Comment fixer et mener des réunions commerciales comme un pro
Masterclass sur le pipeline commercial : quatrième partie
Tu as défini ton audience cible, constitué ta liste de leads B2B et tu as commencé à les mettre en confiance pour le cycle de vente. L’étape suivante, assez logiquement, consiste à pouvoir planifier et mener des réunions commerciales pour conclure le deal. Mais comment gérer tous tes leads, de la planification d’un appel avec chacun d’entre eux à la préparation d’une présentation commerciale et à la conduite de la démo parfaite, sans laisser passer ta chance de les convertir ?
Cet article est la quatrième partie d’une nouvelle série de Masterclass consacrée à la construction de ton pipeline commercial. Construire un pipeline commercial solide est la clé n° 1 du succès commercial. C’est pourquoi nous avons créé ce guide étape par étape indispensable, pour t’apprendre à construire ton pipeline de la bonne manière.
– Jeroen Corthout, cofondateur de Salesflare, un CRM commercial facile à utiliser pour les petites entreprises B2B
Dans cette quatrième partie de la série, nous allons t’expliquer comment planifier et mener des réunions commerciales sans perdre la tête.
1. Automatise la planification de tes réunions commerciales
Trouver un créneau commun pour une réunion commerciale entre toi et ton lead peut être frustrant. Vous finissez souvent par vous demander sans cesse vos disponibilités respectives et par proposer d’autres créneaux par e-mail et dans les chats. Imagine maintenant devoir déployer cet effort pour l’ensemble de ton pipeline de leads B2B. Tu ne feras que perdre beaucoup de temps précieux que tu aurais pu consacrer à générer davantage de leads ou à préparer un argumentaire commercial.
En bref, planifier des réunions commerciales peut être frustrant et chronophage.
C’est pourquoi tu dois définir quelques règles pour tes réunions commerciales et commencer à tirer parti de l’automatisation afin d’accomplir davantage.
Quelques outils vraiment efficaces pour simplifier la planification de tes réunions
- Calendly : un outil de planification automatisée qui te permet de définir tes préférences de disponibilité, de partager le lien de ton calendrier avec tes leads et de les laisser choisir un créneau qui leur convient aussi. L’outil te permet également de définir différentes durées pour les réunions commerciales (par exemple, 30 minutes, 1 heure, etc.) et s’intègre facilement au calendrier de ton choix.
- x.ai : imagine un assistant personnel qui se charge de planifier toutes tes réunions commerciales. x.ai a créé un logiciel de planification intelligent qui apprend exactement quand, où et pendant combien de temps tu souhaites organiser une réunion commerciale. Il se base pour cela sur tes échanges par e-mail ou via des applications de chat. Tout ce que tu as à faire, c’est de garder ton assistant en copie.
- Clara : cet employé virtuel apprend de tes échanges par e-mail avec le lead afin de pouvoir planifier ta réunion commerciale. Son interface en langage naturel rend pratiquement impossible de deviner que l’expéditeur est en réalité une IA.
Il existe encore d’autres outils, comme Need To Meet, Mixmax, Schedule Once et bien d’autres, que tu peux utiliser pour automatiser la planification de tes réunions commerciales. L’idée est de gagner du temps en évitant les allers-retours habituels et de te concentrer sur ce qui compte le plus : la conversation.
2. Ajoute les leads à ton CRM
Tant qu’ils sont encore des prospects, ajouter tes leads B2B à un CRM (logiciel de gestion de la relation client) est une décision judicieuse. Cela t’aide à avoir un aperçu de ton pipeline de leads. Tu peux également suivre les personnes que tu dois relancer en créant des tâches et des rappels.
Le CRM stocke aussi, au même endroit, toutes les informations pertinentes sur les clients ainsi que des notes simples sur la conversation qui a déjà eu lieu. Ces données peuvent ensuite être utilisées pour segmenter davantage tes prospects ou pour orienter les conversations pendant les réunions commerciales, en fonction de la personne dont tu as eu des nouvelles, du moment où tu les as eues et de leur contenu.
Il aide également les équipes commerciales à travailler en étroite collaboration grâce à une vue unique de la base de clients. Il devient ainsi plus facile de suivre les indicateurs commerciaux importants, comme ton taux de conclusion, ton cycle de vente, la valeur de ton pipeline, et bien plus encore, ce qui te permet d’optimiser ton approche commerciale pour de meilleures réunions.
En plus de tout ce qui précède, un CRM intelligent t’aidera aussi à automatiser certaines parties du processus commercial. Du suivi de certaines données client à l’envoi d’e-mails de relance, un CRM intelligent s’occupe de tout pendant que tu te concentres sur la planification de réunions commerciales avec le reste de ton pipeline.
Mais ce n’est pas tout.
Un CRM facile à utiliser est véritablement mobile et peut donc être utilisé sur tous les appareils. Il offre toutes les fonctionnalités mentionnées ci-dessus où que tu sois. Que tu sois dans les transports ou au bureau, un CRM mobile t’aide à mener des réunions commerciales toujours guidées par les données.
3. Détermine la nature de tes réunions commerciales
Un autre facteur qui peut faire ou défaire un deal, c’est ta capacité à comprendre le type de réunions commerciales que tes leads préfèrent. Préfèrent-ils participer à un appel vidéo rapide pour une démo ou aimeraient-ils plutôt se rencontrer en personne ?
Maintenant, en fonction de l’identité de ton lead, de la nature de ton activité et de ton cycle de vente, tu dois choisir le type de réunion qui te convient le mieux : une réunion virtuelle ou une réunion en face à face.
Les réunions commerciales virtuelles ou en visioconférence sont idéales lorsque les participants se trouvent dans des lieux différents et souhaitent gagner du temps et économiser les frais de déplacement. Elles conviennent également mieux aux personnes qui ne disposent que de peu de temps à consacrer à la réunion. Tu évites ainsi les trajets et le fait de devoir réserver un lieu, pour te concentrer davantage sur la meilleure utilisation possible du temps dont tu disposes. Après tout, tout ce dont tu as besoin, c’est d’une connexion Internet stable.
Même si elles sont indéniablement plus faciles à organiser, les réunions virtuelles ne conviennent malheureusement pas à tout le monde.
Les réunions commerciales en face à face ou en présentiel offrent aux entreprises et aux leads un cadre plus libre pour se connecter. Par rapport aux appels en ligne, ce type de réunion aide tes leads à mieux s’exprimer grâce à des gestes et à des mots qui leur permettent de faire passer leur message plus efficacement. Bien sûr, cela n’est possible que si toutes les parties se trouvent au même endroit ou disposent des ressources nécessaires pour se déplacer vers un lieu commun.
Détermine la nature de ta réunion commerciale en te posant les questions suivantes :
- Tes leads se trouvent-ils au même endroit ?
- Ta communication a-t-elle été efficace jusqu’à présent ?
- S’agit-il de réunions individuelles ou avec un groupe ?
- Disposes-tu des ressources nécessaires pour organiser des réunions en présentiel ?
- Le type de réunion que tu choisis contribuera-t-il à raccourcir le cycle de vente ?
- Combien de temps ces réunions durent-elles habituellement ? (Plus les réunions sont courtes, moins il est intéressant de consacrer du temps aux trajets.)
4. Crée une présentation commerciale qui vend
Selon la Harvard Business Review, un deal commercial B2B classique implique au moins 6,8 personnes, et elles ne participeront pas toutes à la démo. Certaines demanderont un résumé sous la forme d’une présentation commerciale.
En bref, une démo ne suffit plus pour une réunion commerciale.
Tu as besoin d’une présentation commerciale bien documentée qui t’aide à faire passer ton message, depuis le contact avec lequel tu as une réunion commerciale jusqu’au véritable décideur qui n’y a pas assisté. Une présentation commerciale permet en effet de s’assurer que ton argument de vente unique est transmis tel quel, sans risquer qu’il se transforme toujours davantage à mesure que de nouveaux participants rejoignent la conversation.
Créer une présentation commerciale efficace ne signifie pas énumérer les fonctionnalités de ton produit ni surcharger chaque diapositive d’informations sur ton entreprise. Il s’agit de créer un format facile à assimiler, qui permet au prospect de comprendre ce que tu proposes en t’appuyant sur le storytelling.
L’histoire racontée par une présentation commerciale efficace répond aux questions suivantes :
- Quel problème résous-tu ?
- Qui rencontre ces problèmes ?
- Quels sont les coûts associés à ce problème ?
- Quelles sont les solutions existantes ?
- Quelles sont les limites de ces solutions ?
- Qu’est-ce qui a changé pour permettre l’émergence d’une nouvelle solution ?
- Comment cette solution fonctionne-t-elle ?
- Quelles preuves montrent que ta nouvelle solution fonctionne ?
- Combien cela coûte-t-il ?
N’oublie pas de te mettre à la place de ton prospect. Ta présentation commerciale doit fournir juste assez d’informations pour lui permettre de comprendre ton offre, de voir les bénéfices qu’il peut en tirer et de le guider vers une conclusion.
C’est pourquoi tu devrais structurer ta présentation commerciale en fonction des questions ci-dessus. Elle sera ainsi plus facile à assimiler pour tous les types de participants possibles à un deal commercial B2B : de ceux qui préfèrent une lecture approfondie à ceux qui veulent simplement regarder les chiffres.
Pour te donner un exemple de ce qui fonctionne réellement lors des réunions commerciales, nous avons analysé en détail la présentation commerciale de Zuora. Ils commencent par nommer les grands changements pertinents qui se produisent dans le monde. Cela donne dès le départ le ton de ce dont ils vont parler.
Tu peux lire l’article complet ici.
5. Animer une réunion commerciale percutante
Ton sales deck est prêt : il est temps de te lancer et d’animer une réunion commerciale percutante pour faire la démonstration de ton produit et le vendre.
Même si ton sales deck guidera une partie de la conversation, n’oublie pas que les réunions commerciales réussies sont avant tout centrées sur leur audience ; le produit ne vient qu’en deuxième position.
Voici quelques règles pour que tes réunions commerciales aboutissent à la vente du produit :
- Concentre-toi sur ton audience plutôt que sur toi-même – Cela t’aidera à dégager les points clés qui montreront comment tu peux l’aider à atteindre ses objectifs.
- Garde ta réunion commerciale parfaitement claire – Du début à la fin, fixe les bonnes attentes. Commence par annoncer les sujets que tu vas aborder, réaffirme le même message à mi-parcours et veille à terminer la réunion par un bref récapitulatif des points essentiels à retenir.
- Pose davantage de questions – N’utilise pas la réunion commerciale pour parler uniquement de ton produit. Considère-la comme une occasion de mieux comprendre ton audience en posant des questions à chaque étape.
- Sois attentif – Lorsque tu poses des questions, veille à écouter attentivement ton prospect et à prendre des notes. Tu ne veux pas passer à côté d’un élément qui pourrait indiquer un besoin actuel ou une opportunité de proposer ta solution.
- Trouve le juste équilibre entre sympathie et expertise – C’est un secret que nous utilisons. Les gens aiment acheter auprès de personnes qu’ils apprécient ou en qui ils ont confiance. Une personnalité qui pense tout savoir risque simplement de déplaire au prospect. Essaie donc d’être comme un ami qui veut partager ses connaissances, plutôt que de chercher à les étaler. Si tu ne sais pas quelque chose, sois tout simplement honnête et reconnais-le.
- Enregistre et retranscris tes réunions commerciales, puis fais-les enregistrer automatiquement dans Salesflare – Tu peux ensuite utiliser ces enregistrements pour analyser tes performances, ou même les envoyer aux leads afin de leur fournir un bref récapitulatif dans un e-mail de suivi. C’est particulièrement utile pour les démonstrations produit, car les prospects peuvent les revoir plus tard.
- Change constamment d’approche – Ne rends pas tes réunions commerciales monotones. Veille à tirer les leçons de chaque réunion et à changer ton approche commerciale pour les améliorer. Apprendre du marché cible est la meilleure façon d’y vendre.
Conclusion : automatise la planification, suis ton pipeline dans un CRM et concentre-toi sur la conversation
Aussi bon que soit ton produit, le secret pour que tes réunions commerciales convertissent réellement consiste à te concentrer sur tes leads. Tu ne peux le faire qu’en te libérant des tâches qui prennent beaucoup trop de temps sans produire de résultat – comme planifier la réunion en premier lieu !
Grâce à l’automatisation intelligente et à la technologie, finis-en avec la réservation des réunions commerciales pour pouvoir te concentrer pleinement sur leur réussite !
Tu es prêt à planifier et à animer ta réunion commerciale ? Alors n’oublie pas de nous retrouver la semaine prochaine pour la cinquième partie de notre Sales Pipeline Masterclass : Qualification des leads : comment qualifier tes leads B2B et améliorer ton processus commercial. Besoin d’une piqûre de rappel ? Reviens lire la troisième partie : comment réchauffer tes leads B2B.
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