Die ultimative Checkliste für Start-ups und Agenturen vor der Messe

Messen und Konferenzen sind ein wirksames Mittel, um neue Kunden zu treffen und berufliche Kontakte zu knüpfen - überraschenderweise geben laut InsideSales 72% der Vertriebs- und Marketingleiter an, dass eine Messe eine wirksame Methode zur Generierung hochwertiger Leads ist.

effektive Messe

Und obwohl Messen manchmal überwältigend und, seien wir ehrlich, teuer erscheinen, können sie eine Goldgrube für Start-ups sein, die versuchen, sich in jeder Branche einen Namen zu machen - vor allem, wenn Sie vorausplanen! 🗓

Deshalb haben wir diese ultimative Checkliste mit Tipps und Tricks zusammengestellt, die Ihnen helfen, vom Messeneuling zum Messeprofi zu werden - egal, ob Sie ausstellen oder nur an der Veranstaltung teilnehmen.

Bonus: Wir haben eine herunterladbare Checkliste zusammengestellt, in der Sie all diese wertvollen Informationen in einem praktischen, leicht verdaulichen Dokument finden. 🚀

Lasst uns gleich loslegen! 👊


 

Erste Schritte - Metriken und mehr

Bevor Sie mit der Planung einer Messe oder Konferenz beginnen, sollten Sie überlegen, welche Ziele Sie mit dem Besuch einer Veranstaltung verfolgen.

Versuchen Sie, neue Kunden zu gewinnen? Möchten Sie für eine aufregende neue Funktion werben, die Sie gerade eingeführt haben? Vielleicht möchten Sie versuchen, mit einigen Investoren in Kontakt zu treten? 💸

Versuchen Sie, Ihre Planung auf Ihre Absichten auszurichten - und setzen Sie sich messbare Ziele, die Sie verfolgen und für künftige Veranstaltungen heranziehen können, damit Ihr Unternehmen entscheiden kann, ob eine bestimmte Messe erfolgreich und den ROI wert ist.

Machen wir es so

Einige zu berücksichtigende Messgrößen und Dinge, die bei der Veranstaltung zu beachten sind:

  • Haushalt - Es ist wichtig, festzustellen, wie viel Geld Ihr Unternehmen bereit ist, für eine bestimmte Veranstaltung auszugeben, und davon ausgehend zu planen. Versuchen Sie, so viele Details wie möglich anzugeben und auch unerwartete Ausgaben zu berücksichtigen. Profi-Tipp: Wenn Sie zum ersten Mal auf einer bestimmten Messe ausstellen, fragen Sie den Koordinator, ob es Rabatte für Erstaussteller gibt.
  • Führt - Wie viele Leads haben Sie während der Veranstaltung generiert? Es ist auch wichtig, die Anzahl der "heißen" Leads zu ermitteln, die Sie generiert haben, damit Sie feststellen können, ob die Zielgruppe der Veranstaltung die richtige für Ihr Unternehmen ist. Profi-Tipp: Sie können in der mobilen App Salesflare schnell und vor Ort Leads hinzufügen. 🔥
  • Demos, Folgemaßnahmen und Treffen - Führen Sie Buch darüber, wie viele Demos und Besprechungen Sie während der Messe durchgeführt haben und wie viele Nachfassaktionen Sie für die Zeit danach geplant haben. Profi-Tipp: Planen Sie so viele Termine wie möglich im Vorfeld der Veranstaltung - auf Messen und Konferenzen sind die Terminkalender sehr schnell voll! Mehr zur Planung später.
  • Abgeschlossene Geschäfte - Wie viele Verkäufe haben Sie während der Veranstaltung selbst getätigt? Profi-Tipp: Verfolgen Sie Ihre Leads und gewonnenen Geschäfte in Ihrer Vertriebspipeline auf Salesflare (Sie können dies sogar über die mobile App tun, so dass Sie Ihren Laptop nicht mit sich herumtragen müssen). 📱
  • Soziale Medien - Messen Sie das Engagement, das Sie während der Veranstaltung erhalten (und stellen Sie sicher, dass Sie vor, während und nach der Veranstaltung alles über die Anwesenheit Ihres Unternehmens auf der Veranstaltung posten) - das bedeutet Likes, RTs, Kommentare usw. Starten Sie Unterhaltungen und ermutigen Sie die Leute, sich mit Ihnen persönlich zu unterhalten. Pro-Tipp: Machen Sie im Voraus einen Plan für Ihre Beiträge in den sozialen Medien. Legen Sie fest, wer die Konten während der Veranstaltung verwaltet, welche Botschaften Sie aussenden wollen und vergessen Sie nicht, viele Fotos von der Veranstaltung zu machen und sie zu posten! #Teamarbeit #KonferenzenLeben
soziale Medien

Sobald diese Dinge in Betracht gezogen werden, ist es an der Zeit zu entscheiden, wie viel Zeit, Geld und Ressourcen Sie in die Teilnahme an der Messe investieren wollen. Was mich zu meinem nächsten Punkt bringt...


Ausstellen vs. Anwesend sein

Plant Ihr Unternehmen, an der Veranstaltung teilzunehmen, zu den einzelnen Ständen zu gehen und Kontakte zu knüpfen? 🤝

Oder möchten Sie in eine eigene Fläche investieren, um Ihre Produkte oder Dienstleistungen auszustellen?

Diese Entscheidung hängt natürlich stark vom Budget Ihres Unternehmens ab, denn Messen und Konferenzen können teuer werden.

teuer

Wenn Sie jedoch das Geld und die Ressourcen haben, um in einen Stand auf einer Veranstaltung zu investieren, kann dies eine gute Möglichkeit sein, mehr Sichtbarkeit zu erlangen und einen eigenen Raum für Meetings zu haben.

Wenn nicht, keine Sorge! Messen und Konferenzen können immer noch unglaublich wertvolle Gelegenheiten sein, um neue Geschäftskontakte zu knüpfen, ohne einen Stand zu haben. 👍

Die Pläne, die Zeit, das Budget und die Logistik, die damit verbunden sind, können jedoch sehr unterschiedlich sein, da das Ausstellen eine wesentlich größere Investition erfordert.

Sind Sie bereit?


Der Zeitplan für die Teilnahme an einer Fachmesse oder Konferenz

9-12 Monate vor der Veranstaltung...

Entscheiden Sie sich für ein Budget und die Größe Ihres Standes. Machen Sie sich Gedanken darüber, was Sie bewerben wollen und welche Botschaften Sie auf der Fläche vermitteln möchten. 🤔

Versuchen Sie nach Möglichkeit, Ihren Platz auf der Ausstellungsfläche bereits zu reservieren, und gehen Sie dabei strategisch vor: In der Nähe der Eingangstüren oder in Bereichen mit viel Publikumsverkehr sind ideale Plätze für einen Stand.

Beginnen Sie mit der Gestaltung des Standkonzepts (am besten beauftragen Sie für diesen Teil Profis - es gibt mehrere Event- und Logistikagenturen, die sich speziell auf Messen spezialisiert haben).

Überlegen Sie sich, welche spannenden Neuheiten Sie vor oder während der Veranstaltung ankündigen möchten, und stellen Sie einen Plan auf, wie Sie für Aufsehen und Interesse sorgen können.

Gibt es in Ihrem Unternehmen jemanden, der ein Vordenker zu einem relevanten Thema ist? Informieren Sie sich über die Möglichkeiten, während der Veranstaltung als Redner aufzutreten! Bewerben Sie sich frühzeitig - die Plätze sind schnell vergeben. 🗣

6 Monate vor der Veranstaltung...

Vergewissern Sie sich, dass Ihr Standdesign zu diesem Zeitpunkt in Arbeit ist - noch besser, wenn es bereits fertig ist!

Wenn mehrere Personen aus Ihrem Unternehmen an der Veranstaltung teilnehmen, stellen Sie sicher, dass sie registriert sind (die Eintrittskarten sind in der Regel viel billiger, wenn Sie sie lange im Voraus kaufen).

3 Monate vor der Veranstaltung...

Vergewissern Sie sich, dass alle teilnehmenden Mitarbeiter Ihres Unternehmens angemeldet sind und wissen, welche Rolle sie bei der Veranstaltung spielen. Wer wird mit den Investoren sprechen? Wer wird Demos geben? Wer wird über Ihre Anwesenheit auf der Veranstaltung twittern und Werbe-E-Mails verschicken? Wer wird die auf der Veranstaltung generierten Leads speichern und verfolgen?

Jonglieren mit Händen und Füßen

Natürlich können sich viele dieser Rollen überschneiden (und werden es höchstwahrscheinlich auch), aber es ist am besten, einen Angriffsplan für die Zukunft zu haben. 💪

Bestellen Sie zusätzliches Material wie Werbebanner, Werbegeschenke, Werbematerial (Werbebroschüren u. ä.), Stifte usw. ✍️

Überprüfen Sie noch einmal, ob alles für Ihren Stand bereit ist. Alle Möbel/Materialien sollten zu diesem Zeitpunkt bestellt sein. Stimmen Sie sich mit dem für den Standbau zuständigen Mitarbeiter ab und vergewissern Sie sich, dass alles pünktlich geliefert wird.

Es ist besser, sich frühzeitig um diese Dinge zu kümmern, als bis zur letzten Minute zu warten! ⏳

1 Monat vor der Veranstaltung...

Bietet die Veranstaltung eine App oder eine Matchmaking-Plattform? Nutzen Sie dies, um so bald wie möglich Treffen zu vereinbaren. Dies gibt Ihnen auch die Möglichkeit, Geschäftsverbindungen oder Kunden zu erkunden, die ebenfalls an der Veranstaltung teilnehmen könnten. 📲

Informieren Sie sich über die teilnehmenden Konkurrenten - sehen Sie nach, ob sie einen Stand haben und versuchen Sie herauszufinden, wie viele Mitarbeiter sie zu der Veranstaltung schicken.

Forschung

Bestätigen Sie zu diesem Zeitpunkt die Reiselogistik - Flüge, Hotels usw. - und stellen Sie einen Plan auf, wie Sie und Ihre Kollegen die Ausgaben verfolgen werden. ✈️

Die wenigen Wochen vor der Veranstaltung...

Wenn Sie die Teilnahme Ihres Unternehmens an der Messe oder Konferenz bekannt machen wollen, ist eine E-Mail-Ankündigung eine gute Möglichkeit, um im Vorfeld der Veranstaltung für mehr Engagement zu sorgen.

Einige Konferenzen bieten Mailinglisten der Teilnehmer an, wenn Sie ein Aussteller sind, aber das ist nicht immer der Fall - und Sie sollten diese Listen immer verantwortungsvoll nutzen!

E-Mail verantwortungsvoll

Wenn Sie jedoch keinen Zugang dazu haben und mit bestimmten Personen oder Unternehmen chatten möchten, sollten Sie sich diesen Leitfaden zum Auffinden der E-Mail-Adressen von Personen ansehen.

Fragen Sie andere Unternehmen, ob sie einen Stand haben, den Sie besuchen können, oder ob es Möglichkeiten der Zusammenarbeit/Partnerschaft gibt, die Sie besprechen können. Mailchimp ist ein großartiges Instrument für die Organisation solcher Ankündigungen und Mailinglisten.

Schließlich sollten Sie in letzter Minute noch Termine für Besprechungen wahrnehmen, überprüfen, ob alles für die Anlieferung und den Aufbau des Standes bereit ist, und die Nebenveranstaltungen, an denen Sie teilnehmen möchten, in Augenschein nehmen.

Bumm! Sie sind bereit und vorbereitet für eine produktive Messe!

den Nagel auf den Kopf getroffen

 

Nicht vergessen! Dies sind einige Dinge, die du unbedingt griffbereit haben solltest, denn man weiß ja nie...

  • Stifte, Sharpies und Textmarker
  • Klebeband - Klebeband, Abdeckband, was immer Sie brauchen könnten
  • Verlängerungskabel für alle Bildschirme oder Steckdosengeräte und zusätzliche Ladegeräte
  • Allgemeines Büromaterial: Post-its, Gummibänder, Hefter, Büroklammern, Scheren
  • Eine Grundausstattung an Werkzeug: Schraubenzieher, Hammer, Schraubenschlüssel, Zange, Kabelbinder usw. 🛠
  • Eine Reiseapotheke: Kopfschmerz- und Erkältungsmedikamente, Verbandsmaterial usw.
  • Zusätzliche Visitenkarten, Werbematerialien und alle Demos, die Sie haben

 

Tipps für die Gestaltung Ihres Messestandes...

Wie Ihr Stand aussehen soll, bleibt ganz Ihnen überlassen! Aber hier sind einige Dinge zu beachten:

  • Versuchen Sie, Stühle in der Standfläche zu vermeiden - sie nehmen viel Platz weg, und wenn sie nicht benutzt werden, wirkt der Stand leer und so, als ob Sie keine Kunden hätten - kein guter Eindruck. 🤷‍♀️
  • Ein offener und einladender Grundriss - Sie wollen, dass man mit Ihnen ins Gespräch kommt, also gestalten Sie das Design so ansprechend wie möglich!
  • Irgendeine Art von ansprechender Aktivität oder Aktivierung - von Werbegeschenken bis hin zu Touchscreens mit weiteren Informationen über Ihr Unternehmen, versuchen Sie, sich einige interaktive Elemente auszudenken, die Sie dem Stand hinzufügen können. Wenn es das Budget zulässt, natürlich.
  • Befolgen Sie die Anweisungen im Ausstellerhandbuch - ich kann das gar nicht oft genug betonen. Vergewissern Sie sich, dass Sie und die Mitarbeiter, die Sie mit dem Aufbau Ihres Standes beauftragt haben, alle Anweisungen und Protokolle befolgen, die in dem von den Veranstaltungskoordinatoren bereitgestellten Handbuch aufgeführt sind. Die Nichtbeachtung der Regeln kann Sie Geld, Zeit und eine Menge Stress kosten.
die Regeln zu befolgen

 

Wenn Sie ohne Stand an der Messe teilnehmen...

Viele dieser Punkte gelten nach wie vor, aber Sie können die Schritte, die die Logistik rund um den Stand betreffen, natürlich auslassen.

Achten Sie nur darauf, dass Sie sich rechtzeitig mit den Teilnehmern in Verbindung setzen, um diese Treffen zu vereinbaren (und bringen Sie, wenn möglich, Werbematerialien mit, um Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung den Gesprächspartnern vorzustellen).

Wenn es darum geht, die eigentlichen Reden und Keynotes zu besuchen, sollten Sie dies sparsam tun. 🙅‍♀️

Es gibt so viele großartige TED-Talks und aufgezeichnete Reden von Konferenzen im Internet - lassen Sie sich nicht auf diese Dinge ein, wenn Sie während der Veranstaltung Kontakte zu potenziellen Kunden oder Investoren knüpfen könnten!

Vortragsveranstaltungen

 

Organisieren Sie Ihr Team!

Nutzen Sie Tools wie Airtable, Trello, Dropbox oder Notion, um zusammenzuarbeiten und sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite stehen, was den Zweck und die Ziele der Teilnahme an der Veranstaltung betrifft.


 

Haben Sie einen Plan B (und C, und D...)

Ich verstehe es: Dinge passieren. Vor allem in so chaotischen und hektischen Situationen wie auf Messen und Konferenzen.

Manchmal scheint es, als sei Murphys Gesetz genau für solche Ereignisse geschaffen worden - Dinge können schief gehen, und die Chancen stehen gut, dass sie schief gehen werden.

chaos

Mir ist schon so manches Missgeschick auf Veranstaltungen passiert - einmal wurde mein Handy nach einer Messe versehentlich in einen Frachtcontainer gepackt.

Und bei einer anderen Veranstaltung musste ich mich mit den Bauarbeitern streiten, damit sie mich in den Lagerbereich ließen, weil sie nicht alles richtig ausgepackt hatten und mir nicht glaubten, als ich sagte, dass es noch mehr auszupacken gäbe. 🤦‍♀️

Wie ich schon sagte: Dinge. Passiert.

Aber kein Grund zur Panik! Deshalb ist es gut, Backup-Pläne zu haben, damit alles reibungslos läuft.

Bringen Sie immer zusätzliches Material mit und erstellen Sie detaillierte Packlisten, wenn Sie sich auf die Messe vorbereiten. Stimmen Sie mit Ihrem Team ab, wer was mitbringt, und weisen Sie jedem bestimmte Aufgaben zu.

Eine weitere gute Sache ist das Ausstellerhandbuch, das in einer Mappe ausgedruckt ist. Darin finden sich in der Regel die Formulare, die für die Aufräumarbeiten und die Logistik nach der Veranstaltung benötigt werden, so dass es gut ist, sie jederzeit griffbereit zu haben. 📄


 

Letzte Tipps

Ich weiß, dass ich Sie hier mit einer Menge Informationen überschüttet habe, aber kein Grund zur Panik, wenn Ihr Unternehmen diesen Zeitplan nicht genau einhält. Verschiedene Veranstaltungstypen haben unterschiedliche Anforderungen und Vorlaufzeiten, also recherchieren Sie einfach und stellen Sie sicher, dass Sie die Fristen einhalten.

Einige zusätzliche Ressourcen für Ihr Team, damit es auf der Messe richtig abgeht:

Ich habe dich

 

Wenn Sie diese Tipps vor der Teilnahme an einer Konferenz oder Messe befolgen, können Sie mehr Umsatz machen und neue, aufregende und interessante Menschen in Ihrer Branche kennen lernen!

Seien Sie gut vorbereitet und halten Sie sich immer an die Richtlinien der Messeveranstalter - dann werden Sie im Handumdrehen ein Profi sein.

Und nicht zu vergessen: Sie können unsere kostenlose praktische Checkliste herunterladen, um eine Kurzfassung aller in diesem Beitrag erwähnten Punkte zu erhalten!

Also, fangt an zu planen (und vergesst nicht, ein bisschen Spaß zu haben)! 🎉

Sie haben das

 

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Ali Colwell