się popisać. Jeśli czegoś nie wiesz, po prostu szczerze to przyznaj.
- Nagrywaj i transkrybuj spotkania sprzedażowe oraz automatycznie zapisuj je w Salesflare – Później możesz wykorzystać te nagrania do analizy swoich wyników, a nawet wysłać je potencjalnym klientom jako krótkie podsumowanie w wiadomości e-mail po spotkaniu. Jest to szczególnie przydatne w przypadku prezentacji produktu, ponieważ potencjalni klienci mogą wrócić do nagrania w późniejszym czasie.
- Nieustannie zmieniaj swoje podejście – Nie pozwól, by twoje spotkania sprzedażowe stały się monotonne. Wyciągaj wnioski z każdego spotkania i zmieniaj swoje podejście do sprzedaży, aby kolejne spotkania były lepsze. Uczenie się od docelowego rynku to najlepszy sposób na sprzedaż na tym rynku.
Podsumowanie: zautomatyzuj planowanie, śledź swój pipeline w CRM-ie i skup się na rozmowie
Nieważne, jak dobry jest twój produkt — sekret skutecznej konwersji podczas spotkań sprzedażowych polega na skupieniu się na potencjalnych klientach. Możesz to robić tylko wtedy, gdy usuniesz ze swojej pracy zadania, które zajmują zbyt dużo czasu i nie przynoszą żadnego rezultatu — takie jak samo zaplanowanie spotkania!
Wykorzystaj inteligentną automatyzację i technologię, zrezygnuj z ręcznego umawiania spotkań sprzedażowych i skup się w pełni na tym, by były udane!
Wszystko gotowe, by zarezerwować i przeprowadzić spotkanie sprzedażowe? Nie zapomnij więc zajrzeć do nas w przyszłym tygodniu, gdy opublikujemy część piątą naszego Sales Pipeline Masterclass: Kwalifikacja leadów: jak kwalifikować leady B2B i usprawnić proces sprzedaży. Potrzebujesz powtórki? Wróć i przeczytaj część trzecią: jak ocieplić relacje z leadami B2B.
Mamy nadzieję, że spodobał ci się ten wpis. Jeśli tak, podaj go dalej!
👉 Możesz obserwować @salesflare na Twitterze, Facebooku i LinkedIn.
