Den ultimata checklistan inför mässan för nystartade företag och byråer
Mässor och konferenser är ett effektivt sätt att träffa nya kunder och professionella kontakter - överraskande nog, enligt InsideSales, säger 72% av sälj- och marknadsföringsledare att en mässa är en effektiv metod för att generera kvalitetsleads.
Och även om mässor ibland kan verka överväldigande och, låt oss vara ärliga, dyra, kan de vara en guldgruva för nystartade företag som försöker göra sig ett namn i alla branscher - särskilt om du planerar i förväg! 🗓
Det är därför vi har sammanställt den här ultimata checklistan med tips och tricks som hjälper dig att gå från mässrookie till mässproffs - oavsett om du ställer ut eller bara deltar i evenemanget.
Bonus: Vi har sammanställt en nedladdningsbar checklista för att du ska få all denna värdefulla information i ett praktiskt, smältbart dokument. 🚀
Låt oss hoppa rakt in! 👊
Komma igång - mätvärden och mycket mer
Innan du börjar planera för en mässa eller konferens bör du fundera på vad du har för mål med att gå på ett evenemang.
Försöker du vinna nya affärer? Vill du marknadsföra en spännande ny funktion som du just har lanserat? Kanske vill du försöka få kontakt med några investerare? 💸
Försök att utforma din planering utifrån dina avsikter - och sätt upp mätbara mål som du kan följa upp och hänvisa till för framtida evenemang så att ditt företag kan avgöra om en viss mässa var framgångsrik och värd att investera i.
Några mätvärden att tänka på och saker att hålla koll på under evenemanget:
- Budget - är det viktigt att bestämma hur mycket pengar ditt företag är villigt att lägga på ett visst evenemang och planera utifrån det. Försök att ge så många detaljer som möjligt och ta även höjd för oväntade utgifter. Proffstips: Om det är första gången du ställer ut på en viss mässa, fråga samordnaren om de erbjuder förstagångsrabatter.
- Ledningar - hur många leads genererade du under eventet? Det är också viktigt att försöka spåra hur många "heta" leads du genererade så att du kan avgöra om evenemangets målgrupp är rätt för ditt företag. Proffstips: Du kan lägga till leads snabbt och på plats i Salesflare-mobilappen. 🔥
- Demonstrationer, uppföljningar och möten - Håll koll på hur många demonstrationer och möten du genomförde under mässan, samt hur många uppföljningar du planerade in efteråt. Proffstips: Se till att planera in så många möten som möjligt i god tid före evenemanget - människors kalendrar fylls upp mycket snabbt på mässor och konferenser! Mer om planering av detta senare.
- Avslutade affärer - hur många försäljningar genererade du under själva evenemanget? Proffstips: Spåra dina leads och vunna affärer i din försäljningspipeline på Salesflare (du kan till och med göra detta i mobilappen så att du inte behöver bära med dig din bärbara dator). 📱
- Sociala medier - Mät det engagemang du får under evenemanget (och se till att publicera allt om ditt företags närvaro på evenemanget före, under och efter!) - det vill säga gilla-markeringar, RT:s, kommentarer etc. Starta konversationer och uppmuntra folk att komma och prata med dig IRL. Proffstips: Gör en plan i förväg för dina inlägg i sociala medier. Bestäm vem som ska sköta kontona under evenemanget, vilka meddelanden du vill skicka ut och glöm inte att ta massor av bilder på evenemanget och publicera dem! #teamwork #konferensliv
När dessa saker har beaktats är det dags att bestämma hur mycket tid, pengar och resurser du vill investera i att delta på mässan. Vilket för mig till min nästa punkt...
Att ställa ut eller att delta
Planerar ditt företag att delta i evenemanget och gå runt till varje monter och nätverka? 🤝
Eller vill du investera i ett eget utrymme för att ställa ut dina produkter eller tjänster?
Detta beslut beror naturligtvis i hög grad på ditt företags budget, eftersom mässor och konferenser kan bli dyra.
Men om du har pengar och resurser att investera i en monter på ett evenemang kan det vara ett bra sätt att få lite mer synlighet och ha ett särskilt utrymme för möten.
Om inte, var inte orolig! Mässor och konferenser kan fortfarande vara otroligt värdefulla tillfällen att träffa nya affärskontakter utan en monter. 👍
De planer, den tid, den budget och den logistik som krävs kan dock skilja sig mycket åt, eftersom utställningar kräver en betydligt större investering av dessa saker, så låt oss bryta ner det.
Tidslinjen för att delta i en mässa eller konferens
9-12 månader före evenemanget...
Bestäm dig för en budget och storleken på din monter. Börja fundera på vad du vill marknadsföra och vilka budskap du vill förmedla i montern. 🤔
Om möjligt, försök att redan nu reservera din plats på utställningsgolvet och var strategisk: nära entrédörrar eller i områden med mycket fottrafik är idealiska platser att ha en monter.
Börja utforma monterkonceptet (det kan vara idealiskt att anlita proffs för den här delen - det finns flera event- och logistikföretag som vänder sig specifikt till mässor).
Fundera på spännande lanseringar eller nyheter som du vill tillkännage före eller under evenemanget och börja lägga upp en plan för att skapa uppmärksamhet och intresse.
Har du någon i ditt företag som är en tankeledare inom ett relevant ämne? Se till att kolla in möjligheterna att tala under evenemanget! Ansök tidigt - dessa platser fylls i mycket snabbt. 🗣
6 månader före händelsen...
Se till att din monterdesign är klar vid det här laget - ännu bättre om den redan är klar!
Om du har flera personer från ditt företag som deltar i evenemanget, se till att de är registrerade (biljetter är vanligtvis mycket billigare om du köper dem i god tid).
3 månader före händelsen...
Se till att alla från ditt företag som deltar är registrerade och förstår sin roll vid evenemanget. Vem kommer att tala med investerare? Vem kommer att ge demos? Vem kommer att twittra om er närvaro på eventet och skicka ut marknadsföringsmejl? Vem kommer att spara och spåra de leads som genereras från evenemanget?
Naturligtvis kan många av dessa roller (och kommer troligen att) överlappa varandra, men det är bäst att ha en plan för hur man ska gå vidare. 💪
Gör en beställning på ytterligare material som du kan behöva - t.ex. reklambanners banderoller, giveaways, collateral (reklambroschyrer och liknande), pennor etc. ✍️
Dubbelkolla att allt är klart för din monter. Alla möbler och allt material bör vara beställt vid det här laget. Samordna med den som är ansvarig för att bygga montern och se till att allt är på rätt spår för att levereras i tid.
Det är bättre att ta hand om dessa saker tidigt än att vänta till sista minuten! ⏳
1 månad före händelsen...
Erbjuder evenemanget en app eller matchmakingplattform? Utnyttja detta för att boka in möten så snart som möjligt. Detta ger dig också chansen att spana in eventuella affärsförbindelser eller kunder som också kan delta. 📲
Undersök vilka konkurrenter som deltar - se om de har en monter och försök att få en uppfattning om hur många anställda de skickar till evenemanget.
Bekräfta reselogistiken vid denna tidpunkt - flyg, hotell etc. och ha en spelplan för hur du och dina kollegor ska spåra utgifter. ✈️
Några veckor före evenemanget...
Om du vill skapa lite uppmärksamhet kring ditt företags deltagande i mässan eller konferensen är ett e-postmeddelande ett bra sätt att försöka få lite mer engagemang före evenemanget.
Vissa konferenser erbjuder e-postlistor över deltagare om du är utställare, men det är inte alltid fallet - och du bör alltid använda dessa listor på ett ansvarsfullt sätt!
Men om du inte har tillgång till detta, och det finns vissa personer eller företag som du vill chatta med, kolla in dessa verktyg för att hitta e-post.
Fråga andra företag om de har en monter som du kan besöka, eller se om det finns några möjligheter till samarbete/partnerskap som du kan diskutera. Mailchimp är ett bra verktyg för att organisera dessa meddelanden och e-postlistor.
Slutligen, när du börjar närma dig den elfte timmen, se till att fylla i de sista mötestiderna, dubbelkolla att allt är klart för leverans och installation av montern och kolla in de sidoevenemang du vill delta i.
Pang! Du är redo och förberedd för en produktiv mässa!
Glöm inte att ta med dig! Det här är några måste-ha-artiklar som du bör ha till hands eftersom man aldrig vet...
- Pennor, stiftpennor och överstrykningspennor
- Tejp - kanaltejp, maskeringstejp, vad du nu kan behöva
- Förlängningssladdar för eventuella skärmar eller plug-in-apparater och extra laddare
- Allmänna kontorsmaterial: post-it-lappar, gummiband, häftapparat, gem, sax
- En grundläggande verktygslåda: skruvmejsel, hammare, skiftnyckel, tång, buntband etc. 🛠
- En första hjälpen-låda: medicin mot huvudvärk och förkylning, bandage etc.
- Extra visitkort, reklammaterial och eventuella demonstrationer som du har
Tips för din monterdesign...
När det gäller hur din monter ska se ut är det helt upp till dig! Men här är några saker att tänka på:
- Försök att undvika att ha stolar i montern - de tar upp mycket plats och när de inte används får det montern att verka tom och som om du inte har några kunder - vilket inte ser bra ut. 🤷♀️
- Ha en öppen och inbjudande planlösning - du vill att folk ska komma och prata med dig, så gör designen så lättillgänglig som möjligt!
- Någon form av engagerande aktivitet eller aktivering - från gåvor till pekskärmar med mer information om ditt företag, försök att tänka ut några interaktiva element som du kan lägga till i montern. Om budgeten tillåter, förstås.
- Följ instruktionerna i utställarens manual - jag kan inte nog betona detta. Se till att du och de personer du har anlitat för att sätta ihop din monter följer alla instruktioner och protokoll som anges i den manual som tillhandahålls av evenemangskoordinatorerna. Att inte följa reglerna kan kosta dig pengar, tid och en hel del stress.
Om du deltar i mässan utan en monter...
Många av dessa punkter gäller fortfarande, men du kan naturligtvis hoppa över de steg som handlar om logistiken kring montern.
Se bara till att kontakta deltagarna i god tid för att boka in möten (och ta gärna med dig lite reklammaterial för att visa upp din produkt eller tjänst för dem du talar med).
När det gäller att delta i de faktiska talarsessionerna och keynotes, försök att göra detta sparsamt. 🙅♀️
Det finns så många bra TED Talks och inspelade tal från konferenser på nätet - låt dig inte sugas in i det här när du kan nätverka med potentiella kunder eller investerare under evenemanget!
Få ditt team organiserat!
Dra nytta av verktyg som Airtable, Trello, Dropbox eller Notion för att samarbeta och se till att alla är på samma sida när det gäller syftet och målen med att delta i evenemanget.
Ha en plan B (och C, och D ...)
Jag fattar: saker och ting händer. Speciellt i situationer som är så kaotiska och hektiska som mässor och konferenser.
Ibland verkar det som om Murphys lag skapades just för händelser som denna - saker kan gå fel, och risken är stor att de kommer att gå fel.
Jag har haft min beskärda del av missöden på evenemang - en gång råkade min telefon bli nedpackad i en container efter en mässa.
Och vid ett annat tillfälle var jag tvungen att argumentera med byggarna för att få komma in i förvaringsutrymmet eftersom de inte hade packat upp allt ordentligt och inte trodde mig när jag sa att det fanns mer att packa upp. 🤦♀️
Som jag sa..: Saker. Händer.
Men det finns ingen anledning till panik! Det är därför det är bra att ha backup-planer för att allt ska fungera smidigt.
Ta alltid med extra förnödenheter och gör detaljerade packlistor när du förbereder dig för mässan. Samordna med ditt team om vem som tar med vad och tilldela specifika ansvarsområden till alla.
En annan sak som är bra att ha är utställarens manual utskriven i en pärm. Dessa innehåller vanligtvis de formulär som behövs för städning och logistik efter evenemanget, så det är bra att ha dem redo att gå med ett ögonblicks varsel. 📄
Avslutande tips
Jag vet att jag har gett dig en hel del information här, men du behöver inte få panik om ditt företag inte följer den här tidslinjen exakt. Olika typer av evenemang har olika krav och ledtider, så gör bara din research och se till att du följer tidsfristerna.
Lite extra resurser för att ditt team ska kunna göra succé på mässan:
- En no-nonsense nätverksguide för att få ditt team att tänka på att skapa meningsfulla, produktiva kontakter under evenemanget.
- En lista över de bästa konferenserna för startups 2020 för att ge dig inspiration och peka dig i rätt riktning till de mest relevanta konferenserna där ute.
- Mallar för uppföljande e-post för när du behöver skicka e-post till alla de underbara leads som du träffade på evenemanget.
- Kraftfulla verktyg som hjälper dig att organisera och samarbeta på din mest effektiva nivå.
Om du följer de här tipsen innan du åker på konferens eller mässa kommer du att vara redo att sälja mer och träffa nya, spännande och intressanta människor i din bransch!
Var förberedd och följ alltid mässarrangörernas riktlinjer - med det sagt kommer du att bli ett proffs på nolltid.
Och glöm inte bort det: du kan ladda ner vår gratis praktiska checklista för att få tillgång till en kondenserad version av allt som nämns i det här inlägget!
Nu är det bara att börja planera (och glöm inte att ha lite kul)! 🎉
Vi hoppas att du gillade det här inlägget. Om du gjorde det, sprid ordet!
För mer heta saker om startups, tillväxtmarknadsföring och försäljning:
- 22+ bästa podcasts om försäljning som du bör kolla in 2025 - 8 augusti 2024
- Skript för kalla samtal till verkliga människor - 21 september 2023
- De 25+ bästa säljverktygen för att hjälpa ditt team att bli framgångsrikt - 10 augusti 2023