De ultieme pre-trade show checklist voor startups en agentschappen

Beurzen en conferenties zijn een effectieve manier om nieuwe klanten en professionele connecties te ontmoeten - volgens InsideSales zegt verrassend genoeg 72% van de verkoop- en marketingleiders dat een beurs een effectieve methode is om kwalitatieve leads te genereren.

effectieve handelsbeurs

En hoewel beurzen soms overweldigend en, laten we eerlijk zijn, duur kunnen lijken, kunnen ze een goudmijn zijn voor startups die naam willen maken in welke branche dan ook - vooral als je vooruit plant! 🗓

Daarom hebben we deze ultieme checklist samengesteld, boordevol tips en trucs die je helpen om van beursbeginner tot beursprofessional te worden - of je nu exposeert of gewoon het evenement bijwoont.

Bonus: We hebben een downloadbare checklist samengesteld zodat je al deze waardevolle informatie in één handig, verteerbaar document kunt vinden. 🚀

Laten we er meteen in springen! 👊


 

Aan de slag - statistieken en meer

Voordat je begint met het plannen van een beurs of conferentie, moet je bedenken wat je doelen zijn om naar een evenement te gaan.

Probeer je nieuwe klanten te winnen? Wil je een spannende nieuwe functie promoten die je net hebt gelanceerd? Misschien wil je proberen in contact te komen met investeerders? 💸

Probeer je planning af te stemmen op je intenties - en maak meetbare doelen die je kunt bijhouden voor toekomstige evenementen, zodat je bedrijf kan beslissen of een bepaalde beurs succesvol is en de ROI waard is.

laten we dit doen

Enkele statistieken om in overweging te nemen en dingen om te volgen tijdens het evenement:

  • Budget - Het is belangrijk om te bepalen hoeveel geld je bedrijf bereid is uit te geven aan een bepaald evenement en van daaruit te plannen. Probeer zoveel mogelijk details te geven en houd ook rekening met onverwachte uitgaven. Pro tip: als het de eerste keer is dat je exposeert op een bepaalde beurs, vraag dan aan de coördinator of ze kortingen bieden voor de eerste keer.
  • Leads - hoeveel leads heb je gegenereerd tijdens het evenement? Het is ook belangrijk om te proberen bij te houden hoeveel "hot" leads je hebt gegenereerd, zodat je kunt bepalen of het publiek van het evenement geschikt is voor jouw bedrijf. Pro tip: Je kunt snel en ter plekke leads toevoegen in de Salesflare mobiele app. 🔥
  • Demo's, follow-ups en vergaderingen - Houd bij hoeveel demo's en vergaderingen je hebt gehouden tijdens de beurs en hoeveel follow-ups je daarna hebt gepland. Pro tip: Zorg ervoor dat je zoveel mogelijk vergaderingen ruim voor het evenement plant - de agenda's van mensen raken snel vol op beurzen en conferenties! Meer hierover later.
  • Gesloten deals - hoeveel verkoop genereerde je tijdens het evenement zelf? Pro tip: Traceer uw leads en gewonnen opdrachten in uw verkooppijplijn op Salesflare (Je kunt dit zelfs op de mobiele app doen, zodat je je laptop niet hoeft mee te nemen). 📱
  • Sociale media - Meet de betrokkenheid die je ontvangt tijdens het evenement (en zorg ervoor dat je voor, tijdens en na het evenement alles post over de aanwezigheid van je bedrijf op het evenement!) - dit betekent likes, RT's, reacties, enz. Begin gesprekken en moedig mensen aan om IRL met je te komen chatten. Pro tip: Maak van tevoren een plan voor je social media posts. Bepaal wie de accounts zal beheren tijdens het evenement, welke berichten je wilt versturen en vergeet niet om veel foto's te maken tijdens het evenement en deze te posten! #teamwork #conferencelife
sociale media

Als je deze dingen in overweging hebt genomen, is het tijd om te beslissen hoeveel tijd, geld en middelen je wilt investeren in het bijwonen van de beurs. Dat brengt me bij mijn volgende punt...


Exposeren vs. Bijwonen

Is uw bedrijf van plan het evenement bij te wonen en naar elke stand te lopen om te netwerken? 🤝

Of wil je investeren in je eigen ruimte om je producten of diensten tentoon te stellen?

Deze beslissing hangt natuurlijk sterk af van het budget van je bedrijf, want beurzen en conferenties kunnen duur worden.

dure

Maar als je het geld en de middelen hebt om te investeren in een stand op een evenement, kan het een geweldige manier zijn om wat meer zichtbaarheid te krijgen en een speciale ruimte te hebben voor vergaderingen.

Zo niet, geen zorgen! Beurzen en conferenties kunnen nog steeds ongelooflijk waardevolle gelegenheden zijn om nieuwe zakenrelaties te ontmoeten zonder stand. 👍

De plannen, de tijd, het budget en de logistiek kunnen echter sterk verschillen, omdat exposeren een aanzienlijk grotere investering van deze dingen vergt.

ben je klaar


De tijdlijn voor het bijwonen van een beurs of conferentie

9-12 maanden voor het evenement...

Bepaal een budget en de grootte van je stand. Begin na te denken over wat je wilt promoten en welke boodschappen je wilt overbrengen in de ruimte. 🤔

Probeer indien mogelijk je plek op de showroomvloer al te reserveren en ga strategisch te werk: in de buurt van toegangsdeuren of op plaatsen met veel voetgangers zijn ideale plekken om een stand te hebben.

Begin met het ontwerpen van het standconcept (het kan ideaal zijn om voor dit deel professionals in te huren - er zijn verschillende evenementen- en logistieke bureaus die zich specifiek op beurzen richten).

Denk na over spannende lanceringen of nieuws dat je wilt aankondigen voor of tijdens het evenement en begin met het opstellen van een plan om buzz en interesse te genereren.

Heeft u iemand in uw bedrijf die een thought leader is over een relevant onderwerp? Bekijk dan zeker de mogelijkheden voor spreekopdrachten tijdens het evenement! Meld je vroeg aan - deze plekken zijn snel vol. 🗣

6 maanden voor het evenement...

Zorg ervoor dat het ontwerp van je stand al klaar is - het is zelfs beter als het al klaar is!

Als er meerdere mensen van je bedrijf deelnemen aan het evenement, zorg er dan voor dat ze geregistreerd zijn (tickets zijn meestal veel goedkoper als je ze ruim van tevoren koopt).

3 maanden voor het evenement...

Zorg ervoor dat iedereen van je bedrijf die aanwezig is, geregistreerd is en zijn of haar rol op het evenement begrijpt. Wie spreekt er met investeerders? Wie geeft er demo's? Wie tweet over je aanwezigheid op het evenement en verstuurt promotionele e-mails? Wie bewaart en volgt de leads die tijdens het evenement worden gegenereerd?

jongleren met handen en voeten

Natuurlijk kunnen (en zullen) veel van deze rollen elkaar overlappen, maar het is het beste om een aanvalsplan te hebben. 💪

Plaats een bestelling voor alle extra benodigdheden die je nodig hebt, zoals promotionele banners, giveaways, accessoires (brochures en dergelijke), pennen, enz. ✍️

Controleer of alles klaar is voor je stand. Al het meubilair/materiaal moet nu besteld zijn. Coördineer met degene die verantwoordelijk is voor het bouwen van de stand en zorg ervoor dat alles op schema ligt om op tijd geleverd te worden.

Het is beter om deze dingen vroeg te regelen dan tot het laatste moment te wachten! ⏳

1 maand voor het evenement...

Biedt het evenement een app of matchmakingplatform? Maak hier gebruik van om zo snel mogelijk afspraken te maken. Dit geeft je ook de kans om te kijken of er misschien zakelijke connecties of klanten aanwezig zijn. 📲

Onderzoek concurrenten die aanwezig zijn - kijk of ze een stand hebben en probeer een idee te krijgen van hoeveel werknemers ze naar het evenement sturen.

onderzoek

Bevestig op dit punt de reislogistiek - vluchten, hotels, enz. en maak een plan voor hoe jij en je collega's de uitgaven zullen bijhouden. ✈️

De paar weken voor het evenement...

Als je wat buzz wilt genereren rond je bedrijf dat deelneemt aan de beurs of conferentie, is het sturen van een e-mailaankondiging een geweldige manier om te proberen wat meer betrokkenheid te krijgen in de aanloop naar het evenement.

Sommige conferenties bieden mailinglijsten van deelnemers aan als je exposant bent, maar dit is niet altijd het geval - en je moet deze lijsten altijd op een verantwoorde manier gebruiken!

verantwoord e-mailen

Maar als je hier geen toegang toe hebt en er zijn bepaalde mensen of bedrijven met wie je wilt chatten, kijk dan eens naar deze gids voor het vinden van iemands e-mail.

Vraag andere bedrijven of ze een stand hebben die je kunt bezoeken, of kijk of er samenwerkingsmogelijkheden zijn die je kunt bespreken. Mailchimp is een geweldig hulpmiddel voor het organiseren van deze aankondigingen en mailinglijsten.

Tot slot, als het te elfder ure is, zorg er dan voor dat je die last-minute vergadermomenten invult, controleer of alles in orde is voor de levering en opstelling van de stand en bekijk de nevenevenementen die je wilt bijwonen.

Boem! Je bent klaar en voorbereid voor een productieve beurs!

genageld

 

Niet vergeten! Dit zijn een aantal must-have items die je bij de hand moet hebben, want je weet maar nooit...

  • Pennen, sharpies en markeerstiften
  • Tape - duct, masking, wat je maar nodig hebt
  • Verlengsnoeren voor schermen of apparaten met een stekker en extra opladers
  • Algemene kantoorbenodigdheden: post-its, elastiekjes, nietmachine, paperclips, schaar
  • Een basisgereedschapskist: schroevendraaier, hamer, moersleutel, tang, kabelbinders, enz. 🛠
  • Een EHBO-doos: medicijnen tegen hoofdpijn en verkoudheid, verband, enz.
  • Extra visitekaartjes, promotiemateriaal en demo's die je hebt

 

Tips voor het ontwerp van je stand...

Hoe je stand eruit moet zien, mag je helemaal zelf weten! Maar hier zijn een paar dingen om te overwegen:

  • Probeer stoelen in de standruimte te vermijden - ze nemen veel ruimte in beslag en als ze niet gebruikt worden, lijkt de stand leeg en alsof je geen klanten hebt - geen goede uitstraling. 🤷‍♀️
  • Zorg voor een open en uitnodigende plattegrond - je wilt dat mensen met je komen praten, dus maak het ontwerp zo toegankelijk mogelijk!
  • Een aantrekkelijke activiteit of activering - van weggevertjes tot touchscreens met meer informatie over je bedrijf, probeer een aantal interactieve elementen te bedenken die je aan de stand kunt toevoegen. Als het budget het toelaat, natuurlijk.
  • Volg de instructies in de handleiding voor exposanten - ik kan dit niet genoeg benadrukken. Zorg ervoor dat jij en de mensen die je hebt ingehuurd om je stand samen te stellen alle instructies en protocollen volgen die in de handleiding van de evenementcoördinatoren staan. Het niet volgen van de regels kan je geld, tijd en een hoop stress kosten.
de regels volgen

 

Als je naar de beurs gaat zonder stand...

Veel van deze punten zijn nog steeds van toepassing, maar je kunt natuurlijk de stappen overslaan die te maken hebben met de logistiek rond de stand.

Zorg er wel voor dat je van tevoren contact opneemt met de deelnemers om deze ontmoetingen te plannen (en neem indien mogelijk promotiemateriaal mee om je product of dienst te laten zien aan de mensen met wie je spreekt).

Probeer spaarzaam te zijn met het bijwonen van de eigenlijke spreeksessies en keynotes. 🙅‍♀️

Er zijn zo veel geweldige TED Talks en opgenomen spreeksessies van conferenties online - laat je niet meeslepen in deze dingen terwijl je tijdens het evenement zou kunnen netwerken met potentiële klanten of investeerders!

spreeksessies

 

Organiseer je team!

Maak gebruik van tools zoals Airtable, Trello, Dropbox of Notion om samen te werken en ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit wat betreft het doel en de doelstellingen van het bijwonen van het evenement.


 

Zorg voor een Plan B (en C, en D...)

Ik snap het: er gebeuren dingen. Vooral in chaotische en drukke situaties zoals beurzen en conferenties.

Soms lijkt het wel alsof de wet van Murphy speciaal voor dit soort gebeurtenissen in het leven is geroepen - dingen kunnen fout gaan en de kans is groot dat ze zullen fout gaan.

chaos

Ik heb mijn deel van ongelukjes op evenementen wel gehad - mijn telefoon werd een keer per ongeluk in een zeecontainer gestopt na een beurs.

En bij een ander evenement moest ik met de bouwvakkers overleggen om me in de opslagruimte te laten omdat ze niet alles goed hadden uitgepakt en me niet geloofden toen ik zei dat er nog meer was om uit te pakken. 🤦‍♀️

Zoals ik al zei: Dingen. Gebeurt.

Maar geen reden tot paniek! Daarom is het goed om back-upplannen te hebben om alles soepel te laten verlopen.

Neem altijd extra voorraden mee en maak gedetailleerde paklijsten als je je voorbereidt op de beurs. Stem met je team af wie wat meeneemt en wijs iedereen specifieke verantwoordelijkheden toe.

Een ander goed ding om bij de hand te hebben is de handleiding voor exposanten in een ordner. Deze bevatten meestal de formulieren die nodig zijn voor het opruimen na het evenement en voor de logistiek, dus het is goed om ze op elk moment bij de hand te hebben. 📄


 

Laatste tips

Ik weet dat ik je hier veel informatie heb gegeven, maar je hoeft niet in paniek te raken als je bedrijf deze tijdlijn niet precies volgt. Verschillende soorten evenementen hebben verschillende vereisten en doorlooptijden, dus doe gewoon je onderzoek en zorg ervoor dat je de deadlines volgt.

Een paar extra middelen voor je team om het helemaal te maken op de beurs:

ik heb je

 

Als je deze tips volgt voordat je naar een conferentie of beurs gaat, ben je klaar om meer te verkopen en nieuwe, spannende en interessante mensen in je branche te ontmoeten!

Wees voorbereid en volg altijd de richtlijnen van de beursorganisatoren - met dat gezegd ben je in een mum van tijd een professional.

En niet vergeten: je kunt onze gratis handige checklist downloaden voor een beknopte versie van alles wat in deze post wordt genoemd!

En nu maar plannen (en vergeet niet een beetje plezier te maken)! 🎉

je hebt dit

 

We hopen dat je deze post leuk vond. Als je het leuk vond, vertel het dan verder!

Voor meer nieuws over startups, groeimarketing en verkoop:

👉 inschrijven

👉 volg @salesflare op Twitter of Facebook

Ali Colwell