Ostateczna lista kontrolna przed targami dla startupów i agencji

Harmonogram uczestnictwa w targach lub konferencji

9-12 miesięcy przed wydarzeniem...

Zdecyduj o budżecie i wielkości stoiska. Zacznij myśleć o tym, co chcesz promować i jakie wiadomości chcesz przekazać w przestrzeni. 🤔

Jeśli to możliwe, postaraj się już wcześniej zarezerwować miejsce na podłodze w salonie wystawowym i podejdź do tego strategicznie: w pobliżu drzwi wejściowych lub w miejscach o dużym natężeniu ruchu pieszego to idealne miejsca na stoisko.

Zacznij projektować koncepcję stoiska (idealnym rozwiązaniem może być zatrudnienie profesjonalistów do tej części - istnieje kilka agencji eventowych i logistycznych, które obsługują specjalnie targi).

Pomyśl o wszelkich ekscytujących premierach lub nowościach, które chciałbyś ogłosić przed lub w trakcie wydarzenia i zacznij opracowywać plan generowania szumu i zainteresowania.

Czy masz w swojej firmie kogoś, kto jest liderem w istotnym temacie? Koniecznie sprawdź możliwości wystąpienia podczas wydarzenia! Zgłoś się wcześnie - te miejsca zapełniają się bardzo szybko. 🗣

6 miesięcy przed wydarzeniem...

Upewnij się, że projekt stoiska jest już gotowy - nawet lepiej, jeśli jest już gotowy!

Jeśli do wydarzenia dołączy wiele osób z Twojej firmy, upewnij się, że są one zarejestrowane (bilety są zwykle znacznie tańsze, jeśli kupisz je z dużym wyprzedzeniem).

3 miesiące przed wydarzeniem...

Upewnij się, że wszystkie osoby z Twojej firmy biorące udział w wydarzeniu są zarejestrowane i rozumieją swoją rolę. Kto będzie rozmawiał z inwestorami? Kto będzie prezentował demo? Kto będzie tweetował o Twojej obecności na wydarzeniu i wysyłał e-maile promocyjne? Kto będzie zapisywał i śledził leady wygenerowane podczas wydarzenia?

Oczywiście wiele z tych ról może (i najprawdopodobniej będzie) się pokrywać, ale najlepiej jest mieć plan ataku do przodu. 💪

Złóż zamówienie na wszelkie dodatkowe materiały, których możesz potrzebować - takie jak promocyjne banery, upominki, materiały dodatkowe (broszury promocyjne itp.), długopisy itp. ✍️

Upewnij się, że wszystko jest gotowe do pracy na Twoim stoisku. Wszystkie meble/materiały powinny być zamówione w tym momencie. Koordynuj z kimkolwiek, kto jest odpowiedzialny za budowę stoiska i upewnij się, że wszystko jest na dobrej drodze do dostarczenia na czas.

Lepiej zająć się tym wcześniej, niż czekać do ostatniej chwili! ⏳

1 miesiąc przed wydarzeniem...

Czy wydarzenie oferuje aplikację lub platformę do matchmakingu? Skorzystaj z tego, aby jak najszybciej umówić się na spotkania. Daje to również szansę na sprawdzenie wszelkich powiązań biznesowych lub klientów, którzy również mogą uczestniczyć w wydarzeniu. 📲

Zbadaj konkurentów, którzy biorą udział w wydarzeniu - sprawdź, czy mają stoisko i spróbuj dowiedzieć się, ilu pracowników wysyłają na wydarzenie.

Potwierdź logistykę podróży na tym etapie - loty, hotele itp. i przygotuj plan gry, w jaki sposób Ty i Twoi współpracownicy będziecie śledzić wydatki. ✈️

Kilka tygodni przed wydarzeniem...

Jeśli chcesz wygenerować szum wokół swojej firmy uczestniczącej w targach lub konferencji, wysłanie powiadomienia e-mail jest świetnym sposobem na zwiększenie zaangażowania przed wydarzeniem.

Niektóre konferencje oferują listy mailingowe uczestników, jeśli jesteś wystawcą, ale nie zawsze tak jest - i zawsze powinieneś korzystać z tych list w sposób odpowiedzialny!

Jeśli jednak nie masz do tego dostępu, a są pewne osoby lub firmy, z którymi chciałbyś porozmawiać, sprawdź te narzędzia do wyszukiwania e-maili.

Zapytaj inne firmy, czy mają stoisko, które możesz odwiedzić, lub sprawdź, czy są jakieś możliwości współpracy/partnerstwa, które możesz omówić. Mailchimp to świetne narzędzie do organizowania takich ogłoszeń i list mailingowych.

Wreszcie, gdy zbliżasz się do jedenastej godziny, pamiętaj, aby wypełnić te ostatnie miejsca na spotkania, dokładnie sprawdzić, czy wszystko jest gotowe do dostarczenia i ustawienia stoiska oraz zapoznać się z wydarzeniami towarzyszącymi, w których chcesz wziąć udział.

Boom! Jesteś gotowy i przygotowany na produktywne targi!

Nie zapomnij! Oto kilka niezbędnych przedmiotów, które powinieneś mieć pod ręką, ponieważ nigdy nie wiadomo...

• Długopisy, kredki świecowe i zakreślacze
• Taśma - klejąca, maskująca, cokolwiek może być potrzebne
• Przedłużacze do wszelkich ekranów lub podłączanych urządzeń i dodatkowe ładowarki
• Ogólne materiały biurowe: karteczki samoprzylepne, gumki, zszywacz, spinacze, nożyczki
• Podstawowy zestaw narzędzi: śrubokręt, młotek, klucz, szczypce, opaski zaciskowe itp. 🛠
• Apteczka pierwszej pomocy: leki na ból głowy i przeziębienie, bandaże itp.
• Dodatkowe wizytówki, materiały promocyjne i wszelkie wersje demonstracyjne.

Wskazówki dotyczące projektowania stoiska...

To, jak powinno wyglądać twoje stoisko, zależy wyłącznie od ciebie! Ale oto kilka rzeczy do rozważenia:

• Staraj się unikać krzeseł w przestrzeni stoiska - zajmują one dużo miejsca, a gdy nie są używane, sprawiają, że stoisko wydaje się puste i jakbyś nie miał żadnych klientów - nie jest to dobry wygląd. 🤷‍♀️
• Miej otwarty i zachęcający plan piętra - chcesz, aby ludzie przychodzili do ciebie rozmawiać, więc spraw, aby projekt był jak najbardziej przystępny!
• Jakaś angażująca aktywność lub aktywacja - od upominków po ekrany dotykowe z dodatkowymi informacjami o Twojej firmie, spróbuj wymyślić jakieś interaktywne elementy, które możesz dodać do stoiska. Budżet oczywiście na to pozwala.
• Postępuj zgodnie z instrukcjami zawartymi w podręczniku dla wystawców - nie mogę tego wystarczająco podkreślić. Upewnij się, że Ty i osoby, które zatrudniłeś do przygotowania Twojego stoiska, postępujecie zgodnie ze wszystkimi instrukcjami i protokołami określonymi w podręczniku dostarczonym przez koordynatorów wydarzenia. Nieprzestrzeganie zasad może kosztować pieniądze, czas i wiele stresu.

Jeśli bierzesz udział w targach bez stoiska...

Wiele z tych punktów nadal ma zastosowanie, ale można oczywiście pominąć kroki związane z logistyką wokół stoiska.

Pamiętaj tylko, aby skontaktować się z uczestnikami z wyprzedzeniem, aby zaplanować te spotkania (i przynieść materiały promocyjne, jeśli to możliwe, aby zaprezentować swój produkt lub usługę osobom, z którymi rozmawiasz).

Jeśli chodzi o uczestnictwo w rzeczywistych sesjach i przemówieniach, staraj się robić to oszczędnie. 🙅‍♀️

W Internecie jest tak wiele świetnych TED Talks i nagranych sesji z konferencji - nie daj się wciągnąć w te rzeczy, kiedy możesz nawiązywać kontakty z potencjalnymi klientami lub inwestorami podczas wydarzenia!

Zorganizuj swój zespół!

Skorzystaj z narzędzi takich jak Airtable, Trello, Dropbox lub Notion, aby współpracować i upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie, jeśli chodzi o cel i cele uczestnictwa w wydarzeniu.

---

 

Miej plan B (i C, i D...)

Rozumiem: różne rzeczy się zdarzają. Zwłaszcza w sytuacjach tak chaotycznych i ruchliwych jak targi i konferencje.

Czasami wydaje się, że prawo Murphy'ego zostało stworzone właśnie dla takich wydarzeń - rzeczy mogą pójść źle i są szanse, że pójdą źle.

Zdarzały mi się wpadki na imprezach - kiedyś mój telefon został przypadkowo zapakowany do kontenera transportowego po targach.

A na innym wydarzeniu musiałem kłócić się z budowniczymi, aby wpuścili mnie do magazynu, ponieważ nie rozpakowali wszystkiego prawidłowo i nie uwierzyli mi, gdy powiedziałem, że jest więcej do rozpakowania. 🤦‍♀️

Tak jak powiedziałem: Stuff. Dzieje się.

Nie ma jednak powodów do paniki! Właśnie dlatego dobrze jest mieć plany awaryjne, aby wszystko działało płynnie.

Przygotowując się do targów, zawsze zabieraj ze sobą dodatkowe materiały i sporządzaj szczegółowe listy rzeczy do spakowania. Koordynuj ze swoim zespołem, kto co przynosi i przydzielaj każdemu konkretne obowiązki.

Kolejną rzeczą, którą warto mieć, jest wydrukowana w segregatorze instrukcja dla wystawców. Zwykle zawierają one formularze potrzebne do sprzątania po wydarzeniu i logistyki, więc dobrze jest mieć je gotowe do użycia w każdej chwili. 📄

---

 

Wskazówki końcowe

Wiem, że podałem tutaj wiele informacji, ale nie ma powodu do paniki, jeśli Twoja firma nie przestrzega dokładnie tego harmonogramu. Różne typy wydarzeń mają różne wymagania i czasy realizacji, więc po prostu zrób rozeznanie i upewnij się, że przestrzegasz terminów.

Kilka dodatkowych zasobów dla Twojego zespołu, aby dać czadu na targach:

• Bezsensowny przewodnik po networkingu, który pomoże Twojemu zespołowi nawiązać znaczące, produktywne kontakty podczas wydarzenia.
• Lista najlepszych konferencji dla startupów w 2020 roku, aby dać ci inspirację i wskazać właściwy kierunek do najbardziej odpowiednich konferencji.
• Szablony wiadomości e-mail typu follow-up na wypadek konieczności wysłania wiadomości e-mail do wszystkich tych wspaniałych potencjalnych klientów, których spotkałeś na wydarzeniu.
• Potężne narzędzia, które pomogą Ci się zorganizować i współpracować na najbardziej efektywnym poziomie.

---

 

Jeśli zastosujesz się do tych wskazówek przed wzięciem udziału w konferencji lub targach, będziesz gotowy do zwiększenia sprzedaży i poznania nowych, ekscytujących i interesujących ludzi w swojej branży!

Bądź przygotowany i zawsze postępuj zgodnie z wytycznymi określonymi przez organizatorów targów - dzięki temu w mgnieniu oka staniesz się profesjonalistą.

I nie zapomnij: możesz pobrać naszą darmową podręczną listę kontrolną, aby uzyskać dostęp do skondensowanej wersji wszystkiego, o czym mowa w tym poście!

A teraz zabierz się za planowanie (i nie zapomnij o odrobinie zabawy)! 🎉

---

 

Mamy nadzieję, że spodobał Ci się ten post. Jeśli tak, rozpowszechnij go!

Więcej informacji na temat startupów, marketingu wzrostu i sprzedaży:

👉 zapisz się tutaj.

👉 śledź @salesflare na Twitter lub Facebook