Cotas de vendas: Como tornar suas vendas mais previsíveis

What’s a sales quota? And how should you use them effectively?

Deseja saber mais sobre cotas de vendas?

I recently Googled “sales quota” and couldn’t find too much useful information in the first articles I read.

That’s why I decided to write this article, a quick and helpful guide on sales quotas. It will tell you all you need to know in 5 minutes.

If you still have questions, you can hit me up in the comments or send a message to our team on the chat on our homepage. We’re happy to think along with you!

What we’ll cover in this guide:

1. Uma definição clara das cotas de vendas
2. Por que é absolutamente necessário definir cotas de vendas
3. Quais são os diferentes tipos de cotas de vendas de que você precisa
4. Como definir e usar a cota de vendas com sucesso
5. E, finalmente, como manter o controle das cotas de vendas

Let’s dive right in! 😀

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O que é uma cota de vendas?

When reading up on sales quota definitions, you’ll find that many definitions reduce a sales quota to one specific type, while there are in fact many levels on which you can set quotas.

Uma cota de vendas refere-se a um número-alvo relacionado a vendas que é definido em um período específico.

Esse período de tempo pode ser anual, trimestral, mensal, semanal ou até mesmo diário.

O número pode ser definido para um representante de vendas individual e/ou para uma equipe de vendas como um todo.

It can be set on the input level (activities, e.g. calls, meetings, …), on the output level (sales results, e.g. revenue, gross margin, …), or on any level in between (lead-to-deal metrics, e.g. amount of new opportunities, sales cycle duration, closing ratio, …).

Now why do you need these sales quotas? 😏

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Por que definir cotas de vendas?

Em resumo, para obter vendas mais altas e mais previsíveis.

Isn’t that everyone’s dream?

Here’s how sales quotas will make your sales dreams become real. ✨

As cotas de vendas são metas a serem alcançadas

If you tell your salespeople to “close some deals” without specifying how many deals to close and by when, they won’t know at any moment whether they have to up their game or not. Chances are high you will find them sitting around drinking coffee.

If you don’t set goals for your company, then you can’t rally the team behind it. You also don’t know when to celebrate success together. 😕

It may seem like stating the obvious, but it’s extremely important and sales teams often miss out on so much by not setting sales quotas.

Medir o desempenho, corrigi-lo/melhorá-lo e recompensá-lo com base nisso

Deseja também melhorar em vendas? As cotas de vendas são fundamentais.

Quotas allow you to contrast expectations with reality. They’ll tell you when things are off track.

All you’ll need to do in the morning is open up your sales dashboard. 💻

Se as métricas estiverem erradas, você poderá aprofundar o problema e ver como corrigi-lo.

If all is good, it’s business as usual. Or even better: you can see how you can up the numbers even further!

Gerar um pipeline de vendas equilibrado/saudável

Without sales quotas on both input and output levels (or levels in between), you’ll quickly find that at any given time a sales rep will typically be focusing on either the start or the end of the pipeline.

There will be times when they’ll primarily be prospecting to fill the pipeline with leads and times that they’ll be focusing on closing deals, but forget to keep generating these new leads.

As most B2B sales cycles tend to take a while, this will result in times with lots of sales and times with almost nothing being closed. It’s not an ideal situation for most businesses… which brings us to the next point:

Previsão de vendas (for financial planning, resource planning, …)

Setting sales quotas will make sales way more predictable, as your whole team will work together to achieve these numbers and build a way more balanced sales pipeline. It’ll make your sales forecasts more likely to be realized.

Isso tem inúmeras vantagens:

• You’ll know better how much money you’ll have on your bank account at what point and deal with any shortages or – you never know – overages.
• You’ll be able to plan your resources better, as you’ll know more accurately how many you’ll need to fulfill the signed contracts and when.
• You’ll be able to raise funding from investors based on hard figures.

If you’re thinking “Ok, you can stop Jeroen, I’m convinced…” then let’s move on to the different types of sales quotas you can and should define. (If not, well, I don’t know. I like to believe I tried my best. 😅)

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De que tipos de cotas de vendas você precisa?

Conforme explicamos na definição de cotas de vendas acima, elas podem ser para uma pessoa ou para uma equipe e para qualquer período de tempo possível. A principal diferença em termos de tipo de cota de vendas, no entanto, é o nível em que são aplicadas.

Nível de saída: resultados de vendas

If you go Googling for “sales quota”, you’ll find a series of articles like this one.

However, most of them make a critical mistake: when discussing sales quotas, they only talk about the output level – sales results.

While achieving sales results is usually the goal, it isn’t the most effective quota you can set to increase sales and make it more predictable.

What is most effective? It’s maintaining consistent sales activity. More on that below. 👇

While quotas on sales results are still the most popular, there’s also an extensive range of possibilities for output level sales quotas:

• Receita
• Margem bruta
• Lucro
• Negociações fechadas
• ...

It all depends on the business you’re in and on what exact behavior you want to incentivize with your sales team.

If you’re for instance working in a marketing agency that sells projects which have external costs to them, your goal might be best represented by the gross margin generated. Whereas when you’re a solo copywriter selling your own time, you’ll just want to maximize revenue.

Nível de entrada: métricas de atividade de vendas

While output level sales quotas are most often the end goal, they don’t effectively increase sales or make them more predictable.

Sales is not about chasing some revenue target. It’s about consistently placing those x calls, sending those x emails, booking those x meetings, … every single day.

Surely, the output won’t be exactly the same every single month, but setting input level metrics will have a dramatic effect on your results.

The psychological effect is also not to be underestimated: if sales cycles take a bit longer in your industry or if you sell slightly larger deals, you most probably won’t close a deal every day (or maybe even week or month).

A melhor maneira de se manter motivado é quantificar a atividade de vendas e atingir suas metas todos os dias.

As cotas de atividade de vendas mais adequadas para você dependem, obviamente, do seu processo de vendas e do(s) modo(s) de comunicação. Pode ser:

• Quantidade de chamadas realizadas
• Quantidade de reuniões agendadas
• Quantidade de reuniões realizadas
• Quantidade de e-mails enviados
• Quantidade de conversas de bate-papo realizadas
• Quantidade de contatos com leads
• ...

Nível intermediário: métricas de lead-to-deal

O uso de cotas em nível de entrada e cotas em nível de saída muitas vezes pode simplificar demais o processo de vendas. Fazer uma determinada quantidade de chamadas não levará diretamente à receita desejada.

That’s why setting quotas on the in-between level, on the process that generates leads and converts them to deals, is super important as well.

As métricas mais comuns que são rastreadas aqui são:

• A quantidade de novas oportunidades criadas: a quantidade de leads gerados
• A duração do ciclo de vendas: quanto tempo leva para ir do lead ao negócio?
• A taxa de fechamento: quantos leads são convertidos em negócios?
• The average deal value: how big are the deals I’m closing on average?

Setting quotas for these, tracking changes over time, zooming in on differences between sales reps, … will give you the necessary levers to take control of your sales process and be successful at it.

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Como definir e usar cotas de vendas com sucesso?

Agora que sabemos que as cotas de vendas são importantes e que tipos de cotas de vendas você deve usar, resta a pergunta: como definir e usar essas cotas com sucesso?

Here’s a few guidelines. 👇

Definir cotas de vendas em nível de saída, tanto de cima para baixo quanto de baixo para cima

Você pode ter uma ideia de quanto seus representantes de vendas são capazes de vender com base no desempenho anterior, nas contas-chave ou no território atribuídos ou em outro indicador relevante.

Você também pode ter uma meta no nível da equipe ou da empresa quanto ao volume de vendas que deseja realizar.

A primeira abordagem definirá suas cotas de baixo para cima, enquanto a segunda as definirá de cima para baixo.

It’s your job to make both meet. 🤲

And if you can’t make those two approaches meet, then you’ll obviously have to take action, because your quotas won’t be realistic otherwise.

Tornar as cotas ambiciosas, mas factíveis

While “BHAGs” (big hairy audacious goals) have been popularized by Jim Collins in his book “Built to Last”, this approach is rarely a good idea when setting sales quotas.

When hubris kicks in and you’re a tad too ambitious with setting quotas, this may lead to:

• Uma equipe de vendas desmotivada
• Uma ideia errada sobre seu desempenho
• Nenhuma compensação adequada por esse desempenho
• Ou até mesmo coisas como representantes de vendas que exageram na venda de seus produtos e serviços, levando a clientes insatisfeitos e a uma pressão excessiva sobre a equipe que precisa cumprir as promessas feitas.

Of course sales quotas should be ambitious. It’s important for everyone that you keep moving forward together. Standing still is moving backwards.

But if you don’t keep the quotas achievable, you’ll be setting yourself up to fail as well.

Aprenda com seus funcionários de melhor desempenho

Uma maneira comprovada de aumentar o desempenho de sua equipe de vendas é aprender com os profissionais de melhor desempenho e tentar replicar o comportamento deles em toda a equipe.

Are they placing a lot of calls? Or focusing on sitting down with clients in meetings? 😏

Eles estão se concentrando em alguns grandes negócios? Ou estão gerando um grande volume de leads menores?

Analisar isso lhe dirá muito sobre a dinâmica do seu processo de vendas e como fazê-lo com sucesso.

And if you know what numbers are important, you know where to set your quotas to maximize your results. 📈

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Por fim, como manter o controle das cotas de vendas?

Então, agora você precisa começar a manter arquivos do Excel cheios de chamadas de vendas, e-mails, reuniões, listas de negócios, etc.?

Thankfully not, as man has invented automated CRM systems. 🎉

No entanto, tenha cuidado: a maioria dos CRMs não é automatizada.

Nope, they’ll require you to log every single thing you do. Manually. 😣

And of course, most sales reps won’t do this. Or at least not for long. And you’ll find that those who do are mostly the ones who don’t have much else to do. And as soon as they start getting traction in their sales pipeline, they’ll start slacking off in the CRM.

In my previous jobs, I’ve gone through this myself, working with some of the more famous but highly manual CRM systems. And then we started Salesflare to solve this. 😁

Salesflare lives on top of the email inbox, calendar, phone, social media, company databases, email signatures, … and automatically collects and organizes the data your team needs to follow up their leads. ⚙️

E ele analisa automaticamente esses dados para que você possa acompanhar sua cota de vendas.

On top of that, you’ll be able to create accountability and transparency within the team, as you can easily share sales pipelines, an (automated) address book of contacts, and timelines of all activity (emails, meetings, calls, tracking activity, …).

Salesflare also directly solves some of the issues we’ve discussed above. For instance, as one of our customers, Simon Lovegrove, said:

O Salesflare melhora meu humor, pois consigo ver as vitórias. Recentemente, ele também me alertou sobre a falta de oportunidades em estágio inicial.

If you’d like to try us, just head here. 👈

Testando o Salesflare is entirely free. Setting up an account literally takes only minutes. If it works for you the pricing is affordable. And our support team is ready to help you with anything. Even with deciding on the right sales quota! 😀

Portanto, se tiver mais alguma dúvida sobre cotas de vendas, entre em contato comigo nos comentários ou envie uma mensagem para a equipe no bate-papo em nossa homepage.

Let’s boost those sales and make them more predictable!

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