5 conseils pour vous aider à atteindre la zénitude dans votre boîte de réception
Votre esprit est l'outil le plus puissant dont vous disposez. Il donne un sens au monde et agit comme un ressort de productivité et de créativité. Pourtant, nous savons tous ce qui se passe lorsqu'il devient incontrôlable. Votre concentration est compromise, votre niveau de stress est élevé et vous passez des nuits blanches. Au lieu d'être un phare, votre esprit devient un fardeau et commence à travailler contre vous plutôt que pour vous. C'est là que les techniques de méditation entrent en jeu : elles vous aident à trouver le signal dans le bruit, à calmer le désordre et à recalibrer votre précieuse énergie mentale.
Nous pouvons adopter une approche similaire en ce qui concerne le courrier électronique. Comme votre esprit, c'est un outil puissant si vous êtes capable de le gérer au lieu que ce soit lui qui vous gère. Une boîte de réception encombrée de messages non lus pèse sur votre esprit, vous distrait de vos objectifs et nuit gravement à votre productivité.
Il ne s'agit pas seulement de se débarrasser des courriels non traités, mais aussi d'apporter un sentiment de paix à votre boîte de réception. Une boîte de réception zen plutôt qu'une boîte de réception zéro. Nettoyer votre boîte de réception et repartir de zéro ne suffit pas. Vous risquez de vous retrouver dans la même situation quelques semaines plus tard. Comme pour beaucoup de choses, il s'agit de créer des habitudes puissantes qui vous permettront d'avoir l'esprit clair à tout moment.
Vous voulez atteindre et maintenir un état d'esprit zen dans votre boîte de réception ? Voici cinq conseils pour vous aider à démarrer.
1. Réduire le bruit. Se désabonner. Maintenant.
Passez en revue vos abonnements aux courriels et déterminez honnêtement ceux qui vous apportent une réelle valeur ajoutée. Si vous recevez trois courriels d'affilée du même expéditeur, il est temps d'y renoncer. C'est un travail salissant, mais il doit être fait et il vous procurera un sentiment de soulagement.
Cela dit, se désabonner de centaines d'abonnements électroniques peut prendre une éternité. Il existe bien sûr des outils pour cela. Mon préféré est Unroll.me, un outil gratuit qui suit et regroupe tous vos abonnements électroniques afin que vous puissiez vous en désabonner efficacement en masse. Il vous suffit de le connecter à votre compte de messagerie (Gmail, Outlook ou autre) et de commencer à éliminer les messages indésirables récurrents. Une fois que vous vous êtes désabonné de ce que vous ne voulez plus, vous pouvez recevoir ce que vous voulez dans le Rollup, un e-mail regroupant tous vos abonnements. C'est fait pour aujourd'hui.
Pendant que vous êtes occupé à faire le ménage de printemps avec Unroll.me, soyez conscient et essayez de reconnaître des modèles dans les emails dont vous vous débarrassez. Vous serez ainsi plus attentif à la gestion future de vos e-mails, ce qui vous évitera de vous abonner à des lettres d'information qui ne font qu'augmenter le bruit.
2. Laissez votre boîte de réception faire le gros du travail
Vous seriez surpris de voir à quel point votre boîte de réception peut être puissante, même sans aucun outil supplémentaire. Avant, je faisais partie de ces gens qui se recroquevillaient littéralement sur eux-mêmes lorsqu'ils voyaient leur boîte de réception empilée le matin. Tout a changé lorsque j'ai découvert la méthode d'Andreas Klinger pour que votre boîte de réception reste toujours impeccable. "Il faut environ 15 minutes pour la mettre en place, mais elle pourrait changer à jamais votre façon de travailler avec le courrier électronique", affirme-t-il. J'étais sceptique au début, mais je suis devenu un fan au fil du temps, car il n'a pas manqué de tenir ses promesses. Elle s'appuie sur deux fonctionnalités natives de Gmail : les étoiles spéciales et les boîtes de réception multiples. Depuis la publication de l'article de Klinger il y a plus de trois ans, j'ai vu un grand nombre de personnes l'utiliser.
La méthode de Klinger repose sur les principes de Getting Things Done ou GTD, la célèbre méthode de gestion du temps exposée dans le livre de David Allen. Vous obtiendrez une boîte de réception facile à gérer et généralement vide sur la gauche, les tâches à effectuer dans la première boîte, les courriels en attente de réponse dans la deuxième, les courriels "délégués" dans la troisième et le reste concernant les réunions, les vols, etc. facile à trouver dans la quatrième. Vous aurez ainsi une vue d'ensemble parfaite du volume et de la nature de votre charge de travail et de votre entonnoir de vente à tout moment.
Voici comment Andreas gère ses courriels au quotidien :
- Un courriel arrive
- Gérer ceux qui peuvent l'être instantanément
- Les autres sont marqués comme à faire
- Si vous souhaitez en garder la trace lorsque vous avez répondu, vous les marquez comme "En attente de réponse" ou "Délégué" (de cette façon, vous pouvez toujours les retrouver rapidement et suivre).
- Vous archivez tous les courriels
- Votre boîte de réception à gauche est à nouveau vide
- Tous les éléments importants se trouvent dans les cases spéciales à droite.
- Voilà, c'est fait. Vous avez terminé.
Cela semble être un flux de travail très intéressant, n'est-ce pas ? Si cela vous tente, consultez ses instructions pas à pas pour tout mettre en place.
3. Mettre une horloge
Faites-vous partie de ces personnes qui lisent tous les courriels dès que leur notification apparaît ? Ne faites plus cela. Chaque e-mail que vous ouvrez interrompt votre flux de travail et porte un coup à votre productivité. Votre boîte de réception ne doit pas gérer votre temps.
Au lieu de cela, traitez les courriels à votre rythme. C'est là qu'intervient le pouvoir de l'habitude. La gestion des courriels est une autre tâche de productivité quotidienne qui bénéficiera grandement d'un peu de structure. Fixez-vous une plage horaire pour traiter vos courriels, deux fois par jour ou une fois par heure.
Vous pouvez utiliser la technique Pomodoro de Francesco Cirillo pour garder le contrôle de vos plages horaires de courrier électronique. La technique Pomodoro est un moyen d'utiliser le temps de manière efficace, en partant de l'idée que la productivité diminue lorsque l'on dépasse un certain temps consacré à une tâche. En divisant régulièrement votre temps en blocs axés sur une tâche, vous vous entraînerez à être plus productif pendant chaque bloc. Un pomodoro est un bloc de 25 minutes, suivi d'une pause de 5 minutes, après quoi vous recommencez avec un bloc de productivité de 25 minutes. Personnellement, je consacre chaque jour deux blocs pomodoro à la gestion des courriels : un le matin et un l'après-midi. Vous pouvez suivre l'évolution de vos pomodoros à l'aide d'applications de chronométrage des pomodoros. Zapier a fait un excellent travail en regroupant les meilleures d'entre elles dans cette publication.
4. Rationaliser les courriels de l'équipe
Combien de vos courriels sont-ils transférés par des membres de votre équipe ? Bien qu'il existe depuis 46 ans, le transfert de courrier électronique reste le moyen le plus courant de partager des informations avec d'autres personnes. Qu'en est-il des comptes de messagerie partagés ? C'est un peu mieux, si ce n'est qu'ils vous obligent à passer de votre propre compte de messagerie à celui qui est partagé. La caractéristique inhérente au courrier électronique d'être un silo d'informations pour une seule personne est un frein à la productivité de l'équipe et gâche vos ambitions d'atteindre la zénitude de la boîte de réception.
Vous avez perdu la main ? Pas tout à fait. Hiver est un outil formidable qui vous permet de rationaliser et de suivre toutes les communications de votre équipe. Il vous permet d'ajouter des boîtes de réception partagées à votre boîte de réception et de partager des étiquettes personnalisées au sein de l'équipe. Cela signifie que vous pouvez partager des courriels avec des membres de l'équipe qui n'étaient pas les destinataires initiaux en ajoutant une étiquette partagée à ces courriels.
Vous pouvez également partager des modèles de courrier électronique entre les membres et ajouter des notes aux courriers électroniques afin d'expliquer rapidement aux autres ce qui se passe dans un sujet particulier. Les brouillons partagés permettent à un membre de l'équipe de terminer un courriel que vous avez commencé. Les fonctions de suivi des courriels sont également incluses.
Le principal avantage d'Hiver est qu'il vous permet de traiter vos courriels et ceux de votre équipe en un seul endroit et donc en un seul bloc de temps. Il est donc parfait pour la collaboration sur le lieu de travail de votre startup ou de votre petite entreprise. C'est un excellent moyen pour votre équipe de gérer l'assistance à la clientèle, l'embauche, la gestion des tâches... Pratiquement toutes les choses pour lesquelles vous ne créeriez pas de pipeline de vente dans votre CRM, mais qui nécessitent tout de même un travail d'équipe.
La version gratuite d'Hiver vous permet de partager des notes, trois étiquettes et dix modèles d'e-mails avec un maximum de trois autres utilisateurs. Pour en savoir plus, consultez leurs options.
5. En faire un jeu
Si vous ne vous sentez pas vraiment concerné par tous ces trucszen et que vous préférez en finir avec, The Email Game pourrait bien être votre prochain coup de cœur. Il s'agit d'un outil gratuit pour Gmail qui, vous l'aurez deviné, fait du nettoyage de votre boîte de réception un jeu.
Une fois que vous avez saisi votre adresse électronique, le jeu vous donne environ 5 secondes par courriel pour décider de ce qu'il faut en faire : répondre, boomerang (archiver maintenant et le faire réapparaître dans votre boîte de réception plus tard, à une heure spécifiée), archiver, supprimer ou ignorer. Chaque action vous rapporte des points et des points sont soustraits si vous n'agissez pas à temps. En cliquant sur répondre, vous disposez de trois minutes pour répondre. Vous pouvez ajouter du temps si nécessaire, mais veillez à garder le rythme.
Comment essayez-vous de mettre de l'ordre dans le chaos de vos courriels ? Tweetez-nous (@salesflare) avec #inboxzen !
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