Hoe je salesmeetings boekt en leidt als een pro
Masterclass salespipeline: deel vier
Je hebt je doelgroep gedefinieerd, je B2B-leadlijst opgebouwd en bent begonnen met ze warm te maken voor de verkoopcyclus. De logische volgende stap is dat je salesvergaderingen kunt inplannen en houden om de deal te sluiten. Maar hoe beheer je al je leads, van een oproep inplannen met elke lead tot een salesdeck voor hen voorbereiden en de perfecte demo geven zonder je kans om hen te converteren te missen?
Dit bericht is deel vier van een nieuwe Masterclass-reeks over hoe je je salespipeline opbouwt. Een sterke salespipeline opbouwen is de belangrijkste sleutel tot gelukt in sales. Daarom hebben we deze onmisbare stapsgewijze gids gemaakt, om je te leren hoe je je pipeline op de juiste manier opbouwt.
– Jeroen Corthout, medeoprichter van Salesflare, een gebruiksvriendelijke sales-CRM voor kleine B2B-bedrijven
In dit vierde deel van de reeks leggen we je uit hoe je salesvergaderingen inplant en houdt zonder gek te worden.
1. Automatiseer het inplannen van je salesvergaderingen
Een gemeenschappelijk moment waarop jullie beschikbaar zijn vinden voor een salesvergadering tussen jou en je lead kan frustrerend zijn. Vaak blijf je elkaar eindeloos om alternatieven vragen via e-mail en chat. Stel je nu eens voor dat je die inspanning uitbreidt naar je volledige B2B-leadspipeline. Uiteindelijk verspil je dan alleen maar veel waardevolle tijd die je in plaats daarvan had kunnen besteden aan het genereren van meer leads en het voorbereiden van een salespitch.
Kort gezegd: salesvergaderingen inplannen kan frustrerend zijn en veel tijd kosten.
Daarom moet je een aantal regels opstellen voor je salesvergaderingen en automatisering gaan inzetten om meer gedaan te krijgen.
Een paar verdomd handige tools om je vergaderingen veel eenvoudiger in te plannen
- Calendly: een geautomatiseerde planningstool waarmee je je beschikbaarheidsvoorkeuren instelt, de link naar je kalender met leads deelt en hen een tijdstip laat kiezen dat ook voor hen uitkomt. Met de tool kun je ook verschillende lengtes voor salesvergaderingen instellen (bijv. 30 minuten, 1 uur enzovoort) en eenvoudig integreren met een kalender naar keuze.
- x.ai: Stel je voor dat je een persoonlijke assistent hebt die alle salesvergaderingen voor je inplant. x.ai heeft slimme planningssoftware ontwikkeld die precies leert wanneer, waar en hoelang je een salesvergadering wilt houden. Dat doet de software op basis van je gesprekken via e-mail of chatapps. Het enige wat je hoeft te doen, is je assistent in cc zetten.
- Clara: Deze virtuele medewerker leert van je communicatie met de lead via e-mail, zodat die je salesvergadering kan inplannen. Dankzij de interface in natuurlijke taal is het vrijwel onmogelijk om te merken dat de afzender eigenlijk een AI is.
Er zijn nog meer tools, zoals Need To Meet, Mixmax, Schedule Once en andere, die je kunt gebruiken om het inplannen van je salesvergaderingen te automatiseren. Het idee is om tijd te besparen op het gebruikelijke heen-en-weer en je te richten op wat het belangrijkst is: het gesprek.
2. Voeg de leads toe aan je CRM
Zolang het nog prospects zijn, is het slim om je B2B-leads toe te voegen aan een CRM (Customer Relationship Management-software). Zo krijg je een overzicht van je leadspipeline. Je kunt ook bijhouden met wie je nog contact moet opnemen door taken en herinneringen aan te maken.
De CRM bewaart ook alle relevante klantinformatie en eenvoudige notities over het gesprek tot nu toe op één plek. Je kunt deze gegevens vervolgens gebruiken om je prospects verder te segmenteren of om gesprekken tijdens salesvergaderingen te sturen op basis van wanneer je van wie iets hebt gehoord en waarover.
Het helpt salesteams ook om nauw samen te werken vanuit één overzicht van het klantenbestand. Zo wordt het eenvoudiger om belangrijke salesmetrics zoals je conversiepercentage, verkoopcyclus, pipelinewaarde en meer te volgen, zodat je je salesaanpak kunt optimaliseren voor betere vergaderingen.
Naast al het bovenstaande helpt een slimme CRM je ook om bepaalde onderdelen van het salesproces te automatiseren. Van het bijhouden van specifieke klantgegevens tot het versturen van follow-up-e-mails: een slimme CRM regelt het allemaal terwijl jij je richt op het inplannen van salesvergaderingen met de rest van je pipeline.
Maar dat is nog niet alles.
Een eenvoudig te gebruiken CRM is echt mobiel en kan daarom op alle apparaten worden gebruikt. Het biedt alle bovenstaande functionaliteiten, waar je ook bent. Of je nu onderweg bent of op kantoor, een mobiel CRM helpt je om verkoopvergaderingen te voeren die altijd door gegevens worden aangestuurd.
3. Bepaal het soort verkoopvergaderingen
Een andere factor die een deal kan maken of breken, is hoe goed je kunt inschatten welk soort verkoopvergaderingen je leads verkiezen. Willen ze graag deelnemen aan een korte videogesprek voor een demo, of spreken ze liever persoonlijk met je af?
Afhankelijk van wie je lead is, van de aard van je bedrijf en van je verkoopcyclus moet je bepalen welk type vergadering ook voor jou het beste werkt: een virtuele vergadering of een vergadering in persoon.
Virtuele of videoverkoopvergaderingen zijn ideaal als de deelnemers zich op verschillende locaties bevinden en tijd en geld willen besparen op verplaatsingen. Ze zijn ook het meest geschikt voor mensen die maar weinig tijd voor de vergadering hebben vrijgemaakt. Je bespaart tijd doordat je niet hoeft te reizen en geen locatie hoeft te boeken, zodat je je meer kunt richten op het maximale halen uit de tijd die je hebt. Het enige wat je uiteindelijk nodig hebt, is een stabiele internetconnectie.
Hoewel ze zeker gemakkelijker te voeren zijn, werken virtuele vergaderingen helaas niet voor iedereen.
Persoonlijke of live verkoopvergaderingen bieden bedrijven en leads een vrijere omgeving om verbinding te maken. In vergelijking met online oproepen helpt dit type vergadering je leads om zich beter uit te drukken met gebaren en woorden die hun bericht doeltreffender kunnen overbrengen. Dit is natuurlijk alleen mogelijk als alle partijen zich op dezelfde locatie bevinden of over de middelen beschikken om naar een gemeenschappelijke locatie te reizen.
Bepaal het soort verkoopvergadering door jezelf de volgende vragen te stellen:
- Bevinden je leads zich op dezelfde locatie?
- Is je communicatie tot nu toe doeltreffend geweest?
- Gaat het om één-op-éénvergaderingen of om vergaderingen met een groep?
- Beschik je over de middelen voor livevergaderingen?
- Zal het type vergadering dat je kiest helpen om de verkoopcyclus te verkorten?
- Hoe lang duren deze vergaderingen gewoonlijk? (Bij kortere vergaderingen is het minder interessant om tijd te besteden aan reizen.)
4. Maak een salesdeck dat verkoopt
Volgens Harvard Business Review zijn er bij een typische B2B-salesdeal minstens 6,8 mensen betrokken, en niet al die mensen zullen de demo bijwonen. Sommigen zullen om samenvattingen in de vorm van een deck vragen.
Kort gezegd: een demo volstaat niet langer voor een verkoopvergadering.
Je hebt een goed gedocumenteerd salesdeck nodig dat je helpt om je bericht over te brengen — van de contactpersoon met wie je een verkoopvergadering hebt tot de uiteindelijke beslisser die niet aanwezig was. Een salesdeck helpt er bovendien voor te zorgen dat je unieke verkoopargument ongewijzigd wordt overgebracht, zonder het risico dat het bij elke extra deelnemer aan de communicatie steeds verder verandert.
Een doeltreffend salesdeck samenstellen betekent niet dat je de functies van je product opsomt of elke slide volstopt met informatie over je bedrijf. Het betekent dat je een verteerbaar format creëert waarin de prospect met behulp van storytelling kan begrijpen wat je te bieden hebt.
Een doeltreffend verhaal in een salesdeck geeft antwoord op de volgende vragen:
- Welk probleem los je op?
- Wie heeft met deze problemen te maken?
- Welke kosten brengt het probleem met zich mee?
- Welke bestaande oplossingen zijn er?
- Wat zijn de tekortkomingen van deze oplossingen?
- Wat is er veranderd waardoor een nieuwe oplossing mogelijk is?
- Hoe werkt deze oplossing?
- Welk bewijs is er dat je nieuwe oplossing werkt?
- Hoeveel kost ze?
Vergeet niet om te denken als je prospect. Je salesdeck moet precies genoeg informatie bieden zodat je prospect je aanbod en de voordelen ervan kan begrijpen, en hem of haar naar een conclusie leiden.
Daarom moet je je salesdeck indelen op basis van de bovenstaande vragen. Zo wordt het gemakkelijker te verwerken voor alle mogelijke deelnemers aan een B2B-salesdeal — van mensen die liever grondig lezen tot mensen die liever alleen naar de cijfers kijken.
Om je een voorbeeld te geven van wat echt werkt in verkoopvergaderingen, hebben we het salesdeck van Zuora uitvoerig ontleed. Ze beginnen met het benoemen van de grote, relevante veranderingen in de wereld. Zo zetten ze meteen de toon voor waarover ze het gaan hebben.
Je kunt het volledige artikel hier bekijken.
5. Leid een verdomd goede salesvergadering
Nu je sales deck klaar is, is het tijd om eropuit te trekken en een verdomd goede salesvergadering te leiden om je product te demonstreren en te verkopen.
Hoewel je sales deck een deel van het gesprek zal sturen, is het belangrijk om te onthouden dat succesvolle salesvergaderingen in de eerste plaats om je publiek draaien; het product komt pas op de tweede plaats.
Enkele regels om ervoor te zorgen dat je salesvergaderingen je product helpen verkopen:
- Richt je op je publiek in plaats van op jezelf – Zo kun je de belangrijkste punten bepalen waarmee je laat zien hoe je hen kunt helpen hun doelen te bereiken.
- Houd je salesvergadering volkomen duidelijk – Schep van begin tot eind de juiste verwachtingen. Begin met te vertellen waarover je het gaat hebben, herhaal halverwege dezelfde boodschap en sluit de vergadering af met een korte samenvatting van alle belangrijke inzichten.
- Stel meer vragen – Gebruik de salesvergadering niet alleen om over je product te praten. Gebruik haar als een kans om je publiek beter te begrijpen door bij elke stap vragen te stellen.
- Luister goed – Zorg er bij het stellen van vragen voor dat je aandachtig naar de prospect luistert en notities maakt. Je wilt niets missen wat kan wijzen op een huidige behoefte van de prospect of op een opportuniteit om jouw oplossing aan te bieden.
- Vind de juiste balans tussen sympathie en kennis – Dit is een geheim dat wij gebruiken. Mensen kopen graag van mensen die ze aardig vinden of vertrouwen. Een betweterige houding kan bij de prospect al snel verkeerd vallen. Probeer dus de rol aan te nemen van een vriend die kennis wil delen, in plaats van ermee te willen pronken. Als je iets niet weet, wees daar dan gewoon eerlijk over.
- Neem je salesvergaderingen op, transcribeer ze en laat ze automatisch in Salesflare loggen – Je kunt deze opnames achteraf gebruiken om je prestaties te analyseren of ze naar de leads te verzenden als korte samenvatting in een follow-up-e-mail. Dit is vooral nuttig bij productdemo’s, omdat prospects ze later opnieuw kunnen bekijken.
- Blijf je aanpak wijzigen – Zorg ervoor dat je salesvergaderingen niet eentonig worden. Leer van elke vergadering en wijzig je salesaanpak om die steeds beter te maken. Leren van de doelmarkt is de beste manier om in die markt te verkopen.
Conclusie: automatiseer het plannen, houd je pipeline bij in een CRM en richt je op het gesprek
Hoe goed je product ook is, de truc om ervoor te zorgen dat je salesvergaderingen daadwerkelijk converteren, is je op je leads te richten. Dat lukt alleen als je jezelf bevrijdt van taken die uiteindelijk te veel tijd kosten zonder resultaat – zoals het plannen van de vergadering zelf!
Maak komaf met het boeken van salesvergaderingen door slimme automatisering en technologie te gebruiken, zodat je je volledig kunt richten op het succesvol maken ervan!
Klaar om je salesvergadering te boeken en te leiden? Vergeet dan niet om volgende week af te stemmen op deel vijf van onze Sales Pipeline Masterclass: Leadkwalificatie: zo kwalificeer je je B2B-leads en verbeter je je salesproces. Een opfrisser nodig? Ga terug en lees deel drie: zo warm je je B2B-leads op.
We hopen dat je dit artikel leuk vond. Vond je het interessant? Vertel het dan verder!
👉 Je kunt @salesflare volgen op Twitter, Facebook en LinkedIn.
