Come prenotare e gestire le riunioni di vendita come un professionista

Masterclass sulla pipeline di vendita: Quarta parte

Avete definito il vostro pubblico di riferimento, costruite la vostra lista di lead B2B e avete iniziato a scaldarli per il ciclo di vendita. Il passo successivo è ovviamente quello di essere in grado di prenotare e gestire le riunioni di vendita per chiudere l'affare. Ma come si fa a gestire tutti i lead, dalla prenotazione di una chiamata con ogni singolo lead alla preparazione di un sales deck per loro e alla conduzione della demo perfetta senza perdere l'occasione di convertirli?

Questo post è la quarta parte di una nuova Masterclass serie su come costruire la pipeline di vendita. Costruire una forte pipeline di vendita è la chiave #1 del successo nelle vendite. Ecco perché abbiamo creato questa indispensabile guida passo-passo, per insegnarvi a costruire la vostra pipeline nel modo giusto.

- Jeroen Corthout, cofondatore di Salesflare, un CRM di vendita di facile utilizzo per piccole aziende B2B

In questa quarta parte della serie, vi spiegheremo come prenotare e gestire le riunioni di vendita senza perdere la testa.

 

1. Automatizzare la programmazione delle riunioni di vendita

Trovare un momento di disponibilità comune per un incontro di vendita tra voi e il vostro interlocutore può essere frustrante. Spesso finite per chiedervi reciprocamente alternative all'infinito via e-mail e chat. Immaginate di estendere questo sforzo a tutta la vostra pipeline di lead B2B. Finirete solo per sprecare molto tempo prezioso che avreste potuto impiegare per generare più lead e preparare un'offerta di vendita.

In poche parole, programmare le riunioni di vendita può essere frustrante e una perdita di tempo.

Per questo motivo è necessario stabilire alcune regole per le riunioni di vendita e iniziare a sfruttare l'automazione per ottenere di più.

Alcuni strumenti eccezionali per rendere molto più semplice la prenotazione delle riunioni

• Calendly: Uno strumento di pianificazione automatica che vi consente di impostare le vostre preferenze di disponibilità, di condividere il link del vostro calendario con i clienti e di far scegliere loro l'orario che preferiscono. Lo strumento consente inoltre di impostare diverse durate per gli incontri di vendita (ad esempio 30 minuti, 1 ora, ecc.) e si integra facilmente con un calendario di vostra scelta.

• x.ai: Immaginate di avere un assistente personale x.ai ha creato un software di programmazione intelligente che apprende esattamente quando, dove e per quanto tempo si desidera organizzare una riunione di vendita. Lo fa in base alle vostre conversazioni via e-mail o via chat. Tutto ciò che dovete fare è tenere il vostro assistente in contatto con voi.
• Clara: Questo dipendente virtuale apprende dalla comunicazione con il lead via e-mail per poter programmare l'incontro di vendita. L'interfaccia in linguaggio naturale rende praticamente impossibile capire che il mittente è in realtà un'intelligenza artificiale.

Esistono altri strumenti, come Need To Meet, Mixmax, Schedule Once e altri ancora, che possono essere utilizzati per automatizzare la programmazione delle riunioni di vendita. L'idea è quella di risparmiare tempo sul solito tira e molla e concentrarsi su ciò che conta di più: la conversazione.

 

2. Aggiungete i contatti al vostro CRM

Finché sono ancora dei prospect, è una mossa intelligente aggiungere i vostri lead B2B a un CRM (software di Customer Relationship Management). Questo vi aiuta ad avere una visione d'insieme della vostra pipeline di contatti. Inoltre, vi permette di tenere traccia di chi dovete seguire creando attività e promemoria.

Il CRM memorizza anche tutte le informazioni rilevanti sui clienti, insieme a semplici note sulle conversazioni effettuate fino a quel momento, in un unico luogo. Questi dati possono essere utilizzati per segmentare ulteriormente i clienti potenziali o per guidare le conversazioni nelle riunioni di vendita in base a quando si è sentito chi e su cosa.

Inoltre, aiuta i team di vendita a lavorare a stretto contatto con un'unica visione della base clienti. In questo modo è più facile tenere traccia di importanti metriche di vendita come il tasso di chiusura, il ciclo di vendita, il valore della pipeline e altro ancora, consentendovi di ottimizzare il vostro approccio alle vendite per ottenere incontri migliori.

Oltre a tutto ciò, un smart CRM vi aiuterà anche ad automatizzare alcune parti del processo di vendita. Dal tenere traccia dei dati di clienti specifici all'invio di email di follow-up; un CRM intelligente si occuperà di tutto questo mentre voi vi concentrate sulla prenotazione di incontri di vendita con la pipeline rimanente.

Ma non è tutto.

Un CRM facile da usare è veramente mobile e può quindi essere utilizzato su tutti i dispositivi. Offre tutte le funzionalità di cui sopra ovunque si vada. Che siate pendolari o in ufficio, un CRM mobile vi aiuta a condurre riunioni di vendita sempre guidate dai dati.

 

3. Decidere la natura degli incontri di vendita

Un altro fattore che può far saltare un accordo è la capacità di capire che tipo di incontri di vendita preferiscono i vostri clienti. Preferiscono una rapida videochiamata per una dimostrazione o preferiscono incontrarsi di persona?

Ora, a seconda di chi è il vostro lead, della natura della vostra attività e del vostro ciclo di vendita, dovete scegliere il tipo di incontro che fa per voi: un incontro virtuale o un incontro faccia a faccia.

Le riunioni di vendita virtuali o video sono ideali se i partecipanti si trovano in luoghi diversi e preferiscono risparmiare tempo e denaro per gli spostamenti. È anche la soluzione migliore per coloro che hanno un tempo limitato da dedicare alla riunione. Si evita di dover fare il pendolare e di dover prenotare una sede, concentrandosi maggiormente sull'utilizzo del tempo a disposizione. Tutto ciò che serve, dopotutto, è una connessione Internet stabile.

Sebbene siano decisamente più facili da condurre, le riunioni virtuali purtroppo non sono adatte a tutti.

Gli incontri di vendita faccia a faccia o dal vivo offrono un ambiente più libero per la connessione tra aziende e clienti. Rispetto alle chiamate online, questo tipo di incontro aiuta i vostri clienti a esprimersi meglio con gesti e parole in grado di trasmettere il loro messaggio in modo più efficace. Naturalmente, questo è possibile solo se tutte le parti si trovano nello stesso luogo o se hanno le risorse per recarsi in un luogo comune.

Decidete la natura del vostro incontro di vendita chiedendovi:

• I vostri contatti si trovano nello stesso luogo?
• La vostra comunicazione è stata finora efficace?
• Si tratta di incontri individuali o di gruppo?
• Avete le risorse per le riunioni dal vivo?
• Il tipo di incontro scelto contribuirà a ridurre il ciclo di vendita?
• Quanto durano di solito queste riunioni? (Le riunioni più brevi rendono meno interessante il pendolarismo).

 

4. Creare un piano di vendita che venda

Secondo Harvard Business Review, una tipica trattativa di vendita B2B coinvolge almeno 6,8 persone e non tutte parteciperanno alla dimostrazione. Alcuni di loro chiederanno un riassunto sotto forma di un documento.

In poche parole, una demo non è più sufficiente per un incontro di vendita.

Avete bisogno di un documento di vendita ben documentato che vi aiuti a trasmettere il vostro messaggio, dal contatto con cui avete un incontro di vendita fino all'effettivo decisore che non era presente. Un documento di vendita aiuta a garantire che il vostro punto di forza sia trasmesso così com'è, senza correre il rischio di cambiare sempre di più con ogni altro partecipante alla comunicazione.

Mettere insieme un efficace sales deck non significa elencare le caratteristiche del prodotto o sovraccaricare ogni diapositiva con informazioni sulla vostra attività. Significa creare un formato consumabile che permetta al potenziale cliente di capire cosa avete da offrire utilizzando lo storytelling.

Una storia di vendita efficace risponde alle seguenti domande:

• Qual è il problema che state risolvendo?
• Chi ha questi problemi?
• Quali sono i costi associati al problema?
• Quali sono le soluzioni esistenti?
• Quali sono le carenze di queste soluzioni?
• Cosa è cambiato per offrire una nuova soluzione?
• Come funziona questa soluzione?
• Qual è la prova che la vostra nuova soluzione funziona?
• Quanto costa?

Ricordate di pensare come il vostro cliente. Il vostro documento di vendita deve offrire informazioni sufficienti a far sì che il potenziale cliente possa comprendere la vostra offerta e i vantaggi che ne trarrà, per poi portarlo alla conclusione.

È per questo che dovreste suddividere il vostro documento di vendita in base alle domande di cui sopra, in modo da facilitarne il consumo da parte di tutti i tipi di partecipanti a una vendita B2B, da quelli che preferiscono una lettura approfondita a quelli che preferiscono dare un'occhiata ai numeri.

Per darvi un esempio di ciò che funziona effettivamente nelle riunioni di vendita, abbiamo analizzato in dettaglio il sales deck di Zuora. Iniziano nominando i grandi cambiamenti rilevanti nel mondo. Questo dà il tono a ciò di cui si parlerà fin dall'inizio.

È possibile consultare il post completo qui.

 

5. Conducete una riunione di vendita di successo

Dopo aver preparato il vostro piano di vendita, è il momento di andare là fuori e di condurre una riunione di vendita di alto livello per dimostrare e vendere il vostro prodotto.

Anche se il vostro documento di vendita guiderà parte della conversazione, ricordate che le riunioni di vendita di successo riguardano innanzitutto il pubblico; il prodotto viene solo in secondo luogo.

Alcune regole per garantire che le riunioni di vendita finiscano per vendere il prodotto:

• Concentratevi sul vostro pubblico invece che su voi stessi - Questo vi aiuterà a trovare i punti chiave per dimostrare come potete aiutarli a raggiungere i loro obiettivi.
• Mantenere la riunione di vendita assolutamente chiara - Dall'inizio alla fine, stabilite le giuste aspettative. Iniziate con ciò di cui parlerete, rafforzate lo stesso messaggio a metà strada e assicuratevi di concludere la riunione con un rapido riepilogo di tutti i punti salienti.
• Fate altre domande - Non utilizzate la riunione di vendita solo per parlare del vostro prodotto. Utilizzatelo come un'opportunità per capire meglio il vostro pubblico, ponendo domande a ogni passo.
• Essere un buon ascoltatore - Nel porre le domande, assicuratevi di ascoltare attentamente il potenziale cliente e di prendere appunti. Non volete perdervi qualcosa che potrebbe indicare una loro esigenza attuale o un'opportunità per inserire la vostra soluzione.
• Bilanciare simpatia e conoscenza - Questo è un segreto che usiamo. Le persone acquistano volentieri da persone che gli piacciono o di cui si fidano. Una personalità saccente potrebbe solo irritare il potenziale cliente. Cercate quindi di essere come un amico che vuole condividere le proprie conoscenze e non mettersi in mostra. Se non sapete qualcosa, siate onesti sul fatto che non lo sapete.
• Registrate e trascrivete le vostre riunioni di vendita e le fate registrare automaticamente all'interno dell'Salesflare. - Potete utilizzare queste registrazioni in seguito per analizzare le vostre prestazioni o anche inviarle ai clienti per un rapido riepilogo in un'e-mail di follow-up. Questo è particolarmente utile nel caso delle demo dei prodotti, perché i potenziali clienti possono rivederle in un secondo momento.
• Cambiare continuamente approccio - Non diventate monotoni con le vostre riunioni di vendita. Assicuratevi di imparare da ogni incontro e di cambiare il vostro approccio alle vendite per migliorarlo. Imparare dal mercato di riferimento è il modo migliore per vendere in quel mercato.

 

Conclusione: Automatizzare la programmazione, tenere traccia della pipeline in un CRM e concentrarsi sulla conversazione.

Non importa quanto sia buono il vostro prodotto, il trucco per far sì che i vostri incontri di vendita convertano effettivamente è concentrarsi sui vostri contatti. È possibile farlo solo quando ci si libera da compiti che finiscono per richiedere troppo tempo senza alcun risultato finale, come la programmazione dell'incontro!

Utilizzando l'automazione intelligente e la tecnologia, potrete fare a meno di prenotare le riunioni di vendita, in modo da potervi concentrare completamente sul loro successo!

 

Siete pronti a prenotare e gestire la vostra riunione di vendita? Non dimenticate di sintonizzarvi la prossima settimana per la quinta parte della nostra Sales Pipeline Masterclass: Lead Qualification: Come qualificare i vostri lead B2B e migliorare il vostro processo di vendita. Avete bisogno di un ripasso? Tornate a leggere Parte Terza: Come riscaldare i vostri lead B2B.

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