Cómo concertar y dirigir reuniones de ventas como un profesional

Masterclass de canalización de ventas: Cuarta parte

Ha definido su público objetivo, ha creado su lista de clientes potenciales B2B y ha empezado a calentarlos para el ciclo de ventas. El siguiente paso obvio es ser capaz de reservar y dirigir reuniones de ventas para cerrar el trato. Pero, ¿cómo puede gestionar todos sus clientes potenciales, desde reservar una llamada con cada uno de ellos hasta prepararles una presentación de ventas y realizar la demostración perfecta sin perder la oportunidad de convertirlos?

Este post es la Cuarta Parte de una nueva Serie Masterclass sobre cómo construir tu pipeline de ventas. Construir un pipeline de ventas sólido es la #1 clave del éxito en ventas. Por eso hemos creado esta guía indispensable paso a paso, para enseñarte a construir tu pipeline de la forma correcta.

- Jeroen Corthout, Cofundador Salesflare, un CRM de ventas fácil de usar para pequeñas empresas B2B.

En esta cuarta parte de la serie, le explicaremos cómo organizar reuniones de ventas sin perder la cabeza.

 

1. Automatice la programación de sus reuniones de ventas

Encontrar un momento de disponibilidad común para una reunión de ventas entre usted y su cliente potencial puede ser frustrante. A menudo acabáis preguntándoos mutuamente por alternativas a través del correo electrónico y el chat. Ahora imagínese ampliar ese esfuerzo a toda su cartera de clientes potenciales B2B. Lo único que conseguirá es perder un tiempo valioso que podría haber dedicado a generar más clientes potenciales y a preparar un discurso de ventas.

En pocas palabras, programar reuniones de ventas puede ser frustrante y una pérdida de tiempo.

Por este motivo, debe establecer algunas reglas para sus reuniones de ventas y empezar a aprovechar la automatización para hacer más.

Algunas herramientas geniales para que reservar reuniones sea mucho más fácil

• Calendly: Una herramienta de programación automatizada que le permite establecer sus preferencias de disponibilidad, compartir el enlace de su calendario con los clientes potenciales y dejarles elegir la hora que más les convenga. La herramienta también te permite establecer distintos periodos de tiempo para las reuniones de ventas (por ejemplo, 30 minutos, 1 hora, etc.) y se integra fácilmente con el calendario que elijas.

• x.ai: Imagina tener un asistente personal x.ai ha creado un software de programación inteligente que aprende exactamente cuándo, dónde y cuánto tiempo quieres que dure una reunión de ventas. Lo hace basándose en tus conversaciones por correo electrónico o aplicaciones de chat. Todo lo que tienes que hacer es mantener a tu asistente en cc.
• Clara: Este empleado virtual aprende de su comunicación con el cliente potencial a través del correo electrónico para poder programar su reunión de ventas. La interfaz de lenguaje natural hace que sea prácticamente imposible saber que el remitente es en realidad una IA.

Todavía hay más herramientas, como Need To Meet, Mixmax, Schedule Once y otras que podrías utilizar para automatizar la programación de tus reuniones de ventas. La idea es ahorrar tiempo en las habituales idas y venidas, y centrarte en lo más importante: la conversación.

 

2. Añada los clientes potenciales a su CRM

Mientras sigan siendo clientes potenciales, es una decisión inteligente añadir sus clientes potenciales B2B a un CRM (software de gestión de relaciones con los clientes). Esto le ayudará a tener una visión general de su cartera de clientes potenciales. También le permite realizar un seguimiento de las personas a las que debe hacer un seguimiento mediante la creación de tareas y recordatorios.

El CRM también almacena toda la información relevante del cliente junto con notas sencillas sobre la conversación mantenida hasta el momento, en un único lugar. Estos datos pueden utilizarse para segmentar aún más a los clientes potenciales o para dirigir las conversaciones en las reuniones de ventas en función de cuándo se ha sabido de quién y sobre qué.

También ayuda a los equipos de ventas a colaborar estrechamente con una única visión de la base de clientes. Esto facilita el seguimiento de métricas de ventas importantes como la tasa de cierre, el ciclo de ventas, el valor de la cartera de proyectos y mucho más, lo que le permite optimizar su enfoque de ventas para conseguir mejores reuniones.

Además de todo lo anterior, un smart CRM también le ayudará a automatizar ciertas partes del proceso de ventas. Desde realizar un seguimiento de los datos específicos de los clientes hasta enviar correos electrónicos de seguimiento; un CRM inteligente se encargará de todo ello mientras usted se centra en reservar reuniones de ventas con el resto del pipeline.

Pero eso no es todo.

Un CRM fácil de usar es realmente móvil y, por tanto, puede utilizarse en todos los dispositivos. Ofrece todas las funcionalidades anteriores vayas donde vayas. No importa si está viajando o en la oficina, un CRM móvil le ayuda a llevar a cabo reuniones de ventas siempre basadas en datos.

 

3. Decida la naturaleza de sus reuniones de ventas

Otro factor que puede decidir el éxito o el fracaso de un acuerdo es saber qué tipo de reuniones de ventas prefieren sus clientes potenciales. Prefieren una videollamada rápida para una demostración o una reunión en persona?

Ahora bien, en función de quién sea su cliente potencial, de la naturaleza de su negocio y de su ciclo de ventas, deberá elegir qué tipo de reunión le conviene más: una reunión virtual o una reunión cara a cara.

Las reuniones de ventas virtuales o por vídeo son estupendas si los participantes se encuentran en distintos lugares y prefieren ahorrar tiempo y dinero en desplazamientos. También son ideales para quienes sólo disponen de un tiempo limitado para la reunión. Te ahorras desplazamientos y tener que reservar un local, y te centras más en aprovechar al máximo el tiempo de que dispones. Al fin y al cabo, todo lo que necesitas es una conexión estable a Internet.

Aunque sin duda son más fáciles de llevar a cabo, por desgracia las reuniones virtuales no funcionan para todo el mundo.

Las reuniones de ventas cara a cara o en directo ofrecen un entorno más libre para que empresas y clientes potenciales conecten. En comparación con las llamadas en línea, este tipo de reunión ayuda a los clientes potenciales a expresarse mejor con gestos y palabras capaces de transmitir su mensaje con mayor eficacia. Por supuesto, esto sólo es posible si todas las partes se encuentran en el mismo lugar o tienen los recursos para desplazarse a un lugar común.

Decida la naturaleza de su reunión de ventas preguntándose a sí mismo:

• ¿Están sus clientes potenciales en el mismo lugar?
• ¿Ha sido eficaz su comunicación hasta ahora?
• ¿Son reuniones individuales o en grupo?
• ¿Dispone de recursos para celebrar reuniones en directo?
• ¿Ayudará el tipo de reunión que elija a acortar el ciclo de ventas?
• ¿Cuánto suelen durar estas reuniones? (Las reuniones más cortas hacen menos interesante dedicar tiempo a los desplazamientos).

 

4. Crear una plataforma de ventas que venda

Según Harvard Business Review, en una venta B2B típica participan al menos 6,8 personas y no todas van a asistir a la demostración. Algunas de ellas van a pedir resúmenes en forma de mazo.

En pocas palabras, una demostración ya no es suficiente para una reunión de ventas.

Necesitas una plataforma de ventas bien documentada que te ayude a transmitir tu mensaje, desde el contacto con el que tienes una reunión de ventas hasta el responsable de la toma de decisiones que no estaba presente. Contar con un plan de ventas ayuda a garantizar que tu argumento de venta único se transmita tal cual, sin correr el riesgo de cambiar más y más con cada participante adicional en la comunicación.

Elaborar una presentación de ventas eficaz no significa enumerar las características de su producto o sobrecargar cada diapositiva con información sobre su empresa. Significa crear un formato consumible para que el cliente potencial entienda lo que ofreces mediante la narración de historias.

Una historia de ventas eficaz responde a las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el problema que está resolviendo?
• ¿Quién tiene estos problemas?
• ¿Cuáles son los costes asociados al problema?
• ¿Cuáles son las soluciones existentes?
• ¿Cuáles son las carencias de estas soluciones?
• ¿Qué ha cambiado para ofrecer una nueva solución?
• ¿Cómo funciona esta solución?
• ¿Cuál es la prueba de que su nueva solución funciona?
• ¿Cuánto cuesta?

Recuerde que debe pensar como su cliente potencial. El paquete de ventas debe ofrecer la información suficiente para que el cliente potencial entienda la oferta y los beneficios que puede obtener de ella, y para que llegue a una conclusión.

Por este motivo, debe seccionar su paquete de ventas en función de las preguntas anteriores, lo que facilitará su consumo por parte de todos los posibles tipos de participantes en una operación de ventas B2B, desde los que prefieren una lectura en profundidad hasta los que prefieren limitarse a ver las cifras.

Para darte un ejemplo de lo que realmente funciona en las reuniones de ventas, desglosamos en detalle la plataforma de ventas de Zuora. Empiezan nombrando los grandes cambios relevantes en el mundo. Esto establece el tono de lo que van a hablar desde el principio.

Puedes consultar el post completo aquí.

 

5. Dirigir una reunión de ventas

Una vez preparada la plataforma de ventas, es hora de salir a la calle y organizar una reunión de ventas increíble para demostrar y vender el producto.

Aunque su programa de ventas guiará parte de la conversación, recuerde que el éxito de las reuniones de ventas radica ante todo en la audiencia; el producto sólo viene en segundo lugar.

Algunas reglas para que sus reuniones de ventas acaben vendiendo el producto:

• Céntrate en tu público y no en ti mismo - Esto te ayudará a plantear puntos clave para mostrar cómo puedes ayudarles a alcanzar sus objetivos.
• Mantenga absolutamente clara su reunión de ventas - Desde el principio hasta el final, establezca las expectativas correctas. Empieza con lo que vas a hablar, refuerza el mismo mensaje a medio camino y asegúrate de terminar la reunión con un resumen rápido de todos los puntos importantes.
• Más preguntas - No utilice la reunión de ventas únicamente para hablar de su producto. Aprovéchala para entender mejor a tu público, haciéndole preguntas a cada paso.
• Saber escuchar - Cuando haga preguntas, asegúrese de escuchar atentamente al cliente potencial y tome notas. No querrás perderte nada que pueda indicar una necesidad actual suya o una oportunidad para introducir tu solución.
• Equilibrar simpatía y conocimientos - Este es un secreto que utilizamos. A la gente le gusta comprar a personas que le caen bien o en las que puede confiar. Una personalidad sabelotodo puede caerle mal al cliente potencial. Así que intenta ser como un amigo que quiere compartir conocimientos, no presumir. Si no sabes algo, sé sincero y di que no lo sabes.
• Grabe y transcriba sus reuniones de ventas y regístrelas automáticamente en Salesflare - Puede utilizar estas grabaciones posteriormente para analizar su rendimiento o incluso enviarlas a los clientes potenciales para un rápido resumen en un correo electrónico de seguimiento. Esto es especialmente útil en el caso de las demostraciones de productos, ya que los clientes potenciales pueden repasarlas más tarde.
• Cambiar continuamente de enfoque - No se vuelva monótono con sus reuniones de ventas. Asegúrese de aprender de cada reunión y cambie su enfoque de ventas para mejorarlas. Aprender del mercado objetivo es la mejor manera de vender en ese mercado.

 

Conclusión: Automatiza la programación, haz un seguimiento de tu pipeline en un CRM y céntrate en la conversación

No importa lo bueno que sea tu producto, el truco para que tus reuniones de ventas realmente conviertan es centrarte en tus clientes potenciales. Solo podrás hacerlo si te alejas de las tareas que acaban llevándote demasiado tiempo sin ningún resultado final, como programar la reunión en primer lugar.

Mediante el uso de la automatización y la tecnología inteligentes, olvídese de reservar reuniones de ventas para poder centrarse por completo en que sean un éxito.

 

¿Ya está listo para reservar y organizar su reunión de ventas? Pues no te olvides de sintonizarnos la semana que viene para ver la quinta parte de nuestra Masterclass sobre canalización de ventas: Calificación de clientes potenciales: Cómo cualificar tus leads B2B y mejorar tu proceso de ventas. ¿Necesita un repaso? Vuelva atrás y lea Tercera parte: Cómo calentar sus prospectos B2B.

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