5 riktlinjer som hjälper dig att nå total inbox-zen

Ditt sinne är det mest kraftfulla verktyg du har. Det gör världen begriplig för dig och fungerar som en källa till produktivitet och kreativitet. Men vi vet alla vad som händer när det går överstyr. Ditt fokus försvagas, dina stressnivåer höjs och dina nätter blir sömnlösa. Istället för att vara en ledstjärna blir ditt sinne en börda och börjar arbeta mot dig snarare än för dig. Det är här meditationstekniker kommer in i bilden: för att hjälpa dig att hitta signalen i bruset, lugna ner röran och kalibrera om din dyrbara mentala energi.

Vi kan ha ett liknande förhållningssätt när det gäller e-post. Precis som din hjärna är den ett kraftfullt verktyg om du kan hantera den i stället för att den hanterar dig. En oregerlig inkorg med olästa meddelanden tynger ditt sinne, distraherar dig från dina mål och hämmar därmed produktiviteten.

Det handlar inte bara om att bli av med obearbetade e-postmeddelanden; det handlar om att skapa en känsla av lugn i din inkorg. Inbox zen snarare än inbox zero. Att bara städa upp i inkorgen och börja om från början är inte tillräckligt. Du kommer sannolikt att befinna dig på exakt samma plats om bara ett par veckor. Som med så mycket annat handlar det om att bygga upp kraftfulla vanor som gör att du alltid har ett klart sinne.

Vill du uppnå och bibehålla ett zen-tillstånd i inkorgen? Här är fem riktlinjer som hjälper dig att komma igång.

1. Minska ljudet. Avsluta prenumerationen. Nu är det dags.

Se över dina e-postprenumerationer och var ärlig mot dig själv om vilka som ger dig ett faktiskt värde. Om du får tre e-postmeddelanden i rad från samma avsändare är det dags att säga adjö. Det är ett smutsigt arbete, men det måste göras och du kommer att känna dig lättad efteråt.

Med detta sagt kan det ta evigheter att avsluta prenumerationen på hundratals e-postprenumerationer. Det finns naturligtvis verktyg för det. Min personliga favorit är Unroll.me, ett gratis verktyg som spårar och samlar alla dina e-postprenumerationer så att du effektivt kan avsluta prenumerationen på dem i bulk. Koppla bara upp det till ditt e-postkonto (Gmail, Outlook eller vad du nu arbetar med) och börja svepa bort återkommande skräp. När du har sagt upp prenumerationen på det du inte vill ha kan du få det du vill ha snyggt paketerat i Rollup, ett e-postmeddelande med alla dina prenumerationer. Klart för dagen.

unroll.me gränssnitt

Medan du är upptagen med vårstädningen med Unroll.me, var medveten och försök att känna igen mönster i de e-postmeddelanden du gör dig av med. Det kommer att göra dig mer medveten i din framtida e-posthantering och hindra dig från att prenumerera på nyhetsbrev som bara bidrar till bruset.

2. Låt din inkorg göra det tunga arbetet

Du skulle bli förvånad över hur kraftfull din inkorg kan vara, även utan några ytterligare verktyg alls. Jag brukade vara en av de personer som bokstavligen kröp tillbaka i sängen när jag såg min staplade inkorg på morgonen. Allt förändrades när jag stötte på Andreas Klingers metod för att hålla din e-postinkorg skinande ren hela tiden. "Det tar ungefär 15 minuter att installera, men kan förändra hur du arbetar med e-post för alltid", hävdade han. Jag var skeptisk till en början, men har blivit ett fan med tiden eftersom det inte misslyckades med att leverera sitt löfte. Den bygger på två inbyggda Gmail-funktioner: specialstjärnor och flera inkorgar. Sedan Klingers ursprungliga inlägg för mer än tre år sedan har jag sett en hel del människor använda det.

gmail-inkorg

Klingers metod bygger på principerna i Getting Things Done eller GTD, den berömda tidshanteringsmetoden som beskrivs i David Allens bok. Vad du kommer att ha kvar är en lätthanterlig, vanligtvis tom inkorg till vänster, att göra i den första rutan, e-postmeddelanden som "väntar på svar" i den andra, "delegerade" e-postmeddelanden i den tredje och resten om möten / flygningar / etc. lätt att hitta i den fjärde. Du kommer alltid att ha en perfekt överblick över volymen och karaktären på din arbetsbelastning och försäljningstratt.

Så här hanterar Andreas den dagliga e-posthanteringen:

  • Ett e-postmeddelande kommer in
  • Hantera dem du kan direkt
  • De andra markerar som att göra
  • Om du vill hålla reda på dem när du svarat markerar du dem som "Väntar på svar" eller "Delegerad" (på så sätt kan du alltid snabbt hitta dem och följa upp)
  • Du arkiverar alla e-postmeddelanden
  • Din inkorg till vänster är tom igen
  • Alla viktiga finns i de speciella lådorna till höger
  • Nu är det klart. Du är klar.

Låter som ett ganska bra arbetsflöde, eller hur? Om du är redo för det, kolla in hans steg-för-steg-instruktioner för att ställa in allt.

3. Sätt en klocka på den

Är du en av dem som läser varje e-postmeddelande så fort det dyker upp? Sluta upp med det. Varenda ett du öppnar är ett avbrott i ditt arbetsflöde och ett slag mot din produktivitet. Din inkorg ska inte styra din tid.

Hantera i stället mejlen när du har tid. Det är här vanans makt kommer in i bilden. E-posthantering är bara en annan daglig produktivitetsuppgift som kommer att dra stor nytta av lite struktur. Sätt en tidsram för att hantera dina e-postmeddelanden, ett par gånger om dagen eller en gång i timmen.

Du kan använda Francesco Cirillos Pomodoro-teknik för att hålla koll på dina tidsluckor för e-post. Pomodoro-tekniken är ett sätt att använda tiden effektivt och bygger på idén att produktiviteten minskar när du överskrider en viss tid som spenderas på en uppgift. Genom att konsekvent dela upp din tid i uppgiftsfokuserade block kommer du att träna dig i att vara mer produktiv under varje block. En pomodoro är ett 25-minutersblock, följt av en 5-minuters paus, varefter du börjar med ett 25-minuters produktivitetsblock igen. Jag ägnar personligen två pomodoroblock åt e-posthantering varje dag: ett på morgonen och ett på eftermiddagen. Du kan hålla reda på dina pomodoros med Pomodoro Timing Apps. Zapier gjorde ett bra jobb med att paketera de bästa åt dig i det här inlägget.

4. Effektivisera teamets e-post

Hur många av dina e-postmeddelanden vidarebefordras från medlemmar i ditt team? Trots att det har funnits i hela 46 år är vidarebefordran av e-postmeddelanden fortfarande det bästa sättet att dela information med andra. Vad sägs om delade e-postkonton? Lite bättre, om det inte vore för att de kräver att du byter från ditt eget e-postkonto till det delade. E-postens inneboende egenskap att vara en silo av information för bara en person är en bummer för teamets produktivitet och förstör dina ambitioner att uppnå inbox zen.

Ur händerna på dig? Inte riktigt. Hiver är ett bra verktyg som låter dig effektivisera och spåra all din teamkommunikation mellan medlemmarna. Det låter dig lägga till delade inkorgar i din inkorg och dela anpassade etiketter över hela teamet. Detta innebär att du kan dela e-postmeddelanden med teammedlemmar som inte var en ursprunglig mottagare genom att lägga till en delad etikett till nämnda e-postmeddelande.

Du kan också dela e-postmallar mellan medlemmarna och lägga till anteckningar i e-postmeddelanden så att du snabbt kan förklara för andra vad som händer i ett visst ämne. Delade utkast gör det möjligt att låta en teamkollega avsluta ett e-postmeddelande som du har påbörjat. Funktioner för spårning av e-post ingår också.

Det viktigaste med Hiver är att du kan hantera både dina egna och ditt teams e-postmeddelanden på ett och samma ställe och därmed i ett tidsblock. Detta gör det perfekt för samarbete på arbetsplatsen i ditt nystartade eller lilla företag. Det är ett utmärkt sätt för ditt team att hantera kundsupport, anställningar, uppgiftshantering ... I stort sett allt det som du inte skulle skapa en försäljningspipeline för i ditt CRM men som ändå kräver teamarbete.

Med Hivers gratisversion kan du dela anteckningar, tre etiketter och tio e-postmallar med upp till tre andra användare. För mer, kolla in deras alternativ.

5. Gör ett spel av det

Om du inte riktigt känner för allt detta zen och hellre bara vill få det överstökat, The Email Game kan mycket väl bli din nästa favorit. Det är ett gratis verktyg för Gmail som, du gissade rätt, gör ett spel av att rensa ut din inkorg.

När du har angett din e-postadress ger spelet dig cirka 5 sekunder per e-postmeddelande för att bestämma vad du ska göra med det: svara, boomerang (arkivera nu och se till att det dyker upp i inkorgen senare, vid en angiven tidpunkt), arkivera, radera eller hoppa över. Varje åtgärd ger dig poäng och poängen dras av om du inte agerar i tid. Om du klickar på reply får du tre minuter på dig att svara. Du kan lägga till tid om det behövs, men se till att hålla tempot uppe.

Hur försöker du få ordning på kaoset i din e-post? Tweeta oss (@salesflare) med #inboxzen!

Gilles DC
Senaste inläggen av Gilles DC (se alla)