Cómo concertar y dirigir reuniones de ventas como un profesional

Masterclass de canalización de ventas: Cuarta parte

You’ve defined your target audience, built your B2B lead list and have started warming them up for the sales cycle. The obvious next step it to be able to book and run sales meetings to close the deal. But how do you manage all your leads, from booking a call with every single lead to preparing a sales deck for them and conducting the perfect demo without missing your chance to convert them?

This post is Part Four in a new Masterclass series on how to build your sales pipeline. Building a strong sales pipeline is the #1 key to sales success. That’s why we created this indispensable step-by-step guide, to teach you how to build your pipeline the right way.

– Jeroen Corthout, Co-Founder Salesflare, an easy-to-use sales CRM for small B2B companies

In this fourth part of the series, we’ll be walking you through how to book and run sales meetings without losing your mind.

 

1. Automatice la programación de sus reuniones de ventas

Finding a common moment of availability for a sales meeting between you and your lead, can be frustrating. You often end up asking each other for alternatives endlessly over email and chat. Now imagine expanding that effort across your whole B2B leads pipeline. You’ll only end up wasting a lot of valuable time that you could have spent instead either generating more leads and preparing a sales pitch.

En pocas palabras, programar reuniones de ventas puede ser frustrante y una pérdida de tiempo.

Por este motivo, debe establecer algunas reglas para sus reuniones de ventas y empezar a aprovechar la automatización para hacer más.

Algunas herramientas geniales para que reservar reuniones sea mucho más fácil

• Calendly: Una herramienta de programación automatizada que le permite establecer sus preferencias de disponibilidad, compartir el enlace de su calendario con los clientes potenciales y dejarles elegir la hora que más les convenga. La herramienta también te permite establecer distintos periodos de tiempo para las reuniones de ventas (por ejemplo, 30 minutos, 1 hora, etc.) y se integra fácilmente con el calendario que elijas.

• x.ai: Imagina tener un asistente personal que se encargue de programar todas tus reuniones de ventas. x.ai ha creado un software de programación inteligente que aprende exactamente cuándo, dónde y cuánto tiempo quieres que dure una reunión de ventas. Lo hace basándose en tus conversaciones por correo electrónico o aplicaciones de chat. Todo lo que tienes que hacer es mantener a tu asistente en cc.
• Clara: Este empleado virtual aprende de su comunicación con el cliente potencial a través del correo electrónico para poder programar su reunión de ventas. La interfaz de lenguaje natural hace que sea prácticamente imposible saber que el remitente es en realidad una IA.

There are still more tools, like Need To Meet, Mixmax, Schedule Once and others that you could use to automate scheduling your sales meetings. The idea is to save time on the usual back-and-forth, and focus on what matters the most – the conversation.

 

2. Añada los clientes potenciales a su CRM

Mientras sigan siendo clientes potenciales, es una decisión inteligente añadir sus clientes potenciales B2B a un CRM (software de gestión de relaciones con los clientes). Esto le ayudará a tener una visión general de su cartera de clientes potenciales. También le permite realizar un seguimiento de las personas a las que debe hacer un seguimiento mediante la creación de tareas y recordatorios.

The CRM also stores all relevant customer information along with easy notes on the conversation made so far, in one place. This data can then be used to segment your prospects further, or to drive conversations in sales meetings based on when you’ve heard from whom and about what.

También ayuda a los equipos de ventas a colaborar estrechamente con una única visión de la base de clientes. Esto facilita el seguimiento de métricas de ventas importantes como la tasa de cierre, el ciclo de ventas, el valor de la cartera de proyectos y mucho más, lo que le permite optimizar su enfoque de ventas para lograr mejores reuniones.

Además de todo lo anterior, un CRM inteligente también le ayudará a automatizar ciertas partes del proceso de ventas. Desde el seguimiento de datos específicos de clientes hasta el envío de correos electrónicos de seguimiento; un CRM inteligente se encargará de todo mientras usted se centra en concertar reuniones de ventas con el resto del pipeline.

But that’s not all.

An easy to use CRM is truly mobile and can therefore be used across all devices. It offers all of the above functionalities wherever you go. No matter if you’re commuting or in the office, a mobile CRM helps you conduct sales meetings that are always driven by data.

 

3. Decida la naturaleza de sus reuniones de ventas

Another factor that can make or break a deal is how well you’re able to understand what kind of sales meetings your leads prefer. Would they like to jump on a quick video call for a demo or would they prefer to meet in person?

Now, depending on who your lead is, the nature of your business and your sales cycle, you need to choose what type of meeting suits you as well – virtual meeting or a face-to-face meeting.

Virtual or video sales meetings are great if the participants are in different locations and would prefer to save time and money on travel. It’s also best suited for those who only have limited time set aside for the meeting. You cut out on things like commuting and having to book a venue, focusing more on making the most out of the time you have. All you need, after all, is a stable internet connection.

While they’re definitely easier to conduct, virtual meetings unfortunately don’t work for everyone.

Las reuniones de ventas cara a cara o en directo ofrecen un entorno más libre para que empresas y clientes potenciales conecten. En comparación con las llamadas en línea, este tipo de reunión ayuda a los clientes potenciales a expresarse mejor con gestos y palabras capaces de transmitir su mensaje con mayor eficacia. Por supuesto, esto sólo es posible si todas las partes se encuentran en el mismo lugar o tienen los recursos para desplazarse a un lugar común.

Decida la naturaleza de su reunión de ventas preguntándose a sí mismo:

• ¿Están sus clientes potenciales en el mismo lugar?
• ¿Ha sido eficaz su comunicación hasta ahora?
• ¿Son reuniones individuales o en grupo?
• ¿Dispone de recursos para celebrar reuniones en directo?
• ¿Ayudará el tipo de reunión que elija a acortar el ciclo de ventas?
• ¿Cuánto suelen durar estas reuniones? (Las reuniones más cortas hacen menos interesante dedicar tiempo a los desplazamientos).

 

4. Crear una plataforma de ventas que venda

Según Harvard Business Review, en una venta B2B típica participan al menos 6,8 personas y no todas van a asistir a la demostración. Algunas de ellas van a pedir resúmenes en forma de mazo.

En pocas palabras, una demostración ya no es suficiente para una reunión de ventas.

You need a well-documented sales deck that helps you convey your message – right from the contact you have a sales meeting with to the actual decision maker who wasn’t present. Having a sales deck actually helps to ensure that your unique selling point is conveyed as is, without running the risk of changing more and more with every extra participant in the communication.

Putting together an effective sales deck doesn’t mean listing out your product features or overloading each slide with information about your business. It means creating a consumable format for the prospect to understand what you have to offer by using storytelling.

Una historia de ventas eficaz responde a las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el problema que está resolviendo?
• ¿Quién tiene estos problemas?
• ¿Cuáles son los costes asociados al problema?
• ¿Cuáles son las soluciones existentes?
• ¿Cuáles son las carencias de estas soluciones?
• ¿Qué ha cambiado para ofrecer una nueva solución?
• ¿Cómo funciona esta solución?
• ¿Cuál es la prueba de que su nueva solución funciona?
• ¿Cuánto cuesta?

Recuerde que debe pensar como su cliente potencial. El paquete de ventas debe ofrecer la información suficiente para que el cliente potencial entienda la oferta y los beneficios que puede obtener de ella, y para que llegue a una conclusión.

This is why you should section your sales deck based on the questions above, making it easier to consume by all possible types of participants in a B2B sales deal – from those who prefer an in-depth read to those who’d rather just look at the numbers.

To give you an example of what actually works in sales meetings, we broke down Zuora’s sales deck in detail. They start by naming the big, relevant changes in the world. This sets the tone for what they’re going to talk about right at the start.

Puedes consultar el post completo aquí.

 

5. Dirigir una reunión de ventas

With your sales deck ready, it’s time to go out there and conduct a kick-ass sales meeting to demo and sell your product.

Aunque su programa de ventas guiará parte de la conversación, recuerde que el éxito de las reuniones de ventas radica ante todo en la audiencia; el producto sólo viene en segundo lugar.

Algunas reglas para que sus reuniones de ventas acaben vendiendo el producto:

• Céntrate en tu público y no en ti mismo – This will help you come up with key points to showcase how you can help them achieve their goals.
• Mantenga absolutamente clara su reunión de ventas – From the beginning to the end, set the right expectations. Start with what you’re going to talk about, reinforce the same message midway and make sure to end the meeting with a quick recap of all the important takeaways.
• Más preguntas – Don’t use the sales meeting to only talk about your product. Use it as an opportunity to understand your audience better, by asking questions at every step.
• Saber escuchar – When asking questions, make sure you listen to the prospect carefully and take notes. You don’t want to miss out on something that might indicate a current need of theirs or an opportunity to plug in your solution
• Equilibrar simpatía y conocimientos – This one’s a secret we use. People like to buy from people they like or can trust. A know-it-all personality might just rub the prospect the wrong way. So try to be like a friend who wants to share knowledge, and not show off. If you don’t know something, just be honest about the fact that you don’t know.
• Grabe y transcriba sus reuniones de ventas y regístrelas automáticamente en Salesflare – You can use these recordings afterwards to analyze your performance or even send them to the leads for a quick recap in a follow-up email. This is especially useful in the case of product demos as the prospects can go over them again later.
• Cambiar continuamente de enfoque – Don’t become monotonous with your sales meetings. Be sure to learn from every meeting and change your sales approach to make them better. Learning from the target market is the best way to sell in that market.

 

Conclusión: Automatiza la programación, haz un seguimiento de tu pipeline en un CRM y céntrate en la conversación

No matter how good your product is, the trick to make your sales meetings actually convert is to focus on your leads. You can do this only when you remove yourself from tasks that end up taking too long with no end result – like scheduling the meeting in the first place!

Mediante el uso de la automatización y la tecnología inteligentes, olvídese de reservar reuniones de ventas para poder centrarse por completo en que sean un éxito.

 

All set to book and run your sales meeting now? Well, don’t forget to tune in next week for Part Five in our Sales Pipeline Masterclass: Lead Qualification: How To Qualify Your B2B Leads And Improve Your Sales Process. Need a refresher? Go back and read Part Three: How To Warm Up Your B2B Leads.

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