Airtable: Cambiando la forma de estructurar la información

Espera... ¿qué es Airtable?

En pocas palabras, Airtable es un híbrido de hoja de cálculo y base de datos, lo que significa que tiene las características de una base de datos pero aplicadas a una hoja de cálculo.

La misión de Airtable explica que fue "fundada con la creencia de que el software no debería dictar cómo trabajas, sino que tú deberías dictar cómo funciona. Nuestra misión es democratizar la creación de software permitiendo que cualquiera construya las herramientas que satisfagan sus necesidades."

Airtable consta de seis componentes básicos:

1. Bases: Toda la información necesaria para crear un proyecto está contenida en una base. Las bases pueden ser construidas a partir de plantillas existentes proporcionadas por Airtable. Además, también se pueden construir desde cero, a partir de una hoja de cálculo o de una base existente.
2. Tablas: Una tabla es similar a una hoja de cálculo. Una base es una colección de tablas.
3. Vistas: Las vistas muestran los conjuntos de resultados de las consultas de datos y pueden guardarse para fines futuros.
4. Campos: Cada entrada de una tabla es un campo. No se limitan a contener texto. Airtable ofrece actualmente 16 tipos de campos básicos. Estos son: textos de una sola línea, artículos de texto largo, archivos adjuntos, casillas de verificación, selección única de lista desplegable, selección múltiple de listas desplegables, fecha y hora, números de teléfono, ID de correo electrónico, URL, números, moneda, porcentaje, auto-número, fórmulas y códigos de barras.
5. Registros: Cada fila de una tabla es un registro.
6. Equipo: Team es una colección de bases en Airtable.

Los campos de una "base" de Airtable son muy similares a las celdas de una hoja de cálculo, con la diferencia de que luego se pueden incluir distintos tipos de celdas, como casillas de verificación y listas desplegables. 🤟

Incluso puedes incluir enlaces o subir archivos directamente.

Además, puedes enlazar distintas tablas entre sí, invitar a tus compañeros de trabajo a colaborar en las tablas y publicar vistas en sitios web externos.

Básicamente, esta herramienta te permite organizar casi cualquier tipo de datos en tu empresa (o vida personal). Puedes crear wikis, cronogramas de proyectos y casi cualquier cosa que se te ocurra. 🤔

Hasta la fecha, Airtable cuenta con más de 30.000 empresas que utilizan el producto, con más de 3 millones de bases de datos.

Eso es mucha información. 🤯

Organizar cualquier cosa

Sí, realmente cualquier cosa y todo.

Airtable tiene muchas funciones y formas de ver los datos: aunque la vista predeterminada de Airtable parece una tabla de hoja de cálculo excesivamente codificada por colores, hay mucho que hacer "bajo el capó", por así decirlo.

Puedes ver una tabla como un calendario, una galería de tarjetas grandes o incluso como un tablero kanban. 🗓

A partir de ahí, puedes ordenar y filtrar los datos como mejor te parezca.

Es como Excel, Trello y Asana, todo en uno.

Pero, ¿cuál es el problema, verdad? 🤷‍

Pues bien, Airtable funciona como un constructor de bases de datos para no programadores. Es decir, los que no saben programar pueden crear sus propias bases de datos, maquetas y demos sin necesidad de crear primero toda la aplicación.

Y eso es sólo un ejemplo. Hay todo un mundo ahí fuera -bueno, universo, pero hablaremos de ello más adelante- para la gente que quiere crear cosas y organizar sus datos, pero no son programadores.

Lo que lo hace tan emblemático es el hecho de que todo el mundo -desde programadores a diseñadores, pasando por gestores de proyectos- puede beneficiarse de su uso.

Es universal. Es fácil de usar. Es potente y fluido.

Definitivamente no son palabras que hubieras usado para describir una hoja de cálculo en su día. 🙊

Más casos de uso de los que imagina

¿Recuerdas que hace un segundo mencioné que existe todo un universo en lo que respecta a Airtable?

Bueno, lo decía literalmente... más o menos 😉 .

Universo Airtable es un espacio que Airtable ha creado para compartir casos de uso reales de usuarios reales del producto.

Cuando se trata de #inspo, Airtable tiene casi cualquier otro producto beat. 👊

Hay casos de uso en prácticamente cualquier categoría imaginable, desde la administración pública a la moda o la edición.

Además, va más allá de los ejemplos del sector. Incluso hay prácticas listas y guías de referencia, como esta Lista monstruosa de libros de UX.

Los usuarios no solo pueden explorar las diferentes bases, sino que incluso puedes copiarlas directamente y utilizarlas en tu propia cuenta. 😲

Por ejemplo: supongamos que está intentando configurar un calendario editorial complejo. Pues bien, visite el Universo Airtable y encontrará estructuras reales que podrá copiar fácilmente y utilizar usted mismo, como ésta.

Si eres un maestro de Airtable y crees que tienes grandes ejemplos de casos de uso, puedes enviarlos a Airtable directamente - lo que no sólo está contribuyendo a la gran comunidad, sino que también es una gran pieza de marketing de contenidos para tu empresa. 😏

Airtable ha desarrollado un espacio que demuestra a la gente que su producto es realmente universal y que cualquiera - cualquiera - puede encontrarle una utilidad.

También gestionan un blog activo en Medium que describe con más detalle algunos de sus casos de uso.

Y así, amigos míos, es como se crea valor para los clientes: a través de los clientes. 💛

Complejo sin ser complicado

Es fácil sentirse abrumado con las posibilidades de una nueva herramienta - especialmente si es una para organizar datos y, bueno, organizar datos no es lo tuyo. 🤓

Afortunadamente, Airtable reconoce que su herramienta es compleja, pero ofrecen mucho contenido en torno a varios conceptos con los que te puedes encontrar, como esta guía para principiantes sobre las relaciones "muchos-a-muchos".

Y lo mejor de todo es que incrustan directamente sus bases de ejemplo en las entradas de su blog. Así puedes interactuar con los datos y ver de primera mano cómo funcionan.

Pero todo esto no ocurrió por accidente.

Como se desprende de su declaración de intenciones, crear una herramienta accesible fue importante para los cofundadores desde el principio. ✌

Como explicó el director de producto y uno de los cofundadores de Airtable, Andrew Ofstad, en una entrevista con Intercom, "Mi amigo Howie y yo siempre habíamos hablado de hacer una startup juntos, y a mí siempre me habían interesado las herramientas creativas que permiten a la gente normal hacer cosas que antes sólo podían hacer los expertos o los programadores."

Simplificando, Airtable pretende intentar recrear la inmediatez de productos como las hojas de cálculo o los mapas online, donde puedes manipular los datos directamente, pero dentro de algo que tiene más estructura como una base de datos. 🙏

Las integraciones son pan comido

Uno de los aspectos más potentes de Airtable: su API.

Además, Airtable se integra directamente con Zapier, aportando a los usuarios infinitas posibilidades en términos de automatización y organización.

Sólo un puede encontrar un puñado de ejemplos aquí. 👏

Como ellos describen su API, "Después de haber creado y configurado el esquema de una base Airtable desde la interfaz gráfica, su base Airtable proporcionará su propia API para crear, leer, actualizar y destruir registros."

Esto significa que puedes utilizar la tecnología web para crear apps complejas con ella. 📱

O incluso integrarlo directamente en su sitio web.

También puedes hacer que los datos se sincronicen automáticamente con una hoja.

Realmente no hay escasez de cosas que puedes hacer con este potente producto.

Será interesante ver cómo Airtable sigue creciendo y cambiando nuestra forma de pensar e interactuar con los datos.

¡Sigue machacando, Airtable! 🙌

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