La lista di controllo pre-fiera definitiva per le startup e le agenzie

La tempistica per la partecipazione a una fiera o a una conferenza

9-12 mesi prima dell'evento...

Decidete il budget e le dimensioni dello stand. Iniziate a pensare a ciò che volete promuovere e ai messaggi che volete trasmettere all'interno dello spazio. 🤔

Se possibile, cercate di prenotare già il vostro posto sul pavimento dello showroom e siate strategici: vicino alle porte d'ingresso o in aree con molto traffico pedonale sono i posti ideali per avere uno stand.

Iniziare a progettare il concept dello stand (l'ideale sarebbe affidarsi a professionisti per questa parte - ci sono diverse agenzie di eventi e logistica che si occupano specificamente di fiere).

Pensate a eventuali lanci o novità interessanti da annunciare prima o durante l'evento e iniziate a mettere a punto un piano per generare interesse.

Nella vostra azienda c'è qualcuno che è un leader di pensiero su un argomento rilevante? Assicuratevi di controllare le opportunità di intervento durante l'evento! Candidatevi in anticipo: questi posti si riempiono molto rapidamente. 🗣

6 mesi prima dell'evento...

Assicuratevi che il progetto dello stand sia già pronto, meglio ancora se già pronto!

Se all'evento partecipano più persone della vostra azienda, assicuratevi che siano registrate (i biglietti sono di solito molto più economici se acquistati con largo anticipo).

3 mesi prima dell'evento...

Assicuratevi che tutti i membri della vostra azienda che parteciperanno siano registrati e comprendano il loro ruolo all'evento. Chi parlerà con gli investitori? Chi farà dimostrazioni? Chi twitterà la vostra presenza all'evento e invierà e-mail promozionali? Chi salverà e terrà traccia dei contatti generati dall'evento?

Naturalmente, molti di questi ruoli possono (e molto probabilmente lo faranno) sovrapporsi, ma è meglio avere un piano d'attacco per andare avanti. 💪

Ordinate qualsiasi materiale aggiuntivo di cui possiate aver bisogno, come ad esempio banner promozionali, omaggi, materiale collaterale (brochure promozionali e simili), penne ecc. ✍️

Verificate che tutto sia pronto per lo stand. Tutti gli arredi e i materiali dovrebbero essere ordinati a questo punto. Coordinatevi con il responsabile della costruzione dello stand e assicuratevi che tutto sia pronto per essere consegnato in tempo.

È meglio occuparsi di queste cose in anticipo che aspettare l'ultimo minuto! ⏳

1 mese prima dell'evento...

L'evento offre un'app o una piattaforma di matchmaking? Approfittatene per organizzare incontri il prima possibile. In questo modo avrete anche la possibilità di individuare eventuali contatti commerciali o clienti che potrebbero partecipare all'evento. 📲

Ricercate i concorrenti che partecipano all'evento: verificate se hanno uno stand e cercate di farvi un'idea del numero di dipendenti che invieranno all'evento.

A questo punto, confermate la logistica del viaggio (voli, hotel, ecc.) e preparate un piano per il modo in cui voi e i vostri colleghi traccerete le spese. ✈️

Poche settimane prima dell'evento...

Se desiderate generare un po' di rumore intorno alla partecipazione della vostra azienda alla fiera o alla conferenza, l'invio di un annuncio via e-mail è un ottimo modo per cercare di ottenere un maggiore coinvolgimento prima dell'evento.

Alcune conferenze offrono mailing list dei partecipanti se siete espositori, ma non è sempre così e dovreste sempre usare queste liste in modo responsabile!

Ma se non avete accesso a questo strumento e ci sono persone o aziende con cui vorreste parlare, date un'occhiata a questa guida per trovare l'e-mail di chiunque.

Chiedete alle altre aziende se hanno uno stand da visitare o se ci sono opportunità di collaborazione/partnership da discutere. Mailchimp è un ottimo strumento per organizzare questi annunci e mailing list.

Infine, mentre si avvicina l'undicesima ora, assicuratevi di riempire gli spazi per le riunioni dell'ultimo minuto, di ricontrollare che tutto sia pronto per la consegna e l'allestimento dello stand e di individuare gli eventi collaterali a cui volete partecipare.

Boom! Siete pronti e preparati per una fiera produttiva!

Non dimenticate! Questi sono alcuni oggetti indispensabili da tenere a portata di mano perché, beh, non si sa mai...

• Penne, pennarelli ed evidenziatori
• Nastro adesivo, nastro adesivo, nastro per mascheratura, qualsiasi cosa vi serva.
• Prolunghe per eventuali schermi o apparecchi a spina e caricabatterie extra.
• Materiale generico per ufficio: post-it, elastici, pinzatrice, graffette, forbici.
• Un kit di attrezzi di base: cacciavite, martello, chiave inglese, pinze, fascette, ecc. 🛠
• Un kit di pronto soccorso: farmaci per il mal di testa e il raffreddore, bende, ecc.
• Biglietti da visita, materiale promozionale e dimostrazioni extra.

Suggerimenti per la progettazione dello stand...

Per quanto riguarda l'aspetto del vostro stand, dipende solo da voi! Ma ecco alcuni elementi da considerare:

• Cercate di evitare di avere sedie nello spazio dello stand: occupano molto spazio e quando non vengono utilizzate fanno sembrare lo stand vuoto e come se non aveste clienti, il che non è una buona impressione. 🤷‍♀️
• La planimetria è aperta e invitante: volete che le persone vengano a parlare con voi, quindi rendete il progetto il più accessibile possibile!
• Qualche tipo di attività o attivazione coinvolgente: dagli omaggi agli schermi tattili con ulteriori informazioni sulla vostra azienda, cercate di pensare a qualche elemento interattivo da aggiungere allo stand. Ovviamente, budget permettendo.
• Seguite le istruzioni del manuale dell'espositore: non lo sottolineerò mai abbastanza. Assicuratevi che voi e le persone che avete assunto per allestire il vostro stand seguiate tutte le istruzioni e i protocolli indicati nel manuale fornito dai coordinatori dell'evento. Non seguire le regole può costarvi denaro, tempo e molto stress.

Se partecipate alla fiera senza uno stand...

Molti di questi punti sono ancora validi, ma è possibile saltare i passaggi che riguardano la logistica dello stand.

Assicuratevi di contattare in anticipo i partecipanti per fissare gli incontri (e portate con voi del materiale promozionale, se possibile, per mostrare il vostro prodotto o servizio ai vostri interlocutori).

Quando si tratta di partecipare alle sessioni di discussione e ai keynote, cercate di farlo con parsimonia. 🙅‍♀️

Ci sono così tanti bei TED Talks e sessioni registrate di conferenze online - non fatevi risucchiare da queste cose quando potreste fare networking con potenziali clienti o investitori durante l'evento!

Organizzate il vostro team!

Sfruttate strumenti come Airtable, Trello, Dropbox o Notion per collaborare e assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda riguardo allo scopo e agli obiettivi della partecipazione all'evento.

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Avere un piano B (e C, e D...)

Lo capisco: le cose succedono. Soprattutto in situazioni così caotiche e impegnative come le fiere e le conferenze.

A volte sembra che la legge di Murphy sia stata creata proprio per eventi come questo: le cose possono andare male, ed è probabile che andranno male.

Ho avuto la mia parte di contrattempi durante gli eventi: una volta il mio telefono è stato accidentalmente impacchettato in un container di spedizione dopo una fiera.

In un altro evento, ho dovuto discutere con i costruttori per farmi entrare nell'area di stoccaggio perché non avevano disimballato tutto correttamente e non mi hanno creduto quando ho detto che c'era altro da disimballare. 🤦‍♀️

Come ho detto: Le cose. Succede.

Non c'è bisogno di farsi prendere dal panico! È per questo che è bene avere dei piani di riserva per far sì che tutto fili liscio.

Portate sempre con voi forniture extra e preparate liste di imballaggio dettagliate quando vi preparate per la fiera. Coordinatevi con il vostro team per stabilire chi porta cosa e assegnate responsabilità specifiche a ciascuno.

Un'altra cosa utile da avere è il manuale dell'espositore stampato in un raccoglitore. Di solito contiene i moduli necessari per la pulizia e la logistica post-evento, quindi è bene averli pronti all'occorrenza. 📄

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Suggerimenti finali

So di avervi dato un sacco di informazioni, ma non c'è bisogno di farsi prendere dal panico se la vostra azienda non segue esattamente questo calendario. I diversi tipi di eventi hanno requisiti e tempi diversi, quindi fate le vostre ricerche e assicuratevi di rispettare le scadenze.

Alcune risorse extra per il vostro team, per fare il botto in fiera:

• Una guida al networking senza fronzoli per far sì che il vostro team sia in grado di stabilire contatti significativi e produttivi durante l'evento.
• Un elenco delle migliori conferenze per le startup nel 2020 per darvi ispirazione e indirizzarvi verso le conferenze più rilevanti in circolazione.
• Modelli di e-mail di follow-up per quando dovete inviare un'e-mail a tutti quei meravigliosi contatti che avete incontrato all'evento.
• Potenti strumenti per aiutarvi a organizzarvi e a collaborare al massimo dell'efficienza.

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Ecco, se seguite questi consigli prima di partecipare a una conferenza o a una fiera, sarete pronti a fare più vendite e a incontrare persone nuove, eccitanti e interessanti nel vostro settore!

Siate preparati e seguite sempre le linee guida stabilite dagli organizzatori della fiera: con queste premesse, diventerete dei professionisti in men che non si dica.

E non dimenticate: potete scaricare la nostra pratica lista di controllo gratuita per accedere a una versione condensata di tutto ciò che è stato menzionato in questo post!

Ora, iniziate a pianificare (e non dimenticate di divertirvi un po')! 🎉

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