Cuotas de ventas: Cómo hacer que sus ventas sean más predecibles

What’s a sales quota? And how should you use them effectively?

¿Quiere saber más sobre las cuotas de ventas?

I recently Googled “sales quota” and couldn’t find too much useful information in the first articles I read.

That’s why I decided to write this article, a quick and helpful guide on sales quotas. It will tell you all you need to know in 5 minutes.

If you still have questions, you can hit me up in the comments or send a message to our team on the chat on our homepage. We’re happy to think along with you!

What we’ll cover in this guide:

1. Una definición clara de las cuotas de ventas
2. Por qué es absolutamente necesario fijar cuotas de ventas
3. Qué tipos de cuotas de ventas necesita
4. Cómo establecer y utilizar con éxito las cuotas de ventas
5. Y por último, cómo controlar las cuotas de ventas

Let’s dive right in! 😀

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¿Qué es una cuota de ventas?

When reading up on sales quota definitions, you’ll find that many definitions reduce a sales quota to one specific type, while there are in fact many levels on which you can set quotas.

Una cuota de ventas se refiere a un número objetivo relacionado con las ventas que se establece dentro de un periodo específico.

Este periodo de tiempo puede ser anual, trimestral, mensual, semanal o incluso diario.

El número puede definirse para un representante de ventas individual y/o para un equipo de ventas en su conjunto.

It can be set on the input level (activities, e.g. calls, meetings, …), on the output level (sales results, e.g. revenue, gross margin, …), or on any level in between (lead-to-deal metrics, e.g. amount of new opportunities, sales cycle duration, closing ratio, …).

Now why do you need these sales quotas? 😏

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¿Por qué fijar cuotas de ventas?

En resumen, para conseguir ventas mayores y más predecibles.

Isn’t that everyone’s dream?

Here’s how sales quotas will make your sales dreams become real. ✨

Las cuotas de ventas son objetivos por los que hay que trabajar

If you tell your salespeople to “close some deals” without specifying how many deals to close and by when, they won’t know at any moment whether they have to up their game or not. Chances are high you will find them sitting around drinking coffee.

If you don’t set goals for your company, then you can’t rally the team behind it. You also don’t know when to celebrate success together. 😕

It may seem like stating the obvious, but it’s extremely important and sales teams often miss out on so much by not setting sales quotas.

Medir los resultados, corregirlos/mejorarlos y recompensar en función de ellos.

¿Quieres mejorar también en ventas? Las cuotas de ventas son la clave.

Quotas allow you to contrast expectations with reality. They’ll tell you when things are off track.

All you’ll need to do in the morning is open up your sales dashboard. 💻

Si las métricas no son correctas, puedes investigar más a fondo el problema y ver cómo puedes solucionarlo.

If all is good, it’s business as usual. Or even better: you can see how you can up the numbers even further!

Impulsar una cartera de ventas equilibrada/sana

Without sales quotas on both input and output levels (or levels in between), you’ll quickly find that at any given time a sales rep will typically be focusing on either the start or the end of the pipeline.

There will be times when they’ll primarily be prospecting to fill the pipeline with leads and times that they’ll be focusing on closing deals, but forget to keep generating these new leads.

As most B2B sales cycles tend to take a while, this will result in times with lots of sales and times with almost nothing being closed. It’s not an ideal situation for most businesses… which brings us to the next point:

Previsión de ventas (for financial planning, resource planning, …)

Setting sales quotas will make sales way more predictable, as your whole team will work together to achieve these numbers and build a way more balanced sales pipeline. It’ll make your sales forecasts more likely to be realized.

Esto tiene numerosas ventajas:

• You’ll know better how much money you’ll have on your bank account at what point and deal with any shortages or – you never know – overages.
• You’ll be able to plan your resources better, as you’ll know more accurately how many you’ll need to fulfill the signed contracts and when.
• You’ll be able to raise funding from investors based on hard figures.

If you’re thinking “Ok, you can stop Jeroen, I’m convinced…” then let’s move on to the different types of sales quotas you can and should define. (If not, well, I don’t know. I like to believe I tried my best. 😅)

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¿Qué tipos de cuotas de ventas necesita?

Como ya hemos explicado al definir las cuotas de ventas, pueden ser para una persona o para un equipo y para cualquier período de tiempo posible. Sin embargo, la principal diferencia en cuanto al tipo de cuota de ventas es el nivel en el que se aplican.

Nivel de producción: resultados de ventas

If you go Googling for “sales quota”, you’ll find a series of articles like this one.

However, most of them make a critical mistake: when discussing sales quotas, they only talk about the output level – sales results.

While achieving sales results is usually the goal, it isn’t the most effective quota you can set to increase sales and make it more predictable.

What is most effective? It’s maintaining consistent sales activity. More on that below. 👇

While quotas on sales results are still the most popular, there’s also an extensive range of possibilities for output level sales quotas:

• Ingresos
• Margen bruto
• Beneficios
• Ofertas cerradas
• ...

It all depends on the business you’re in and on what exact behavior you want to incentivize with your sales team.

If you’re for instance working in a marketing agency that sells projects which have external costs to them, your goal might be best represented by the gross margin generated. Whereas when you’re a solo copywriter selling your own time, you’ll just want to maximize revenue.

Nivel de entrada: métricas de actividad de ventas

While output level sales quotas are most often the end goal, they don’t effectively increase sales or make them more predictable.

Sales is not about chasing some revenue target. It’s about consistently placing those x calls, sending those x emails, booking those x meetings, … every single day.

Surely, the output won’t be exactly the same every single month, but setting input level metrics will have a dramatic effect on your results.

The psychological effect is also not to be underestimated: if sales cycles take a bit longer in your industry or if you sell slightly larger deals, you most probably won’t close a deal every day (or maybe even week or month).

La mejor forma de mantener la motivación es cuantificar la actividad de ventas y alcanzar los objetivos cada día.

Qué cuotas de actividad de ventas son las mejores para usted depende obviamente de su proceso de ventas y modo(s) de comunicación. Puede ser:

• Número de llamadas realizadas
• Número de reuniones programadas
• Número de reuniones celebradas
• Cantidad de correos electrónicos enviados
• Número de conversaciones de chat mantenidas
• Cantidad de clientes potenciales con los que se ha hablado
• ...

Nivel intermedio: métricas "lead-to-deal

El uso de cuotas a nivel de entrada y cuotas a nivel de salida puede simplificar en exceso el proceso de ventas. Realizar un determinado número de llamadas no se traducirá directamente en los ingresos deseados.

That’s why setting quotas on the in-between level, on the process that generates leads and converts them to deals, is super important as well.

Las métricas más comunes que se rastrean aquí son:

• La cantidad de nuevas oportunidades creadas: la cantidad de clientes potenciales generados
• La duración del ciclo de ventas: ¿cuánto se tarda en pasar de un contacto a un acuerdo?
• El índice de cierre: ¿cuántos clientes potenciales se convierten en acuerdos?
• The average deal value: how big are the deals I’m closing on average?

Setting quotas for these, tracking changes over time, zooming in on differences between sales reps, … will give you the necessary levers to take control of your sales process and be successful at it.

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¿Cómo establecer y utilizar con éxito las cuotas de ventas?

Ahora que sabemos que las cuotas de ventas son importantes y qué tipos de cuotas de ventas debe utilizar, la pregunta sigue siendo: ¿cómo establecer y utilizar estas cuotas con éxito?

Here’s a few guidelines. 👇

Definir cuotas de ventas a nivel de producción, tanto descendentes como ascendentes.

Es posible que tenga una idea de cuánto pueden vender sus representantes de ventas en función de su rendimiento anterior, las cuentas clave o el territorio asignados, u otro indicador relevante.

También puede tener un objetivo a nivel de equipo o de empresa sobre cuánto quiere vender.

El primer enfoque definirá sus cuotas de abajo arriba, mientras que el segundo las definirá de arriba abajo.

It’s your job to make both meet. 🤲

And if you can’t make those two approaches meet, then you’ll obviously have to take action, because your quotas won’t be realistic otherwise.

Establezca cuotas ambiciosas pero alcanzables

While “BHAGs” (big hairy audacious goals) have been popularized by Jim Collins in his book “Built to Last”, this approach is rarely a good idea when setting sales quotas.

When hubris kicks in and you’re a tad too ambitious with setting quotas, this may lead to:

• Un equipo de ventas desmotivado
• Una idea equivocada sobre su rendimiento
• No hay compensación adecuada por esta actuación
• O incluso cosas como que los vendedores exageren la venta de sus productos y servicios, lo que provoca el descontento de los clientes y una presión excesiva sobre el equipo que tiene que cumplir las promesas realizadas.

Of course sales quotas should be ambitious. It’s important for everyone that you keep moving forward together. Standing still is moving backwards.

But if you don’t keep the quotas achievable, you’ll be setting yourself up to fail as well.

Aprenda de sus mejores trabajadores

Una forma probada de aumentar el rendimiento de su equipo de ventas es aprender de sus mejores vendedores e intentar replicar su comportamiento en todo el equipo.

Are they placing a lot of calls? Or focusing on sitting down with clients in meetings? 😏

¿Se centran en unos pocos grandes negocios? ¿O generan un gran volumen de clientes potenciales más pequeños?

Analizar esto le dirá mucho sobre la dinámica de su proceso de ventas y sobre cómo llevarlo a cabo con éxito.

And if you know what numbers are important, you know where to set your quotas to maximize your results. 📈

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Por último, ¿cómo hacer un seguimiento de las cuotas de ventas?

Entonces, ¿necesitas ahora empezar a guardar archivos de Excel llenos de llamadas de ventas, correos electrónicos, reuniones, listas de acuerdos, etc.?

Thankfully not, as man has invented automated CRM systems. 🎉

Pero cuidado: la mayoría de los CRM no están automatizados.

Nope, they’ll require you to log every single thing you do. Manually. 😣

And of course, most sales reps won’t do this. Or at least not for long. And you’ll find that those who do are mostly the ones who don’t have much else to do. And as soon as they start getting traction in their sales pipeline, they’ll start slacking off in the CRM.

In my previous jobs, I’ve gone through this myself, working with some of the more famous but highly manual CRM systems. And then we started Salesflare to solve this. 😁

Salesflare lives on top of the email inbox, calendar, phone, social media, company databases, email signatures, … and automatically collects and organizes the data your team needs to follow up their leads. ⚙️

Y analiza automáticamente estos datos para que pueda hacer un seguimiento de su cuota de ventas.

On top of that, you’ll be able to create accountability and transparency within the team, as you can easily share sales pipelines, an (automated) address book of contacts, and timelines of all activity (emails, meetings, calls, tracking activity, …).

Salesflare also directly solves some of the issues we’ve discussed above. For instance, as one of our customers, Simon Lovegrove, said:

Salesflare mejora mi estado de ánimo, ya que puedo ver las ganancias. Hace poco también me alertó de la falta de oportunidades en las primeras fases.

If you’d like to try us, just head here. 👈

Prueba Salesflare is entirely free. Setting up an account literally takes only minutes. If it works for you the pricing is affordable. And our support team is ready to help you with anything. Even with deciding on the right sales quota! 😀

Así que si tienes más preguntas sobre las cuotas de ventas, dame un toque en los comentarios o envía un mensaje al equipo en el chat de nuestra página de inicio.

Let’s boost those sales and make them more predictable!

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