Comment organiser et diriger des réunions de vente comme un pro

Masterclass sur le pipeline de vente : Quatrième partie

You’ve defined your target audience, built your B2B lead list and have started warming them up for the sales cycle. The obvious next step it to be able to book and run sales meetings to close the deal. But how do you manage all your leads, from booking a call with every single lead to preparing a sales deck for them and conducting the perfect demo without missing your chance to convert them?

This post is Part Four in a new Masterclass series on how to build your sales pipeline. Building a strong sales pipeline is the #1 key to sales success. That’s why we created this indispensable step-by-step guide, to teach you how to build your pipeline the right way.

– Jeroen Corthout, Co-Founder Salesflare, an easy-to-use sales CRM for small B2B companies

In this fourth part of the series, we’ll be walking you through how to book and run sales meetings without losing your mind.

 

1. Automatisez la planification de vos réunions de vente

Finding a common moment of availability for a sales meeting between you and your lead, can be frustrating. You often end up asking each other for alternatives endlessly over email and chat. Now imagine expanding that effort across your whole B2B leads pipeline. You’ll only end up wasting a lot of valuable time that you could have spent instead either generating more leads and preparing a sales pitch.

En d'autres termes, planifier des réunions de vente peut être frustrant et constituer une perte de temps.

C'est pourquoi vous devez fixer des règles pour vos réunions de vente et commencer à tirer parti de l'automatisation afin d'obtenir plus de résultats.

Quelques outils géniaux pour faciliter la réservation de vos réunions

• Calendly : Un outil de planification automatisé qui vous permet de définir vos préférences en matière de disponibilité, de partager le lien de votre calendrier avec les clients potentiels et de les laisser choisir l'heure qui leur convient. L'outil vous permet également de définir différentes durées pour les entretiens de vente (par exemple, 30 minutes, 1 heure, etc.) et s'intègre facilement à un calendrier de votre choix.

• x.ai : Imaginez que vous ayez un assistant personnel qui s'occupe de planifier toutes vos réunions de vente. x.ai a créé un logiciel de planification intelligent qui apprend exactement quand, où et combien de temps vous souhaitez qu'une réunion de vente ait lieu. Il le fait sur la base de vos conversations par e-mail ou par chat. Tout ce que vous avez à faire, c'est de garder votre assistant en contact avec vous.
• Clara : Cet employé virtuel apprend à partir de votre communication avec le prospect par courrier électronique à planifier votre entretien de vente. Grâce à l'interface en langage naturel, il est pratiquement impossible de savoir que l'expéditeur est en fait une IA.

There are still more tools, like Need To Meet, Mixmax, Schedule Once and others that you could use to automate scheduling your sales meetings. The idea is to save time on the usual back-and-forth, and focus on what matters the most – the conversation.

 

2. Ajoutez les clients potentiels à votre système de gestion de la relation client (CRM)

Tant qu'ils sont encore des prospects, il est judicieux d'ajouter vos leads B2B à un CRM (logiciel de gestion de la relation client). Cela vous permet d'avoir une vue d'ensemble de votre pipeline de prospects. Il vous permet également de savoir qui vous devez suivre en créant des tâches et des rappels.

The CRM also stores all relevant customer information along with easy notes on the conversation made so far, in one place. This data can then be used to segment your prospects further, or to drive conversations in sales meetings based on when you’ve heard from whom and about what.

Il permet également aux équipes de vente de collaborer étroitement en disposant d'une vue unique de la base de clients. Il est ainsi plus facile de suivre les indicateurs de vente importants tels que le taux de conclusion, le cycle de vente, la valeur du pipeline et bien plus encore, ce qui vous permet d'optimiser votre approche commerciale pour obtenir de meilleures réunions.

En plus de tout ce qui précède, un smart CRM vous aidera également à automatiser certaines parties du processus de vente. Qu'il s'agisse de conserver des données spécifiques sur les clients ou d'envoyer des courriels de suivi, un CRM intelligent s'occupera de tout cela pendant que vous vous concentrerez sur l'organisation de réunions de vente avec le reste du pipeline.

But that’s not all.

An easy to use CRM is truly mobile and can therefore be used across all devices. It offers all of the above functionalities wherever you go. No matter if you’re commuting or in the office, a mobile CRM helps you conduct sales meetings that are always driven by data.

 

3. Décidez de la nature de vos réunions de vente

Another factor that can make or break a deal is how well you’re able to understand what kind of sales meetings your leads prefer. Would they like to jump on a quick video call for a demo or would they prefer to meet in person?

Now, depending on who your lead is, the nature of your business and your sales cycle, you need to choose what type of meeting suits you as well – virtual meeting or a face-to-face meeting.

Virtual or video sales meetings are great if the participants are in different locations and would prefer to save time and money on travel. It’s also best suited for those who only have limited time set aside for the meeting. You cut out on things like commuting and having to book a venue, focusing more on making the most out of the time you have. All you need, after all, is a stable internet connection.

While they’re definitely easier to conduct, virtual meetings unfortunately don’t work for everyone.

Les réunions de vente en face à face ou en direct offrent un environnement plus libre aux entreprises et aux clients potentiels. Par rapport aux appels en ligne, ce type de réunion permet à vos clients potentiels de mieux s'exprimer, avec des gestes et des mots qui transmettent plus efficacement leur message. Bien entendu, cela n'est possible que si toutes les parties se trouvent au même endroit ou ont les moyens de se rendre dans un lieu commun.

Décidez de la nature de votre entretien de vente en vous posant la question suivante :

• Vos clients potentiels se trouvent-ils au même endroit ?
• Votre communication a-t-elle été efficace jusqu'à présent ?
• S'agit-il de rencontres individuelles ou en groupe ?
• Disposez-vous des ressources nécessaires pour organiser des réunions en direct ?
• Le type de réunion choisi contribuera-t-il à raccourcir le cycle de vente ?
• Quelle est la durée habituelle de ces réunions ? (Des réunions plus courtes font qu'il est moins intéressant de passer du temps à faire la navette).

 

4. Créer un argumentaire de vente qui fait vendre

Selon Harvard Business Review, une vente B2B typique implique au moins 6,8 personnes et toutes n'assisteront pas à la démonstration. Certaines d'entre elles vont demander des résumés sous la forme d'une présentation.

En d'autres termes, une démonstration n'est plus suffisante pour un entretien de vente.

You need a well-documented sales deck that helps you convey your message – right from the contact you have a sales meeting with to the actual decision maker who wasn’t present. Having a sales deck actually helps to ensure that your unique selling point is conveyed as is, without running the risk of changing more and more with every extra participant in the communication.

Putting together an effective sales deck doesn’t mean listing out your product features or overloading each slide with information about your business. It means creating a consumable format for the prospect to understand what you have to offer by using storytelling.

Un argumentaire de vente efficace répond aux questions suivantes :

• Quel est le problème à résoudre ?
• Qui est confronté à ces problèmes ?
• Quels sont les coûts associés au problème ?
• Quelles sont les solutions existantes ?
• Quelles sont les lacunes de ces solutions ?
• Qu'est-ce qui a changé pour offrir une nouvelle solution ?
• Comment fonctionne cette solution ?
• Qu'est-ce qui prouve que votre nouvelle solution fonctionne ?
• Combien cela coûte-t-il ?

N'oubliez pas de penser comme votre prospect. Votre argumentaire de vente doit offrir juste assez d'informations pour que votre prospect soit en mesure de comprendre votre offre et les avantages qu'il peut en tirer, et pour l'amener à une conclusion.

This is why you should section your sales deck based on the questions above, making it easier to consume by all possible types of participants in a B2B sales deal – from those who prefer an in-depth read to those who’d rather just look at the numbers.

To give you an example of what actually works in sales meetings, we broke down Zuora’s sales deck in detail. They start by naming the big, relevant changes in the world. This sets the tone for what they’re going to talk about right at the start.

Vous pouvez consulter l'article complet ici.

 

5. Organiser une réunion de vente efficace

With your sales deck ready, it’s time to go out there and conduct a kick-ass sales meeting to demo and sell your product.

Votre dossier de vente guidera une partie de la conversation, mais n'oubliez pas que les réunions de vente réussies concernent avant tout l'auditoire ; le produit ne vient qu'en second lieu.

Quelques règles pour que vos réunions de vente aboutissent à la vente du produit :

• Concentrez-vous sur votre public plutôt que sur vous-même – This will help you come up with key points to showcase how you can help them achieve their goals.
• Veillez à ce que votre réunion de vente soit parfaitement claire – From the beginning to the end, set the right expectations. Start with what you’re going to talk about, reinforce the same message midway and make sure to end the meeting with a quick recap of all the important takeaways.
• Poser d'autres questions – Don’t use the sales meeting to only talk about your product. Use it as an opportunity to understand your audience better, by asking questions at every step.
• Être à l'écoute – When asking questions, make sure you listen to the prospect carefully and take notes. You don’t want to miss out on something that might indicate a current need of theirs or an opportunity to plug in your solution
• Équilibrer la sympathie et les connaissances – This one’s a secret we use. People like to buy from people they like or can trust. A know-it-all personality might just rub the prospect the wrong way. So try to be like a friend who wants to share knowledge, and not show off. If you don’t know something, just be honest about the fact that you don’t know.
• Enregistrez et transcrivez vos réunions de vente et enregistrez-les automatiquement dans Salesflare. – You can use these recordings afterwards to analyze your performance or even send them to the leads for a quick recap in a follow-up email. This is especially useful in the case of product demos as the prospects can go over them again later.
• Modifier continuellement votre approche – Don’t become monotonous with your sales meetings. Be sure to learn from every meeting and change your sales approach to make them better. Learning from the target market is the best way to sell in that market.

 

Conclusion : Automatisez la planification, gardez une trace de votre pipeline dans un CRM et concentrez-vous sur la conversation.

No matter how good your product is, the trick to make your sales meetings actually convert is to focus on your leads. You can do this only when you remove yourself from tasks that end up taking too long with no end result – like scheduling the meeting in the first place!

Grâce à une automatisation et à une technologie intelligentes, vous n'avez plus besoin de réserver des réunions de vente et vous pouvez ainsi vous concentrer sur la réussite de ces réunions !

 

All set to book and run your sales meeting now? Well, don’t forget to tune in next week for Part Five in our Sales Pipeline Masterclass: Lead Qualification: How To Qualify Your B2B Leads And Improve Your Sales Process. Need a refresher? Go back and read Part Three: How To Warm Up Your B2B Leads.

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