L'ultime liste de contrôle pré-salon pour les startups et les agences
Les salons professionnels et les conférences sont un moyen efficace de rencontrer de nouveaux clients et de nouer des relations professionnelles - aussi surprenant que cela puisse paraître, selon InsideSales, 72% des responsables des ventes et du marketing affirment qu'un salon professionnel est une méthode efficace pour générer des prospects de qualité.
Et si les salons professionnels peuvent parfois sembler écrasants et, soyons honnêtes, coûteux, ils peuvent être une mine d'or pour les startups qui tentent de se faire un nom dans n'importe quel secteur - surtout si vous vous y prenez à l'avance ! 🗓
C'est pourquoi nous avons élaboré cette liste de contrôle ultime, remplie de conseils et d'astuces, qui vous aidera à passer du statut de débutant à celui de professionnel des salons professionnels, que vous exposiez ou que vous assistiez simplement à l'événement.
Bonus : nous avons élaboré une liste de contrôle téléchargeable pour vous permettre d'obtenir toutes ces informations précieuses dans un document pratique et digeste. 🚀
Sautons dans le vif du sujet ! 👊
Pour commencer - métriques et autres
Avant de commencer à planifier un salon ou une conférence, réfléchissez à vos objectifs pour participer à un événement.
Essayez-vous de gagner de nouveaux clients ? Voulez-vous promouvoir une nouvelle fonctionnalité passionnante que vous venez de lancer ? Peut-être souhaitez-vous entrer en contact avec des investisseurs ? 💸
Essayez d'articuler votre planification autour de vos intentions - et fixez des objectifs mesurables que vous pourrez suivre et auxquels vous pourrez vous référer pour les événements futurs, afin que votre entreprise puisse décider si un salon particulier a été une réussite et s'il vaut la peine d'en tirer un retour sur investissement.
Quelques indicateurs à prendre en compte et des éléments à suivre lors de l'événement :
- Budget - il est important de déterminer le montant que votre entreprise est prête à dépenser pour un événement particulier et de planifier à partir de là. Essayez de donner autant de détails que possible et tenez compte des dépenses imprévues. <Astuce : si vous exposez pour la première fois à un salon particulier, demandez au coordinateur s'il offre des réductions pour les premiers visiteurs.
- Pistes - combien de contacts avez-vous générés pendant l'événement ? Il est également important d'essayer de suivre le nombre de prospects "chauds" que vous avez générés afin de déterminer si l'audience de l'événement est adaptée à votre entreprise. Conseil de pro: Vous pouvez ajouter des prospects rapidement et sur place dans l'application mobile de Salesflare. 🔥
- Démonstrations, suivis et réunions - Gardez une trace du nombre de démonstrations et de réunions que vous avez organisées pendant le salon, ainsi que du nombre de suivis que vous avez planifiés après le salon. <Astuce : Veillez à planifier autant de réunions que possible bien avant l'événement - les agendas des gens se remplissent très rapidement lors des salons professionnels et des conférences ! Vous en saurez plus sur la planification ultérieurement.
- Affaires conclues - combien de ventes avez-vous générées pendant l'événement lui-même ? Conseil de pro: Suivez vos prospects et les affaires gagnées dans votre pipeline de vente sur Salesflare (vous pouvez même le faire sur l'application mobile afin de ne pas avoir à transporter votre ordinateur portable). 📱
- Médias sociaux - Mesurez l'engagement que vous recevez pendant l'événement (et assurez-vous de publier tout ce qui concerne la présence de votre entreprise à l'événement avant, pendant et après !) - cela signifie des likes, des RT, des commentaires, etc. Entamez des conversations et encouragez les gens à venir discuter avec vous IRL. <Astuce : Établissez à l'avance un plan pour vos publications sur les médias sociaux. Décidez qui gérera les comptes pendant l'événement, quels messages vous voulez envoyer et n'oubliez pas de prendre beaucoup de photos lors de l'événement et de les publier ! #ravail en équipe #conférence vie privée
Une fois ces éléments pris en considération, il est temps de décider du temps, de l'argent et des ressources que vous souhaitez investir pour participer au salon. Ce qui m'amène au point suivant...
Exposer ou participer
Votre entreprise prévoit-elle d'assister à l'événement, de se rendre à chaque stand et de nouer des contacts ? 🤝
Ou souhaitez-vous investir dans votre propre espace pour exposer vos produits ou services ?
Cette décision dépend en grande partie du budget de votre entreprise, bien entendu, car les salons et les conférences peuvent coûter cher.
Mais si vous avez l'argent et les ressources nécessaires pour investir dans un stand lors d'un événement, cela peut être un excellent moyen de gagner en visibilité et de disposer d'un espace dédié aux réunions.
Si ce n'est pas le cas, ne vous inquiétez pas ! Les salons professionnels et les conférences peuvent encore être des occasions incroyablement précieuses de rencontrer de nouvelles relations d'affaires sans stand. 👍
Cependant, les plans, le temps, le budget et la logistique impliqués peuvent être très différents, étant donné que l'exposition nécessite un investissement beaucoup plus important.
Le calendrier de participation à un salon ou à une conférence
9 à 12 mois avant l'événement...
Décidez d'un budget et de la taille de votre stand. Commencez à réfléchir à ce que vous voulez promouvoir et aux messages que vous souhaitez faire passer dans l'espace. 🤔
Si possible, essayez de réserver votre emplacement sur le sol de la salle d'exposition et soyez stratégique : près des portes d'entrée ou dans des zones très fréquentées sont des endroits idéaux pour installer un stand.
Commencez à concevoir le concept du stand (il peut être idéal d'engager des professionnels pour cette partie - il existe plusieurs agences événementielles et logistiques qui s'occupent spécifiquement des foires commerciales).
Pensez aux lancements ou aux nouveautés que vous aimeriez annoncer avant ou pendant l'événement et commencez à élaborer un plan pour susciter l'intérêt et l'engouement.
Vous avez dans votre entreprise une personne qui est un leader d'opinion sur un sujet pertinent ? Ne manquez pas de vous renseigner sur les possibilités d'intervention pendant l'événement ! Postulez rapidement - ces créneaux se remplissent très vite. 🗣
6 mois avant l'événement...
Assurez-vous que la conception de votre stand est en cours à ce stade - mieux encore si elle est déjà prête !
Si plusieurs personnes de votre entreprise participent à l'événement, assurez vous qu'elles sont inscrites (les billets sont généralement beaucoup moins chers si vous les achetez longtemps à l'avance).
3 mois avant l'événement...
Assurez-vous que tous les membres de votre entreprise qui participent à l'événement sont inscrits et comprennent leur rôle lors de l'événement. Qui s'adressera aux investisseurs ? Qui fera des démonstrations ? Qui tweetera sur votre présence à l'événement et enverra des courriels promotionnels ? Qui enregistrera et suivra les pistes générées par l'événement ?
Bien sûr, beaucoup de ces rôles peuvent se chevaucher (et se chevaucheront très probablement), mais il est préférable d'avoir un plan d'attaque pour aller de l'avant. 💪
Passez une commande pour toutes les fournitures supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin, telles que des bannières promotionnelles bannières, des cadeaux publicitaires, des documents (brochures promotionnelles et autres), des stylos, etc. ✍️
Vérifiez que tout est prêt pour votre stand. Tous les meubles/matériels doivent être commandés à ce stade. Coordonnez-vous avec la personne chargée de la construction du stand et assurez-vous que tout est prêt à être livré à temps.
Il vaut mieux s'occuper de ces choses à l'avance que d'attendre la dernière minute ! ⏳
1 mois avant l'événement...
L'événement propose-t-il une application ou une plateforme de mise en relation ? Profitez-en pour organiser des rencontres dès que possible. Cela vous permet également de sonder les relations d'affaires ou les clients qui pourraient également être présents. 📲
Recherchez les concurrents qui participent à l'événement - voyez s'ils ont un stand et essayez de vous faire une idée du nombre d'employés qu'ils envoient à l'événement.
Confirmez à ce stade la logistique du voyage (vols, hôtels, etc.) et préparez un plan d'action sur la manière dont vous et vos collègues allez suivre les dépenses. ✈️
Quelques semaines avant l'événement...
Si vous souhaitez créer une certaine effervescence autour de la participation de votre entreprise à un salon ou à une conférence, l'envoi d'une annonce par courrier électronique est un excellent moyen d'obtenir un engagement plus important avant l'événement.
Certaines conférences proposent des listes de diffusion des participants si vous êtes exposant, mais ce n'est pas toujours le cas - et vous devez toujours utiliser ces listes de manière responsable !
Mais si vous n'y avez pas accès et que vous souhaitez discuter avec certaines personnes ou entreprises, consultez ce guide pour trouver l'adresse électronique de n'importe qui.
Demandez à d'autres entreprises si elles ont un stand que vous pouvez visiter, ou voyez s'il y a des possibilités de collaboration/partenariat dont vous pouvez discuter. Mailchimp est un excellent outil pour organiser ces annonces et ces listes de diffusion.
Enfin, à l'approche de la onzième heure, n'oubliez pas d'organiser les réunions de dernière minute, de vérifier que tout est prêt pour la livraison et l'installation du stand et de repérer les événements parallèles auxquels vous souhaitez participer.
Boom ! Vous êtes prêt pour un salon professionnel productif !
N'oubliez pas ! Voici quelques articles indispensables que vous devez avoir à portée de main parce que, eh bien, on ne sait jamais...
- Stylos, Sharpies et surligneurs
- Ruban adhésif - adhésif en toile, adhésif de masquage, tout ce dont vous avez besoin
- des rallonges pour les écrans ou les appareils à brancher et des chargeurs supplémentaires
- Fournitures générales de bureau : post-it, élastiques, agrafeuse, trombones, ciseaux.
- Une trousse à outils de base : tournevis, marteau, clé à molette, pince, zip, etc. 🛠
- Une trousse de premiers secours : médicaments contre les maux de tête et le rhume, bandages, etc.
- Cartes de visite supplémentaires cartes de visite, matériel promotionnel et démonstrations éventuelles.
Conseils pour la conception de votre stand...
Pour ce qui est de l'aspect de votre stand, c'est à vous de décider ! Mais voici quelques éléments à prendre en compte :
- Essayez d'éviter d'avoir des chaises dans l'espace du stand - elles prennent beaucoup de place et lorsqu'elles ne sont pas utilisées, le stand semble vide et donne l'impression que vous n'avez pas de clients - ce qui n'est pas une bonne image. 🤷♀️
- Un plan d'étage ouvert et accueillant - vous voulez que les gens viennent vous parler, alors faites en sorte que le design soit aussi accessible que possible !
- Une activité ou une activation attrayante - qu'il s'agisse de cadeaux ou d'écrans tactiles contenant des informations sur votre entreprise, essayez de penser à des éléments interactifs que vous pourriez ajouter au stand. Si le budget le permet, bien sûr.
- Suivez les instructions du manuel de l'exposant - Je n'insisterai jamais assez sur ce point. Assurez-vous que vous et les personnes que vous avez engagées pour monter votre stand suivez toutes les instructions et tous les protocoles énoncés dans le manuel fourni par les coordinateurs de l'événement. Ne pas suivre les règles peut vous coûter de l'argent, du temps et beaucoup de stress.
Si vous participez au salon sans stand...
La plupart de ces points sont toujours d'actualité, mais vous pouvez bien sûr sauter les étapes qui concernent la logistique autour du stand.
Veillez simplement à contacter les participants à l'avance pour planifier ces réunions (et apportez si possible du matériel promotionnel pour présenter votre produit ou service aux personnes auxquelles vous vous adressez).
Pour ce qui est d'assister aux sessions de conférences et aux discours d'ouverture, essayez de le faire avec parcimonie. 🙅♀️
Il y a tellement d'excellents TED Talks et de sessions enregistrées de conférences en ligne - ne vous laissez pas entraîner par ce genre de choses alors que vous pourriez être en train de nouer des contacts avec des clients ou des investisseurs potentiels au cours de l'événement !
Organisez votre équipe !
Tirez parti d'outils tels que Airtable, Trello, Dropbox ou Notion pour collaborer et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne le but et les objectifs de la participation à l'événement.
Prévoir un plan B (et C, et D...)
J'ai compris : des choses se produisent. Surtout dans des situations aussi chaotiques et occupées que les salons et les conférences.
On a parfois l'impression que la loi de Murphy a été créée juste pour des événements comme celui-ci - les choses peuvent mal tourner, et il y a de fortes chances qu'elles vont mal tourner.
J'ai eu ma part de mésaventures lors d'événements - une fois, mon téléphone s'est retrouvé accidentellement dans un conteneur d'expédition après un salon professionnel.
Lors d'un autre événement, j'ai dû discuter avec les constructeurs pour qu'ils me laissent entrer dans la zone de stockage parce qu'ils n'avaient pas tout déballé correctement et qu'ils ne me croyaient pas quand je disais qu'il y avait encore des choses à déballer. 🤦♀️
Comme je l'ai dit : Des choses. arrivent.
Pas de panique pour autant ! C'est pourquoi il est bon d'avoir des plans de secours pour que tout se passe bien.
Prévoyez toujours des fournitures supplémentaires et établissez des listes de colisage détaillées lorsque vous vous préparez pour le salon. Coordonnez avec votre équipe qui apporte quoi et attribuez des responsabilités spécifiques à chacun.
Il est également utile d'avoir le manuel de l'exposant imprimé dans un classeur. Il contient généralement les formulaires nécessaires au nettoyage et à la logistique après l'événement, et il est donc utile de les avoir à portée de main. 📄
Derniers conseils
Je sais que je vous ai donné beaucoup d'informations, mais il n'y a pas lieu de paniquer si votre entreprise ne suit pas exactement ce calendrier. Les exigences et les délais varient selon les types d'événements. Faites donc vos recherches et assurez-vous de respecter les délais.
Quelques ressources supplémentaires pour permettre à votre équipe de se démarquer lors du salon :
- Un guide de réseautage sans fioritures pour permettre à votre équipe d'établir des contacts significatifs et productifs pendant l'événement.
- Une liste des meilleures conférences pour les startups en 2020 pour vous donner de l'inspiration et vous orienter vers les conférences les plus pertinentes.
- Modèles d'e-mails de suivi pour envoyer des e-mails à tous les clients potentiels que vous avez rencontrés lors de l'événement.
- Des outils puissants pour vous aider à vous organiser et à collaborer le plus efficacement possible.
Voilà, si vous suivez ces conseils avant d'assister à une conférence ou à un salon, vous serez prêt à réaliser plus de ventes et à rencontrer de nouvelles personnes passionnantes et intéressantes dans votre secteur d'activité !
Préparez-vous et suivez toujours les lignes directrices établies par les organisateurs du salon - avec cela, vous serez un pro en un rien de temps.
Et n'oubliez pas : vous pouvez télécharger gratuitement notre liste de contrôle pratique pour accéder à une version condensée de tout ce qui est mentionné dans cet article !
Maintenant, préparez-vous (et n'oubliez pas de vous amuser un peu) ! 🎉
Nous espérons que cet article vous a plu. Si c'est le cas, passez le mot !
Pour en savoir plus sur les startups, le marketing de croissance et les ventes :
if(window.strchfSettings === undefined) window.strchfSettings = {}; window.strchfSettings.stats = {url: “https://salesflare.storychief.io/pre-trade-show-checklist-startups-2019?id=2136357240&type=2”,title: “The ultimate pre-trade show checklist for startups and agencies in 2019”,id: “b4bf56dd-9b24-4318-a472-b8522fe85e05”}; (function(d, s, id) { var js, sjs = d.getElementsByTagName(s)[0]; if (d.getElementById(id)) {window.strchf.update(); return;} js = d.createElement(s); js.id = id; js.src = “https://d37oebn0w9ir6a.cloudfront.net/scripts/v0/strchf.js”; js.async = true; sjs.parentNode.insertBefore(js, sjs); }(document, ‘script’, ‘storychief-jssdk’))
- 22+ Best Sales Podcasts You Should Check Out in 2025 - août 8, 2024
- Scripts d'appel à froid pour les êtres humains - 21 septembre 2023
- Les 25+ meilleurs outils de vente pour aider votre équipe à réussir - 10 août 2023