リモートチームを管理する方法

社内コミュニケーションを規則正しく行う

昨日は、RemoteConというリモートワークをテーマとしたヨーロッパ初のリモートカンファレンスで、「リモートチームの管理方法」について講演しました。(リモートだらけだ！）。

BasecampのJason Fried氏、HotjarのDavid Darmanin氏、GitlabのDarren Murph氏のようなエキスパートスピーカーと一緒に発表できたことをとても誇りに思います。そして、セッションのQ&AはEU-StartupsのVeronica Fresneau氏がリードした。

すでに多くの人からスライドを要求されたので、このブログで講演全文とスライドを読みやすい形式で公開することにした。

Salesflareではどのようにリモートで仕事をしているのか、特に社内でどのようにコミュニケーションを図り、すべてを規則正しく動かしているのかについて説明する。

楽しもう！

Salesflareの共同創設者、イェルーン・コースアウトです。

Salesflareでは、より人間的なCRMを構築します。実際に使いやすく、CRMで慣れ親しんだデータ入力をすべて必要とせず、顧客とのより良い仕事にも役立ちます。私はこれまで、企業や代理店、スタートアップのプロジェクトなど、さまざまな仕事をしてきました。普段はコミュニケーションの問題に取り組んでいます。

Salesflare 主に北米とヨーロッパで、世界中の何千もの中小企業にサービスを提供している。

つまり、COVID-19の前に、私たちはすでに顧客と完全にリモートで仕事をしていたことになる。そして、私たちはこの方法で5年以上の経験を積んでいた。

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しかし、私たちがやったことがなかったのは、私たちのチームそのものをリモート化することだった。

私たちはいつも、同じ部屋に一緒にいることの利点を強く信じてきた。本当のチームとして、また友人グループとして、より親密な形で交流し、隣同士にいることで、物事をより簡単に話し合い、気軽に非公式に物事を共有することができる。ひとつの部屋でひとつのチームであることが、スピードと効率の面で有利に働くと信じていた。

このような思い込みに頼ることで、私たちのコミュニケーションがいかに機能不全に陥っていたかを理解したのは、遠隔地での生活を余儀なくされてからのことだ。

私が過去に勤めていた会社はどこももっとひどかった。

しかし、Salesflareは明確で包括的なコミュニケーションを社内外に誇る企業であるため、確かに解決すべき重大な問題を抱えていた。

チームが完全にリモートで働くようになったことで、セールスフレアがどのように変わったか。

この3ヶ月間、私たちはより効果的に協力し合うために、社内コミュニケーションを改善することに懸命に取り組んできました。私たちのためになっていることを皆さんと共有することで、皆さんの社内コミュニケーションも改善できるかもしれません。

私たち全員が別々のビルの別々の部屋からリモートワークしているにもかかわらず、1つの緊密なチームとして一緒に仕事をするために私たちがどのようなシステム、ツール、プロセスを使っているかをお話しします。

これから10分間、私から学ぶことになる：

ROIを最大化する方法会議に時間を費やす
チーム内の情報の流れを保つ方法
コミュニケーション・プラットフォーム

1.会議に時間を費やすことでROIを最大化する方法

Salesflareでは、顧客のために価値を構築することに非常に重点を置いており、その構築の多くをチームとして、十分に考え、計画しながら行っているため、ミーティングにかなりの時間を費やしていることになる。

過去のプロセスを改善することは、より良いものを議論し計画するために会議を追加することを意味した。

会議の効率も悪くなった：

次の会議が必要ないことを確認するために、ミーティングは時間を大幅にオーバーするようになった。
人々は会議で集中力を欠くようになり、効率が著しく低下した。
議論はしばしば、いくつかの重要なポイントについて長く行き詰まることがあった。
何を決めたのか、なぜ決めたのかを忘れてしまう。
他の人たちがその議論についてどう感じているのかがわからなくなり、結論のまわりをグルグル回って、また結論に戻ってくることが多くなった。
会議では、事前に見たり考えたりできたはずのことを調べたり考えたりすることで、みんなの時間を失うことなく、多くの時間を失うことになる

これを避けるために、私たちが今守っているルールがある：

私たちは、異なるタイプの議論（たとえば、戦略的なものと運営的なもの）を異なるミーティングで分け、これらのレベルのどちらかにとらわれすぎないようにしています。たとえば、スプリント会議とスプリント準備会議、機能会議と機能計画会議、成長会議と成長アイデア会議などがあります。
ほとんどのミーティングにはアジェンダがあり、そのミーティングで何を議論し、何を準備する必要があるかを定義する。例えば、フィーチャー・ミーティング（一連のミーティングでフィーチャーを完全に洗い出す）では、各ミーティングのアジェンダと事前準備の構成が決まっています。
事前に何も考えずにミーティングに臨むことはない。各自が個別の文書でミーティングの準備をし、少なくとも前日にはこの準備を共有する。そうすることで、全員がすでに予習を読み、最初のコメントを加えることができ、すでに議論を進めることができる。
私たちはほとんどのミーティング（フィーチャーミーティングなど）を最大3人に制限するようにしている。それ以上の人数でミーティングを行うと、積極的に参加するのは3人だけで、残りは眠り始めてしまうからです。
ディスカッション中は常にビデオをつけ、全員の顔をスクリーンに映し続ける。チームメイトの表情は、議論されていることについて彼らがどう感じているかを知る上で重要だ。そして、彼らが注意を失っているときがわかる。
その次に、Googleドキュメントで決まった構造のドキュメント（個々の準備ドキュメントとは異なる共有ドキュメント）を開く。そこには、決定したことをすべてメモする。あることをやらないことに決めたとしても、それを書き留める。そうすることで、ミーティングに参加していない人たちのためにも、また後々のためにも、決定プロセス全体を追跡することができる。一人がメモを取る責任者となり、残りは画面上でこのライブを追い、修正を提案することができる。
ディスカッションが行き詰まったら、すぐに質問リストにディスカッションポイントを書き込む。これは、上部の独立したリストでも、特定の色でハイライトされた文書の構造内でもよい。
私たちは会議を2時間に制限している。それ以上ミーティングを延長すると、注意レベルが低下し、生産的でなくなる。
30分経過した時点で、最初のリマインダーを出す。15分の時点で、私たちはまとめを始める。つまり、ミーティングの発表を書き出し、必要であれば次回のミーティングを計画する。
会議のアナウンスは、会議に参加していない人全員に向けて、会議の結論と状況を短くまとめたものだ。これらのアナウンスはSlackに投稿されるため、ミーティングの全ドキュメントを読まなくても、チーム全員が簡単な方法で最新情報を得ることができる。
ミーティングの後や合間に、ミーティング文書で議論を続けることができる。これはコメントスレッドで行われる。文書所有者（議論をタイプアップする責任者）は、これらの議論をフォローアップし続け、結論に向けて努力する責任を負う。

これが現在私たちが行っていることですが、私たちは最大限の効率で時間を使えるよう、ミーティングの攻略法に取り組み続けています。少ない時間で多くの価値を生み出すことができれば、より多くのリソースを持つ大企業に対抗することができます。

これらのルールのいくつかを実行するだけで、会議の時間が以前よりもずっと有効に使われ、生産性が急上昇することにすぐに気づくでしょう。

2.チーム内の情報の流れをどのように維持するか

最初に言ったように、私たちは以前、同じ部屋に座れば自然にコミュニケーションが生まれると信じていた。

チームが成長するにつれ、チームや社内コミュニケーションをリモート化する以前から、私たちは多くの小さな災難を通して、これでは物事がうまくいかないことを理解し始めた。一歩一歩、私たちが考えるまでもなく、情報が楽にチーム内を流れるようにするために、多くの小さな変更を加えてきた。

大企業や代理店で働いていても、社内の他の人はおろか、隣の席の人が一日中何をしているのかわからないことがよくあったのを鮮明に覚えている。

情報の共有が非常に不十分であったため、顧客に対して効果的なチームとして機能することはもちろん、共に物事を成し遂げようとするチームの一員であると感じることさえ、はるかに困難であった。

Salesflareでは、その逆を実現するために最善を尽くしています。そのために私たちが行っていることをいくつかご紹介しましょう：

最も基本的なレベルでは、毎朝立ち上がりミーティングを開催している。オフィスでは、全員が到着するとすぐにこれをライブで行っていた。リモート環境では、Slackに入力するようになった。前日にやったことと、その日にやることをリストアップするのだ。これには多くの理由がある：1.1.みんなが何に取り組んでいるかを知ることができる。前日を振り返る時間が取れる 3.そして、意識的に一日の計画を立てる必要がある。ベストプラクティスのみ！
ノコギリを研ぎ続け、失敗から学び、（ここで議論しているすべてのことと同じように）プロセスを改善するために、私たちはチームミーティングを2週間ごとに金曜日の午後に開催している。過去2週間でうまくいかなかったことと、うまくいったことをリストアップする。悪い点については解決策を話し合う。ポジティブなことについては、学びを抽出する。そしてこの後、私たちの評価指標と過去2週間に取り組んできたことをデモします。
個人レベルでは、毎月のこぎりを研ぐ時間を取っている。つまり、私と共同創業者はチーム全員と1対1で話す時間を取るということだ。私はビジネス・チームと、彼はプロダクト・チームと会う。四半期ごとに入れ替えを行い、物事を混ぜ合わせ、オープンなカルチャーを保つようにしています。
Slackの公開チャンネル、Googleドキュメント、Githubのissueでのディスカッションなど、ディスカッションは可能な限り一般公開されている。
前にも言ったように、私たちはミーティング後にアナウンスメントを共有することで、全員ができるだけ最新の情報を得られるようにしている。つまり、各ミーティングの終わりには、意図的に「ここで話し合ったことについて、チームの他のメンバーは何を知るべきか」を自問自答し、共有すべき情報は共有することで、偶然に隠されたままにならないようにしているのだ。
会議だけではありません。私たちは会議の外でもオープンで透明性の高い文化を刺激している。物事がうまくいっていないときには、誰もが発言するよう奨励されています。物事を前進させるためには、私と共同創設者だけでなく、全員が頭を使い、意見を述べることができる。これに関して私がとても気に入った本は、キム・スコット著『Radical Candor』です。

Radical Candorブックカバー：キム・スコット — 本の詳細はGoodreadsで！

こうすることで、バラバラの個人として働くのではなく、チームが一丸となって考え、目標を達成することができる。

特に、リモートワークをする場合、情報共有に普段以上に気を配ることが非常に重要です。誰もが自分の部屋に隠れていて、情報が「偶然」共有されることはないからです。

3.コミュニケーション・プラットフォームについて

どのようなコミュニケーション・プラットフォームを使おうか？どんなコミュニケーション・プラットフォームを使うべきか？コミュニケーション・プラットフォームは何にしようか？

それはとても楽しくエキサイティングなことだが、ここでは最後にした。

そして、それはもちろん、私たちがジューシーなものを最後にとっておき、最高の形で締めくくることができるということでもある！

ここでは、内部コミュニケーションを整理して流すために使っているプラットフォームを紹介する：

Slack: 私たちはここでアナウンスやアップデートを共有し、スレッドで素早くディスカッションします。また、Google DocsやGithubなどの新しい変更を追跡できる中心的な場所でもあります。
Googleドキュメント：先ほども言ったように、ディスカッションの準備と結果を保管し、その合間に（ドキュメント上のコメントスレッドで）ディスカッションの一部を続ける場所だ。（Slackでの素早いディスカッションに対して）深い思考を必要とするディスカッションには最適な場所だ
Zoom：ビデオミーティングのほとんどにZoomを使っている。
Discord：私たちは最近Discordもミックスに加え、お互いに（音声のみで）話しやすくしました。例えば、開発インシデントについて素早く話し合ったり、仕事中にオフィスのようにDiscordの共有チャンネルでたむろしたりできます。
Intercom：顧客とのコミュニケーションはIntercomを経由し、社内のメモを追加したり、お互いに言及したり、割り当てたりすることができます。
Salesflare：Intercomはサポートの理由で多く使われるが、私たちはSalesflareをセールスまたはセールスのようなものすべてに使っている：大きな見込み客、統合パートナー、ソリューションパートナー、コンテンツパートナー、ポッドキャストゲスト、投資家、...これらに関するすべてのフォローアップとコミュニケーションは、自動化されたデータ、一元化されたEメールスレッド、ミーティング、言及された内部メモ、Eメールトラッキングなどを使用して、Salesflareで行われます。
Github：バグ、改善、機能リクエストに関するディスカッションはGithubで行われる。