Cómo Notion creó el espacio de trabajo todo en uno de tus sueños
Nota de archivo: Este artículo se publicó originalmente en noviembre de 2018. Las funciones y los precios del producto que aparecen a continuación corresponden a ese período. El enlace a Tool Finder se actualizó en octubre de 2026.
Productos icónicos, episodio 013
Si existieran los «flechazos por productos», como existen los flechazos por famosos, el mío sería Notion.
Es uno de los mejores productos del mundo SaaS ahora mismo, y puede que ni siquiera hayas oído hablar de él. 🤷♀️
En cualquier caso, fue considerado la app a la que había que seguir la pista en 2018, y con razón.
La empresa ni siquiera tiene unos pocos años y ya ha empezado a cambiar nuestra forma de trabajar, colaborar y guardar información.
Incluso The Wall Street Journal se refirió a Notion como «la única app que necesitas para mejorar tu productividad en el trabajo y en la vida».
Y, bueno, no podría estar más de acuerdo. 😍
Descubrí Notion por pura casualidad en la App Store (¿o dentro de ella?) hace aproximadamente un año y me quedé alucinado. No me había ilusionado tanto con un producto desde mi primer iPhone.
Y ahora me hace muchísima ilusión traerte un episodio de Productos icónicos dedicado a Notion. 🎉
Algo que conviene aclarar: no, no me pagan por escribir sobre Notion y no tengo absolutamente ninguna relación con ellos. Es simplemente que me encanta este producto, de verdad, y creo que a ti también te encantará.
Muy bien, vamos al lío. 👊
Tranquilo, Speed Racer. Pero ¿qué demonios es Notion?
Muy bien, retrocedamos un momento. Notion es un espacio de trabajo todo en uno diseñado para, bueno, guardar prácticamente cualquier cosa que se te ocurra. 🤯
Crea wikis, listas de tareas, listas de lecturas, planes de proyecto, presupuestos, galerías de fotos, blogs… sí, de verdad, cualquier cosa.
Además, está disponible para escritorio, iOS y, más recientemente, Android.
Piénsalo así: probablemente tu vida digital está desperdigada entre tu Google Drive, tu cuenta de Evernote, tu bandeja de entrada del correo electrónico, tus tableros de Trello… ya te haces una idea.
Bueno, en forma de páginas y enlaces, puedes tomar toda esa información y convertirla en una base de datos unificada, bonita y divertida. 🗃
A algunas personas les gustará crear calendarios editoriales y entradas de blog en Notion; otras quizá prefieran simplemente guardar recetas de pan de plátano y vídeos de YouTube que quieran ver más tarde. En definitiva, puedes hacer que tu espacio de trabajo de Notion sea tan complejo o tan sencillo como quieras.
Puedes incluir tu contenido personal y profesional en el mismo espacio y, aun así, mantenerlos separados.
El producto es limpio, claro y fácil de navegar, pero sigue teniendo todo lo que podrías necesitar en tu vida digital.
Cada página puede contener toda la información que quieras, ya sea una hoja de cálculo, un calendario, una entrada de blog o incluso un tablero kanban.
Increíble, ¿verdad?
Quizá ya empieces a entender por qué me entusiasmo tanto con este producto: es muy sencillo y muy brillante al mismo tiempo. 🤓
Pero vayamos un poco más a fondo.
De acuerdo, ya he explicado brevemente qué es el producto en la superficie, pero profundicemos en lo que puedes hacer con él.
Sencillo, bonito y potente
Como dice Notion: «Resuelve tus problemas a tu manera, limitado únicamente por tu imaginación».
Y es verdad: hay muchísimos ejemplos increíbles de personas que utilizan Notion de maneras extraordinarias.
Parecido a Airtable Universe, aunque mucho más ligero, es Notion Pages.
Aquí puedes enviar ejemplos de tus propias páginas de Notion y encontrar inspiración en las de otras personas. 🤘
Desde una muestra de plan de estudios hasta una estantería virtual, hay formas increíbles de utilizar este producto.
Personalmente, uso Notion como una lista de tareas en constante actualización, un tablero de ideas, un espacio para planificar viajes y una forma de organizar enlaces que quiero leer o vídeos que quiero ver más tarde.
Eso es lo que hace que este producto sea tan icónico: al igual que Airtable y Trello, no hay una manera correcta o incorrecta de utilizarlo. 🙌
En definitiva, Notion se articula en torno a tres funciones principales:
- Wikis: Como un sitio web, donde puedes crear, editar y diseñar tu propia estructura.
- Documentos: Abre tus documentos y trabaja completamente sin conexión.
- Tareas: Crea tareas en tableros nuevos o diseña tu propia lista de tareas.
Al separar las funciones principales de una forma sencilla y flexible, los usuarios pueden seguir usando, por ejemplo, los documentos para las tareas, o añadir documentos a las tareas. Todo es completamente modular y personalizable. 🛠
¿Quieres crear una tarea y enlazarla con una publicación de blog que estás escribiendo dentro de Notion (o incluso en otro sitio)? Puedes hacerlo.
¿Quieres crear un roadmap de producto y enlazarlo con un tablero kanban? Spoiler: también puedes hacerlo. 😉
Sustituir herramientas, simplificar procesos
Para decirlo brevemente, te dejo una cita del artículo de WSJ mencionado antes que resume perfectamente a qué me refiero:
“Notion fusiona lo mejor de [Evernote, Google Docs, Keep, Trello, Asana] —y de otras herramientas— en una rara app renacentista, capaz de desenvolverse en innumerables métodos de creación y organización. No puedo ponerle precio a la tranquilidad que produce una vida sin fragmentar. Espera, sí puedo: son ocho dólares al mes.”
(Aquí conviene aclarar que existe una versión gratuita de Notion, pero la versión de pago cuesta entre 4 y 16 dólares al mes, según tu plan; de ahí la mención de los 8 dólares.)
Sí: Notion sustituye, y a veces incluso supera, muchos de los productos que probablemente usas con regularidad (por suerte, ¡no sustituye tu CRM favorito!). 😳
Como vimos en la sección anterior, Notion puede hacer prácticamente cualquier cosa que quieras.
Así que, lógicamente, tiene sentido que este producto pueda utilizarse para desempeñar funciones similares a las de Trello, Google Docs y otras herramientas.
Y, como era de esperar, eso es exactamente lo que Notion pretende conseguir. 🚀
Como explican en su sitio web: “Google Docs convirtió las máquinas de escribir en herramientas multijugador. Dropbox llevó los archivadores a la nube. Pero, conceptualmente, evolucionaron muy poco con respecto a sus antepasados de la Revolución Industrial. Lo unimos todo con cinta adhesiva mediante correos electrónicos, copiar y pegar y un sinfín de pestañas abiertas.”
Por eso crearon un espacio que combina todos estos elementos en un solo producto.
Incluso puedes usarlo como una wiki para compartir información con otras personas a modo de sitio web de portafolio.
Al eliminar la necesidad de cambiar de una herramienta a otra, Notion ha creado un workflow fluido y, lo que es más importante, concentrado en un solo lugar. 👍
Pero ¿qué pasa si quieres usar Notion en equipo?
Colaboración a otro nivel
Notion te permite colaborar entre distintos espacios de trabajo, lo que significa que puedes mantener privado tu propio espacio de trabajo si quieres y, después, invitar a usuarios a los espacios relacionados con el trabajo. 👫
Esto abre todavía más posibilidades alucinantes.
Si quieres colaborar con tus compañeros en un proyecto, puedes hacerlo creando hojas de ruta, tableros kanban de entregables, listas de recursos e incluso subiendo prototipos o borradores que necesiten comentarios.
A partir de ahí, puedes recibir comentarios en línea de tus colaboradores y hacer los cambios correspondientes. ✍
Se acabó compartir enlaces de Google Docs de un lado para otro y tener un tablero de Trello separado de tu espacio de trabajo.
Y eso es, sin duda, un soplo de aire fresco. 💆♀️
Aunque hay personas que todavía no están del todo convencidas de que Notion ya esté ahí, solo tienes que probarlo y ver cómo encaja en tu workflow.
Hay muchos recursos para empezar, desde el resumen de Notion de Francesco D’Alessio en Tool Finder hasta este otro, además de algunas ideas únicas sobre otras cosas que puedes crear en Notion.
Es realmente, realmente emocionante ver hacia dónde se dirige Notion. 💪
Y mientras siguen creciendo y encontrando nuevas formas de transformar por completo nuestra manera de trabajar, sé que estaré ahí, animándolos. 😄
