A melhor lista de verificação pré-feiras para startups e agências

O cronograma para participar de uma feira de negócios ou conferência

9 a 12 meses antes do evento...

Decida o orçamento e o tamanho do seu estande. Comece a pensar sobre o que você deseja promover e as mensagens que gostaria de transmitir no espaço. 🤔

Se possível, tente já reservar seu lugar no piso do showroom e seja estratégico: perto das portas de entrada ou em áreas com muito tráfego de pedestres são locais ideais para ter um estande.

Comece a projetar o conceito do estande (talvez seja ideal contratar profissionais para essa parte - há várias agências de eventos e logística que atendem especificamente a feiras comerciais).

Pense em quaisquer lançamentos ou notícias interessantes que você gostaria de anunciar antes ou durante o evento e comece a elaborar um plano para gerar buzz e interesse.

Você tem alguém em sua empresa que é um líder de pensamento em um tópico relevante? Não deixe de conferir as oportunidades de palestras durante o evento! Inscreva-se com antecedência - essas vagas são preenchidas muito rapidamente. 🗣

6 meses antes do evento...

Certifique-se de que o design de seu estande esteja pronto nesse momento - melhor ainda se já estiver pronto!

Se houver várias pessoas da sua empresa participando do evento, certifique-se de que elas estejam registradas (os ingressos geralmente são muito mais baratos se forem comprados com bastante antecedência).

3 meses antes do evento...

Certifique-se de que todas as pessoas da sua empresa que participarão do evento estejam registradas e entendam sua função no evento. Quem falará com os investidores? Quem fará demonstrações? Quem fará um tweet sobre sua presença no evento e enviará e-mails promocionais? Quem salvará e acompanhará os leads gerados no evento?

É claro que muitas dessas funções podem (e provavelmente irão) se sobrepor, mas é melhor ter um plano de ataque para avançar. 💪

Faça um pedido de quaisquer suprimentos adicionais que você possa precisar, como banners promocionais, brindes, materiais de apoio (folhetos promocionais e similares), canetas etc. ✍️

Verifique novamente se tudo está pronto para o seu estande. Todos os móveis/materiais devem ser encomendados nesse momento. Coordene com o responsável pela construção do estande e certifique-se de que tudo esteja no caminho certo para ser entregue no prazo.

É melhor cuidar dessas coisas com antecedência do que esperar até o último minuto! ⏳

1 mês antes do evento...

O evento oferece um aplicativo ou plataforma de matchmaking? Aproveite isso para marcar reuniões o mais rápido possível. Isso também lhe dá a chance de conhecer quaisquer conexões comerciais ou clientes que também possam estar presentes. 📲

Pesquise os concorrentes que estão participando - veja se eles têm um estande e tente ter uma ideia de quantos funcionários eles estão enviando para o evento.

Confirme a logística da viagem neste momento - voos, hotéis, etc. - e tenha um plano de jogo sobre como você e seus colegas irão controlar as despesas. ✈️

Nas poucas semanas que antecederam o evento...

Se você quiser gerar algum burburinho sobre a participação de sua empresa na feira ou conferência, enviar um anúncio por e-mail é uma ótima maneira de tentar obter mais engajamento antes do evento.

Algumas conferências oferecem listas de mala direta dos participantes se você for um expositor, mas nem sempre é esse o caso - e você deve sempre usar essas listas com responsabilidade!

Mas se você não tiver acesso a isso e houver determinadas pessoas ou empresas com as quais gostaria de conversar, consulte este guia para encontrar o e-mail de qualquer pessoa.

Pergunte a outras empresas se elas têm um estande que você possa visitar ou veja se há alguma oportunidade de colaboração/parceria que você possa discutir. Mailchimp é uma ótima ferramenta para organizar esses anúncios e listas de discussão.

Por fim, ao chegar à última hora, certifique-se de preencher os espaços para reuniões de última hora, verifique se tudo está pronto para a entrega e a montagem do estande e analise os eventos paralelos dos quais deseja participar.

Bum! Você está pronto e preparado para uma feira de negócios produtiva!

Não se esqueça! Estes são alguns itens indispensáveis que você deve ter à mão porque, bem, nunca se sabe...

• Canetas, canetas hidrográficas e marcadores
• Fita adesiva - adesiva, adesiva de máscara, o que for necessário
• Cabos de extensão para quaisquer telas ou aparelhos conectados à tomada e carregadores extras
• Materiais de escritório em geral: post-its, elásticos, grampeador, clipes de papel, tesouras
• Um kit básico de ferramentas: chave de fenda, martelo, chave inglesa, alicate, abraçadeiras, etc. 🛠
• Um kit de primeiros socorros: remédios para dor de cabeça e resfriado, ataduras, etc.
• Cartões de visita extras, materiais promocionais e quaisquer demonstrações que você tenha

Dicas para o design de seu estande...

Quanto à aparência de seu estande, isso depende totalmente de você! Mas aqui estão algumas coisas a serem consideradas:

• Tente evitar cadeiras no espaço do estande - elas ocupam muito espaço e, quando não são usadas, fazem com que o estande pareça vazio e como se você não tivesse nenhum cliente - o que não é uma boa aparência. 🤷‍♀️
• Tenha uma planta baixa aberta e convidativa - você quer que as pessoas venham falar com você, portanto, torne o design o mais acessível possível!
• Algum tipo de atividade ou ativação envolvente - de brindes a telas sensíveis ao toque com mais informações sobre sua empresa, tente pensar em alguns elementos interativos que possam ser adicionados ao estande. Se o orçamento permitir, é claro.
• Siga as instruções do manual do expositor - Nunca é demais enfatizar esse ponto. Certifique-se de que você e as pessoas que você contratou para montar seu estande sigam todas as instruções e protocolos estabelecidos no manual fornecido pelos coordenadores do evento. Não seguir as regras pode custar-lhe dinheiro, tempo e muito estresse.

Se você estiver participando da feira sem um estande...

Muitos desses itens ainda se aplicam, mas você pode, é claro, pular as etapas que envolvem a logística do estande.

Não deixe de entrar em contato com os participantes com antecedência para agendar essas reuniões (e leve alguns materiais promocionais, se possível, para mostrar seu produto ou serviço às pessoas com quem você falar).

Quando se trata de assistir às sessões de palestras e às palestras propriamente ditas, tente fazer isso com moderação. 🙅‍♀️

Há muitos TED Talks excelentes e sessões de palestras gravadas de conferências on-line - não se deixe levar por essas coisas quando poderia estar fazendo networking com clientes ou investidores em potencial durante o evento!

Organize sua equipe!

Tire proveito de ferramentas como Airtable, Trello, Dropbox ou Notion para colaborar e garantir que todos estejam na mesma página em relação ao propósito e às metas de participação no evento.

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Tenha um Plano B (e C, e D...)

Eu entendo: coisas acontecem. Especialmente em situações tão caóticas e movimentadas como feiras e conferências.

Às vezes, parece que a lei de Murphy foi criada apenas para eventos como esse - as coisas podem dar errado e, provavelmente, elas darão errado.

Já tive meu quinhão de contratempos em eventos - uma vez meu telefone foi acidentalmente embalado em um contêiner de transporte após uma feira comercial.

E em um evento separado, tive que discutir com os construtores para que me deixassem entrar na área de armazenamento porque eles não desempacotaram tudo corretamente e não acreditaram quando eu disse que havia mais coisas para desempacotar. 🤦‍♀️

Como eu disse: Coisas. Acontecem.

Mas não é preciso entrar em pânico! É por isso que é bom ter planos de backup para manter tudo funcionando sem problemas.

Sempre traga suprimentos extras e faça listas de embalagem detalhadas ao se preparar para a feira comercial. Coordene com a sua equipe quem leva o quê e atribua responsabilidades específicas a todos.

Outra coisa boa de se ter é o manual do expositor impresso em um fichário. Ele geralmente contém os formulários necessários para a limpeza e a logística pós-evento, portanto, é bom tê-los prontos para serem usados a qualquer momento. 📄

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Dicas finais

Sei que lhe dei muitas informações aqui, mas não precisa entrar em pânico se a sua empresa não seguir exatamente esse cronograma. Diferentes tipos de eventos têm diferentes requisitos e prazos de entrega, portanto, faça sua pesquisa e certifique-se de seguir os prazos.

Alguns recursos extras para a sua equipe arrasar na feira:

• Um guia de networking prático para que sua equipe tenha a mentalidade de fazer contatos significativos e produtivos durante o evento.
• Uma lista das principais conferências para startups em 2020 para inspirá-lo e indicar a direção certa para as conferências mais relevantes.
• Modelos de e-mail de acompanhamento para quando você precisar enviar um e-mail para todos aqueles leads maravilhosos que conheceu no evento.
• Ferramentas poderosas para ajudá-lo a se organizar e colaborar em seu nível mais eficiente.

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Se você seguir essas dicas antes de participar de uma conferência ou feira comercial, estará pronto para fazer mais vendas e conhecer pessoas novas, interessantes e empolgantes em seu setor!

Esteja preparado e sempre siga as diretrizes estabelecidas pelos organizadores da feira de negócios - com isso, você se tornará um profissional em pouco tempo.

E não se esqueça: você pode fazer o download gratuito da nossa lista de verificação prática para acessar uma versão condensada de tudo o que foi mencionado neste post!

Agora, comece a planejar (e não se esqueça de se divertir um pouco)! 🎉

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