Cómo concertar y dirigir reuniones de ventas como un profesional
Masterclass sobre el pipeline de ventas: cuarta parte
Ya has definido tu público objetivo, creado tu lista de leads B2B y has empezado a prepararlos para el ciclo de ventas. El siguiente paso evidente es poder agendar y llevar a cabo reuniones de ventas para cerrar el deal. Pero ¿cómo gestionas todos tus leads, desde agendar una llamada con cada uno de ellos hasta prepararles una presentación comercial y hacer la demo perfecta sin perder la oportunidad de convertirlos?
Esta publicación es la cuarta parte de una nueva serie de Masterclass sobre cómo construir tu pipeline de ventas. Construir un pipeline de ventas sólido es la clave número uno del éxito en ventas. Por eso hemos creado esta guía paso a paso imprescindible, para enseñarte a construir tu pipeline de la manera correcta.
– Jeroen Corthout, cofundador de Salesflare, un CRM de ventas fácil de usar para pequeñas empresas B2B
En esta cuarta parte de la serie, te explicaremos cómo agendar y llevar a cabo reuniones de ventas sin perder la cabeza.
1. Automatiza la agenda de tus reuniones de ventas
Encontrar un momento disponible en común para una reunión de ventas entre tú y tu lead puede ser frustrante. A menudo acabáis pidiéndoos alternativas sin parar por correo electrónico y chat. Ahora imagina tener que repetir ese esfuerzo con todos los leads de tu pipeline B2B. Solo conseguirás perder mucho tiempo valioso que podrías haber dedicado a generar más leads y preparar una presentación de ventas.
Dicho sencillamente, agendar reuniones de ventas puede ser frustrante y una pérdida de tiempo.
Por eso necesitas establecer algunas reglas para tus reuniones de ventas y empezar a aprovechar la automatización para hacer más.
Algunas herramientas potentes para que agendar tus reuniones sea mucho más fácil
- Calendly: una herramienta de agenda automatizada que te permite establecer tus preferencias de disponibilidad, compartir el enlace de tu calendario con los leads y dejar que ellos también elijan una hora que les venga bien. La herramienta también te permite establecer distintas duraciones para las reuniones de ventas (por ejemplo, 30 minutos, 1 hora, etc.) y se integra fácilmente con el calendario que elijas.
- x.ai: imagina tener un asistente personal que se encargue de agendar todas tus reuniones de ventas. x.ai ha creado un software inteligente de agenda que aprende exactamente cuándo, dónde y durante cuánto tiempo quieres hacer una reunión de ventas. Lo hace basándose en tus conversaciones por correo electrónico o mediante aplicaciones de chat. Solo tienes que mantener a tu asistente en copia.
- Clara: esta empleada virtual aprende de tu comunicación con el lead por correo electrónico para poder agendar tu reunión de ventas. La interfaz de lenguaje natural hace prácticamente imposible detectar que, en realidad, quien envía el mensaje es una IA.
Todavía hay más herramientas, como Need To Meet, Mixmax, Schedule Once y otras que podrías usar para automatizar la agenda de tus reuniones de ventas. La idea es ahorrar tiempo en el intercambio interminable de mensajes y centrarte en lo que más importa: la conversación.
2. Añade los leads a tu CRM
Mientras todavía son prospectos, es una buena idea añadir tus leads B2B a un CRM (software de gestión de relaciones con los clientes). Así podrás tener un resumen de tu pipeline de leads. También te permite hacer seguimiento de a quién tienes que contactar de nuevo mediante la creación de tareas y recordatorios.
El CRM también almacena en un solo lugar toda la información relevante del cliente, junto con notas sencillas sobre la conversación mantenida hasta el momento. Después puedes usar estos datos para segmentar aún más a tus prospectos o para orientar las conversaciones de las reuniones de ventas según cuándo hayas hablado con cada persona y sobre qué.
También ayuda a los equipos de ventas a trabajar estrechamente juntos con una única vista de la base de clientes. Esto facilita el seguimiento de métricas de ventas importantes, como tu tasa de cierre, ciclo de ventas, valor del pipeline y mucho más, y te permite optimizar tu enfoque de ventas para tener mejores reuniones.
Además de todo lo anterior, un CRM inteligente también te ayudará a automatizar ciertas partes del proceso de ventas. Desde hacer seguimiento de datos específicos del cliente hasta enviar correos electrónicos de seguimiento, un CRM inteligente se encargará de todo mientras tú te concentras en agendar reuniones de ventas con los leads que quedan en el pipeline.
Pero eso no es todo.
Un CRM fácil de usar es realmente móvil y, por tanto, puede utilizarse en todo tipo de dispositivos. Te ofrece todas las funcionalidades anteriores estés donde estés. Tanto si estás desplazándote como si estás en la oficina, un CRM móvil te ayuda a llevar a cabo reuniones de ventas siempre guiadas por datos.
3. Decide la naturaleza de tus reuniones de ventas
Otro factor que puede hacer que un deal salga adelante o se venga abajo es lo bien que seas capaz de entender qué tipo de reuniones de ventas prefieren tus leads. ¿Les gustaría hacer una videollamada rápida para una demo o preferirían reunirse en persona?
Ahora bien, dependiendo de quién sea tu lead, de la naturaleza de tu negocio y de tu ciclo de ventas, tienes que elegir qué tipo de reunión te conviene más: una reunión virtual o una reunión presencial.
Las reuniones de ventas virtuales o por vídeo son ideales si los participantes se encuentran en lugares distintos y prefieren ahorrar tiempo y dinero en desplazamientos. También son la mejor opción para quienes solo tienen un tiempo limitado reservado para la reunión. Te ahorras cosas como los desplazamientos y tener que reservar un lugar, y puedes centrarte más en aprovechar al máximo el tiempo del que dispones. Al fin y al cabo, lo único que necesitas es una conexión a internet estable.
Aunque sin duda son más fáciles de organizar, por desgracia las reuniones virtuales no funcionan para todo el mundo.
Las reuniones de ventas presenciales o en directo ofrecen un entorno más libre para que las empresas y los leads conecten. En comparación con las llamadas online, este tipo de reunión ayuda a tus leads a expresarse mejor mediante gestos y palabras capaces de transmitir su mensaje con mayor eficacia. Por supuesto, esto solo es posible si todas las partes se encuentran en el mismo lugar o tienen los recursos necesarios para desplazarse a un lugar común.
Decide la naturaleza de tu reunión de ventas haciéndote estas preguntas:
- ¿Tus leads se encuentran en el mismo lugar?
- ¿Ha sido eficaz vuestra comunicación hasta ahora?
- ¿Son reuniones individuales o con un grupo?
- ¿Tienes recursos para celebrar reuniones presenciales?
- ¿El tipo de reunión que elijas ayudará a acortar el ciclo de ventas?
- ¿Cuánto suelen durar estas reuniones? (Cuando las reuniones son más cortas, resulta menos interesante invertir tiempo en desplazarse.)
4. Crea un deck de ventas que venda
Según Harvard Business Review, un deal de ventas B2B típico implica al menos a 6,8 personas, y no todas van a asistir a la demo. Algunas pedirán resúmenes en forma de deck.
Dicho de forma sencilla, una demo ya no es suficiente para una reunión de ventas.
Necesitas un deck de ventas bien documentado que te ayude a transmitir tu mensaje, desde el contacto con el que tienes una reunión de ventas hasta la persona responsable de la decisión que no estuvo presente. Contar con un deck de ventas ayuda a garantizar que tu propuesta única de venta se transmita tal cual, sin correr el riesgo de que cambie cada vez más con cada participante adicional en la comunicación.
Preparar un deck de ventas eficaz no significa enumerar las funcionalidades de tu producto ni llenar cada diapositiva de información sobre tu negocio. Significa crear un formato fácil de consumir que permita al prospecto entender lo que ofreces mediante el storytelling.
La historia de un deck de ventas eficaz responde a las siguientes preguntas:
- ¿Qué problema estás resolviendo?
- ¿Quién tiene estos problemas?
- ¿Cuáles son los costes asociados al problema?
- ¿Qué soluciones existen actualmente?
- ¿Qué carencias tienen esas soluciones?
- ¿Qué ha cambiado para que pueda ofrecerse una solución nueva?
- ¿Cómo funciona esta solución?
- ¿Qué demuestra que tu nueva solución funciona?
- ¿Cuánto cuesta?
Recuerda pensar como tu prospecto. Tu deck de ventas debe ofrecer la información justa para que tu prospecto pueda entender tu oferta, saber cómo puede beneficiarse de ella y llegar a una conclusión.
Por eso deberías estructurar tu deck de ventas basándote en las preguntas anteriores, para que sea más fácil de consumir para todos los posibles participantes en un deal de ventas B2B: desde quienes prefieren una lectura en profundidad hasta quienes solo quieren echar un vistazo a las cifras.
Para darte un ejemplo de lo que realmente funciona en las reuniones de ventas, analizamos en detalle el deck de ventas de Zuora. Empiezan mencionando los grandes cambios relevantes que se están produciendo en el mundo. Esto marca desde el principio el tono de lo que van a explicar.
Puedes consultar la publicación completa aquí.
5. Dirige una reunión de ventas de primera
Con tu presentación de ventas lista, ha llegado el momento de salir ahí fuera y dirigir una reunión de ventas de primera para mostrar y vender tu producto.
Aunque tu presentación de ventas guiará parte de la conversación, recuerda que las reuniones de ventas de éxito giran, ante todo, en torno al público; el producto solo ocupa el segundo lugar.
Unas cuantas reglas para asegurarte de que tus reuniones de ventas acaben vendiendo el producto:
- Céntrate en tu público en lugar de en ti – Esto te ayudará a definir los puntos clave para mostrar cómo puedes ayudarles a alcanzar sus objetivos.
- Haz que tu reunión de ventas sea absolutamente clara – Desde el principio hasta el final, establece las expectativas adecuadas. Empieza explicando de qué vais a hablar, refuerza el mismo mensaje a mitad de la reunión y asegúrate de terminar con un breve resumen de las conclusiones más importantes.
- Haz más preguntas – No uses la reunión de ventas únicamente para hablar de tu producto. Úsala como una oportunidad para entender mejor a tu público, haciendo preguntas en cada paso.
- Sé buen oyente – Cuando hagas preguntas, asegúrate de escuchar atentamente al prospecto y tomar notas. No querrás pasar por alto algo que pueda indicar una necesidad actual o una oportunidad para introducir tu solución.
- Equilibra simpatía y conocimiento – Este es uno de los secretos que usamos. A la gente le gusta comprar a personas que le caen bien o en las que puede confiar. Una personalidad de sabelotodo podría caerle mal al prospecto. Así que intenta ser como un amigo que quiere compartir sus conocimientos, no presumir de ellos. Si no sabes algo, sé sincero y reconoce que no lo sabes.
- Graba y transcribe tus reuniones de ventas, y haz que se registren automáticamente en Salesflare – Después puedes usar estas grabaciones para analizar tu rendimiento o incluso enviárselas a los leads como breve resumen en un correo electrónico de seguimiento. Esto resulta especialmente útil en el caso de las demos de producto, ya que los prospectos pueden volver a verlas más adelante.
- Cambia continuamente tu enfoque – No hagas que tus reuniones de ventas se vuelvan monótonas. Asegúrate de aprender de cada reunión y cambiar tu enfoque de ventas para mejorarlas. Aprender del mercado objetivo es la mejor manera de vender en ese mercado.
Conclusión: automatiza la programación, haz seguimiento de tu pipeline en un CRM y céntrate en la conversación
Por muy bueno que sea tu producto, el truco para conseguir que tus reuniones de ventas conviertan de verdad consiste en centrarte en tus leads. Solo puedes hacerlo cuando te quitas de encima las tareas que acaban llevándose demasiado tiempo sin dar ningún resultado, como programar la reunión en primer lugar.
Al usar automatización inteligente y tecnología, olvídate de reservar reuniones de ventas para poder centrarte por completo en hacer que tengan éxito.
¿Ya lo tienes todo listo para reservar y dirigir tu reunión de ventas? Entonces no olvides volver la semana que viene para la quinta parte de nuestra Masterclass sobre el pipeline de ventas: Calificación de leads: cómo calificar tus leads B2B y mejorar tu proceso de ventas. ¿Necesitas refrescar la memoria? Vuelve atrás y lee la tercera parte: cómo preparar tus leads B2B.
Esperamos que te haya gustado este artículo. Si es así, ¡compártelo!
👉 Puedes seguir a @salesflare en Twitter, Facebook y en LinkedIn.
