Come prenotare e gestire le riunioni di vendita come un professionista

Masterclass sulla pipeline di vendita: Quarta parte

You’ve defined your target audience, built your B2B lead list and have started warming them up for the sales cycle. The obvious next step it to be able to book and run sales meetings to close the deal. But how do you manage all your leads, from booking a call with every single lead to preparing a sales deck for them and conducting the perfect demo without missing your chance to convert them?

This post is Part Four in a new Masterclass series on how to build your sales pipeline. Building a strong sales pipeline is the #1 key to sales success. That’s why we created this indispensable step-by-step guide, to teach you how to build your pipeline the right way.

– Jeroen Corthout, Co-Founder Salesflare, an easy-to-use sales CRM for small B2B companies

In this fourth part of the series, we’ll be walking you through how to book and run sales meetings without losing your mind.

 

1. Automatizzare la programmazione delle riunioni di vendita

Finding a common moment of availability for a sales meeting between you and your lead, can be frustrating. You often end up asking each other for alternatives endlessly over email and chat. Now imagine expanding that effort across your whole B2B leads pipeline. You’ll only end up wasting a lot of valuable time that you could have spent instead either generating more leads and preparing a sales pitch.

In poche parole, programmare le riunioni di vendita può essere frustrante e una perdita di tempo.

Per questo motivo è necessario stabilire alcune regole per le riunioni di vendita e iniziare a sfruttare l'automazione per ottenere di più.

Alcuni strumenti eccezionali per rendere molto più semplice la prenotazione delle riunioni

• Calendly: Uno strumento di pianificazione automatica che vi consente di impostare le vostre preferenze di disponibilità, di condividere il link del vostro calendario con i clienti e di far scegliere loro l'orario che preferiscono. Lo strumento consente inoltre di impostare diverse durate per gli incontri di vendita (ad esempio 30 minuti, 1 ora, ecc.) e si integra facilmente con un calendario di vostra scelta.

• x.ai: Immaginate di avere un assistente personale che si occupa di programmare tutte le vostre riunioni di vendita. x.ai ha creato un software di programmazione intelligente che apprende esattamente quando, dove e quanto tempo volete che sia una riunione di vendita. Lo fa in base alle vostre conversazioni via e-mail o tramite le app di chat. Tutto ciò che dovete fare è tenere il vostro assistente in contatto con voi.
• Clara: Questo dipendente virtuale apprende dalla comunicazione con il lead via e-mail per poter programmare l'incontro di vendita. L'interfaccia in linguaggio naturale rende praticamente impossibile capire che il mittente è in realtà un'intelligenza artificiale.

There are still more tools, like Need To Meet, Mixmax, Schedule Once and others that you could use to automate scheduling your sales meetings. The idea is to save time on the usual back-and-forth, and focus on what matters the most – the conversation.

 

2. Aggiungete i contatti al vostro CRM

Finché sono ancora dei prospect, è una mossa intelligente aggiungere i vostri lead B2B a un CRM (software di gestione delle relazioni con i clienti). Questo vi aiuta ad avere una visione d'insieme della vostra pipeline di contatti. Inoltre, vi permette di tenere traccia di chi dovete seguire creando attività e promemoria.

The CRM also stores all relevant customer information along with easy notes on the conversation made so far, in one place. This data can then be used to segment your prospects further, or to drive conversations in sales meetings based on when you’ve heard from whom and about what.

Inoltre, aiuta i team di vendita a lavorare a stretto contatto con un'unica visione della base clienti. In questo modo è più facile tenere traccia di importanti metriche di vendita come il tasso di chiusura, il ciclo di vendita, il valore della pipeline e altro ancora, consentendovi di ottimizzare il vostro approccio alle vendite per ottenere incontri migliori.

Oltre a tutto ciò, un smart CRM vi aiuterà anche ad automatizzare alcune parti del processo di vendita. Dal tenere traccia di dati specifici sui clienti all'invio di e-mail di follow-up, un CRM intelligente si occuperà di tutto questo mentre voi vi concentrerete sulla prenotazione di incontri di vendita con la pipeline rimanente.

But that’s not all.

An easy to use CRM is truly mobile and can therefore be used across all devices. It offers all of the above functionalities wherever you go. No matter if you’re commuting or in the office, a mobile CRM helps you conduct sales meetings that are always driven by data.

 

3. Decidere la natura degli incontri di vendita

Another factor that can make or break a deal is how well you’re able to understand what kind of sales meetings your leads prefer. Would they like to jump on a quick video call for a demo or would they prefer to meet in person?

Now, depending on who your lead is, the nature of your business and your sales cycle, you need to choose what type of meeting suits you as well – virtual meeting or a face-to-face meeting.

Virtual or video sales meetings are great if the participants are in different locations and would prefer to save time and money on travel. It’s also best suited for those who only have limited time set aside for the meeting. You cut out on things like commuting and having to book a venue, focusing more on making the most out of the time you have. All you need, after all, is a stable internet connection.

While they’re definitely easier to conduct, virtual meetings unfortunately don’t work for everyone.

Gli incontri di vendita faccia a faccia o dal vivo offrono un ambiente più libero per la connessione tra aziende e clienti. Rispetto alle chiamate online, questo tipo di incontro aiuta i vostri clienti a esprimersi meglio con gesti e parole in grado di trasmettere il loro messaggio in modo più efficace. Naturalmente, questo è possibile solo se tutte le parti si trovano nello stesso luogo o se hanno le risorse per recarsi in un luogo comune.

Decidete la natura del vostro incontro di vendita chiedendovi:

• I vostri contatti si trovano nello stesso luogo?
• La vostra comunicazione è stata finora efficace?
• Si tratta di incontri individuali o di gruppo?
• Avete le risorse per le riunioni dal vivo?
• Il tipo di incontro scelto contribuirà a ridurre il ciclo di vendita?
• Quanto durano di solito queste riunioni? (Le riunioni più brevi rendono meno interessante il pendolarismo).

 

4. Creare un piano di vendita che venda

Secondo Harvard Business Review, una tipica trattativa di vendita B2B coinvolge almeno 6,8 persone e non tutte parteciperanno alla dimostrazione. Alcuni di loro chiederanno un riassunto sotto forma di un documento.

In poche parole, una demo non è più sufficiente per un incontro di vendita.

You need a well-documented sales deck that helps you convey your message – right from the contact you have a sales meeting with to the actual decision maker who wasn’t present. Having a sales deck actually helps to ensure that your unique selling point is conveyed as is, without running the risk of changing more and more with every extra participant in the communication.

Putting together an effective sales deck doesn’t mean listing out your product features or overloading each slide with information about your business. It means creating a consumable format for the prospect to understand what you have to offer by using storytelling.

Una storia di vendita efficace risponde alle seguenti domande:

• Qual è il problema che state risolvendo?
• Chi ha questi problemi?
• Quali sono i costi associati al problema?
• Quali sono le soluzioni esistenti?
• Quali sono le carenze di queste soluzioni?
• Cosa è cambiato per offrire una nuova soluzione?
• Come funziona questa soluzione?
• Qual è la prova che la vostra nuova soluzione funziona?
• Quanto costa?

Ricordate di pensare come il vostro cliente. Il vostro documento di vendita deve offrire informazioni sufficienti a far sì che il potenziale cliente possa comprendere la vostra offerta e i vantaggi che ne trarrà, per poi portarlo alla conclusione.

This is why you should section your sales deck based on the questions above, making it easier to consume by all possible types of participants in a B2B sales deal – from those who prefer an in-depth read to those who’d rather just look at the numbers.

To give you an example of what actually works in sales meetings, we broke down Zuora’s sales deck in detail. They start by naming the big, relevant changes in the world. This sets the tone for what they’re going to talk about right at the start.

È possibile consultare il post completo qui.

 

5. Conducete una riunione di vendita di successo

With your sales deck ready, it’s time to go out there and conduct a kick-ass sales meeting to demo and sell your product.

Anche se il vostro documento di vendita guiderà parte della conversazione, ricordate che le riunioni di vendita di successo riguardano innanzitutto il pubblico; il prodotto viene solo in secondo luogo.

Alcune regole per garantire che le riunioni di vendita finiscano per vendere il prodotto:

• Concentratevi sul vostro pubblico invece che su voi stessi – This will help you come up with key points to showcase how you can help them achieve their goals.
• Mantenere la riunione di vendita assolutamente chiara – From the beginning to the end, set the right expectations. Start with what you’re going to talk about, reinforce the same message midway and make sure to end the meeting with a quick recap of all the important takeaways.
• Fate altre domande – Don’t use the sales meeting to only talk about your product. Use it as an opportunity to understand your audience better, by asking questions at every step.
• Essere un buon ascoltatore – When asking questions, make sure you listen to the prospect carefully and take notes. You don’t want to miss out on something that might indicate a current need of theirs or an opportunity to plug in your solution
• Bilanciare simpatia e conoscenza – This one’s a secret we use. People like to buy from people they like or can trust. A know-it-all personality might just rub the prospect the wrong way. So try to be like a friend who wants to share knowledge, and not show off. If you don’t know something, just be honest about the fact that you don’t know.
• Registrate e trascrivete le vostre riunioni di vendita e le fate registrare automaticamente all'interno dell'Salesflare. – You can use these recordings afterwards to analyze your performance or even send them to the leads for a quick recap in a follow-up email. This is especially useful in the case of product demos as the prospects can go over them again later.
• Cambiare continuamente approccio – Don’t become monotonous with your sales meetings. Be sure to learn from every meeting and change your sales approach to make them better. Learning from the target market is the best way to sell in that market.

 

Conclusione: Automatizzare la programmazione, tenere traccia della pipeline in un CRM e concentrarsi sulla conversazione.

No matter how good your product is, the trick to make your sales meetings actually convert is to focus on your leads. You can do this only when you remove yourself from tasks that end up taking too long with no end result – like scheduling the meeting in the first place!

Utilizzando l'automazione intelligente e la tecnologia, potrete fare a meno di prenotare le riunioni di vendita, in modo da potervi concentrare completamente sul loro successo!

 

All set to book and run your sales meeting now? Well, don’t forget to tune in next week for Part Five in our Sales Pipeline Masterclass: Lead Qualification: How To Qualify Your B2B Leads And Improve Your Sales Process. Need a refresher? Go back and read Part Three: How To Warm Up Your B2B Leads.

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