如何像专业人士一样预约并开展销售会议
销售管道大师课：第四部分
你已经定义了目标受众、建立了 B2B 线索列表，也开始在销售周期前逐步预热这些线索。接下来显然就是安排并开展销售会议，从而促成交易。但你该如何管理所有线索，从和每一条线索安排电话，到为他们准备销售演示文稿，再到进行完美的演示，同时不错过任何一次转化机会？
本文是全新 大师课系列的第四部分，主题是如何建立销售管道。建立强大的销售管道是销售成功的第一关键。这正是我们打造这份不可或缺的分步指南的原因：教你用正确的方式建立管道。
– Jeroen Corthout， Salesflare 联合创始人，面向小型 B2B 企业、易于使用的销售 CRM
在本系列的第四部分，我们将带你了解如何安排并开展销售会议，同时不让自己陷入崩溃。
1. 自动安排销售会议
在你和线索之间找到一个双方都有空的时间来开销售会议，可能让人非常头疼。你经常会陷入无休止的循环：通过电子邮件和聊天反复询问对方还有哪些备选时间。现在想象一下，把这项工作扩展到整个 B2B 线索管道。最终，你只会浪费大量宝贵时间，而这些时间本可以用来获取更多线索或准备销售演示。
简单来说，安排销售会议可能既令人 frustrate，又浪费时间。
所以，你需要为销售会议制定一些规则，并开始利用自动化来提高效率，完成更多工作。
一些能让会议安排轻松许多的强力工具
- **Calendly：**一款自动化安排工具，让你可以设置自己的时间偏好，向线索分享日历链接，让他们选择一个同样适合自己的时间。你还可以为销售会议设置不同的时长（例如 30 分钟、1 小时等），并轻松将它与任意日历集成。
- **x.ai：**想象一下，有一位私人助理负责安排你的所有销售会议。x.ai 打造了一款智能安排软件，能够准确学习你希望在什么时候、什么地点，以及用多长时间开展销售会议。它会根据你通过电子邮件或聊天应用进行的对话来完成这件事。你只需要把助理抄送进来即可。
- **Clara：**这位虚拟员工会从你通过电子邮件与线索进行的沟通中学习，并据此安排销售会议。它采用自然语言界面，让人几乎无法察觉发件人其实是 AI。
还有更多工具，比如 Need To Meet、Mixmax、Schedule Once 等，你都可以用来自动安排销售会议。关键在于节省时间，避免陷入日常的来回沟通，把注意力放在最重要的事情上——对话。
2. 将线索添加到 CRM
当这些人还只是潜在客户时，把你的 B2B 线索添加到 CRM（客户关系管理软件）是个明智之举。这样做能帮助你获得线索管道的概览，也能让你通过创建任务和提醒，跟踪哪些人需要你跟进。
CRM 还会在一个地方存储所有相关的客户信息，以及关于目前为止沟通内容的简要笔记。之后，你可以利用这些数据进一步细分潜在客户，或者根据你在什么时候从谁那里听到了什么信息，来推动销售会议中的对话。
它还能帮助销售团队围绕统一的客户视图紧密协作。这样一来，你就更容易跟踪成交率、销售周期、管道价值等重要销售指标，从而优化你的销售方式，让会议取得更好的效果。
除了以上这些，一款智能 CRM还可以帮助你自动化销售流程中的某些环节。从跟踪特定的客户数据，到发送跟进电子邮件，智能 CRM 会处理好这一切，而你可以专注于为剩余的管道安排销售会议。
但还不止这些。
一个易于使用的 CRM 真正实现了移动化，因此可以在所有设备上使用。无论你走到哪里，它都能提供以上所有功能。无论你是在通勤路上，还是在办公室里，移动 CRM 都能帮助你召开始终以数据为驱动的销售会议。
3. 确定销售会议的形式
另一个可能决定交易成败的因素，是你能否充分了解线索偏好的销售会议形式。他们想要通过一次简短的视频电话参加产品演示，还是更愿意面对面见面？
现在，根据你的线索是谁、你的业务性质以及销售周期，你需要选择最适合你的会议类型——线上会议还是面对面会议。
如果参与者身处不同地点，并且希望节省出行的时间和费用，线上或视频销售会议会非常合适。如果他们为会议预留的时间有限，这种形式也更合适。这样你就不必把时间花在通勤和预订场地上，而可以专注于充分利用手头的时间。毕竟，你需要的只有稳定的互联网连接。
虽然线上会议确实更容易召开，但遗憾的是，它并不适合所有人。
面对面或现场销售会议为企业和线索提供了更自由的连接环境。与线上通话相比，这种会议形式能让线索更好地通过手势和语言表达自己，更有效地传达消息。当然，前提是各方身处同一地点，或者有资源前往同一个场地。
问自己以下问题，确定销售会议的形式：
- 你的线索身处同一地点吗？
- 到目前为止，你们之间的沟通有效吗？
- 这是单独与一个人开的会议，还是与一个群组开的会议？
- 你有资源召开现场会议吗？
- 你选择的会议形式能帮助缩短销售周期吗？
- 这些会议通常需要多长时间？（会议越短，花时间通勤就越不划算。）
4. 创建一份能带来销售的销售演示文稿
根据 《哈佛商业评论》，一笔典型的 B2B 销售交易至少涉及 6.8 个人，而他们并不会全部参加产品演示。其中一些人会要求你以演示文稿的形式提供摘要。
简单来说，产品演示已经不足以支撑一场销售会议。
你需要一份记录完善的销售演示文稿，帮助你传达消息——从与你参加销售会议的联系人，一直到没有出席会议的实际决策者。拥有一份销售演示文稿，还能确保你的独特卖点原样传达出去，不必担心沟通参与者每增加一位，信息就被一次又一次地改变。
制作一份有效的销售演示文稿，并不意味着罗列产品功能，或在每一页幻灯片中塞满关于你业务的信息。它意味着通过讲故事，创建一种便于潜在客户理解你所能提供内容的形式。
一份有效的销售演示文稿故事应回答以下问题：
- 你正在解决什么问题？
- 谁遇到了这些问题？
- 这个问题会带来哪些相关成本？
- 现有的解决方案是什么？
- 这些解决方案有哪些不足？
- 发生了哪些变化，从而催生了新的解决方案？
- 这个解决方案如何运作？
- 有什么证据证明你的新解决方案有效？
- 它的成本是多少？
记住，要站在潜在客户的角度思考。你的销售演示文稿需要提供恰到好处的信息，让潜在客户能够理解你的方案、了解自己能从中获得什么，并推动他们得出结论。
因此，你应该根据上述问题划分销售演示文稿的结构，让 B2B 销售交易中各种类型的参与者都能轻松读懂——既照顾喜欢深入阅读的人，也照顾更愿意直接看数字的人。
为了向你举例说明销售会议中真正有效的做法，我们详细拆解了 Zuora 的销售演示文稿。他们一开始就点出世界正在发生的重大且相关的变化，为接下来要讨论的内容定下基调。
你可以在这里查看完整文章。
5. 开一场超棒的销售会议
销售演示文稿准备好后，就该走出去，开一场超棒的销售会议，演示并销售你的产品了。
虽然你的销售演示文稿会引导部分对话，但请记住，成功的销售会议首先关注的是听众；产品反而是第二位的。
确保销售会议最终能卖出产品的几条规则：
- 关注你的听众，而不是你自己 – 这样你就能想出关键要点，展示你如何帮助他们实现目标。
- 让你的销售会议始终保持明确 – 从开始到结束，都要设定正确的预期。一开始就说明你要讨论什么，中途再次强调同一条消息，并确保在会议结束时快速回顾所有重要要点。
- 多提问题 – 不要把销售会议仅仅用来谈论你的产品。把它当成更好地了解听众的机会，在每个步骤中都提出问题。
- 做一个好的倾听者 – 提问时，确保认真倾听潜在客户，并做好笔记。你不想错过任何可能表明他们当前需求，或说明可以引入你的解决方案的内容。
- 在亲和力和知识之间取得平衡 – 这是我们使用的一个秘诀。人们喜欢从自己喜欢或信任的人那里购买。无所不知的性格可能会让潜在客户感到不舒服。所以，试着像一个愿意分享知识的朋友，而不是一个急于炫耀自己的人。如果你不知道某件事，就坦诚承认自己不知道。
- 录制并转录你的销售会议，然后自动记录到 Salesflare 中 – 之后，你可以利用这些录音分析自己的表现，甚至把它们发送给线索，让他们在后续电子邮件中快速回顾会议内容。这一点在产品演示中尤其有用，因为潜在客户之后还可以再次查看演示内容。
- 不断改变你的方法 – 不要让你的销售会议变得单调。务必从每次会议中学习，并改变你的销售方式，让会议越来越好。从目标市场中学习，是在那个市场销售的最佳方式。
结论：自动化日程安排，在 CRM 中跟踪你的管道，并专注于对话
无论你的产品有多好，要让销售会议真正实现转化，诀窍在于关注你的线索。只有删除那些最终耗时过长却没有结果的任务，你才能做到这一点——比如一开始安排会议这件事！
利用智能自动化和技术，告别预订销售会议，把全部精力放在让会议取得成功上！
现在已经准备好安排并主持销售会议了吗？那么，别忘了下周继续关注我们销售管道大师课的第五部分：线索资格审查：如何判断你的 B2B 线索是否合格并改善销售流程。需要复习一下吗？回去读读第三部分：如何让你的 B2B 线索升温。
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