Lista de comprobación definitiva previa a la feria para nuevas empresas y agencias

Las ferias y conferencias son una forma eficaz de conocer nuevos clientes y contactos profesionales. Sorprendentemente, según InsideSales, el 72% de los líderes de ventas y marketing afirman que una feria es un método eficaz para generar clientes potenciales de calidad.

feria eficaz

Y aunque las ferias a veces pueden parecer abrumadoras y, seamos sinceros, caras, pueden ser una mina de oro para las startups que intentan hacerse un nombre en cualquier sector, ¡sobre todo si se planifican con antelación! 🗓

Por eso hemos elaborado esta lista de comprobación definitiva repleta de consejos y trucos que le ayudarán a pasar de novato a profesional de las ferias, tanto si expone como si simplemente asiste al evento.

Bonus: Hemos elaborado una lista de comprobación descargable para que tengas toda esta valiosa información en un documento práctico y digerible. 🚀

¡Vamos a saltar a la derecha en! 👊


 

Primeros pasos: métricas y más

Antes de empezar a planificar una feria o conferencia, piense en cuáles son sus objetivos para acudir a un evento.

¿Quiere captar nuevos clientes? ¿Quiere promocionar una nueva función que acaba de lanzar? Tal vez quieres tratar de conectar con algunos inversores? 💸

Intente enmarcar su planificación en torno a sus intenciones y establezca objetivos cuantificables que pueda seguir y a los que pueda remitirse en futuros eventos, de modo que su empresa pueda decidir si una feria en particular ha tenido éxito y ha merecido la pena.

hagamos esto

Algunas métricas que hay que tener en cuenta y cosas de las que hay que hacer un seguimiento en el evento:

  • Presupuesto - es importante determinar cuánto dinero está dispuesta a gastar su empresa en un evento concreto y planificar a partir de ahí. Intenta dar tantos detalles como sea posible y ten en cuenta también los gastos imprevistos. Consejo profesional: si es la primera vez que expone en una feria determinada, pregunte al coordinador si ofrecen descuentos por primera vez.
  • Plomos - ¿Cuántos contactos generó durante el evento? También es importante hacer un seguimiento de los contactos "calientes" generados para determinar si el público del evento es adecuado para su empresa. Consejo profesional: En la aplicación móvil Salesflare puede añadir clientes potenciales rápidamente y en el acto. 🔥
  • Demostraciones, seguimiento y reuniones - Lleve un registro de cuántas demostraciones y reuniones ha realizado durante la feria, así como de cuántos seguimientos ha programado para después. Consejo profesional: asegúrese de programar el mayor número posible de reuniones con suficiente antelación al evento; las agendas de la gente se llenan muy rápido en ferias y conferencias. Más información sobre la planificación más adelante.
  • Operaciones cerradas - ¿cuántas ventas generó durante el evento? Consejo profesional: Realice un seguimiento de sus clientes potenciales y de los negocios ganados en su cartera de ventas en Salesflare (incluso puedes hacerlo en la aplicación móvil para no tener que llevar el portátil a todas partes). 📱
  • Redes sociales - Mide la participación que recibes durante el evento (y asegúrate de publicar todo sobre la presencia de tu empresa en el evento antes, durante y después), es decir, likes, RTs, comentarios, etc. Inicie conversaciones y anime a la gente a charlar con usted en persona. Consejo profesional: Haz un plan con antelación para tus publicaciones en las redes sociales. Decide quién gestionará las cuentas durante el evento, qué mensajes quieres enviar y no olvides hacer muchas fotos en el evento y publicarlas. #trabajo en equipo #conferenciavida
redes sociales

Una vez consideradas estas cosas, es hora de decidir cuánto tiempo, dinero y recursos quiere invertir en asistir a la feria. Lo que me lleva al siguiente punto...


Exponer frente a asistir

¿Su empresa tiene previsto asistir al evento y pasearse por cada stand y establecer contactos? 🤝

¿O desea invertir en un espacio propio para exponer sus productos o servicios?

Esta decisión depende en gran medida del presupuesto de su empresa, por supuesto, porque las ferias y conferencias pueden llegar a ser costosas.

caro

Pero si tiene el dinero y los recursos para invertir en un stand en un evento, puede ser una forma estupenda de ganar algo más de visibilidad y disponer de un espacio dedicado a las reuniones.

Si no es así, ¡no se preocupe! Las ferias y conferencias pueden seguir siendo oportunidades increíblemente valiosas para conocer nuevos contactos comerciales sin un stand. 👍

Sin embargo, los planes, el tiempo, el presupuesto y la logística pueden ser muy diferentes, ya que exponer requiere una inversión considerablemente mayor de estas cosas, así que vamos a desglosarlo.

¿estás preparado?


Calendario para asistir a una feria o conferencia

9-12 meses antes del acontecimiento...

Decida el presupuesto y el tamaño de su stand. Empieza a pensar en lo que quieres promocionar y en los mensajes que te gustaría transmitir dentro del espacio. 🤔

Si es posible, intente reservar ya su sitio en la sala de exposiciones y sea estratégico al respecto: cerca de las puertas de entrada o en zonas con mucho tránsito de personas son lugares ideales para tener un stand.

Empiece a diseñar el concepto de stand (lo ideal sería contratar a profesionales para esta parte; existen varias agencias de eventos y logística que se dedican específicamente a las ferias comerciales).

Piense en lanzamientos o noticias interesantes que le gustaría anunciar antes o durante el evento y empiece a elaborar un plan para generar expectación e interés.

¿Hay alguien en su empresa que sea un líder de opinión en un tema relevante? No deje de consultar las posibilidades de participar como ponente durante el evento. Inscríbase pronto, ya que las plazas se llenan muy rápido. 🗣

6 meses antes del acontecimiento...

Asegúrese de que el diseño de su stand está listo en este momento, y mejor aún si ya está listo.

Si van a participar en el acto varias personas de su empresa, asegúrese de que estén inscritas (las entradas suelen ser mucho más baratas si se compran con bastante antelación).

3 meses antes del acontecimiento...

Asegúrese de que todas las personas de su empresa que asistan estén inscritas y comprendan su función en el acto. ¿Quién hablará con los inversores? ¿Quién hará demostraciones? ¿Quién tuiteará sobre su presencia en el evento y enviará correos electrónicos promocionales? ¿Quién guardará y rastreará los contactos generados en el evento?

malabares con manos y pies

Por supuesto, muchas de estas funciones pueden solaparse (y lo más probable es que lo hagan), pero lo mejor es tener un plan de ataque de cara al futuro. 💪

Haga un pedido de cualquier material adicional que pueda necesitar, como banners promocionales, obsequios, material colateral (folletos promocionales y similares), bolígrafos, etc. ✍️

Compruebe que todo está listo para su stand. Todos los muebles y materiales deberían estar encargados en este momento. Coordínese con quien esté a cargo de la construcción del stand y asegúrese de que todo esté en camino para ser entregado a tiempo.

¡Es mejor ocuparse de estas cosas con tiempo que esperar hasta el último momento! ⏳

1 mes antes del evento...

¿Ofrece el evento una app o una plataforma de matchmaking? Aprovéchela para concertar reuniones lo antes posible. Esto también te da la oportunidad de echar un vistazo a los contactos comerciales o clientes que puedan estar presentes. 📲

Investigue a los competidores que van a asistir: vea si tienen un stand e intente hacerse una idea de cuántos empleados van a enviar al evento.

investigación

Confirme la logística del viaje en este punto: vuelos, hoteles, etc. y tenga un plan de juego sobre cómo usted y sus colegas harán el seguimiento de los gastos. ✈️

Unas semanas antes del acontecimiento...

Si desea generar cierta expectación en torno a la asistencia de su empresa a la feria o conferencia, el envío de un anuncio por correo electrónico es una buena forma de conseguir más participación antes del evento.

Algunas conferencias ofrecen listas de correo de los asistentes si eres expositor, pero no siempre es así, y siempre debes utilizar estas listas de forma responsable.

correo electrónico responsable

Pero si no tienes acceso a esto, y hay ciertas personas o empresas con las que te gustaría charlar, echa un vistazo a esta guía para encontrar el correo electrónico de cualquier persona.

Pregunte a otras empresas si tienen un stand que pueda visitar, o vea si hay alguna oportunidad de colaboración o asociación que pueda discutir. Mailchimp es una gran herramienta para organizar estos anuncios y listas de correo.

Por último, a medida que se acerca la undécima hora, asegúrese de completar las reuniones de última hora, compruebe que todo está listo para la entrega y el montaje del stand y examine los actos paralelos a los que desea asistir.

¡A tope! Ya está listo y preparado para una feria productiva.

clavado

 

No lo olvides. Estos son algunos artículos imprescindibles que deberías tener a mano porque, bueno, nunca se sabe...

  • Bolígrafos, rotuladores y marcadores fluorescentes
  • Cinta adhesiva - de conductos, de enmascarar, la que necesites
  • Alargadores para pantallas o aparatos enchufables y cargadores adicionales
  • Material de oficina general: post-its, gomas elásticas, grapadora, clips, tijeras
  • Un kit básico de herramientas: destornillador, martillo, llave inglesa, alicates, bridas, etc. 🛠
  • Un botiquín de primeros auxilios: medicamentos para el dolor de cabeza y el resfriado, vendas, etc.
  • Tarjetas de visita, material promocional y demos adicionales

 

Consejos para el diseño de su stand...

El aspecto de su stand depende de usted. Pero aquí tienes algunas cosas a tener en cuenta:

  • Trate de evitar las sillas en el stand: ocupan mucho espacio y, cuando no se utilizan, el stand parece vacío y como si no tuviera clientes, lo que no da buena imagen. 🤷‍♀️
  • Si quieres que la gente venga a hablar contigo, haz que el diseño sea lo más accesible posible.
  • Algún tipo de actividad o activación atractiva: desde regalos hasta pantallas táctiles con más información sobre su empresa, intente pensar en algunos elementos interactivos que pueda añadir al stand. Si el presupuesto lo permite, claro.
  • Siga las instrucciones del manual del expositor - No me canso de repetirlo. Asegúrese de que usted y las personas que ha contratado para montar su stand siguen todas las instrucciones y protocolos establecidos en el manual proporcionado por los coordinadores del evento. No seguir las normas puede costarle dinero, tiempo y mucho estrés.
siga las normas

 

Si asiste a la feria sin un stand...

Muchos de estos puntos siguen siendo válidos, pero, por supuesto, puede saltarse los pasos relacionados con la logística del stand.

Sólo tienes que ponerte en contacto con los asistentes con antelación para programar esas reuniones (y llevar material promocional, si es posible, para mostrar tu producto o servicio a las personas con las que hables).

Cuando se trate de asistir a las sesiones de ponencias y conferencias magistrales, procure hacerlo con moderación. 🙅‍♀️

Hay muchísimas charlas TED y sesiones de conferencias grabadas en Internet. No te dejes llevar por estas cosas cuando podrías estar estableciendo contactos con posibles clientes o inversores durante el evento.

sesiones de ponencias

 

Organice su equipo

Aproveche herramientas como Airtable, Trello, Dropbox o Notion para colaborar y asegurarse de que todo el mundo está en la misma página con respecto al propósito y los objetivos de asistir al evento.


 

Tener un plan B (y C, y D...)

Lo entiendo: ocurren cosas. Sobre todo en situaciones tan caóticas y ajetreadas como las ferias y conferencias.

A veces parece como si la ley de Murphy se hubiera creado justo para acontecimientos como éste: las cosas pueden salir mal, y lo más probable es que salgan mal.

caos

Ya he tenido bastantes percances en eventos: una vez mi teléfono se metió accidentalmente en un contenedor de transporte después de una feria.

Y en otra ocasión, tuve que discutir con los albañiles para que me dejaran entrar en el almacén porque no lo desempaquetaron todo correctamente y no me creyeron cuando les dije que había más cosas que desempaquetar. 🤦‍♀️

Como dije: Cosas. Ocurren.

Pero que no cunda el pánico. Por eso es bueno tener planes de emergencia para que todo funcione sin problemas.

Lleve siempre suministros adicionales y haga listas detalladas de equipaje cuando se prepare para la feria. Coordina con tu equipo quién lleva qué y asigna responsabilidades específicas a cada uno.

Otra cosa que conviene tener es el manual del expositor impreso en una carpeta. Suelen contener los formularios necesarios para la limpieza y la logística posteriores al evento, por lo que es bueno tenerlos listos en un momento. 📄


 

Consejos finales

Sé que te he dado mucha información, pero no te asustes si tu empresa no sigue este calendario al pie de la letra. Cada tipo de evento tiene unos requisitos y plazos distintos, así que investiga y asegúrate de cumplir los plazos.

Recursos adicionales para que su equipo triunfe en la feria:

te tengo

 

Si sigue estos consejos antes de asistir a una conferencia o feria comercial, estará preparado para realizar más ventas y conocer a gente nueva, emocionante e interesante de su sector.

Prepárese y siga siempre las directrices establecidas por los organizadores de la feria; con eso dicho, se convertirá en un profesional en poco tiempo.

Y no lo olvide: ¡puedes descargarte gratis nuestra práctica lista de comprobación para acceder a una versión condensada de todo lo mencionado en este post!

Ahora, ¡a planificar (y no olvides divertirte un poco)! 🎉

tienes esto

 

Esperamos que te haya gustado este post. Si es así, ¡difúndelo!

Para más información sobre startups, marketing de crecimiento y ventas:

👉 suscríbase aquí

👉 siga a @salesflare en Twitter o Facebook

if(window.strchfSettings === undefined) window.strchfSettings = {}; window.strchfSettings.stats = {url: “https://salesflare.storychief.io/pre-trade-show-checklist-startups-2019?id=2136357240&type=2”,title: “The ultimate pre-trade show checklist for startups and agencies in 2019”,id: “b4bf56dd-9b24-4318-a472-b8522fe85e05”}; (function(d, s, id) { var js, sjs = d.getElementsByTagName(s)[0]; if (d.getElementById(id)) {window.strchf.update(); return;} js = d.createElement(s); js.id = id; js.src = “https://d37oebn0w9ir6a.cloudfront.net/scripts/v0/strchf.js”; js.async = true; sjs.parentNode.insertBefore(js, sjs); }(document, ‘script’, ‘storychief-jssdk’))
Ali Colwell